Strasbourg, den 7. februar 2005

Kære X

Den 5. juli 2004 indgav De en klage over Europa-Kommissionen til Den Europæiske Ombudsmand. Denne klage fulgte efter en tidligere klage (714/2004/LH), som jeg havde afvist. Denne klage vedrørte to aspekter, nemlig a) et projekt i Vestpommern i Polen og b) et projekt i Katowice.

Ved brev af 20. juli 2004 meddelte jeg Dem, at jeg fandt, at der ikke var tilstrækkeligt grundlag for en undersøgelse af projektet i Katowice. Dette aspekt af din klage blev derfor afvist. Jeg meddelte Dem endvidere, at jeg også den 20. juli 2004 havde videresendt klagen til formanden for Europa-Kommissionen med henblik på en udtalelse om projektet i Vestpommern.

Den 20. juli 2004 sendte De mig yderligere oplysninger om Deres sag, nemlig en kopi af et brev af 15. juli 2004 fra et medlem af Europa-Parlamentet til Dem og en kopi af Deres svar af 20. juli 2004.

Ved brev af 26. juli 2004 fremsendte De yderligere oplysninger om Deres sag til mig.

Den 24. august 2004 sendte De mig en kopi af et brev, De samme dag havde sendt til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.

Den 30. august 2004 fremsendte jeg kopier af Deres breve af 20. juli 2004, 26. juli 2004 og 24. august 2004 til Kommissionen.

Den 23. september 2004 sendte De mig en kopi af en artikel i en polsk avis. Jeg fremsendte en kopi af denne artikel til Kommissionen den 4. oktober 2004.

Kommissionen afgav udtalelse den 19. oktober 2004. Jeg fremsendte denne udtalelse (som jeg modtog den 4. november 2004) til Dem den 11. november 2004 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 20. december 2004.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Baggrund

Et konsortium bestående af et polsk selskab – MITEX S.A. – og et tysk selskab – LS-Abwassertechnik und Anlagenbau GmbH ("LS") – afgav et bud på opførelsen af et anlæg til behandling af granulataktiveret kulstof på vandrensningsanlægget i Medwie i Szczecin, Vestpommern (Polen). Dette projekt blev støttet af midler fra EU (reference EuropeAid/113488/D/W/PL - 2000/PL/16/P/PE/016). Den ordregivende myndighed for dette projekt var den nationale fond for miljøbeskyttelse og vandforvaltning ("den nationale fond"), en polsk myndighed.

Den 23. december 2003 meddelte den nationale fond konsortiet, at dets bud var blevet afvist med den begrundelse, at der var givet en ukorrekt henvisning til en af de to partnere (LS).

Den 20. januar 2004 indgav klageren, en tysk konsulent, der handlede på vegne af MITEX, en klage over denne afgørelse til Europa-Kommissionen i Bruxelles. I dette brev fremførte klageren, at der kun havde været en formel fejl, da den relevante henvisning var rettet til LS, mens en anden virksomhed, PWT Wasser- und Abwassertechnik GmbH ("PWT"), burde have været nævnt. I den forbindelse henviste klageren til en aftale mellem LS og PWT af 6. august 2003, ifølge hvilken 1) de to virksomheder ville samarbejde om projektet i Szczecin, og 2) LS havde ret til at anvende referencen for PWT. Klageren bemærkede endvidere, at den nationale fond havde besluttet at tildele kontrakten til en tilbudsgiver, hvis tilbud var 1,6 mio. EUR dyrere. Han hævdede, at denne omstændighed alene burde have ført til annullation af buddet som fastsat i punkt 3.3.11 i den praktiske vejledning om kontraktprocedurer, der finansieres over De Europæiske Fællesskabers almindelige budget i forbindelse med foranstaltninger udadtil. Klageren fremførte, at der var yderligere forhold, der kunne begrunde annulleringen af buddet, nemlig at den valgte tilbudsgiver siden var blevet et holdingselskab, og at nogle af referencerne for den valgte tilbudsgiver ikke var angivet i buddet. Klageren anmodede om, at udbuddet blev annulleret, og at der blev indledt forhandlinger med MITEX, eller at der i det mindste blev indledt en ny udbudsprocedure.

