Baggrunden for klagen

1. I august 2018 indgav klageren en anmodning til EPSO om aktindsigt i ca. 23 000 skrivelser, hvorved EPSO underrettede ansøgerne om to udvælgelsesprøver om deres prøveresultater. Klageren ønskede at anvende oplysningerne i disse breve til at analysere, om ansøgernes sprogvalg havde indflydelse på, hvor godt de klarede sig i prøverne.

2. EPSO gav afslag på aktindsigt med henvisning til behovet for at beskytte ansøgernes personoplysninger. Den fremførte også, at udlevering af redigerede kopier af de ønskede dokumenter ville medføre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde, og at de ikkeredigerede oplysninger ikke ville være af væsentlig værdi for klageren.

3. I september 2018 genfremsatte klageren sin begæring over for Kommissionen. Hun klagede også over, at EPSO kun havde givet hende det samlede antal identificerede dokumenter pr. udvælgelsesprøve (i stedet for antallet pr. datasæt ^[1]).

4. Europa-Kommissionen opretholdt EPSO’s afgørelse om afslag på aktindsigt, idet den ligeledes påberåbte sig undtagelsen om beskyttelse af beslutningsprocesser og henviste til den fortrolige karakter af udvælgelseskomitéens arbejde.

5. Klageren var utilfreds med Kommissionens svar og henvendte sig til Ombudsmanden i december 2018.

Undersøgelsen

6. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen for at fastslå, om Kommissionen med rette havde nægtet aktindsigt i de ønskede dokumenter.

7. I løbet af undersøgelsen mødtes Ombudsmandens undersøgelseshold med relevante repræsentanter for Kommissionen og EPSO for at få yderligere præciseringer af deres synspunkter. Ombudsmanden gav derefter klageren en rapport om dette møde og modtog efterfølgende klagerens bemærkninger.

Argumenter forelagt Ombudsmanden

8. Kommissionen og EPSO anførte, at de ud over navne og ansøgernumre også anser ansøgernes sprogvalg og prøveresultater for at udgøre personoplysninger, da disse oplysninger under visse omstændigheder kan gøre det muligt for tredjeparter indirekte at identificere de berørte registrerede. Med hensyn til overførslen af de personoplysninger, der er indeholdt i dokumenterne, anførte de, at klageren skal godtgøre, at det er nødvendigt at overføre oplysningerne til hende, hvilket hun ikke havde.

9. De gjorde endvidere gældende, at EPSO ikke har mulighed for automatisk at redigere de personoplysninger, der er indeholdt i de ønskede dokumenter. Selv om redigeringen kan foretages automatisk, vil der dog være behov for en efterfølgende manuel kontrol for at sikre, at personoplysningerne er blevet redigeret korrekt. I betragtning af det antal dokumenter, der anmodes om (23 000), vil en redigering af disse dokumenter derfor under alle omstændigheder udgøre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde.

10. EPSO fremførte også, at dets standardsøgeværktøjer ikke gør det muligt at filtrere dokumenter efter parametre, f.eks. ansøgernes sprogvalg. Det er derfor ikke muligt at give klageren det antal breve, der er angivet pr. sprog, som der anmodes om i anmodningen om aktindsigt (se fodnote 1).

11. Med hensyn til muligheden for at tilbyde en rimelig løsning, dvs. et kompromis i sager, der vedrører et meget stort antal dokumenter ^[2], var Kommissionen og EPSO af den opfattelse, at et begrænset antal breve (og derfor begrænsede datastikprøver) ikke ville være til nytte for klageren.

12. Klageren anfægtede det synspunkt, at ansøgernes sprogvalg og prøveresultater udgør personoplysninger. Hun hævdede, at hun til sin analyse havde brug for at kende et af de to sprog, som kandidaterne havde valgt, og at det ville være umuligt at identificere en kandidat på grundlag af disse begrænsede oplysninger. Klageren var imidlertid enig i, at en identifikation kan være mulig i tilfælde, hvor kun ti eller færre ansøgere har valgt det samme sprog som deres første sprog.

13. Klageren hævdede også, at de nødvendige redigeringer kunne foretages automatisk. En ændring af dokumenterne ville derfor ikke medføre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde. Efter klagerens opfattelse gælder dette også for eventuelle manuelle kontroller, der udføres efter den automatiske redigering, da de ikke ville kræve en vurdering af dataene.

14. Med hensyn til den nødvendige nødvendighed sagde klageren, at hun havde til hensigt at analysere ansøgernes prøveresultater for at forsikre offentligheden om, at EPSO's udvælgelsesprøver er ikkediskriminerende og objektive.

Ombudsmandens vurdering

15. De ønskede dokumenter indeholder personoplysninger, f.eks. ansøgernes navne, og hvordan de har udført prøverne.

16. EU-retten kræver, at en person, der ønsker adgang til tredjeparters personoplysninger, skal godtgøre, at det er nødvendigt at overføre disse oplysninger til vedkommende. Selv om en sådan nødvendighed foreligger, kan oplysningerne kun videregives, hvis videregivelsen respekterer de registreredes legitime interesser og er forholdsmæssig.

17. For så vidt angår spørgsmålet om, hvorvidt klageren har begrundet, hvorfor hun skulle have adgang til de uredigerede skrivelser, anførte klageren i sin klage til Ombudsmanden, at hun ønskede at analysere de pågældende skrivelser for at kontrollere, at alle ansøgere i en EPSO-udvælgelsesprøve har lige chancer for at få succes, uafhængigt af deres sprogvalg. Det er uklart, hvordan fremsendelsen af de pågældende skrivelser ville gøre det muligt for klageren at drage sådanne konklusioner. Under alle omstændigheder ville det ikke være rimeligt at offentliggøre uredigerede breve, der viser, hvordan hver enkelt ansøger har klaret prøverne. Ombudsmanden er således ikke enig i, at fremsendelsen af de uredigerede skrivelser ville være forenelig med EU-lovgivningen om databeskyttelse.

18. Med hensyn til, om det er muligt at redigere skrivelserne for at gøre dem anonyme, har Ombudsmanden bekræftet, at EPSO ikke har de automatiske midler til at redigere ansøgernes navne. Selv om det blev konstateret, at navnene var blevet redigeret ved hjælp af automatiserede metoder, er Ombudsmanden imidlertid af den opfattelse, at der stadig ville være behov for en manuel kontrol af de redigerede dokumenter, inden de blev offentliggjort, for at sikre, at redigeringerne blev foretaget korrekt ^[3]. Dette ville skulle gøres for hver af de 23 000 breve og ville medføre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde. EU's retspraksis anerkender, at anmodninger om aktindsigt kan afslås, hvis efterkommelse af dem ville medføre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde.

19. Med hensyn til, om en rimelig løsning er mulig, har Ombudsmanden bekræftet, at det ikke er muligt ved hjælp af de tilgængelige standardsøgningsværktøjer fra databasen at udtrække antallet af ansøgere, der har valgt bestemte sprog som deres første sprog, og disse ansøgeres relative succesrate. Ombudsmanden har også bekræftet, at det ikke ville være nyttigt kun at offentliggøre et begrænset antal af de ønskede skrivelser, da det ikke ville være til nogen nytte for klageren i betragtning af hendes erklærede mål (som er at sammenligne succesraten for ansøgere, der anvender forskellige sprog). Der er således ingen rimelig løsning, som Kommissionen kunne have foreslået klageren.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Kommissionen har ikke begået fejl eller forsømmelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Fergal Ó Regan

Koordinering af forespørgsler af offentlig interesse - Kontor 2

Strasbourg, den 3. juni 2019

[1] For hver udvælgelsesprøve angives antallet af bogstaver pr. af ansøgernes første sprogvalg, og om den pågældende ansøger har opnået det krævede antal point. Der er 24 officielle EU-sprog, så der er 48 datasæt pr. udvælgelsesprøve.

[2] I overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, som findes på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[3] Forordning 2018/1725 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer, som findes på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725&from=EN.