Klagepunktet

1. Denne klage vedrører Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors (EPSO's) påståede undladelse af fuldt ud at godtgøre klagerens udgifter i forbindelse med hans deltagelse i almindelige udvælgelsesprøver.

2. Klageren deltog i to almindelige udvælgelsesprøver [1] afholdt af EPSO i 2009. Klageren blev indkaldt til Bruxelles, Belgien, aflagde de skriftlige prøver i den første udvælgelsesprøve den 20. november 2009 og aflagde den mundtlige prøve i den anden udvælgelsesprøve den 26. november 2009. Da datoerne for prøverne i de to udvælgelsesprøver lå tæt på hinanden, spurgte klageren ved e-mail af 4. november 2009 EPSO, om han ville have ret til dagpenge for perioden 20.-26. november 2009, hvis han opholdt sig i Bruxelles, i stedet for at vende tilbage til sin bopæl. EPSO svarede klageren, at dette på grundlag af reglerne om godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter [2] (»reglerne«) var muligt på betingelse af, at klageren rejste til Bruxelles én gang og fremlagde relevant dokumentation for sine (rejse- og opholds-)udgifter.

3. Efter at have bestået de to prøver i Bruxelles indgav klageren sit krav om godtgørelse af sine udgifter. EPSO tilbagebetalte imidlertid klageren 200 EUR mindre, end han havde krævet. I forlængelse af EPSO's afvisning af fuldt ud at refundere hans krav om godtgørelse udvekslede klageren flere e-mails med EPSO om, hvordan de relevante bestemmelser i reglerne skal fortolkes og anvendes.

4. Klageren kunne imidlertid ikke løse problemet med EPSO og henvendte sig derfor til Ombudsmanden med denne klage. Han gjorde gældende, at EPSO ikke fuldt ud godtgjorde hans udgifter i forbindelse med hans deltagelse i de almindelige udvælgelsesprøver. Han nedlagde påstand om, at EPSO skulle godtgøre hans udgifter fuldt ud.

Ombudsmandens vurdering og konklusioner

Antagelse af klagen til realitetsbehandling

5. Efter en omhyggelig undersøgelse af klagen er alle betingelserne for antagelighed opfyldt for så vidt angår klagerens påstand og krav mod EPSO. Klagepunktet kan derfor antages til realitetsbehandling.

Begrundelse for undersøgelsen

6. I overensstemmelse med artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde skal Ombudsmanden undersøge, om der er tilstrækkeligt grundlag for at indlede en undersøgelse af klagerens påstand og krav.

7. På grundlag af en foreløbig analyse af de oplysninger, der blev fremsendt til ham, fandt Ombudsmanden, at EPSO allerede havde behandlet klagerens bekymring og givet ham en passende og tilstrækkeligt detaljeret forklaring på, hvorfor EPSO mener, at EPSO fuldt ud havde godtgjort de udgifter, som han var berettiget til. Ombudsmanden anmodede derfor ved skrivelse af 7. maj 2012 klageren om senest den 30. juni 2012 at præcisere årsagerne til, at han hævder, at EPSO ikke fuldt ud godtgjorde hans udgifter.

8. Ombudsmanden konstaterede imidlertid også i sin foreløbige analyse, at titlen og visse bestemmelser i forretningsordenen anvender en anden terminologi [3]. Ved skrivelse af 7. maj 2012 skrev Ombudsmanden ligeledes til EPSO’s direktør til orientering og anmodede ham om at overveje at forbedre ordlyden af reglerne.

9. Ved e-mail af 18. maj 2012 fremsatte klageren sine bemærkninger og bemærkninger.

10. Ombudsmanden vil nedenfor analysere klagerens påstand og påstand på grundlag af de oplysninger, han har fået stillet til rådighed.

A. Påstanden om, at EPSO ikke fuldt ud godtgjorde klagerens udgifter

Elementer, som Ombudsmanden har behandlet

11. I november 2009 deltog klageren i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/147/09-RO og i den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/50/08-EU12. Han skulle aflægge den skriftlige prøve i den første udvælgelsesprøve den 20. november 2009 og den mundtlige prøve i den anden udvælgelsesprøve den 26. november 2009.

12. Den 4. november 2009 sendte han følgende e-mail til EPSO:

"På grund af den korte afstand mellem [datoerne for prøverne i de to udvælgelsesprøver] og den store afstand, jeg skal rejse for at deltage i prøverne, skriver jeg for at spørge, om jeg er berettiget til dagpenge for perioden 20-26. november [2009], da jeg ikke kan rejse to gange til Bruxelles."

13. Den 10. november 2009 svarede EPSO således:

"De mere fordelagtige regler for godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med mundtlige prøver gør det muligt for EPSO under visse omstændigheder at udbetale en indkvarteringsgodtgørelse på 100 EUR pr. nat med et maksimumsbeløb på 400 EUR (artikel 5, stk. 6). På betingelse af, at du kun rejser én gang til Bruxelles og mod forelæggelse af dokumentation, kan EPSO anvende disse regler i dit tilfælde. Du skal kun ansøge om godtgørelse af udgifter (rejse- og opholdsudgifter) i EPSO/AST/50/08-EU12-udvælgelsesprøven. Der kan ikke fremsættes krav i den anden konkurrence."

14. Klageren rejste derefter til Bruxelles og tilbragte syv nætter der for at deltage i begge udvælgelsesprøver. Han indsendte derefter behørigt den relevante formular til at kræve rejse-, opholds- og opholdsudgifter. Dette beløb sig til 856 EUR.

15. Den 19. februar 2010 tilbagebetalte EPSO 656 EUR til klageren (456 EUR for hans togbillet og 200 EUR for hans indkvarteringsudgifter på grundlag af den hotelregning, som klageren havde fremlagt).

16. Den 21. februar 2010 klagede klageren til EPSO over, at det beløb, han modtog, var 200 EUR mindre end det, han faktisk havde krævet.

17. Dette blev efterfulgt af en omfattende korrespondance mellem klageren og EPSO, hvor begge parter gav deres egen fortolkning af reglerne. Den 29. marts 2012 fremsendte EPSO sit "endelige" svar til klageren med en detaljeret redegørelse for sin holdning til dette spørgsmål. EPSO tilføjede, at det forbeholdt sig ret til at afbryde yderligere korrespondance med klageren om samme spørgsmål.

18. I sin klage til Ombudsmanden forklarede klageren, at han ud over de oplysninger, som EPSO modtog i sin e-mail af 10. november 2009, havde valgt et billigt hotel i Bruxelles for ikke at overskride grænsen på 400 EUR og også for at spare penge for at kunne dække sine opholdsudgifter (såsom mad og vand). Han påpegede, at artikel 5 i reglementet bærer titlen "Underholdsydelse", som pr. definition ikke kun omfatter indkvartering, men også leveomkostninger (såsom mad og vand). Efter hans opfattelse fortolkede EPSO reglementet forkert, da det kun refunderede hans faktiske hotelregning (og hans togbillet) i stedet for at refundere ham det maksimale beløb, der skulle betales (400 EUR).

19. I forlængelse af Ombudsmandens anmodning om afklaring af, hvorfor klageren hævdede, at EPSO ikke fuldt ud godtgjorde hans udgifter, fremsendte klageren følgende. Han argumenterede for, at der er to væsentlige betænkeligheder ved den nuværende praksis, som EPSO anvender med hensyn til godtgørelse af rejseudgifter. For det første er ordlyden af forretningsordenen dårlig, hvilket Ombudsmanden også anerkendte i sit brev med anmodning om præciseringer. Dette manifesterer sig i sådanne "nonsensiske" situationer, at artikel 5, stk. 4, henviser til "dagpenge i stk. 5, stk. 1," når der slet ikke er nævnt "dagpenge" i det pågældende stykke.

20. For det andet er EPSO's fortolkning af reglementet forkert. Efter klagerens opfattelse var hensigten med reglernes ophavsmænd klart at fastsætte et fast bidrag for antallet af overnatninger på stedet for udvælgelsesprøven. Dette fremgår af ordlyden af artikel 5 i reglementet, hvori det hedder, at ansøgerne "modtager en indkvarteringsgodtgørelse på 100 EUR for hver nat, der tilbringes på mødestedet". I denne forbindelse skelnes der i reglerne klart mellem refusion af billetprisen (jernbane eller fly) og den faste godtgørelse for indkvartering. Artikel 5, stk. 3, sidste punktum, der kræver, at boligydelsen "udbetales mod forelæggelse af bilag i form af en hotelregning", definerer ikke " det indbetalte bidrag ...[men] det bevisniveau, der kræves af ansøgeren". Bidraget er faktisk defineret i et tidligere punktum i samme stykke (artikel 5, stk. 3). Derfor er ansøgerne i henhold til reglerne kun forpligtet til at bevise antallet af overnatninger på stedet for udvælgelsesprøven og ikke den faktiske hotelpris pr. nat.

Ombudsmandens vurdering

21. Ombudsmanden bemærker for det første, at dette spørgsmål er reguleret i artikel 5 (subsistensgodtgørelse) i reglementet, hvori det hedder, at:

"1. Hvis afstanden mellem bopælen og det sted, hvor udvælgelsesprøven afholdes, er 50 km eller derunder, ydes der ikke bidrag til opholdsudgifterne.

2. Hvis afstanden mellem bopælen og det sted, hvor konkurrencen afholdes, er over 50 km, men under 150 km, ydes der et fast bidrag på 25 EUR.

3. Der ydes en indkvarteringsgodtgørelse på 100 EUR pr. nat, hvis bopælen ligger mere end 150 km fra mødestedet. Godtgørelsen ydes, hvis den pågældende er forpligtet til at tilbringe en eller flere nætter på stedet på grund af uforenelighed mellem de tidspunkter, der er angivet i indbydelsen, og den transport, der er til rådighed. Det betales mod forelæggelse af dokumenter i form af en hotelregning.

4. Hvis den pågældende imidlertid får udbetalt en indkvarteringsgodtgørelse for en eller flere nætter, har han ikke ret til den i stk. 1 nævnte dagpenge.

5. Hvis den pågældende person opfylder betingelserne for at modtage refusion af en returflyvning, og hvis en forlængelse af opholdet er nødvendig for at opnå en flybillet til den mest økonomiske pris, refunderes denne person billetprisen mod forelæggelse af billetten og modtager også en indkvarteringsgodtgørelse på 100 EUR for hver nat, der tilbringes på mødestedet, forudsat at det samlede beløb, som institutionen skal betale, forbliver mindre end summen af den normale pris for en returflybillet til fuld økonomipris og den indkvarteringsgodtgørelse (eller dagpenge), som den pågældende normalt ville have ret til.

6. Den samlede boliggodtgørelse, der udbetales til den inviterede, må ikke overstige 400 EUR."

22. Ombudsmanden bemærker også, at klageren, der bor i Wien, Østrig, på grundlag af reglementets artikel 5, stk. 3, har ret til et boligtilskud. Tvisten drejer sig om, hvorvidt reglerne fastsætter en fast indkvarteringsgodtgørelse på 100 EUR pr. nat, der tilbringes på stedet for udvælgelsesprøven, som hævdet af klageren, eller kun godtgørelse af de faktiske indkvarteringsomkostninger, der er afholdt, dokumenteret ved en relevant hotelregning, op til maksimalt 100 EUR pr. nat, som hævdet af EPSO.

23. I reglementets artikel 1 hedder det, at " EPSO yder et bidrag til rejse- og opholdsudgifterne for de personer, der indkaldes til de mundtlige prøver. "(Fremhævelse tilføjet). Denne formulering indebærer klart, at ikke alle udgifter vil blive dækket. Ombudsmanden bemærker, at dette var i overensstemmelse med yderligere oplysninger, som EPSO fremsendte til klageren i sit brev af 29. marts 2010, hvori EPSO anførte, at reglerne "stammer fra et ønske om at hjælpe ansøgerne med delvist at dække deres rejse- og opholdsudgifter ..."

24. Reglerne indeholder bestemmelser om i) "rejseudgifter" (artikel 2-4) og ii) "dagpenge" (artikel 5 og 6). Ombudsmanden bemærker, at reglerne ikke definerer begrebet "rejseudgifter" eller "dagpenge".

25. Klageren hævder, at reglerne klart skelner mellem refusion af billetprisen (almindelig eller tog) og den faste godtgørelse for indkvartering. Ombudsmanden påpeger imidlertid, at reglerne kun nævner "fast bidrag" én gang, nemlig artikel 5, stk. 2, som fastsætter, at der betales et fast bidrag på 25 EUR til en ansøger, der deltager i en almindelig udvælgelsesprøve, hvis afstanden mellem ansøgerens bopæl og mødestedet er over 50 km, men under 150 km. Ombudsmanden er af den opfattelse, at hvis formålet med reglementet havde været, at boligydelsen som omhandlet i artikel 5, stk. 3, udbetales på et fast grundlag, ville dette specifikt have været nævnt i reglementet, som det er tilfældet med det faste bidrag, der er nævnt i artikel 5, stk. 2. Af samme grund er Ombudsmanden ikke enig i klagerens argument om, at hotelregningen kun tjener til at bevise antallet af overnatninger på konkurrencestedet. Det er klart, at det er nødvendigt at dokumentere de faktiske indkvarteringsomkostninger, som en ansøger, der deltager i en almindelig udvælgelsesprøve, har afholdt.

26. Ombudsmanden finder EPSO's forklaringer sammenhængende og rimelige og i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i reglerne. Ombudsmanden bekræfter derfor sin foreløbige analyse (jf. præmis 7 ovenfor), hvorefter EPSO allerede havde behandlet klagerens bekymring og givet ham en passende og tilstrækkeligt detaljeret forklaring på, hvorfor EPSO mener, at EPSO fuldt ud havde godtgjort de udgifter, som han var berettiget til.

27. I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at der ikke er tilstrækkelig grund (artikel 228 i TEUF) til at fortsætte undersøgelsen af denne klage, og at det navnlig er unødvendigt at anmode EPSO om at afgive udtalelse om klagen.

B. Konklusion

På grundlag af artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde konkluderer Ombudsmanden følgende:

Der er ikke tilstrækkeligt grundlag for at fortsætte undersøgelsen af denne klage.

Han afslutter derfor sagen.

EPSO's direktør vil få tilsendt en anonymiseret udgave af denne afgørelse til orientering.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 26. juni 2012.

[1] Den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/147/09-RO og den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/50/08-EU12.

[2] Regler for godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter for personer, der indkaldes til mundtlige prøver som led i en udvælgelsesprøve eller en udvælgelsesprøve for midlertidigt ansatte, der afholdes af EPSO, findes på: http://europa.eu/epso/doc/epso_oraux_en.pdf

[3] Navnlig artikel 5 (Underholdsydelse) i reglementet indeholder henvisninger til "underholdsydelse", "underholdsudgifter", "opholdsgodtgørelse" og også "dagpenge".