Kære B.

Den 17. juli 2002 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende en påstået forsinkelse fra Kommissionens side i vurderingen af den endelige rapport om projektet "Painted organdoors", som De indsendte inden for rammerne af Raphael-programmet for 1999. Den 1., 2., 5. og 15. august 2002 fremsendte De yderligere oplysninger om Deres klage.

Den 30. august 2002 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen afgav udtalelse den 11. november 2002. Den 6. september og den 8. oktober 2002 havde De fremsendt yderligere oplysninger vedrørende Deres klage. Jeg fremsendte Kommissionens udtalelse til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 26. december 2002 og den 2. januar 2003.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren var de relevante kendsgerninger følgende:

Klageren, en nederlandsk fond med speciale i organer, forelagde i marts 1999 Kommissionen et projekt inden for rammerne af Raphael-programmet for 1999, som blev overvåget af GD for Uddannelse og Kultur (tidligere GD X). Projektet "Painted organdoors" bestod af en publikation om malede organdoors i Europa. Den 7. september 1999 meddelte Kommissionen klageren, at den havde besluttet at tildele et tilskud på 100 000 € til dette projekt, og sendte en kopi af tilskudsaftalen, som var underskrevet af klageren og Kommissionen.

Efter at have indsendt en interimsrapport modtog klageren den 19. oktober 1999 en første rate på 50 000 € og den 29. oktober 1999 en anden rate på 30 000 €. Der var således stadig en udestående rate på 20 000 EUR.

I henhold til tilskudsaftalen skulle instituttet have indsendt publikationen den 30. juni 2000. På grund af den gradvise opdagelse af historiske organer i Italien fremlagde klageren imidlertid den 30. november 2000 en foreløbig rapport, hvori der blev anmodet om mere tid til at færdiggøre publikationen, som ville indeholde mere end 700 sider i stedet for de 400 sider, der oprindeligt var planlagt. Kommissionen svarede den 18. december 2000, at klageren snarest muligt skulle fremsende finansieringsoversigten over de samlede udgifter til projektet. Den 23. februar 2001 skrev klageren til Kommissionen og anmodede om udbetaling af resten af tilskuddet. Kommissionen svarede den 5. marts 2001 og anmodede klageren om at fremsende den endelige rapport.

Den 14. marts 2001 anmodede klageren igen om en forlængelse af fristen for projektets afslutning indtil marts 2002 (fritagelse for artikel 2.2 og 2.3 i tilskudsaftalen). Kommissionen svarede ikke. Den 31. oktober 2001 sendte klageren kopier af publikationen til Kommissionen, som den 16. november 2001 anmodede om en detaljeret oversigt over omkostningerne og en detaljeret projektrapport.

Den 8. marts 2002 meddelte Kommissionen klageren, at den havde modtaget den endelige finansieringsoversigt, og at den til sin tid ville orientere om resultatet af vurderingen. Den 26. april 2002 meddelte Kommissionen klageren, at fristen for indgivelse af publikationen var den 30. juni 2000, og at Kommissionen på grundlag af en foreløbig vurdering af den endelige rapport kunne udstede et tilbagebetalingspåbud. Kommissionen bemærkede, at den ville underrette klageren om sine endelige konklusioner senest den 30. april 2002. Den 12. juni 2002 meddelte Kommissionen klageren, at den havde afsluttet vurderingen af den endelige rapport, som den havde sendt til de finansielle tjenester med henblik på kontrol og godkendelse. Den 12. juli 2002 sendte Kommissionen en telefax, hvori den anførte, at de finansielle tjenesters undersøgelse endnu ikke var afsluttet, men at den gjorde sit yderste for at finde en gensidigt acceptabel løsning inden udgangen af juli 2002. Den 16. juli 2002 meddelte klageren Kommissionen, at han ville indgive en klage til Ombudsmanden.

Den 17. juli 2002 indgav klageren denne klage til Ombudsmanden med påstand om 1) Kommissionens forsinkede endelige vurdering af sin rapport og 2) udbetaling af den resterende del af tilskuddet på 20 000 € samt renter fra den 31. december 2001 og fremefter.

Forespørgslen

I sin udtalelse bemærkede Kommissionen, at det i overensstemmelse med artikel 2.2 i tilskudsaftalen (nr. 99/SI2.81108) kun var udgifter, der var afholdt i perioden 1.1.1999-30.6.2000, der kunne tages i betragtning.

Artikel 3.1 og 3.2 i tilskudsaftalen, som blev accepteret og underskrevet af klageren, fastsætter de anslåede samlede udgifter til projektet og fastsætter, at tilskuddet, der udgør en procentdel af dette beløb, ikke må overstige € 100 000. Endvidere fastsættes det klart i artikel 3, stk. 3, i tilskudsaftalen, at hvis de samlede udgifter er mindre end oprindeligt anslået, beregnes tilskuddet med samme procentsats af de faktiske og endelige udgifter, der er afholdt til projektet (i den aftalte periode).

Det endelige regnskab, som klageren indsendte for den støtteberettigelsesperiode, der var omfattet af tilskudsaftalen, beløb sig kun til € 97.282,92. Da disse udgifter kun berettiger et tilskud på € 33 689 (34,63 % af de samlede faktiske udgifter), ville Kommissionen have været berettiget til at udstede en indtægtsordre for € 46 311 vedrørende de forskudsbetalinger og mellemliggende betalinger på € 80 000, som klageren allerede havde modtaget.

Klagerens anmodning om en forlængelse af støtteberettigelsesperioden var ikke særlig klar, og vigtigst af alt blev den fremsat efter tilskudsaftalens udløb (artikel 2, stk. 3). Kommissionen kunne derfor ikke imødekomme denne anmodning inden for rammerne af sine retlige og finansielle bestemmelser.

Klagerens påstand om, at Kommissionen ikke overholdt klausulen i tilskudsaftalen om betaling af den endelige resterende del af tilskuddet senest 60 dage efter modtagelsen af den endelige opgørelse, er ikke korrekt. Tilskudsaftalen fastsatte meget klart i artikel 4, stk. 1, betaling af "saldoen af det beløb, der er angivet i artikel 3, stk. 2, senest 60 dage efter modtagelsen og godkendelsen af en endelig rapport og et endeligt regnskab og udtrykkeligt bevis for, at der er henvist til tilskuddet fra Europa-Kommissionen". Kommissionen foretog betalingen af den godkendte saldo inden for fristen på 60 dage. Betalingen fandt faktisk sted inden for en frist på to uger fra datoen for godkendelsen af den endelige opgørelse ved skrivelse af 31. juli 2002 fra V. Betalingen blev anerkendt af klageren selv den 15. august 2002.

Forsinkelsen i gennemgangen og godkendelsen af den endelige rapport skyldtes, at klageren medtog omkostninger afholdt både før og efter støtteberettigelsesperioden, hvilket medførte langvarig korrespondance med klageren og høring af Kommissionens finansielle tjenesteydelser.

I betragtning af klagerens særlige situation (mangelfuld og overbebyrdet) og projektets gode resultater (offentliggørelse af to katalogudgaver) indtog Kommissionen en fleksibel, forståelig og positiv holdning over for klageren ved at acceptere alle udgifter fra den 1. januar 1999 til den 30. november 2001 som støtteberettigede, men ikke udgifter før den 1. januar 1999 (klageren fremlagde udgifter fra 1996, som tydeligvis ikke var nævnt i denne oprindelige ansøgning eller omfattet af betingelserne i tilskudsaftalen). Den tildelte således klageren 3 077,79 € som restbeløbet af tilskuddet.

I lyset af ovenstående mener Kommissionens tjenestegrene, at klageren er blevet behandlet mere end retfærdigt.

Den 15. august 2002 sendte klageren en kopi af det brev, han samme dag havde sendt til Kommissionen, og hvori han bekræftede modtagelsen af 3 077,79 EUR, men også hævdede at være berettiget til den resterende del af tilskuddet, som er 20 000 € - 3 077,79 € = 16 922,21 EUR.

I sine bemærkninger fastholdt klageren, at fonden på grundlag af beslutningen fra gruppen af uafhængige eksperter om at tildele projektet et tilskud på 100 000 € og erklæringen i tilskudsaftalen om, at projektet ville modtage dette beløb, var berettiget til at få udbetalt ovennævnte resterende tilskud. Klageren bemærkede, at det forhold, at Kommissionen tilbageholder dette beløb på grundlag af en bizar artikel, vidner om Kommissionens manglende forståelse og manglende viden om emnet.

Klageren anførte, at fonden gradvist og gennem yderligere tilbundsgående undersøgelser havde fundet et betydeligt yderligere antal ukendte malede organdøre i private samlinger og i hvælvinger og kældre i italienske stifter, hvilket resulterede i en publikation på 720 sider med 850 illustrationer. Klageren angav imidlertid ikke de faktiske forhold i ansøgningen om projektets varighed. Kommissionens uvidenhed og manglende viden om opgørelse og katalogisering af kulturgoder betyder, at Kommissionen selv er skyld i det.

Klageren konkluderede, at hvis Kommissionen fastholdt sit synspunkt, ville han indbringe sagen for Retten i Første Instans.

Afgørelsen

1.1 Klageren hævdede, at Kommissionen havde forsinket den endelige vurdering af rapporten. Kommissionen bemærkede, at forsinkelsen i gennemgangen og godkendelsen af den endelige rapport skyldtes, at klageren medtog omkostninger afholdt både før og efter støtteberettigelsesperioden, hvilket medførte en langvarig korrespondance med klageren og høring af Kommissionens finansielle tjenesteydelser.

1.2 Ombudsmanden bemærker for det første med hensyn til projektets varighed, at artikel 2.2 og 2.3 i tilskudsaftalen (ref. nr. 99/SI2.81108) - der blev undertegnet af begge parter i september 1999 - fastsætter, at kontrakten skal dække perioden fra den 1. september 1999 til den 30. juni 2000, og at projektet skal være afsluttet senest den 30. juni 2000.

1.3 I henhold til artikel 5 i tilskudsaftalen skal den foreløbige rapport og et regnskab indsendes senest den 1. oktober 1999, og den endelige rapport om projektet skal indsendes senest to måneder efter projektets afslutning, jf. artikel 2.2, dvs. senest den 31. august 2000, herunder a) et regnskab (faktiske udgifter og indtægter) i EUR, underskrevet og attesteret af enten modtageren eller den person, der er ansvarlig for organisationens finanser, og b) en detaljeret liste over alle fakturaer.

1.4 Det fremgår af analysen af sagen og korrespondancen mellem klageren og Kommissionen, at Kommissionens forsinkelse i den endelige vurdering af rapporten skyldtes, at klageren først indsendte den endelige rapport om projektet den 31. oktober 2001 (i stedet for den 31. august 2000 som fastsat i tilskudsaftalen), og at klageren havde skrevet til Kommissionen og anmodet om en forlængelse af projektets varighed som fastsat i tilskudsaftalen.

1.5 Da klageren havde medtaget omkostninger afholdt før og efter den støtteberettigelsesperiode, der var fastsat i tilskudsaftalen, indledte Kommissionen en lang korrespondance med klageren om dette emne. Dette synes at have forsinket den endelige vurdering af rapporten betydeligt. Der synes imidlertid ikke at være nogen elementer i sagen, der tyder på, at Kommissionen, der står over for disse uventede begivenheder, vil være ansvarlig for en yderligere forsinkelse i vurderingen af rapporten.

1.6 På grundlag af ovenstående ser det ikke ud til, at Kommissionen har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser i forbindelse med behandlingen af klagerens endelige vurdering af årsregnskabet.

2.1 Klageren kræver betaling af den resterende del af tilskuddet på 20 000 € samt renter fra den 31. december 2001 og fremefter. Klageren hævdede, at fonden på grundlag af beslutningen fra gruppen af uafhængige eksperter om at tildele projektet et tilskud på 100 000 € og erklæringen i tilskudsaftalen om, at projektet ville modtage dette beløb, var berettiget til at få udbetalt ovennævnte resterende tilskud.

2.2 Kommissionen erklærede, at den indtog en fleksibel og positiv holdning over for klageren ved at acceptere alle udgifter fra den 1. januar 1999 til den 30. november 2001 som støtteberettigede, men ikke udgifter før den 1. januar 1999. Klageren fremlagde udgifter fra 1996, som tydeligvis ikke var nævnt i den oprindelige ansøgning eller omfattet af betingelserne i tilskudsaftalen. Kommissionen tildelte således 3 77,79 € som restbeløbet af tilskuddet.

2.3 Ombudsmanden mener, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i kontraktsager, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden søger ikke at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder.

2.4 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager om kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget.

2.5 Med hensyn til den foreliggende sag bemærker Ombudsmanden, at tilskudsaftalens artikel 3.1 og 3.2 fastsætter, at de samlede projektomkostninger anslås til 288 764 EUR, og at parterne er enige om, at Kommissionen skal yde et maksimumsbeløb på 100 000 € svarende til 34,63 % af disse omkostninger. Den støtteberettigelsesperiode, der blev aftalt i tilskudsaftalen, dækkede perioden fra den 1. januar 1999 til den 30. juni 2000. I henhold til artikel 4, stk. 1, i tilskudsaftalen skal saldoen på 20 %, som er genstand for denne klage, udbetales til modtageren senest 60 dage efter modtagelsen og godkendelsen af den endelige rapport og kontoudtoget og det udtrykkelige bevis for, at der er henvist til tilskuddet fra Europa-Kommissionen.

2.6 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen har anerkendt projektets gode resultater (offentliggørelse af to katalogudgaver). Det ser imidlertid ud til, at den endelige rapport og det endelige regnskab, som klageren fremlagde, omfattede omkostninger for et højere beløb end det, der var fastsat i tilskudsaftalen (351 725,03 € i stedet for 288 764 EUR), og dækkede en anden støtteberettigelsesperiode end den, der var aftalt i tilskudsaftalen (fra 1. januar 1996 til 30. november 2001 i stedet for 1. januar 1999 til 30. juni 2002). I betragtning af de gode resultater af projektet indvilligede Kommissionen i at gøre en undtagelse fra betingelserne i tilskudsaftalen og acceptere udgifter afholdt fra den 1. januar 1999 (kontraktperiodens begyndelse) til den 30. november 2001 (datoen for forelæggelsen af den endelige rapport) i stedet for den 30. juni 2000 (kontraktperiodens udløb). Kommissionen accepterede således at betale 34,63 % af 239 901,24 € = 83 077,79 € minus de 80 000 €, der allerede var betalt = 3 077,79 EUR.

2.7 På grundlag af ovenstående finder Ombudsmanden, at Kommissionen har fremlagt en sammenhængende og rimelig redegørelse for årsagerne til, at den ikke kunne tildele klageren den resterende del af tilskuddet på 20 000 EUR, men kun 3 077,79 EUR. Under disse omstændigheder synes der ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

2.8 Som klageren allerede har anført i sine bemærkninger, har han ret til at overveje at indbringe sagen for den kompetente domstol, dvs. EF's Ret i Første Instans.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN