Kære G.

Den 27. juli 1999 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Parlamentet vedrørende Deres deltagelse i den almindelige udvælgelsesprøve EUR/C/135 afholdt af Europa-Parlamentet.

Klagen vedrørte udvælgelseskomitéens afslag på at give dig adgang til en markeret kopi af din prøve.

Udkastet til henstilling

Den 27. juli 2000 rettede Ombudsmanden i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1) efter en undersøgelse af klagen, hvori han fandt, at Parlamentets afslag på at give klageren en kopi af sine egne undersøgelsesdokumenter udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser, følgende udkast til henstilling til Parlamentet:

Alle oplysninger om undersøgelsen findes i udkastet til henstilling af 27. juli 2000, som klageren fik tilsendt en kopi af.

Europa-Parlamentets endelige udtalelse

Ombudsmanden meddelte Parlamentet, at institutionen i henhold til statuttens artikel 3, stk. 6, skulle sende en detaljeret udtalelse inden den 31. oktober 2000, og at den detaljerede udtalelse kunne bestå i en accept af Ombudsmandens udkast til henstilling og en beskrivelse af, hvordan den ville blive gennemført.

Den 27. november 2000 fremsendte Parlamentet sin udførlige udtalelse til Ombudsmanden. Den forklarede, at institutionen har accepteret princippet om at give ansøgerne mulighed for at få en kopi af deres egen prøve og har til hensigt at gennemføre den i følgende faser:

"For alle udvælgelsesprøver, der offentliggøres fra den 1. januar 2001, modtager ansøgerne efter skriftlig anmodning en kopi af deres egne multiple choice-prøver.

For alle udvælgelsesprøver, der offentliggøres fra den 1. juli 2001, modtager ansøgere, der ikke har bestået en skriftlig prøve, efter anmodning en kopi af det korrektionsskema for deres eksamen, som udvælgelseskomitéen har udarbejdet.

Ved udgangen af 2001 vil der blive foretaget en evaluering af den praktiske virkning af de nye regler, og en eventuel tredje fase vil om nødvendigt blive overvejet."

(Oversat af Ombudsmandens tjenestegrene)

Parlamentets udførlige udtalelse blev fremsendt til klageren den 28. november 2000, og den 1. februar 2001 fremsendte han sine bemærkninger til Ombudsmanden.

Klageren noterede sig, at Parlamentet accepterede princippet om at give ansøgerne mulighed for at få en kopi af deres egen afmærkede prøve. Han beklagede imidlertid, at institutionen ikke specifikt besvarede Ombudsmandens udkast til henstilling om at give ham en kopi af hans markerede undersøgelsesdokumenter.

Efter at have gennemgået Parlamentets udførlige udtalelse og klagerens bemærkninger fandt Ombudsmanden, at det var nødvendigt at minde Parlamentet om den væsentlige del af udkastet til afgørelse (2). Han sendte derfor endnu en skrivelse til institutionen den 8. februar 2001. På den ene side glædede han sig over Parlamentets beslutning om at acceptere princippet om at give kandidaterne adgang til deres eget afmærkede eksamenspapir. På den anden side bemærkede han imidlertid, at Parlamentet ikke havde behandlet Ombudsmandens specifikke henstilling om at udlevere en kopi af hans egne mærkede dokumenter til klageren.

Da Parlamentet undlod at gøre dette, og da Ombudsmanden mente, at det ville være muligt for institutionen at efterkomme henstillingen, anmodede han Parlamentet om at behandle den og accepterede klagerens anmodning.

Ombudsmanden mindede i sin skrivelse om, at Parlamentets Juridiske Tjeneste den 27. juli 2000 afgav en juridisk udtalelse om visse spørgsmål vedrørende fællesskabsinstitutionernes almindelige udvælgelsesprøver. Den understregede, at da der ikke findes bestemmelser om de udvælgelsesprocedurer, der er vedtaget af fællesskabsinstitutionerne, og som fastsætter passende regler for adgang til markerede scripts, er det i princippet ikke muligt at nægte adgang til sine egne markerede scripts for en ansøger til en udvælgelsesprøve, der anmoder om en sådan adgang.

Ombudsmanden henviste endvidere til den rapport, der var udarbejdet af medlem af Europa-Parlamentet Herbert Bösch og vedtaget den 12. oktober 2000 af Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender, hvori det godkendte hans særberetning til Europa-Parlamentet efter en undersøgelse på eget initiativ af den hemmeligholdelse, der er en del af Kommissionens ansættelsesprocedurer.

Endelig påpegede Ombudsmanden, at Europa-Parlamentet den 17. november 2000 stemte for at godkende beslutningen om Ombudsmandens særberetning af 18. oktober 1999, som indeholdt henstillingen om, at "Kommissionen i sin fremtidige udvælgelsesprøve senest fra den 1. juli 2000 og fremefter bør give ansøgerne adgang til deres egne afmærkede eksamensbesvarelser efter anmodning". I sin beslutning anbefalede Parlamentet, at ansøgerne skulle have adgang til deres afmærkede eksamenspapirer, og opfordrede alle EU's institutioner og organer til at følge Europa-Kommissionens eksempel.

På grundlag af ovenstående konklusioner opfordrede Ombudsmanden Parlamentet til at behandle ovennævnte udkast til henstilling.

Den 5. april 2001 modtog Ombudsmanden Parlamentets svar på hans skrivelse af 8. februar 2001. Parlamentet understregede, at udvælgelseskomitéen for den pågældende udvælgelsesprøve havde afsluttet sit arbejde den 21. oktober 1999, og at den eneste tilgængelige udtalelse var den, der kom til udtryk i det endelige notat. Institutionen underrettede imidlertid Ombudsmanden om, at den accepterede Ombudsmandens udkast til henstilling, og at den har pålagt konkurrencemyndighederne at fremsende en kopi af hans oprindelige undersøgelsesdokumenter til klageren.

Parlamentet oplyste også, at konkurrencetjenesterne er rede til at fremsende en kopi af deres egne afmærkede eksamenspapirer til enhver ansøger, der vil anmode om det.

Afgørelsen

Den 27. juli 2000 sendte Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Europa-Parlamentet:

Parlamentet giver klageren adgang til sine egne afmærkede undersøgelsesdokumenter.

Den 5. april 2001 modtog Ombudsmanden Parlamentets svar på hans skrivelse af 8. februar 2001. Parlamentet understregede, at udvælgelseskomitéen for den pågældende udvælgelsesprøve havde afsluttet sit arbejde den 21. oktober 1999, og at den eneste tilgængelige udtalelse var den, der kom til udtryk i det endelige notat. Institutionen underrettede imidlertid Ombudsmanden om, at den accepterede Ombudsmandens udkast til henstilling, og at den har pålagt konkurrencemyndighederne at fremsende en kopi af hans oprindelige undersøgelsesdokumenter til klageren.

Parlamentet oplyste også, at konkurrencetjenesterne er rede til at fremsende en kopi af deres egne afmærkede eksamenspapirer til enhver ansøger, der vil anmode om det.

Formanden for Europa-Parlamentet vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).

(2) "Parlamentet giver klageren adgang til sine egne undersøgelsesdokumenter".