Baggrunden for klagen

1. Klageren var ansøger i udvælgelsesprøve EPSO/AD/398/22-5 - Eksperter i informations- og kommunikationsteknologi (IKT)[1] Han skulle efter planen aflægge fjernovervågede computerbaserede multiple choice-prøver [2] og casestudiet kl. 8.00 den 4. maj 2023.

2. På dagen for testene loggede klageren ind i testapplikationen omkring kl. 7.20. På det tidspunkt modtog han en fejlmeddelelse om, at applikationen var blokeret. Han forsøgte flere gange indtil 7:58am at oprette forbindelse til programmet, men oplevede det samme problem. Efter disse mislykkede forsøg kontaktede han den tekniske support og fik et "billetnummer". På trods af de instruktioner, han modtog (såsom at genstarte sin computer og geninstallere testprogrammet), fortsatte problemet. Klageren lånte efterfølgende en anden computer og var i stand til at tilslutte og gennemføre testen.

3. Den næste dag, den 5. maj 2023, sendte klageren en klage til EPSO over de tekniske problemer, han oplevede. Han hævdede, at problemerne og den deraf følgende stress havde en negativ indvirkning på hans præstation, da han endelig kunne få adgang til applikationen fra en anden computer. Han bad om at få taget prøverne igen.

4. Den 1. juni 2023 besvarede EPSO klagen. Den anførte, at de tekniske problemer, som klageren oplevede, skyldtes, at han havde haft forbindelse til ansøgningen for tidligt. Den bemærkede, at han efterfølgende havde været i stand til at deltage i prøven. EPSO afsluttede derfor klagen.

5. Klageren var utilfreds med EPSO's svar på sin klage og henvendte sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

6. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan EPSO havde behandlet klagen.

7. I forbindelse med undersøgelsen anmodede Ombudsmanden EPSO om at præcisere instrukserne til ansøgerne om, hvornår prøveansøgningen skulle iværksættes. Ombudsmanden anmodede også EPSO om at give nærmere oplysninger om, hvordan det behandler klager, navnlig klager over tekniske problemer.

8. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden EPSO's svar på klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på EPSO's svar.

EPSO's svar

9. EPSO sagde, at ansøgerne i de skriftlige instrukser anmodes om ikke at iværksætte prøverne mere end 30 minutter før prøvernes start. Testprogrammet lanceres ikke, hvis ansøgerne forsøger at gøre det mere end 30 minutter før det planlagte starttidspunkt. Men selv om en ansøger starter testene tidligere, betyder det ikke, at de er diskvalificeret. Hvis ansøgerne uden held forsøger at indgive ansøgningen for tidligt, bør dette ikke forhindre dem i at indgive ansøgningen inden for 30 minutter efter den planlagte start. Der er et "vindue" til prøverne, som giver ansøgerne mulighed for at begynde deres prøver op til 30 minutter før det angivne starttidspunkt og op til 120 minutter efter. Denne fleksibilitet er indført for at løse tekniske problemer, som ansøgerne kan være nødt til at løse, inden de påbegynder prøverne.

10. Med hensyn til klagerens situation sagde EPSO, at han efter de indledende vanskeligheder, som klageren oplevede før kl. 7.30 på dagen for prøven, burde have været i stand til at relancere ansøgningen efter kl. 7.30, og at det ikke er klart, hvorfor han ikke var i stand til at gøre det.

11. EPSO sagde, at klageren havde fulgt den korrekte procedure for indberetning af tekniske problemer og indgivelse af en klage. Den præciserede, at dens svar fra juni 2023, hvori klageren blev underrettet om, at det ikke var muligt at gentage testene, fordi han ikke havde fulgt instrukserne og havde iværksat testene for tidligt, ikke var korrekt. Men da han i sidste ende sad testene uden større problemer (ved hjælp af en anden computer), accepterede den ikke hans anmodning om at gentage testene.

12. EPSO tilføjede, at det ikke kan afgøre, i hvilket omfang klagerens præstation blev påvirket af stresset fra de tekniske problemer, han stod over for, før han med succes lancerede testen. Hver enkelt oplever stress på sin egen måde, og dette kan derfor ikke være en faktor i beslutninger om, hvorvidt ansøgerne skal have lov til at tage prøverne igen. Sådanne afgørelser skal være baseret på objektive kendsgerninger. Da det kan give ansøgerne en utilbørlig fordel i forhold til andre ansøgere at få adgang til prøverne igen, er det en foranstaltning, der skal anvendes sparsomt under begrundede omstændigheder for at bevare forpligtelsen til at sikre ligebehandling af ansøgerne.

13. Med hensyn til den tid, der er nødvendig for at behandle klager, sagde EPSO, at det normalt svarer inden for få dage. Hvis den imidlertid har brug for at indhente datalogfiler fra sin kontrahent, kan dette øge den tid, den har brug for til at behandle klager. I klagerens tilfælde var der en ekstra forsinkelse, da EPSO var nødt til at behandle et højere antal klager end normalt, da der var en teknisk hændelse med en server den 10. maj 2023, hvilket forårsagede testforsinkelser på op til 2 timer for mange ansøgere.

Klagerens bemærkninger

14. Klageren bemærkede, at EPSO indrømmede, at begrundelsen i afgørelsen om hans klage var unøjagtig. Han fastholdt sin holdning om, at han skulle have fået lov til at gentage testene.

15. Klageren understregede, at de tekniske problemer og den deraf følgende stress betød, at han ikke havde lige vilkår og muligheder for at præstere sammenlignet med en kandidat, der ikke oplevede nogen tekniske problemer. Klageren tilføjede, at det forhold, at han skulle aflægge prøverne på en anden computer med suboptimale tekniske specifikationer, yderligere forværrede hans ulempe.

16. Klageren hævdede, at ansøgere, der havde bestået prøverne, i andre nylige udvælgelsesprocedurer fik mulighed for at gennemgå prøverne igen, efter at de havde oplevet tekniske problemer med testansøgningen. Han gjorde gældende, at EPSO burde give ham mulighed for at tage prøverne igen for at sikre, at EPSO overholdt sin forpligtelse til at sikre ligebehandling af alle ansøgere.

Ombudsmandens vurdering

17. Som Ombudsmanden tidligere har konstateret, er afholdelse af prøver i forbindelse med udvælgelsesprøver i sagens natur en stressende oplevelse [3], som ubestrideligt forværres, når ansøgerne oplever tekniske problemer. Det er derfor beklageligt, at klageren oplevede sådanne problemer. Som EPSO antydede i sit svar, ser det ud til, at mange andre ansøgere i den pågældende udvælgelsesprocedure også oplevede tekniske problemer.

18. EPSO gjorde i det væsentlige gældende, at eftersom klageren i sidste ende bestod prøverne, kunne EPSO ikke give ham mulighed for at gennemgå prøverne igen. Den gjorde gældende, at dette kunne bringe andre ansøgeres lige muligheder i fare. Klageren hævdede, at han på grund af den stress, han oplevede, da han forsøgte at løse de tekniske problemer, ikke havde lige muligheder for at udføre testene. Ombudsmanden påskønner den stress, som klageren oplever i denne situation. Som påpeget af EPSO er det imidlertid meget vanskeligt at kvantificere stress og fastslå, hvilken indvirkning det har på en ansøgers præstationer. I denne forbindelse er EPSO’s holdning om, at en fornyet udvælgelse ikke var mulig, ikke urimelig. Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det ikke er berettiget at foretage yderligere undersøgelser af dette aspekt af klagen.

19. Som EPSO selv bemærkede, var den begrundelse, som EPSO anførte i sin afgørelse, for, hvorfor klageren ikke kunne genoptage prøverne, imidlertid unøjagtig. Det er god administrativ praksis at informere enkeltpersoner om de grunde, som en afgørelse er baseret på [4], og klart at sikre, at afgørelserne angiver de korrekte grunde. Den måde, hvorpå EPSO behandlede klagerens klage, er således i strid med principperne om god forvaltningsskik. I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse på eget initiativ af EPSO's brug af fjerntestning [5] har Ombudsmanden allerede fremsat et forslag til forbedring af EPSO's behandling af klager og behovet for at give klare, konsekvente og sammenhængende svar. I forbindelse med denne undersøgelse finder Ombudsmanden det hensigtsmæssigt at gentage dette forslag. Ombudsmanden vil fortsat overvåge, hvordan EPSO følger op på klager fra ansøgere, der har problemer med fjerntestning.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen af denne klage afslutter Ombudsmanden sagen med følgende konklusion [6]:

N o yderligere undersøgelser er berettigede i dette tilfælde.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Tina Nilsson
Chef for Afdelingen for Sagsbehandling

Strasbourg, den 12. juni 2024

[1] https://eu-careers.europa.eu/da/job-opportunities/competition/9190/description

[2] Prøverne i ræsonnement består af en række spørgsmål inden for verbal, numerisk og abstrakt ræsonnement.

[3] Se punkt 36 i Ombudsmandens afgørelse i OI/1/2023/VS, der findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990

[4] Jf. artikel 18 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510

[5] Sag OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[6] Denne klage er blevet behandlet i henhold til delegeret sagsbehandling i overensstemmelse med Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser.