Kære
D. Den 25. november 1999 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Deres udelukkelse fra den almindelige udvælgelsesprøve EUR/A/127 afholdt af Europa-Parlamentet.
Den 4. januar 2000 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Parlamentet. Parlamentet sendte sin udtalelse den 10. marts 2000, og jeg sendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. De fremsatte ingen bemærkninger til Parlamentets udtalelse.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren var de relevante kendsgerninger følgende:
Klageren deltog i en almindelig udvælgelsesprøve for informatik EUR/A/127 afholdt af Europa-Parlamentet. Forhåndsudvælgelsesprøverne fandt sted den 27. januar 1999. Fra maj til september 1999 ringede klageren og sendte flere breve med anbefalet post til Parlamentets Enhed for Konkurrence for at få oplysninger om de opnåede resultater. Han modtog imidlertid ikke noget svar fra Parlamentet. I sin telefonsamtale den 28. maj 1999 med kontoret for udvælgelsesprøven blev klageren underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven på grund af overtrædelse af reglen om prøvernes anonymitet, men at han kunne klage over denne afgørelse, hvis han ønskede det. Klageren måtte imidlertid vente på det officielle brev, der informerede ham om denne udelukkelse, inden han indgav en klage. Klageren ringede derefter flere gange til konkurrencekontoret i juni, juli og august 1999 og fik at vide, at brevet snart ville blive sendt. Den 2. september 1999 efterlod konkurrencemyndigheden en meddelelse, hvori den anmodede klageren om at kontakte dem. Den 3. september 1999 blev klageren telefonisk underrettet om, at hans klage var blevet afvist af udvælgelseskomitéen. Klageren bemærkede imidlertid, at han aldrig havde indgivet en klage, fordi han endnu ikke havde modtaget det officielle brev, der informerede ham om hans udelukkelse.
Endelig var det først den 23. september 1999, dvs. 8 måneder senere og 2 uger efter, at den anden udvælgelse allerede havde fundet sted, at klageren officielt blev underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven, fordi han havde nævnt sit navn på eksamenspapirerne, hvilket umuliggjorde en objektiv og anonym rettelse. Da den anden prøve allerede havde fundet sted, kunne klageren derfor ikke indgive en klage i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90 og indgav denne klage til Ombudsmanden:
1. Klageren hævdede for det første, at han først den 23. september 1999, dvs. otte måneder efter den første udvælgelsesprøve og to uger efter, at den anden prøve allerede havde fundet sted, var blevet underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven, hvilket i praksis gjorde det umuligt at indgive en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, for at få adgang til udvælgelsesprøvens anden fase. Klageren bemærkede endvidere, at Parlamentet ikke havde besvaret hans forskellige telefaxer og skrivelser af 25. maj 1999, 5. juli 1999, 25. og 26. august 1999, hvori han udtrykkeligt anmodede om resultaterne af udvælgelsesprøven.
2. Klageren hævdede for det andet, at de instrukser, der blev omdelt til ansøgerne (DOC_NE\DV\370\370067), ikke indeholdt oplysninger til ansøgerne med hensyn til angivelsen af navnet på eksamenspapirerne.

Forespørgslen

Parlamentet anførte i
sin udtalelse for det første, at det først var ved skrivelse af 23. september 1999, at klageren officielt blev underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven. Personaledirektøren beklagede i sin skrivelse af 28. september 1999 denne forsinkelse, som imidlertid ikke ændrede noget ved den faktiske situation.
Klageren blev udelukket fra konkurrencen på grund af overtrædelsen af reglen om anonymitet i test b) og ikke fordi han ikke bestod testen. Derfor kunne hans test ikke genovervejes, hvad der ville have været muligt, hvis han lige havde undladt testen.
Parlamentet har anført, at retningslinjerne vedrørende anonymitet ganske vist ikke var nævnt i de instrukser, der blev udsendt til ansøgerne. Instruktionerne på testens svarpapirer nævnte imidlertid klart, at man ikke skulle underskrive nogen side. På den vedlagte side stod der "underskriv ikke nogen side/ne signer aucune-side". Det forekommer mere logisk at nævne denne instruks i selve det dokument, som den henviser til, end i et særskilt dokument.
Parlamentet bemærkede, at det for så vidt angår den eneste anvendelse af fransk og engelsk i vejledningen fremgik af meddelelsen om udvælgelsesprøven, at kendskabet til engelsk eller fransk af funktionelle grunde var ønskeligt. Desuden havde klageren valgt at bestå prøve b) (kendskab til et andet officielt EU-sprog) på engelsk.
Klagerens oplysninger, der er nævnt på testens første side, blev dækket, før testen blev sendt til korrekturlæserne, således at der kun var et nummer, der svarede til en hemmelig kode, tilbage. Klageren skrev imidlertid sit navn på anden og tredje side af sin prøve. Da ansøgerens anonymitet således ikke længere var garanteret, kunne udvælgelseskomitéen ikke korrigere prøven, og klageren blev udelukket fra udvælgelsesprøven.
Endelig mindede Parlamentet om retspraksis fra Retten i Første Instans (sag T-91/92, Dormen mod Kommissionen, Sml. 1993 II, s. 1491), som bekræftede afgørelsen om udelukkelse af en ansøger, der har overtrådt instrukserne vedrørende prøvernes anonymitet.
Klagerens bemærkninger
Klageren fremsatte ingen bemærkninger til Parlamentets udtalelse.

Afgørelsen

1 Påstanden om manglende oplysninger og manglende svar
1.1 Klageren hævdede, at han først blev underrettet den 23. september 1999, dvs. otte måneder efter den første udvælgelsesprøve og to uger efter, at den anden udvælgelsesprøve allerede havde fundet sted, om hans udelukkelse fra udvælgelsesprøven, hvilket i praksis gjorde det umuligt at indgive en klage i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, for at få adgang til udvælgelsesprøvens anden fase. Klageren bemærkede endvidere, at Parlamentet ikke havde besvaret hans forskellige telefaxer og skrivelser af 25. maj 1999, 5. juli 1999, 25. og 26. august 1999, hvori han udtrykkeligt anmodede om resultaterne af udvælgelsesprøven. Parlamentet bemærkede, at klageren den 23. september 1999 blev underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven. I en anden skrivelse af 28. september beklagede Parlamentet, at det ikke tidligere havde underrettet klageren om hans udelukkelse.
1.2 Principperne om god forvaltningsskik kræver, at ansøgere til almindelige udvælgelsesprøver hurtigst muligt underrettes skriftligt om de afgørelser, som administrationen har truffet med hensyn til deres deltagelse i disse udvælgelsesprøver. De samme principper kræver, at administrationen besvarer borgernes breve.
1.3 I den foreliggende sag fremgår det, at stopprøverne i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve fandt sted den 27. januar 1999. Det var imidlertid først den 23. september 1999, dvs. otte måneder senere, at klageren blev underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven på grund af tilsidesættelsen af prøvernes anonymitet. Ombudsmanden mener derfor, at Parlamentet undlod at underrette klageren om sin afgørelse i tide. Ombudsmanden bemærker også, at Parlamentet ikke har besvaret de forskellige anmodninger om oplysninger fra klageren, der blev sendt i maj, juli og august 1999. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og Ombudsmanden fremsætter derfor nedenstående kritiske bemærkning.
2 Den påståede mangel på oplysninger om instrukserne med hensyn til anonymitet
2.1 Klageren hævdede, at de instrukser, der blev omdelt til ansøgerne (DOC_NE\DV\370\370067), ikke gav ansøgerne oplysninger om, hvorvidt deres navn var nævnt i eksamensdokumenterne. Parlamentet har anført, at retningslinjerne vedrørende anonymitet ganske vist ikke var nævnt i de instrukser, der blev udsendt til ansøgerne. Instruktionerne på testens svarpapirer nævnte imidlertid klart, at man ikke skulle underskrive nogen side. Eksamen papir angivet "underskriv ikke nogen side / ne underskriver aucune side".
2.2 Ombudsmanden bemærker, at instruksen om ikke at underskrive eksamensopgaven sammen med andre instrukser var tydeligt nævnt øverst til venstre i det dokument, der blev omdelt til de ansøgere, der fungerede som eksamensopgave. Ansøgerne blev derfor informeret om, at de ikke skulle skrive deres navn på deres eksamenspapirer. Ombudsmanden konstaterede derfor ingen fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.
3 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klages del 1 forekommer det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Principperne om god forvaltningsskik kræver, at ansøgere til almindelige udvælgelsesprøver hurtigst muligt underrettes skriftligt om de afgørelser, som administrationen har truffet med hensyn til deres deltagelse i disse udvælgelsesprøver. De samme principper kræver, at administrationen besvarer borgernes breve.

I den foreliggende sag fremgår det, at stopprøverne i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve fandt sted den 27. januar 1999. Det var imidlertid først den 23. september 1999, dvs. otte måneder senere, at klageren blev underrettet om, at han var blevet udelukket fra udvælgelsesprøven på grund af tilsidesættelsen af prøvernes anonymitet. Ombudsmanden mener derfor, at Parlamentet undlod at underrette klageren om sin afgørelse i tide. Ombudsmanden bemærker også, at Parlamentet ikke har besvaret de forskellige anmodninger om oplysninger fra klageren, der blev sendt i maj, juli og august 1999. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden har derfor besluttet at afslutte sagen.
Formanden for Europa-Parlamentet vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Kære
Jacob Söderman