Baggrunden for klagen

1. Klageren, der er tysk statsborger, ønskede at ansøge om almindelig udvælgelsesprøve EPSO/AD/177/10 for administratorer (AD 5)[1]. Fristen for onlineansøgninger var den 15. april 2010 kl. 12.00 CET. På onlineansøgningsskemaet skulle ansøgerne bl.a. i fire underafsnit redegøre for deres begrundelse for at ansøge. I vejledningen til ansøgningsskemaet blev det forklaret, at ansøgerne kunne bruge op til 4 000 tegn, når de besvarede hvert af de ovennævnte underafsnit.

2. Klageren valgte at udfylde ansøgningsskemaet på tysk. Han udarbejdede sine svar i MS Word, som har en funktion, der automatisk tæller antallet af anvendte tegn. Han arbejdede på sit udkast indtil et par timer før fristen for indsendelse. Da han forsøgte at indgive sin ansøgning, viste det sig at være umuligt. Han ringede til EPSO for at få teknisk support, men linjerne var overbelastede, og han kunne ikke komme igennem.

3. Den 15. april 2010, kl. 12.18, skrev klageren til EPSO og meddelte, at han ikke havde været i stand til at indsende sin ansøgning på grund af problemer med dataforespørgslen. Han anførte, at disse problemer syntes at følge af afsnittet om indgivelse af begrundelser for ansøgningen, hvor det ikke var muligt for ham at uploade sine svar på ca. 3960 tegn pr. spørgsmål. Klageren påpegede, at han ikke ville acceptere at blive udelukket fra konkurrencen som følge af de problemer, han var stødt på.

4. EPSO svarede klageren samme dag og påpegede, at fristen for validering af ansøgninger var kl. 12.00 samme dag. Ifølge meddelelsen om udvælgelsesprøven kunne der ikke accepteres redigering og/eller validering af ansøgninger efter denne frist. Den henviste også til punkt 2.1.3.1 i vejledningen for almindelige udvælgelsesprøver (»vejledningen«)[2], som udgør en integrerende del af meddelelsen om udvælgelsesprøven, og hvori det hedder, at ansøgerne hurtigst muligt skal underrette EPSO om eventuelle tekniske problemer. EPSO citerede desuden følgende passage fra meddelelsen om udvælgelsesprøven: "Ansvaret for at udfylde din onlineansøgning inden fristens udløb påhviler udelukkende dig. Vi råder dig til ikke at vente til de sidste par dage, før du ansøger, for hvis linjerne er usædvanligt travle, eller internetforbindelsen går ned, skal du muligvis gentage hele onlineansøgningsprocessen. og når fristen er udløbet, vil du ikke længere kunne gøre det."

5. Den 19. april 2010 henvendte klageren sig igen til EPSO og påpegede, at grænsen på 4 000 tegn kun gjaldt for ansøgninger, der var indgivet på engelsk. Han kritiserede, at EPSO, selv om det syntes at være bekendt med dette spørgsmål, hverken havde foretaget de nødvendige ændringer eller givet klarere instrukser i ansøgningsskemaet. I sit svar af samme dag forklarede EPSO, at længden af hver tekst var begrænset til 4000 byte, hvilket på tysk svarer til lidt under 3960 tegn.

6. Den 21. april 2010 skrev klageren igen til EPSO og understregede, at det i den tyske udgave af ansøgningsskemaet udtrykkeligt var angivet, at 4000 tegn var tilladt. Han påpegede, at denne instruktion, som blev gentaget otte gange på formularen, var forkert og vildledende. EPSO anførte i replikken, at EPSO den 13. april 2010 på sit websted offentliggjorde yderligere oplysninger om tegnbegrænsningen i afsnittet med ofte stillede spørgsmål. EPSO påpegede, at klageren havde kontaktet EPSO efter fristen for indgivelse af ansøgninger, og gentog, at ansøgerne er ansvarlige for at indgive deres ansøgninger inden fristens udløb. Den tilføjede, at ansøgere, der var stødt på samme problem, kontaktede EPSO inden fristens udløb, og EPSO kunne hjælpe dem med at validere deres ansøgning.

7. Den 30. maj 2010 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

8. I sin klage fremsatte klageren følgende påstande og påstande.

Påstande:

(1) Oplysningerne om den maksimale længde af teksterne i den tyske udgave af onlineansøgningsskemaet var ukorrekte og vildledende. Ansøgerne blev informeret om, at der var en grænse på 4000 tegn, mens grænsen faktisk var 4000 byte.

(2) EPSO traf ikke passende afhjælpende foranstaltninger, selv om det var bekendt med fejlen.

(3) EPSO diskriminerer tysktalende ansøgere ved kun at give korrekt vejledning til engelsktalende ansøgere.

Påstand:

EPSO bør give de ansøgere, der kan påvise, at de som følge af ovennævnte fejl ikke var i stand til at indsende deres ansøgninger inden fristens udløb, en yderligere kort frist til at indsende deres ansøgninger til udvælgelsesproceduren for 2010.

Undersøgelsen

9. Klagen blev videresendt til EPSO's direktør med henblik på en udtalelse om klagerens første og anden påstand og hans påstand. I henhold til artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut skal klagere rette passende administrative henvendelser til den pågældende institution, inden de indgiver en klage til Ombudsmanden. Eftersom klageren på tidspunktet for sin klage endnu ikke havde henvendt sig til EPSO om sin tredje påstand, fandt Ombudsmanden, at denne påstand ikke kunne antages til realitetsbehandling, og underrettede klageren herom. Klageren henvendte sig efterfølgende til EPSO om det spørgsmål, der var omfattet af hans tredje påstand. Ombudsmanden besluttede derfor den 2. august 2010 at medtage denne påstand i sin undersøgelse og anmodede EPSO om også at kommentere klagerens tredje påstand i sin udtalelse.

10. EPSO's udtalelse blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger senest den 30. november 2010. Der blev ikke modtaget bemærkninger inden eller efter denne dato.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

11. I betragtning af deres faktuelle og logiske sammenhæng (jf. punkt 18 nedenfor) er det hensigtsmæssigt at behandle klagerens første og anden påstand sammen med hans påstand.

A. Hvad angår oplysningerne fra EPSO, de afhjælpende foranstaltninger og den tilhørende anmodning

Argumenter forelagt Ombudsmanden

12. Klageren hævdede, at oplysningerne om den maksimale længde af teksterne i den tyske udgave af onlineansøgningsskemaet var ukorrekte og vildledende. Ansøgerne blev informeret om, at der var en grænse på 4000 tegn, mens grænsen faktisk var 4000 byte. Han hævdede endvidere, at EPSO ikke traf passende afhjælpende foranstaltninger, selv om det var bekendt med fejlen. Han medgav, at han skulle have indgivet sin ansøgning tidligere, men påpegede, at ansøgerne ikke skulle kontakte EPSO først for at kunne indgive deres ansøgninger. På denne baggrund krævede han, at EPSO gav de ansøgere, der kan påvise, at de ikke var i stand til at indgive deres ansøgninger inden fristens udløb på grund af ovennævnte fejl, en yderligere kort frist til at indgive deres ansøgninger til udvælgelsesproceduren for 2010.

13. EPSO anførte i sin udtalelse, at ansøgerne i forbindelse med den pågældende almindelige udvælgelsesprøve skulle give oplysninger om deres begrundelse for at ansøge. Begrænsningen til 4000 tegn pr. svar tog hensyn til behovet for kortfattede oplysninger samt de fysiske grænser for den anvendte database. I det relevante afsnit af ansøgningsskemaet blev ansøgerne underrettet om denne begrænsning, som var baseret på den forståelse, at et tegn er lig med en byte. EPSO tilføjede, at accenter og apostroffer skulle betragtes som tegn, og at deres anvendelse derfor påvirkede antallet af tilgængelige tegn.

14. EPSO oplyste endvidere på sit websted ansøgerne om, at ansøgningerne skulle valideres inden udløbet af den relevante frist. Den gentog, at det i vejledningen er fastsat, at ansøgerne skal underrette EPSO om eventuelle tekniske problemer så hurtigt som muligt ved hjælp af kontaktformularen på EPSO's websted. Ansøgerne blev desuden informeret om, at de skulle konsultere afsnittet med ofte stillede spørgsmål på EPSO's websted, hvis de havde problemer, eller om nødvendigt kontakte EPSO's helpdesk.

15. EPSO gjorde gældende, at så snart EPSO modtog meddelelser fra ansøgere, der havde problemer med at uploade afsnittene om deres begrundelse for at ansøge, offentliggjorde EPSO relevante oplysninger i afsnittet med ofte stillede spørgsmål for at undgå, at ansøgerne ikke ville være i stand til at validere deres ansøgninger. EPSO fandt derfor, at der var truffet passende afhjælpende foranstaltninger for at løse problemet. EPSO anførte, at det var lykkedes at løse alle de problemer, der blev indberettet til EPSO i løbet af ansøgningsperioden, på individuelt grundlag, f.eks. ved at anmode ansøgerne om at forkorte deres svar eller fremsende deres svar til EPSO på anden vis.

16. Med hensyn til klagerens situation påpegede EPSO, at han ikke havde taget kontakt til den, før fristen for validering af ansøgninger var udløbet. EPSO bemærkede, at klageren havde udarbejdet sin ansøgning den 17. marts 2010 og ændret den den 10. april 2010. Derefter loggede han to gange på systemet den 15. april 2010, nemlig kl. 11.20 og 12.20. EPSO fremførte, at hvis klageren havde indberettet problemet via kontaktformularen eller helpdesken inden fristens udløb, kunne EPSO's tjenestegrene have undersøgt problemet og givet ham mulighed for at validere sin ansøgning, selv efter fristens udløb. EPSO tilføjede, at klageren stadig kunne have indberettet problemet, da han loggede på kl. 11.20. Eftersom klageren først underrettede EPSO om problemet efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger og under hensyntagen til de betingelser, der var fastsat i meddelelsen om udvælgelsesprøven, kunne EPSO ikke tage hensyn til hans ansøgning.

17. Klageren fremsatte ingen bemærkninger.

Ombudsmandens vurdering

18. Ombudsmanden mener, at det er god administrativ praksis for EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer at sørge for, at de oplysninger, de giver offentligheden, er korrekte og ikke vildledende, og også straks at rette eventuelle fejl, som sådanne oplysninger måtte indeholde [3]. Med dette in mente skal Ombudsmanden i forbindelse med undersøgelsen af klagerens første og anden påstand vurdere, om i) oplysningerne om den maksimale længde af teksterne i den tyske udgave af onlineansøgningsskemaet var ukorrekte og vildledende, og ii) om EPSO traf passende afhjælpende foranstaltninger.

19. Hvad angår det første spørgsmål har EPSO ikke bestridt, at de oplysninger, der blev givet til ansøgerne ved hjælp af det tyske ansøgningsskema, henviste til et maksimalt antal på 4000 tegn. Samtidig forklarede den i sin korrespondance med klageren, at længden af hver tekst var begrænset til 4000 byte, hvilket på tysk svarer til mindre end 3960 tegn. Det følger heraf, at oplysningerne i den tyske version af ansøgningsskemaet var ukorrekte og kunne vildlede ansøgerne med hensyn til det maksimale antal tegn, de havde til rådighed.

20. Hvad angår det andet spørgsmål kan spørgsmålet om, hvorvidt EPSO traf passende afhjælpende foranstaltninger, ikke undersøges isoleret. I stedet skal ombudsmanden ved vurderingen af, om EPSO’s indsats er hensigtsmæssig, tage behørigt hensyn til de generelle foranstaltninger, der er fastsat i vejledningen, med henblik på at løse de problemer, der indberettes til den.

21. Med hensyn til disse generelle foranstaltninger noterer Ombudsmanden sig vejledningens punkt 2.1.3.1, hvori det anbefales, at ansøgerne "ikke venter til de sidste par dage med at ansøge, da man, hvis linjerne er usædvanligt travle, eller internetforbindelsen går ned, kan blive nødt til at gentage hele onlineansøgningsprocessen. " Denne bestemmelse kan forstås således, at den kun er rettet mod tekniske vanskeligheder, som EPSO ikke er herre over. I betragtning af at det tekniske problem, som klageren stod over for, var en direkte følge af de ukorrekte oplysninger fra EPSO, synes denne rådgivning ikke at være relevant i den foreliggende sag. I samme punkt i vejledningen hedder det imidlertid også, at "[d]e skal underrette EPSO om eventuelle tekniske problemer så hurtigt som muligt ved hjælp af den kontaktformular, der findes på EPSO's websted."Endelig hedder det i punkt 3.2 i vejledningen, at "[f]eller al korrespondance med EPSO skal du anvende kontaktformularen på webstedet. men tjek først, at de ønskede oplysninger ikke findes i meddelelsen om udvælgelsesprøve eller i dette dokument eller på EPSO's websted under "Ofte stillede spørgsmål"." Disse bestemmelser tyder på, at der var truffet generelle foranstaltninger til i) at informere EPSO om de problemer, der er opstået, og ii) at give EPSO mulighed for at træffe passende foranstaltninger. Det fremgår endvidere af vejledningens punkt 2.1.3.1, at ansøgerne efter fristens udløb ikke længere kan indgive deres onlineansøgninger. Det fremgår af ovennævnte bestemmelser, at ansøgerne inden ansøgningsfristens udløb skal anvende kontaktformularen på EPSO's websted til at underrette EPSO om eventuelle tekniske problemer.

22. Hvad angår de specifikke foranstaltninger, der blev truffet, da EPSO blev opmærksom på problemet, oplyste EPSO, at det den 13. april 2010 offentliggjorde relevante oplysninger i afsnittet med ofte stillede spørgsmål. Ombudsmanden bemærker, at afsnittet med ofte stillede spørgsmål, der er offentliggjort på EPSO's websted, indeholder oplysninger om, at der normalt gælder en grænse på 4000 bytes for tekstfelter. Som EPSO yderligere forklarer, er der tale om mindre end 4 000 tegn. Det relevante afsnit i FAQ'en indeholder også oplysninger om, hvordan man skal forholde sig, når ansøgere modtager relaterede fejlmeddelelser. Ombudsmanden mener, at EPSO ved at offentliggøre den relevante præcisering i afsnittet med ofte stillede spørgsmål har truffet passende foranstaltninger til at rette fejlen. Han bemærker endvidere, at klageren ikke bestred EPSO's erklæring om, at den gjorde det, så snart den blev opmærksom på problemet, dvs. to dage før ansøgningsfristen udløb. Ombudsmanden bemærker endvidere, at punkt 3.2 i vejledningen specifikt mindede ansøgerne om behovet for at kontrollere afsnittet med ofte stillede spørgsmål i tilfælde af tekniske problemer. Ved at offentliggøre de relevante oplysninger den 13. april 2010 gjorde EPSO det således muligt for ansøgere, der havde problemer på grund af det antal karakterer, der blev anvendt til at indgive deres ansøgninger i god tid, at indsende dem. Ombudsmanden mener dog, at det ville have været nyttigt og hensigtsmæssigt for EPSO at angive det korrekte maksimale antal karakterer, som ansøgerne kunne bruge, når de indførte svar i hvert af de fire underafsnit. Det forholder sig ikke desto mindre således, at selv om klageren derfor var usikker på det korrekte maksimale antal karakterer eller overså den offentliggjorte præcisering, kunne han have anvendt kontaktformularen til at kontakte EPSO inden fristens udløb. Som EPSO har anført, ville han herved have bevaret muligheden for at validere sin ansøgning på et senere tidspunkt.

23. Ombudsmanden ved ikke, om EPSO har indarbejdet de korrigerede oplysninger om det begrænsede antal karakterer i de ansøgningsskemaer, der skal anvendes ved efterfølgende almindelige udvælgelsesprøver. I det omfang EPSO endnu ikke har gjort det, kunne det overveje at indarbejde relevante oplysninger om det maksimale antal karakterer i den tyske version og om nødvendigt i de andre sprogversioner af ansøgningsskemaet. Ombudsmanden vil derfor fremsætte en yderligere relevant bemærkning nedenfor.

