Strasbourg, den 8. august 2004

Kære X

Den 23. december 2003 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Den Europæiske Investeringsbank ("EIB") vedrørende udbud 2003/S 79-069641.

Den 12. januar 2004 videresendte jeg klagen til formanden for EIB.

Den 12. februar 2004 skrev De for at bede mig om at sørge for, at EIB ikke længere forsøger at kontakte Dem. I mit svar af 18. februar 2004 forklarede jeg Dem, at jeg ikke havde beføjelse til at udstede påbud til Fællesskabets institutioner eller organer med hensyn til deres adfærd. Jeg meddelte Dem imidlertid, at jeg ville sende en kopi af Deres brev af 12. februar 2004 til EIB, hvilket jeg gjorde samme dag.

Den 2. marts 2004 fremsendte EIB sin udtalelse på engelsk, hvoraf jeg fremsendte en kopi til Dem til orientering den 10. marts 2004. Den 18. marts 2004 sendte EIB mig en tysk oversættelse af sin udtalelse. Jeg fremsendte den til Dem den 29. marts 2004 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 6. april 2004.

Den 22. april 2004 anmodede jeg EIB om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage. EIB svarede den 18. maj 2004.

Bortset fra den skrivelse, hvori EIB besvarede mit spørgsmål, sendte den et yderligere brev (også dateret den 18. maj 2004), hvori den gav oplysninger om det anslåede gebyrbeløb for de relevante opgaver. EIB har anmodet mig om at holde disse oplysninger fortrolige. I mit svar af 27. maj 2004 meddelte jeg EIB, at jeg ikke kunne acceptere dokumenter eller oplysninger fra en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan, som jeg blev anmodet om ikke at videregive til klageren. Jeg sendte derfor brevet tilbage til EIB.

Den 27. maj 2004 fremsendte jeg EIB’s svar på min anmodning om yderligere oplysninger til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 3. juni 2004.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klagen

I april 2003 offentliggjorde Den Europæiske Investeringsbank ("EIB") et begrænset udbud vedrørende oversættelses- og/eller revisionsopgaver i tillægget til Den Europæiske Unions Tidende (2003/S 79-069641). Ansøgninger om deltagelse i dette udbud skulle sendes pr. post senest den 30. maj 2003. I punkt 6 i sin meddelelse påpegede EIB, at 5-12 ansøgere ville blive forhåndsudvalgt og anmodet om at bestå oversættelses-/revisionsprøverne. Klageren indgav en anmodning om at deltage i udbuddet via onlinetransmission. EIB’s server sendte en kort besked, der bekræftede modtagelsen af anmodningen.

I en e-mail, der blev sendt til EIB den 18. december 2003, spurgte klageren, hvorfor han stadig ikke havde modtaget nogen nyheder om sin anmodning, syv måneder efter at den var blevet indgivet. Klageren foreslog, at der kunne være tale om nepotisme. Han spurgte endvidere, om kvalificerede ansøgere havde fået mulighed for at bestå en oversættelsesprøve, og hvis dette ikke skulle have været tilfældet, efter hvilke kriterier kontrakten var blevet tildelt.

Den 19. december 2003 svarede A., vicedirektør i EIB’s oversættelsesafdeling, klageren. Han påpegede, at klageren var blevet underrettet om udbudssituationen pr. e-mail den 10. juli 2003. Ifølge A. havde denne e-mail understreget, at "ansøgninger om deltagelse for at være støtteberettigede fuldt ud skulle opfylde de betingelser og vilkår, der var fastsat i den ajourførte udgave af dette udbud, som blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende den 9. juli 2003 med referencen 2003/S 129-115 194." Ifølge EIB var en sådan fuldstændig ansøgning om deltagelse aldrig blevet modtaget og kunne derfor tydeligvis ikke tages i betragtning. EIB bemærkede endvidere, at udbuddet var blevet behørigt behandlet under streng overholdelse af reglerne for offentlige indkøb. Eventuelle betænkeligheder med hensyn til forsømmelig behandling af sagen eller præferencebehandling af specifikke ansøgere var derfor helt ubegrundede.

Det ser ud til, at det udbud, der blev offentliggjort under referencen 2003/S 129-115 194, er meget lig (hvis ikke identisk med) det første udbud, bortset fra at det i dets tekst i punkt 2 påpeges, at dette udbud "indebærer en forlængelse af udbud 2003/S 79-069641".

