Kære X

Den 8. januar 2001 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Deres deltagelse i den almindelige udvælgelsesprøve EUR/B/142/98 afholdt af Europa-Parlamentet.

Den 13. februar 2001 videresendte jeg klagen til Parlamentets formand. Parlamentet afgav udtalelse den 14. juni 2001. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 25. juli 2001.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog i skriftlige prøver i udvælgelsesprøve EUR/B/142/98 afholdt af Europa-Parlamentet. Den 2. oktober 2000 blev X underrettet om, at X i prøve a) ikke havde opnået det nødvendige antal point for at få adgang til den mundtlige prøve. Klageren opnåede 20,54 point, mens der som minimum blev anmodet om 24 point.

Den 10. oktober 2000 skrev klageren til Parlamentet og anmodede om aktindsigt i alle dokumenter vedrørende den prøve, som han ikke havde bestået, eller subsidiært om at modtage oplysninger om de kriterier, som udvælgelseskomitéen havde fastsat for rettelsen af prøven. Klageren anmodede desuden udvælgelseskomitéen om at tage X's prøve op til fornyet overvejelse med henblik på eventuel tilbagevenden til udvælgelsesprøven.

Ved skrivelse af 20. december 2000 fremsendte Parlamentet sit svar til klageren, som fandt det utilfredsstillende. X indgav derfor en klage til Ombudsmanden, hvori følgende påstande blev fremsat:

Parlamentet burde have givet klageren aktindsigt i X's afmærkede eksamenspapirer vedrørende prøve a)

Parlamentet understregede, at det af tekniske årsager var nødt til at neutralisere visse spørgsmål. Institutionen har imidlertid undladt at give oplysninger om årsagerne til og de nærmere bestemmelser for denne foranstaltning.

Klageren anmodede om godtgørelse fra Parlamentet til dækning af omkostningerne ved deltagelsen i den almindelige udvælgelsesprøve.

Forespørgslen

Parlamentet anførte i sin udtalelse følgende:

Med hensyn til klagerens anmodning om at få en kopi af sine afmærkede eksamenspapirer påpegede Parlamentet, at det er i færd med at indføre nye regler for på visse betingelser at give ansøgerne mulighed for at få en kopi af dem. Disse nye regler gælder for udvælgelsesprøver, der offentliggøres fra den 1. januar 2001.

De finder derfor ikke anvendelse i klagerens tilfælde, da den udvælgelsesprøve, som klageren havde deltaget i, blev offentliggjort i 1998. Parlamentet fremsendte imidlertid en kopi af eksamensdokumenterne vedrørende prøve a) til X. Da den pågældende test var en multiple choice-test, var der ikke noget markeret papir, men kun en optisk læserformular udfyldt af klageren, som læses af en optisk læser, der er programmeret med de korrekte svar.

Med hensyn til vurderingen af test a) og den karakter, som klageren opnåede i denne test, forklarede Parlamentet, hvorfor det var muligt at opnå et sådant resultat. Udvælgelseskomitéen har faktisk besluttet at neutralisere to spørgsmål, da det viste sig, at de foreslåede svar resulterede i tvetydighed på visse sprog. Opsplitningen af de 40 point, der er planlagt til denne test, er derfor blevet foretaget blandt de resterende spørgsmål. Ved at gøre dette kan udvælgelseskomitéen sikre ligebehandling af alle ansøgere.

Efterfølgende rejste Parlamentet spørgsmålet om udvælgelseskomitéens beslutning om at annullere prøve b) i denne udvælgelsesprøve og tildele det maksimale antal point til alle ansøgere. Ansøgerne er ved skrivelse blevet underrettet om afgørelsen om at annullere prøve b) efter udtalelse fra Europa-Parlamentets Juridiske Tjeneste. Afgørelsen blev truffet, fordi den tid, som ansøgerne fik til at gennemføre prøve b), ikke var den samme på alle de forskellige steder, hvor prøven blev gennemført, hvilket er i strid med lighedsprincippet. Denne løsning var den eneste, der sikrede, at det antal prøver, der var fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven, blev overholdt.

Parlamentet påpegede, at eftersom test a) blev gennemført uden uregelmæssigheder, ville en annullering af denne test eller af hele udvælgelsesprøven, som hævdet af klageren, ikke være berettiget.

Parlamentet kommenterede endvidere klagerens krav om kompensation for udgifterne til hans deltagelse i prøverne. Ifølge klageren var det sted, der blev valgt til prøverne, ikke let tilgængeligt, og siden prøverne begyndte meget tidligt om morgenen, har ansøgerne været nødt til at tilbringe en nat på stedet.

Valget af det sted, hvor prøverne i forbindelse med en almindelig udvælgelsesprøve skal afholdes, har til formål at reducere både antallet af forflyttede ansøgere fra deres bopæl og størrelsen af Parlamentets godtgørelse af rejseudgifter. Fuldstændige oplysninger om betingelserne for godtgørelse af udgifter til rejser blev beskrevet i det brev, der blev sendt til klageren med opfordring til at deltage i de skriftlige prøver. Klageren var derfor bekendt med dem, og der bør ikke kræves erstatning. Hvad angår starttidspunktet for prøverne har Parlamentet anført, at udvælgelseskomitéen, da den traf sin afgørelse, var af den opfattelse, at prøverne ville blive gennemført samtidigt i tolv europæiske byer.

Den 25. juli 2001 fremsendte klageren bemærkninger til Parlamentets udtalelse.

Klageren udtrykte utilfredshed med Parlamentets tilgang og hævdede, at ved kun at fremsende en kopi af testen uden nogen oplysninger om det opnåede mærke i hvert spørgsmål bør betragtes som et yderligere afslag fra Parlamentet på den oprindelige anmodning.

Klageren hævdede, at udvælgelseskomitéen ved at beslutte at neutralisere to spørgsmål stillede de ansøgere ringere, som har brugt tid på at behandle dem, og som har givet et korrekt svar.

Klageren understregede endvidere, at de oplysninger, som Parlamentet havde givet om det sted, hvor testene var blevet udført, var ukorrekte. Det sted, hvor klageren blev opfordret til at foretage testen, var ikke byen Bologna, som angivet af institutionen, men en lille landsby i udkanten af byen og meget vanskeligt tilgængelig med offentlig transport.

Afgørelsen

1.1 Klageren, der deltog i den almindelige udvælgelsesprøve EUR/B/142/98, blev udelukket fra udvælgelsesproceduren, fordi han ikke bestod en af de skriftlige prøver. X anmodede derfor Parlamentet om at få adgang til X's afmærkede eksamenspapirer fra prøven, som ikke var bestået, men institutionen afslog under henvisning til, at udvælgelseskomitéens arbejde var fortroligt. I klagen til Ombudsmanden hævdede klageren, at Parlamentet burde have givet aktindsigt i de afmærkede undersøgelsesdokumenter.

1.2 Institutionen understregede i sin udtalelse, at den er i færd med at indføre nye regler for på visse betingelser at give ansøgerne mulighed for at få en kopi af deres egne afmærkede eksamenspapirer. Disse nye regler gælder kun for udvælgelsesprøver, der offentliggøres fra den 1. januar 2001.

De nye regler finder derfor ikke anvendelse i klagerens tilfælde, da den udvælgelsesprøve, som klageren havde deltaget i, blev offentliggjort i 1998. Parlamentet fremsendte imidlertid en kopi af eksamenspapirerne vedrørende prøve a) til klageren. Da den pågældende test er en multiple choice-test, er der ikke noget markeret papir, men kun en optisk læserformular, der er udfyldt af klageren, og som læses af en optisk læser, der er programmeret med de korrekte svar.

1.3 Klageren udtrykte utilfredshed med Parlamentets tilgang og fremførte, at ved kun at fremsende en kopi af testen uden nogen oplysninger om det opnåede pointtal i hvert spørgsmål, bør dette betragtes som et yderligere afslag fra Parlamentet på den oprindelige anmodning.

1.4 Ombudsmanden har i de seneste år foretaget flere undersøgelser af ansøgernes adgang til deres egne afmærkede eksamensdokumenter efter anmodning fra dem, der har deltaget i en udvælgelsesprøve. I juli 2000 fremsatte Ombudsmanden et udkast til henstilling til institutionen som følge af fire undersøgelser, der var indledt vedrørende dette spørgsmål mod Parlamentet. Ombudsmanden anførte, at afslaget på at give ansøgerne adgang til deres egne afmærkede eksamenspapirer udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. I sin udførlige udtalelse forklarede Parlamentet, at institutionen accepterede princippet om at give ansøgerne mulighed for at få en kopi af deres egen afmærkede prøve i overensstemmelse med den tavshedspligt, der konsekvent er fastsat i Fællesskabets retsinstansers retspraksis.

På grund af de ordninger, der er nødvendige for at gennemføre den nye politik i praksis, vil den imidlertid træde i kraft for udvælgelsesprøver, der offentliggøres fra den 1. januar 2001.

1.5 Ombudsmanden bemærker endvidere, at udvælgelseskomitéerne i henhold til Fællesskabets retspraksis ved vurderingen af resultaterne af prøverne har et skøn, som kun kan efterprøves for at fastslå, om dets udøvelse er behæftet med en åbenbar fejl eller magtfordrejning, eller om udvælgelseskomitéen åbenbart har overskredet grænserne for sit skøn (1). Desuden udgør meddelelsen til ansøgerne om det antal point, der er opnået ved de forskellige prøver, og som afspejler udvælgelseskomitéens vurdering af dem, en tilstrækkelig begrundelse for afgørelsen (2). På baggrund af de oplysninger, han er i besiddelse af, finder Ombudsmanden, at der ikke er noget bevis, der kan rejse tvivl om udvælgelseskomitéens dom, eller at udvælgelseskomitéen ikke har handlet inden for rammerne af sine retlige beføjelser.

1.6 På grundlag af ovenstående synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af sagen.

2.1 Klageren påpegede, at det ifølge Parlamentet af tekniske årsager var nødvendigt at neutralisere visse spørgsmål. Institutionen har imidlertid undladt at give oplysninger om årsagerne til og de nærmere bestemmelser for denne foranstaltning.

2.2 Parlamentet forklarede, at udvælgelseskomitéen besluttede at fjerne to spørgsmål i prøve a), da det viste sig, at de pågældende svar resulterede i tvetydighed på visse sprog. Opdelingen af de 40 point, der er fastsat for denne test, er derfor foretaget blandt de resterende spørgsmål, hvilket har resulteret i et decimaltegn. Ved at gøre dette kan udvælgelseskomitéen sikre ligebehandling af alle ansøgere.

2.3 Principperne om god forvaltningsskik kræver, at ansøgere til en almindelig udvælgelsesprøve ikke stilles tvetydige spørgsmål. Institutionerne bør derfor omhyggeligt kontrollere, at de spørgsmål, der vil blive stillet til kandidaterne, ikke er tvetydige. I dette tilfælde har udvælgelseskomitéen efter gennemførelsen af prøven konstateret, at de foreslåede svar på to spørgsmål ikke var klare på alle sprog. Udvælgelseskomitéen besluttede derfor at neutralisere de to pågældende spørgsmål som et passende skridt til at sikre, at resultatet af prøven ikke ville blive påvirket af disse spørgsmål.

2.4 Klageren bemærkede, at udvælgelseskomitéen ved en beslutning om at neutralisere to spørgsmål stillede de ansøgere ringere, som havde brugt tid på at behandle dem, og som havde givet et korrekt svar.

2.5 Ombudsmanden er af den opfattelse, at når institutionen fjerner et spørgsmål, der har vist sig at være tvetydigt, kræver princippet om ligebehandling, at dette sker med virkning for alle ansøgere. Det er rigtigt, at fjernelsen af et sådant spørgsmål påvirker de kandidater, der har brugt en del af deres tid på at forsøge at besvare disse spørgsmål. Det skal dog bemærkes, at udvælgelseskomitéens neutralisering af to spørgsmål skyldtes, at det var umuligt at give et korrekt svar på visse sprog.

Ombudsmanden er af den opfattelse, at institutionens tilgang i den foreliggende sag synes at have været rimelig, og at Parlamentet har begrundet sit søgsmål.

2.5 På grundlag af ovenstående synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Parlamentets side i dette aspekt af sagen.

3.1 Klageren påpegede, at det sted, der var valgt til testene, ikke var let tilgængeligt, og at testene startede meget tidligt om morgenen, hvilket forpligtede folk til at tilbringe en nat på stedet. Klageren krævede godtgørelse fra Parlamentet til dækning af omkostningerne ved deltagelsen i den almindelige udvælgelsesprøve.

3.2 Parlamentet påpegede i sin udtalelse, at valget af det sted, hvor prøverne i forbindelse med en almindelig udvælgelsesprøve skal afholdes, har til formål at reducere både antallet af forflyttede ansøgere fra deres bopæl og størrelsen af Parlamentets godtgørelse af rejseudgifter. Fuldstændige oplysninger om betingelserne for godtgørelse af rejseudgifter blev beskrevet i det brev, der blev sendt til klageren med opfordring til at deltage i de skriftlige prøver. Klageren var derfor bekendt med dem, og der bør ikke kræves erstatning.

3.3 Klageren påpegede, at de oplysninger, som Parlamentet havde givet Ombudsmanden på dette punkt, var ukorrekte. Det sted, hvor klageren blev opfordret til at foretage testen, var ikke byen Bologna, som angivet af institutionen, men en lille landsby i udkanten af byen og praktisk taget utilgængelig med offentlig transport.

3.4 Ombudsmanden bemærker, at ansøgerne fik oplysninger om stedet og betingelserne for godtgørelse af rejseudgifter i indbydelsen. Beslutningen om at deltage i prøven skal betragtes som en accept af alle de regler, der gælder for udvælgelsesprøven, herunder reglerne om godtgørelse af rejseudgifter.

3.5 På grundlag af ovenstående synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Parlamentets side i dette aspekt af sagen.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Parlamentets side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Parlamentet vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN

(1) Se sag T-46/93, Fotini Michäel-Chiou mod Kommissionen, Sml. 1994 I, s. A-0297; stk. 48 sag 40/86, Georges Kolivas mod Kommissionen, Sml. 1987, s. 2643; stk. 11.

(2) Se sag C-254/95 P, Europa-Parlamentet mod A. Innamorati, Sml. 1995 I, s. 2707; sag T-157/96, Affatato mod Europa-Kommissionen, Sml. 1997, s. I-Á-41; II-97.