Baggrunden for klagen

1. Klagen vedrører Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors ("EPSO") behandling af klagerens anmodninger i forbindelse med den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AST/62/08. Klageren deltog i den pågældende konkurrence. Han blev inviteret til de skriftlige og mundtlige prøver. I juli 2009 blev han endelig oplyst om, at selv om hans pointtal i hver af prøverne var højere end eller lig med det krævede antal point, var hans samlede resultater ikke tilstrækkeligt høje til, at hans navn kunne opføres på reservelisten over beståede ansøgere.

2. Klageren fremsatte en række anmodninger til EPSO, herunder en anmodning om, at EPSO informerede ham om antallet af ansøgere, der blev indkaldt til den mundtlige prøve.

Undersøgelsens genstand

3. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EPSO undlod at begrunde sit afslag på at informere ham om antallet af ansøgere, der blev indkaldt til den mundtlige prøve.

Undersøgelsen

4. Ombudsmanden anmodede EPSO om at afgive udtalelse om klagen senest den 28. februar 2010. Udtalelsen blev fremsendt til klageren, som fremsatte sine bemærkninger den 30. april 2010.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Den påståede manglende begrundelse for afslaget på at give oplysninger

Argumenter forelagt Ombudsmanden

5. Klageren anførte i sin klage, at han ved e-mail af 2. juli 2009 påpegede over for EPSO, at afsnittet "Seneste nyt" på EPSO's websted for udvælgelsesprøve EPSO/AST/62/08 ikke var blevet opdateret siden den 5. februar 2009. Klageren hævdede, at der som følge heraf ikke var nogen oplysninger om antallet af ansøgere, der kunne deltage i den mundtlige prøve. Klageren spurgte EPSO, om det ville være muligt at indhente sådanne oplysninger. I sit svar undskyldte EPSO, at det ikke regelmæssigt havde opdateret afsnittet "seneste nyheder". EPSO anførte også, at det desværre ikke offentliggør oplysninger om antallet af ansøgere, der indkaldes til den mundtlige prøve.

6. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at EPSO ikke gav nogen oplysninger – hverken i sin personlige EPSO-konto eller på EPSO's websted – om antallet af beståede ansøgere i hver fase af udvælgelsesprøven. Han gjorde gældende, at han havde brug for de relevante oplysninger for at kende niveauet for den udvælgelsesprøve, han stod over for fra andre ansøgere. Han bemærkede, at det samlede antal registrerede ansøgere (han anførte, at der var 208) var lavere end det antal ansøgere, EPSO havde til hensigt at give adgang til de skriftlige prøver (han anførte, at der var tale om 360)[1].

7. EPSO anførte i sin udtalelse til Ombudsmanden, at meddelelsen om den pågældende udvælgelsesprøve, der blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, indeholdt oplysninger om antallet af ansøgere, der skulle have adgang til hver fase af udvælgelsesprøven. Hvad angår antallet af ansøgere, der skulle have adgang til den mundtlige prøve, bestemtes det i meddelelsen om udvælgelsesprøven, at udvælgelseskomitéen skulle indkalde de ansøgere, der samlet havde opnået de 60 bedste resultater ved de skriftlige prøver og mindst havde opnået det krævede antal point ved hver af disse prøver.

8. Mens en udvælgelsesprøve er i gang, er det ifølge EPSO almindelig praksis at offentliggøre oplysninger på sit websted om det samlede antal modtagne ansøgninger, datoerne for de forskellige prøver og datoen for offentliggørelsen af de endelige resultater. EPSO-kontoen for hver ansøger informerer dem om, at de for at få adgang til de seneste nyheder om udvælgelsesprøver skal henvise til afsnittet "løbende udvælgelsesprøver" på EPSO's websted. De samme oplysninger stilles dermed til rådighed for alle ansøgere på samme tid.

9. EPSO anerkendte, at specifikke oplysninger om antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage i hver fase af udvælgelsesprøven, ikke offentliggøres på webstedet, efterhånden som udvælgelsesprøven skrider frem. Da disse oplysninger findes i meddelelsen om udvælgelsesprøven, finder EPSO det ikke nødvendigt at medtage dem i afsnittet "Seneste nyheder". EPSO har gjort gældende, at EPSO i forbindelse med afholdelsen af udvælgelsesprøver skal tage hensyn til såvel formålet med udvælgelsesprøven, som er at give EU-institutionerne ansøgere fremragende kvalifikationer, der er egnede til ansættelse som tjenestemænd, som nødvendigheden af at overholde princippet om god forvaltningsskik og den omsorgspligt, der påhviler EPSO over for ansøgerne. Ifølge EPSO offentliggør EPSO derfor oplysninger på sit websted, som ikke allerede er tilgængelige i EU-Tidende.

10. På grundlag af ovenstående og i betragtning af, at den pågældende udvælgelsesprøve nu er afsluttet, oplyste EPSO, at det ville være i stand til at besvare klagerens anmodning om oplysninger og meddele ham, at der var 54 ansøgere, der blev indkaldt til den mundtlige prøve. EPSO oplyste også, at EPSO fremover vil kunne meddele disse oplysninger til de ansøgere, der anmoder herom, når en udvælgelsesprøve er afsluttet.

11. I sine bemærkninger til EPSO's udtalelse påpegede klageren, at det faktiske antal ansøgere, der blev indkaldt til den mundtlige prøve, var 54 og ikke 60 som oprindeligt nævnt i meddelelsen om udvælgelsesprøve. Eftersom oplysningerne i meddelelsen om udvælgelsesprøven ikke længere var gyldige, var klageren af den opfattelse, at EPSO var forpligtet til at oplyse ham om antallet af ansøgere, der blev indkaldt til den mundtlige prøve.

Ombudsmandens vurdering

12. Ombudsmanden mener, at EPSO's argument om, at det ikke offentliggør oplysninger på sit websted, der allerede er tilgængelige i meddelelsen om udvælgelsesprøven, såsom antallet af ansøgere, der oprindeligt forventedes at få adgang til de forskellige faser af en udvælgelsesprøve, er rimeligt. Hvis EPSO modtager en anmodning om oplysninger i denne henseende, vil det derfor være hensigtsmæssigt at henvise den pågældende person til meddelelsen om udvælgelsesprøven i stedet for blot at anføre, at de ønskede oplysninger ikke er offentliggjort på EPSO’s websted. Ombudsmanden vil fremsætte en yderligere bemærkning i denne henseende.

13. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at antallet af ansøgere, der fik adgang til den mundtlige prøve, i det foreliggende tilfælde var lavere end det antal, der var angivet i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Dette er klart muligt, eftersom ansøgerne for at få adgang til den mundtlige prøve skal have opnået det krævede antal point i hver af de skriftlige prøver. Hvis antallet af ansøgere, der har opnået det krævede antal point i hver af de skriftlige prøver, er lavere end antallet af ansøgere, som EPSO oprindeligt havde til hensigt at indkalde til den mundtlige prøve, vil der derfor blive indkaldt færre ansøgere.

14. I lyset af den måde, hvorpå EPSO formulerede sin udtalelse, finder Ombudsmanden, at grunden til ikke at give klageren de ønskede oplysninger på tidspunktet for anmodningen ikke var, at oplysningerne var tilgængelige i meddelelsen om udvælgelsesprøven. Oplysningerne var nemlig ikke indeholdt i meddelelsen om udvælgelsesprøven, da det faktiske antal ansøgere, der blev indkaldt til den mundtlige prøve, var lavere end det antal, der var angivet i meddelelsen. Det ser ud til, at den egentlige årsag til, at oplysningerne ikke blev frigivet, da anmodningen blev fremsat, var, at EPSO ikke ønskede at frigive oplysningerne, mens udvælgelsesprøven stadig var i gang.

15. Ombudsmanden bemærker, at det i artikel 22, stk. 3, i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik [2] (»kodeksen«) fastsættes, at hvis de oplysninger, som en borger anmoder om, af fortrolighedshensyn ikke må videregives, skal årsagerne til, at oplysningerne ikke kan videregives, angives i overensstemmelse med kodeksens artikel 18. I henhold til kodeksens artikel 18, stk. 1, skal begrundelsen for en afgørelse klart angive de relevante faktiske omstændigheder og retsgrundlaget for afgørelsen. I henhold til artikel 18, stk. 2, skal korte eller vage grunde undgås.

16. Ombudsmanden mener, at det fortsat er uklart, hvorfor videregivelse af oplysninger om antallet af ansøgere, der aflægger mundtlige prøver under en igangværende udvælgelsesprøve, på en eller anden måde ville underminere den pågældende udvælgelsesprøve. EPSO synes i sin udtalelse at argumentere for, at det først kan give sådanne oplysninger efter anmodning, når en udvælgelsesprøve er afsluttet. Ombudsmanden bemærker, at ansøgerne er bekendt med det maksimale antal ansøgere, der kan indkaldes til hver fase af en udvælgelsesprøve. Dette svarer ofte til det faktiske antal indbudte ansøgere. Disse oplysninger synes imidlertid ikke at skade konkurrencen. Det bør derfor ikke være problematisk at oplyse ansøgerne om det faktiske antal ansøgere, der indkaldes til en bestemt fase af en udvælgelsesprøve.

17. Ombudsmanden bemærker, at EPSO på det relevante tidspunkt ikke i overensstemmelse med kodeksens artikel 18 gav en tilstrækkelig klar forklaring på, hvorfor der ikke kunne gives oplysninger om antallet af ansøgere, der faktisk fik adgang til næste trin i en udvælgelsesprøve. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. I tilfælde, hvor fejl eller forsømmelser kan afhjælpes, fremsætter Ombudsmanden et forslag til en mindelig løsning. Eftersom fejlene eller forsømmelserne i den foreliggende sag vedrører den manglende forklaring til klageren på det relevante tidspunkt, og klageren nu har modtaget de ønskede oplysninger, er det ikke længere muligt for EPSO at afhjælpe fejlene eller forsømmelserne. Ombudsmanden afslutter således sagen med en kritisk bemærkning.

B. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende kritiske bemærkning:

EPSO gav i overensstemmelse med artikel 18 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik ikke en tilstrækkelig klar forklaring på, hvorfor der ikke kunne gives oplysninger om antallet af ansøgere, der rent faktisk fik adgang til næste trin i en udvælgelsesprøve.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

Hvis EPSO modtager en anmodning om oplysninger vedrørende en udvælgelsesprøve, og disse oplysninger allerede er tilgængelige i den relevante meddelelse om udvælgelsesprøve og derfor ikke er offentliggjort på EPSO's websted, bør EPSO henvise den pågældende person til meddelelsen om udvælgelsesprøve i stedet for blot at anføre, at de ønskede oplysninger ikke er offentliggjort på EPSO's websted.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 2. december 2011

[1] Ombudsmanden bemærker, at ifølge meddelelsen om udvælgelsesprøven var antallet af ansøgere, der oprindeligt havde til hensigt at blive opfordret til at indgive en fuldstændig ansøgning, 360, og antallet af ansøgere, der oprindeligt havde til hensigt at få adgang til de skriftlige prøver, var 120.

[2] Findes på Ombudsmandens websted: www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces