Strasbourg, den 10. december 2004

Kære P.

Den 5. december 2003 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Deres deltagelse i den almindelige udvælgelsesprøve PE/91/A.

Den 22. december 2003 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Parlamentet. Parlamentet afgav udtalelse den 16. april 2004. Jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 1. juni 2004.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog i den almindelige udvælgelsesprøve PE/91/A, der blev afholdt af Europa-Parlamentet med henblik på at opstille en liste over assistenter i italiensk.

Ved skrivelse af 27. november 2002, underskrevet af chefen for Parlamentets "Service Concours", blev klageren underrettet om, at han havde bestået alle prøverne. Han kunne imidlertid ikke optages på listen over egnede kandidater, fordi han ikke var blandt de seks bedste kandidater. I overensstemmelse med punkt VIII i meddelelsen om udvælgelsesprøve (1) ville kun de seks bedste ansøgere blive opført på listen over egnede ansøgere.

Den 6. februar 2003 anmodede klageren om aktindsigt i følgende dokumenter: i) hans afmærkede eksamensbesvarelser ii) referatet af den mundtlige prøve og de point, som udvælgelseskomitéens medlemmer har tildelt ham iii) de evalueringskriterier, som udvælgelseskomitéen har fastsat for både den skriftlige og den mundtlige prøve, og iv) hans placering på listen over beståede ansøgere.

Den 17. februar 2003 indgav klageren en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Klageren hævdede, at udvælgelseskomitéen havde undladt at handle i overensstemmelse med artikel 5 i bilag III til vedtægten, at principperne om god forvaltningsskik ikke var blevet overholdt under gennemførelsen af den almindelige udvælgelsesprøve, nemlig på grund af dens varighed på næsten tre år, og at institutionens skrivelse af 27. november 2002 ikke indeholdt tilstrækkelige grunde til, at han kunne forstå udviklingen i den almindelige udvælgelsesprøve og sine egne resultater.

Den 28. maj 2003 afviste Parlamentet klagerens klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

Klageren indgav derfor en klage til Ombudsmanden, hvori han hævdede, at Parlamentet: i) ikke havde besvaret hans begæring om aktindsigt inden for den frist, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001, men først 120 dage efter, at han havde fremsat begæringen, og ii) ikke havde oplyst ham om hans placering på listen over egnede ansøgere. Klageren hævdede, at Parlamentet i henhold til artikel 5 i bilag III til vedtægten burde have udarbejdet en liste over egnede ansøgere, der indeholdt mindst dobbelt så mange navne som antallet af stillinger, der skulle besættes, dvs. en liste med tolv ansøgere.

Forespørgslen

Europa-Parlamentets udtalelse

Europa-Parlamentet anførte i sin udtalelse, at for så vidt angår den begæring om aktindsigt, som klageren havde indgivet, havde han indgivet en første begæring den 6. februar 2003 efterfulgt af en ny den 17. februar 2003 sammen med den klage, som han havde indgivet på grundlag af vedtægtens artikel 90, stk. 2. I betragtning af at det fremgik, at klageren havde valgt at fremsætte sin anmodning som en del af sin klage i henhold til artikel 90, stk. 2, fandt Parlamentet, at klageren ønskede at få et svar på dette spørgsmål i forbindelse med svaret på hans klage. Ifølge Parlamentet støttes denne fortolkning af den omstændighed, at klageren først gentog sin begæring om aktindsigt i en skrivelse af 20. maj 2003, fem dage før ansættelsesmyndigheden besvarede hans klage inden for en frist på fire måneder som fastsat i vedtægten.

Vedlagt dette svar sendte Parlamentet klageren en kopi af hans multiple choice-prøver, listen over de korrekte svar på multiple choice-prøverne, en kopi af hans andre skriftlige prøver og en kopi af korrektionsskemaet, hvor de point, som klageren havde opnået, var angivet for hver prøve. Hvad angår de øvrige dokumenter, som klageren havde anmodet om, fremsendte Parlamentet dem ikke til ham, fordi de efter Parlamentets opfattelse var omfattet af fortroligheden af udvælgelseskomitéens arbejde.

Med hensyn til Parlamentets påståede afslag på at oplyse klageren om hans placering på listen over beståede ansøgere forklarede Parlamentet, at det ikke kunne acceptere klagerens anmodning, da det normalt ikke rangordner de ansøgere, der ikke har bestået en udvælgelsesprøve. Af hensyn til gennemsigtigheden underrettede Parlamentet ham imidlertid om de point, som de seks første ansøgere, der var opført på listen, havde opnået, for at gøre det muligt for klageren at kende forskellen mellem sig selv og den sidste udvalgte ansøger.

Hvad angår klagerens argument om, at Parlamentet burde have opstillet en liste over egnede ansøgere, der indeholdt mindst dobbelt så mange navne som antallet af stillinger, der skulle besættes, bemærkede Parlamentet, at det i afsnit VIII (opførelse på listen over egnede ansøgere) i meddelelsen om udvælgelsesprøve utvetydigt var fastsat, at antallet af ansøgere, der ville blive opført på listen over egnede ansøgere, var seks (2). Det maksimale antal ansøgere, der kan optages på denne liste, blev fastsat af ansættelsesmyndigheden efter høring af det paritetiske udvalg under behørig hensyntagen til bestemmelserne i artikel 5 i bilag III til vedtægten. Udvælgelseskomitéen kunne under ingen omstændigheder afvige fra meddelelsens tekst. Antallet af beståede ansøgere på listen over egnede ansøgere var ikke blot en afgørende faktor for, at potentielle ansøgere kunne beslutte, om de ville ansøge om at deltage i den pågældende udvælgelsesprøve eller ej, men var også et afgørende element i udvælgelseskomitéens afgørelser med hensyn til indholdet og vurderingen af prøverne. Parlamentet har ligeledes anført, at det ikke var dets praksis at udvide listen over egnede ansøgere efter afholdelsen af prøverne, eftersom dette af forbigåede ansøgere kunne anses for en manipulation af resultaterne af udvælgelsesprøven.

Beslutningen om at opføre seks ansøgere på listen over egnede ansøgere betød ikke, at der skulle besættes seks stillinger. Desuden var formålet med udarbejdelsen af en sådan liste at råde over egnede ansøgere til at besætte stillinger, der ville blive ledige i fremtiden, og ikke at besætte stillinger, der allerede var ledige.

Parlamentet anførte ligeledes, at antallet af beståede ansøgere, der skulle optages på en liste over egnede ansøgere, blev beregnet i overensstemmelse med artikel 5 i bilag III til vedtægten, og at det i det foreliggende tilfælde faktisk repræsenterede det dobbelte antal stillinger for den pågældende lønklasse og det pågældende sprog, som Parlamentet forventede at skulle besætte over en periode på mindst tre år. Ifølge EF-domstolenes retspraksis "er artikel 5, stk. 5, i bilag III kun en henstilling til udvælgelseskomitéen, der har til formål at lette ansættelsesmyndighedens afgørelse, og om den følges eller ej, afhænger af udvælgelsesprøvens art og omstændigheder, antallet af ansøgere og deres kvalifikationer (…)"(3).

Parlamentet understregede endvidere, at den tidsplan, der er angivet i en meddelelse om udvælgelsesprøve, kun er vejledende og ikke bindende for institutionen. Antallet af ansøgere til udvælgelsesprøven kan øge varigheden af en udvælgelsesprøve, således som det faktisk var tilfældet med den udvælgelsesprøve, som klageren havde deltaget i. Varigheden af en udvælgelsesprøve kan ikke påvirke meddelelsen om udvælgelsesprøven, som skal forblive uændret under hele proceduren.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger til Parlamentets udtalelse anførte klageren, at han for så vidt angår hans begæring om aktindsigt i dokumenter i modsætning til, hvad Parlamentet havde bekræftet, ikke havde fremsat to forskellige begæringer om aktindsigt. Hans eneste anmodning var blevet fremsat den 6. februar 2003. Da han den 17. februar 2003 indgav sin klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, henviste han blot til sin ansøgning af 6. februar 2003, som han havde fremsendt en kopi af som bilag. På denne baggrund var Parlamentets fortolkning, hvorefter han ved at indgive sin klage i henhold til artikel 90, stk. 2, havde fremsat en ny begæring om aktindsigt, og at han ønskede at få et svar på dette spørgsmål i forbindelse med besvarelsen af hans klage, ikke korrekt.

Klageren påpegede også, at han undrede sig over, hvordan det var muligt, at praksis med at udvide en reserveliste generelt blev fulgt af Europa-Kommissionen i de seneste almindelige udvælgelsesprøver, hvis en sådan praksis ifølge Parlamentet syntes at være ulovlig. Han henviste endvidere til, at kategorien af kontraktansatte var blevet indført med ikrafttrædelsen af den nye vedtægt den 1. maj 2004. Klageren var i tvivl om, hvorvidt det at have bestået en almindelig udvælgelsesprøve ville blive taget i betragtning som en fordel i en fremtidig udvælgelsesprocedure for kontraktansatte.

Afgørelsen

1 Parlamentets behandling af klagerens begæring om aktindsigt

1.1 Den 6. februar 2003 anmodede klageren, der deltog i den almindelige udvælgelsesprøve PE/91/A, Parlamentet om aktindsigt i visse dokumenter vedrørende hans deltagelse i ovennævnte udvælgelsesprøve. I sin klage gjorde han gældende, at Parlamentet ikke havde besvaret hans anmodning inden for den frist, der var fastsat i forordning nr. 1049/2001 af 30. maj 2001, men kun 120 dage efter, at han havde fremsat anmodningen.

1.2 Parlamentet anførte i sin udtalelse, at klageren den 17. februar 2003 havde indgivet en ny begæring om aktindsigt sammen med den klage, som han havde indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Parlamentet påpegede, at det havde fundet, at klageren ønskede at få et svar på spørgsmålet om aktindsigt i forbindelse med svaret på hans klage. Retten fandt endvidere, at denne fortolkning støttes af den omstændighed, at klageren først gentog sin begæring om aktindsigt i en skrivelse af 20. maj 2003, fem dage før ansættelsesmyndigheden besvarede hans klage.

1.3 Klageren anførte i sine bemærkninger, at han kun havde fremsat én begæring om aktindsigt den 6. februar 2003, og at han i sin klage i henhold til artikel 90, stk. 2, indgivet den 17. februar 2003 blot havde henvist til sin begæring af 6. februar 2003, hvoraf han havde fremsendt en kopi som bilag.

1.4 I overensstemmelse med artikel 7, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (4) skal en begæring om aktindsigt i et dokument behandles omgående. Senest 15 arbejdsdage efter registreringen af begæringen skal institutionen enten give aktindsigt i det ønskede dokument eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse den, der har fremsat begæringen, om vedkommendes ret til at genfremsætte begæringen. I undtagelsestilfælde kan fristen i stk. 1 forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at ansøgeren underrettes på forhånd og gives en detaljeret begrundelse. Har institutionen ikke svaret inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte den.

1.5 Ombudsmanden havde mulighed for at kontrollere indholdet af klagerens klage af 17. februar 2003 i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90, stk. 2, hvoraf klageren havde fremsendt en kopi til ham. Det fremgik, at klageren i denne klage henviste til brevet af 6. februar 2003 vedrørende hans begæring om aktindsigt og anførte, at han stadig ikke havde modtaget noget svar på denne begæring.

1.6 På baggrund af ovenstående er Ombudsmanden af den opfattelse, at Parlamentet ikke har givet en overbevisende forklaring på, hvorfor det fandt, at klageren ønskede at modtage et svar på spørgsmålet om aktindsigt i forbindelse med svaret på hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2. Ombudsmanden bemærker endvidere, at det på grundlag af de oplysninger, han er i besiddelse af, fremgår, at Parlamentet ikke underrettede klageren om sin hensigt om at behandle anmodningen om aktindsigt i forbindelse med behandlingen af klagen i henhold til artikel 90, stk. 2, hvilket ville have givet klageren mulighed for at afklare eventuelle misforståelser.

1.7 Ombudsmanden bemærker også, at i henhold til artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1049/2001 giver institutionens manglende svar på en begæring om aktindsigt inden for den fastsatte frist (femten arbejdsdage) den, der har fremsat begæringen, ret til at genfremsætte begæringen.

1.8 I den foreliggende sag har klageren ikke genfremsat en sådan begæring.

1.9 Ombudsmanden har konsekvent indtaget den holdning, at kravet i artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut om, at en klager skal foretage de "passende" forudgående henvendelser, før han kan klage til Ombudsmanden, betyder, at klageren skal have indgivet både en oprindelig og en genfremsat begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

På baggrund af ovenstående og det forhold, at Parlamentet behandlede klagerens begæring om aktindsigt i sit svar på klagerens klage i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90, stk. 2, og har begrundet sin afgørelse, er Ombudsmanden af den opfattelse, at der ikke synes at være behov for yderligere undersøgelser af dette aspekt af sagen.

2 Klagerens placering på listen over egnede ansøgere

2.1 Klageren gjorde gældende, at Parlamentet ikke havde informeret ham om hans placering på listen over egnede ansøgere.

2.2 Parlamentet forklarede, at det ikke kunne acceptere klagerens anmodning, da det normalt ikke rangerede afviste kandidater. Af hensyn til gennemsigtigheden underrettede Parlamentet ham imidlertid om de point, som de seks første ansøgere, der var opført på listen, havde opnået, for at gøre det muligt for klageren at kende forskellen mellem sig selv og den sidste udvalgte ansøger.

2.3 Ombudsmanden er ikke bekendt med nogen regel, der forpligter Parlamentet til at rangordne forbigåede ansøgere i en almindelig udvælgelsesprøve. Han bemærker endvidere, at institutionen har givet klageren oplysninger om de point, som de seks bedste ansøgere, der var opført på reservelisten, har opnået.

2.4 Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at der ikke er grundlag for yderligere undersøgelser af dette aspekt af sagen.

3 Europa-Parlamentets liste over egnede ansøgere

3.1 Klageren gjorde gældende, at Parlamentet i henhold til artikel 5 i bilag III til vedtægten burde have opstillet en liste over egnede ansøgere, der indeholdt mindst dobbelt så mange navne som antallet af stillinger, der skulle besættes, dvs. en liste med tolv ansøgere.

3.2 Parlamentet fremhævede, at det i afsnit VIII i meddelelsen om udvælgelsesprøve utvetydigt var fastsat, at antallet af ansøgere, der ville blive opført på listen over egnede ansøgere, var seks, og at udvælgelseskomitéen under ingen omstændigheder kunne afvige fra meddelelsens ordlyd.

3.3 Ombudsmanden bemærker, at det klart fremgik af meddelelsen om udvælgelsesprøve PE/91/A, at der ville blive opført seks ansøgere på listen over egnede ansøgere. Som Parlamentet i øvrigt har anført i sin udtalelse, er artikel 5, stk. 5, i bilag III på grundlag af Fællesskabets retsinstansers praksis (5) kun en henstilling til udvælgelseskomitéen, der har til formål at lette ansættelsesmyndighedens afgørelse, og om den følges eller ej, afhænger af udvælgelsesprøvens art og omstændigheder, antallet af ansøgere og deres kvalifikationer.

3.4 På grundlag af de beviser, som Ombudsmanden er i besiddelse af, finder han, at udvælgelseskomitéen ved udarbejdelsen af listen over egnede ansøgere handlede i overensstemmelse med den meddelelse om udvælgelsesprøve, som den var bundet af.

3.5 I sine bemærkninger rejste klageren spørgsmålet om, hvordan det var muligt, at praksis med at udvide en reserveliste generelt blev fulgt af Europa-Kommissionen i de seneste almindelige udvælgelsesprøver, hvis en sådan praksis ifølge Parlamentet syntes at være ulovlig.

Som anført i punkt 3.4 i denne afgørelse mener Ombudsmanden, at Parlamentets holdning var korrekt. Han er endvidere af den opfattelse, at den omstændighed, at andre fællesskabsinstitutioner kan handle anderledes, ikke er relevant i den foreliggende sammenhæng.

3.6 Klageren henviste også i sine bemærkninger til, at kategorien kontraktansatte var blevet indført med den nye vedtægts ikrafttræden den 1. maj 2004. Klageren var i tvivl om, hvorvidt det at have bestået en almindelig udvælgelsesprøve ville blive taget i betragtning som en fordel i en fremtidig udvælgelsesprocedure for kontraktansatte.

Ombudsmanden bemærker, at dette punkt er blevet rejst af klageren for første gang i hans bemærkninger, og at Parlamentet endnu ikke har haft mulighed for at svare på det. Dette punkt synes imidlertid under alle omstændigheder ikke at være forbundet med det foreliggende klagepunkt. Klageren kan dog frit rejse dette spørgsmål direkte over for Parlamentet.

3.7 På baggrund af konklusionen i punkt 3.4 ovenfor finder Ombudsmanden, at klagerens påstand ikke kan tages til følge.

4 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at være behov for yderligere undersøgelser af klagerens påstande. For så vidt angår klagerens påstand konkluderer Ombudsmanden, at den ikke kan godtages. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Parlamentet vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EFT C 147 A af 26. maj 2000, s. 10.

(2) "Listen over egnede ansøgere (…) til udvælgelsesprøve PE/91/A vil indeholde navnet på de seks bedste ansøgere, grupperet efter fortjeneste (…)".

(3) Sag 122/77 af 26. oktober 1978, Agneessens mod Kommissionen, Sml. 1978, s. 2085, præmis 22.

(4) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43-48.

(5) Sag 122/77 af 26. oktober 1978, Agneessens mod Kommissionen (se fodnote 3).