Strasbourg, den 17. december 2007

Kære S.

Den 28. april 2004 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Kommissionens afslag på Deres genfremsatte begæring om aktindsigt af 20. april 2004.

Den 25. juni 2004 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen.

Den 15. december 2004 anmodede jeg Kommissionen om at afgive en supplerende udtalelse vedrørende en påstand, som jeg oprindeligt havde afvist, fordi de interne retsmidler ikke var udtømt.

Kommissionen fremsendte sin første udtalelse den 6. december 2004, som jeg fremsendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. De fremsatte Deres bemærkninger den 15. december 2004.

Kommissionen fremsatte sin anden række bemærkninger den 23. februar 2005. Jeg videresendte disse til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. De sendte et svar pr. e-mail den 26. februar 2005.

Den 22. juni 2005 kontaktede jeg Dem for at få afklaret et spørgsmål, der var rejst i Deres klage. De svarede den 6. juli 2005.

Den 12. maj 2006 forelagde jeg Kommissionen et forslag til en mindelig løsning.

Kommissionen svarede den 1. august 2006, og jeg videresendte dens svar til Dem med henblik på bemærkninger. Den 8. august 2006 anmodede jeg Kommissionen om yderligere oplysninger.

Den 21. november 2006 meddelte De mig, at De ønsker mægling i Deres forskellige tvister med Kommissionen. Den 2. februar 2007 besvarede jeg Deres brev og meddelte Dem, at jeg ikke som sådan kunne påtage mig rollen som mægler.

Den 7. marts og den 8. april 2007 sendte De mig Deres bemærkninger til Kommissionens svar på mit forslag til en mindelig løsning.

På grund af særlige omstændigheder i forbindelse med Deres aktuelle og andre klager, som De havde indgivet, blev forespørgslen indstillet for perioden fra den 14. maj til den 6. september 2007.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Jeg vil gerne undskylde for de forsinkelser, der er opstået fra vores side i behandlingen af Deres klage.

Komplekset

Klageren er en tjenestemand i Kommissionen, som i forbindelse med en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, har anmodet om aktindsigt i Kommissionens dokumenter. Hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2, vedrørte en beslutning fra Kommissionen om ikke at forfremme ham, som havde involveret flere af Kommissionens tjenestegrene, som klageren havde arbejdet for.

Klagerens første begæring om aktindsigt blev oprindeligt indgivet den 9. januar 2004 til Generaldirektoratet for Erhvervspolitik ("GD ENTR"), Generaldirektoratet for Personale og Administration ("GD ADMIN"), Eurostat (Den Europæiske Unions Statistiske Kontor) og OPOCE (Den Europæiske Unions Publikationskontor).

Klagerens anmodning var formuleret som følger: "Som opfølgning på reklamation [dvs. intern klage] R/432/03 for at muliggøre en effektiv retlig kontrol har jeg brug for [de relevante tjenestegrene i Kommissionen] til at udlevere et komplet sæt dokumentation for alle dokumenter udstedt af Kommissionen og/eller dens tjenestegrene (navnlig dem, jeg arbejdede for: GD ENTR, OPOCE og ESTAT [Eurostat]) i den forbindelse (dvs. CDR [karriereudviklingskontrolsystem] & Promotion) til min advokat, vil jeg gerne bede dig om at give mig 2 sådanne komplette sæt dokumenter [...]".

Publikationskontoret meddelte klageren, at det havde videresendt sagen til GD ADMIN. Eurostat meddelte klageren, at det ikke anså behandlingen af hans anmodning for at henhøre under Eurostats kompetence. Klageren modtog kort efter en e-mail fra GD ADMIN den 12. januar 2004, der indeholdt en henvisning til Kommissionens intranet samt en anmodning om, at klageren præciserede, hvilke dokumenter han agtede at henvise til.

Den 19. januar 2004 meddelte klageren GD ADMIN, at han var udmærket klar over, at de forskellige intranetsteder indeholdt oplysninger om ordningen for karriereudvikling og forfremmelse. Han bemærkede imidlertid, at hans advokat ikke havde adgang til disse websteder, og at han ikke selv fandt det muligt at få et samlet overblik over, hvad webstederne indeholdt. Klageren bemærkede også, at intranettet kun indeholdt de seneste versioner og derfor ikke alle dem, der eksisterede fra begyndelsen af 2003. Klageren mente, at sidstnævnte var relevant for hans sag.

Klageren anmodede derfor GD ADMIN om at give ham alle versioner af alt tilgængeligt og relevant materiale, der var relevant for systemet til gennemgang af karriereudvikling og forfremmelse. Han anførte, at han antog, at alt materialet ville være tilgængeligt på tysk.

GD ENTR og GD ADMIN svarede henholdsvis den 5. og den 12. februar 2004. De henviste klageren til Kommissionens intranetsteder og afviste aktindsigt i en række specifikke dokumenter.

GD ENTR gav afslag på aktindsigt i:

1. referat af et møde i ligestillingsudvalget vedrørende klagerens interne klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten (R/432/03)
2. udkast til dokumenter vedrørende generaldirektørens afgørelse som appelbedømmer ("Berufungsbeurteilender")
3. udkast til dokumenter vedrørende tildeling af prioritetspoint ("Vergabeverfahren von Prioritätspunkten").

GD ADMIN gav afslag på aktindsigt i:

1. en erklæring fra Publikationskontoret vedrørende klagerens vurdering
2. en erklæring fra GD ENTR vedrørende klagerens interne klage R/432/03
3. et udkast til afgørelse om klagerens interne klage, jf. punkt 2 ovenfor
4. en juridisk udtalelse fra Kommissionens Juridiske Tjeneste om det udkast til afgørelse, der er omhandlet i punkt 3 ovenfor.

I brevene fra GD ENTR og GD ADMIN blev klageren underrettet om, at han kunne genfremsætte begæringen over for Kommissionens generalsekretær i overensstemmelse med artikel 7, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (1) ("forordning 1049/2001").

Den 21. februar 2004 genfremsatte klageren begæringen over for Kommissionens generalsekretær. Han gjorde gældende, at afslaget på aktindsigt i de specifikke dokumenter, der er nævnt ovenfor, var uberettiget, og kritiserede, at han var blevet henvist til Kommissionens intranetsteder. Med hensyn til sidstnævnte hævdede klageren kort sagt, at intranetstederne udgjorde en utilstrækkelig kilde til de relevante dokumenter, fordi i) kvaliteten af intranetstederne var dårlig, og de var meget tidskrævende at bruge, ii) den pågældende version af de pågældende dokumenter var enten vanskelig eller umulig at få aktindsigt i og iii) ikke alle dokumenterne var på tysk. Klageren hævdede, at denne dårlige adgang til de relevante dokumenter reelt betød manglende ligestilling mellem parterne i hans arbejdskonflikt med Kommissionen, da han ikke ville have adgang til de samme relevante oplysninger som Kommissionens tjenestegrene. Klageren anførte endvidere, at Kommissionen ikke havde opfyldt sin pligt til at tage hensyn til tjenestemandens interesser ("Fürsorgepflicht").

Ved brev af 20. april 2004 besvarede Kommissionens Generalsekretariat klagerens genfremsatte begæring. I sit svar behandlede Kommissionen først klagerens påstand om, at den ikke havde opfyldt sin omsorgspligt som tjenestemand. Kommissionen meddelte klageren, at hans genfremsatte begæring var blevet fremsat i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Da "pligten til at tage hensyn til tjenestemandens interesser" ikke var relevant for anvendelsen af denne forordning, nægtede Kommissionen at behandle dette spørgsmål i sit svar og rådede klageren til at gøre brug af de relevante alternative klagemuligheder.

Kommissionen afviste klagerens genfremsatte begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 som følger.

Dokumenter, der er tilgængelige på intranettet

Alle tjenestemænd var blevet gjort opmærksom på de administrative meddelelser vedrørende det nye bedømmelses- og forfremmelsessystem. Generaldirektøren for GD ADMIN havde oplyst den relevante intranetadresse. Han havde derfor opfyldt sin forpligtelse i henhold til artikel 10, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 (2). For så vidt angår dokumentets sprog indeholdt forordning nr. 1049/2001 ingen bestemmelser om, at den pågældende institution skulle fremlægge oversættelser af de dokumenter, der var begæret aktindsigt i.

Ældre versioner af de dokumenter, der er tilgængelige på intranettet

Dokumenterne på intranettet opdateres ofte. Det ville være teknisk umuligt at give adgang til alle versioner. GD ADMIN kunne give adgang til tidligere udgaver af dokumenter. For at gøre det muligt at identificere disse kunne klageren indgive en ny ansøgning med nøjagtig angivelse af, hvilke dokumenter han ønskede.

Specifikke dokumenter, som der blev givet afslag på aktindsigt i (3)

Aktindsigt i dokumenterne måtte afslås, fordi de vedrørte personalespørgsmål. Videregivelse ville indebære en overtrædelse af artikel 4, stk. 1, litra b), om beskyttelse af personoplysninger (4) (dvs. klagerens egne oplysninger). artikel 4, stk. 3, andet afsnit, om Kommissionens beslutningsproces (5) og artikel 4, stk. 2, om juridisk rådgivning (6). Kommissionen gjorde navnlig gældende, at offentliggørelse i alvorlig grad ville påvirke Kommissionens beslutningsproces i personalespørgsmål og fratage ansættelsesmyndigheden muligheden for at indhente ekspertudtalelser, der afgives i fuld uafhængighed af dens juridiske tjeneste. Desuden kunne der ikke gives delvis aktindsigt i overensstemmelse med artikel 4, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1049/2001 (7), da hele indholdet af dokumenterne vedrørte forberedelsen af afgørelser i personalesager. Desuden kan ingen "tvingende offentlig interesse" give anledning til offentliggørelse i overensstemmelse med forordningens artikel 4, stk. 3.

I sin klage til Ombudsmanden gentog klageren sit synspunkt om, at Kommissionens svar på hans begæring om dokumenter udgjorde en tilsidesættelse af Kommissionens pligt til at tage hensyn til hans interesser som tjenestemand. Han gjorde navnlig gældende, at denne pligt var blevet tilsidesat, fordi ikke alle relevante dokumenter var på tysk, hans modersmål. Han henviste til en afgørelse fra Retten i Første Instans i denne henseende (8).

Med hensyn til de specifikke dokumenter, som Kommissionen nægtede aktindsigt i, fremsatte klageren to sæt bemærkninger: i) med hensyn til Kommissionens henvisning til databeskyttelse fremførte han, at det ikke var formålet med retten til databeskyttelse, at han, klageren, skulle beskyttes mod, at hans personoplysninger blev videregivet til ham selv; med hensyn til Kommissionens henvisning til sin beslutningsproces og juridiske rådgivning bemærkede klageren, at de pågældende dokumenter vedrørte afsluttede drøftelser, og at disse drøftelser derfor ikke længere kunne påvirkes af frigivelsen af de pågældende dokumenter.

Klageren fremsatte kort sagt følgende påstande:

1. Kommissionens undladelse af at give aktindsigt i de ønskede dokumenter var i strid med forordning 1049/2001.
2. Behandlingen af hans genfremsatte begæring var blevet unødigt forsinket.
3. Kommissionen havde ikke overholdt sin "pligt til at tage hensyn til tjenestemandens interesser" ("Fürsorgepflicht").

Klageren hævdede, at Kommissionen burde vedtage en ny afgørelse om hans begæring om aktindsigt, og anmodede om en fuldstændig liste over alle de dokumenter, som Kommissionen ville indvillige i at give ham aktindsigt i.

Den 25. juni 2004 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af den første og den anden påstand samt påstanden. Det tredje klagepunkt kunne ikke antages til realitetsbehandling på grundlag af artikel 2, stk. 8, i Ombudsmandens statut (9), da det ikke syntes at have været genstand for en intern klage.

Den 12. december 2004 meddelte klageren Ombudsmanden, at han havde udtømt de interne retsmidler vedrørende hans tredje påstand om, at Kommissionen havde tilsidesat sin pligt til at tage hensyn til hans interesser som tjenestemand ("Fürsorgepflicht"). Han vedlagde en kopi af Kommissionens afgørelse vedrørende en klage, som han havde indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2 (R/596/2004). I sin beslutning konkluderede Kommissionen, at klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, ikke kunne antages til realitetsbehandling. Den fandt, at tvisten kun vedrørte offentlighedens ret til aktindsigt, og at den derfor ikke vedrørte reglerne om det særlige forhold mellem administrationen og dens ansatte. De relevante klagemuligheder var efter Kommissionens opfattelse en klage til enten Retten i Første Instans eller Ombudsmanden.

I sit brev til Ombudsmanden anmodede klageren Ombudsmanden om at tage sin tredje påstand op til fornyet overvejelse.

Den 15. december 2004 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at afgive en udtalelse om klagerens påstand om, at Kommissionens afslag på aktindsigt også var en tilsidesættelse af dens pligt til at tage hensyn til hans interesser som tjenestemand.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionen fremsatte følgende bemærkninger i resuméform.

Baggrund

Klageren genfremsatte sin begæring den 21. februar 2004. E-mailen blev registreret i den administrative enhed med ansvar for behandling af genfremsatte begæringer den 2. marts 2004. Fristen for at besvare klagerens genfremsatte begæring udløb den 23. marts 2004. Klageren blev samme dag underrettet om, at der var behov for en forlængelse af fristen for at behandle hans anmodning. Svaret blev sendt den 20. april 2004, dvs. syv dage efter udløbet af den forlængede frist. Denne forsinkelse skyldtes behovet for høring af andre tjenestegrene samt behovet for at oversætte svaret for klageren.

Klage A
- Generelle dokumenter, der er tilgængelige på Kommissionens intranet

De administrative dokumenter, der forklarer det nye karriereudviklingssystem og fastlægger procedurerne for dets gennemførelse, blev lagt ud på Kommissionens intranet og er tilgængelige for alle ansatte. Kommissionen havde givet klageren adresserne på intranettet, hvor dokumenterne kunne hentes. Dette var i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, i forordning 1049/2001 (10).

Kommissionens intranetsider indeholdt alle relevante dokumenter vedrørende såvel ordningen for karriereudviklingskontrol som forfremmelsesproceduren og viste ligeledes de tidligere regler, der fandt anvendelse på overgangen fra ordningen for karriereudviklingskontrol. De indeholdt også yderligere detaljerede oplysninger om karriereudviklingssystemet, herunder den administrative vejledning om bedømmelse og forfremmelse.

Alle disse dokumenter havde været tilgængelige, siden den første overgangsperiode blev indledt i 2003, mens de nye almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende evaluerings- og forfremmelsesprocedurerne blev lagt ud på Kommissionens intranet i marts 2004.

B - Dokumenter, der er tilgængelige på lokale intranet

Både Eurostats og GD ENTR's intranet er tilgængelige for alle Kommissionens medarbejdere. Alle Kommissionens medarbejdere havde adgang til følgende yderligere specifikke oplysninger: i) Eurostats vademecum om præstationsstandarder (referenceperiode 1. juli 2001 til 31. december 2002) ii) Eurostats vademecum om præstationsstandarder (referenceperioden 1. januar 2003 til 31. december 2003) iii) »attribution des points de priorité - lignes directives 2003« og »attribution de points de priorité - lignes directrices 2004«. Kilderne til disse dokumenter indeholdt også mere tekniske oplysninger og links til relevante sider fra Kommissionen eller GD ADMIN. GD ENTR's intranet var tilgængeligt for alle Kommissionens medarbejdere [de relevante links blev leveret af Kommissionen]. Den indeholdt også et dokument om kriterierne for tildeling af prioritetspoint.

C - Adgang til dokumenter på tysk

Alle de forskellige udgaver af de almindelige gennemførelsesbestemmelser var blevet oversat til tysk.

D - »historiske« udgaver af dokumenter

Ingen ældre versioner af intranetsider var blevet arkiveret.

E - Specifikke dokumenter vedrørende klagerens karriereudvikling

Klageren havde anvendt alle klageprocedurerne mod den oprindelige karriereudviklingsrapport og havde haft adgang til alle trin i proceduren for karriereudviklingskontrol via det elektroniske personaleinformationssystem SYSPER2. Dette system gav hver enkelt ansat adgang til sine individuelle oplysninger.

Det eneste dokument, der ikke havde været tilgængeligt via SYSPER2, var høringen af klagerens tidligere tjenestegren, OPOCE. Papirdokumentet var derfor blevet kopieret til hans personalesagsmappe.

F - Dokumenter vedrørende behandlingen af klagen i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2 (R432/03)

Klageren indgav den 31. juli 2003 en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Ansættelsesmyndigheden vedtog en detaljeret beslutning den 24. november 2003, som klageren modtog den 2. december 2003.

G - Dokumenter, der ikke er blevet videregivet til klageren

Kommissionen henviste til de dokumenter, der er skitseret på side 2 i denne beslutning, gentog grundene til afslaget, som blev anført i dens svar på klagerens genfremsatte begæring, og tilføjede følgende. Som registreret havde klageren ret til indsigt i oplysninger om Kommissionens behandling af hans personoplysninger i overensstemmelse med artikel 13 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (11). Dette omfattede navnlig "meddelelse i forståelig form af de oplysninger, der er genstand for behandling, og af alle tilgængelige oplysninger om deres kilde". Retten til aktindsigt i ens personoplysninger førte imidlertid ikke nødvendigvis til en ret til aktindsigt i specifikke dokumenter, der indeholder personoplysninger, som kan være omfattet af specifikke regler om fortrolighed eller af en undtagelse i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

H - Den påståede tilsidesættelse af omsorgspligten

"Pligten til at tage hensyn til tjenestemandens interesser" afspejler forholdet mellem administrationen og dens personale. I den foreliggende sag var klageren blevet henvist til de relevante intranetsteder. I betragtning af klagerens meget omfattende anmodning om oplysninger ("alt" tilgængeligt og relevant materiale, der er relevant for systemet til gennemgang af karriereudvikling og forfremmelse i alle udgaver), kunne Kommissionens svar (fremsat i henhold til forordning 1049/2001) ikke have været mere konkret. Det var rimeligt at forvente af tjenestemændene, at de selv ville få adgang til Kommissionens intranetsteder.

Klagerens bemærkninger
Klagerens første sæt bemærkninger

I sin bemærkning til Kommissionens udtalelse fastholdt klageren sine påstande. Sammenfattende fremsatte han følgende bemærkninger.

Med hensyn til sine påstande erkendte klageren, at han havde adgang til de intranetsteder, som Kommissionen henviste til, og at de generelle gennemførelsesbestemmelser fandtes på tysk. Han bemærkede også, at Kommissionens henvisning til dokumenter vedrørende GD ENTR og Eurostat var "klare fremskridt" i forhold til dens tidligere svar. Klageren bemærkede imidlertid også, at han var syg, og at hans sygdom forhindrede ham i at få fuld aktindsigt i alle dokumenterne. Han gjorde endvidere gældende, at Kommissionens tjenestegrene var i besiddelse af langt flere relevante dokumenter end ham selv, og at hans stilling i forhold til hans interne klage derfor klart havde været ulige.

Med hensyn til hans påstand om forsinkelse i Kommissionens behandling af hans genfremsatte begæring anførte klageren, at Kommissionen havde overtrådt forordning (EF) nr. 1049/2001 ved at medregne fristen på 15 dage fra registreringsdatoen den 2. marts 2004. Han anførte, at han havde genfremsat sin begæring lørdag den 21. februar 2004, og at begæringen derfor skulle anses for at være kommet til Kommissionen den første arbejdsdag derefter, dvs. den 23. februar 2004. Kommissionen var derefter i henhold til forordningens artikel 8 forpligtet til at behandle ansøgningen hurtigt og skulle have registreret den formelt senest den 25. februar 2004. Det var derfor i strid med forordning 1049/2001, at Kommissionen først formelt registrerede begæringen den 2. marts 2004. Dette betød endvidere, at den meddelelse, hvorved Kommissionen forlængede fristen, også blev fremsendt for sent (den 23. marts 2004, dvs. efter fristen på 15 dage som fastsat i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001). Klageren anførte endvidere, at Kommissionen ikke havde givet en gyldig begrundelse for sin forlængelse af fristen.

Med hensyn til de specifikke dokumenter, som klageren blev nægtet aktindsigt i, henviste klageren til sine tidligere bemærkninger og de deri indeholdte argumenter.

Klagerens andet sæt bemærkninger

I lyset af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger konkluderede Ombudsmanden, at det ville være hensigtsmæssigt at opfordre klageren til at fremsætte specifikke bemærkninger til Kommissionens synspunkt om, at der ikke kunne gives aktindsigt i dokumenter, der indeholdt hans egne data. Den 22. juni 2005 opfordrede Ombudsmanden derfor klageren til at fremsætte bemærkninger, og klageren svarede den 6. juli 2005.

I sit svar hævdede klageren kort sagt, at forordning 1049/2001 ikke kunne fortolkes således, at frigivelsen af et dokument i henhold til nævnte forordning i alle tilfælde resulterede i, at det pågældende dokument var tilgængeligt for offentligheden.

Klageren anførte endvidere, at "for at være til hjælp giver jeg hermed i min egenskab af bemyndiget person for mine egne data samtykke til også at videregive de dokumenter, der er berørt af [den foreliggende undersøgelse], til tredjemand, hvis blot dette kan gøre det muligt at videregive dokumenterne til mig selv."

Ombudsmandens bestræbelse på at opnå en venlig løsning

Efter nøje overvejelse af udtalelserne og bemærkningerne var Ombudsmanden ikke overbevist om, at Kommissionen havde reageret hensigtsmæssigt på klagerens første og anden påstand og relaterede påstande. På grundlag af en begrundet analyse af de relevante spørgsmål foreslog han derfor Kommissionen en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut (12). Mere specifikt foreslog Ombudsmanden Kommissionen, at 1) den kunne genoverveje sit afslag på at give aktindsigt i de pågældende specifikke dokumenter og dermed give aktindsigt i de pågældende dokumenter, medmindre den på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001 påberåbte sig gyldige og tilstrækkelige grunde til ikke at gøre dette, og 2) den kunne erkende, at dens forsinkede behandling af klagerens genfremsatte begæring ikke var tilstrækkeligt begrundet. Ombudsmanden påpegede, at forslaget til en mindelig løsning i overensstemmelse med artikel 6 i Ombudsmandens gennemførelsesbestemmelser (13) ikke vedrørte klagerens tredje påstand (påstået manglende overholdelse af Kommissionens "pligt til at tage hensyn til tjenestemandens interesser"), men at Ombudsmandens vurdering af denne påstand ville blive fremlagt i den endelige afgørelse, der afslutter denne undersøgelse.

Den 1. august 2006 sendte Kommissionen sit svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning. Med hensyn til punkt 1 i Ombudsmandens forslag konkluderede den, at artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse på alle de specifikke dokumenter, der er omfattet af dette forslag. Med hensyn til forslagets punkt 2 erkendte det, at det ikke fuldt ud overholdt de relevante frister, og fremsatte bemærkninger til årsagerne hertil. I sine bemærkninger til Kommissionens svar anførte klageren, at han ikke var tilfreds med dette svar, og fastholdt sine påstande.

Afgørelsen

1 Påstand om, at Kommissionens afslag på at give aktindsigt i dokumenter, som klageren havde anmodet om, var i strid med forordning (EF) nr. 1049/2001

1.1 Klagerens påstand vedrører i det væsentlige to kategorier af dokumenter: i) visse specifikke dokumenter vedrørende klagerens interne klage i henhold til artikel 90, stk. 2 (R/432/03)(14) og ii) "alle dokumenter" af generel karakter udstedt af Kommissionen og/eller dens tjenestegrene i forbindelse med Kommissionens nye system til gennemgang af karriereudvikling.

1.2 Med hensyn til den anden kategori af dokumenter, som klageren har anmodet om, minder Ombudsmanden om følgende bemærkninger, som han fremsatte i sit forslag til mindelig løsning. Klagerens relevante anmodning om dokumenter var formuleret i generelle vendinger, og klageren blev faktisk ved e-mail af 12. januar 2004 fra GD ADMIN opfordret til at præcisere sin anmodning. Kommissionen har således opfyldt sin forpligtelse i henhold til artikel 6, stk. 2, nr. 15), i forordning 1049/2001. Ved at give klageren omfattende oplysninger om sine intranetsteder synes Kommissionen desuden at have opfyldt sin forpligtelse til at give aktindsigt i de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10, stk. 2, nr. 16), og artikel 12, stk. 1, nr. 17), i forordning (EF) nr. 1049/2001. Desuden forpligter forordning 1049/2001 ikke den pågældende institution til at levere oversættelser af dokumenter eller udarbejde lister over dokumenter med henblik på indholdet af en bestemt begæring om aktindsigt. Med hensyn til klagerens bemærkning om, at hans adgang til dokumenterne via de forskellige elektroniske kilder, som Kommissionen henviser til, var hæmmet på grund af sygdom, er det ikke klart, at klageren havde henvendt sig til Kommissionen på passende vis for at få et formelt svar på dette spørgsmål, og klageren har heller ikke fremlagt nogen specifikke oplysninger herom under denne undersøgelse. I lyset af ovenstående indebar Kommissionens svar på klagerens anmodning om "alle dokumenter" af generel karakter udstedt af Kommissionen selv og/eller dens tjenestegrene i forbindelse med Kommissionens nye karriereudviklingskontrolsystem ikke en overtrædelse af forordning (EF) nr. 1049/2001, og der syntes derfor ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side i forbindelse med dette aspekt af sagen.

1.3 I sine bemærkninger til Kommissionens svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning anførte klageren, at dette forslag ikke omfattede alle de dokumenter, som han ønskede aktindsigt i. Han henviste til retningslinjerne for personalevurderinger i de enkelte generaldirektorater (som ikke alle var tilgængelige på de websteder, som Kommissionen havde henvist ham til) og alle versioner, der nogensinde har eksisteret af vurderingsskemaerne, med hensyn til hvilke Kommissionen havde henvist til tekniske vanskeligheder, og anmodede klageren om mere præcise oplysninger. Ombudsmanden bemærker i den forbindelse, at hans forslag til en mindelig løsning ikke omfattede disse dokumenter af de årsager, der er anført i punkt 1.2 ovenfor.

1.4 I lyset af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at klagerens påstand vedrørende hans begæring om aktindsigt i alle dokumenter af generel karakter udstedt af Kommissionen og/eller dens tjenestegrene i forbindelse med Kommissionens nye karriereudviklingskontrolsystem ikke er underbygget.

1.5 Med hensyn til den første kategori af dokumenter vedrørende klagerens påstand har Kommissionen påberåbt sig undtagelserne i artikel 4, stk. 1, litra b), artikel 4, stk. 2, andet led, og artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001.

Undtagelsen fra artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning 1049/2001

1.6 Kommissionen anvendte undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), om beskyttelse af privatlivets fred med den begrundelse, at de omtvistede dokumenter indeholdt klagerens personoplysninger. I sit forslag til mindelig løsning a) noterede Ombudsmanden sig de relevante bestemmelser i forordning 45/2001, navnlig artikel 5, litra d), om institutionernes lovlige behandling af personoplysninger på grundlag af den registreredes relevante utvetydige samtykke, og b) underrettede Kommissionen om klagerens samtykke i hans skrivelse til Ombudsmanden af 6. juli 2005. Ombudsmanden anførte, at det under disse omstændigheder kunne betragtes som et tilfælde af fejl eller forsømmelser at påberåbe sig beskyttelse af personoplysninger som en grund til at nægte klageren aktindsigt i de ønskede dokumenter, som Kommissionen tilbageholder.

I sit ovennævnte brev af 6. juli 2005 forklarede klageren, der er advokat, først, hvorfor han generelt er uenig i Kommissionens ovennævnte synspunkt om, at beskyttelse af personoplysninger er til hinder for udbredelse i henhold til forordning 1049/2001 af dokumenter, der indeholder en ansøgers personoplysninger, og anførte derefter, at:

"For at være til hjælp giver jeg hermed i min egenskab af autoriseret registreret samtykke til også at videregive de omtvistede dokumenter til tredjemand, hvis blot dette kan gøre det muligt at videregive dokumenterne til mig selv."

Kommissionen , bemærkede i sit svar på Ombudsmandens forslag til mindelig løsning, at en registreret "kan give sit samtykke til behandling (her videregivelse) i henhold til artikel 5, litra d), i forordning 45/2001", men at

"Kommissionen [...] er af den opfattelse, at der aldrig er givet et sådant samtykke. Selv hvis man opfattede klagerens brev af 6. juli 2005 som ensbetydende med samtykke, ville dette ikke være tilstrækkeligt, da personoplysninger i henhold til artikel 5, litra d), kun må behandles, hvis den registrerede utvetydigt har givet sit samtykke - hvorimod klagerens brev slet ikke nævner forordning 45/2001. Desuden identificerer brevet ikke det dokument, som klagerens argumenter angiveligt finder anvendelse på."

1.7 Ombudsmanden finder, at Kommissionens fortolkning af klagerens ovennævnte erklæring ikke er rimelig. For det første burde det have været klart for Kommissionen, at klagerens erklæring klart henviste til de specifikke dokumenter, som Kommissionen havde nægtet ham aktindsigt i på grundlag af artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning nr. 1049/2001. Med hensyn til Kommissionens synspunkt om, at klagerens ovennævnte erklæring ikke udgjorde et "utvetydigt" samtykke, fordi den ikke henviste til forordning 45/2001, bemærker Ombudsmanden, at for at et samtykke kan være utvetydigt, jf. artikel 5, litra d), i forordning 45/2001, er det ikke nødvendigt, at det ledsages af en henvisning til denne bestemmelse eller endda til denne forordning. Desuden var klagerens erklæring tilstrækkelig klar, udtrykte udtrykkeligt sit samtykke til videregivelse af de pågældende dokumenter til tredjemand og blev afgivet netop som svar på Kommissionens argument om, at aktindsigt i disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af klagerens privatliv, navnlig i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001.

1.8 I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at uanset om administrationen kan anvende undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning 1049/2001, når det drejer sig om dokumenter, der indeholder ansøgerens egne personoplysninger, er Kommissionens fortsatte påberåbelse af denne undtagelse i den foreliggende sag, selv efter at klagerens skrivelse af 6. juli 2005 var blevet fremsendt til den, ikke lovlig. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Undtagelsen i artikel 4, stk. 2, andet led, i forordning 1049/2001

1.9 Kommissionen henviste også til artikel 4, stk. 2, andet led, med hensyn til udkastet til afgørelse om klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, og den relevante udtalelse fra Kommissionens Juridiske Tjeneste. I henhold til denne bestemmelse afslår institutionerne at give aktindsigt i et dokument, "hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af ... retslige procedurer og juridisk rådgivning", medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet.

1.10 Det er ubestridt, at den undersøgelse, der er nødvendig for behandlingen af en begæring om aktindsigt, skal være af specifik karakter. For det første kan den blotte omstændighed, at et dokument vedrører en interesse, der er beskyttet af en undtagelse, ikke begrunde anvendelsen af denne undtagelse. En sådan anvendelse kan i princippet kun begrundes, hvis institutionen forinden har vurderet dels, om aktindsigt i dokumentet konkret og faktisk ville være til skade for den beskyttede interesse, dels, under de omstændigheder, der er omhandlet i artikel 4, stk. 2 og 3, i forordning nr. 1049/2001, om der ikke forelå en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet. Endvidere skal risikoen for, at en beskyttet interesse skades, være rimeligt forudsigelig og ikke rent hypotetisk. Følgelig skal den undersøgelse, som institutionen skal foretage for at anvende en undtagelse, foretages konkret og fremgå af afgørelsens begrundelse (18). En vurdering af dokumenter på grundlag af kategorier snarere end på grundlag af de konkrete oplysninger, der er indeholdt i disse dokumenter, er i princippet utilstrækkelig, eftersom den undersøgelse, der kræves af en institution, skal gøre det muligt for denne konkret at vurdere, om en påberåbt undtagelse faktisk finder anvendelse på alle de oplysninger, der er indeholdt i disse dokumenter (19).

I lyset af ovenstående kan det forhold, at et dokument, der anmodes om, er en juridisk udtalelse eller henviser til elementer i en juridisk udtalelse, ikke i sig selv berettige anvendelsen af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, andet led (20).

Desuden skal undtagelserne i artikel 4 i forordning 1049/2001 fortolkes og anvendes strengt (21).

1.11 I den foreliggende sag har Kommissionen i første omgang blot til støtte for anvendelsen af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, for det andet anført, at "[f]orelæggelsen af Den Juridiske Tjenestes udtalelse ville bringe uafhængigheden af den juridiske rådgivning, der ydes i personalesager, i fare. Det vil fratage ansættelsesmyndigheden muligheden for at indhente ekspertudtalelser, der afgives i fuld uafhængighed af Den Juridiske Tjeneste". I sit forslag til mindelig løsning accepterede Ombudsmanden, at uafhængigheden af udtalelsen fra Kommissionens Juridiske Tjeneste i visse tilfælde kan udgøre en interesse, der skal beskyttes (22). Kommissionen havde imidlertid ikke forklaret, hvordan udbredelsen af den pågældende juridiske udtalelse, som vedrørte et udkast til beslutning om klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, under omstændighederne i den foreliggende sag ville bringe denne udtalelses uafhængighed i fare. Under hensyntagen til de principper, der er nævnt i punkt 1.10 ovenfor, fandt Ombudsmanden derfor, at Kommissionens ovennævnte forklaring var utilstrækkelig.

1.12 I den relevante del af sit svar på Ombudsmandens forslag til mindelig løsning bemærkede Kommissionen for det første, at selv om begrundelsen i den anfægtede afgørelse var formuleret generelt, var dens afslag på aktindsigt baseret på en konkret vurdering af indholdet af det pågældende dokument. På grundlag af denne vurdering og efter en fornyet overvejelse fastholdt Kommissionen, at det pågældende dokument er omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, andet led, i forordning nr. 1049/2001. Den indeholder udtalelsen fra Den Juridiske Tjeneste om udkastet til afgørelse om afslag på ansøgerens klage R/432/03. Kommissionen kunne ikke henvise mere detaljeret til indholdet, da dette ville fratage undtagelsen selve dens formål. Udbredelse af den juridiske udtalelse ville være til skade for beskyttelsen af juridisk rådgivning som defineret i Fællesskabets retsinstansers retspraksis: For at sikre, at disse udtalelser afgives i fuld uafhængighed og objektivitet, er det vigtigt, at deres fortrolighed bevares. Dette gælder især på et så følsomt område som den årlige evaluering af tjenestemænd i deres karriereudviklingsrapport.

Kommissionen bemærkede også, at medlemmerne af dens Juridiske Tjeneste i personalesager opfordres til at vurdere de konkurrerende fordele ved ofte følelsesladede og følsomme påstande fremsat af og mod ansatte og deres institutionelle hierarki. Det er Den Juridiske Tjenestes rolle at rådgive ansættelsesmyndigheden, ikke klageren, og for at kunne udføre denne rolle korrekt er det afgørende, at den kan yde oprigtig rådgivning, uden at der er risiko for, at individuelle medlemmer af Den Juridiske Tjeneste kommer i direkte og muligvis personlig konflikt med en klager.

Med hensyn til udkastet til ansættelsesmyndighedens afgørelse anførte Kommissionen, at dette udkast i forhold til den endelige afgørelse afspejler de interne drøftelser og drøftelser, herunder Den Juridiske Tjenestes bidrag, der som forklaret ovenfor kræver en åben og fri intern debat for at sikre kvaliteten af den afgørelse, der træffes. Dette udkast er derfor også omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Endelig fandt Kommissionen, at der ikke var nogen mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen.

I denne forbindelse har klageren bemærket, at Kommissionens tilgang i det væsentlige indebar, at alle juridiske udtalelser altid ville være omfattet af de pågældende undtagelser, hvilket ikke var fællesskabslovgiverens hensigt med vedtagelsen af forordning 1049/2001. Klageren fandt det også uberettiget, at Kommissionen ikke gav delvis aktindsigt i de pågældende dokumenter.

1.13 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen i sit svar på hans forslag om en mindelig løsning har forsøgt at afhjælpe manglerne i sin begrundelse for det anfægtede afslag (se punkt 1.11 ovenfor) og på en overbevisende måde påvise, at undtagelsen om "juridisk rådgivning" til aktindsigt faktisk fandt anvendelse. Det skal derfor undersøges, om dette er blevet tilstrækkeligt påvist.

1.14 Indledningsvis kan det bemærkes, at fællesskabslovgiver ikke behandlede dokumenter, der indeholder juridisk rådgivning, som f.eks. udtalelsen fra Kommissionens Juridiske Tjeneste her, på samme måde som andre dokumenter, der indeholder "udtalelser til internt brug som led i drøftelser" inden for en institution. Mens sidstnævnte kategori af dokumenter er omfattet af undtagelserne i artikel 4, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, som omfatter både igangværende og afsluttede beslutningsprocesser, er førstnævnte kategori specifikt omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 2, andet led, i nærværende forordning. I henhold til artikel 4, stk. 3, kan der gives afslag på aktindsigt, hvis udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, mens der i henhold til artikel 4, stk. 2, andet led, kan gives afslag på aktindsigt, hvis udbredelse ville (blot ikke nødvendigvis "i alvorlig grad") være til skade for beskyttelsen af juridisk rådgivning. Sidstnævnte bestemmelse indebærer, at dokumenter, der indeholder juridiske udtalelser afgivet til en institution, kan være berettiget til beskyttelse (23). Denne beskyttelse er ikke tidsbegrænset i henhold til forordning 1049/2001. Også under hensyntagen til undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, ser det ud til, at den kan finde anvendelse, selv efter at institutionens relevante beslutningsproces er afsluttet, som det er tilfældet i den foreliggende sag.

1.15 I sit svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning bemærkede Kommissionen, at den ikke kunne henvise mere detaljeret til indholdet af udtalelsen fra dens Juridiske Tjeneste, da dette ville fratage den påberåbte undtagelse selve dens formål. Den har dernæst fremført følgende generelle argumenter: a) for at sikre, at juridiske udtalelser afgives i fuld uafhængighed og objektivitet, er det vigtigt, at deres fortrolighed bevares (24) b) dette gælder især på et så følsomt område som den årlige evaluering af tjenestemænd i deres karriereudviklingsrapport c) i personalesager er det Den Juridiske Tjenestes rolle at rådgive ansættelsesmyndigheden og ikke den eller de tjenestemænd, der klager over administrationen d) for at kunne varetage denne rolle korrekt er det afgørende, at den kan rådgive åbent, uden at der er risiko for, at enkelte medlemmer af Den Juridiske Tjeneste kommer i direkte og eventuelt personlig konflikt med en klager (25).

Med hensyn til de ovennævnte udtalelser fra Kommissionen minder Ombudsmanden om, at den generelle karakter af begrundelsen for afslaget på aktindsigt samt dens kortfattede eller formelle karakter kun kan være et indicium for, at der ikke er foretaget en konkret undersøgelse, hvis det er objektivt muligt at begrunde afslaget på aktindsigt i hvert enkelt dokument uden at afsløre indholdet af dokumentet eller et væsentligt aspekt heraf og dermed fratage undtagelsen selve dens formål (26).

1.16 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen navnlig har understreget, at det i personalesager er dens juridiske tjenestes opgave at rådgive ansættelsesmyndigheden og ikke den tjenestemand, der klager over en afgørelse truffet af administrationen. Ombudsmanden forstår denne erklæring sammen med Kommissionens ovennævnte erklæring a) og b) således, at den angiver, at udtalelserne fra dens Juridiske Tjeneste vedrørende klager i henhold til artikel 90, stk. 2, og udkast til afgørelser vedrørende sådanne klager kan udgøre nyttige og positive råd til klagerne, hvis de videregives til dem. Desuden har Kommissionen henvist til sag 84/03, Turco mod Rådet. I denne sag, som vedrørte et afslag på aktindsigt i udtalelsen fra Rådets Juridiske Tjeneste vedrørende et forslag til fællesskabsdirektiv, påberåbte Rådet sig den samme undtagelse, som Kommissionen havde påberåbt sig her, og gjorde bl.a. gældende, at udbredelsen af en sådan juridisk rådgivning kunne give anledning til tvivl med hensyn til lovligheden af den pågældende lovgivningsmæssige retsakt. Retten fandt, at den generelle karakter af Rådets argumentation var begrundet i, at en supplerende oplysning ville fratage den påberåbte undtagelse dens virkning. Den accepterede desuden Rådets ovennævnte argument og stadfæstede det anfægtede afslag.

1.17 I lyset af ovenstående accepterer Ombudsmanden, at udbredelsen af en juridisk udtalelse som den foreliggende, der tilsyneladende drøftede spørgsmål vedrørende klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, og udkastet til afgørelse herom, kan indeholde elementer, der underminerer ansættelsesmyndighedens relevante endelige afgørelse. Desuden optræder fællesskabsforvaltningen i denne forbindelse som part i en arbejdsretlig tvist, som efterfølgende kan føre til en sag ved Fællesskabets retsinstanser eller til en klage til Den Europæiske Ombudsmand. Administrationen har således en legitim interesse og er berettiget til at beskytte en sådan juridisk rådgivning og til at nægte at videregive den. I betragtning af grundlaget for denne beskyttelse er det desuden ikke nødvendigt at henvise specifikt til indholdet af den ønskede juridiske udtalelse, da dette ville fratage den påberåbte undtagelse dens effektive virkning. Desuden synes klageren i den foreliggende sag ikke at have fremsat specifikke og behørigt underbyggede argumenter om, at der var en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen (27).

1.18 Ombudsmanden mener derfor, at efter hans forslag til en mindelig løsning og Kommissionens bedre begrundede svar herpå synes sidstnævntes afslag på at give aktindsigt i den pågældende juridiske udtalelse ikke længere at udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser (28).

Undtagelse fra artikel 4, stk. 3, andet afsnit

1.19 Kommissionen har påberåbt sig undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001 for at give afslag på aktindsigt i visse dokumenter vedrørende vurderingen af klageren som tjenestemand i Kommissionen og vurderingen af hans relevante klage i henhold til artikel 90, stk. 2. I første omgang erklærede Kommissionen blot, at udbredelsen af disse dokumenter "i alvorlig grad ville påvirke Kommissionens beslutningsproces på personaleområdet", uden at give nogen specifik begrundelse for denne konklusion. Ombudsmanden var i sit forslag til mindelig løsning af den opfattelse, at Kommissionen ikke har givet en tilstrækkelig begrundelse for anvendelsen af ovennævnte undtagelse.

1.20 I den relevante del af sit svar på Ombudsmandens forslag fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger. Klageren arbejdede i hele referenceperioden først hos Publikationskontoret og derefter hos GD ENTR. To kontorchefer i disse tjenestegrene vurderede klageren, og visse dokumenter, som han havde anmodet om, henviser til denne evalueringsprocedure. Som det er tilfældet med andre dokumenter, der er udarbejdet i forbindelse med en klage vedrørende bedømmelsesproceduren for en tjenestemand, indeholder bidragene fra de berørte tjenestegrene følsomme oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten. De pågældende dokumenter, der blev udarbejdet i forbindelse med udarbejdelsen af ansættelsesmyndighedens endelige afgørelse, indeholder udtalelser fra de relevante tjenestegrene vedrørende den anfægtede bedømmelse. Fri og fuldstændig udveksling af udtalelser fra de involverede tjenestegrene forud for vedtagelsen af den endelige afgørelse er uundværlig og grundlæggende for ansættelsesmyndighedens beslutningsproces på dette område. Hvis alle indkomne bidrag og drøftelser i denne indledende fase blev offentliggjort, ville ansættelsesmyndigheden blive frataget enhver intern mulighed for frit at drøfte fordele og ulemper ved en afgørelse skriftligt. Dette ville i alvorlig grad undergrave dens beslutningsproces. Artikel 4, stk. 3, andet afsnit, finder derfor anvendelse.

Med hensyn til udkastet til ansættelsesmyndighedens afgørelse anførte Kommissionen, at dette udkast til svar i forhold til den endelige afgørelse afspejler de interne drøftelser og drøftelser, herunder Den Juridiske Tjenestes bidrag, der som forklaret ovenfor kræver en åben og fri intern debat for at sikre kvaliteten af den afgørelse, der træffes. Dette udkast er derfor også omfattet af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

I sine relevante bemærkninger accepterede klageren ikke disse forklaringer. Han bemærkede, at Kommissionens holdning i det væsentlige indebar, at alle interne udtalelser altid ville være omfattet af de pågældende undtagelser, hvilket ikke var fællesskabslovgiverens hensigt med vedtagelsen af forordning 1049/2001. Med hensyn til beslutningsprocesserne mente klageren, at Kommissionen ikke blot skulle argumentere, men også påvise, at beslutningsprocessen ville blive alvorligt undergravet.

1.21 Indledningsvis anerkender Ombudsmanden betydningen af fællesskabsadministrationens interesse i i tilstrækkelig grad at beskytte sin beslutningsproces på det følsomme område for evaluering af dens tjenestemænd. At pålægge administrationen en forpligtelse til på et tidspunkt, hvor denne procedure stadig er i gang, at imødekomme anmodninger om aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet til internt brug med henblik på denne procedure, kan faktisk forårsage unødige forstyrrelser i evalueringsproceduren og dermed skabe en betydelig risiko for alvorlig skade på ovennævnte beskyttede interesse.

Situationen ændrer sig ikke desto mindre betydeligt, når ovennævnte procedure er afsluttet, og resultaterne og de relevante beslutninger er blevet meddelt. Risikoen for afbrydelse af proceduren er ikke længere til stede. Desuden formodes de tjenestemænd, der bidrager til øvelsen ved at give udtryk for deres holdninger til de kolleger, der evalueres, at være ærlige og hæderlige personer, der udfører den relevante administrative funktion i overensstemmelse med høje faglige standarder og med stor ansvarsfølelse og ansvarlighed. Intet mindre kan forventes af dem og kræves af dem.

1.22 I den foreliggende sag afslog Kommissionen at give aktindsigt i visse dokumenter vedrørende klagerens anfægtede vurdering, som indeholdt relevante udtalelser til internt brug. I lyset af ovenstående accepterer Ombudsmanden ikke Kommissionens argument om, at hemmeligholdelse tjente behovet for at beskytte "fri og fuldstændig udveksling af udtalelser fra de involverede tjenestegrene" og den "interne mulighed for frit at drøfte" spørgsmål vedrørende klagerens evaluering og "fordelene og ulemperne ved en afgørelse" om disse spørgsmål. En fastholdelse af et sådant argument ville nemlig føre til den konklusion, at administrationen generelt kan afslå udlevering af dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug, selv efter at den relevante afgørelse er truffet, med den begrundelse, at udleveringen ville skade administrationens interesse i at have frie interne drøftelser og drøftelser. Denne tilgang kan tydeligvis ikke sidestilles med princippet om en streng fortolkning af undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit. Faktisk ville det være lidt mindre end en bred tilladelse til ikke at videregive sådanne dokumenter i åbenlys modstrid med hensigten hos den fællesskabslovgiver, der vedtog forordning (EF) nr. 1049/2001.

Med hensyn til udkastet til afgørelse om klagerens klage i henhold til artikel 90, stk. 2, begrundede Kommissionen anvendelsen af undtagelsen med, at dette udkast til svar i forhold til den endelige afgørelse afspejler de interne drøftelser og drøftelser, som kræver en åben og fri intern debat. Som forklaret ovenfor er denne argumentation ikke overbevisende.

1.23 I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har fremlagt gyldige og tilstrækkelige grunde til at anvende undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001 på visse dokumenter. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

1.24 Ombudsmanden minder om, at han allerede har fremsat et begrundet forslag til en mindelig løsning i denne sag. Han bemærker endvidere, at han har behandlet et betydeligt antal klager indgivet af klageren mod Kommissionen. Disse sager viser en mere generel og intens tvist mellem dem, i forbindelse med hvilken institutionen har stået stærkt og insisteret på sine (ofte principielle) holdninger, selv når Ombudsmanden på grundlag af en begrundet analyse ikke har fundet dem berettigede. Ombudsmanden beklager også, at intensiteten af denne tvist mellem Kommissionen og klageren og det sammenbrud i kommunikationen, som den indebærer, i praksis har gjort det umuligt at nå frem til en rimelig løsning vedrørende denne klage. I lyset af ovenstående og også under hensyntagen til den måde, hvorpå Kommissionen i forbindelse med denne undersøgelse har behandlet fortolkningen og anvendelsen af undtagelserne i artikel 4, stk. 1, litra b), og artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001, finder Ombudsmanden det ikke hensigtsmæssigt at forfølge sagen yderligere ved at fremsætte et udkast til henstilling vedrørende de tilfælde af fejl eller forsømmelser, der er identificeret i punkt 1.8 og 1.23 i denne afgørelse. Ombudsmanden vil således fremsætte en relevant kritisk bemærkning nedenfor.

2 Påstand om unødig forsinkelse i behandlingen af klagerens genfremsatte begæring

2.1 Med hensyn til denne påstand erkendte Kommissionen i sin udtalelse, at den besvarede den genfremsatte begæring få dage efter udløbet af den forlængede frist. Den forklarede denne forsinkelse med henvisning til behovet for høring af andre tjenestegrene samt behovet for at oversætte svaret til klageren.

I sit forslag til mindelig løsning bemærkede Ombudsmanden, at han ikke kan udelukke, at særlige omstændigheder kan begrunde manglende overholdelse af den frist, der er fastsat i artikel 8 i forordning (EF) nr. 1049/2004. I den foreliggende sag havde Kommissionen imidlertid henvist til omstændigheder, der syntes at være fælles for behandlingen af begæringer om aktindsigt, dvs. behovet for tværtjenstlig høring og oversættelse. Ombudsmanden var derfor af den opfattelse, at Kommissionen ikke havde henvist til særlige omstændigheder, der kunne begrunde den pågældende forsinkelse. Denne forsinkelse udgjorde derfor sandsynligvis et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden foreslog derfor, at Kommissionen kunne anerkende, at dens forsinkede behandling af klagerens genfremsatte begæring ikke var tilstrækkeligt begrundet.

2.2 I sit svar på denne del af Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning erkendte Kommissionen, at den ikke fuldt ud overholdt fristerne. I denne forbindelse forklarede den, at behandlingen af den genfremsatte begæring havde været tidskrævende på grund af dens omfang og dens forbindelse med en administrativ procedure. Personalet i det generalsekretariat, der behandlede ansøgningen, måtte rådføre sig med forskellige andre tjenestegrene og indhente detaljerede oplysninger fra dem. Forsinkelsen i oversættelsen af svaret var også længere end forventet. Den tilføjede, at Ombudsmandens bemærkning om, at tværtjenstlige høringer og oversættelser er almindelige, var korrekt. I dette særlige tilfælde havde der imidlertid været en akkumulering af forsinkende faktorer. Selv om disse omstændigheder ikke kan begrunde den manglende overholdelse af fristerne, fandt Kommissionen det hensigtsmæssigt at forklare, hvorfor der opstod en yderligere forsinkelse.

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand og bemærkede, at Kommissionen end ikke havde undskyldt for den manglende overholdelse af de relevante frister.

2.3 Ombudsmanden noterer sig Kommissionens udtalelser om dens vanskeligheder med at behandle klagerens genfremsatte begæring inden for de frister, der er fastsat i forordning 1049/2001. Han forstår også, at Kommissionen i det væsentlige accepterede hans relevante konklusion i hans forslag til en mindelig løsning og indrømmede, at omstændigheder som dem i den foreliggende sag måske ikke i tilstrækkelig grad begrunder en manglende overholdelse af disse frister. Ombudsmanden finder det derfor ikke berettiget at gå videre med dette aspekt af sagen. Han vil dog gerne opfordre Kommissionen til at træffe passende organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at genfremsatte begæringer af den pågældende art besvares rettidigt. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en relevant yderligere bemærkning nedenfor (29).

3 Påstanden om tilsidesættelse af "pligten til at tage hensyn til tjenestemændenes interesser/velfærd"

3.1 Klageren hævdede, at Kommissionens afslag på aktindsigt også var en tilsidesættelse af dens pligt til at tage hensyn til hans interesser som tjenestemand.

3.2 Ombudsmanden bemærker, at denne forpligtelse, som fortolket i retspraksis, henviser til "den balance mellem gensidige rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i personalevedtægten i forholdet mellem den offentlige myndighed og tjenestemændene".(30) Den foreliggende sag vedrører klagerens ret til aktindsigt som fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 og ikke i personalevedtægten. Denne pligt synes ikke under omstændigheder som de i denne sag foreliggende at pålægge administrationen yderligere forpligtelser til at give aktindsigt i dokumenter. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke har været noget tilfælde af fejl eller forsømmelser svarende til klagerens ovennævnte påstand.

4 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkninger:

Afslag på aktindsigt

1. I lyset af ovennævnte konklusioner i punkt 1.6 - 1.8 finder Ombudsmanden, at uanset om administrationen kan anvende undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001, når det drejer sig om dokumenter, der indeholder ansøgerens egne personoplysninger, er Kommissionens fortsatte påberåbelse af denne undtagelse i den foreliggende sag, selv efter fremsendelsen til den af klagerens skrivelse af 6. juli 2005, som i det væsentlige indeholdt en relevant samtykkeerklæring med henblik på videregivelse, ikke lovlig. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.
2. I lyset af ovennævnte konklusioner i punkt 1.19-1.24 mener Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har fremlagt gyldige og tilstrækkelige grunde til at anvende undtagelsen i artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1049/2001 på visse dokumenter. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere ophold

Ombudsmanden noterer sig Kommissionens udtalelser om dens vanskeligheder med at behandle klagerens genfremsatte begæring inden for de frister, der er fastsat i forordning 1049/2001. I den forbindelse vil Ombudsmanden gerne opfordre Kommissionen til at træffe passende organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at genfremsatte begæringer af den her omhandlede art besvares rettidigt.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT L 145, s. 43.

(2) Artikel 10, stk. 2 - "Adgang efter en ansøgning" - bestemmer følgende: "Hvis et dokument allerede er blevet udleveret af den pågældende institution og er let tilgængeligt for den, der har fremsat begæringen, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvordan den kan få adgang til det ønskede dokument".

(3) Se liste (1)-(3) og (1)-(4) ovenfor.

Institutionen afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen om beskyttelse af personoplysninger".

Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institution, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af: (...) - retssager og juridisk rådgivning."

(7) "Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en af undtagelserne, frigives de resterende dele af dokumentet."

(8) Sag T-118/99, Brighina mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 25, og II, s. 97.

(9) "Der kan ikke indgives klage til ombudsmanden vedrørende arbejdsforholdene mellem fællesskabsinstitutionerne og -organerne og deres tjenestemænd og øvrige ansatte, medmindre den pågældende har udtømt alle muligheder for at indgive interne administrative anmodninger og klager, navnlig de procedurer, der er omhandlet i artikel 90, stk. 1 og 2, i personalevedtægten, og svarfristerne for den myndighed, der således har indgivet andragendet, er udløbet."

10) Artikel 10, stk. 2 - "Adgang efter ansøgning" - bestemmer følgende: "Hvis et dokument allerede er blevet udleveret af den pågældende institution og er let tilgængeligt for den, der har fremsat begæringen, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvordan den kan få adgang til det ønskede dokument."

(11) EFT 2001 L 8, s. 1.

(12) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9.3.1994 om ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).

(13) Vedtaget den 8. juli 2002 og ændret ved ombudsmandens afgørelse af 5. april 2004, som findes på http://www.euro-ombudsman.eu.int/lbasis/en/provis.htm.

(14) Der var tale om følgende dokumenter: 1) referat af et møde i ligestillingsudvalget vedrørende klagerens interne klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten (R/432/03) 2) udkast til dokumenter vedrørende generaldirektørens afgørelse som appelbedømmer 3) udkast til dokumenter vedrørende tildeling af prioritetspoint 4) en erklæring fra Publikationskontoret vedrørende klagerens vurdering (5) en erklæring fra GD ENTR vedrørende klagerens interne klage R/432/03 6) et udkast til afgørelse om klagerens interne klage, jf. punkt 5 ovenfor (7) en juridisk udtalelse fra Kommissionens Juridiske Tjeneste vedrørende det udkast til afgørelse, der er omhandlet i punkt 6 ovenfor.

(15) "Hvis en begæring ikke er tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere begæringen og bistår den, der har fremsat begæringen, med at gøre dette, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af de offentlige registre over dokumenter."

(16) "Hvis et dokument allerede er blevet udleveret af den pågældende institution og er let tilgængeligt for den, der har fremsat begæringen, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse den, der har fremsat begæringen, om, hvordan den kan få adgang til det ønskede dokument."

(17) "Institutionerne gør så vidt muligt dokumenter direkte tilgængelige for offentligheden i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler."

(18) Jf. Rettens dom af 12.9.2007, sag T-36/04, API mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 54.

(19) Se sag T-36/04, op.cit., præmis 56.

(20) Jf. sag T-84/03, Turco mod Rådet, Sml. 2004 II, s. 4061, præmis 71; Rettens dom af 17.5.2006, sag T-93/04, Kallianos mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 91.

(21) Jf. Rettens dom af 12.9.2007, sag T-36/04, API mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 54.

(22) Jf. sag T-84/03, Turco mod Rådet, præmis 79.

(23) Jf. sag T-84/03, Turco mod Rådet, Sml. 2004 II, s. 4061, præmis 73.

(24) Kommissionen henviste i den forbindelse til præmis 74 i ovennævnte sag T-84/03. I denne forbindelse bemærker Ombudsmanden imidlertid, at Kommissionens brede erklæring ikke afspejler denne eller nogen passage i ovennævnte dom. Denne erklæring indebærer, at undtagelsen i artikel 4, stk. 2, andet led, automatisk finder anvendelse på alle juridiske udtalelser, der afgives til Kommissionen. Det kan imidlertid ikke antages, at denne undtagelse åbenbart og i sin helhed omfatter dokumenterne i ovennævnte kategori. Det af Kommissionen ønskede resultat er derfor ikke i overensstemmelse med de regler, der er nævnt i punkt 1.10 i denne beslutning.

Dette argument kan ikke begrunde anvendelsen af den pågældende undtagelse (25). Selv hvis det antages, at ovennævnte mulighed er relevant for beskyttelsen af juridisk rådgivning som omhandlet i artikel 4, stk. 2, andet led, bør den risiko, som Kommissionen har henvist til, være rimeligt forudsigelig, ikke rent hypotetisk, og vurderes af institutionen på en konkret måde, herunder spørgsmålet om, hvorvidt delvis aktindsigt kunne undgå et sådant problem. Dette er ikke tilfældet i den foreliggende sag.

(26) Jf. Rettens dom af 12.9.2007, sag T-36/04, API mod Kommissionen, endnu ikke trykt i Samling af Afgørelser, præmis 67.

(27) Jf. sag T-84/03, Turco mod Rådet, Sml. 2004 II, s. 4061, præmis 83-85.

(28) I denne forbindelse udelukker Ombudsmanden ikke muligheden for, at dele af en sådan juridisk udtalelse (f.eks. en indledende del, der henviser til genstanden for klagen i henhold til artikel 90, stk. 2) kan videregives uden at skade dens beskyttelse. Det ser ud til, at Kommissionen her har undersøgt muligheden for delvis fremlæggelse af oplysninger og har afvist den. Under hensyntagen til sagens omstændigheder og hans bemærkning i punkt 1.24 nedenfor finder Ombudsmanden det ikke berettiget at gå videre med sagen ved at foretage en undersøgelse af det pågældende dokument med henblik på at undersøge rimeligheden af Kommissionens vurdering.

(29) I sine bemærkninger til Kommissionens svar syntes klageren at tilskynde Ombudsmanden til at foretage en mere generel undersøgelse af Kommissionens proceduremæssige behandling af begæringer om aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis Ombudsmanden finder det berettiget, eventuelt også under hensyntagen til Kommissionens opfølgning på hans yderligere bemærkning nedenfor, kan han overveje at indlede en relevant undersøgelse på eget initiativ i fremtiden.

(30) Se f.eks. sag 298/93 P, K mod Domstolen, Sml. 1994 I, s. 3009, præmis 38: "Administrationens omsorgspligt […] afspejler den balance mellem gensidige rettigheder og forpligtelser, som vedtægten har skabt i forholdet mellem den offentlige myndighed og tjenestemændene. En særlig konsekvens af denne afvejning er, at myndigheden, når den træffer en afgørelse vedrørende en tjenestemands situation, skal tage hensyn til alle de forhold, der kan påvirke dens afgørelse, og at den herved ikke blot skal tage hensyn til tjenestens interesse, men også til den pågældendes interesse."