Kære X

Du indgav en klage til Den Europæiske Ombudsmand mod Europa-Kommissionen om, hvordan den behandlede en anmodning om aktindsigt [1] (EASE 2023/6934.)

I november 2023 anmodede du om adgang til "e-mailen fra NEAR-RULELAW-FUNDRIGHTS" fra den 25. maj 2018 Emne: FACTSHEET 22 – Focus on..... DEINSTITUTIONALISATION OF BILDREN"og "to the ARES registration and circulation sheet of the above email ."

I december 2023 gav Kommissionen aktindsigt i den e-mail, du anmodede om, med forbehold af redigering af personoplysninger. Den 15. december 2023 genfremsatte du begæringen, da du mente, at Kommissionen ikke havde identificeret alle de dokumenter, der var omfattet af din begæring, navnlig "ARES registration and circulation sheet"vedrørende den pågældende e-mail. 

Da du ikke modtog noget svar på din genfremsatte begæring, henvendte du dig til Ombudsmanden.

Vi har underrettet Kommissionen om din klage og anmodet den om at sende dig et svar.

I mangel af et svar inden for den frist, der er fastsat af Ombudsmanden, anmodede vi om at få indsigt i ethvert dokument/alle dokumenter, som Kommissionen i mellemtiden måtte have identificeret som værende omfattet af din anmodning.

I sit svar til Ombudsmandens undersøgelseshold forklarede Kommissionen, at det ark om udbredelse af Ares, som du anmodede om, ikke findes, da den pågældende e-mail blev registreret i Ares uden nogen godkendelsesproces. Den var således ikke forbundet med nogen underskriverkæde, og der findes derfor ikke noget cirkulationsark. Selv om det er beklageligt, at Kommissionen ikke har givet disse forklaringer tidligere, har Ombudsmanden ingen grund til at betvivle dem.

Vi forstår også, at Kommissionen i mellemtiden har anmodet Dem om at fremlægge yderligere argumenter, og at den i modsat fald ville afslutte sagen. Det ser ud til, at De ikke fremlagde yderligere argumenter, og Kommissionen afsluttede derfor Deres sag.

På baggrund af ovenstående har vi besluttet at afslutte undersøgelsen med følgende konklusion [2]:

Der er ikke grundlag for yderligere undersøgelser.

Når det er sagt, deler Ombudsmanden dine bekymringer med hensyn til den tid, det tager Kommissionen at behandle anmodninger om aktindsigt. I sin undersøgelse på eget initiativ af sagen fandt Ombudsmanden, at de betydelige forsinkelser, som Kommissionen er stødt på i forbindelse med besvarelsen af anmodninger om aktindsigt, udgør fejl eller forsømmelser, og har i den forbindelse udsendt en særberetning til Europa-Parlamentet i september 2023 (OI/2/2022/OAM).[3] Yderligere oplysninger om særberetningen findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/175330.

Ved afslutningen af denne sag mindede vi Kommissionen om ovenstående resultater, og at den er nødt til at forbedre sin behandling af anmodninger om aktindsigt som en prioritet.

Din oprigtige,

Rosita Hickey Forespørgselsdirektør

Strasbourg, den 7. februar 2025

[1] Udarbejdet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter

dokumenter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049 .

[2] Fuldstændige oplysninger om proceduren og rettighederne i forbindelse med klager kan findes på 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707

[3] Europa-Parlamentets beslutning af 14. marts 2024 om den tid, det tager Kommissionen at behandle anmodninger om aktindsigt, som findes på: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html.