Strasbourg, den 11. november 2004

Kære B.

Den 1. oktober 2003 fremsatte De Deres bemærkninger til Europa-Kommissionens udtalelse om en klage, som De havde indgivet til Den Europæiske Ombudsmand (reference 842/2003/JMA). Klagen vedrørte Kommissionens påståede undladelse af at udbetale et tilskud til en af Deres vælgere, virksomheden "Farming and Wildlife Advisory Group Limited" (FWAG). Dine bemærkninger omfattede et nyt spørgsmål, som ikke var en del af din oprindelige klage. I den afgørelse, der afsluttede 842/2003/JMA, blev det meddelt, at det nye spørgsmål, der blev rejst i Deres bemærkninger, var blevet registreret som en ny klage (reference 2013/2003/JMA).

Den 2. december 2003 videresendte jeg klage 2013/2003/JMA til Kommissionens formand med anmodning om bemærkninger. Jeg modtog Kommissionens udtalelse den 24. februar 2004, som jeg videresendte til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Den 18. marts 2004 sendte De mig Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget. Jeg beklager den tid, det har taget at behandle Deres klage.

Komplekset

Sagens faktiske omstændigheder er sammenfattende følgende:

Den 30. april 2003 indgav klageren en klage til Ombudsmanden over Kommissionen på vegne af en af sine vælgere, firmaet "Farming and Wildlife Advisory Group Limited" (FWAG). Klagen blev registreret under sagsnummer 842/2003/JMA. Den vedrørte Kommissionens påståede undladelse af at udbetale et tilskud på 59 598 EUR til FWAG til afholdelse af en seminarkonference om "Multifunktionelt landbrug - en europæisk model", som institutionen havde indvilliget i at yde tilskud til (sag nr. 2001/01-18). Klageren hævdede, at Kommissionen burde foretage udbetalingen af tilskuddet til FWAG forhøjet med de lovbestemte renter, der var påløbet siden den 1. januar 2002, og at dens tjenestegrene burde undskylde over for hans vælger.

Ombudsmanden indledte en undersøgelse og anmodede Kommissionen om at afgive en udtalelse om klagen. I sin udtalelse af 27. august 2003 forklarede Kommissionen, at forfaldsdatoen for betalingen og påløbne renter var den 29. august 2002, men at visse tekniske problemer havde forsinket betalingen. Kommissionen undskyldte den ulejlighed, som behandlingen af sagen havde påført FWAG, og meddelte Ombudsmanden, at dens tjenestegrene faktisk havde overført støttebeløbet til FWAG den 1. juli 2003 og de påløbne renter den 21. august 2003.

På grundlag af de foreliggende oplysninger konkluderede Ombudsmanden den 4. november 2003, at Kommissionen havde afsluttet sagen.

I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse af 1. oktober 2003 gav klageren imidlertid udtryk for sin utilfredshed med den begrænsede henvisning i Kommissionens udtalelse til "tekniske problemer" som årsag til den forsinkede udbetaling af tilskuddet. Klageren anmodede om en mere detaljeret redegørelse for arten af og tidspunktet for de tekniske problemer og for årsagerne til, at løfterne om hurtig betaling, som regelmæssigt var blevet givet til FWAG, ikke blev opfyldt.

Ombudsmanden mente, at klagerens anmodning om yderligere forklaringer skulle behandles som en ny klage under sagsnummer 2013/2003/JMA.

Klageren hævder kort sagt, at Kommissionen ikke har givet en fyldestgørende forklaring på i) arten af og tidspunktet for de tekniske problemer, der henvises til i institutionens udtalelse af 27. august 2003, og ii) årsagerne til, at løfterne om hurtig betaling, som regelmæssigt var blevet givet til FWAG, ikke blev opfyldt.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Kommissionen henviste i sin udtalelse til sagens faktiske omstændigheder. Den fremsatte derefter nogle indledende processuelle bemærkninger vedrørende spørgsmålet om, hvorvidt klagen kunne antages til realitetsbehandling. Institutionen hævdede, at klageren oprindeligt ikke havde anmodet institutionen om at forklare årsagerne til den forsinkede udbetaling af tilskuddet, og mente, at den nye klage er i strid med det generelle princip om "non bis in idem"(1). Efter Kommissionens opfattelse burde de hermed forbundne krav have været fremsat straks fra begyndelsen.

Med hensyn til de materielle spørgsmål forklarede Kommissionen, at den i sin udtalelse ikke havde uddybet bemærkningen om, at en række tekniske problemer var årsagen til den forsinkede betaling, fordi: i) der ikke var stillet spørgsmål i denne henseende ii) den oprindelige klage fokuserede på betaling af hovedstolen med de relevante renter sammen med en anmodning om undskyldning og iii) en række dokumenter, der var dukket op under Ombudsmandens undersøgelse, viste, at både klageren og FWAG allerede var godt bekendt med årsagerne til forsinkelsen.

Hvad angår rækkefølgen af de faktiske omstændigheder i den foreliggende sag har Kommissionen forklaret, at den tilskudsaftale, som FWAG undertegnede den 24. september 2001, var blevet godkendt af Kommissionen den 16. oktober 2001. Den 24. oktober 2001 fremsendte FWAG en kopi af sin bankgaranti og anmodede om, at der blev udbetalt et forskud på 35 579 EUR. Derefter viste det sig, at FWAG ikke havde en konto i EUR til rådighed som krævet i aftalen, men kun én i pund sterling.

FWAG’s anmodning om udbetaling af et forskud på 35 579 EUR blev formelt godkendt den 30. oktober 2001 og indført i regnskabsdatabasesystemet den 13. december 2001. På grund af det store antal betalinger, der skulle behandles ved årets udgang, var betalinger i forbindelse med forpligtelser indgået i 2000 blevet prioriteret. Da FWAG-betalingen var knyttet til en 2001-forpligtelse, var den derfor ikke blevet behandlet inden udgangen af 2001 og var således blevet omlagt for det følgende år.

Ved begyndelsen af regnskabsåret 2002 havde Kommissionens tjenestegrene taget de nødvendige skridt til at overføre de bevillinger, der var indgået forpligtelser for i 2001, til regnskabsåret 2002. Efter afslutningen af disse transaktioner blev betalingen genindført i regnskabsdatabasesystemet den 6. februar 2002.

Den 14. februar 2002 kunne betalingen imidlertid ikke gennemføres, fordi den ansvarlige tjenestegren havde opdaget en uoverensstemmelse mellem det beløb, der var angivet i aftalen (35 759 EUR), og det beløb, der blev anmodet om som forskud (35 579 EUR). FWAG var blevet underrettet herom. Ved brev af 17. maj 2002 havde FWAG erkendt, at bankens bankgaranti var ukorrekt på grund af en omregning af beløbene med et beløb på 35 579 EUR i modsætning til det korrekte beløb på 35 759 EUR. FWAG havde derfor foreslået, at det mindste beløb blev overført til bankens konto. Kommissionen bemærkede, at brevet ikke indeholdt yderligere bemærkninger eller kritik.

Den 31. januar 2002 havde Kommissionen imidlertid modtaget projektets tekniske rapport. Der var på daværende tidspunkt ikke fremlagt noget regnskab, selv om FWAG's revisor havde forpligtet sig til at fremlægge det på et senere tidspunkt. Regnskabsrapporten blev først modtaget af Kommissionen den 7. oktober 2002. Institutionen bemærkede, at i henhold til aftalens artikel 5, stk. 1, skulle både de tekniske og de finansielle rapporter være modtaget senest den 30. april 2002, og at en forsinket indsendelse af finansieringsoversigten skulle straffes med 1% af støttebeløbet for hver dags forsinkelse. Hvis forsinkelsen overstiger to måneder, vil modtageren desuden give afkald på sin ret til tilskuddet, og Kommissionen vil være berettiget til at beholde den bankgaranti, som modtageren oprindeligt stillede. Institutionen understregede, at den på grund af denne forsinkelse ikke lovligt kunne gå videre med de ønskede betalinger.

Kommissionens tjenestegrene fandt imidlertid, at sanktionen forekom at være for stor, og havde derfor på eget initiativ anmodet den kompetente generaldirektør om en undtagelse fra aftalens artikel 5, stk. 1. Denne undtagelse blev indrømmet den 20. december 2002. Som følge af denne undtagelse blev der den 31. december 2002 undertegnet et tillæg til den oprindelige aftale med FWAG, uden at FWAG ved denne lejlighed fremsatte forbehold eller bemærkninger.

I betragtning af de ekstraordinære omstændigheder i forbindelse med gennemførelsen af projektet, navnlig det forestående udløb af aftalen den 31. december 2002, havde de ansvarlige tjenestegrene i Kommissionen forsøgt at indgå en finansiel forpligtelse på budgettet for 2003, således at den resterende betaling kunne afvikles i begyndelsen af 2003. Den finansielle enhed havde frarådet denne løsning og anført, at denne procedure først kunne indledes i 2003.

Vanskeligheder i forbindelse med ikrafttrædelsen den 1. januar 2003 af forordning nr. 1605/2002, den nye finansforordning vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, havde forhindret Kommissionens regnskabssystem i at fungere gnidningsløst indtil udgangen af marts 2003. Eftersom artikel 75, stk. 2, i den nye forordning krævede, at der forud for enhver finansiel forpligtelse skulle træffes en finansiel beslutning, skulle Kommissionens tjenestegrene træffe en finansiel beslutning om godkendelse af 2003-forpligtelsen til FWAG's betaling, som først var blevet vedtaget i slutningen af april 2003.

Den 16. maj 2003, hvor den første klage til Ombudsmanden om dette spørgsmål var nået frem til Kommissionen, havde dens tjenestegrene allerede truffet foranstaltninger til at løse situationen og forklare den for både FWAG og klageren. Som svar på klagerens spørgsmål havde Kommissionen svaret den 13. juni 2003. Med hensyn til FWAG's anmodning om oplysninger svarede Kommissionen den 27. maj og den 19. august 2003. I disse breve havde Kommissionen undskyldt situationen og redegjort nærmere for beregningen af de renter, som FWAG skulle betale, og som var foretaget på en måde, der var mest gunstig for kreditor. Alle disse skrivelser gik forud for både den første udtalelse, der blev sendt til Ombudsmanden i den første klage, og klagerens efterfølgende bemærkninger.

Med hensyn til påstanden om uopfyldte løfter om hurtig betaling til FWAG understregede Kommissionen, at selv om dens udvekslinger med FWAG afspejlede et fælles ønske om at afslutte behandlingen af sagen så hurtigt som muligt, havde de ikke indeholdt noget fast tilsagn om en bestemt dato.

På grundlag af ovenstående betragtninger fandt Kommissionen, at dens tjenestegrene korrekt havde forklaret FWAG årsagen til forsinkelsen og derfor havde handlet korrekt.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse fandt klageren det mest betydningsfuldt, at Kommissionen havde foreslået, at klagen ikke kunne antages til behandling med henblik på at undgå at besvare den. Efter klagerens opfattelse var institutionens fortsatte kultur med tilsløring og ansvarsunddragelse tydeligst og giver anledning til stor bekymring.

Klageren gav udtryk for, at det ville have været rimeligt for Kommissionen at forklare de problemer, der forårsagede forsinkelsen, i stedet for at skjule dem, således at en sådan forsinkelse kunne undgås i fremtiden. Klageren var af den opfattelse, at de berørte personer burde irettesættes hårdt.

Afgørelsen

1 Indledende spørgsmål

1.1 I sin udtalelse anfører Kommissionen, at klageren oprindeligt ikke anmodede institutionen om at forklare årsagerne til den forsinkede udbetaling af tilskuddet, og at den nye klage er i strid med det generelle princip om "non bis in idem". Efter Kommissionens opfattelse burde de hermed forbundne krav have været fremsat straks fra begyndelsen.

1.2 Ombudsmanden bemærker, at de to klager, som klageren indgav, vedrørte den samme faktuelle situation, nemlig den forsinkede udbetaling af et tilskud fra Kommissionen til FWAG. Mens påstandene og påstandene i klagerens første klage (reference 842/2003/JMA) var, at Kommissionen skulle foretage udbetalingen af tilskuddet til FWAG plus renter, og at dens tjenestegrene skulle undskylde over for hans vælger, vedrørte påstandene i hans anden klage (reference 2013/2003/JMA) i stedet Kommissionens påståede undladelse af at forklare sine handlinger korrekt i denne forbindelse.

1.3 Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at undersøgelsen af denne klage ikke genåbner sager, der allerede er behandlet i sag 842/2003/JMA, og at princippet "non bis in idem" derfor ikke finder anvendelse.

2 Kommissionens angivelige undladelse af at give en fyldestgørende forklaring

2.1 Klageren hævder, at Kommissionen ikke har givet en fyldestgørende forklaring på i) arten af og tidspunktet for de tekniske problemer, der henvises til i institutionens udtalelse af 27. august 2003, og ii) årsagerne til, at løfterne om hurtig betaling, som regelmæssigt var blevet givet til FWAG, ikke var blevet opfyldt.

2.2 Kommissionen gav i sin udtalelse en detaljeret beskrivelse af de begivenheder, der førte til den forsinkede udbetaling af FWAG's tilskud. I kronologisk rækkefølge henviste Kommissionen kort sagt til følgende problemer: FWAG’s manglende bankkonto denomineret i EUR Kommissionens beslutning om at prioritere andre betalinger ved udgangen af 2001 behovet for at afklare en uoverensstemmelse i størrelsen af det forskud, som FWAG havde anmodet om FWAG's sene forelæggelse af den finansielle rapport, hvilket betød, at Kommissionen ikke lovligt kunne gå videre med de ønskede betalinger, og at der var behov for yderligere administrative skridt vanskeligheder i forbindelse med ikrafttrædelsen af den nye finansforordning i begyndelsen af 2003.

2.3 Ombudsmanden mener, at Kommissionens redegørelse udgør et tilfredsstillende svar på klagerens anmodning om en fyldestgørende redegørelse for arten af og tidspunktet for de tekniske problemer, der henvises til i institutionens udtalelse af 27. august 2003 i sag 842/2003/JMA.

2.4 Med hensyn til påstanden om uopfyldte løfter om hurtig betaling til FWAG afviste Kommissionen, at dens udvekslinger med FWAG omfattede et fast tilsagn om en bestemt dato for at afslutte behandlingen af sagen.

2.5 Ombudsmanden har nøje undersøgt korrespondancen mellem Kommissionen, FWAG og klageren. På grundlag af de foreliggende oplysninger finder Ombudsmanden ingen beviser for, at Kommissionen vildledte FWAG ved at afgive løfter om, at den ikke opfyldte sine forpligtelser.

2.6 På baggrund af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens påstande i den foreliggende sag. Ombudsmanden minder om, at den materielle påstand om forsinket betaling blev behandlet i sag 842/2003/JMA, som blev afsluttet som afgjort af institutionen.

2.7 Ombudsmanden minder om, at han efter Kommissionens undersøgelse på eget initiativ af forsinket betaling (OI/5/99/(IJH)/GG) overvåger situationen med henblik på at overveje, om det kunne være nyttigt at foretage en yderligere undersøgelse på eget initiativ af fremskridtene i bekæmpelsen af problemet med forsinket betaling. Ombudsmanden vil fremsætte en yderligere bemærkning herom nedenfor.

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere ophold

Ombudsmanden minder om, at han efter Kommissionens undersøgelse på eget initiativ af forsinket betaling (OI/5/99/(IJH)/GG) overvåger situationen med henblik på at overveje, om det kunne være nyttigt at foretage en yderligere undersøgelse på eget initiativ af fremskridtene i bekæmpelsen af problemet med forsinket betaling.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

1) "Ingen må retsforfølges to gange for samme lovovertrædelse"