Strasbourg, den 6. oktober 2005

Kære V.

Den 6. juli 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen vedrørende den påståede forsinkelse i gennemførelsen af en almindelig udvælgelsesprøve og visse konsekvenser heraf.

Da Ombudsmanden modtog flere lignende klager vedrørende en række udvælgelsesprøver (KOM/A/1/02, KOM/A/2/02, KOM/A/3/02 og KOM/A/9/01), besluttede han at indlede en fælles undersøgelse af sagen.

Den 27. juli 2004 videresendte jeg Deres klage til formanden for Kommissionen. Kommissionen sendte sin udtalelse den 17. december 2004, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

De pågældende udvælgelsesprøver blev iværksat i 2001 og 2002, og det fremgik af meddelelserne om udvælgelsesprøver, at de ville blive afsluttet inden for ca. et år, og at de reservelister, der var resultatet heraf, ville udløbe ved udgangen af 2003. Men de fleste af konkurrencerne tog meget længere tid at gennemføre. Den endelige meddelelse om beståede ansøgere til udvælgelsesprøve KOM/A/3/02 blev f.eks. givet ved skrivelse af 21. april 2004. Denne forsinkelse i gennemførelsen af udvælgelsesprøverne førte til, at mange beståede ansøgere blev ansat under de betydeligt mindre gunstige betingelser i overgangsforanstaltningerne i artikel 12 i bilag XIII til den nye vedtægt, som trådte i kraft den 1. maj 2004.

De oprindelige meddelelser om udvælgelsesprøver indeholdt følgende notat, hvoraf det fremgik, at de beståede ansøgere kunne blive omfattet af en ny vedtægt:

"Kommissionen har formelt forelagt Rådet et forslag om ændring af personalevedtægten. Dette forslag indeholder bl.a. et nyt karrieresystem. De ansøgere, der har bestået denne udvælgelsesprøve, kan derfor få tilbudt en stilling på grundlag af den nye vedtægt, hvis de er blevet vedtaget af Rådet."

Notatet angav imidlertid på ingen måde den store forskel i indplacering og karrieremuligheder mellem de personer, der blev ansat før og efter ikrafttrædelsen af den nye vedtægt og dens bilag XIII. Dette er ikke i overensstemmelse med princippet om rimelige forventninger. Anvendelsen af overgangsforanstaltningerne i artikel 12 i bilag XIII er desuden i strid med vedtægtens artikel 31, stk. 1.

Desuden var notatet urigtigt, eftersom den nye vedtægt faktisk ikke fandt anvendelse på de pågældende udvælgelsesprøver, som i stedet var omfattet af en undtagelsesklausul i et bilag. I notatet burde det have været forklaret, at de beståede ansøgere ikke skulle ansættes på grundlag af den nye vedtægt, men på grundlag af en særlig bestemmelse i et bilag.

Ansøgerne blev på intet senere tidspunkt underrettet om de store konsekvenser af overgangsforanstaltningerne i artikel 12 i bilag XIII for dem, der blev ansat efter den 1. maj 2004. De eneste oplysninger, der blev givet, var et brev til de udvalgte ansøgere med angivelse af deres nye lønklasse i henhold til overgangsforanstaltningerne. Disse skrivelser indeholdt ingen oplysninger om den faktuelle forskel mellem de nye lønklasser og dem, der var angivet i meddelelserne om udvælgelsesprøver. Disse oplysninger blev end ikke meddelt de relevante tjenestegrene i Kommissionen, som havde anmodet om udvælgelsesprøverne. Hvis betingelserne i den fremtidige personalevedtægt var usikre, burde Kommissionen ikke have iværksat ansættelsesprocedurerne, før disse betingelser var klare. Hvis betingelserne kom som en overraskelse for Kommissionen under afviklingen af udvælgelsesprøverne, burde Kommissionen straks have underrettet alle ansøgere. Desuden blev de udvalgte ansøgere fejlinformeret om, hvorvidt udnævnelse før den 1. maj 2004 ville være mulig. Nogle interne ansøgere fik deres ansøgninger hastet igennem inden den 1. maj 2004. Andre fik forskellige oplysninger om, at der ikke ville blive foretaget udnævnelser fra listerne over beståede ansøgere før den 1. maj 2004. at kun visse typer interne ansøgere kunne ansættes inden den 1. maj 2004 eller at kun eksterne ansøgere kunne ansættes inden den 1. maj 2004.

Desuden blev alle de udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort den 25. juli 2002 (KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02), afsluttet på forskellige datoer, hvilket gav ansøgere fra visse udvælgelsesprøver større muligheder for at blive ansat i henhold til den gamle vedtægt og derefter blive overført til den nye vedtægt i betydeligt højere lønklasser end dem, der blev tilbudt ansøgere, der blev ansat i henhold til den nye vedtægt. Dette betød også, at visse ansøgere, der havde bestået en A8-udvælgelsesprøve, som kun krævede en treårig universitetsgrad, inden den 1. maj 2004 blev ansat på et højere niveau end de ansøgere, der havde bestået en A6/A7-udvælgelsesprøve, og som blev ansat efter den 1. maj 2004. Den forsinkede gennemførelse af udvælgelsesprøverne gjorde denne situation med ulige behandling af ansøgerne så meget desto mere sandsynlig. Der kan sættes spørgsmålstegn ved, om Kommissionen ikke forsinkede processen med henblik på at ansætte personer, hovedsagelig i henhold til den nye personalevedtægt. I så fald burde Kommissionen ikke have iværksat ansættelsesprocedurerne, før den nye vedtægt var blevet offentliggjort.

Den forsinkede gennemførelse af udvælgelsesprøverne og - som følge heraf - anvendelsen af overgangsforanstaltningerne rejser også spørgsmål om forskelsbehandling på grund af alder. De fleste af de pågældende udvælgelsesprøver var de første, der blev offentliggjort efter afskaffelsen af aldersgrænserne. De tiltrak derfor et stort antal ældre og mere erfarne ansøgere, for hvem de oprindelige lønklasser, således som de var opslået i meddelelserne om udvælgelsesprøver, var passende. De juniorkarakterer, der nu tilbydes, er ikke egnede til disse kandidater, hvilket resulterer i uopretteligt beskadigede karrieremuligheder.

Endelig indebærer anvendelsen af overgangsforanstaltningerne en forskelsbehandling af de potentielle ansøgere, der er blevet udelukket fra at deltage i de pågældende udvælgelsesprøver på grund af manglende erhvervserfaring. Disse potentielle ansøgere ville have været berettiget til at deltage på grundlag af de nye lønklasser, der er fastsat i artikel 12 i bilag XIII til den nye vedtægt.

De berørte kandidater, støttet af fagforeningerne (Alliancen confédérale des syndicats libres), skrev den 18. maj 2004 et brev til Peter Kinnock, hvori de redegjorde for situationen og anmodede om, at der blev truffet afhjælpende foranstaltninger. De modtog imidlertid ikke noget svar.

De påstande, der er fælles for alle klager, er, at Kommissionens behandling af de pågældende udvælgelsesprøver har resulteret i:

1. urimelig forsinkelse i gennemførelsen af udvælgelsesprøverne
2. Manglende gennemsigtighed som følge af manglende underretning af ansøgerne om virkningen af overgangsforanstaltningerne i bilag XIII, artikel 12, i den nye vedtægt
3. Manglende kendskab i Kommissionens egne tjenestegrene til virkningerne af overgangsforanstaltningerne
4. misinformation til de udvalgte ansøgere om, hvorvidt udnævnelse før den 1. maj 2004 ville være mulig
5. Ulige behandling af udvalgte ansøgere ansat før og efter den 1. maj 2004, herunder:

5a. forskelsbehandling på grund af alder

6. Forskelsbehandling af potentielle ansøgere, der blev udelukket fra at deltage i udvælgelsesprøverne på grund af manglende erhvervserfaring: sådanne ansøgere ville have været berettiget til at deltage på grundlag af de nye lønklasser i bilag XIII, artikel 12, i den nye vedtægt og
7. Manglende svar på klagernes fælles og individuelle korrespondance vedrørende sagen.

De fælles påstande er, at:

1. Alle beståede ansøgere fra lister, der blev offentliggjort før den 1. maj 2004, bør udnævnes i lønklasser svarende til de lønklasser, der var anført i de oprindelige meddelelser om udvælgelsesprøver, og at bedømmelsesudvalget bør have mulighed for at tage hensyn til kvalifikationer og erfaring, således at alle beståede ansøgere opnår samme udnævnelsesniveau og karriereudviklingsmuligheder, uanset om de blev udnævnt før eller efter den 1. maj 2004. og
2. Ansøgere til igangværende udvælgelsesprøver, som blev opslået ved hjælp af det gamle indplaceringssystem, bør informeres fuldt ud om konsekvenserne af overgangsforanstaltningerne i henhold til den nye vedtægt.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sine udtalelser fremsætter Kommissionen sammenfattende følgende bemærkninger:

Baggrund

Indtil den 30. april 2004 blev de ansøgere, der havde bestået de udvælgelsesprøver, som institutionerne afholdt, ansat i overensstemmelse med de bestemmelser, der var gældende, før den nye vedtægt trådte i kraft, ved ændringerne i Rådets forordning (EF) nr. 723/04 (1). Det betød, at de beståede ansøgere blev ansat i en af stillingsgrupperne (svarende til grundlæggende stillinger), idet hver stillingsgruppe indeholdt en eller flere lønklasser.

I henhold til den ordning, der var gældende før den 30. april 2004, blev indplaceringen ved tiltrædelsen af tjenesten fastsat i vedtægtens artikel 31 (indplacering i en af lønklasserne i stillingsgruppen) og 32 (yderligere anciennitet). Klassifikationen vedrører både lønklasse (lavere eller højere stillingsgruppe) og løntrin (1, 2 eller 3).

Den nye personalevedtægt medførte en betydelig ændring i personaleansættelsesprocessen. Med vedtagelsen af det lineære karriereprincip forsvandt begrebet lønklasser, der var knyttet til begrebet grundlæggende stillinger. Udvælgelsesprøverne vedrører nu specifikke lønklasser, og kun spørgsmålet om yderligere anciennitet udestår (begrænset til trin 2 som maksimum).

Da den nye vedtægt trådte i kraft den 1. maj 2004, var der stadig opstillet betydelige reservelister over beståede ansøgere under den gamle karrierestruktur. Rådet har inden for rammerne af bilag XIII til den nye vedtægt fastsat overgangsbestemmelser, der i artikel 12 i bilag XIII fastlægger procedurerne for ansættelse og indplacering af disse beståede ansøgere efter den nye vedtægts ikrafttræden.

De almindelige påstande Påstået
urimelig forsinkelse i gennemførelsen af udvælgelsesprøverne

Oplysningerne i meddelelserne om udvælgelsesprøver om, at procedurerne ville tage ca. 12 måneder afhængigt af antallet af ansøgere, var kun vejledende. Eftersom varigheden af en almindelig udvælgelsesprøve i vidt omfang afhænger af antallet af ansøgere, er det ikke muligt at give mere præcise oplysninger på tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen om udvælgelsesprøven. Varigheden på 12 måneder svarer til en udvælgelsesprøves gennemsnitlige varighed.

Næsten 19 000 ansøgere ansøgte om udvælgelsesprøve KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02, som blev offentliggjort den 25. juli 2002. Ansøgningsfristen var den 27. september 2002. Forhåndsudvælgelsesprøverne blev afholdt den 21. marts 2003. Efter at have gennemgået resultaterne af disse prøver aflagde de udvalgte ansøgere deres skriftlige prøver den 11. juli 2003 for udvælgelsesprøve KOM/A/1/02 og KOM/A/2/02 og den 12. september 2003 for udvælgelsesprøve KOM/A/3/02. De mundtlige prøver fandt sted mellem november 2003 og februar 2004 for udvælgelsesprøve KOM/A/1/02 og KOM/A/2/02 og mellem januar og begyndelsen af april 2004 for udvælgelsesprøve KOM/A/3/02. I betragtning af det forholdsvis store antal ansøgninger forekommer perioden mellem stopprøverne og afslutningen af de mundtlige prøver - mellem 11 og 13 måneder - helt rimelig. Det skal også bemærkes, at gennemsnittet på 12 måneder for en udvælgelsesprøve, der afholdes af Kommissionen og EPSO, er mindre end gennemsnittet for udvælgelsesprøver, der tidligere er afholdt af andre EU-institutioner.

Kommissionen havde ikke noget ønske om bevidst at forsinke processen for de pågældende udvælgelsesprøver. For at opfylde tjenestegrenenes krav og institutionernes behov inden for strenge frister var det nødvendigt at forberede og afholde et stort antal almindelige udvælgelsesprøver sideløbende, herunder dem, der blev offentliggjort i forbindelse med udvidelsen. De behov, som tjenestegrenene i de forskellige institutioner har givet udtryk for, gør det ikke muligt at blokere eller forsinke udvælgelsesproceduren.

Påstået mangel på gennemsigtighed

Meddelelserne om udvælgelsesprøverne KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02 indeholdt til orientering for alle ansøgere et notat om forslaget om ændring af vedtægten. I notatet blev det forklaret, at udvalgte ansøgere kunne tilbydes ansættelse på grundlag af bestemmelserne i den nye vedtægt.

De pågældende meddelelser om udvælgelsesprøver blev offentliggjort i EF-Tidende den 25. juli 2002. Den nye vedtægt blev godkendt af Rådet den 22. marts 2004 og trådte i kraft den 1. maj 2004. På tidspunktet for offentliggørelsen af de pågældende meddelelser om udvælgelsesprøver og i betragtning af den igangværende reform af vedtægten kunne Kommissionen kun fremlægge de oplysninger, der var indeholdt i notatet.

For så vidt angår klagernes argumenter om, at Kommissionen undlod at underrette de beståede ansøgere om konsekvenserne af den nye vedtægt, eller at oplysningerne blev forsinket, bemærker Kommissionen, at Rådet vedtog ændringerne af vedtægten den 22. marts 2004. Ændringerne blev offentliggjort i EU-Tidende den 27. april 2004. Desuden er artikel 12 i bilag XIII til vedtægten en af de artikler, der blev drøftet i Rådet helt frem til processens afslutning. Ansættelsesafdelingerne havde intet andet valg end at afvente den endelige vedtagelse af den nye vedtægt, som ville være autoritativ i juridisk henseende. I denne periode var det derfor umuligt at foregribe virkningen af overgangsbestemmelserne og give de udvalgte ansøgere præcise oplysninger.

Kommissionen har imidlertid gjort gældende, at alle beståede ansøgere fra udvælgelsesprøver, hvor reservelisterne var gyldige indtil den 31. december 2003, og hvor Kommissionen forlængede fristen - herunder KOM/A/9/01 - fik tilsendt en personlig skrivelse fra Generaldirektoratet for Personale og Administration (GD ADMIN), der indeholdt følgende advarsel:

"Kommissionen har formelt forelagt Rådet et forslag om ændring af personalevedtægten. Jeg vil gerne henlede Deres opmærksomhed på, at denne ændring af personalevedtægten bl.a. omfatter et nyt karrieresystem, som vil ændre betingelserne for og niveauet af ansættelse i institutionerne.

Det er i øjeblikket planen, at denne ændring skal træde i kraft den 1. maj 2004. Det er derfor vigtigt at vide, at det forventes, at enhver person, der tiltræder tjenesten ved institutionerne fra denne ikrafttrædelsesdato, automatisk vil blive ansat på grundlag af bestemmelserne i denne nye vedtægt.

Jeg skal herved meddele Dem, at Kommissionens forslag kan findes på Kommissionens websted: http://ec.europa.eu/reform/index_en.htm. Artikel 11 i bilag XIII til forslaget indeholder sammenligningstabellen mellem karrierer under de nuværende udvælgelsesprøver og lønklasser efter ikrafttrædelsen af den ændrede vedtægt.

De vil forstå, at det på nuværende tidspunkt, hvor der ikke er truffet nogen formel afgørelse, er umuligt for os at give yderligere oplysninger til beståede ansøgere, som kunne tiltræde stillinger i institutionerne efter datoen for ikrafttrædelsen af denne vedtægtsændring."

Kommissionen har endvidere anført, at enhver skrivelse med tilbud, der blev sendt til en udvalgt ansøger efter vedtagelsen af den nye vedtægt, havde følgende ordlyd:

"I forlængelse af det tilbudsbrev, der blev sendt til Dem den ..., skal jeg meddele Dem, at Rådet den 22.3.2004 formelt vedtog den ændring af vedtægten, som Kommissionen havde foreslået, og at disse nye bestemmelser som planlagt vil træde i kraft den 1. maj 2004. Disse nye bestemmelser, som også omfatter et nyt karrieresystem, vil gælde for alle personer, der tiltræder tjenesten fra den 1. maj 2004.

Nærmere oplysninger findes på http://ec.europa.eu/reform/index_en.htm. Artikel 12 i bilag XIII beskriver overensstemmelsen mellem lønklasserne for udvælgelsesprøver og de nye lønklasser for ansættelser fra den 1. maj 2004.

Som følge heraf vil du blive ansat i den nye lønklasse ..*.., trin 1 (foreløbig indplacering), når du tiltræder tjenesten den ... som bestået ansøger fra en karriereudvælgelsesprøve .... Den bruttogrundløn, der svarer til denne indplacering, er ... EUR. Ifølge den nye vedtægt kan der bevilges løntrin 2 for at tage hensyn til den ansattes erhvervserfaring, og den endelige indplacering vil blive fastlagt snarest muligt."

På baggrund af ovenstående er det ikke korrekt at anføre, at Kommissionens oplysninger til de beståede ansøgere om virkningen af de overgangsforanstaltninger, der er fastsat i artikel 12 i bilag XIII til vedtægten, var uigennemsigtige.

Som svar på nogle klageres argument om, at Kommissionen burde have afholdt sig fra at afholde udvælgelsesprøver indtil vedtagelsen af den nye personalevedtægt, har Kommissionen anført, at formålet med den interne reform, herunder navnlig ændringen af personalevedtægten, var en af prioriteterne under kommissionsformand Prodi. Dette mål blev bekendtgjort i begyndelsen af hans embedsperiode i september 1999. Det er klart, at tjenestens interesse ikke gjorde det muligt for Kommissionen at afholde udvælgelsesprøver mellem 1999 og 2004.

Påstået manglende kendskab i Kommissionens egne tjenestegrene

Kommissionen har gjort gældende, at der ikke er fremlagt noget bevis til støtte for påstanden om, at der manglede kendskab til virkningen af overgangsforanstaltningerne i Kommissionens egne tjenestegrene. Kommissionen er tværtimod af den opfattelse, at den har givet sine ansatte fuldstændige oplysninger. Generelt var gennemførelsen af reformen af personalevedtægten genstand for en løbende informationskampagne for alle institutionens ansatte og for den brede offentlighed. Oplysningerne blev primært gjort tilgængelige på Kommissionens intranet og internettet (http://europa.eu) på websteder, der løbende blev ajourført. Mange publikationer blev også distribueret til Kommissionens personale i hele den pågældende periode.

Der blev lagt særlig vægt på netværket af ledere af menneskelige ressourcer i generaldirektoraterne og tjenestegrenene, som mødtes regelmæssigt og blev hørt og informeret om dette emne. Deres stilling som forbindelsesled til de operationelle afdelinger gjorde det muligt for dem at videresende oplysningerne til sidstnævnte og til de udvalgte ansøgere, som ofte skriver direkte til dem for at søge ledige stillinger.

Påstået misinformation til udvalgte ansøgere

Kommissionen har gjort gældende, at der ikke er fremlagt noget bevis til støtte for påstanden om, at de beståede ansøgere blev fejlinformeret om mulighederne for at blive ansat inden den 1. maj 2004.

GD ADMIN, og navnlig dem, der er ansvarlige for ansættelse af tjenestemænd og midlertidigt ansatte, har til opgave så hurtigt og effektivt som muligt at dække institutionens behov for menneskelige ressourcer med henblik på kontinuitet i tjenesten i overensstemmelse med budgetmidlerne og inden for de grænser, der er fastsat i stillingsfortegnelsen. Dette er derfor en løbende proces, der styres af det konstante behov for at besætte ledige stillinger, hvad enten der er tale om yderligere stillinger eller stillinger som følge af tjenestemænds fratræden.

Følgende tal viser, at Kommissionen bestemt ikke forsinkede ansættelsen i den pågældende periode. Statistikkerne vedrører perioden fra januar 2003 (den dato, hvor reservelisterne fra rækken af udvælgelsesprøver i 2001 kan anses for at have givet anledning til betydelige ansættelser) til den 30. april 2004 (lige før den nye vedtægts ikrafttræden). I denne periode ansatte Kommissionen 1 563 personer i kategori A, 545 i kategori B og 601 i kategori C. I betragtning af mulighederne i stillingsfortegnelsen ville det have været meget vanskeligt i kategori B og C, hvis ikke umuligt i kategori A, at ansætte flere personer i denne periode, hvilket fremgår af antallet af ledige stillinger (2) pr. 1. april 2004: 4 i kategori A/LA, 173 i kategori B og 76 i kategori C. Desuden faldt det samlede antal ledige stillinger (3) i den pågældende periode fra 459 til 253, hovedsagelig på grund af en reduktion fra 283 til 4 i kategori A/LA. Det er ligeledes forkert at hævde, at Kommissionen kunstigt besatte faste stillinger med midlertidigt ansatte. Antallet af midlertidigt ansatte af type 2b er stabilt i kategori A og C (henholdsvis 269 og 270 den 1. januar 2003 og 265 og 290 den 1. april 2004) og stiger langsomt i kategori B (169 den 1. januar 2003 og 232 den 1. april 2004).

Det er heller ikke korrekt at anføre, at Kommissionen forsinkede ansættelsen fra reservelisterne fra de anfægtede udvælgelsesprøver. Kommissionen forelægger grafer med statistikker om anvendelsen af disse reservelister. Kommissionen hævder, at disse grafer ikke kun har den karakteristiske "logistiske kurve"-form, men også viser et lille overskud i rekrutteringen forud for den nye vedtægts ikrafttræden. Mere generelt viser de månedlige ansættelsesstatistikker fra listerne over de 15 medlemsstater (EUR-15) i perioden 2003/2004 en lignende tendens. Disse statistikker, der også foreligger som grafer, bekræfter, at udnævnelsen af nye tjenestemænd stort set følger kurven for antallet af ledige stillinger. Også her er situationen i strid med den af klagerne hævdede situation med et højt rekrutteringsniveau før den 1. maj 2004.

På baggrund af ovenstående gør Kommissionen gældende, at enhver påstand om, at ansættelsesafdelingen fremlagde oplysninger om, at kun interne ansøgere kunne ansættes før den 1. maj 2004, bør tilbagevises. Der blev også rekrutteret mange beståede kandidater uden for institutionen. I perioden mellem den 1. januar 2004 og den 30. april 2004 rekrutterede Kommissionen 863 A/LA, 354 B og 306 C. Hvis disse tal justeres ved at fjerne ansættelsen af midlertidigt ansatte under forskningsbudgettet, udgør den "faktiske" ansættelse 222 A/LA, 103 B og 125 C. Antallet af interne ansøgere var kun 38 A, 44 B og 15 C. Med andre ord udgør antallet af eksterne ansættelser i denne periode 178 A, 52 B og 107 C. Det kan bestemt bemærkes, at andelen af interne ansøgere i forhold til eksterne ansøgere er forholdsvis høj, primært i kategori B. Dette afspejler imidlertid et velkendt fænomen. Det er klart, at blandt de ansøgere, der har bestået en given udvælgelsesprøve, ansættes de ansøgere, der allerede er ansat ved institutionen, i gennemsnit hurtigere end eksterne ansøgere. Dette forhold hænger sammen med tjenestens interesse, da de interne ansøgere hurtigere bliver operationelle og derfor i højere grad efterspørges af generaldirektoraterne. Dette er ikke et nyt fænomen, og det er bestemt ikke knyttet til ændringen af personalevedtægten.

Påstået ulige behandling

Fra den 1. maj 2004 havde Kommissionen ikke andet valg end at anvende den nye gældende vedtægt, herunder vedtægten for tjenestemænd i lønklassen. Det ville have været helt ulovligt at anvende andre regler. Selv om det er korrekt, at de beståede ansøgere fra den samme udvælgelsesprøve blev ansat på forskellige betingelser afhængigt af, om udnævnelsen fandt sted før eller efter den 1. maj 2004, forholder det sig ikke desto mindre således, at det, som klagerne anser for ulige behandling, i realiteten kun er resultatet af to forskellige retlige og objektive sammenhænge. Desuden er forskellen i betingelserne ikke begrænset til lønklassen for ansættelse, men vedrører mange aspekter, der er omfattet af vedtægten.

En ansøger, der består en almindelig udvælgelsesprøve og opføres på en reserveliste, har ikke ret til at blive ansat. Institutionen er ikke forpligtet til at ansætte disse ansøgere. Til gengæld er disse også frit stillet til at afvise ethvert ansættelsestilbud fra institutionen. Reservelisten fastslår blot, at ansøgeren er berettiget til ansættelse.

Desuden fastsættes det i artikel 5 i bilag III ("udvælgelsesprøver") til både den gamle og den nye vedtægt, at "[n]år udvælgelseskomitéen har afsluttet sit arbejde, opstiller den en liste over egnede ansøgere, jf. vedtægtens artikel 30. listen skal så vidt muligt indeholde mindst dobbelt så mange navne som antallet af stillinger, der skal besættes" (fremhævelse i original). Denne bestemmelse viser således, i) at det i høj grad er muligt, at der ikke er tilstrækkelige stillinger til at ansætte alle ansøgere på en given reserveliste, inden denne liste udløber, og ii) der tages også hensyn til muligheden for, at visse ansøgere på reservelisten efterfølgende ikke længere ønsker at blive optaget på institutionen.

Ifølge Kommissionen følger det heraf, i) at en bestået almindelig udvælgelsesprøve og optagelse på en reserveliste hverken giver ret til ansættelse eller en forpligtelse for institutionen til at ansætte, og ii) ansøgere, der ikke er blevet ansat, når den reserveliste, som de er opført på, udløber, vil ikke længere kunne ansættes på grundlag af den pågældende almindelige udvælgelsesprøve. I praksis kan og sker det, at nogle kandidater på en reserveliste, der udløber, ikke er blevet ansat, mens andre er blevet ansat. I den foreliggende sag kan de førstnævnte ikke med føje gøre gældende, at de er blevet forskelsbehandlet, eller at princippet om beskyttelse af den berettigede forventning er blevet tilsidesat.

Påstået forskelsbehandling på grund af alder

Ifølge klagerne forskelsbehandles ældre ansøgere, da de skulle ansættes i en højere lønklasse i deres stillingsgruppe i henhold til den gamle vedtægt, og de lider derfor mere under den nye vedtægt.

Kommissionen har gjort gældende, at den som anført ovenfor under alle omstændigheder ikke kan fravige bestemmelserne i artikel 12 i bilag XIII til den nye vedtægt. Desuden er påstanden baseret på den fejlagtige hypotese, at ansættelse i en højere lønklasse under det gamle system var beregnet til ældre beståede ansøgere. I virkeligheden var alder under den gamle ordning ikke en overvejelse, da afgørelsen om indplacering i en højere lønklasse blev truffet. Hvad angår længden af erhvervserfaringen, som kun er meget indirekte forbundet med alder, var den kun et af flere kumulative kriterier, der blev taget i betragtning ved indplaceringen i en højere lønklasse, idet de andre var karakteren og relevansen af den akademiske uddannelse, relevansen af erhvervserfaringen og ansøgerens begrænsede erhvervsmæssige baggrund på arbejdsmarkedet.

Påstået forskelsbehandling af potentielle kandidater

Kommissionen finder det vanskeligt at forstå den pågældende påstand. Den mener, at det er uklart, hvordan formodede fordomme mod potentielle kandidater, der er mindre kvalificerede end klagerne, kan påvirke klagerne negativt.

Påstået undladelse af at besvare klagernes korrespondance

GD ADMIN's tjenestegrene har, så vidt de ved, modtaget individuelle svar på anmodninger i den form, hvori de blev modtaget (pr. brev, e-mail, telefon).

Ansættelse
i lønklasser svarende til de lønklasser, der er anført i meddelelserne om udvælgelsesprøver

Kommissionen har gjort gældende, at det på grundlag af den nye vedtægt er retligt umuligt for institutionerne at ansætte beståede ansøgere i andre lønklasser end dem, der er fastsat i artikel 12 i bilag XIII til vedtægten. I henhold til bestemmelserne i bilag XIII fastsættes ansættelsens niveau (lønklasse) på grundlag af ansættelsesdatoen.

Oplysninger til ansøgere i igangværende udvælgelsesprøver

Ifølge Kommissionen indeholder hver meddelelse om udvælgelsesprøve, der er offentliggjort siden den 25. juli 2002, et notat til ansøgerne, hvori de informeres om de mulige konsekvenser af forslaget om ændring af vedtægten for de beståede ansøgere. Denne procedure synes at være den mest hensigtsmæssige måde at informere ansøgerne på. For alle almindelige udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort før den 25. juli 2002, dvs. for alle meddelelser, der ikke indeholdt oplysninger om forslaget til ændring af vedtægten, modtog de beståede ansøgere et individuelt brev fra Kommissionen om emnet.

Klagernes bemærkninger

Ikke alle klagere fremsatte bemærkninger til Kommissionens udtalelse, og nogle klagere fremsatte kun korte bemærkninger. En række klagere indsendte imidlertid et dokument med kollektive bemærkninger. Da de kollektive bemærkninger var de mest detaljerede og også omfattede indholdet af de kortere bemærkninger fra nogle klagere, vil Ombudsmanden basere alle afgørelser, der er omfattet af den fælles undersøgelse, på følgende sammendrag af de kollektive bemærkninger:

Generelle bemærkninger

Kommissionen handler, som om dens mandat kun er at anvende den eksisterende personalevedtægt, og som om den er en anden institution end den, der ændrede personalevedtægten. Klagerne er imidlertid af den opfattelse, at Kommissionen har en moralsk forpligtelse til ikke at foreslå diskriminerende lovgivning. Det er Kommissionens ansvar at sikre, at dens forslag til ny lovgivning til Rådet ikke medfører forskelsbehandling af ansøgere på reservelister til ansættelse. Ved i sin udtalelse at anføre, at Rådet har udarbejdet overgangsbestemmelserne, mens Kommissionen faktisk har foreslået Rådet de samme bestemmelser, forsøger Kommissionen at skjule, at den har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser.

Klagerne hævder, at de nu klager gennem de kanaler, de har til rådighed, hvilket i sidste ende vil indebære, at Kommissionen indbringes for Fællesskabets domstole, hvilket giver anledning til et enormt arbejde for Kommissionen. Klagerne sætter derfor spørgsmålstegn ved, om det ikke ville være værd at finde en løsning på sagen på dette tidligere stadium af proceduren.

Klagerne påpeger endvidere, at de klager som deltagere i ansættelsesudvælgelsesprøver og ikke som ansatte i Kommissionen, og at de hovedsagelig klager over forskelsbehandling og forskelsbehandling.

Særlige bemærkninger til Kommissionens udtalelse
Påstået urimelig forsinkelse i gennemførelsen af udvælgelsesprøverne

Ifølge klagerne er forsinkelsen en kendsgerning: Perioden fra september 2002 (ansøgningsfristen) til april 2004 (offentliggørelse af reservelisterne) udgør 20 måneder, ikke 13, og den skade, som denne forsinkelse har forvoldt deltagerne i de pågældende udvælgelsesprøver, kan ikke begrundes.

Kommissionen iværksætter hvert år hundredvis af indkaldelser af forslag, udbud og konkurrencer, f.eks. RP6-, Leonardo- og Socrates-programmerne. Ingen anden tjenestegren i Kommissionen kan begrunde forsinkelser på grundlag af Kommissionens beslutningsproces eller høje deltagelsesniveauer. Alle Kommissionens tjenestegrene skal udarbejde pålidelige prognoser og gennemføre en effektiv planlægning.

Der har været afholdt udvælgelsesprøver af denne art i mange år, hvilket burde have gjort det muligt for Kommissionen nøjagtigt at forudsige antallet af deltagere i stopprøverne. Antallet af deltagere i de følgende faser af udvælgelsesprøverne var fastsat i meddelelserne om udvælgelsesprøver og var derfor kendt af Kommissionen fra begyndelsen. Det er derfor ikke rimeligt at hævde, at antallet af deltagere i de senere faser af udvælgelsesprøverne bidrog til forsinkelsen. Antallet af deltagere i hver fase af udvælgelsesprøverne var derfor uafhængigt af et "højt deltagelsesniveau". Antallet af deltagere kunne kun have medført forsinkelser i udvælgelsesprøvernes første fase, dvs. stopprøverne. Disse test blev imidlertid korrigeret elektronisk, og korrektionen burde derfor have været hurtig uanset antallet af deltagere.

Kommissionens udtalelse forklarer ikke, hvorfor det tog næsten dobbelt så lang tid at gennemføre de pågældende udvælgelsesprøver.

Forsinkelsen devaluerede i alvorlig grad kandidaternes potentielle beskæftigelsesgrad, det forlængede unødigt den usikkerhedsperiode, hvor andre faglige muligheder blev stillet i bero eller gik tabt, og det øgede stresset for kandidater, der skulle studere over en længere periode for at holde deres viden frisk. Klagerne føler sig derfor diskrimineret i forhold til deltagerne i andre udvælgelsesprøver, som overholdt den forventede tidsramme, der var fastsat i meddelelserne om udvælgelsesprøver.

Påstået mangel på gennemsigtighed

Ifølge klagerne indeholder Kommissionens udtalelse selvmodsigende udtalelser. På den ene side har Kommissionen gjort gældende, at alle relevante oplysninger var tilgængelige på Europa-webstedet. På den anden side anføres det, at de fulde konsekvenser af den nye klassificeringsordning først var kendt den 22. marts 2004. Klagerne hævder, at det oprindelige forslag var kendt under drøftelserne i Rådet og Parlamentet meget tidligere end dette. Ungarns holdning til artikel 2 og 11 i bilag XIII er dateret den 8. januar 2004. Kommissionen kunne derfor allerede på dette tidspunkt eller endnu tidligere have oplyst kandidaterne om de mulige konsekvenser af de forslag, der var til drøftelse, især da Kommissionen, der havde lovgivningsinitiativet, kendte til de mulige konsekvenser på et tidligt tidspunkt. Det første forslag fra Kommissionen til Rådet og Parlamentet blev fremsat før de skriftlige prøver, dvs. otte måneder før ansøgerne fik konkrete oplysninger. Selv om resultatet af forslagene ikke var endeligt, burde Kommissionen have advaret ansøgerne om de mulige konsekvenser i betragtning af de alvorlige konsekvenser. Hvis det var blevet klart, at der var sket en devaluering af lønklasserne, ville mange ansøgere have valgt at trække sig ud af de pågældende ansættelsesprocedurer for at koncentrere deres indsats om andre erhvervsmæssige muligheder.

Den blotte oplysning i meddelelserne om udvælgelsesprøver om, at de beståede ansøgere kunne tilbydes en stilling på grundlag af den nye vedtægt, var utilstrækkelig, da oplysningerne ikke var tilstrækkeligt konkrete. Det skal ligeledes bemærkes, at nogle af de meddelelser om udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort i 2001 og 2002, slet ikke indeholdt nogen henvisning til den foreslåede nye indplaceringsstruktur.

Påstået manglende kendskab i Kommissionens egne tjenestegrene

Klagerne hævder, at det forhold, at Kommissionens tjenestegrene var klar over, at den nye vedtægt ville træde i kraft, ikke er det samme som at være klar over konsekvenserne af artikel 12 i bilag XIII.

De websteder, som Kommissionen henviser til, henviste fortsat til det gamle klassificeringssystem længe efter den 1. maj 2004. Selv den 14. februar 2005 henviser Kommissionens intranetafsnit "Hvad bliver min indplacering?" til det gamle system. Klagerne hævder, at de kan fremlægge dokumentation for mange tilfælde, hvor ansøgerne under deres samtaler spurgte til deres potentielle lønklasse ved ansættelsen, og at de blev informeret om det gamle indplaceringssystem. Flere ansøgere modtog tilbud om, at de ville starte i den laveste lønklasse med en senere omklassificering via bedømmelsesudvalget. Ved ansættelsen efter den 1. maj 2004 fik de at vide, at dette ikke længere var tilfældet. En ansøger blev den 29. april 2004 indkaldt til en lægeundersøgelse, hvor bedømmelsesudvalget var nævnt, selv om det var klart, at ansøgeren ikke ville blive ansat før den 1. maj 2004. Dette er et afgørende bevis på manglende kendskab selv i Kommissionens GD ADMIN.

Påstået misinformation til udvalgte ansøgere

Klagerne hævder, at Kommissionen kun giver oplysninger om, hvor mange ansatte der blev ansat før maj 2004, men at den ikke præciserer, hvor mange af de ansatte der havde bestået de udvælgelsesprøver, der klages over. Ifølge klagerne arbejdede en stor del af de udvalgte ansøgere fra de udvælgelsesprøver, der klages over, allerede i EU-institutionerne. Nogle af dem havde arbejdet i institutionerne i flere år, men ikke længe nok til, at de kunne deltage i interne udvælgelsesprøver. I begrundelsen til forordningen hedder det: "Endelig er der fastsat overgangsaftaler, der gør det muligt gradvist at anvende de nye foranstaltninger og regler og sikre velerhvervede rettigheder". Mange af de personer, der allerede arbejder i Kommissionen, kunne være blevet ansat med kort varsel uden at skulle gennemgå en lægeundersøgelse. Kommissionen fulgte imidlertid ikke Rådets og Parlamentets henstilling. Som følge heraf blev personer, der allerede arbejdede i EU-institutionerne, forskelsbehandlet, da de mistede op til fem trin i deres lønklasse. Klagerne ønsker, at Ombudsmanden analyserer ansættelsen af visse personer, der allerede arbejder i institutionerne, som fandt sted før den 1. maj 2004 om "hasteprocedurer", for at se, om der blev givet privilegerede oplysninger til de ansættende enheder eller til specifikke kandidater. Ifølge klagerne er der e-mails og mødereferater, hvoraf det fremgår, at det var muligt at ansætte visse kategorier af ansøgere før den 1. maj 2004, men ikke andre. GD ADMIN oplyste den 23. marts 2004 personaleenhederne om, at beståede ansøgere, der allerede var midlertidigt ansatte, kunne ansættes inden den 1. maj 2004, men at ingen andre kategorier af ansatte, f.eks. hjælpeansatte, kunne ansættes.

Påstået ulige behandling

Klagerne forstår fuldt ud, at beståede ansøgere ikke automatisk opnår ret til at blive ansat. De bør dog kunne forvente at blive ansat på samme niveau som andre beståede ansøgere fra samme udvælgelsesprøve.

I en udtalelse (1/2004, EUT L 124 af 27.4.2004) fremhævede Revisionsretten en mulig forskelsbehandling af nye medarbejdere i henhold til overgangsordningerne for indplacering: "For så vidt angår Kommissionens ændrede forslag, som det er blevet fremsendt, bemærker Retten, at overgangen til den ændrede vedtægt vil give anledning til diskriminerende uregelmæssigheder med hensyn til ansættelse og indplacering af nyt personale. Kommissionen bør foreslå måder at behandle spørgsmål af denne art på." Klagerne hævder, at Kommissionens vigtigste rolle er at fungere som initiativtager til lovgivning, og de er skuffede over, at Kommissionen bevidst har fremsat et forslag til Rådet og Parlamentet med henblik på effektivt at nedklassificere alle igangværende udvælgelsesprøver, hvilket specifikt var i strid med artikel 31 i den nye personalevedtægt. Klagerne forskelsbehandles derfor i forhold til deltagerne i andre udvælgelsesprøver, hvor Kommissionen har overholdt de lønklasser, der er fastsat i meddelelserne om udvælgelsesprøver.

Den omstændighed, at Kommissionen ansatte et antal personer den 30. april 2004, hvor den normalt kun ansætter personer på dag 1 eller 16 i måneden, viser de diskriminerende virkninger af vedtægtsreformen.

Påstået forskelsbehandling på grund af alder

Ifølge klagerne er der intet, der tyder på, at Kommissionen advarede Rådet eller Parlamentet om de potentielt diskriminerende virkninger af artikel 12 i bilag XIII til den nye vedtægt, navnlig henset til den omstændighed, at de pågældende udvælgelsesprøver var blandt de første, der blev afholdt efter afskaffelsen af aldersgrænserne. Det var Kommissionens pligt som initiativtager til lovgivning at advare om disse potentielt negative virkninger. Manglende udøvelse af denne pligt gjorde afskaffelsen af aldersgrænserne til en symbolsk gestus uden virkning, hvilket gjorde en hån mod ombudsmandsinstitutionen, som pressede på for afskaffelsen. Artikel 12 i bilag XIII betyder, at Kommissionen er villig til at ansætte personer i alle aldre, men at disse personer kun vil blive behandlet, som om de var 28 år gamle. Længde, relevans, niveau og kvalitet af erhvervserfaring kan under ingen omstændigheder adskilles fra alder.

Påstået forskelsbehandling af potentielle kandidater

Ifølge nogle klagere krænkes deres retfærdighedsfølelse ved at deltage i udvælgelsesprøver, der fører til ansættelse i stillinger, der egner sig til personer, der er mindre kvalificerede. Mange juniorkandidater, der blev afvist i udvælgelsesprocessen, kunne være blevet udnævnt til de stillinger, der i sidste ende blev tilbudt. Tusindvis af tavse europæiske borgere bør føle sig diskrimineret, hvis de var klar over den mulighed, de gik glip af. Klagerne vil gerne klage på deres vegne.

Påstået undladelse af at besvare klagernes korrespondance

Klagerne hævder, at de kan give Ombudsmanden dokumentation for mange sager, hvor ansøgerne stillede spørgsmål til Kommissionen og enten slet ikke fik noget svar eller gav utilstrækkelige og forsinkede svar.

Krav Ansættelse
i lønklasser svarende til de lønklasser, der er anført i meddelelserne om udvælgelsesprøver

Klagerne forstår Kommissionens undskyldning om, at den kun anvender loven. Det er imidlertid fortolkningen af loven, som klagerne stiller spørgsmålstegn ved. Klagerne forstår ikke, hvordan Kommissionen kan påberåbe sig forpligtelsen i artikel 12 i bilag XIII til vedtægten, samtidig med at den ser bort fra forpligtelsen til at anvende artikel 31 i samme vedtægt. Artikel 31 er ikke ugyldiggjort af bilag XIII og finder derfor stadig anvendelse på de pågældende ansøgere. Artikel 31 findes i hoveddelen af forordningerne og har derfor en højere retlig værdi end en bestemmelse i et bilag. Artikel 12 i bilag XIII fastsætter en administrativ procedure for visse udvælgelsesprøver, dvs. at deltagerne i visse udvælgelsesprøver ansættes på en bestemt måde. Artikel 31 er imidlertid et grundlæggende princip. Vedtægten henviser til de nye lønklasser som en "navneændring". Den nye vedtægt indebærer således kun en navneændring, ikke nye lønklasser. For at overholde artikel 31 finder klagerne det juridisk umuligt at ansætte de pågældende beståede ansøgere på anden måde end under det nye navn på lønklassen i den ansættelsesgruppe, der er fastsat i den relevante meddelelse om udvælgelsesprøve.

Kommissionen er forpligtet til at undgå retlige modsigelser som den, der følger af artikel 31 og artikel 12 i bilag XIII til vedtægten. Kommissionen burde enten have sikret sig, at a) artikel 12 i bilag XIII indeholdt bestemmelser om en direkte oversættelse af lønklasserne fra det gamle til det nye system, b) slet ikke foreslået artikel 12 i bilag XIII c) anvendt artikel 31 eller alternativt, at den oprindelige tidsplan for de pågældende udvælgelsesprøver blev overholdt. Under alle omstændigheder, og som det fremgår af personalevedtægten, bør den gunstigste regel anvendes.

Nogle klagere foreslår, at Ombudsmanden foreslår Kommissionen at ændre personalevedtægten.

Oplysninger til ansøgere i igangværende udvælgelsesprøver

Klagerne mener ikke, at notatet i meddelelserne om udvælgelsesprøver er tilstrækkeligt. Det pågældende notat henleder kun ansøgernes opmærksomhed på et forslag til ændring af vedtægten, som er et dokument på 300 sider. Notatet informerer ikke i tilstrækkelig grad ansøgerne om de mulige konsekvenser af ændringen.

Afgørelsen

1 Baggrund

1.1 Ombudsmanden minder om, at de spørgsmål vedrørende Fællesskabets personale, som de foreliggende klager vedrører, er omfattet af personalevedtægten. Vedtægten blev ændret den 1. maj 2004 ved Rådets forordning (EF) nr. 723/04 (4), som berører både eksisterende og nyansatte medarbejdere. Med hensyn til personale, der blev ansat efter den 1. maj 2004, blev de oprindelige ansættelsesvilkår - som f.eks. løn og pensioner - betydeligt mindre gunstige, mens det eksisterende personales rettigheder i det mindste i et vist omfang blev bevaret. Ulige behandling af eksisterende og nyt personale er således en uadskillelig del af ordningen i den nye vedtægt. Denne ulighed er det vigtigste problem, der ligger til grund for klagerne til Ombudsmanden. Det vigtigste spørgsmål, der opstår i denne situation, er, om den ulige behandling, der er indeholdt i den nye vedtægt, er objektivt begrundet i et legitimt formål.

1.2 Ombudsmanden minder i denne forbindelse om, at kun Domstolen har ret til at annullere retsakter såsom Rådets forordning 723/04, hvorved vedtægten blev ændret (5). Ombudsmanden har endvidere fået kendskab til verserende retssager ved Fællesskabets retsinstanser, hvori sagsøgerne har fremsat ulovlighedsindsigelser vedrørende bl.a. artikel 12 i bilag XIII til den ændrede vedtægt til støtte for deres påstande vedrørende deres ansættelsesvilkår (6).

1.3 I betragtning af, at sagen er indbragt for Fællesskabets retsinstanser, finder Ombudsmanden, at det hverken ville være nyttigt eller hensigtsmæssigt for ham at undersøge, om den forskelsbehandling, der følger af vedtægtsændringerne, eventuelt er ulovlig. De øvrige punkter, der er fremført i klagerne, vil dog blive behandlet nedenfor.

2 Påstået urimelig forsinkelse i gennemførelsen af udvælgelsesprøverne

2.1 Klagen vedrører Kommissionens påståede forsinkede gennemførelse af en almindelig udvælgelsesprøve og visse konsekvenser heraf. Da Ombudsmanden modtog flere lignende klager vedrørende en række udvælgelsesprøver, besluttede han at foretage en fælles undersøgelse af sagen.

2.2 Ifølge klagerne blev de pågældende udvælgelsesprøver iværksat i 2002, og det fremgik af meddelelserne om udvælgelsesprøver, at de ville blive afsluttet inden for ca. et år, og at de reservelister, der var resultatet heraf, ville udløbe ved udgangen af 2003. Men de fleste af konkurrencerne tog meget længere tid at gennemføre. Der kan sættes spørgsmålstegn ved, om Kommissionen ikke forsinkede processen med henblik på at ansætte personer, hovedsagelig i henhold til den nye personalevedtægt. Klagerne hævder, at Kommissionens behandling af udvælgelsesprøverne indebar en urimelig forsinkelse i gennemførelsen af dem.

2.3 Kommissionen har gjort gældende, at oplysningerne i meddelelserne om udvælgelsesprøver om, at procedurerne ville tage ca. 12 måneder, kun var vejledende. Eftersom varigheden af en almindelig udvælgelsesprøve i vidt omfang afhænger af antallet af ansøgere, er det ikke muligt at give mere præcise oplysninger på tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen om udvælgelsesprøven. Varigheden på 12 måneder svarer til en udvælgelsesprøves gennemsnitlige varighed. Næsten 19 000 ansøgere ansøgte om udvælgelsesprøve KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02, som blev offentliggjort den 25. juli 2002. Ansøgningsfristen var den 27. september 2002. Forhåndsudvælgelsesprøverne blev afholdt den 21. marts 2003. Efter at have gennemgået resultaterne af disse prøver aflagde de udvalgte ansøgere deres skriftlige prøver den 11. juli 2003 for udvælgelsesprøve KOM/A/1/02 og KOM/A/2/02 og den 12. september 2003 for udvælgelsesprøve KOM/A/3/02. De mundtlige prøver fandt sted mellem november 2003 og februar 2004 for udvælgelsesprøve KOM/A/1/02 og KOM/A/2/02 og mellem januar og begyndelsen af april 2004 for udvælgelsesprøve KOM/A/3/02. I betragtning af det forholdsvis store antal ansøgninger forekommer perioden mellem stopprøverne og afslutningen af de mundtlige prøver - mellem 11 og 13 måneder - helt rimelig. Kommissionen havde ikke noget ønske om bevidst at forsinke processen for de pågældende udvælgelsesprøver, hvilket ikke er muligt i betragtning af de behov, som tjenestegrenene har givet udtryk for.

2.4 I deres bemærkninger anfører klagerne, at perioden fra september 2002 (ansøgningsfristen) til april 2004 (offentliggørelsen af reservelisterne) er på 20 måneder, ikke 13. Kommissionen må ikke begrunde forsinkelser med en høj grad af deltagelse. Kommissionen burde have været i stand til nøjagtigt at forudsige antallet af deltagere i stopprøverne. Antallet af deltagere i de følgende faser af udvælgelsesprøverne var fastsat i meddelelserne om udvælgelsesprøver og var derfor kendt af Kommissionen fra starten og var uafhængigt af et "højt deltagelsesniveau". Antallet af deltagere kunne kun have medført forsinkelser i udvælgelsesprøvernes første fase, dvs. stopprøverne. Disse test blev imidlertid korrigeret elektronisk, og korrektionen burde derfor have været hurtig, uanset antallet af deltagere.

2.5 Ombudsmanden er enig i klagernes analyse af, at antallet af ansøgere, der ville deltage i faserne efter stopprøverne, var kendt fra starten og derfor var uafhængigt af et højt deltagelsesniveau. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at den længste tidsperiode mellem de forskellige faser af de pågældende udvælgelsesprøver var perioden mellem fristen for indgivelse af ansøgninger og stopprøverne (ca. 6 måneder) og mellem stopprøverne og de skriftlige prøver (henholdsvis ca. 4 og 6 måneder), som er faser, der kan blive påvirket af antallet af deltagere.

2.6 Ombudsmanden noterer sig også klagernes argument om, at Kommissionen ikke kan begrunde forsinkelser med en høj grad af deltagelse. I den forbindelse mener Ombudsmanden, at institutionerne, når de udfordres med en øget arbejdsbyrde, skal gøre deres yderste for at håndtere situationen. Ombudsmanden minder om, at principperne om god forvaltningsskik kræver, at institutionerne handler inden for en rimelig frist og uden forsinkelse (7).

2.7 Ombudsmanden bemærker endvidere, at meddelelserne om udvælgelsesprøve KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02 under overskriften "omtrentlig tidsplan" i afsnit D.3 informerede ansøgerne om, at "udvælgelsesprøverne tager ca. 12 måneder afhængigt af antallet af ansøgere"(8).

2.8 Gennemførelsen af de pågældende udvælgelsesprøver varede nemlig betydeligt længere end 12 måneder. Ombudsmanden har imidlertid ikke fundet noget bevis for, at Kommissionen bevidst forsinkede de pågældende udvælgelsesprøver, eller at den undlod at gøre en passende indsats for at håndtere en øget arbejdsbyrde. Desuden mener Ombudsmanden ikke, at ordlyden i afsnit D.3, som henviser til en omtrentlig tidsplan, skaber en berettiget forventning hos ansøgerne om, at udvælgelsesprøverne bør afsluttes inden for 12 måneder.

Ombudsmanden er imidlertid af den opfattelse, at når Kommissionen indså, at udvælgelsesprøverne ville tage længere tid end de "ca. 12 måneder", der er angivet i meddelelserne om udvælgelsesprøver som et skøn over den sandsynlige varighed af processen, ville det have været god forvaltningsskik at give ansøgerne ajourførte oplysninger om tidsplanen. Da klagerne imidlertid ikke har fremsat nogen påstande i denne henseende, vil Ombudsmanden ikke gå videre med sagen.

2.9 På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden ikke, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af klagen.

3 Påstået mangel på gennemsigtighed

3.1 Ifølge klagerne indeholdt de oprindelige meddelelser om udvælgelsesprøver et notat, hvoraf det fremgik, at de beståede ansøgere kunne være omfattet af en ny vedtægt. Notatet angav imidlertid på ingen måde den store forskel i indplacering og karrieremuligheder mellem de personer, der blev ansat før og efter ikrafttrædelsen af den nye vedtægt og dens bilag XIII. Dette er ikke i overensstemmelse med princippet om rimelige forventninger. Desuden var notatet urigtigt, eftersom den nye vedtægt ikke fandt anvendelse på de pågældende udvælgelsesprøver, som i stedet var omfattet af en undtagelsesklausul i et bilag. I notatet burde det have været forklaret, at de beståede ansøgere ikke skulle ansættes på grundlag af den nye vedtægt, men på grundlag af en særlig bestemmelse i et bilag. Ansøgerne blev på intet senere tidspunkt underrettet om de store konsekvenser af de overgangsforanstaltninger, der er beskrevet i artikel 12 i bilag XIII, for dem, der blev ansat efter den 1. maj 2004. De eneste oplysninger, der blev givet, var et brev til de udvalgte ansøgere med angivelse af deres nye lønklasse i henhold til overgangsforanstaltningerne. Disse skrivelser indeholdt ingen oplysninger om den faktuelle forskel mellem de nye lønklasser og dem, der var angivet i meddelelserne om udvælgelsesprøver. Klagerne hævder, at Kommissionens behandling af udvælgelsesprøverne indebar manglende gennemsigtighed, fordi den ikke informerede ansøgerne om virkningen af overgangsforanstaltningerne i bilag XIII, artikel 12, i den nye vedtægt.

3.2 Kommissionen har gjort gældende, at den i betragtning af de fremskridt, der er sket med reformen af vedtægten, ikke kunne gøre andet end at fremlægge de oplysninger, der var indeholdt i notatet, på tidspunktet for offentliggørelsen af de pågældende meddelelser om udvælgelsesprøver. Kommissionen påpeger, at Rådet vedtog ændringerne af vedtægten den 22. marts 2004, og at artikel 12 i bilag XIII til vedtægten er en af de artikler, der blev drøftet i Rådet helt frem til processens afslutning. Ansættelsesafdelingerne havde intet andet valg end at afvente den endelige vedtagelse af den nye vedtægt, som ville være autoritativ i juridisk henseende. I denne periode var det derfor umuligt at foregribe virkningen af overgangsbestemmelserne og give de udvalgte ansøgere præcise oplysninger. Alle beståede ansøgere fra udvælgelsesprøver, hvor reservelisterne var gyldige indtil den 31. december 2003, og hvor Kommissionen forlængede fristen - herunder KOM/A/9/01 - fik tilsendt en personlig skrivelse med en advarsel om, at den foreslåede ændring af vedtægten ville medføre et nyt karrieresystem, som ville ændre betingelserne for og niveauet af ansættelse i institutionerne. Skrivelsen informerede også ansøgerne om det websted, hvor Kommissionens forslag kunne konsulteres, og anførte, at artikel 11 i bilag XIII indeholdt en tabel, der angav overensstemmelsen mellem den gamle karrierestruktur og lønklasserne for ansættelse efter ikrafttrædelsen af ændringen af vedtægten.

3.3 I deres bemærkninger anfører klagerne, at det oprindelige forslag var kendt under drøftelserne i Rådet og Parlamentet meget tidligere end den 22. marts 2004, især da Kommissionen er det organ, der har lovgivningsinitiativet. Selv om resultatet af forslagene ikke var endeligt, kunne Kommissionen have oplyst ansøgerne om forslagenes mulige konsekvenser. Den blotte oplysning i meddelelserne om udvælgelsesprøver om, at de beståede ansøgere kunne tilbydes en stilling på grundlag af den nye vedtægt, var utilstrækkelig, da oplysningerne ikke var tilstrækkeligt konkrete. Det skal ligeledes bemærkes, at nogle af de meddelelser om udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort i 2001 og 2002, slet ikke indeholdt nogen henvisning til den foreslåede nye indplaceringsstruktur.

3.4 Ombudsmanden bemærker for det første, at udvælgelsesprøve KOM/A/9/01 blev offentliggjort den 28. august 2001, længe før Kommissionens forslag til forordning om ændring af vedtægten (9), som er dateret den 24. april 2002. Ombudsmanden finder det derfor rimeligt, at meddelelsen om udvælgelsesprøve i KOM/A/9/01 ikke indeholdt et notat, der informerede ansøgerne om en eventuel ny vedtægt.

3.5 Ombudsmanden minder om, at udvælgelsesprøverne KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02 blev offentliggjort den 25. juli 2002, dvs. efter Kommissionens forslag til forordning om ændring af vedtægten. Med hensyn til klagernes argument om, at notatet i disse meddelelser om udvælgelsesprøver ikke indeholdt tilstrækkeligt klare oplysninger om den kommende ændring af indplaceringen, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionens forslag på daværende tidspunkt blot i artikel 11 i bilag XIII fastsatte, at "overensstemmelsen mellem den offentliggjorte lønklasse og lønklassen for ansættelse fastsættes efter fælles overenskomst mellem institutionerne efter høring af Vedtægtsudvalget". Med hensyn til klagernes argument om, at notatet manglede oplysninger om ændringen i "karriereudsigter", mener Ombudsmanden desuden ikke, at klagerne har forklaret, hvilke oplysninger om karriereudsigter de mener burde have været givet. Ombudsmanden er af den opfattelse, at sådanne udsigter afhænger af en række aspekter og ikke kun af lønklassen for ansættelse. På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden Kommissionens forklaring om, at det på tidspunktet for offentliggørelsen af de pågældende meddelelser om udvælgelsesprøver ikke var muligt at give flere oplysninger end dem, der faktisk var indeholdt i notatet, rimelig.

3.6 Med hensyn til klagernes argument om, at notatet var ukorrekt, da den nye vedtægt faktisk ikke fandt anvendelse på de pågældende udvælgelsesprøver, som i stedet var omfattet af en undtagelsesklausul i et bilag, mener Ombudsmanden, at bilagene udgør en del af vedtægten.

3.7 Det står således tilbage at behandle klagernes argumenter om, at ansøgerne ikke engang på et senere tidspunkt blev informeret om den store virkning af de overgangsforanstaltninger, der er beskrevet i artikel 12 i bilag XIII til den nye vedtægt, og at Kommissionen, selv om resultatet af forslagene ikke var endeligt, kunne have oplyst ansøgerne om deres mulige konsekvenser.

3.8 Ombudsmanden bemærker, at klagerne ikke synes at sætte spørgsmålstegn ved, at de fik tilsendt den skrivelse, som Kommissionen henviste til, og informerede dem om den foreslåede ændring af personalevedtægten. Klagerne synes heller ikke at hævde, at dette brev blev sendt for sent. Klagernes største bekymring synes således at være, at virkningen og konsekvenserne af den nye vedtægt ikke blev meddelt ansøgerne.

3.9 Ombudsmanden er enig med klagerne i, at den nye personalevedtægt faktisk havde stor indvirkning på karrieremulighederne og ansættelsesvilkårene. Ombudsmanden mener derfor, at det påhvilede Kommissionen at advare dem, der sandsynligvis ville blive berørt af ændringerne i denne kendsgerning, og at give så klare oplysninger som muligt om sagen. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionens skrivelse synes at have forklaret ansøgerne, at den foreslåede ændring af personalevedtægten ville medføre et nyt karrieresystem, som ville ændre betingelserne for og niveauet af ansættelse. Brevet henviste udtrykkeligt til (dengang) artikel 11 i bilag XIII til den foreslåede vedtægt og angav den internetadresse, hvor denne artikel kunne konsulteres. I skrivelsen blev det forklaret, at artikel 11 i bilag XIII indeholdt "sammenligningstabellen mellem karrierer under de nuværende udvælgelsesprøver og lønklasserne ved ansættelse efter ikrafttrædelsen af den ændrede vedtægt"(10).

3.10 Ombudsmanden bemærker, at ansøgerne ved at konsultere bilag XIII ikke blot vil få kendskab til de foreslåede lønklasser, i henhold til hvilke de vil blive ansat efter den nye vedtægts ikrafttræden, men også vil finde oplysninger om de foreslåede nye lønklasser for personer, der allerede arbejder som tjenestemænd i institutionerne, samt tabeller, der viser den foreslåede månedlige grundløn for de foreslåede nye lønklasser.

3.11 Ombudsmanden minder endvidere om, at den endelige udgave af bilag XIII til den nye vedtægt adskiller sig fra Kommissionens ændrede forslag af 18. november 2003, ligesom Kommissionens ændrede forslag af 18. november 2003 adskiller sig fra Kommissionens oprindelige forslag af 24. april 2002. Ombudsmanden mener endvidere, at det, som klagerne henviser til som "virkningerne" af forslagene til en ny vedtægt, ikke kan betragtes som den blotte ændring af grundlønnen.

3.12 På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at ansøgerne synes at have fået tilstrækkelige oplysninger til, at de kan konsultere de relevante informationskilder med henblik på at foretage en vurdering af de mulige konsekvenser for dem selv af de forslag til ny vedtægt, der blev drøftet under lovgivningsproceduren. Ombudsmanden finder endvidere Kommissionens beslutning om ikke at give mere detaljerede oplysninger om de sandsynlige konsekvenser for nye medarbejdere rimelig, da den endelige udgave af de nye bestemmelser ikke kunne kendes, før lovgivningsproceduren var afsluttet. Ombudsmanden finder derfor ikke, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

4 Påstået manglende kendskab i Kommissionens egne tjenestegrene

4.1 Klagerne hævder, at Kommissionens behandling af udvælgelsesprøverne indebar manglende kendskab i Kommissionens egne tjenestegrene til virkningerne af overgangsforanstaltningerne.

4.2 Kommissionen mener, at den har givet sine medarbejdere fuldstændige oplysninger. Reformen af personalevedtægten var genstand for en løbende informationskampagne rettet mod hele institutionens personale. Der blev givet oplysninger om intranettet og internettet, og mange publikationer blev distribueret til personalet i hele den pågældende periode. Der blev lagt særlig vægt på netværket af ledere af menneskelige ressourcer i generaldirektoraterne og tjenestegrenene.

4.3 Klagerne hævder, at det forhold, at Kommissionens tjenestegrene var klar over, at den nye vedtægt ville træde i kraft, ikke er det samme som at være klar over konsekvenserne af artikel 12 i bilag XIII. De websteder, som Kommissionen henviser til, henviste fortsat til det gamle klassificeringssystem længe efter den 1. maj 2004. Klagerne hævder, at de kan fremlægge dokumentation for mange tilfælde, hvor ansøgerne fik vildledende oplysninger om de gældende regler. Sådanne tilfælde udgør et afgørende bevis for manglende kendskab, selv inden for Kommissionen.

4.4 Ombudsmanden er enig med klagerne i, at kendskabet til, at den nye personalevedtægt var ved at træde i kraft, ikke er det samme som kendskabet til de detaljerede konsekvenser af den nye personalevedtægt. Ombudsmanden mener imidlertid, at de beviser, som Kommissionen har fremlagt, viser, at den gjorde en reel og forholdsmæssig indsats for at advare personalet om betydningen af ændringerne af vedtægten og informere dem om indholdet af disse ændringer, eftersom den endelige udgave af de nye bestemmelser ikke kunne være kendt før afslutningen af lovgivningsproceduren. Ombudsmanden er på grundlag af sine egne tjenestegrenes erfaringer klar over, at ikke alle oplysninger på Kommissionens intranet (hvoraf dele er tilgængelige for alle EU-ansatte) blev ajourført straks den 1. maj 2004. Denne omstændighed ændrer imidlertid ikke ved hans generelle konklusion om, at Kommissionen ikke har begået fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

5 Påstået misinformation til udvalgte ansøgere

5.1 Ifølge klagerne fik nogle interne ansøgere deres ansøgninger hastet igennem inden den 1. maj 2004. Andre fik forskellige oplysninger om, at der ikke ville blive foretaget udnævnelser fra listerne over beståede ansøgere før den 1. maj 2004. at kun visse typer interne ansøgere kunne ansættes inden den 1. maj 2004 eller at kun eksterne ansøgere kunne ansættes inden den 1. maj 2004. Klagerne hævder, at Kommissionens håndtering af udvælgelsesprøverne udgjorde misinformation til de beståede ansøgere om, hvorvidt udnævnelse før den 1. maj 2004 ville være mulig.

5.2 Kommissionen har gjort gældende, at det påhviler dem, der er ansvarlige for ansættelsen af tjenestemænd og midlertidigt ansatte, så hurtigt og effektivt som muligt at dække institutionens behov for menneskelige ressourcer med henblik på at sikre kontinuitet i tjenesten i overensstemmelse med budgetmidlerne og inden for de grænser, der er fastsat i stillingsfortegnelsen. Kommissionen har fremlagt tal, som den mener viser, at den bestemt ikke har bremset ansættelsen i den pågældende periode. Kommissionen fremlægger også statistikker over anvendelsen af de pågældende reservelister med den begrundelse, at disse statistikker viser et lille overskud i rekrutteringen forud for den nye vedtægts ikrafttræden, idet mange af de ansatte ikke er interne ansøgere. Dette modsiger ifølge Kommissionen argumentet om, at ansættelsesafdelingen oplyste, at det kun var interne ansøgere, der kunne ansættes før den 1. maj 2004.

5.3 I deres bemærkninger anfører klagerne, at Kommissionen kun giver oplysninger om, hvor mange ansatte der blev ansat før maj 2004, men at den ikke præciserer, hvor mange af de ansatte der havde bestået de udvælgelsesprøver, der klages over.

5.4 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har fremlagt statistikker, der viser, at ansættelsen fandt sted fra reservelisterne for hver af de udvælgelsesprøver, der klages over både før og efter den 1. maj 2004 (undtagen fra reservelisten i KOM/A/3/02, som blev offentliggjort den 18. maj 2004). Selv om Kommissionen ikke har fremlagt tal, der viser, at andelen af de rekrutterede ansøgere fra disse udvælgelsesprøver er interne ansøgere, dvs. personer, der allerede arbejder i institutionerne, har Ombudsmanden ikke modtaget dokumentation for, at interne ansøgere fra de anfægtede udvælgelsesprøver blev rekrutteret enten først før eller først efter den 1. maj 2004.

5.5 Ombudsmanden er opmærksom på, at ovennævnte forhold ikke udgør afgørende beviser med hensyn til eventuelle oplysninger, som Kommissionen måtte have givet ansøgerne om mulighederne for at blive ansat før eller efter den 1. maj 2004. Da der imidlertid ikke foreligger konkrete beviser for, at Kommissionen har givet de beståede ansøgere forkerte oplysninger, finder Ombudsmanden, at der ikke synes at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side med hensyn til dette aspekt af klagen.

5.6 Ombudsmanden bemærker, at klagerne i deres bemærkninger anmoder Ombudsmanden om at analysere ansættelsen af visse personer, der allerede arbejder i institutionerne, som fandt sted før den 1. maj 2004 om "hasteprocedurer", for at se, om der blev givet privilegerede oplysninger til de ansættende enheder eller til specifikke kandidater. Ifølge klagerne er der e-mails og mødereferater, hvoraf det angiveligt fremgår, at det var muligt at ansætte visse kategorier af ansøgere før den 1. maj 2004, men ikke andre.

5.7 Det er ikke klart for Ombudsmanden, hvilken form for "privilegerede oplysninger" klagerne ønsker at gøre ham opmærksom på, eller hvilke påstande om fejl eller forsømmelser de ønsker at fremsætte i den forbindelse. Klagerne kunne imidlertid overveje at indgive en ny klage til Ombudsmanden og sørge for klart at forklare, hvad de anser for at være tilfælde af fejl eller forsømmelser, og fremlægge dokumentation til støtte for deres påstand.

6 Påstået ulige behandling og forskelsbehandling på grund af alder

6.1 Klagerne hævder, at eftersom alle udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort den 25. juli 2002 (KOM/A/1/02, KOM/A/2/02 og KOM/A/3/02), blev afsluttet på forskellige datoer, var resultatet, at ansøgere fra visse udvælgelsesprøver havde større muligheder for at blive ansat i henhold til den gamle vedtægt og derefter blive overført til den nye vedtægt i betydeligt højere lønklasser end ansøgere, der blev ansat i henhold til den nye vedtægt. Dette betød også, at visse ansøgere, der havde bestået en A8-udvælgelsesprøve, inden den 1. maj 2004 blev ansat på et højere niveau end de ansøgere, der havde bestået en A6/A7-udvælgelsesprøve, som var blevet ansat efter den 1. maj 2004. Den forsinkede gennemførelse af udvælgelsesprøverne og - som følge heraf - anvendelsen af overgangsforanstaltningerne rejser også spørgsmål om forskelsbehandling på grund af alder. De fleste af de pågældende udvælgelsesprøver var de første, der blev offentliggjort efter afskaffelsen af aldersgrænserne. De tiltrak derfor et stort antal ældre og mere erfarne ansøgere, for hvem de oprindelige lønklasser, således som de var opslået i meddelelserne om udvælgelsesprøver, var passende. De underordnede lønklasser, der tilbydes efter den nye vedtægts ikrafttræden, er ikke egnede for disse ansøgere og medfører uopretteligt skadede karrieremuligheder. Klagerne hævder, at Kommissionens behandling af udvælgelsesprøverne indebar forskelsbehandling mellem beståede ansøgere, der var ansat før og efter den 1. maj 2004, herunder forskelsbehandling på grund af alder.

6.2 Kommissionen har gjort gældende, at den fra den 1. maj 2004 ikke havde andet valg end at anvende den nye gældende vedtægt, herunder vedtægten for tjenestemænd i lønklassen. Selv om det er korrekt, at de beståede ansøgere fra den samme udvælgelsesprøve blev ansat på forskellige betingelser afhængigt af, om udnævnelsen fandt sted før eller efter den 1. maj 2004, forholder det sig ikke desto mindre således, at det, som klagerne anser for ulige behandling, i realiteten kun er resultatet af to forskellige retlige og objektive sammenhænge. Desuden er forskellen i betingelserne ikke begrænset til lønklassen for ansættelse, men vedrører mange aspekter, der er omfattet af vedtægten. Desuden har en ansøger, der består en almindelig udvælgelsesprøve og opføres på en reserveliste, ikke ret til at blive ansat.

Hvad angår påstanden om forskelsbehandling på grund af alder har Kommissionen gjort gældende, at den er baseret på den fejlagtige hypotese, at ansættelsen i den højere lønklasse under den gamle ordning var rettet mod ældre beståede ansøgere. I virkeligheden var alder under den gamle ordning ikke en overvejelse, da afgørelsen om indplacering i den højere lønklasse blev truffet. Hvad angår varigheden af erhvervserfaringen, som kun er meget indirekte forbundet med alder, var det kun et af de fem kumulative kriterier, der blev taget i betragtning ved indplaceringen i en højere lønklasse.

6.3 I deres generelle bemærkninger til Kommissionens udtalelse og i deres bemærkninger vedrørende denne særlige påstand gør klagerne gældende, at Kommissionen handler, som om dens mandat kun er at anvende den eksisterende personalevedtægt, og som om den er en anden institution end den, der ændrede personalevedtægten. Klagerne er imidlertid af den opfattelse, at Kommissionen har en moralsk forpligtelse til ikke at foreslå diskriminerende lovgivning. Det er Kommissionens ansvar at sikre, at dens forslag til ny lovgivning til Rådet ikke medfører forskelsbehandling af ansøgere, der er opført på reservelister til ansættelse. Ved i sin udtalelse at anføre, at Rådet har udarbejdet overgangsbestemmelserne, mens Kommissionen faktisk har foreslået Rådet de samme bestemmelser, forsøger Kommissionen at skjule, at den har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser.

Klagerne er skuffede over Kommissionen, som bevidst fremsatte et forslag til Rådet og Parlamentet med henblik på effektivt at nedklassificere alle igangværende udvælgelsesprøver, og som specifikt var i strid med artikel 31 i den nye personalevedtægt. Det var Kommissionens pligt som initiativtager til lovgivning at advare Rådet og Parlamentet om de potentielle negative virkninger af overgangsforanstaltningerne. Undladelse af at udøve denne pligt gjorde afskaffelsen af aldersgrænserne til en symbolsk gestus uden virkning og gjorde dermed en hån mod ombudsmandsinstitutionen, som pressede på for afskaffelsen. Artikel 12 i bilag XIII betyder, at Kommissionen er villig til at ansætte personer i alle aldre, men at disse personer kun vil blive behandlet, som om de var 28 år gamle. Længde, relevans, niveau og kvalitet af erhvervserfaring kan under ingen omstændigheder adskilles fra alder.

Klagerne forstår Kommissionens undskyldning om, at den kun anvender loven. Men det er fortolkningen af loven, de sætter spørgsmålstegn ved. Klagerne forstår ikke, hvordan Kommissionen kan påberåbe sig forpligtelsen i artikel 12 i bilag XIII til vedtægten og samtidig se bort fra forpligtelsen til at anvende artikel 31 i samme vedtægt. Artikel 31 er ikke ugyldiggjort af bilag XIII og finder derfor stadig anvendelse på de pågældende ansøgere. Artikel 31 findes i hoveddelen af forordningerne og har derfor en højere retlig værdi end en bestemmelse i et bilag. Vedtægten henviser til de nye lønklasser som en "navneændring". Den nye vedtægt indebærer således kun en navneændring, ikke nye lønklasser. For at overholde artikel 31 finder klagerne det juridisk umuligt at ansætte de pågældende beståede ansøgere på anden måde end under det nye navn på lønklassen i den ansættelsesgruppe, der er fastsat i den relevante meddelelse om udvælgelsesprøve.

Klagerne klager nu via de kanaler, de har til rådighed, hvilket i sidste ende vil indebære, at Kommissionen indbringes for Fællesskabets retsinstanser. Nogle klagere foreslår, at Ombudsmanden foreslår Kommissionen at ændre personalevedtægten.

6.5 Ombudsmanden har nøje undersøgt klagernes argumenter i deres klager og bemærkninger. Selv om Ombudsmanden ikke udelukker den generelle mulighed for, at der kan opstå fejl eller forsømmelser i forbindelse med udarbejdelsen af lovgivningsforslag, er Ombudsmanden af den opfattelse, at klagernes påstande om ulige behandling og forskelsbehandling på grund af alder i det foreliggende tilfælde hovedsagelig rejser tvivl om lovligheden af den nye vedtægt, navnlig artikel 12 i bilag XIII.

6.6 Ombudsmanden minder om konklusionerne i del 1 ovenfor og mener, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af dette aspekt af den påstand, der behandles i denne del af afgørelsen.

6.7 Med hensyn til Kommissionens fortolkning og anvendelse af den nye vedtægt er Ombudsmanden ikke bekendt med nogen regel eller noget princip, der giver bestemmelserne i bilagene en retlig status, der er ringere end bestemmelserne i selve vedtægtsteksten. Som et generelt princip er Ombudsmanden af den opfattelse, at artikel 12 i bilag XIII indeholder specifikke bestemmelser, der regulerer en specifik situation, og det forekommer derfor rimeligt, at disse bestemmelser har forrang for en generel regel såsom artikel 31. Ombudsmanden vil dog gerne igen i denne forbindelse minde om, at lovligheden af artikel 12 i bilag XIII til vedtægten er genstand for en retssag.

6.8 Ombudsmanden bemærker endvidere, at omdøbningen af lønklasserne, som klagerne henviser til, er nævnt i artikel 2 i bilag XIII, som kun synes at finde anvendelse på lønklasserne for personer, der allerede arbejdede som tjenestemænd på det tidspunkt, hvor den nye personalevedtægt trådte i kraft den 1. maj 2004. Indplaceringen af personer, der er ansat efter den 1. maj 2004, er reguleret i artikel 12 i bilag XIII, som ikke indeholder nogen henvisning til omdøbning.

6.9 På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden, at der ikke synes at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side for så vidt angår den påstand, der behandles i denne del af afgørelsen.

7 Påstået forskelsbehandling af potentielle kandidater

7.1 Klagerne hævder, at Kommissionens behandling af udvælgelsesprøverne indebar forskelsbehandling af potentielle ansøgere, der var udelukket fra at deltage i udvælgelsesprøverne på grund af manglende erhvervserfaring: sådanne ansøgere ville have været berettiget til at deltage på grundlag af de nye lønklasser, der er fastsat i artikel 12 i bilag XIII til den nye vedtægt.

7.2 Kommissionen finder det vanskeligt at forstå den pågældende påstand. Kommissionen mener, at det er uklart, hvordan formodede fordomme mod potentielle kandidater, der er mindre kvalificerede end klagerne, kan påvirke klagerne negativt.

7.3 Nogle klagere hævder i det væsentlige, at deres retfærdighedssans krænkes ved at deltage i udvælgelsesprøver, der fører til ansættelse i stillinger, der egner sig til mindre kvalificerede personer. Mange juniorkandidater, der blev afvist i udvælgelsesprocessen, kunne være blevet udnævnt til de stillinger, der i sidste ende blev tilbudt. Tusindvis af tavse europæiske borgere bør føle sig diskrimineret, hvis de var klar over den mulighed, de havde forpasset. Klagerne vil gerne klage på deres vegne.

7.4 Ombudsmanden vil først og fremmest gerne understrege, at man i modsætning til, hvad der foreslås i Kommissionens udtalelse, ikke behøver at blive personligt berørt af et påstået tilfælde af fejl eller forsømmelser for at klage til Ombudsmanden om sagen.

7.5 Dernæst noterer Ombudsmanden sig og forstår klagernes bekymring for retfærdighed. Ombudsmanden minder i denne forbindelse om, at forskelsbehandling mellem eksisterende og nyt personale er en iboende del af ordningen i den nye vedtægt, og at spørgsmålet om, hvorvidt en sådan forskelsbehandling er juridisk begrundet eller ej, er indbragt for Fællesskabets retsinstanser.

7.6 Med hensyn til klagernes påstand om forskelsbehandling af potentielle ansøgere mener Ombudsmanden imidlertid, at det var rimeligt, at Kommissionen på tidspunktet for udarbejdelsen og offentliggørelsen af de pågældende meddelelser om udvælgelsesprøver anvendte og baserede sig på de dengang gældende regler, dvs. den "gamle" personalevedtægt. Endvidere finder Ombudsmanden ikke, at regler, der trådte i kraft den 1. maj 2004, kan påberåbes til støtte for, at udvælgelsen af egnede ansøgere var diskriminerende, når udvælgelsen af egnede ansøgere til de pågældende udvælgelsesprøver skal have fundet sted allerede i 2001 og 2002. Ombudsmanden finder derfor ikke, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

8 Påstået undladelse af at besvare klagernes korrespondance

8.1 Klagerne hævder, at Kommissionens behandling af udvælgelsesprøverne indebar, at de ikke besvarede deres fælles og individuelle korrespondance om sagen.

8.2 Kommissionen har gjort gældende, at så vidt GD ADMIN's tjenestegrene ved, er de anmodninger, der er rettet til den, blevet besvaret individuelt i den form, hvori de blev modtaget (pr. brev, e-mail, telefon).

8.3 I deres bemærkninger hævder klagerne, at de kan give Ombudsmanden dokumentation for mange sager, hvor ansøgerne stillede spørgsmål til Kommissionen og enten slet ikke fik noget svar eller modtog utilstrækkelige og forsinkede svar.

8.4 Ombudsmanden noterer sig klagernes argument om, at de kan fremlægge bevis for Kommissionens manglende svar. I mangel af detaljerede oplysninger eller konkrete beviser i denne henseende finder Ombudsmanden det imidlertid ikke berettiget at udsætte sin afgørelse for at fortsætte yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagerne. Klagere, der ønsker det, kan dog frit indgive nye klager, der er underbygget af passende dokumentation, over manglende svar fra Kommissionen.

9 Kravet vedrørende lønklasser ved ansættelse

9.1 Klagerne gør gældende, at alle beståede ansøgere fra lister, der blev offentliggjort før den 1. maj 2004, bør udnævnes i lønklasser svarende til de lønklasser, der var anført i de oprindelige meddelelser om udvælgelsesprøver, og at bedømmelsesudvalget bør have mulighed for at tage hensyn til kvalifikationer og erfaring og dermed opnå samme udnævnelsesniveau og karriereudviklingsmuligheder for alle beståede ansøgere, uanset om de blev udnævnt før eller efter den 1. maj 2004.

9.2 Kommissionen har gjort gældende, at det på grundlag af den nye vedtægt er retligt umuligt for institutionerne at ansætte beståede ansøgere i andre lønklasser end dem, der er fastsat i artikel 12 i bilag XIII til vedtægten. I henhold til bestemmelserne i bilag XIII fastsættes ansættelsens niveau (lønklasse) på grundlag af ansættelsesdatoen.

9.3 På grundlag af ovenstående konstateringer af, at der ikke foreligger fejl eller forsømmelser, og den analyse, der er foretaget i punkt 6.7 ovenfor vedrørende Kommissionens fortolkning og anvendelse af den nye personalevedtægt, finder Ombudsmanden ingen grund til at forfølge denne påstand yderligere.

10 Påstanden vedrørende oplysninger til ansøgere i igangværende udvælgelsesprøver

10.1 Klagerne hævder, at ansøgere i igangværende udvælgelsesprøver, som blev opslået ved hjælp af det gamle indplaceringssystem, bør informeres fuldt ud om konsekvenserne af overgangsforanstaltningerne i henhold til den nye vedtægt.

10.2 Kommissionen har gjort gældende, at hver meddelelse om udvælgelsesprøve, der er offentliggjort siden den 25. juli 2002, indeholder et notat til ansøgerne, hvori de oplyses om de mulige konsekvenser af forslaget om ændring af vedtægten for de beståede ansøgere. Denne procedure synes at være den mest hensigtsmæssige måde at informere ansøgerne på. For alle almindelige udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort før den 25. juli 2002, dvs. for alle meddelelser, der ikke indeholdt oplysninger om forslaget til ændring af vedtægten, modtog de beståede ansøgere et individuelt brev fra Kommissionen om emnet.

10.3 Klagerne mener ikke, at notatet i meddelelserne om udvælgelsesprøver er tilstrækkeligt. Det pågældende notat henleder kun ansøgernes opmærksomhed på et forslag til ændring af vedtægten, som er et dokument på 300 sider. Notatet informerer ikke i tilstrækkelig grad ansøgerne om de mulige konsekvenser af ændringen.

10.4 I forbindelse med denne påstand minder Ombudsmanden om sin analyse og sine konklusioner i del 2 ovenfor. Ombudsmanden bemærker endvidere, at meddelelser om udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort tættere på ikrafttrædelsen af den nye personalevedtægt, f.eks. EPSO/A/12/04 (11), EPSO/A/13/04, EPSO/A/14/04 og EPSO/A/15/04 (12), som blev offentliggjort den 2. og 3. marts 2004 og stadig er i gang, henviser til artikel 12 i bilag XIII og informerer potentielle ansøgere om de konkrete lønklasser, der gælder fra den 1. maj 2004. På baggrund af ovenstående finder Ombudsmanden ingen grund til at forfølge denne påstand yderligere.

11 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Ombudsmanden minder imidlertid om, at spørgsmålet om lovligheden af den forskelsbehandling, der er uløseligt forbundet med den nye vedtægt, henhører under Fællesskabets retsinstanser.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUT L 124 af 27.4.2004, s. 1.

(2) Eksklusive stillinger beregnet til statsborgere i EU-10, som ikke er relevante for klagerne.

(3) Eksklusive stillinger beregnet til statsborgere i EU-10, som ikke er relevante for klagerne.

(4) EUT L 124 af 27.4.2004, s. 1.

(5) EF-traktatens artikel 230 og 231.

(6) Se f.eks. sag T-58/05 og T-192/05.

(7) Se f.eks. artikel 17 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, som findes på Ombudsmandens websted: http://www.ombudsman.europa.eu.

(8) Med hensyn til udvælgelsesprøve KOM/A/9/01 var der ikke angivet nogen tidsplan i meddelelsen om udvælgelsesprøven.

(9) KOM(2002) 213 endelig.

(10) Ombudsmanden bemærker, at der synes at være indført en tabel over tilsvarende lønklasser i bilag XIII ved Kommissionens ændrede forslag til ny vedtægt af 18. november 2003, KOM(2003) 721 endelig.

(11) EUT C 54 A/1 af 2.3.2004.

(12) EUT C 55 A/13 af 3.3.2004.