Kære X

Den 22. december 1999 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand i forbindelse med forfremmelsesprocessen for 1998.

Den 28. januar 2000 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen.

Europa-Kommissionen sendte sin udtalelse den 25. april 2000, og jeg sendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Jeg modtog Deres bemærkninger den 5. juli 2000. De fremsatte yderligere bemærkninger den 13. og 14. juli, 14. september, 23. oktober, 6. og 29. december 2000 samt den 4. februar og 15. maj 2001. Yderligere undersøgelser var nødvendige. Kommissionen sendte mig yderligere oplysninger den 6. juli 2001, og jeg modtog Deres supplerende bemærkninger den 2. oktober 2001.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I begyndelsen af 1990'erne var klageren tjenestemand i et generaldirektorat (GD) i Europa-Kommissionen. Han anså sig selv for at være offer for chikane og anmodede derfor om at blive overført til en generel tjenestegren i Europa-Kommissionen. Da han forlod GD'et, hævder klageren, at hans hierarki forsøgte at pålægge ham en mærkbart dårligere personalerapport end de tidligere. Han besluttede at appellere den. Angiveligt rådede hans hierarki ham uformelt til at acceptere rapporten for ikke at bringe hans karriere i fare. Klageren fastholdt ikke desto mindre sin klage, og hans bedømmelsesrapport blev ændret.

På tidspunktet for klagen var der betydelige forsinkelser i udarbejdelsen af klagerens personalerapport for 1995-1997 og vanskeligheder i forbindelse med hans forfremmelse. Han mener, at dette kan være eftervirkningerne af de problemer, han stod over for, da han forlod generaldirektoratet.

Den 9. marts 1998 klagede klageren formelt til Det Paritetiske Udvalg for Personalerapporter (i det følgende benævnt »JCSR«) over forsinkelsen i udarbejdelsen af hans personalerapport. Da Det Blandede Udvalg ikke havde svaret, indgav han den 10. juli 1998 en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt »vedtægten«).

Klageren mente, at 1998-listen over tjenestemænd, der kunne forfremmes, ikke kunne have været korrekt udarbejdet uden ovennævnte personalerapport. Den 5. juni 1998 indgav han derfor en klage til det paritetiske forfremmelsesudvalg over dets afgørelse om kun at opføre ham som nr. 8 på listen over forslag. Udvalgets formand meddelte klageren, at hans klage ikke kunne antages til realitetsbehandling uden begrundelse. Efter offentliggørelsen i august 1998 af listen over de mest forfremmelsesværdige tjenestemænd og den manglende angivelse af klagerens navn på denne liste indgav han den 10. november 1998 en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, med henblik på forfremmelse. Ansættelsesmyndigheden afviste hans klage den 2. marts 1999.

I mellemtiden indgav klageren den 29. januar 1999 på ny en klage over den manglende bedømmelsesrapport for 1995-1997 og listen over forfremmede tjenestemænd i henhold til vedtægtens artikel 90.

Den maj 1999 indrømmede Europa-Kommissionen - GD IX - forsinkelsen i processen og besluttede at yde 250 € erstatning for klagerens ikke-økonomiske skade. Han blev også underrettet om, at behandlingen af hans sag ville blive prioriteret.

Den 22. december 1999 indgav klageren i betragtning af de fortsatte vanskeligheder med udarbejdelsen af bedømmelsesrapporten og forfremmelsesprocessen en klage til Den Europæiske Ombudsmand og fremsatte følgende påstande:

1. Personalerapporten for klagerens tjeneste for 1995-1997 er ikke blevet færdiggjort, hvilket er i strid med artikel 43 i personalevedtægten og artikel 7 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 43.

2. Forfremmelsesprocessen for 1998 blev gennemført i strid med artikel 45 i personalevedtægten, da klageren ikke kunne deltage i forfremmelsesprocessen.

3. Institutionen gjorde brug af forhalingstaktikker i den klageprocedure, som klageren havde indledt.

4. Klageren er offer for chikane.

Klageren forventer, at Kommissionen anerkender de faktiske omstændigheder, yder ham en godtgørelse og tager hans forfremmelse for 1998 op til fornyet overvejelse.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

Europa-Kommissionens udtalelse om klagen var sammenfattende følgende:

1. I praksis kan de frister, der er fastsat i artikel 7 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43, først finde anvendelse, når ordføreren er blevet udpeget. For så vidt angår personalerapporten 1995-1997 kunne fristerne ikke overholdes på grund af to særlige problemer. På den ene side et ekstraordinært stort antal rapporter, der forelægges det paritetiske bedømmelsesudvalg. På den anden side var der et dødvande i dens arbejde mellem slutningen af 1997 og begyndelsen af 1998, fordi personalerepræsentanterne nægtede at deltage i møderne.

Desuden overholdes fristerne aldrig i praksis, fordi den fælles sikkerheds- og forsvarspolitik ikke er permanent, og rapporterne afventes indtil mødedagen. Mange andre tjenestemænd i Kommissionen befandt sig i samme situation som klageren. Forsinkelsen i behandlingen af klagerens rapport var på ingen måde tilsigtet. Desuden er denne forsinkelse blevet indrømmet, og klageren har fået tildelt en kompensation på 250 €.

2. Forfremmelsesprocessen for 1998 var i overensstemmelse med artikel 45 i personalevedtægten. Selv om personalerapporten er et væsentligt evalueringselement i tilfælde af forfremmelse, standser manglen på den ikke forfremmelsesprocessen. Ansættelsesmyndigheden kan tage hensyn til andre oplysninger vedrørende tjenestemænds fortjenester. I den forbindelse er det værd at bemærke, at det på grund af vanskelighederne som følge af ændringerne i personalerapportsystemet var blevet aftalt med fagforeningerne og de faglige organisationer, at de point, der blev tildelt i personalerapporten for 1995-1997, ville være neutrale i forfremmelsesprocessen.

Generaldirektoratet, som foreslog at forfremme klageren, tog hensyn til hans kvaliteter, hans kvalifikationer og hans arbejde på grundlag af klagerens tidligere bedømmelsesrapporter, hans karriereudvikling, udkastet til bedømmelsesrapport for 1995-1997 og hans bemærkninger hertil. Det paritetiske forfremmelsesudvalg tog hensyn til et notat af 15. juni 1998 fra klagerens appelbedømmer. På trods af klagerens fortjenester besluttede det paritetiske forfremmelsesudvalg imidlertid ikke at opføre klageren på listen over de tjenestemænd, der blev anset for at være mest forfremmelsesværdige i 1998, på grundlag af en sammenligning af tjenestemændenes fortjenester.

Det forhold, at klageren hævder, at der er sket et "fuldstændigt brud" i indplaceringen mellem de tidligere bedømmelsesrapporter og udkastet for perioden 1995-1997, er normalt. Det nye personalerapportsystem, der blev indført i 1997, havde netop til formål at sætte en stopper for praksis med en for høj indplacering.

Desuden blev klageren forfremmet i 1999, stadig uden sin personalerapport for 1995-1997, hvilket beviser, at manglen herpå ikke standser forfremmelsesprocessen.

3. Som allerede nævnt er forsinkelsen i den klageprocedure, som klageren har indledt, ikke tilsigtet. Klageren hævdede, at JCSR afviste at revidere hans personalerapport for ikke at underminere hele forfremmelsesprocessen på grund af den for lange forsinkelse. Denne personlige forklaring bekræftes ikke af de faktiske omstændigheder, da klageren var blevet forfremmet, selv om JCSR ikke havde afgivet udtalelse om personalerapporten. Desuden henhører revisionen af bedømmelsesrapporten under appelbedømmerens enekompetence, selv efter udtalelsen fra JCSR, som ikke er obligatorisk.

4. Klagerens påstand om, at han er offer for chikane, vedrører hovedsagelig den periode, der gik forud for hans udnævnelse til den nuværende afdeling.

Klagerens bemærkninger

Den Europæiske Ombudsmand fremsendte Europa-Kommissionens udtalelse til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. I sit svar anførte klageren følgende:

1. Artikel 7 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43 og vejledningen i bedømmelsesrapporter efterlader ingen tvivl om tidsplanen for udarbejdelsen af bedømmelsesrapporten. Hele proceduren skulle være afsluttet senest den 31. december 1997. Klagerens personalerapport blev endeligt udarbejdet den 7. april 2000 med en forsinkelse på 27 måneder. Europa-Kommissionen har det fulde ansvar for forsinkelsen. Faktisk besluttede den selv at oprette et nyt personalerapportsystem, hvilket er årsagen til den påståede "usædvanlige" situation.

Europa-Kommissionens ansvar følger også af, at den ikke har påberåbt sig ekstraordinære omstændigheder, der ville have forhindret den i at prioritere behandlingen af klagerens sag.

Desuden modtog klageren aldrig den kompensation på 250 €, som Europa-Kommissionen havde lovet. I et brev af 23. oktober 2000 understregede klageren, at en anden tjenestemand i en lignende sag, der blev behandlet af Retten i Første Instans (1) (T-202/99), blev tildelt ca. det dobbelte af denne godtgørelse.

2. Europa-Kommissionen bekræftede, at personalerapporten er et væsentligt evalueringselement i tilfælde af forfremmelse. Institutionen burde derfor have overholdt de regler, som den har fastsat, og gjort dem obligatoriske for sine tjenestemænd.

Generaldirektoratets forslag om kun at placere klageren som nr. 8 på forfremmelseslisten er baseret på argumentet om manglende ledelsesansvar, mens det modsatte fremgår af udkastet til bedømmelsesrapport for perioden 1995-1997.

3. Klageren mener, at rækkefølgen af begivenheder i forbindelse med færdiggørelsen af hans personalerapport viser, at administrationen forsinkede arbejdet. Klageren gjorde administrationen opmærksom på konsekvenserne af den sene vedtagelse af personalerapporten for hans forfremmelse. Selv om administrationen erkendte forsinkelsen og besluttede at betale klageren en kompensation, var klagerens sag tydeligvis ikke blevet betragtet som en prioritet.

4. Med hensyn til klagerens påstand om, at han er offer for chikane, er det korrekt, at den henviser til både hans nuværende afdeling og det tidligere GD. Begge tjenester er dog en del af Europa-Kommissionen.

I overensstemmelse med den endelige rapport om en opinionsundersøgelse blandt personalet vedrørende chikane ser det ud til, at der er et reelt spørgsmål om forskelsbehandling og "mobning" i tjenesten.

Yderligere bemærkninger fra klageren

Den 29. december 2000 fremsatte klageren en yderligere påstand om, at Det Paritetiske Bedømmelsesudvalg havde tilsidesat vedtægtens artikel 26. Ombudsmanden besluttede at behandle den nye påstand inden for rammerne af den eksisterende undersøgelse, da den er tæt forbundet med de tidligere påstande.

Klageren hævdede, at det notat af 15. juni 1998, der var nævnt i Kommissionens udtalelse, aldrig var blevet fremsendt til ham. Han var derfor af den opfattelse, at det paritetiske forfremmelsesudvalgs afgørelse om ikke at forfremme ham var blevet truffet i strid med vedtægtens artikel 26. Denne artikel bestemmer, at institutionen ikke kan anvende eller påberåbe sig dokumenterne over for en tjenestemand, medmindre de er blevet meddelt ham, inden de blev indgivet.

Yderligere oplysninger

Den 11. maj 2001 kontaktede Ombudsmandens tjenestegrene klageren for at kontrollere, om den kompensation, der var lovet for forsinkelsen med udarbejdelsen af hans bedømmelsesrapport, var blevet udbetalt. Den 15. maj 2001 bekræftede klageren, at han ikke kunne finde spor af en sådan betaling.

Den 23. maj 2001 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at underrette ham om notatet af 15. juni 1998, som klageren angiveligt aldrig blev underrettet om, samt om forsinkelsen i betalingen af den lovede kompensation.

Den 6. juli 2001 beklagede Kommissionen den forsinkede udbetaling af kompensationen og tilskrev den en intern misforståelse. Beløbet vil blive udbetalt hurtigt. Med hensyn til notatet af 15. juni 1998 understregede Kommissionen, at den havde til formål at forklare de valg, der var truffet i forbindelse med forfremmelsesprocessen. Notatet, som sammenlignede fortjenesterne hos de forfremmelsesværdige tjenestemænd, satte ikke spørgsmålstegn ved indholdet af klagerens bedømmelsesrapport. Notatet af 15. juni 1998 blev sendt som kopi til Ombudsmanden med henblik på kontrol. På Kommissionens udtrykkelige anmodning skulle den ikke overføres til klageren eller nogen tredjepart.

I sine bemærkninger af 1. oktober 2001 erkendte klageren, at kompensationen på 250 EUR var blevet udbetalt den 19. juli 2001. Han beklagede imidlertid den uforholdsmæssigt store forsinkelse og understregede på grundlag af retspraksis, at andre tjenestemænd i lignende situationer var blevet betalt meget højere beløb. Endvidere mener klageren, at Kommissionens ansvar for udarbejdelsen af hans bedømmelsesrapport går langt ud over en godtgørelse på 250 EUR. Med hensyn til Kommissionens påstand om, at den retspraksis, han havde henvist til, ikke fandt anvendelse på hans sag, understregede klageren, at han på tidspunktet for forfremmelsesprocessen ikke havde en endelig bedømmelsesrapport. Endelig opfordrede klageren med hensyn til det fortrolige notat af 15. juni 1998 Ombudsmanden til at undersøge dokumentet og kontrollere, om det ikke var i strid med personalevedtægten. Klageren gav også Ombudsmanden oplysninger, som ikke indgår i denne undersøgelse, men som vedrører andre klager eller eventuelle nye klager indgivet af klageren. Denne beslutning vil derfor ikke behandle disse spørgsmål.

Afgørelsen

1 Forsinkelse i udarbejdelsen af personalerapporten for 1995-1997

1.1 Klageren hævdede, at personalerapporten for hans tjeneste for 1995-1997 ikke var blevet færdiggjort, hvilket var i strid med artikel 43 i personalevedtægten og artikel 7 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 43.

1.2 Kommissionen gjorde gældende, at administrationen stod over for et alvorligt efterslæb, der hovedsagelig skyldtes gennemførelsen af en ny procedure. Mange andre tjenestemænd befandt sig i samme situation, som ikke havde nogen forsætlig karakter. Efter en klage i henhold til vedtægtens artikel 90 erkendte Kommissionen, at proceduren var blevet væsentligt forsinket. Generaldirektøren for Kommissionens GD IX (Personale og Administration) ydede derfor klageren en kompensation på 250 € og meddelte ham, at han ville anmode formanden for JCSR om at prioritere klagerens sag.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at manglende udarbejdelse af en bedømmelsesrapport til tiden ifølge Fællesskabets retsinstansers faste retspraksis er en tjenestefejl. Under visse omstændigheder kan det give anledning til betaling af en kompensation (2).

1.4 I klagerens tilfælde blev personalerapporten endeligt udarbejdet i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse den 7. april 2000. I lyset af artikel 7 i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til vedtægtens artikel 43 var forsinkelsen således på 27 måneder.

1.5 Kommissionens undladelse af at færdiggøre klagerens bedømmelsesrapport i overensstemmelse med den tidsplan, der er fastsat i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 43 i personalevedtægten, var et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Kommissionen har undskyldt og betalt kompensation for forsinkelsen.

2 Påstået uregelmæssighed i forfremmelsesprocessen for 1998.

2.1 Klageren hævdede, at forfremmelsesprocessen for 1998 var blevet gennemført i strid med artikel 45 i personalevedtægten, da han ikke kunne deltage i forfremmelsesprocessen, eftersom hans bedømmelsesrapport ikke var blevet færdiggjort. I henhold til artikel 45 skal der træffes afgørelse om forfremmelse "efter sammenligning af fortjenesterne hos de tjenestemænd, der kan komme i betragtning til forfremmelse, og af rapporterne om dem".

2.2 Kommissionen gjorde gældende, at den manglende personalerapport ikke nødvendigvis standser forfremmelsesprocessen, da der kan tages hensyn til andre elementer under ekstraordinære omstændigheder. I den foreliggende sag har Kommissionen gjort gældende, at der forelå ekstraordinære omstændigheder på grund af et usædvanligt stort antal rapporter, der blev forelagt Det Paritetiske Personaleudvælgelsesudvalg, og et dødvande i dets arbejde. Ifølge Kommissionen blev følgende elementer vedrørende klageren taget i betragtning i forfremmelsesproceduren for 1998: klagerens tidligere bedømmelsesrapporter, hans karriereudvikling, udkastet til bedømmelsesrapport for 1995-1997, hans bemærkninger hertil samt et notat af 15. juni 1998 udarbejdet af klagerens appelbedømmer.

2.3 Ifølge EF-domstolenes retspraksis er en forfremmelsesprocedure behæftet med en uregelmæssighed, når ansættelsesmyndigheden ikke kunne sammenligne ansøgernes fortjenester på grund af betydelige administrative forsinkelser i udarbejdelsen af en eller flere bedømmelsesrapporter (3). Under særlige omstændigheder kan fraværet af periodiske rapporter dog opvejes af, at der foreligger andre oplysninger om en tjenestemands fortjenester (4).

2.4 I den foreliggende sag blev klagerens bedømmelsesrapport for 1995-1997 ikke færdiggjort i tide til, at den kunne tages i betragtning i forbindelse med forfremmelsesproceduren for 1998. Kommissionen tilskrev forsinkelsen ekstraordinære omstændigheder og begrundede dermed, at der skulle tages hensyn til andre elementer i forbindelse med forfremmelsen. Denne forklaring forekommer rimelig.

2.5 I sine bemærkninger satte klageren spørgsmålstegn ved, om Kommissionens hensyntagen til et notat af 15. juni 1998, der var udarbejdet af bedømmeren i appelleddet, var i overensstemmelse med vedtægten.

2.6 Vedtægtens artikel 26, stk. 5, og artikel 43 har til formål at sikre, at ansættelsesmyndighedens afgørelser ikke er baseret på dokumenter, som ikke er blevet meddelt tjenestemanden. Udtalelser fra overordnede, der sammenligner tjenestemændenes fortjenester, er imidlertid ikke omfattet af bestemmelserne i vedtægtens artikel 26. De skal i princippet ikke meddeles tjenestemanden, forudsat at de ikke indeholder vurderinger af tjenestemandens kompetence, indsats eller adfærd, som ikke allerede var en del af den personlige aktmappe (6). I den foreliggende sag blev notatet af 15. juni 1998 gennemgået af ombudsmandens tjenestegrene. Den er af komparativ karakter og indeholder ingen vurdering af klagerens kompetence, effektivitet eller adfærd. Notatet af 15. juni 1998 kunne således med rette tages i betragtning i forfremmelsesprocessen uden forudgående meddelelse til klageren.

2.7 I lyset af ovenstående har Ombudsmandens undersøgelse af klagerens påstand ikke afsløret fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af klagen.

3 Påstanden om forsinkelse af taktik

3.1 Klageren hævder, at institutionen gjorde brug af forhalingstaktikker i den klageprocedure, som klageren havde indledt.

3.2 Kommissionen gjorde gældende, at forsinkelserne i klageproceduren ikke var forsætlige, og at klagerens personlige forklaring om forsinkelsen ikke blev bekræftet af de faktiske omstændigheder.

3.3 Ombudsmanden bemærker, at forsinkelsen i personalerapporterne påvirkede mange andre tjenestemænd og derfor synes at være et generelt problem i denne periode.

3.4 Der er intet i sagsakterne, der tyder på, at Kommissionen forsætligt havde anvendt forsinkende manøvrer til at skade klageren. De forklaringer, der er givet vedrørende vanskelighederne ved at anvende en ny procedure, forekommer rimelige. Ombudsmanden har derfor ikke fundet noget tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

4 Anbringendet om chikane

4.1 Klageren hævder, at han er offer for chikane.

4.2 Europa-Kommissionen forklarede, at klagerens påstand vedrørte perioden forud for hans udnævnelse til den nuværende afdeling. Den hævdede, at klageren selv viste sig at være ophavsmand til chikane efter en e-mailkorrespondance til 80 kolleger.

4.3 Ombudsmanden bemærker, at chikane kan defineres som enhver ondsindet handling, der ved gentagelse eller alvor påvirker en tjenestemands værdighed eller fysiske eller mentale tilstand (7).

4.4 I den foreliggende sag er der ikke behørigt fremlagt bevis for, at klagerens kolleger eller overordnede havde ondsindede hensigter. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke foreligger fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af sagen.

5 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Kommissionens undladelse af at færdiggøre klagerens bedømmelsesrapport i overensstemmelse med den tidsplan, der er fastsat i de almindelige gennemførelsesbestemmelser til artikel 43 i personalevedtægten, var et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, og da Kommissionen har undskyldt og betalt kompensation for forsinkelsen, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Rettens dom (Tredje Afdeling) af 5. oktober 2000. Léon Rappe mod Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber. Sag T-202/99

(2) Dom afsagt af Retten i Første Instans den 10. juli 1992. Giovanni Barbi mod Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber. Sag T-68/91. Samling af Afgørelser 1992 side II-2127

(3) De Europæiske Fællesskabers Domstols dom af 17. december 1992. Moriz mod Kommissionen. C-68/91. Samling af Afgørelser 1992 side I-6849

(4) Domstolens dom af 18. december 1980. Pierre Gratreau mod Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber. Forenede sager 156/79 og 51/80. Samling af Afgørelser 1980, s. 3943. Punkt 22

(5) Vedtægtens artikel 26: "En tjenestemands personlige aktmappe skal indeholde:

a) alle dokumenter vedrørende hans administrative status og alle rapporter vedrørende hans kvalifikationer, tjenstlige indsats og adfærd

( ) de dokumenter, der er nævnt i litra a), kan ikke anvendes eller påberåbes af institutionen over for en tjenestemand, medmindre de blev meddelt ham, inden de blev indgivet. ( )"

(6) Dom afsagt af Retten i Første Instans den 30. november 1993. Jean-Panayotis Tsirimokos mod Europa-Parlamentet. Sag T-76/92. Samling af Afgørelser 1993, s. II-1281. Punkt 33-35.

Dom afsagt af Retten i Første Instans den 8. juni 1995. Alain-Pierre Allo mod Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber. Sag T-496/93. Samling af Afgørelser - SC 1995 side IA-0127; II-0405. Punkt 75-76.

(7) Se en forelæsning af 20. september 1999 for Europa-Parlamentets personale ved Marie-France Hirigoyen (psykoterapeut): "Kompendre le phénomène du harcèlement moral sur le lieu de travail"