Strasbourg, den 16. juli 2004

Kære G.

Den 5. december 2003 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Deres enmandsfirma Redgate NV's deltagelse i Europa-Kommissionens udbud 2003/S 076-66794 om oversættelse til svensk.

Den 17. december 2003 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen sendte sin udtalelse den 23. marts 2004, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I december 2003 indgav eneejeren af Redgate NV (i det følgende benævnt "Redgate") en klage til Ombudsmanden vedrørende Europa-Kommissionens udbud 2003/S 076-66794 om oversættelse til svensk.

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder kort sagt følgende:

Klageren deltog gennem sit selskab, Redgate, i udbudsproceduren 2003/S 076-66794 med henblik på oversættelse til svensk. Den 18. november 2003 modtog han en skrivelse, hvori Kommissionen meddelte ham, at hans bud var blevet afvist. Årsagen var, at han ikke havde fremlagt tilstrækkeligt bevis for sin faglige kapacitet (punkt 2.3.3.2. - 2.3.3.4. i udbudsbetingelserne). Udvælgelseskomitéen fandt navnlig, at hans tilbud var utilstrækkeligt med hensyn til detaljerne i organisationsplanen, beskrivelsen af procedurerne for udvælgelse af oversættelsespersonale og underentrepriseprocedurerne.

Klageren kontaktede Kommissionens tjenestemand med ansvar for det pågældende udbud, som fortalte ham, at henvisningen i Kommissionens brev til punkt 2.3.3.3 og 2.3.3.4 ikke var relevant i hans tilfælde.

I følgebrevet, der blev fremsendt sammen med hans bud, havde klageren påpeget følgende. Han har arbejdet som freelanceoversætter for Kommissionen næsten på fuld tid siden 1995, både i eget navn og gennem sit firma Redgate. Redgate er en enkeltmandsvirksomhed, der er registreret på sin postadresse. Alle oversættelser, som Redgate har udført for Kommissionen, er foretaget af Redgate selv uden hjælp fra andre oversættere. Han ville også levere tjenesteydelserne i henhold til dette udbud ved at arbejde alene, og han var derfor ikke i stand til at fremlægge de oplysninger, der kræves i henhold til punkt 2.3.3.2 i udbudsbetingelserne.

Kommissionen har imidlertid meddelt klageren, at den ikke kan finde hans følgeskrivelse i deres sagsakter, hvilket han finder bemærkelsesværdigt.

Selv om følgeskrivelsen ikke var blevet fremsendt, hvilket klageren bestrider, fremgår det af punkt 2.3.3.2 i udbudsbetingelserne, at de angiveligt manglende oplysninger ikke var obligatoriske, eftersom følgende fremgår af dette punkt: "Tilbudsgiverne skal, hvis det er relevant, fremlægge /.../". I hans tilfælde var disse oplysninger ikke relevante, da man f.eks. ikke kan udarbejde en organisationsplan for en virksomhed uden ansatte. Endvidere fremgår det af de med buddet vedlagte regnskaber, at Redgates omsætning er så lav, at den kun skal stamme fra én person.

Klageren har arbejdet otte år, næsten på fuld tid, for Kommissionen, hvor han har bevist sin kapacitet. Dette fremgår af den attest, der er vedlagt buddet, og af Kommissionens årlige evalueringer af freelanceoversættere.

Klageren hævder i det væsentlige, at Kommissionen har:

i) har mistet det følgebrev, han afgav sammen med sit bud, og

ii) Forkert udelukkede hans bud.

Klageren hævder, at Kommissionen bør anerkende ham som freelanceoversætter.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsætter Kommissionen følgende bemærkninger:

For så vidt angår påstanden om, at Kommissionen mistede følgeskrivelsen, som ifølge klageren var vedlagt buddet, har Kommissionen forklaret, at de kuverter, der indeholdt buddet, blev åbnet af bedømmelsesudvalget på åbningsmødet, som tilbudsgivernes repræsentanter også fik adgang til. Buddet var i tre eksemplarer (original og to kopier), og originalen blev forseglet på stedet af en embedsmand fra en anden afdeling. Klageren havde også fremsendt et yderligere støttedokument særskilt. Siden åbningen er alle dokumenter og kuverter blevet opbevaret i aflåste lokaler, som kun tre tjenestemænd og evalueringsudvalget har haft adgang til.

Efter en telefonsamtale, hvor klageren fremsatte sin påstand om, at Kommissionen havde mistet følgebrevet, blev den forseglede original, de to kopier og de to kuverter i buddet samt støttedokumenterne og kuverterne taget op til fornyet overvejelse. Denne fornyede gennemgang gav hverken noget dokument, som evalueringsudvalget ikke havde set, eller noget følgebrev som beskrevet af klageren.

Med hensyn til påstanden om, at Kommissionen med urette udelukkede klagerens bud, blev det forklaret klageren, at hans bud blev afvist, fordi bedømmelsesudvalget anså det for utilstrækkeligt med hensyn til tilbudsgiverens faglige kapacitet, navnlig organisationsplanen, beskrivelsen af procedurerne for udvælgelse af oversættelsespersonale og underentrepriseprocedurerne. I henhold til punkt 2.3.3.2 i udbudsbetingelserne skal tilbudsgiveren fremlægge oplysninger om alle disse punkter, for så vidt de er relevante for tilbudsgiveren.

Ved at indeholde følgende udsagn tyder Redgates bud klart på, at virksomheden har oversættelsespersonale (ansatte eller underleverandører) bestående af flere personer:

"Større oversættelsesordrer accepteres først, når den oversætter, der skal udføre oversættelsen, er blevet konsulteret."

"I tilfælde af store oversættelsesordrer vil dele af oversættelsen blive givet til revisoren, mens oversættelsen er i gang."

"Den bydende har regelmæssig kontakt med oversætterne /.../."

"Spørgsmål kan videregives inden for gruppen /.../."

"Ovennævnte beskrivelse gælder i givet fald for de oversættelser, som tilbudsgiveren selv foretager."

Erklæringer af denne art indebærer uundgåeligt, at buddet skal indeholde oplysninger om organisationsplanen, procedurerne for udvælgelse af oversættelsespersonale og underentrepriseprocedurerne som angivet i udbudsbetingelserne. Da Redgates bud ikke indeholdt oplysninger herom, blev det afvist.

Hvis buddet havde indeholdt den angiveligt tabte følgeskrivelse, som ifølge klageren ville have fået det til at se ud, som om Redgate ikke havde nogen ansatte eller underleverandører, ville bedømmelsesudvalget og den ordregivende myndighed have været nødt til at overveje uoverensstemmelsen mellem følgeskrivelsen og de ovennævnte erklæringer fra tilbudsgiveren i hans bud. Bedømmelsesudvalget ville have været nødt til at sætte spørgsmålstegn ved rigtigheden af det ene eller det andet punkt. Hvis der afgives urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelsen af de krævede oplysninger, udelukkes ansøgeren fra tildelingsproceduren.

Det fremgår klart af udbudsbetingelserne (punkt 6.1.2), at buddet skal indeholde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at den ordregivende myndighed kan analysere buddet. Buddene kan kun vurderes på grundlag af de kriterier, der er fastsat i udbudsdokumenterne. Den omstændighed, at tilbudsgiveren tidligere har haft en rammekontrakt med Kommissionen, kan ikke erstatte de kriterier, der er offentliggjort i udbudsbetingelserne.

Kommissionen har afslutningsvis anført, at den anser ethvert tab af en del af et tilbud i tre eksemplarer for at være yderst usandsynligt i betragtning af de trufne foranstaltninger. Den er af den faste overbevisning, at der ikke er sket tab af noget element efter modtagelsen af buddet. Under alle omstændigheder ville tilstedeværelsen af et følgebrev som beskrevet af klageren ikke have ændret beslutningen om at afvise klagerens bud grundlæggende. Kun årsagerne til afvisningen kunne have været anderledes, hvis bedømmelsesudvalget havde undersøgt en sådan skrivelse. Beslutningen om at afvise klagerens bud er i fuld overensstemmelse med reglerne om offentlige indkøb.

Klagerens bemærkninger

Klageren blev opfordret til at fremsætte bemærkninger til Europa-Kommissionens udtalelse. Klageren synes ikke at have fremsat bemærkninger.

Afgørelsen

1 Det angiveligt tabte følgebrev

1.1 Klageren deltog gennem sit selskab, Redgate, i udbudsproceduren 2003/S 076-66794 med henblik på oversættelse til svensk. Klageren hævder, at Kommissionen har mistet det følgebrev, der blev sendt sammen med hans bud, hvori han bl.a. forklarede, at han arbejder alene og derfor ikke kan give de oplysninger, der kræves i henhold til punkt 2.3.3.2 i udbudsbetingelserne.

1.2 Ifølge Kommissionen blev de kuverter, der indeholdt buddet, åbnet af udvalget på et åbningsmøde. Buddet var i tre eksemplarer (original og to kopier), og originalen blev forseglet på stedet. Klageren havde også fremsendt et yderligere støttedokument særskilt. Siden åbningen er alle dokumenter og kuverter blevet opbevaret i aflåste lokaler, som kun tre tjenestemænd og evalueringsudvalget har haft adgang til. Alle dokumenter og kuverter vedrørende klagerens bud er blevet gennemgået på ny, uden at der er fundet nogen følgeskrivelse som beskrevet af klageren. I betragtning af de foranstaltninger, der er truffet, mener Kommissionen, at det er yderst usandsynligt, at en del af et bud, der er afgivet i tre eksemplarer, går tabt, og den er overbevist om, at der ikke er sket tab af noget element efter modtagelsen af buddet.

1.3 Ombudsmanden har nøje overvejet klagerens påstand og Kommissionens redegørelse for, hvordan bud åbnes og opbevares, hvilket ikke er blevet tilbagevist eller anfægtet af klageren. Ombudsmanden mener, at Kommissionen har givet en overbevisende redegørelse for de procedurer, der skal forhindre, at en del af et tilbud går tabt, og for den kontrol, den har foretaget i denne sag. Desuden har Ombudsmanden ikke fundet nogen konkrete beviser til støtte for påstanden om, at Kommissionen har mistet klagerens følgeskrivelse. Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at hans undersøgelse ikke har afsløret fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side med hensyn til dette aspekt af klagen.

2 Den angiveligt fejlagtige udelukkelse af buddet

2.1 Klageren hævder, at Kommissionen med urette udelukkede hans tilbud på grundlag af punkt 2.3.3.2 i udbudsbetingelserne, som kræver, at tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om kvalifikationer og organisation, hvis det er relevant. Klageren hævder, at disse oplysninger ikke var relevante i hans tilfælde, da man f.eks. ikke kan udarbejde en organisationsplan for en virksomhed uden ansatte. Endvidere fremgår det af de med buddet vedlagte regnskaber, at Redgates omsætning er så lav, at den kun skal stamme fra én person.

Klageren anfører også, at han har arbejdet otte år, næsten på fuld tid, for Kommissionen, i hvilken periode han har bevist sin kapacitet. Han hævder, at dette fremgår af den attest, der er vedlagt buddet, og af Kommissionens årlige evalueringer af freelanceoversætterne.

2.2 Ifølge Kommissionen blev klagerens bud afvist, fordi bedømmelsesudvalget anså det for utilstrækkeligt i forhold til tilbudsgiverens faglige formåen. I henhold til udbudsbetingelserne skal tilbudsgiveren fremlægge visse oplysninger om faglig formåen, for så vidt som disse oplysninger er relevante for tilbudsgiveren. Redgates bud indeholdt flere erklæringer, hvoraf det klart fremgik, at virksomheden har oversættelsespersonale (ansatte eller underleverandører) bestående af flere personer. Erklæringer af denne art indebærer uundgåeligt, at buddet skal indeholde visse oplysninger som krævet i udbudsbetingelsernes punkt 2.3.3.2. Da Redgates bud ikke indeholdt oplysninger herom, blev det afvist. Tilbuddet skal indeholde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at den ordregivende myndighed kan analysere tilbuddet. Desuden kan bud kun vurderes på grundlag af udbudsdokumenterne. Den omstændighed, at tilbudsgiveren tidligere har haft en rammekontrakt med Kommissionen, kan ikke erstatte de kriterier, der er offentliggjort i udbudsbetingelserne.

2.3 Ombudsmanden bemærker, at tilbudsgiverne i henhold til punkt 2.3.3. i udbudsbetingelserne, som udgør en del af udvælgelseskriterierne, skal påvise, at de har den faglige kapacitet, der er nødvendig for at udføre det arbejde, de har fået tildelt. For at påvise dette kræves det i punkt 2.3.3.2, at tilbudsgiverne, hvis det er relevant, fremlægger: a) en detaljeret personaleoversigt med oplysninger om de personer, der er ansvarlige for at lede arbejdet, og de interne revisorer/oversættere, der er ansvarlige for at udføre arbejdet b) en beskrivelse af metoden til udvælgelse af oversættere og c) en angivelse af, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt har til hensigt at give i underentreprise, og en beskrivelse af proceduren og kriterierne for udvælgelse af underentreprenører.

Ombudsmanden bemærker endvidere, at buddet i henhold til punkt 6.1.2 i udbudsbetingelserne skal indeholde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at den ordregivende myndighed kan analysere det på grundlag af bl.a. udvælgelseskriterierne.

2.4 På grundlag af den foreliggende dokumentation og under hensyntagen til konklusionen i punkt 1.3 ovenfor finder Ombudsmanden Kommissionens konklusion om, at tilbuddet var fra en virksomhed, der skulle fremlægge relevante oplysninger om organisationsplanen, procedurerne for udvælgelse af oversættelsespersonale og underentrepriseprocedurerne, som anført i punkt 2.3.3.2 i udbudsbetingelserne, rimelig. Denne konklusion ændres ikke af den omstændighed, at klageren kunne have bevist sin faglige formåen i henhold til tidligere kontrakter med Kommissionen, eftersom tilbudsgiverne var forpligtet til at fremlægge bevis for denne formåen som en betingelse for at være berettiget til det pågældende tilbud. Ombudsmanden finder derfor ikke, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

3 Klagerens påstand

3.1 I betragtning af Ombudsmandens konklusioner under punkt 1.3 og 2.4 ovenfor er der ingen grund til, at Ombudsmanden skulle forfølge klagerens påstand om, at Kommissionen skulle give ham adgang som freelanceoversætter.

4 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS