Kære X

Den 13. december 2001 klagede De til Den Europæiske Ombudsmand over, at De ikke var blevet udnævnt til assisterende forskudsbestyrer og stedfortrædende forskudsbestyrer af Kommissionens repræsentation i en medlemsstat.

Den 15. januar 2002 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand med anmodning om en udtalelse om Deres anden påstand. Med hensyn til Deres første påstand meddelte jeg Dem i mit brev af 15. januar 2002, at jeg ikke kunne behandle den, da den ikke kunne antages til behandling i henhold til artikel 2.4 i statutten for Den Europæiske Ombudsmand. I forlængelse af Deres brev af 28. januar 2002, hvori De anmodede mig om også at behandle den første påstand, meddelte jeg Dem ved brev af 18. februar 2002, at dette ikke var muligt af de årsager, der er forklaret i mit brev af 15. januar 2002.

Kommissionen afgav udtalelse den 30. april 2002. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 13. juni 2002. Den 22. maj 2002 havde De allerede sendt en kopi af det brev, De sendte pr. e-mail til chefen for Kommissionens repræsentation i den pågældende hovedstad.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren var de relevante kendsgerninger følgende:

Klageren er en lokal ansat, der arbejder i den administrative tjenestegren i Kommissionens repræsentation i en medlemsstat (i det følgende benævnt "Kommissionens repræsentation").

Siden den 7. september 1989 har klageren skullet underskrive bank- og kontanttransaktioner for at erstatte den administrative assistent, når det var nødvendigt. Han fungerede således faktisk som assisterende forskudsbestyrer. Fra den 1. september 2000 måtte han også erstatte den administrative assistent med ansvar for regnskabsvæsen og personale og fungerede således som stedfortrædende forskudsbestyrer.

Klageren hævder, at selv om han arbejdede som assisterende forskudsbestyrer og stedfortrædende forskudsbestyrer, er han aldrig blevet udnævnt til disse stillinger. På samme måde fik han ikke tildelt en særlig godtgørelse på en garantikonto, der ledsager denne stilling, og som er modydelse for den finansielle risiko, der er forbundet hermed. Klageren bemærkede, at dette imidlertid er fastsat i artikel 13 (udnævnelse af forskudsbestyrere) og i artikel 31 (særlige godtgørelser og garantikonti) i Kommissionens forordning 3418/93/EF (1), som gennemfører finansforordningen.

Klageren vedlagde flere dokumenter til sin klage, f.eks. overdragelsen af forskudskontoen af 23. januar 2001, hvori han som erstatningsdato anførte den 1. september 2000, sin skrivelse af 23. januar 2001 til kontorchefen for "Kontantkontoret og finansforvaltningen", hvori han oplyste, at han fungerer som forskudsbestyrer, sidstnævntes svar af 13. februar 2001 til klageren, et notat af 1. marts 2001 fra kontorchefen for "Tjenestepresse og kommunikation" til kontorchefen for "Kontantkontoret og finansforvaltningen" og sidstnævntes endelige afgørelse af 13. marts 2001.

Efter forgæves at have udtømt de interne klagemuligheder indgav klageren den 13. december 2001 en klage til Ombudsmanden, hvori han fremsatte følgende to påstande:

1. Kommissionens repræsentation pålagde ham at udøve hvervet som assisterende forskudsbestyrer fra den 7. september 1989, men udnævnte ham ikke til assisterende forskudsbestyrer og tildelte ham ikke den tilsvarende særlige godtgørelse, der er fastsat i Kommissionens forordning nr. 3418/93/EF af 9. december 1993. Klageren hævder, at Kommissionen bør gøre dette med tilbagevirkende kraft.

2. Kommissionens repræsentation pålagde ham at udøve hvervet som stedfortrædende forskudsbestyrer fra den 1. september 2000 til den 9. marts 2001, men udnævnte ham ikke til stedfortrædende forskudsbestyrer og tildelte ham ikke den tilsvarende særlige godtgørelse, der er fastsat i Kommissionens forordning (EF) nr. 3418/93/EF af 9. december 1993. Klageren hævder, at det særlige fradrag på hans garantikonto for perioden fra den 1. september 2000 til den 9. marts 2001 er blevet aktiveret.

Den 15. januar 2002 meddelte Ombudsmanden klageren, at den første påstand ikke kunne antages til realitetsbehandling på grundlag af artikel 2.4 i Ombudsmandens statut, hvori det fastsættes, at en klage skal indgives senest to år efter den dato, hvor klageren fik kendskab til de faktiske omstændigheder, som den er baseret på. Dette blev bekræftet i et andet brev, der blev sendt til klageren den 18. februar 2002. Kommissionen blev således kun anmodet om at afgive udtalelse om den anden påstand.

Forespørgslen

Da Ombudsmanden fandt, at den første påstand ikke kunne antages til realitetsbehandling, vedrørte Kommissionens udtalelse kun den anden påstand.

I sin udtalelse mindede Kommissionen først om de regler, der finder anvendelse på dette område: I finansforordningens artikel 75, stk. 2, defineres forskudsbestyrernes specifikke ansvarsområder. I stk. 3 i denne artikel hedder det, at "forskudsbestyrere forsikrer sig mod de risici, der følger af denne artikel". I stk. 4 hedder det, at "der ydes en særlig godtgørelse () til forskudsbestyrere ." Begrundelsen for denne godtgørelse er "at oprette en garantifond med henblik på at dække et eventuelt likviditets- eller bankunderskud, som den pågældende kan gøre sig ansvarlig for, i det omfang et sådant underskud ikke er blevet dækket af refusioner fra forsikringsselskaber".

Artikel 31 og 32 i gennemførelsesbestemmelserne til visse bestemmelser i finansforordningen (Kommissionens forordning 3418/93/EF) indeholder supplerende oplysninger om forvaltningen af garantikontiene.

Kommissionen påpegede, at visse af klagerens påstande måtte berigtiges. Klageren er formelt udpeget som stedfortrædende forskudsbestyrer med virkning fra den 23. januar 2001. Han udøvede disse funktioner indtil den 31. maj 2001. Denne periode fastsættes både på datoen for meddelelsen til Kommissionens regnskabsfører om klagerens faktiske udskiftning af forskudsbestyreren og på datoen for den formelle udpegelse af en ny forskudsbestyrer (C.) i Kommissionens repræsentation fra den 1. juni 2001. Dette skete i overensstemmelse med artikel 2 i "Ændring af beslutningen om oprettelse af en forskudsfond" af 29. juli 1999. I denne periode blev der åbnet og krediteret en garantikonto i klagerens navn som fastsat i de gældende bestemmelser.

Det fremgår klart af ovennævnte regler, at den særlige godtgørelse har til formål at dække en risiko og ikke kan betragtes som et bidrag til et bestemt ansvar. Desuden fremgår det af den manglende formelle udnævnelse af klageren til stedfortrædende forskudsbestyrer før den 23. januar 2001, at det specifikke ansvar for forskudsbestyreren som fastsat i finansforordningens artikel 75 ikke kunne gøres gældende over for klageren i den pågældende periode. I denne periode kunne han underskrive checks på forskudskontoens vegne alene på grundlag af en underskriftsbemyndigelse i banken.

Da de gældende regler knytter tildelingen af den særlige godtgørelse til forskudsbestyrere sammen med regnskabsførerens udpegelse som sådan efter forslag fra den anvisningsberettigede, og da selve formålet med denne godtgørelse er at dække de risici, der kan opstå i forbindelse med udøvelsen af specifikke ansvarsområder, har klageren ikke ret til den særlige godtgørelse for perioden mellem den 1. september 2000 og den 23. januar 2001.

Kommissionen vedlagde afgørelserne af 29. juli 1999 og 28. maj 2001 om repræsentationens forskudskonto og om udnævnelse af henholdsvis V.S. og C. til forskudsbestyrere.

I sine bemærkninger til Ombudsmanden gjorde klageren gældende, at C. påbegyndte sit arbejde i Kommissionens repræsentation den 9. marts 2001. I modsætning til Kommissionens opfattelse var den periode, hvor klageren erstattede forskudsbestyreren, således fra den 1. september 2000 til den 9. marts 2001.

Han påpegede endvidere, at klagerens opgaver mellem den 1. september 2000 og den 9. marts 2001 bestod i at udarbejde og kontrollere alle regnskaber og lønninger for de lokalt ansatte i Kommissionens repræsentation. Han underskrev alle betalinger uden tilstedeværelse af en administrativ assistent, men med en anden underskrift fra de ansvarlige personer. Han kommunikerede også med banken via elektronisk bankvirksomhed og foretog disse betalinger alene.

Ombudsmandens indsats for at opnå en venlig løsning

Efter nøje overvejelse af udtalelsen og bemærkningerne fandt Ombudsmanden, at der var tilfælde af fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. I overensstemmelse med statuttens artikel 3, stk. 5 (2), skrev han derfor den 24. juli 2002 til Kommissionens formand for at foreslå en mindelig løsning på grundlag af følgende analyse af det omtvistede spørgsmål mellem klageren og Kommissionen:

1.1 Klageren hævder, at Kommissionens repræsentation krævede, at han skulle varetage hvervet som stedfortrædende forskudsbestyrer fra den 1. september 2000 til den 9. marts 2001, men ikke udnævnte ham til stedfortrædende forskudsbestyrer og ikke tildelte ham den tilsvarende særlige godtgørelse, der er fastsat i Kommissionens forordning (EF) nr. 3418/93/EF af 9. december 1993. Klageren hævder, at det særlige fradrag på hans garantikonto for perioden fra den 1. september 2000 til den 9. marts 2001 er blevet aktiveret.

1.2 Kommissionen gjorde gældende, at klageren formelt blev udpeget som stedfortrædende forskudsbestyrer med virkning fra den 23. januar 2001. Han udøvede disse funktioner indtil den 31. maj 2001. Denne periode fastsættes både på datoen for meddelelsen til Kommissionens regnskabsfører om klagerens faktiske udskiftning af forskudsbestyreren og på datoen for den formelle udpegelse af en ny forskudsbestyrer i Kommissionens repræsentation fra den 1. juni 2001. I denne periode blev der åbnet og krediteret en garantikonto i klagerens navn som fastsat i de gældende bestemmelser. Klageren har ikke ret til den særlige godtgørelse for perioden mellem den 1. september 2000 og den 23. januar 2001.

1.3 Ombudsmandens faktiske konstateringer på grundlag af hans undersøgelse af de dokumenter, som klageren og Kommissionen har fremlagt, er som følger:

i) Ved afgørelse af 29. juli 1999 truffet af generaldirektøren for GD Budget blev V.S. udnævnt til forskudsbestyrer. Afgørelsen indeholdt følgende bestemmelse: "Hvis regnskabsføreren underrettes om fravær eller hindring, varetages forskudsbestyrerens funktioner af [klageren]."

ii) V.S. forlod repræsentationen den 30. august 2000, og fra den 1. september 2000 forvaltede klageren forskudskontoen. Repræsentationen underrettede imidlertid ikke regnskabsføreren om disse ændringer. Dette førte til den situation, hvor klageren udførte arbejdet som forskudsbestyrer fra den 1. september 2000 til den 9. marts 2001, hvor han blev erstattet af C.

iii) Klageren fik ikke den særlige godtgørelse på en garantikonto, der er fastsat i artikel 75, stk. 4, i finansforordningen og artikel 31 og 32 i Kommissionens forordning 3418/93/EF. Indtil den 23. januar 2001 fortsatte Kommissionen med at kreditere garantikontoen på vegne af V.S., som havde forladt repræsentationen den 30. august 2000.

iv) Fratrædelsen af V.S. og klagerens efterfølgende varetagelse af funktionerne som forskudsbestyrer blev først officielt meddelt den 1. marts 2001, hvor kontorchefen for "Tjeneste Presse og Kommunikation" sendte et notat til kontorchefen for "Kontantkontor og finansforvaltning". For at få afklaret situationen og give klageren mulighed for at drage fordel af garantikontoen anmodede kontorchefen for "Tjeneste Presse og Kommunikation" GD Budget om at ændre forskudsafgørelsen med tilbagevirkende kraft fra den 1. september 2000.

1.4 Af ovenstående udleder Ombudsmanden, at de datoer, der er nævnt i de officielle dokumenter, som Kommissionen henviser til i sin udtalelse, ikke svarer til den reelle situation med hensyn til klagerens arbejde.

1.5 Ombudsmandens foreløbige konklusioner var, at følgende udgør tilfælde af fejl eller forsømmelser: i) Kommissionens repræsentations undladelse af straks at give meddelelse om V.S.'s udtræden og klagerens efterfølgende udførelse af funktionerne som forskudsbestyrer ii) fortsat kreditering af garantikontoen på vegne af en tjenestemand, der ikke længere var forskudsbestyrer og iii) den manglende sikring af, at klageren nød godt af en garantikonto i overensstemmelse med artikel 75, stk. 4, andet afsnit, i finansforordningen og artikel 33, stk. 2, i gennemførelsesforordning 3418/93/EF i den periode, hvor han faktisk udførte arbejdet som forskudsbestyrer (1. september 2000 - 23. januar 2001).

På grundlag af ovenstående betragtninger og i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut foreslog Ombudsmanden en mindelig løsning mellem klageren og Kommissionen. Hvis fejlen eller forsømmelsen ikke havde fundet sted, ville klageren have været berettiget til at få udbetalt saldoen på en garantikonto for den periode, hvor han fungerede som forskudsbestyrer (3).

Den mindelige løsning bestod i at anmode Kommissionen om at sikre, at klageren fik udbetalt pro rata af kreditsaldoen for perioden fra den 1. september 2000 til den 23. januar 2001. Kommissionen blev anmodet om at svare inden den 31. oktober 2002.

Kommissionen svarede den 31. oktober 2002, at den accepterede Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning.

Afgørelsen

1.1 Den 24. juli 2002 foreslog Ombudsmanden en mindelig løsning mellem klageren og Kommissionen. Dette var baseret på den konklusion, at der var tilfælde af fejl eller forsømmelser, fordi klageren ikke var omfattet af en garantikonto i overensstemmelse med artikel 75, stk. 4, andet afsnit, i finansforordningen og artikel 33, stk. 2, i gennemførelsesforordning 3418/93/EF i den periode, hvor han faktisk udførte arbejdet som forskudsbestyrer (1. september 2000 - 23. januar 2001).

1.2 Den mindelige løsning bestod i at anmode Kommissionen om at sikre, at klageren fik udbetalt pro rata af kreditsaldoen for perioden fra den 1. september 2000 til den 23. januar 2001, hvor han fungerede som forskudsbestyrer.

1.3 Den 31. oktober 2002 meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den accepterede den mindelige løsning. I en telefonsamtale med Ombudsmandens kontor den 7. november 2002 erklærede klageren, at han havde modtaget et brev fra Kommissionen af 31. oktober 2002, hvori han blev oplyst om, at Kommissionen havde accepteret Ombudsmandens mindelige løsning, og at den ville betale et beløb på 236,90 € til klageren, når den havde modtaget klagerens bankkontooplysninger. Klageren takkede Ombudsmandens kontor for den indsats, som resulterede i, at han blev genindsat i sine rettigheder.

Efter Ombudsmandens initiativ ser det ud til, at Kommissionen og klageren er nået til enighed om en mindelig løsning på klagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN

(1) Kommissionens forordning (EF) nr. 3418/93/EF af 9. december 1993 om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 21. december 1977, EFT L 315/1.

(2) "Ombudsmanden søger så vidt muligt at finde en løsning sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ for at afhjælpe fejl eller forsømmelser og imødekomme klagen".

(3) Artikel 75, stk. 4, andet afsnit, i finansforordningen fastsætter, at "kreditsaldoen på disse garantikonti udbetales til de berørte personer, når de opsiger deres udnævnelse til () administrator of advance funds). I artikel 31 i forordning 3418/93/EF fastsættes det, at "det månedlige beløb for den særlige godtgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 75, stk. 4, er: € 40 for forskudsbestyrere, hvor forskudsbeløbet er mindst € 3300, og hvor forskudsperioden er mindst 30 på hinanden følgende dage". I artikel 33, stk. 2, i forordning (EF) nr. 3418/93/EF hedder det, at "når en forskudsbestyrer fratræder sit hverv, indbetaler han, efter at regnskabsføreren og den pågældende anvisningsberettigede har givet deres samtykke hertil, og efter at finansinspektøren har afgivet positiv udtalelse, enhver saldo, der står på garantikontoen".