I sit svar af 19. december 2003 understregede klageren, at han hverken pr. post eller e-mail var blevet underrettet om den "ajourførte" udgave af udbuddet.

I sin klage til Ombudsmanden spurgte klageren, hvorfor udbuddet efterfølgende var blevet "ajourført" i stedet for at anmode om alle de oplysninger, der havde været nødvendige lige fra begyndelsen. Klageren fremførte, at denne tilgang havde haft til formål at filtrere kandidater og vilkårligt udelukke visse kandidater. Han spurgte, hvorfor han aldrig var blevet informeret om ændringen eller om de specifikke udvælgelseskriterier. Efter klagerens opfattelse var der alvorlig tvivl om, hvorvidt udbuddet var blevet håndteret korrekt.

Det fremgik, at klageren således i det væsentlige fremsatte følgende to påstande:

(1) EIB havde undladt at underrette klageren om ændringen med hensyn til udbuddet.

(2) EIB havde ikke håndteret udbuddet korrekt.

Klageren bemærkede, at hans mål var at få udbuddet erklæret ugyldigt og at få afholdt et nyt udbud. Han var endvidere af den opfattelse, at EIB skulle spørges om, hvor mange ansøgere, der havde indgivet deres ansøgning om deltagelse inden ajourføringen af udbuddet, der ikke havde fået medhold, fordi de ikke havde fremlagt de oplysninger, der efterfølgende var blevet anmodet om, eller fordi de ikke havde været i stand til at gøre det, fordi de ikke var blevet underrettet om ændringen.

Ombudsmandens fremgangsmåde

Ombudsmanden fandt, at klagen kunne antages til behandling og burde sendes til EIB med henblik på en udtalelse. Han meddelte imidlertid klageren, at han ikke var i stand til at erklære et udbud ugyldigt og bestemme, at der skulle afholdes et nyt udbud. Dette aspekt af klagen kunne derfor ikke undersøges af Ombudsmanden.

I sin åbningsskrivelse til EIB bemærkede Ombudsmanden, at han ville sætte pris på, at EIB's udtalelse kunne indeholde oplysninger om, hvor mange ansøgere, der havde indgivet deres anmodninger inden ajourføringen af udbuddet, havde været resultatløse, fordi de ikke havde indgivet de oplysninger, der efterfølgende var blevet anmodet om, eller fordi de ikke havde været i stand til at gøre det, da de ikke var blevet underrettet om ændringen.

Klageren anmodede ikke om, at hans klage blev behandlet fortroligt. Han anmodede imidlertid om, at hans identitet og e-mailadresse ikke blev offentliggjort i Ombudsmandens publikationer. Ombudsmanden besluttede derfor, at det ville være hensigtsmæssigt at betragte klagen som fortrolig.

Klagerens brev af 12. februar 2004

I en yderligere e-mail af 12. februar 2004 anmodede klageren Ombudsmanden om at sørge for, at EIB ikke længere skulle forsøge at kontakte ham. Ombudsmanden forklarede i sit svar af 18. februar 2004, at han ikke havde beføjelse til at udstede påbud til Fællesskabets institutioner eller organer med hensyn til deres adfærd. Ombudsmanden meddelte imidlertid klageren, at han ville fremsende en kopi af klagerens skrivelse af 12. februar 2004 til EIB.

Forespørgslen

Udtalelse fra Den Europæiske Investeringsbank

I sin udtalelse fremsatte EIB følgende bemærkninger:

Det relevante udbud (2003/S 79-069641) blev offentliggjort i april 2003. Klageren havde indgivet en ansøgning den 26. maj 2003.

Den 9. juli 2003 blev der af tekniske årsager af IT-karakter (systemet havde ikke accepteret alle nødvendige oplysninger) offentliggjort en ajourført udgave af udbuddet med angivelse af en forlængelse af den oprindelige frist i EU-Tidende. Dagen efter offentliggørelsen havde EIB meddelt denne forlængelse til alle de ansøgere, der havde sendt et ansøgningsskema til det første udbud, og anmodet dem om at sende det igen i overensstemmelse med den ajourførte udgave af udbuddet.

Denne e-mail var også blevet sendt til klageren den 10. juli 2003, men på grund af en trykfejl i hans e-mailadresse havde klageren desværre aldrig modtaget meddelelsen fra EIB.

EIB undskyldte denne hændelse og erklærede, at den var rede til at indlede drøftelser med klageren med henblik på at finde en acceptabel løsning.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger bemærkede klageren, at EIB ikke havde fremsat nogen forslag til, hvad en "acceptabel" løsning kunne være. Da han ikke længere havde tillid til EIB og derfor fandt det uhensigtsmæssigt at kontakte EIB direkte, anmodede klageren Ombudsmanden om at fastslå, hvilke konkrete idéer EIB havde i denne henseende.

Yderligere forespørgsler
Anmodningen om yderligere oplysninger

Efter nøje overvejelse af EIB's udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor EIB om at oplyse ham om, hvad EIB mente med den "acceptable løsning", som den havde henvist til i sin udtalelse, og hvordan den foreslog at finde en sådan løsning.

EIB’s svar

I sit svar af 18. maj 2004 påpegede EIB, at den havde besluttet at iværksætte det relevante udbud i en ånd af åbenhed og konkurrence, selv om det beløb, der var involveret i udførelsen af de pågældende tjenesteydelser, lå et godt stykke under den tærskel, der er fastsat i EF-direktivet om indkøb af tjenesteydelser.

Efter EIB's opfattelse ville den mest retfærdige løsning på det spørgsmål, som klageren rejste, være at følge den normale procedure, der var fastsat i det oprindelige udbud, og give klageren mulighed for at deltage i udvælgelsesprocessen på lige fod med de øvrige konkurrenter.

Dette vil omfatte:

fremsendelse af ansøgningsskemaet med en frist, der skal fastsættes, og som med de fornødne ændringer svarer til den oprindeligt fastsatte frist, i overensstemmelse med den ajourførte udgave af EU-Tidende

- aflæggelse af de oversættelsesprøver, som de øvrige ansøgere allerede har gennemgået inden for rammerne af udbuddet

- udarbejdelse af et tilbud i overensstemmelse med udbudsbetingelserne inden for samme tidsramme som de øvrige ansøgere, med de fornødne ændringer

- vurdering af klagerens bud foretaget af EIB’s udbudsudvalg på grundlag af de samme kriterier som dem, der gælder for de øvrige ansøgere

- hvis klageren får medhold, vil han blive sat på listen over potentielle tjenesteydere i en position, der svarer til hans bud og resultaterne af hans test. Det skal bemærkes, at individuelle opgaver vil blive tildelt efter kaskadeprincippet i overensstemmelse med de kriterier og vilkår og betingelser, der er fastsat i de tekniske specifikationer.

I sit svar af 18. maj 2004 tilføjede EIB, at ingen opgave/kontrakt om levering af tjenesteydelser til den tyske oversættelsesenhed på grundlag af det pågældende udbud hidtil var blevet tildelt de udvalgte ansøgere.

Bortset fra skrivelsen med sit svar på Ombudsmandens spørgsmål sendte EIB en yderligere skrivelse (også dateret den 18. maj 2004), hvori den fremlagde oplysninger om det anslåede beløb for honorarerne for de relevante opgaver. EIB anmodede Ombudsmanden om at holde disse oplysninger fortrolige. I sit svar af 27. maj 2004 meddelte Ombudsmanden EIB, at han ikke kunne acceptere dokumenter eller oplysninger fra en fællesskabsinstitution eller et fællesskabsorgan, som han var blevet anmodet om ikke at videregive til klageren. Ombudsmanden sendte derfor skrivelsen tilbage til EIB.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger bemærkede klageren, at han gerne accepterede EIB's forslag om at deltage i udbuddet. Klageren gav imidlertid udtryk for det synspunkt, at det i lyset af det, der var sket, ikke længere var muligt for de ansvarlige personer i EIB at foretage en upartisk vurdering af hans ansøgning. Han foreslog derfor, at han først skulle aflægge de oversættelsesprøver, som de øvrige ansøgere allerede havde gennemgået. Klageren mente, at det burde være muligt at få adgang til de korrigerede undersøgelsesdokumenter, når testene var afsluttet. Han tilføjede, at han efter at have bestået denne prøve var parat til at fremlægge de krævede dokumenter og et tilbud. Klageren hævdede, at en anden måde at gennemføre proceduren på ikke ville gøre det muligt for EIB at behandle hans ansøgning neutralt og objektivt.

Klageren anmodede om Ombudsmandens fortsatte bistand i denne sag.

Afgørelsen

1 Manglende korrekt håndtering af udbud

1.1 I 2003 offentliggjorde Den Europæiske Investeringsbank ("EIB") et begrænset udbud vedrørende oversættelses- og/eller revisionsopgaver i tillægget til Den Europæiske Unions Tidende (2003/S 79-069641). Klageren ansøgte om at deltage i dette udbud. Den 10. juli 2003 meddelte EIB pr. e-mail ansøgerne, at ansøgningerne om deltagelse for at være støtteberettigede fuldt ud skulle opfylde de betingelser og vilkår, der var fastsat i den ajourførte udgave af dette udbud, som blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende den 9. juli 2003 med referencen 2003/S 129-115 194. Denne e-mail blev ikke modtaget af klageren, som først fik kendskab til den, da han henvendte sig til EIB i december 2003 for at få oplysninger om status for proceduren.

1.2 I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EIB (1) ikke havde underrettet ham om ændringen med hensyn til udbuddet og (2) ikke havde håndteret udbuddet korrekt.

1.3 I sin udtalelse påpegede EIB, at dens e-mail af 10. juli 2003 også var blevet sendt til klageren, men at klageren desværre aldrig havde modtaget den på grund af en trykfejl i hans e-mail-adresse. EIB undskyldte denne hændelse og erklærede, at den var rede til at indlede drøftelser med klageren med henblik på at finde en acceptabel løsning. I sit svar af 18. maj 2004 på et spørgsmål fra Ombudsmanden forklarede EIB, at den mest retfærdige løsning på det spørgsmål, som klageren havde rejst, efter EIB's opfattelse ville være at følge den normale procedure, der var fastsat i det oprindelige udbud, og give klageren mulighed for at deltage i udvælgelsesprocessen på lige fod med de øvrige konkurrenter. EIB påpegede, at dette betød, at klageren skulle sende sit ansøgningsskema, aflægge de oversættelsesprøver, som de andre ansøgere allerede havde gennemgået, og derefter udarbejde et tilbud, som skulle evalueres efter de samme kriterier som dem, der gjaldt for de andre ansøgere. Hvis klageren får medhold, vil han blive sat på listen over potentielle tjenesteydere i en position, der svarer til hans bud og resultaterne af hans test. I sit svar af 18. maj 2004 bemærkede EIB, at ingen opgave/kontrakt om levering af tjenesteydelser til den tyske oversættelsesenhed på grundlag af det pågældende udbud hidtil var blevet tildelt de udvalgte ansøgere.

1.4 I sine bemærkninger bemærkede klageren, at han gerne accepterede EIB's forslag om at deltage i udbuddet, men foreslog en anden tilgang. Han foreslog, at han først skulle aflægge de oversættelsesprøver, som de øvrige ansøgere allerede havde gennemgået. Han tilføjede, at han efter at have bestået denne prøve var parat til at fremlægge de krævede dokumenter og et tilbud. Klageren anmodede om Ombudsmandens fortsatte bistand i denne sag.

1.5 Ombudsmanden mener, at EIB har fremsat, hvad der synes at være et rimeligt forslag til afhjælpning af de negative virkninger af den fejl, der blev begået i juli 2003. Han bemærker, at klageren er bange for, at dette forslag ikke vil muliggøre en neutral og objektiv behandling af klagerens ansøgning fra EIB's side. Efter Ombudsmandens opfattelse er der imidlertid intet, der tyder på, at denne frygt kan underbygges. Det skal bemærkes, at EIB handlede hurtigt og konstruktivt, så snart ombudsmanden gjorde den opmærksom på problemet. Med hensyn til klagerens anmodning om Ombudsmandens fortsatte bistand skal det påpeges, at Ombudsmandens rolle er at bidrage til at afdække og bringe fejl og forsømmelser til ophør, hvilket synes at være opnået i denne sag.

2 Konklusion

I lyset af ovennævnte omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at der ikke er grund til yderligere undersøgelser i denne sag. Ombudsmanden afslutter derfor sagen. Klageren kan naturligvis frit henvende sig til Ombudsmanden igen, hvis han mener, at EIB ikke har håndteret hans deltagelse i udbuddet retfærdigt.

Formanden for EIB vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS