- DA Dansk
Maskinoversættelser kan indeholde fejl, der potentielt gør teksten mindre klar og nøjagtig. Ombudsmanden påtager sig intet ansvar for eventuelle afvigelser. For de mest pålidelige oplysninger og den største retssikkerhed henvises der til originalversionen på engelsk, som der er linket til ovenfor.
Læs mere i vores sprog- og oversættelsespolitik.
Afgørelse om ukorrekte oplysninger om en ansøgers status i databasen for udvælgelse af kontraktansatte (CAST), der forvaltes af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) (sag 2090/2021/VB)
Afgørelse
Sag 2090/2021/VB - Indledt den Onsdag | 16 februar 2022 - Afgørelse af Fredag | 25 november 2022 - Den vedrørte institution Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor ( Løst af institutionen ) - Land Italien
Sagen vedrørte en persons status i databasen for udvælgelsesværktøjet for kontraktansatte (CAST-databasen), hvorfra EU's institutioner, organer, kontorer eller agenturer kan ansætte kontraktansatte. Klageren havde bestået udvælgelsesprøverne og var medtaget i databasen, som administreres af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO), men hun blev fejlagtigt angivet som "rekrutteret" i en periode på mere end fire år.
Ombudsmanden fandt, at klageren kan have forspildt muligheden for at blive ansat af EU-institutionerne ved hjælp af CAST-databasen i denne periode. Ombudsmanden foreslog EPSO som en løsning at forlænge gyldigheden af klagerens status i databasen i samme tidsrum som den tid, hvor hun fejlagtigt var blevet markeret som ansat. EPSO accepterede forslaget.
Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen med den konklusion, at EPSO havde løst problemet. For at forhindre, at sådanne problemer opstår i fremtiden, foreslog hun, at EPSO træffer foranstaltninger til at sikre, at hver gang en ansøgers status i CAST-databasen ændres, modtager vedkommende en automatisk e-mail, der informerer vedkommende om ændringen.
Baggrunden for klagen
1. Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) forvalter værktøjet til udvælgelse af kontraktansatte (CAST). Ansøgere, der består CAST-udvælgelsesprøverne, indgår i en database, hvorfra EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer kan ansætte kontraktansatte.
2. I 2007 bestod klageren en CAST-udvælgelsesprocedure og blev føjet til en liste [1] i CAST-databasen. Gyldigheden af klagerens liste udløber ved udgangen af 2022 [2].
3. Fra juli 2014 til februar 2015 arbejdede klageren som kontraktansat i en repræsentation for Europa-Kommissionen.
4. I 2016 blev klageren tilbudt en stilling som kontraktansat i en EU-delegation fra den 1. juni 2016, hvilket hun oprindeligt accepterede. I april 2016 meddelte klageren imidlertid Kommissionen, at hun af familiemæssige årsager ikke kunne tiltræde stillingen.
5. I september 2020 kontaktede klageren EPSO for at dobbelttjekke gyldigheden af hendes status i CAST-databasen. EPSO meddelte klageren, at hun var markeret som "ansat". Efter klagerens anmodning ændrede EPSO hendes status tilbage til "tilgængelig". EPSO bemærkede ligeledes, at det påhviler den EU-institution, der ansætter ansøgere fra databasen, i hendes tilfælde Kommissionen, at ændre ansøgernes status, så den bliver tilgængelig på listen, når de ikke længere er ansat af denne institution. Den rådede klageren til at kontakte Kommissionen direkte for yderligere oplysninger.
6. I oktober 2020 kontaktede klageren Kommissionen for at anmode om yderligere oplysninger. I november 2020 svarede Kommissionen, at den eneste mulige forklaring på problemet efter en undersøgelse foretaget af dens afdeling for menneskelige ressourcer og EPSO var et IT-problem under migrationen af CAST-databasen til en ny rekrutteringsportal, som EPSO havde oprettet.
7. Kommissionen tilføjede, at eftersom portalen forvaltes af EPSO, kan Kommissionen ikke holdes ansvarlig for spørgsmålet.
8. I november 2021 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.
Undersøgelsen
9. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen. Ombudsmandens undersøgelseshold anmodede EPSO om at bekræfte, om problemet skyldtes et IT-problem under migreringen af CAST-databasen.
10. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden EPSO's svar. Hun fremsatte også et løsningsforslag til EPSO og modtog klagerens bemærkninger som svar på EPSO's svar.
Argumenter forelagt Ombudsmanden
11. Klageren mener, at hun på grund af fejlen med sin status i CAST-databasen mistede mulighederne for at blive ansat af EU-institutionerne som kontraktansat.
12. EPSO sagde, at ændringen i klagerens status ikke skete under migreringen af CAST-databasen i september 2015. Den gav screenshots af klagerens status for at bevise, at hun var tilgængelig i databasen både før og efter migreringen. Klagerens status blev ændret til "ansat" den 28. juli 2016 efter en anmodning fra Kommissionen af 7. juli 2016 vedrørende den stilling, som blev tilbudt klageren i en EU-delegation.
13. EPSO erkendte, at det er uheldigt, at klagerens status ikke blev ændret tilbage til "til rådighed", efter at hun besluttede ikke at tiltræde denne stilling. Den anførte imidlertid, at det ville være vanskeligt at afgøre, i hvilket omfang klagerens ansættelsesmuligheder blev påvirket af hendes status i databasen. Den bemærkede, at der på daværende tidspunkt var 885 kandidater på listen, hvoraf kun 53 indtil videre er blevet ansat af EU-institutionerne. 359 er stadig til rådighed for rekruttering, mens 473 ikke længere er til rådighed.
Ombudsmandens forslag til en løsning
14. I juni 2022 fremsatte Ombudsmanden et løsningsforslag til EPSO. Hun erkendte, at EPSO reagerede på en anmodning fra Kommissionen, da klagerens status blev ændret til ansat. Da EPSO imidlertid er ansvarlig for forvaltningen af CAST-databasen, besluttede Ombudsmanden at rette løsningsforslaget til EPSO.
15. Ombudsmanden bemærkede, at klageren fejlagtigt blev markeret som ansat i CAST-databasen i 4 år, 1 måned og 14 dage (fra den 28. juli 2016 til den 11. september 2020). I denne periode kan hun have mistet muligheden for at blive ansat af EU-institutioner, der brugte CAST-databasen til at søge efter kandidater med hendes profil. I lyset heraf fremsatte Ombudsmanden følgende forslag til en løsning:
EPSO bør træffe foranstaltninger til at sikre, at klageren fortsat står til rådighed for ansættelse i CAST-databasen efter udløbet af hendes reserveliste i mindst den samme periode, hvor hendes profil fejlagtigt blev markeret som ansat (4 år, 1 måned og 14 dage).
16. Ombudsmanden bemærkede, at udvidelsen af klagerens tilgængelighed i databasen ikke direkte ville afhjælpe eventuelle tabte ansættelsesmuligheder, men hun mente, at dette var den mest hensigtsmæssige foranstaltning, der skulle træffes på det tidspunkt.
17. I oktober 2022 accepterede EPSO Ombudsmandens forslag til en løsning. Den meddelte Ombudsmanden, at den ville oprette et tillæg til den relevante CAST-liste for at holde klageren til rådighed med henblik på ansættelse i ovennævnte periode.
18. Klageren accepterede løsningen uden at fremsætte yderligere bemærkninger.
Ombudsmandens vurdering efter forslaget til løsning
19. Ombudsmanden glæder sig over EPSO's beslutning om at acceptere hendes forslag i denne sag. Hun mener, at spørgsmålet er løst.
20. Det er imidlertid beklageligt, at klageren ikke blev underrettet, da hendes status blev ændret til ansættelse i juli 2016. Hvis dette havde været tilfældet, kunne hun straks have gjort EPSO opmærksom på fejlen, og problemet kunne have været løst hurtigt. Ombudsmanden vil fremsætte et forslag til forbedring til EPSO for at forhindre, at lignende problemer opstår i fremtiden.
Konklusion
På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor har løst problemet.
Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.
Forslag til forbedringer
EPSO bør træffe foranstaltninger til at sikre, at hver gang en ansøgers status i CAST-databasen ændres, modtager vedkommende en automatisk e-mail, der informerer vedkommende om ændringen.
Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand
Strasbourg, den 25. november 2022
[1] EPSO/CAST/27/4/07.
[2] https://epso.europa.eu/da/successful-candidates/contract-agents-selections-lists.