Strasbourg, den 20. september 2005

Kære H.

Den 23. november 2004 indgav De på vegne af CEE Bankwatch en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Den Europæiske Investeringsbank vedrørende bankens behandling af en dokumentanmodning.

Den 20. december 2004 videresendte jeg klagen til formanden for Den Europæiske Investeringsbank (EIB). EIB afgav udtalelse den 3. marts 2005. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 5. april 2005.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren hævdede næstformanden for Den Europæiske Investeringsbank ("EIB") den 4. juni 2004 i en erklæring, der blev fremsat på konferencen i Bonn i 2004 om vedvarende energi, at EIB havde stillet penge til rådighed gennem formidlende banker til små og mellemstore projekter vedrørende vedvarende energi. Den 14. juni 2004 anmodede klageren EIB om oplysninger og dokumenter vedrørende disse lån. I sin skrivelse bemærkede klageren, at næstformanden for EIB havde henvist til penge, som EIB gennem formidlende banker havde stillet til rådighed for små og mellemstore projekter vedrørende vedvarende energi. Klageren anførte i sit brev, at han antog, at næstformanden havde henvist til globallån, og anmodede om "en liste over de projekter for vedvarende energi (herunder navn og type af projekter, navnene på de endelige støttemodtagere, finansieringsbeløb pr. projekt og projektunderskrivelsesår), der blev finansieret under denne ordning, samt de formidlere, der var involveret i disse projekter [...]".

Ved brev af 30. juni 2004 gav EIB klageren generelle oplysninger, men oplyste, at den ikke ville imødekomme hans netop citerede anmodning. EIB henviste til oplysningerne på sit websted, navnlig noten "EIB's gennemsigtige informationspolitik" (af 12. juni 2003). Dette notat indeholdt bl.a. følgende oplysninger: "EIB's politik for offentliggørelse af tildelinger af globallån adskiller sig fra dens informationspolitik vedrørende individuelle lån. Videregivelse af detaljerede oplysninger om tildelinger af globallån henhører under den formidlende banks kompetence som forretningspartner for den endelige støttemodtager, der bærer projektets kommercielle risici og underskriver finansieringskontrakten. Under alle globallånsordninger sikrer EIB, at partnerbanken forpligter sig til og er i stand til at gennemføre EIB's kriterier. EIB leverer efter anmodning aggregerede data om globallånsfinansiering, herunder lande- og sektoropdelinger."

Klageren påklagede denne afgørelse til EIB's generalsekretær den 9. juli 2004.

Klagen blev behandlet på følgende måde: Den 12. juli 2004 modtog klageren en bekræftelse på modtagelsen fra EIB's generalsekretær. Den 30. juli 2004 modtog klageren en skrivelse fra EIB's presse- og kommunikationsafdeling med oplysning om, at generalsekretæren ville vende tilbage til ham efter sommerferien. Den 8. oktober 2004 afviste generalsekretæren klagerens klage på grundlag af artikel 4, nr. vii), i EIB's "Regler om aktindsigt", som indeholder følgende undtagelse: "tavshedspligt, når en sådan videregivelse ville stride mod faglig etik, regler og praksis i bank- og finanssektoren".

Ifølge klageren ville offentliggørelsen af de ønskede oplysninger ikke være i strid med "faglig etik, regler og praksis i bank- og finanssektoren".

Som svar på EIB's brev af 30. juni 2004 anmodede klageren også den 9. juli 2004 om data indsamlet fra finansielle formidlere og en liste over formidlere, der havde ydet lån til projekter for vedvarende energi i perioden 1999-2003, herunder antallet af projekter og det samlede beløb, som hver af disse formidlere havde udbetalt til projekter for vedvarende energi i hvert af årene. EIB bekræftede modtagelsen af anmodningen, men gav hverken klageren de ønskede oplysninger eller en forklaring på årsagerne til forsinkelsen.

Klageren mente, at der havde været en klar overtrædelse af artikel 13 i kodeksen for god forvaltningsskik for Den Europæiske Investeringsbanks personale i dens forbindelser med offentligheden, hvori det hedder, at "der gives et svar på alle anmodninger og klager rettet til [EIB] inden for en acceptabel frist, hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest to måneder efter modtagelsen".

Ud over den påståede forsinkelse anførte klageren, at han fandt det yderst uhensigtsmæssigt, at EIB-ansatte, der havde været involveret i vedtagelsen af den omtvistede afgørelse, havde været involveret i behandlingen af hans klage af 9. juli 2004. Han henviste til en e-mail af 30. juli 2004 fra B., som var en af de tjenestemænd, der havde været involveret i vedtagelsen af den anfægtede afgørelse. E-mailen indeholdt et foreløbigt svar, hvori klageren blev underrettet om, at hans klage af 9. juli 2004 ville blive behandlet.

Klageren fremførte endvidere, at EIB's informationspolitik og -procedurer ikke var klart defineret, og henviste navnlig til, hvad han anså for at være manglende klarhed med hensyn til status for de såkaldte "baggrundsnotater", som EIB havde offentliggjort.

Klagerens påstande og påstande var følgende:

1. At EIB med urette havde afslået hans begæring om aktindsigt i dokumenter i sin skrivelse af 8. oktober 2004.
2. At EIB ikke havde besvaret hans anmodning om data indsamlet fra finansielle formidlere og om en liste over formidlere, der ydede lån til projekter for vedvarende energi i perioden 1999-2003, herunder antallet af projekter og det samlede beløb, som hver af disse formidlere havde udbetalt til projekter for vedvarende energi i hvert af årene.
3. At der havde været forsinkelser i EIB's svar på hans klage af 9. juli 2004.
4. De ansatte ved EIB, som hans klage af 9. juli 2004 var rettet mod, var med urette blevet inddraget i EIB's svar på klagen.
5. At EIB's informationspolitik og -procedurer ikke var klart defineret.

Klageren fremsatte følgende påstande:

1. Han bør have en liste over de projekter for vedvarende energi, der finansieres ved hjælp af globallån, som han anmodede om i sit brev af 14. juni 2004 til næstformanden for EIB, samt en liste over de formidlere, der var involveret i disse projekter. Listen bør indeholde navnene på og typerne af projekter, navnene på de endelige støttemodtagere, støttebeløbet pr. projekt og året for projektunderskrivelsen.
2. EIB bør indføre gennemsigtige procedurer, der sikrer, at klager som hans behandles inden for en måned efter modtagelsen af klagen, medmindre der er særlige grunde til, at dette ikke er muligt.
3. EIB bør sikre, at dens ansatte, der er genstand for klager, ikke inddrages i behandlingen af sådanne klager.
4. At EIB klart definerer sin informationspolitik og sine informationsprocedurer og alle de dokumenter, som de gælder for.

Forespørgslen

EIB's udtalelse

I sin udtalelse fremsatte EIB følgende bemærkninger:

Den første påstand

EIB's generalsekretær meddelte ved brev af 8. oktober 2004 klageren, at i forbindelse med globallån henhører alle oplysninger om tildeling af individuelle lån fortsat under den formidlende banks kompetence og er omfattet af undtagelsen fra offentliggørelse i artikel 4, nr. vii), i EIB's regler om aktindsigt. Denne artikel har følgende ordlyd:

"1. Der gives helt eller delvis afslag på aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: [...]

tavshedspligt, hvis en sådan offentliggørelse ville være i strid med faglig etik, regler og praksis i bank- og finanssektoren"

De endelige modtageres kontraktforhold er med den formidlende bank og ikke med EIB. EIB kunne derfor ikke videregive oplysninger, der er en del af det fortrolige forhold mellem den formidlende bank og den endelige støttemodtager.

Den anden påstand

EIB undskyldte, at dens ansatte ikke havde besvaret klagerens e-mail af 9. juli 2004. EIB påpegede imidlertid, at dette manglende svar aldrig havde været genstand for en formel klage eller en påmindelse fra klageren. E-mailen var modtaget på et tidspunkt, hvor EIB behandlede flere andre meddelelser fra klageren. EIB anførte, at hvis klageren stadig var interesseret i at modtage et svar på den anmodning om oplysninger, der var indeholdt i e-mailen, ville den med glæde give ham et svar.

Den tredje påstand

Efter at have bekræftet modtagelsen af klagerens klage den 12. juli 2004 sendte EIB klageren en skrivelse den 30. juli 2004, hvori den meddelte ham, at den ville behandle sagen efter sommerferien. I den forbindelse havde EIB handlet i overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, i sin kodeks for god forvaltningsskik, hvori det hedder, at "[h]vis de rejste spørgsmål på grund af deres kompleksitet ikke kan besvares inden for ovennævnte frist [på to måneder], underretter den ansvarlige ansatte straks korrespondenten herom. I så fald skal korrespondenten have et endeligt svar så hurtigt som muligt." På grund af klagerens komplekse klage var det nødvendigt at vente, indtil alle relevante ekspertmedarbejdere kunne høres fuldt ud.

Den fjerde påstand

EIB anførte, at den ansatte, som klageren henviste til, blot var blevet anmodet om at bekræfte modtagelsen af klagen i mangel af andet relevant personale i sommerferien. Den pågældende ansatte havde ikke været involveret i behandlingen og behandlingen af klagen. For at undgå lignende misforståelser i fremtiden havde EIB imidlertid allerede truffet foranstaltninger til at sikre en klar adskillelse af opgaverne i forbindelse med behandlingen af klager til EIB.

Den femte påstand

EIB henviste til sit brev til klageren af 8. oktober 2004, hvori der var givet nærmere oplysninger om arten af og status for de dokumenter, der var offentliggjort om EIB's informationspolitik.

Første påstand

EIB henviste til sine bemærkninger til den første påstand.

Den anden påstand

EIB anførte, at den glædede sig over feedback fra offentligheden, og at klagerens forslag allerede var blevet forelagt EIB's styrende organer.

Tredje påstand

EIB henviste til sine bemærkninger til den fjerde påstand.

Fjerde påstand

EIB bemærkede, at den var ved at iværksætte en offentlig høringsprocedure som led i en revision af sin politik for information af offentligheden, en revision, der ville omfatte de spørgsmål, som klageren havde rejst.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage. Han fremsatte også følgende supplerende bemærkninger:

Vedrørende den første påstand

EIB's anvendelse af artikel 4, nr. vii), i reglerne om aktindsigt forhindrede reelt offentligheden i at få adgang til oplysninger om globallån. Klagerens organisation havde anmodet alle formidlende banker om oplysninger om projekter for vedvarende energi, der blev finansieret gennem globallånene. Ingen af disse formidlende banker havde givet adgang til oplysningerne. Klageren foreslog derfor, at EIB i fremtiden kunne behandle sagen som følger: (1) I tilfælde, hvor EIB har modtaget oplysninger om individuelle globallån fra formidlende banker, og hvor sådanne tilfælde ikke som led i låneaftalen har en klausul om videregivelse af oplysninger, bør EIB som minimum anvende artikel 3 i sine regler om aktindsigt (1) og høre den pågældende bank. (2) I tilfælde, hvor EIB ikke har modtaget oplysninger om individuelle globallån, bør den anmode om oplysninger fra formidleren og efterfølgende offentliggøre visse oplysninger. (3) I forbindelse med fremtidige globallån bør EIB sikre, at der indgås aftaler, i henhold til hvilke EIB kan offentliggøre oplysninger om individuelle globallån.

Vedrørende den anden påstand

Klageren anførte, at han nu formelt havde anmodet om de nævnte oplysninger og desuden havde anmodet om oplysningerne for 2004.

Vedrørende den tredje påstand

Klageren accepterede ikke EIB's forklaring på forsinkelsen i besvarelsen af hans organisations klage af 9. juli 2004.

Vedrørende den fjerde påstand

Klageren hilste EIB's svar på denne påstand velkommen.

Vedrørende den femte påstand

Klageren syntes at hævde, at hans påstand var berettiget. Samtidig glædede han sig over EIB's beslutning om at iværksætte en revision af sin informationspolitik over for offentligheden. Klageren anførte, at hans organisation ville arbejde aktivt for at bidrage til denne gennemgang.

Afgørelsen

1 Påstået forkert afslag på begæring om aktindsigt

1.1 Den 14. juni 2004 indgav klageren på vegne af organisationen CEE Bankwatch en anmodning om et dokument vedrørende penge, som Den Europæiske Investeringsbank (EIB) gennem formidlende banker havde stillet til rådighed for små og mellemstore projekter vedrørende vedvarende energi. Klageren anmodede om"en liste over de projekter for vedvarende energi (herunder navn og type af projekter, navnene på de endelige støttemodtagere, finansieringsbeløbet pr. projekt og året for projektunderskrivelsen), der blev finansieret under denne ordning, samt de formidlere, der var involveret i disse projekter [...]". Ved brev af 30. juni 2004 afviste EIB klagerens anmodning. EIB henviste til oplysningerne på sit websted og navnlig til noten "EIB's gennemsigtige informationspolitik". Klageren appellerede denne afgørelse til EIB's generalsekretær den 9. juli 2004, som ved brev af 8. oktober 2004 meddelte klageren, at afslaget var begrundet i henhold til artikel 4, nr. vii), i EIB's "Regler om aktindsigt", som indeholder følgende undtagelse: "tavshedspligt, når en sådan videregivelse ville stride mod faglig etik, regler og praksis i bank- og finanssektoren".

1.2 Klageren hævdede, at EIB med urette havde afslået hans begæring om aktindsigt i dokumenter i sin skrivelse af 8. oktober 2004. Han anmodede om at få udleveret en liste over de projekter for vedvarende energi, der finansieres via globallån, som han anmodede om i sit brev af 14. juni 2004 til næstformanden for EIB, samt en liste over de formidlere, der var involveret i disse projekter. Listen bør indeholde navnene på og typerne af projekter, navnene på de endelige støttemodtagere, støttebeløbet pr. projekt og året for projektunderskrivelsen.

1.3 I sin udtalelse anførte EIB, at inden for rammerne af globallån henhører alle oplysninger om tildeling af individuelle lån under den formidlende banks kompetence og er omfattet af undtagelsen fra offentliggørelse i artikel 4, nr. vii), i EIB's regler om aktindsigt. Denne bestemmelse har følgende ordlyd:

"1. Der gives helt eller delvis afslag på aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: [...] tavshedspligt, hvis en sådan offentliggørelse ville være i strid med faglig etik, regler og praksis i bank- og finanssektoren"

Den anførte, at de endelige modtageres kontraktforhold er med den formidlende bank og ikke med EIB. EIB kunne derfor ikke videregive oplysninger, der var en del af det fortrolige forhold mellem den formidlende bank og den endelige støttemodtager.

1.4 I sine bemærkninger gjorde klageren gældende, at EIB's anvendelse af artikel 4, nr. vii), i dens regler om aktindsigt effektivt forhindrer offentligheden i at få adgang til oplysninger om globallån. Klageren påpegede, at hans organisation havde anmodet alle formidlende banker om oplysninger om projekter for vedvarende energi, der blev finansieret gennem globallånene, og at ingen af disse formidlende banker havde givet adgang til de pågældende oplysninger. Klageren fremsatte forslag til, hvordan han mente, at EIB kunne håndtere sådanne ansøgninger bedre i fremtiden.

1.5 Ombudsmanden bemærker, at EIB's oprindelige afslag af 30. juni 2004 og dens bekræftende afslag af 8. oktober 2004 henviste til EIB's onlineoplysninger om dens gennemsigtighedspolitik. Et af de dokumenter, der blev henvist til, var et notat med titlen "EIB's gennemsigtige informationspolitik" (dateret den 12. juni 2003). Dette notat indeholdt bl.a. følgende oplysninger: "EIB's politik for offentliggørelse af tildelinger af globallån adskiller sig fra dens informationspolitik vedrørende individuelle lån. Videregivelse af detaljerede oplysninger om tildelinger af globallån henhører under den formidlende banks kompetence som forretningspartner for den endelige støttemodtager, der bærer projektets kommercielle risici og underskriver finansieringskontrakten. Under alle globallånsordninger sikrer EIB, at partnerbanken forpligter sig til og er i stand til at gennemføre EIB's kriterier. EIB leverer efter anmodning aggregerede data om globallånsfinansiering, herunder lande- og sektoropdelinger. Et andet dokument, der henvises til, var "Offentlig adgang til oplysninger - Hvordan EIB kommunikerer - en oversigt". Dokumentet blev offentliggjort i oktober 2002. Side 2 i dokumenterne omhandler "Projektrelaterede oplysninger" og indeholder oplysninger om EIB's informationspolitik vedrørende specifikke kategorier af dokumenter. Et særskilt afsnit er "Oplysninger om globale lån", hvor den ovenfor citerede erklæring i det væsentlige gentages.

1.6 Det fremgår af ovenstående, at EIB har valgt ikke at give detaljerede oplysninger om globallånstildelinger, men kun at give aggregerede oplysninger om globallånsfinansiering, herunder lande- og sektoropdelinger. Ifølge EIB var denne praksis baseret på den betragtning, at de endelige modtageres kontraktforhold var med den formidlende bank og ikke med EIB, og at EIB derfor ikke skulle videregive oplysninger, der var en del af det fortrolige forhold mellem den formidlende bank og den endelige modtager. Efter Ombudsmandens opfattelse synes denne betragtning at være legitim. På dette grundlag mener Ombudsmanden, at EIB's afslag på grundlag af artikel 4, nr. vii), i EIB's regler om aktindsigt var berettiget. Der har derfor ikke været tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

1.7 I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden det ikke nødvendigt at undersøge klagerens første påstand yderligere.

2 Påstået manglende svar på anmodning

2.1 Klageren hævdede, at EIB ikke havde besvaret hans anmodning af 9. juli 2004 om data indsamlet fra finansielle formidlere og en liste over formidlere, der ydede lån til projekter vedrørende vedvarende energi i perioden 1999-2003, herunder antallet af projekter og det samlede beløb, som hver af disse formidlere udbetalte til projekter vedrørende vedvarende energi i hvert af årene. Klageren hævdede endvidere, at EIB burde indføre gennemsigtige procedurer, der ville fastsætte, at klager som hans skulle behandles inden for en måned efter modtagelsen af klagen, medmindre der var særlige grunde til, at dette ikke ville være muligt.

2.2 I sin udtalelse undskyldte EIB, at den ikke havde besvaret klagerens e-mail af 9. juli 2004. EIB påpegede imidlertid, at dette manglende svar aldrig havde været genstand for en formel klage eller en påmindelse fra klageren. E-mailen blev modtaget på et tidspunkt, hvor EIB behandlede flere andre meddelelser fra klageren. EIB anførte, at hvis klageren stadig var interesseret i at modtage et svar på den anmodning om oplysninger, der var indeholdt i e-mailen, ville den med glæde give ham et svar.

2.3 I sine bemærkninger anførte klageren, at han nu formelt havde anmodet om de nævnte data og desuden havde anmodet om dataene for 2004.

2.4 EIB har erkendt, at den ikke har besvaret den her omhandlede anmodning om oplysninger, og har i sin udtalelse undskyldt dette. Det ser endvidere ud til, at klageren har accepteret EIB's opfordring til at forny sin anmodning om de pågældende oplysninger. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at det ikke er nødvendigt at foretage yderligere undersøgelser af den anden påstand.

3 Påstået forsinkelse i besvarelsen af klagen

3.1 Klageren hævdede, at EIB's svar på hans klage af 9. juli 2004 var blevet forsinket.

3.2 I sin udtalelse anførte EIB, at den efter at have bekræftet modtagelsen af klagerens klage den 12. juli 2004 sendte klageren en skrivelse den 30. juli 2004, hvori den meddelte ham, at den ville behandle sagen efter sommerferien. EIB var af den opfattelse, at den herved havde handlet i overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, i dens kodeks for god forvaltningsskik, hvori det hedder, at "[h]vis de rejste spørgsmål på grund af deres kompleksitet ikke kan besvares inden for ovennævnte frist [på to måneder], underretter den ansvarlige ansatte straks korrespondenten herom. I så fald skal korrespondenten have et endeligt svar så hurtigt som muligt." Den anførte, at det i lyset af klagerens klages kompleksitet havde været nødvendigt at vente, indtil hele det relevante ekspertpersonale kunne høres fuldt ud.

3.3 Klageren anførte i sine bemærkninger, at han ikke accepterede EIB's forklaring.

3.4 Det er god forvaltningsskik at besvare klager inden for en rimelig frist og under alle omstændigheder inden for den frist, der eventuelt er fastsat af den pågældende institution. I den foreliggende sag var den af EIB fastsatte frist på to måneder. Klagerens skrivelse af 9. juli 2004 indeholdt for det første en klage over et afslag på aktindsigt. Det fremgår af EIB's udtalelse i denne undersøgelse, at EIB har en klart formuleret politik med hensyn til den type oplysninger, der er indeholdt i de dokumenter, som klageren har anmodet om. Som nævnt ovenfor i forbindelse med den første påstand mener EIB grundlæggende, at de pågældende oplysninger er fortrolige, og at der ikke kan gives aktindsigt. Klageren blev underrettet herom i EIB's svar af 8. oktober 2004. Klagerens brev af 9. juli 2004 indeholdt også bemærkninger om kvaliteten af EIB's oprindelige begrundelse for afslaget på aktindsigt. I EIB's svar af 8. oktober 2004 blev dette spørgsmål afklaret ved at tilføje en henvisning til EIB's kodeks for god forvaltningsskik og en kort præcisering.

3.5 I lyset af ovenstående kan Ombudsmanden ikke se, hvorfor EIB anså de spørgsmål, der blev rejst i klagerens brev af 9. juli 2004, for at have været "komplekse" som omhandlet i artikel 13, stk. 2, i dens kodeks for god forvaltningsskik. En begæring om aktindsigt, for hvilken EIB allerede har en klart formuleret politik, og som kun indeholder mindre proceduremæssige klagepunkter vedrørende EIB's afgørelse vedrørende den første begæring, kan efter Ombudsmandens opfattelse ikke anses for at være kompleks. Ombudsmanden mener derfor, at EIB's manglende svar på klagerens klage af 9. juli 2004 inden for den frist på to måneder, der er fastsat i dens kodeks for god forvaltningsskik, var et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Der fremsættes en kritisk bemærkning nedenfor.

3.6 Med hensyn til klagerens påstand om, at EIB bør anvende en frist på en måned til at besvare klager, har Ombudsmanden allerede påpeget ovenfor, at det er god forvaltningsskik at besvare klager inden for en rimelig frist. Ombudsmanden påpeger imidlertid også, at principperne om god forvaltningsskik ikke foreskriver konkrete frister. Det vil være fællesskabslovgiverens eller den pågældende institutions opgave at fastsætte sådanne frister. Ombudsmanden forstår ud fra EIB's udtalelse, at EIB kan tage de spørgsmål, som klageren har rejst, i betragtning i sin igangværende gennemgang af sin oplysnings- og informationspolitik, og at klagerens forslag allerede er blevet forelagt EIB's styrende organer. Ombudsmanden finder det derfor ikke nødvendigt at undersøge klagerens anden påstand på nuværende tidspunkt.

4 Inddragelse af personale i behandlingen af klager

4.1 Klageren hævdede, at EIB's ansatte, mod hvem hans klage af 9. juli 2004 fejlagtigt var blevet inddraget i EIB's svar på klagen. Han hævdede, at EIB bør sikre, at dens ansatte, der er genstand for klager, ikke inddrages i behandlingen af sådanne klager.

4.2 EIB anførte i sin udtalelse, at den ansatte, som klageren havde henvist til, kun var blevet anmodet om at bekræfte modtagelsen af klagen i mangel af andet relevant personale i sommerferien. Den pågældende ansatte havde ikke været involveret i behandlingen og behandlingen af klagen. For at undgå lignende misforståelser i fremtiden havde EIB imidlertid allerede truffet foranstaltninger til at sikre en klar adskillelse af opgaverne i forbindelse med behandlingen af klager til EIB i fremtiden.

4.3 I sine bemærkninger hilste klageren EIB's svar på den fjerde påstand velkommen.

4.4 Det fremgår af EIB's udtalelse, at det pågældende personale blot udførte administrative opgaver for at bekræfte modtagelsen af klagerens klage til EIB. Klageren synes ikke at have bestridt disse oplysninger.

4.5 I lyset af ovenstående fremgår det, at det pågældende personale blot udførte en simpel administrativ opgave, og at dette var i klagerens interesse. Ombudsmanden mener derfor ikke, at inddragelsen af det pågældende personale var uhensigtsmæssig, og det ser derfor ud til, at der ikke har været tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af sagen. Det forekommer derfor heller ikke nødvendigt at undersøge klagerens tredje påstand.