24. Eftersom EPSO traf passende foranstaltninger for at rette fejlen, mener Ombudsmanden ikke, at der er grund til yderligere undersøgelser af klagerens første påstand. Henset til de betragtninger, der er anført i præmis 21 og 22 ovenfor, foreligger der ikke et tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med hans andet klagepunkt. Det følger heraf, at klagerens påstand heller ikke kan tages til følge.

B. Vedrørende den påståede forskelsbehandling

Argumenter forelagt Ombudsmanden

25. Klageren hævdede, at EPSO diskriminerer tysktalende ansøgere ved kun at give korrekt vejledning til engelsktalende ansøgere.

26. EPSO anførte i sin udtalelse, at EPSO ligesom enhver anden EU-tjenestegren er forpligtet til at overholde de lovbestemmelser, der udelukker enhver form for forskelsbehandling. Desuden har det aldrig haft til hensigt at favorisere et sprog over et andet. Da den blev opmærksom på de problemer, som ansøgerne stødte på – i den første af de moderniserede og forenklede udvælgelsesprocedurer, som den har tilrettelagt – traf den den eneste foranstaltning, der kunne sikre, at de gældende regler, de tekniske krav og tidsrammen for udvælgelsesprocedurens forskellige faser blev overholdt. EPSO tilføjede, at det lægger stor vægt på den feedback, der er modtaget fra ansøgerne, og som er ved at blive analyseret med henblik på at forbedre sine procedurer. Den forklarede endvidere, at den i ansøgningsperioden undlod at ændre den begrænsning, der var angivet på formularen, for at forhindre forskelsbehandling af ansøgerne. EPSO påpegede også, at det var lykkedes at løse alle de problemer, der blev indberettet til EPSO i ansøgningsperioden, på individuelt grundlag.

Ombudsmandens vurdering

27. Ombudsmanden forstår klagerens påstand som en påstået forskelsbehandling af tysktalende ansøgere i forhold til ansøgere, der anvender andre sprogversioner af ansøgningsskemaet. Det følger heraf, at det ikke er nødvendigt for ham at undersøge, om EPSO ved ikke at ændre begrænsningen af karakterer i den tyske sprogversion af formularen sikrede ligebehandling af ansøgere, der anvendte denne formular.

28. Det fremgår af klagerens indlæg, at den påståede forskelsbehandling efter hans opfattelse skyldes, at ansøgere, der udfylder den engelske udgave af ansøgningsskemaet, ikke stod over for sammenlignelige problemer, da de forsøgte at indgive deres ansøgninger. Ombudsmanden minder om, at EPSO korrigerede og præciserede instrukserne til brugerne af det tyske sprogansøgningsskema (jf. punkt 22 ovenfor). Ansøgere, der anvendte denne formular, og som havde lignende problemer som klageren, var derfor i princippet i stand til at validere deres ansøgninger i god tid. Han noterer sig også EPSO's bemærkning om, at det er lykkedes at løse alle de problemer, der blev indberettet til EPSO i ansøgningsperioden, på individuelt grundlag. Det følger heraf, at der ikke er begået fejl eller forsømmelser i forbindelse med klagerens tredje påstand.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Der er ingen grund til yderligere undersøgelser i forbindelse med klagerens første påstand. Der har ikke været nogen fejl eller forsømmelser i forbindelse med hans anden og tredje påstand. I lyset af ovenstående kan klagerens påstand heller ikke tages til følge.

Klageren og EPSO vil blive underrettet om denne afgørelse.

Yderligere bemærkning

I det omfang EPSO endnu ikke har gjort det, kunne det overveje at indarbejde oplysninger om det maksimale antal karakterer i den tyske udgave af de relevante ansøgningsskemaer. Om nødvendigt kan det samme gøres med de andre sprogversioner af de relevante ansøgningsskemaer.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 13. juli 2011

[1] Meddelelsen om udvælgelsesprøven blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende den 16. marts 2010 (EUT C 64 A, s. 1).

[2] EUT 2010 C 57 A, s. 1.

[3] Jf. Ombudsmandens afgørelse om at afslutte sin undersøgelse af klage 1301/2010/GG, punkt 42.