Baggrunden for klagen

1. Klageren, en italiensk iværksætter, deltog i programmet Erasmus for unge iværksættere ^[1], der er oprettet af Forvaltningsorganet for Små og Mellemstore Virksomheder (EASME). I dette program er erfarne iværksættere (værtsiværksættere) værter for mindre erfarne iværksættere (unge iværksættere) fra en anden medlemsstat i en periode på op til seks måneder.

2. Lokale organisationer i medlemsstaterne, kaldet "formidlingsorganisationer" og udvalgt af EASME, udvælger de deltagende iværksættere og forvalter udvekslingsprogrammet. Den formidlende organisation, hvor udvekslingen finder sted, "værtsformidlingsorganisationen", fungerer som det lokale kontaktpunkt for de unge iværksættere under deres ophold. Værtsformidlingsorganisationen bistår den unge iværksætter og overvåger sammen med formidlingsorganisationen i den unge iværksætters hjemland, at udvekslingen forløber gnidningsløst ^[2]. Inden udvekslingen påbegyndes, kontrollerer de formidlende organisationer, at iværksætterne er egnede, og at en udveksling er støtteberettiget ^[3].

3. De formidlende organisationer og iværksætterne er enige om målene for udvekslingen og iværksætternes gensidige ansvar i en »forpligtelse«^[4]. Den formidlende organisation i den unge iværksætters hjemland indgår en finansiel aftale med den unge iværksætter og udbetaler ham eller hende en månedlig ydelse ^[5].

4. Klageren deltog i en udveksling i Tyskland, der skulle vare fra februar til juli 2019. Udvekslingen sluttede i maj 2019, og værtsiværksætteren blev efterfølgende udelukket fra Erasmus for unge iværksættere-programmet. Fra maj til august 2019 kontaktede klageren de formidlende organisationer og EASME. Han var uenig i beslutningen om at afslutte udvekslingen og anmodede om at få udbetalt den månedlige godtgørelse også for perioden maj-juli.

5. I juli 2019 besluttede EASME ikke at yde kompensation til klageren for perioden maj til juli. EASME besluttede også ikke at give klageren mulighed for at deltage i en anden udveksling. I september 2019 tog EASME sin afgørelse op til fornyet overvejelse og besluttede at give klageren mulighed for at foretage endnu en udveksling i den resterende periode på ca. tre måneder.

6. Klageren var utilfreds med, hvordan EASME havde håndteret sagen, og henvendte sig til Ombudsmanden i oktober 2019.

Undersøgelsen

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan EASME havde overvåget udvekslingen, og dens afvisning af at bilægge klagerens krav om økonomisk kompensation.

8. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden svaret fra EASME og klagerens bemærkninger.

Argumenter forelagt Ombudsmanden

Klagerens argumenter

9. Klageren sagde, at han havde gjort værtsformidlingsorganisationen opmærksom på, at værtsiværksætteren ikke overholdt visse aspekter af tilsagnet. Klageren var f.eks. nødt til at bruge sit eget udstyr (f.eks. sin computer og sit kamera) til at udføre arbejdet, og han blev bedt om at udføre opgaver, der ikke var omfattet af tilsagnet. Desuden skulle han arbejde i en bygning, der var ved at blive renoveret, hvor luften indeholdt stoffer, der potentielt kunne være farlige for hans helbred. Han ønskede dog ikke, at udvekslingen blev afsluttet før tid. Klageren mener, at hvis formidlingsorganisationen havde grebet rettidigt ind for at løse disse problemer, kunne udvekslingen have fortsat ^[6].

10. Klageren hævdede, at EASME ikke havde overvåget og sanktioneret værtsformidlingsorganisationen for ikke at opfylde sine forpligtelser. Han nævnte følgende mangler i værtsformidlingsorganisationens forvaltning af programmet:

•  Den besluttede at afslutte udvekslingen uden at kontakte ham på forhånd og uden hans godkendelse.
•  Den mødte ham ikke personligt i begyndelsen af opholdet ^[7], og da der opstod problemer ^[8];
•  Den kontaktede ham ikke i begyndelsen af udvekslingen for at præsentere ham for det ansvarlige personale og for at forklare de støttetjenester, han havde til rådighed under opholdet.
•  Det undlod at informere ham om behovet for at advare det i tilfælde af problemer og om konsekvenserne af et mislykket forhold.
•  Den bad ham og værtsiværksætteren om at evaluere deres forhold ved hjælp af et spørgeskema, som ifølge klageren var utilstrækkeligt til at vurdere den reelle situation.
•  Den burde ikke have givet værtsiværksætteren mulighed for at deltage i programmet i første omgang, fordi han tidligere havde haft andre mislykkede udvekslinger.
•  Den burde have underrettet klageren om, at iværksætteren havde haft andre mislykkede udvekslinger.
•  Den kontrollerede ikke, at værtsiværksætteren rådede over det nødvendige udstyr til at udføre de opgaver, der var fastsat i tilsagnet.

11. Klageren bemærkede, at når et forhold mislykkes på grund af værtsiværksætteren, er den eneste sanktion udelukkelse fra programmet ^[9]. Klageren mener, at EASME bør anvende økonomiske sanktioner over for værtsiværksættere, der ikke overholder programmets regler eller tilsagnet.

12. Klageren ønsker at få udbetalt det tilskud, som han skulle have modtaget for perioden maj til juli 2019, som økonomisk kompensation for de udgifter, han har afholdt under sit ophold i udlandet.

Argumenter fremsat af EASME

13. EASME sagde, at det er ansvarligt for at kontrollere, at EU-midlerne anvendes i overensstemmelse med programmets regler, og for at gribe ind i tilfælde af problemer. Det er almindelig praksis at afslutte en udveksling, når de mål, der er aftalt i tilsagnet, ikke længere kan nås. EASME havde således godkendt formidlingsorganets beslutning om at bringe den pågældende udveksling til ophør. Klageren havde ved flere lejligheder beskrevet forholdet til værtsiværksætteren som "utilfredsstillende", og det forekom umuligt for de to iværksættere at fortsætte med at arbejde sammen i en situation, der syntes at være konfliktfyldt. EASME indvilligede også i at udelukke værtsiværksætteren fra fremtidige programmer.

14. EASME hævdede, at de formidlende organisationer havde været i konstant kontakt med klageren, og at han rettidigt var blevet underrettet om beslutningen om at afslutte udvekslingen.

15. EASME udfører kvalitetskontrol, både på et strukturelt grundlag og fra sag til sag, hvis det er nødvendigt. Den overvåger de formidlende organisationers arbejde gennem kontrol af tilfældigt udvalgte udvekslinger for at kontrollere, om de er støtteberettigede.

16. Så snart EASME blev kontaktet af klageren, gennemgik det sagsakterne vedrørende sagen, herunder e-mailudvekslingerne mellem klageren og de formidlende organisationer. EASME anmodede støttekontoret ^[10] om at undersøge sagen. Normalt må unge iværksættere kun deltage i én udveksling ^[11]. Men hvis et match er mislykket på grund af, at værtsiværksætteren ikke følger programmets regler eller vilkårene i den aftalte forpligtelse, kan Europa-Kommissionen og EASME i særlige tilfælde overveje at give den unge iværksætter en anden udveksling. Dette er sket i den foreliggende sag. Udvekslingerne må dog ikke overstige seks måneder i alt ^[12].

17. EASME mente, at klageren i henhold til reglerne i programmet og finansieringsaftalen ikke kan få udbetalt nogen økonomisk kompensation for den førtidige afslutning af udvekslingen. Dette ville i klagerens tilfælde være i strid med princippet om ligebehandling af unge iværksættere. Formålet med den månedlige ydelse er at mindske den økonomiske byrde ved at tage på udveksling i udlandet, men det er op til de unge iværksættere at tilrettelægge vilkårene for deres ophold.

Ombudsmandens vurdering

18. Ombudsmandens prøvelse i denne sag er begrænset til at undersøge, om EASME behandlede klagen på en rimelig måde og i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik. Ombudsmanden kan ikke gennemgå de formidlende organisationers handlinger.

19. Klageren mener, at formidlingsorganisationen mislykkedes med hensyn til to hovedaspekter: Formidlerorganisationen anså værtsiværksætteren for egnet til at deltage i udvekslingen, selv om han faktisk ikke tidligere skyldtes mislykkede udvekslinger, og formidlingsorganisationen ikke ydede tilstrækkelig bistand. Klageren mener, at EASME burde have truffet foranstaltninger i denne henseende.

20. Ifølge EASME kan en "mislykket udveksling" tidligere blot betyde, at det ikke var muligt at nå de mål, der blev aftalt ved udvekslingens begyndelse. En mislykket udveksling betyder ikke nødvendigvis, at en af parterne har handlet forkert. Der er intet, der tyder på, at EASME havde beviser for tidligere dårlig adfærd fra værtsiværksætterens side, som kunne have begrundet dets indgriben på et tidligere tidspunkt i processen. Med hensyn til bistanden til klageren viser korrespondancen mellem klageren og de formidlende organisationer, som Ombudsmanden har set, at de formidlende organisationer var i konstant kontakt med klageren under og efter udvekslingen.

21. På grundlag af ovenstående mener Ombudsmanden, at EASME har foretaget en rimelig vurdering af, hvordan de formidlende organisationer håndterede sagen, at det undersøgte klagerens sag omhyggeligt, og at det drog rimelige konklusioner. EASME's beslutning om ikke at udbetale tilskuddet til klageren for perioden maj til juli 2019, men at give ham mulighed for at foretage endnu en udveksling i de resterende tre måneder, er i overensstemmelse med programmets regler og er en rimelig løsning.

22. Selv om det er beklageligt, at den udveksling, som klageren deltog i, ikke var tilfredsstillende, finder Ombudsmanden ingen fejl eller forsømmelser fra EASME's side.

23. Med henblik på at undgå lignende situationer i fremtiden kan EASME overveje at indføre en bestemmelse i gennemførelseshåndbogen om, at når en formidlende organisation agter at afslutte en udveksling tidligt, bør dens hensigt klart meddeles de berørte parter, som bør have mulighed for at fremsætte bemærkninger. Ombudsmanden vil fremsætte et forslag til forbedringer i denne henseende.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Der var ingen fejl eller forsømmelser fra EASME's side i behandlingen af en klage fra en deltager i Erasmus for unge iværksættere-programmet.

Klageren og EASME vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

EASME kunne i kvalitetshåndbogen indføre en bestemmelse om, at når en formidlende organisation agter at afslutte en udveksling tidligt, bør dens hensigt klart meddeles de berørte parter, som bør have mulighed for at fremsætte bemærkninger.

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 2. juli 2020

[1] Yderligere oplysninger findes på https://www.erasmus-entrepreneurs.eu/

[2] Punkt 3.2.2 i håndbogen om gennemførelse af Erasmus for unge iværksættere for formidlende organisationer (kvalitetshåndbogen).

[3] Punkt 1.2.3 og 2.4.1 i kvalitetshåndbogen. I henhold til punkt 1.2.3.5 i kvalitetsmanualen kan værtsiværksættere deltage i programmet, hvis de er ejere og ledere af en virksomhed eller personer, der er direkte involveret i virksomhedens iværksætteri på bestyrelsesniveau. Formidlerorganisationen skal vurdere ansøgerens motivation, navnlig med hensyn til ansøgernes ønske om at dele deres iværksættererfaring og fungere som mentorer.

[4] Punkt 2.3.2 i kvalitetshåndbogen.

[5] Aftalen om finansiel støtte til den nye iværksætter (finansiel aftale) indgås mellem den nye iværksætter og formidlingsorganisationen og omfatter betaling af de månedlige faste beløb i henhold til punkt 2.5 i kvalitetshåndbogen. .

[6] I punkt 4.4.1 i kvalitetshåndbogen hedder det, at "IO'er forventes at løse problemet direkte med iværksætteren inden for en relativt kort periode uden ubegrundet forsinkelse. IO'er, der behandler klager, opfordres, når det er praktisk muligt, til at mødes med NE/HE for at sikre en gensidig forståelse af spørgsmålet.

[7] I punkt 3.2.2 i kvalitetshåndbogen hedder det, at "HIO'en ved begyndelsen af opholdet via et møde eller et telefonopkald bør kontakte NE'en for at introducere ham/hende for organisationen, det personale, der er ansvarligt for forholdet, og de støttetjenester, der er til rådighed for ham/hende under opholdet".

[8] Punkt 4.4.1 i kvalitetshåndbogen.

[9] Punkt 3.3.2.3 i kvalitetshåndbogen.

[10] Støttekontoret er en ekstern organisation, der arbejder på vegne af EASME i henhold til en tjenesteydelseskontrakt. Den kan gribe ind i tilfælde af problemer i den daglige forvaltning af programmet.

[11] Punkt 2 i programfordelene i kvalitetshåndbogen.

[12] Punkt 3.3.2.3 i kvalitetshåndbogen.