Kære dr. F.
Den 11. november 1999 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Deres ansøgning om et længerevarende adgangskort til Parlamentets bygninger.
Den 13. december 1999 videresendte jeg klagen til Parlamentets formand. Parlamentet afgav udtalelse den 3. april 2000. Jeg fremsendte den til Dem sammen med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 30. september 2000.
Den 19. oktober 2000 besluttede jeg at foretage yderligere undersøgelser af Deres klage. Parlamentet fremsendte sit svar på mine yderligere undersøgelser den 1. december 2000.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.
Jeg beklager den tid, det har taget at behandle Deres klage.

Komplekset

Sagens faktiske omstændigheder er følgende.
Den 26. august 1999 anmodede klageren Europa-Parlamentet om et såkaldt langtidsadgangskort. Et adgangskort med lang gyldighed giver indehaveren mulighed for at komme ind i Parlamentets bygninger uden forudgående tilladelse og anvendes ofte af organisationer og konsulenter. Klageren beskriver sig selv som formand for en organisation ved navn "TESEO".
Tilladelsen kom ikke umiddelbart, og klageren kontaktede derfor Parlamentets ansvarlige tjenestegrene (Kvæstorkollegiet) den 22. oktober 1999 for at klage. Da klageren stadig ikke havde modtaget adgangskortet, indgav hun sin klage til Den Europæiske Ombudsmand den 11. november 1999.
Sammenfattende hævdede klageren, at Kvæstorkollegiet ikke havde besvaret hendes ansøgning af 26. august 1999 om adgangskort, og hævdede, at hun skulle have et adgangskort. Hun anmodede også om en præcisering af, hvordan Parlamentets system for udlevering af adgangskort fungerer.

Forespørgslen

Europa-Parlamentets udtalelse
Europa-Parlamentets udtalelse indeholdt følgende oplysninger:
Den 11. november skrev kvæstorkollegiet til klageren og mindede hende om, at hun tidligere var blevet anmodet om at fremlægge yderligere oplysninger til støtte for sin anmodning. Der var blevet anmodet om yderligere oplysninger, fordi det ikke var klart for sekretariatet og kvæstorerne med ansvar for finansielle spørgsmål, præcis hvilke årsager der lå til grund for hendes anmodning, og hvilken organisation hun repræsenterede. Hendes brevpapir (»TESEO«) syntes at være fremstillet på en personlig computer og indeholdt ikke de oplysninger, der normalt findes på professionelle lobbyisters eller konsulenters skrivepapir. Klageren fremsendte yderligere oplysninger den 29. september 1999.
Klageren blev også underrettet om, at hendes ansøgning var blevet indgivet til kvæstoren med ansvar for sikkerhed, og at tilladelsen derefter blev givet. En kopi af tilladelsen var blevet sendt til klageren fra Strasbourg den 27. oktober 1999, herunder oplysninger om, at klageren kunne indsamle sit adgangskort fra Parlamentets Sikkerhedstjeneste. Brevet var stilet til "TESEO".
Den 24. november modtog Parlamentet den tilbagesendte skrivelse fra de italienske posttjenester til klageren. Meddelelsen stemplet på brevet var, at adressaten var ukendt. Gadenavnet, gadenummeret, postnummeret og byen virkede korrekte.
Parlamentet anførte, at klageren, hvis der var flere problemer, var velkommen til at indgive en ny ansøgning, som automatisk ville blive godkendt.
Parlamentets udtalelse redegjorde også kort for systemet for godkendelse af adgangskort med lang gyldighed og understregede, at de korrekte procedurer følges.
Klagerens bemærkninger
Klageren anførte i sine bemærkninger, at hun stadig ikke havde modtaget adgangskortet, og anmodede Ombudsmanden om at undersøge sagen.

Yderligere oplysninger

Ombudsmanden anmodede om yderligere oplysninger fra Parlamentet, som meddelte Ombudsmanden, at det havde modtaget et nyt ansøgningsskema fra klageren. Den nye ansøgning vil blive behandlet hurtigt.
Ombudsmanden ringede til klageren for at kontrollere, om hun denne gang havde modtaget tilladelsen. Det fremgik, at hun havde modtaget det, og at hun agtede at indsamle adgangskortet fra Parlamentet.

Afgørelsen

1 Påstanden om manglende svar
1.1 Klageren hævdede, at Kvæstorkollegiet ikke havde besvaret hendes ansøgning af 26. august 1999 om fornyelse af hendes adgangskort.
1.2 Parlamentet fremlagde bevis for, at det havde praktiske problemer med at sende breve til klagerens adresse i Italien. Et brev til organisationen "TESEO", som klageren havde oplyst, blev returneret til Parlamentet med besked om, at adressaten var ukendt.
1.3 Det ser ud til, at Parlamentet efterfølgende handlede for at kontakte klageren på ny, og at det i sidste ende lykkedes Parlamentet at udstede en ny tilladelse til et adgangskort til klagerens adresse i Italien. Klageren har meddelt Ombudsmanden, at hun agter at indsamle et adgangskort med den nye tilladelse.
1.4 Ombudsmanden finder ikke grund til at konkludere, at forsinkelsen med at give klageren en tilladelse til et adgangskort skyldtes en fejl fra Parlamentets side. Klagerens påstand har derfor ikke afsløret fejl eller forsømmelser.
1.5 I lyset af disse resultater finder Ombudsmanden ikke grund til yderligere at undersøge, hvordan Parlamentets system for udlevering af adgangskort fungerer.
2 Konklusion På
grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Parlamentets side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.
Formanden for Europa-Parlamentet underrettes også om denne afgørelse.
Kære
Jacob Söderman