Den 23. januar 2004 meddelte Kommissionens delegation i Polen klageren under henvisning til hans brev af 20. januar 2004, at det pågældende projekt blev gennemført under det såkaldte "decentrale system", hvilket betød, at indkøb og kontraktindgåelse blev forvaltet af den nationale fond under Kommissionens delegations forudgående kontrol. Delegationen tilføjede, at i overensstemmelse med Kommissionens standardprocedurer for kontrakter om ekstern bistand havde tilbudsgivere, der mente, at de var ofre for en fejl eller uregelmæssighed under tildelingsprocessen, mulighed for at indgive direkte andragender til den ordregivende myndighed. I henhold til de relevante regler skulle den ordregivende myndighed svare senest 90 dage efter modtagelsen af klagen. Kommissionen skulle meddele sin udtalelse til den ordregivende myndighed og gøre alt, hvad den kunne, for at fremme en mindelig løsning. Delegationen forklarede også, at hvis denne procedure mislykkedes, kunne tilbudsgiveren gøre brug af de procedurer, der er fastsat i den nationale lovgivning.

Den 8. marts 2004 henvendte klageren sig igen til Kommissionen med henvisning til sin klage af 20. januar 2004 og gentog de påstande og påstande, han havde fremsat heri. I dette andet brev hævdede klageren endvidere, at der havde været korruption, og at to polske embedsmænd eller ansatte ved vandværket var rede til at give oplysninger. Klageren tilføjede imidlertid, at de relevante oplysninger først kunne fremlægges, når Kommissionen havde accepteret at opretholde streng fortrolighed, også med hensyn til sin egen delegation i Polen.

Den 8. marts 2004 indgav klageren også en klage til Ombudsmanden (klage 714/2004/LH). Klageren anførte (ved hjælp af klageformularen), at han ønskede at klage over "andre fællesskabsinstitutioner". Ombudsmanden forstod klagen som værende om korruption inden for de polske myndigheder (om end vedrørende et projekt finansieret af EU) og afviste den derfor den 6. april 2004 og foreslog, at klageren kunne henvende sig til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig ("OLAF").

Det foreliggende klagepunkt

I et brev af 5. juli 2004 gjorde klageren gældende, at hans klage var rettet mod Europa-Kommissionen og navnlig dens delegation i Polen. Dette brev blev derfor registreret som en ny klage (2103/2004/GG). Klageren fremsatte ikke specifikke påstande eller påstande i sit brev, men det fremgik, at han mente, at Kommissionen ikke havde behandlet hans breve af 20. januar 2004 og 8. marts 2004 korrekt.

Klageren fremførte, at hans klage vedrørte to aspekter, nemlig a) projektet i Vestpommern og b) projektering, opførelse og idriftsættelse af et spildevandsrensningsanlæg i Katowice (reference EuropeAid/113501/D/W/PL - 2000/PL/16/P/PE/004-04). Han tilføjede, at han den 26. marts 2004 havde gjort OLAF opmærksom på begge sager på grund af mistanke om svig, og at OLAF havde besluttet at undersøge spørgsmålene vedrørende projektet i Vestpommern under henvisning til OF/2004/0186. Ifølge klageren var denne undersøgelse endnu ikke afsluttet.

Ombudsmandens fremgangsmåde

Eftersom klageren ikke havde fremlagt nogen dokumenter eller beviser vedrørende det andet projekt (projektet i Katowice), som han (for første gang) havde nævnt i sin skrivelse af 5. juli 2004, fandt Ombudsmanden, at der ikke var tilstrækkeligt grundlag for en undersøgelse vedrørende dette aspekt af klagen.

Ved skrivelse af 20. juli 2004 underrettede Ombudsmanden klageren herom. Klageren blev også underrettet om, at Ombudsmanden samme dag havde videresendt klagen til formanden for Europa-Kommissionen med henblik på en udtalelse for så vidt angår projektet i Vestpommern.

Klagerens brev af 5. juli 2004

I sit brev af 5. juli 2004 bekræftede klageren, at hans påstand var, at Kommissionen ikke havde behandlet hans breve af 20. januar 2004 og 8. marts 2004 korrekt. Klageren gjorde gældende, at hans brev af 20. januar 2004 havde været i hænderne på Kommissionens Generaldirektorat for Regionalpolitik, den tjenestegren, der var ansvarlig for sagen (som han også havde sendt sit brev af 8. marts 2004 til), siden den 10. februar 2004. Han bemærkede imidlertid, at Kommissionen hverken havde sendt ham en kvittering for modtagelsen eller en foreløbig meddelelse om, hvor langt proceduren var kommet.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Baggrund

Denne klage vedrørte en foranstaltning, der havde til formål at yde EU-støtte fra det strukturpolitiske førtiltrædelsesinstrument ("ISPA") til et større vandforsynings- og spildevandsrensningsprojekt i Szczecin, Polen. Foranstaltningen vil, når den er gennemført, gøre det muligt for denne by at opfylde de rensningsstandarder, der kræves i EF-direktiverne om vandkvalitet.

De maksimale støtteberettigede offentlige eller tilsvarende udgifter til denne ISPA-foranstaltning var 288 000 000 EUR. Satsen for fællesskabsstøtten til foranstaltningen var 66 % af de samlede offentlige eller tilsvarende udgifter (dvs. højst 190 080 000 EUR). Foranstaltningen omfattede 11 arbejdskontrakter og 11 tjenesteydelseskontrakter.

Forvaltningen af procedurerne for ISPA-projekter blev decentraliseret med en forudgående kontrol foretaget af Kommissionens delegation i det pågældende land. Det betød, at beslutninger om indkøb og tildeling af kontrakter blev truffet af den (nationale) ordregivende myndighed og henvist til Kommissionens delegation i Polen med henblik på godkendelse. Den ordregivende myndighed for ISPA-foranstaltninger i miljøsektoren i Polen var den nationale fond.

Som anført i punkt 2.2 i den praktiske vejledning om kontraktprocedurer, der finansieres over De Europæiske Fællesskabers almindelige budget i forbindelse med foranstaltninger udadtil ("PRAG"), var Kommissionens interventioner inden for rammerne af de decentraliserede procedurer begrænset til en undersøgelse af, om betingelserne for fællesskabsfinansiering var opfyldt. I alle tilfælde påtog den ordregivende myndighed sig det fulde ansvar for sine handlinger og ville være ansvarlig for disse i enhver efterfølgende revision eller anden undersøgelse.

En af arbejdskontrakterne vedrørte opførelse på »design- og byggebasis« af et granuleret anlæg til behandling af aktivt kul på vandrensningsanlægget i Szczecin i Midwie. Den samlede værdi af denne kontrakt var blevet anslået til 11 826 000 EUR med et finansielt input på 7 805 160 EUR fra ISPA.

Der var modtaget tre bud inden for den frist, der var fastsat i udbuddet (21. august 2003), hvoraf det ene blev udelukket, fordi det teknisk set ikke opfyldte kravene. De to andre bud var modtaget fra MITEX-konsortiet (til en pris på 9 183 104 EUR) og fra et konsortium bestående af et fransk selskab (Degremont) og et polsk selskab (til en pris på 10 789 965 EUR).

Vurderingen af buddene blev afsluttet den 12. november 2003, og kontrakten blev underskrevet den 22. december 2003 med den vindende tilbudsgiver, konsortiet Degremont.

I sit tilbud havde MITEX-konsortiet henvist til erfaringerne fra LS, dets tyske partner, med lignende arbejder i et tidligere projekt for Wasserverband Hessisches Ried. I forbindelse med evalueringen af udbuddet var det blevet bemærket, at det bilag, der bekræftede denne erhvervserfaring, faktisk var udarbejdet i LS' navn, mens evalueringsudvalget havde fundet oplysninger om, at kontrahenten for det pågældende projekt faktisk havde været en anden virksomhed, PWT.

Der blev derfor sendt en anmodning om præciseringer til den bydende den 29. august 2003. I sit svar af 1. september 2003 gjorde den bydende gældende, at PWT havde indgået en samarbejdsaftale med LS om forskellige projekter, herunder kontrakten vedrørende Wasserverband Hessisches Ried, og at LS derfor var berettiget til at henvise til dette projekt for at bevise sine erfaringer.

Evalueringsudvalget havde fundet denne forklaring tilstrækkelig. Den 6. oktober 2003 foreslog selskabet at tildele kontrakten til MITEX-konsortiet.

Parallelt med denne udbudsevaluering var der imidlertid blevet evalueret to andre udbud, hvor LS var medlem af et budkonsortium. Den 22. september 2003 sendte den nationale fond en skrivelse til Kommissionens delegation i Polen fra et tysk advokatfirma, der repræsenterede Wasserverband Hessisches Ried. I dette brev havde advokaterne meddelt den nationale fond, at LS havde anvendt referencer, der ikke vedrørte dette selskab.

På grundlag af dette brev havde Kommissionens delegation i Polen anmodet den nationale fond om en bekræftelse af de referencer, som LS havde anvendt.

Den 30. oktober 2003 havde den nationale fond anmodet Wasserverband Hessisches Ried om denne bekræftelse. I sit svar af 4. november 2003 påpegede Wasserverband Hessisches Ried, at alle henvisninger fra det pågældende selskab til projekter vedrørende Wasserverband var forfalskede, og at dette selskab aldrig havde arbejdet for Wasserverband Hessisches Ried.