5 Informationspolitik og -procedurer angiveligt ikke klart defineret

5.1 Klageren hævdede, at EIB's informationspolitik og -procedurer ikke var klart defineret. Han hævdede, at EIB klart burde definere sin informationspolitik og sine informationsprocedurer og alle de dokumenter, som de finder anvendelse på.

5.2 I sin udtalelse henviste EIB til sit brev til klageren af 8. oktober 2004, hvori der blev redegjort nærmere for arten af og status for de dokumenter, der blev offentliggjort om EIB's informationspolitik. EIB påpegede endvidere, at den var ved at iværksætte en offentlig høringsprocedure som led i en revision af sin politik for offentlig information, en revision, der ville omfatte de spørgsmål, som klageren havde rejst.

5.3 I sine bemærkninger glædede klageren sig over EIB's beslutning om at iværksætte en revision af sin politik for information af offentligheden. Klageren anførte, at hans organisation ville arbejde aktivt for at bidrage til denne gennemgang.

5.4 I lyset af den igangværende høringsproces med henblik på en revision af EIB's oplysnings- og informationspolitik mener Ombudsmanden, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at gennemgå klagerens femte påstand på nuværende tidspunkt. Af samme grund undersøger Ombudsmanden ikke klagerens fjerde påstand.

6 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning vedrørende klagerens tredje påstand:

Det er god forvaltningsskik at besvare klager inden for en rimelig frist og under alle omstændigheder inden for den frist, der eventuelt er fastsat af den pågældende institution. I den foreliggende sag var den af EIB fastsatte frist på to måneder. Klagerens skrivelse af 9. juli 2004 indeholdt for det første en klage over et afslag på aktindsigt. Det fremgår af EIB's udtalelse i denne undersøgelse, at EIB har en klart formuleret politik med hensyn til den type oplysninger, der er indeholdt i de dokumenter, som klageren har anmodet om. Klageren blev underrettet herom i EIB's svar af 8. oktober 2004. Klagerens brev af 9. juli 2004 indeholdt også bemærkninger om kvaliteten af EIB's oprindelige begrundelse for afslaget på aktindsigt. I EIB's svar af 8. oktober 2004 blev dette spørgsmål afklaret ved at tilføje en henvisning til EIB's kodeks for god forvaltningsskik og en kort præcisering.

I lyset af ovenstående kan Ombudsmanden ikke se, hvorfor EIB anså de spørgsmål, der blev rejst i klagerens brev af 9. juli 2004, for at være "komplekse" som omhandlet i artikel 13, stk. 2, i dens kodeks for god forvaltningsskik. En begæring om aktindsigt, for hvilken EIB allerede har en klart formuleret politik, og som kun indeholder mindre proceduremæssige klagepunkter vedrørende EIB's afgørelse vedrørende den første begæring, kan efter Ombudsmandens opfattelse ikke anses for at være kompleks. Ombudsmanden mener derfor, at EIB's manglende svar på klagerens klage af 9. juli 2004 inden for den frist på to måneder, der er fastsat i dens kodeks for god forvaltningsskik, var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sin undersøgelse af klagerens tredje påstand.

Med hensyn til klagerens første og fjerde påstand har Ombudsmanden ikke konstateret fejl eller forsømmelser. Med hensyn til klagerens anden påstand mener Ombudsmanden, at der ikke er behov for yderligere undersøgelser. Med hensyn til klagerens femte påstand mener Ombudsmanden, at det ikke ville være hensigtsmæssigt at gennemgå denne påstand på nuværende tidspunkt i betragtning af EIB's igangværende proces med at revidere sin oplysnings- og informationspolitik. Af ovennævnte grunde mener Ombudsmanden heller ikke, at der er behov for yderligere undersøgelser af klagerens påstande.

Ombudsmanden afslutter derfor sin undersøgelse.

Formanden for Den Europæiske Investeringsbank vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

Når Banken modtager en begæring om aktindsigt i et dokument, som den er i besiddelse af, og som er modtaget fra en tredjemand, skal den rådføre sig med den pågældende tredjemand for at få dennes samtykke, medmindre det klart fremgår af gennemgangen af dokumentet i lyset af denne beslutning, at det skal eller ikke skal udleveres.