Kære
B. Den 5. august 1998 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand, hvori De gjorde gældende, at Europa-Kommissionen ikke har opfyldt sit tilsagn om at medfinansiere en konference om offentlige indkøb, der blev afholdt i Dublin den 27.-28. april 1995.
Den 7. oktober 1998 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Europa-Kommissionen sendte sin udtalelse den 15. februar 1999, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Jeg modtog Deres bemærkninger den 15. april 1999. Jeg anmodede Kommissionen om en supplerende udtalelse, som blev fremsendt til Dem den 27. september 1999 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Jeg har ikke modtaget yderligere bemærkninger fra din organisation.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Den 27. og 28. april 1995 afholdt Irish Business and Employers Confederation (IBEC) på vegne af Union of Industrial and Employer's Confederations of Europe (UNICE) en konference om europæiske offentlige indkøb. IBEC har ansøgt Europa-Kommissionen om støtte. Der blev ydet to tilskud.
Det første tilskud, der blev ydet af Generaldirektorat XV, beløb sig til 15 000 ECU, og det andet tilskud, der blev ydet af GD XXIII, beløb sig til 20 000 ECU. Kontrakterne om disse tilskud blev undertegnet henholdsvis den 18. april 1995 og den 27. december 1995.
Efter konferencen anmodede IBEC om udbetaling af tilskuddene. Kommissionen var utilfreds med de bilag, som IBEC havde indleveret, og mente ikke, at den kunne betale.
IBEC fandt, at den dokumentation, der var fremsendt til Kommissionen, var i overensstemmelse med de krav, der gælder for begge kontrakter. Klageren fremførte endvidere, at forskuddet til kontrakten med GD XXIII ikke var blevet udbetalt, hvilket øgede tabene endnu mere.
IBEC indgav derfor en klage til Den Europæiske Ombudsmand og fremsatte følgende påstande:
1. Kommissionen burde have udbetalt det forskud, der var fastsat i kontrakten med GD XXIII.
2. Kommissionen bør betale de udestående beløb forhøjet med valutakurstab samt de skyldige renter af de udestående beløb.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse
Europa-Kommissionens udtalelse om klagen var sammenfattende følgende:
To tilskud var blevet tildelt af Europa-Kommissionen, et af GD XV og et andet af GD XXIII.
GD XV's beslutning om at finansiere IBEC's projekt var baseret på dets forelæggelse, som viste en forventet udgift på 576 000 ECU og et underskud på 156 000 ECU. Det blev gjort klart for IBEC, at det havde eneansvaret for tilrettelæggelsen af konferencen, som under ingen omstændigheder kunne generere overskud. De vigtigste betingelser for, at GD XV stillede finansiel bistand til rådighed for IBEC, var indeholdt i en gensidig brevveksling. Der var ikke planlagt nogen forskudsbetaling. Kontrakten (med titlen "standarderklæring") blev undertegnet den 18. april 1995.
Betingelserne for finansiel bistand fra GD XXIII var indeholdt i en kontrakt (med titlen: standarderklæring) underskrevet af IBEC og returneret til Kommissionen den 27. december 1995, når arrangementet allerede havde fundet sted (dvs. den 27.-28. april 1995). I modsætning til den kontrakt, der var indgået med GD XV, var der i den kontrakt, der var indgået med GD XXIII, fastsat en forudbetaling på 60 %. I betragtning af den usikkerhed, som konferencens rapport og de bilag, der allerede var indleveret inden underskrivelsen af kontrakten, gav anledning til, besluttede Kommissionen at udsætte forudbetalingen.
Den dokumentation, som IBEC fremlagde inden den frist, der var aftalt med GD XV, overholdt ikke kontraktbetingelserne og afslørede, at udgifterne havde været lavere end forventet. For at kontrollere det meddelte underskud (178.448 ECU) opfordrede Kommissionen IBEC til at fremlægge al den nødvendige dokumentation. De dokumenter, der blev fremsendt efter fristens udløb, viste, at udgifterne på grund af en lavere deltagelse (208 i stedet for 400) var lavere end forventet, og at personaleomkostningerne steg betydeligt (40,64 %).
I betragtning af disse elementer og den forsinkede fremlæggelse af den aftalte dokumentation anmodede Kommissionen i overensstemmelse med den kontrakt, som IBEC havde underskrevet, om dokumentation for alle udgiftsposter. Dokumentationen blev indleveret den 19. juli 1996 og den 31. januar 1997. IBEC erkendte imidlertid, at det ikke ville være muligt at fremlægge dokumentation for det fulde beløb for de anmeldte udgifter.
Alle bilag vedrørte kun 66,83% af de anmeldte udgifter, og tabet ville derfor beløbe sig til 52,832,47 ECU. Kommissionen fandt imidlertid, at en del af disse bilag ikke kunne accepteres. Desuden havde IBEC medtaget moms, som ifølge IBEC's egen angivelse kunne have været delvist inddrevet og derfor ikke udgjorde en omkostning.
På trods af et møde med repræsentanter for IBEC og en yderligere mulighed, der blev givet den 15. maj 1998, kunne der ikke drages nogen rimelig konklusion.
Klagerens bemærkninger
Den Europæiske Ombudsmand fremsendte Europa-Kommissionens udtalelse til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. I sit svar af 13. april 1999 fastholdt klageren sit krav og anmodede om udbetaling af tilskuddene på grundlag af det tab, som Kommissionen havde vurderet: 52 832,47 ECU.
Sammenfattende gav IBEC udtryk for den opfattelse, at selskabet havde fremlagt alle de dokumenter, der var anmodet om i kontrakterne, og at det derfor ikke reagerede på Kommissionens stadigt stigende krav om bilag. Desuden gav IBEC GD XV og XXIII skylden for manglende intern kommunikation og understregede, at IBEC ikke kunne holdes ansvarlig for, at rapporter, der blev sendt til et GD, ikke blev sendt internt til det andet.
IBEC beklagede, at GD XV i modsætning til GD XXIII ikke havde accepteret forklaringerne på den sene indsendelse af regnskaber, som blev forsinket af praktiske problemer.
Med hensyn til muligheden for at inddrive moms forklarede IBEC, at den hverken tilbagebetalte moms fra Irish Revenue Commissioners eller opkrævede moms af konferencegebyret.

Yderligere oplysninger

Kommissionen fandt, at en del af den dokumentation, som IBEC havde fremlagt, ikke kunne accepteres. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at sikre sig, at IBEC var blevet underrettet herom (1). Han anmodede også Kommissionen om en supplerende udtalelse om det faktiske tabsbeløb, som Kommissionen anså for at være dokumenteret ved acceptabel dokumentation (2). Endelig anmodede han om præciseringer med hensyn til tilbagebetaling af moms (3).
I sin tillægsudtalelse påpegede Kommissionen følgende:
(1) De dokumenterede udgifter beløb sig til ca. 320 000 ECU. Men kun 40 000 ECU svarede til de udgifter, der faktisk var faktureret IBEC. På et møde den 19. november 1997 og i en efterfølgende skrivelse af 15. maj 1998 var IBEC blevet underrettet om, at "udgifter afholdt af underentreprenører osv. skulle faktureres tilbage til IBEC". Da dette ikke var sket, var 280 000 ECU ubegrundet.
(2) De udgifter, der var dækket af godkendte bilag (dvs. 40 000 ECU), viste sammen med indtægterne fra arrangementet en betydelig fortjeneste på 230 000 ECU. Der kunne derfor ikke udbetales tilskud til IBEC.
(3) Kommissionens udtalelse om tilbagebetaling af moms var baseret på udtalelser fra IBEC's repræsentanter på et møde den 19. november 1997, som udtrykkeligt blev gentaget i Kommissionens skrivelse til IBEC af 15. maj 1998. Ombudsmanden modtog ingen yderligere bemærkninger fra klageren.
Ombudsmanden modtog ingen yderligere bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Udbetaling af et forskud i henhold til kontrakten med GD XXIII
1.1 Klageren mente, at der skulle have været udbetalt et forskud efter underskrivelsen af kontrakten med GD XXIII. Efter Kommissionens opfattelse blev denne betaling i henhold til kontrakten forsinket, fordi de bilag, der allerede var indleveret inden underskrivelsen, ikke var tilfredsstillende.
1.2 I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager "over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer". Ombudsmanden mener, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ undlader at handle i overensstemmelse med en bindende regel eller et bindende princip (1). Der kan således også konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med opfyldelsen af de forpligtelser, der følger af kontrakter indgået af Fællesskabernes institutioner eller organer.
1.3 Ombudsmanden mener imidlertid, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er navnlig af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten. Dette spørgsmål kunne kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som ville have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante lov og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske spørgsmål.
1.4 Ombudsmanden mener dog, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er navnlig af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten. Dette spørgsmål kunne kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som ville have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante lov og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske spørgsmål.
1.5 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager om kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor den mener, at dens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmanden konkludere, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion vil naturligvis på ingen måde påvirke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og autoritativt afgjort af en kompetent domstol.
1.6 I den foreliggende sag fremgår det af den kontrakt, som modtageren af midlerne har indgået med GD XXIII, at udbetalingen af den finansielle støtte, som Kommissionen har tildelt, afhænger af begrundelsen for dens anvendelse. Manglende begrundelse for anvendelsen af midler (2) kan føre til tilbagebetaling af uretmæssigt udbetalte beløb.
1.7 Ombudsmanden mener, at formålet med et forskud er at overdrage midler i en forenklet procedure i en fase af et projekt, når det af praktiske grunde er umuligt at begrunde anvendelsen heraf. Begrundelse er dog fortsat obligatorisk på et senere tidspunkt.
1.8 Ombudsmanden bemærker, at det finansierede projekt i det foreliggende tilfælde var blevet gennemført otte måneder før underskrivelsen af kontrakten med en forudbetaling på 60 %. De dokumenter, der lå til grund for betalingen, var tilgængelige inden underskrivelsen af kontrakten, og den forenklede forhåndsprocedure blev derfor irrelevant. Det ville have været meningsløst at foretage en betaling og samtidig anmode om tilbagebetaling heraf. Ombudsmanden mener, at Kommissionen handlede rimeligt ved at kontrollere dokumenterne, inden midlerne blev udbetalt, og ved at forsinke betalingen på grund af den usikkerhed, som disse dokumenter gav anledning til. Ombudsmandens undersøgelse har ikke afsløret fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette spørgsmål.
2 Udbetaling af tildelte midler blev afvist efter en grundig kontrol af dokumenter
2.1 Klageren mente, at de tildelte midler skulle have været udbetalt på grundlag af den dokumentation, der var anmodet om i kontrakten, og som han anså for at have leveret. Kommissionen var ikke tilfreds med de dokumenter, klageren havde indleveret, og besluttede derfor at foretage en grundig kontrol. Desuden fremførte Kommissionen, at IBEC havde medtaget moms i sine regnskaber, mens den havde mulighed for delvist at inddrive den.
2.2 I henhold til de kontrakter, der blev indgået mellem Kommissionen og IBEC, skulle modtageren sende Kommissionen en rapport om anvendelsen af de tildelte midler og enten "en kontoudtog attesteret af den ansvarlige for det organ, der modtager bidraget, eller en finansieringsoversigt sammen med behørigt attesterede bilag med angivelse af arten og størrelsen af hver udgiftspost og de tilsvarende indtægter ( )".
2.3 Efter modtagelsen af den aftalte dokumentation besluttede Kommissionen i overensstemmelse med kontraktens punkt 3, stk. 3, at foretage en grundig kontrol af bilagene for alle udgiftsposter. Den konstaterede, at IBEC ikke kunne fremlægge dokumentation for alle sine udgifter, og at en væsentlig del ikke var blevet faktureret IBEC. Kommissionen underrettede modtageren herom og gav flere muligheder for at berigtige dokumenterne.
2.4 IBEC hævdede, at selskabet hverken inddrev moms fra Irish Revenue Commissioners eller opkrævede moms af konferencegebyret. Den modsagde imidlertid ikke Kommissionens påstande om, at IBEC selv under et møde med Kommissionens tjenestemænd erklærede, at selskabet havde mulighed for at få tilbagebetalt momsen.
2.5 Det ser ud til, at Kommissionen har handlet i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning og overholdt den gældende finansforordning (4). Ombudsmanden konkluderede derfor, at der ikke er bevis for fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
3 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden har derfor besluttet at afslutte sagen.
Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Kære
Jacob Söderman

---

(1) Jf. årsberetningen for 1997, s. 22.

(2) Erklæring underskrevet af direktøren for IBEC den 27. december 1995, punkt 7: "Undertegnede [modtageren] () er enig i, at hvis udgiftsoversigten ikke berettiger anvendelsen af den finansielle støtte, refunderer jeg på Kommissionens anmodning ethvert uretmæssigt udbetalt beløb".

(3) Erklæringer underskrevet af IBEC for begge kontrakter stk. 3: "Undertegnede [modtageren] ( ) accepterer, at Kommissionen og Revisionsretten kontrollerer anvendelsen af fællesskabsmidlerne i overensstemmelse med finansforordningen af 21. december 1977 ( )".

(4) Finansforordningen af 21. december 1977 (EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1) vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget, ændret den 13. marts 1990 (EFT L 70 af 16.3.1990, s. 1).