Ifølge PRAG’s punkt 2.3.3 kunne der ikke tildeles kontrakter til ansøgere eller tilbudsgivere, som under udbudsproceduren havde afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som den ordregivende myndighed havde krævet som betingelse for deltagelse i udbudsproceduren, eller som ikke havde afgivet disse oplysninger. MITEX-konsortiets bud var derfor blevet udelukket fra at deltage i udbuddet. Ved telefax af 12. november 2003 meddelte Kommissionens delegation i Polen den nationale fond, at den var enig i forslaget om at tildele kontrakten til konsortiet Degremont.

Klagen

I sit brev af 23. januar 2004 havde Kommissionens delegation i Polen meddelt klageren, at tilbudsgiverne kunne klage til den ordregivende myndighed. Den procedure, der er beskrevet i dette brev, er klart beskrevet i PRAG's punkt 2.4.12 (»Appelsager«). Det var vigtigt at bemærke, at hverken MITEX eller klageren nogensinde havde sendt en klage til den ordregivende myndighed vedrørende det relevante tilbud.

Den 10. februar 2004 havde GD for Udvidelse fremsendt en kopi af klagerens brev af 20. januar 2004 til GD for Regionalpolitik, hvori det blev påpeget, at delegationen i Polen allerede havde indledt standardproceduren og underrettet klageren om de forskellige trin i det decentrale gennemførelsessystem. Den 10. februar 2004 havde GD for Udvidelse også skrevet til klageren og anført, 1) at klagen var blevet videresendt til GD for Regionalpolitik, og 2) at klageren var blevet mindet om standardproceduren for klager som nævnt i brevet fra Kommissionens delegation af 23. januar 2004.

Den 20. februar 2004 havde GD for Regionale Anliggender skrevet til Kommissionens delegation i Polen og anmodet den om at udtale sig om klagen.

Kommissionen mente derfor, at klageren var blevet velinformeret om den procedure, der skulle følges, hvis han ønskede at forfølge sin klage.

Med hensyn til klagens realitet fremgik det klart af Wasserverband Hessisches Rieds skrivelse af 4. november 2003, at der var tale om en forfalskning af oplysninger. Det er mere end blot en formel fejl.

Med hensyn til klagerens påberåbelse af punkt 3.3.11 i PRAG fandt ingen af de deri nævnte grunde anvendelse i den foreliggende sag. I henhold til punkt 3.3.11 i PRAG kunne den ordregivende myndighed beslutte at annullere udbudsproceduren på et hvilket som helst tidspunkt, 1) hvis udbudsproceduren ikke blev gennemført, dvs. hvis der ikke var modtaget noget hensigtsmæssigt tilbud, 2) hvis projektets økonomiske eller tekniske data var blevet grundlæggende ændret, 3) hvis ekstraordinære omstændigheder eller force majeure gjorde det umuligt at gennemføre kontrakten på normal vis, 4) hvis alle forskriftsmæssige tilbud oversteg de disponible finansielle ressourcer, og 5) hvis der var uregelmæssigheder i proceduren, navnlig hvis disse forhindrede fair konkurrence.

Den 10. marts 2004 modtog GD for Regionalpolitik et notat fra Kommissionens delegation i Polen som svar på det notat, der blev sendt den 20. februar 2004, med en klar beskrivelse af, hvordan evalueringen af buddet havde fundet sted, og hvorfor MITEX-konsortiet havde måttet udelukkes fra buddet.

Samme dag havde GD for Regionalpolitik modtaget klagerens brev af 8. marts 2004, hvori der blev indgivet en klage over korruption, hvilket var et helt nyt argument. Den 19. marts 2004 sendte GD for Regionalpolitik et notat til OLAF, hvori det vedlagde sit udkast til svar på skrivelsen af 8. marts 2004 og spurgte, om OLAF var enig i indholdet af dette udkast til skrivelse. I udkastet til skrivelse foreslog GD for Regionalpolitik at anmode klageren om at "overgå Deres oplysningers fortrolige karakter" og påpegede, at det kun var på grundlag af fuldstændige oplysninger, at der kunne udarbejdes en udtalelse, og at der kunne tages yderligere skridt.

Den 16. april 2004 bekræftede OLAF modtagelsen af dette notat og påpegede, at den sædvanlige kontrol allerede var påbegyndt. Den 27. maj 2004 meddelte OLAF GD for Regionalpolitik, at det havde besluttet at indlede en ekstern undersøgelse af påståede uregelmæssigheder og korruption i tildelingsprocessen vedrørende det pågældende projekt. Klageren var også blevet underrettet om denne afgørelse.

Fra denne dato var sagen blevet behandlet af OLAF. GD for Regionalpolitik vil fortsat følge sagen og drage de nødvendige konklusioner, når OLAF's undersøgelse er afsluttet.

Den 2. august 2004 havde GD for Regionalpolitik skrevet til klageren for at give ham et overblik over udviklingen i klagerne.

Med hensyn til brevet af 20. januar 2004 havde GD for Regionalpolitik ikke sendt noget svar til klageren, da både Kommissionens delegation i Polen og GD for Udvidelse allerede havde sendt to svar. Ikke desto mindre havde GD for Regionalpolitik taget de nødvendige skridt til at løse det relevante spørgsmål.

Med hensyn til brevet af 8. marts 2004 blev det anerkendt, at GD for Regionalpolitik ikke havde svaret klageren inden for en rimelig frist, og Kommissionen undskyldte for denne undladelse.

Behandlingen af klagerens forskellige klager havde vist sig at være kompleks, fordi de argumenter, der var blevet fremført, havde ændret sig i de forskellige analyserede breve, og fordi klageren aldrig havde indgivet en officiel klage til den ordregivende myndighed. Alle klagerens bemærkninger var imidlertid blevet grundigt undersøgt.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger:

Ifølge forvaltningsretten var det ikke muligt for den tjenestegren, som klagen var rettet til, at træffe afgørelse om en klage. Klagen burde derfor have været behandlet af GD for Regionalpolitik.

De relevante "uregelmæssigheder" (som han ikke kunne forstå, og som han først fik kendskab til under klageproceduren) var LS' eneansvar. MITEX havde ikke haft kendskab til "forfalskningerne" og var blevet mest overrasket og irriteret, da den havde lært af dem. På grund af de betydelige prisforskelle burde der have været indledt forhandlinger med MITEX, som var blevet skadet af LS' adfærd. Den offentlige anklager i Tyskland havde i mellemtiden pålagt LS en bøde på grund af dennes handlinger.

Kommissionens undskyldning for ikke at have besvaret brevet af 8. marts 2004 inden for en rimelig frist blev hilst velkommen.

Ved skrivelse af 4. november 2004 meddelte OLAF klageren, at undersøgelsen var afsluttet, og at der hverken var konstateret svig, korruption eller uregelmæssigheder. Klageren havde reageret på disse konklusioner ved brev af 20. december 2004, som Ombudsmanden fik tilsendt en kopi af. I dette brev anmodede klageren OLAF om at tage sin holdning op til fornyet overvejelse. Klageren hævdede, at der utvivlsomt havde været korruption, og at OLAF burde have hørt den vigtigste person og den vigtigste nationale myndighed.

Afgørelsen

1 Manglende korrekt behandling af klagerens skrivelser af 20. januar 2004 og 8. marts 2004

1.1 Et konsortium bestående af et polsk selskab (MITEX S.A.) og et tysk selskab (LS-Abwassertechnik und Anlagenbau GmbH) afgav bud på opførelsen af et anlæg til behandling af granuleret aktivt kul på vandrensningsanlægget Medwie i Szczecin (Vorpommern, Polen). Dette projekt blev støttet af midler fra EU (reference EuropeAid/113488/D/W/PL - 2000/PL/16/P/PE/016). Den ordregivende myndighed for dette projekt var den nationale fond for miljøbeskyttelse og vandforvaltning ("den nationale fond"), en polsk myndighed. Den 23. december 2003 meddelte den nationale fond partnerskabet, at dets bud var blevet afvist med den begrundelse, at der var blevet givet en ukorrekt henvisning til den tyske partner.

Den 20. januar 2004 indgav klageren, en tysk konsulent, der handlede på vegne af MITEX, en klage over denne afgørelse til Europa-Kommissionen i Bruxelles. I dette brev fremførte klageren, at der kun havde været en formel fejl, da den relevante henvisning var rettet til LS-Abwassertechnik und Anlagenbau GmbH ("LS"), mens PWT Wasser- und Abwassertechnik GmbH ("PWT") burde have været nævnt. I den forbindelse henviste klageren til en aftale mellem LS og PWT af 6. august 2003, ifølge hvilken 1) de to virksomheder ville samarbejde om projektet i Szczecin, og 2) LS havde ret til at anvende referencen for PWT. Klageren bemærkede endvidere, at den nationale fond havde besluttet at tildele kontrakten til en tilbudsgiver, hvis tilbud var 1,6 mio. EUR dyrere. Han hævdede, at dette alene burde have ført til annullering af buddet som fastsat i punkt 3.3.11 i den praktiske vejledning om Phare-, ISPA- og SAPARD-kontraktprocedurerne. Klageren fremførte, at der var yderligere forhold, der kunne begrunde annulleringen af buddet, nemlig at den valgte tilbudsgiver siden var blevet et holdingselskab, og at nogle af referencerne for den valgte tilbudsgiver ikke var angivet i buddet. Klageren anmodede om, at udbuddet blev annulleret, og at der blev indledt forhandlinger med MITEX, eller at der i det mindste blev indledt en ny udbudsprocedure.

Den 23. januar 2004 meddelte Kommissionens delegation i Polen klageren under henvisning til hans brev af 20. januar 2004, at det pågældende projekt blev gennemført under det såkaldte "decentrale system", hvilket betød, at indkøb og kontraktindgåelse blev forvaltet af den nationale fond under Kommissionens delegations forudgående kontrol. Delegationen tilføjede, at i overensstemmelse med Kommissionens standardprocedurer for kontrakter om ekstern bistand havde tilbudsgivere, der mente, at de var ofre for en fejl eller uregelmæssighed under tildelingsprocessen, mulighed for at indgive direkte andragender til den ordregivende myndighed.

Den 10. februar 2004 fremsendte Generaldirektoratet for Udvidelse en kopi af klagerens brev af 20. januar 2004 til Generaldirektoratet for Regionale Anliggender. Den 10. februar 2004 skrev GD for Udvidelse også til klageren, at klagen var blevet videresendt til GD for Regionalpolitik.

Den 8. marts 2004 henvendte klageren sig igen til Kommissionen med henvisning til sin klage af 20. januar 2004 og gentog de påstande, han havde fremsat heri. I dette andet brev hævdede klageren, at der havde været korruption, og at to polske embedsmænd eller ansatte ved vandværket var rede til at give oplysninger. Klageren tilføjede imidlertid, at de relevante oplysninger først kunne fremlægges, når Kommissionen havde accepteret at opretholde streng fortrolighed, også med hensyn til sin egen delegation i Polen.

I sin klage til Ombudsmanden, der blev indgivet i juli 2004, hævdede klageren grundlæggende, at Kommissionen ikke havde behandlet hans skrivelser af 20. januar 2004 og 8. marts 2004 korrekt.

1.2 Kommissionen erkendte i sin udtalelse, at GD for Regionalpolitik ikke havde sendt noget svar på klagerens brev af 20. januar 2004. Kommissionen påpegede imidlertid, at både Kommissionens delegation i Polen og GD for Udvidelse allerede havde sendt to svar. Den fremførte også, at GD for Regionalpolitik havde taget de nødvendige skridt til at løse det relevante spørgsmål. I den forbindelse påpegede Kommissionen, at GD for Regionalpolitik den 20. februar 2004 havde anmodet Kommissionens delegation i Polen om at udtale sig om klagen, og at sidstnævntes svar var modtaget den 10. marts 2004.

Med hensyn til brevet af 8. marts 2004 erkendte Kommissionen, at GD for Regionalpolitik ikke havde svaret klageren inden for en rimelig frist, og undskyldte herfor. Kommissionen henviste imidlertid til, at GD for Regionale Anliggender havde skrevet til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig ("OLAF") den 19. marts 2004 og anmodet det om at godkende det svar, som GD for Regionale Anliggender foreslog at give på klagerens brev af 8. marts 2004. Kommissionen forklarede også, at OLAF den 27. maj 2004 havde meddelt GD for Regionalpolitik, at det havde besluttet at indlede en ekstern undersøgelse af påståede uregelmæssigheder og korruption i tildelingsprocessen vedrørende det pågældende projekt. Endelig gjorde Kommissionen gældende, at GD for Regionalpolitik havde skrevet til klageren den 2. august 2004 for at give ham et overblik over udviklingen i klagen.

Med hensyn til realiteten i klagerne gjorde Kommissionen gældende, at de foreliggende beviser viste, at der rent faktisk var sket en forfalskning af oplysningerne med hensyn til den henvisning, som LS havde anvendt, og at der var tale om mere end blot en formel fejl. Kommissionen gjorde ligeledes gældende, at ingen af de grunde, der er nævnt i PRAG’s punkt 3.3.11 til at annullere en udbudsprocedure, havde fundet anvendelse i den foreliggende sag.

Kommissionen konkluderede, at behandlingen af klagerens forskellige klager havde vist sig at være kompleks, fordi de argumenter, der var blevet fremført, havde ændret sig i de forskellige analyserede breve, og fordi klageren aldrig havde indgivet en officiel klage til den ordregivende myndighed. Ifølge Kommissionen var alle klagerens bemærkninger imidlertid blevet grundigt undersøgt.

1.3 Det er god administrativ praksis at besvare breve og klager fra borgere inden for en rimelig frist. Det er også god administrativ praksis, at oplysningerne i dette svar er klare og korrekte. I den foreliggende sag reagerede Kommissionens delegation i Polen ved skrivelse af 23. januar 2004 hurtigt på skrivelsen af 20. januar 2004, hvori klageren klagede over den (nationale) ordregivende myndigheds beslutning om at udelukke MITEX-konsortiet fra udbudsproceduren. Ombudsmanden bemærker, at klageren ikke bestrider, at oplysningerne fra Kommissionen (ifølge hvilke tilbudsgivere havde mulighed for at indgive en klage til den ordregivende myndighed) var korrekte. Det er imidlertid klart, at klageren ønskede at klage til Kommissionen og ikke til den ordregivende myndighed. Ombudsmanden mener, at Kommissionen således havde to muligheder: Kommissionen kunne 1) enten have afvist klagen med den begrundelse, at sådanne klager i overensstemmelse med udbudsreglerne skulle indgives til den ordregivende myndighed, eller 2) have behandlet selve klagen. Brevet af 23. januar 2004 er ikke overbevisende i denne henseende. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at GD for Udvidelse i sin skrivelse af 10. februar 2004 underrettede klageren om, at det havde "overført" klagen til GD for Regionalpolitik (2). Under disse omstændigheder kunne klageren med rimelighed antage, at GD for Regionale Anliggender ville behandle hans klage og besvare den inden for en rimelig frist. Det er korrekt, at GD for Regionalpolitik i sit notat af 20. februar 2004 hørte Kommissionens delegation i Polen, udarbejdede et udkast til svar til klageren og forelagde dette udkast til svar for OLAF til godkendelse. Ombudsmanden mener derfor, at GD for Regionale Anliggender tog skridt til at undersøge sagen. Generaldirektoratet for Regionale Anliggender underrettede imidlertid aldrig klageren om de skridt, det havde taget, eller de konklusioner, det var nået frem til, før sidstnævnte henvendte sig til Ombudsmanden, mere end fem måneder efter hans skrivelse til Kommissionen af 20. januar 2004. Det skal også bemærkes, at det brev, som Kommissionen sendte til klageren den 2. august 2004 (dvs. efter at klagen til Ombudsmanden var blevet sendt til Kommissionen med henblik på en udtalelse), ikke behandler substansen i klagerens breve af 20. januar og 8. marts 2004. Det var først i sin udtalelse, at Kommissionen redegjorde for sin holdning til de spørgsmål, som klageren havde rejst. Det skal ligeledes bemærkes, at skrivelsen af 2. august 2004 ikke indeholdt nogen undskyldning for forsinkelsen. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har besvaret skrivelsen af 20. januar 2004 inden for en rimelig frist.

1.4 Med hensyn til klagerens brev af 8. marts 2004 erkendte Kommissionen i sin udtalelse, at den ikke havde svaret klageren inden for en rimelig frist, og undskyldte herfor. Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine bemærkninger hilste denne undskyldning velkommen. Han mener derfor ikke, at der er grundlag for yderligere undersøgelser vedrørende dette aspekt af sagen.

1.5 Med hensyn til substansen i Kommissionens svar eller handlinger mener Ombudsmanden, at der bør skelnes mellem de to spørgsmål, som klageren havde rejst i sin klage af 20. januar 2004 (vedrørende den henvisning, der blev anvendt af LS, og de forpligtelser, der muligvis følger af punkt 3.3.11 i PRAG), og påstanden om korruption, der blev rejst i klagen af 8. marts 2004. Disse to aspekter af sagen vil blive behandlet nedenfor. Det skal bemærkes, at klageren i sit brev af 20. januar 2004 var af den opfattelse, at der var yderligere forhold, der kunne begrunde annullationen af buddet, nemlig at den valgte tilbudsgiver siden var blevet et holdingselskab, og at nogle af referencerne for den valgte tilbudsgiver ikke var angivet i buddet. Klageren synes ikke at være vendt tilbage til disse spørgsmål i sin efterfølgende korrespondance med Kommissionen eller Ombudsmanden. Da klageren under alle omstændigheder ikke har fremlagt yderligere oplysninger eller beviser vedrørende disse spørgsmål, vil disse punkter ikke blive behandlet i denne afgørelse.

1.6 Med hensyn til de to spørgsmål, der blev rejst i klagerens skrivelse af 20. januar 2004, mener Ombudsmanden, at Kommissionens holdning er rimelig. De beviser, der blev fremlagt for Ombudsmanden, støtter det synspunkt, at den henvisning, som LS havde anvendt, var blevet forfalsket, og at den ordregivende myndighed derfor var berettiget til at udelukke MITEX-konsortiet fra at deltage i det relevante tilbud. Det er bestemt beklageligt, at denne udelukkelse også påvirkede og skadede interesserne hos MITEX, som ifølge klageren ikke havde været bekendt med den uregelmæssighed, som LS havde begået. Det skal imidlertid bemærkes, at sådanne konsekvenser forekommer uundgåelige, når virksomheder danner et konsortium med henblik på at deltage i et udbud. For så vidt angår punkt 3.3.11 i PRAG har Kommissionen fremsat detaljerede bemærkninger for at påvise, hvorfor ingen af de grunde til annullation af buddet, der er nævnt i denne tekst, finder anvendelse i den foreliggende sag. Ombudsmanden mener ikke, at klageren har fremført væsentlige argumenter, der kan rejse tvivl om Kommissionens holdning i denne henseende. Med hensyn til navnlig den betydelige forskel i de priser, som de to tilbudsgivere anførte, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen (uden at blive modsagt af klageren) fremførte, at den relevante bestemmelse gør det muligt at annullere buddet, hvis alle overensstemmende bud oversteg de disponible finansielle ressourcer. Den pris, der blev tilbudt af den valgte tilbudsgiver (10 789 965 EUR), synes imidlertid at have ligget under den anslåede kontraktværdi (som ifølge Kommissionen var 11 826 000 EUR).

1.7 Med hensyn til den påståede korruption i tildelingsprocessen, som klageren henviste til i sit brev af 8. marts 2004, bemærker Ombudsmanden, at klageren havde forklaret, at de relevante beviser først kunne fremlægges, når Kommissionen havde accepteret at opretholde streng fortrolighed, også med hensyn til sin egen delegation i Polen. Brevet af 8. marts 2004 indeholdt derfor endnu ingen beviser til støtte for klagerens påstand. Det skal endvidere bemærkes, at OLAF i maj 2004, som klageren også havde henvendt sig til, besluttede at indlede en ekstern undersøgelse af påståede uregelmæssigheder og korruption i tildelingsprocessen vedrørende det relevante projekt. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at GD for Regionale Anliggender med rette kunne antage, at sagen nu var ved at blive behandlet af OLAF, og at det på nuværende tidspunkt ikke var nødvendigt med yderligere undersøgelser fra dets side. Selv om denne fremgangsmåde således ikke udgør fejl eller forsømmelser, burde GD for Regionalpolitik imidlertid have underrettet klageren herom. Dens undladelse af at gøre dette er allerede blevet behandlet ovenfor (jf. punkt 1.4).

1.8 Det kan konkluderes, at Kommissionens manglende korrekte behandling af klagerens skrivelse af 20. januar 2004 udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Der vil blive fremsat en kritisk bemærkning i denne henseende.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Det er god administrativ praksis at besvare breve og klager fra borgerne inden for en rimelig frist. Det er også god administrativ praksis, at oplysningerne i dette svar er klare og korrekte. I den foreliggende sag meddelte Kommissionens Generaldirektorat for Udvidelse den 10. februar 2004 klageren, at det havde overført klagen til Generaldirektoratet for Regionale Anliggender. Under disse omstændigheder kunne klageren med rimelighed antage, at GD for Regionale Anliggender ville behandle hans klage og besvare den inden for en rimelig frist. Generaldirektoratet for Regionale Anliggender underrettede imidlertid aldrig klageren om de skridt, det havde taget, eller de konklusioner, det var nået frem til, før sidstnævnte henvendte sig til Ombudsmanden, mere end fem måneder efter hans skrivelse til Kommissionen af 20. januar 2004. Det var først i sin udtalelse, at Kommissionen redegjorde for sin holdning til de spørgsmål, som klageren havde rejst. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har besvaret skrivelsen af 20. januar 2004 inden for en rimelig frist. Kommissionens manglende korrekte behandling af klagerens skrivelse af 20. januar 2004 udgør således et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Det skal bemærkes, at Ombudsmandens undersøgelse og nærværende afgørelse kun vedrører klagerens påstand om, at Kommissionen ikke havde behandlet hans skrivelser af 20. januar 2004 og 8. marts 2004 korrekt. Spørgsmålet om, hvorvidt OLAF har behandlet de forelagte spørgsmål korrekt, er således ikke omfattet af denne afgørelse.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Kommissionen henviser (i den foreliggende og efterfølgende sammenhæng) til en skrivelse af 1. november 2003. Kopien af det relevante brev, som Kommissionen fremsendte, er imidlertid dateret den 4. november 2003.

(2) De samme oplysninger ("overførsel") findes i notatet fra Generaldirektoratet for Udvidelse til Generaldirektoratet for Regionale Anliggender af samme dag.