Stěžovatel pracoval jako odborník pro externího dodavatele EU na projektu financovaném EU v Tanzanii, který řídila Delegace Evropské unie v Tanzanii a Východoafrické společenství. Stěžovatel tvrdil, že dodavatel porušil tanzanské právo tím, že se nezaregistroval v Tanzanii, což mu znemožnilo získat platné pracovní povolení. Dodavatel následně informoval stěžovatele o svém rozhodnutí ukončit jeho smlouvu, přičemž zohlednil obavy týkající se práce stěžovatele, které vznesla delegace EU.

Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření obav stěžovatele ohledně toho, jak delegace řešila obě záležitosti. V tomto ohledu veřejná ochránkyně práv odkázala na svůj soustavný názor, že pokud orgány EU usilují o nahrazení odborníků pracujících na projektech EU, měly by být tyto osoby před jejich nahrazením vyslechnuty. Zatímco Komise tvrdila, že nepožádala o nahrazení odborníka, veřejná ochránkyně práv zjistila, že Komise byla do rozhodnutí o nahrazení zapojena. Veřejná ochránkyně práv tak konstatovala, že Komise nezajistila, aby bylo před jeho nahrazením respektováno právo stěžovatele být vyslechnut, což představuje nesprávný úřední postup.  Předložila návrh na zlepšení, jehož cílem je zabránit tomu, aby se tento problém vyskytl v budoucnu. 

Veřejná ochránkyně práv navíc zjistila, že vzhledem k tomu, že smlouva stěžovatele byla ukončena, nebyla odůvodněna žádná další šetření týkající se vydání pracovního povolení. Předložila však Komisi návrh na zlepšení a vyzvala ji, aby tuto záležitost ověřila, neboť může ovlivnit další odborníky pracující na projektu EU. 

 

Agentury EU hrají ústřední úlohu tím, že provádějí politiky EU a poskytují technické, vědecké a právní odborné znalosti v klíčových odvětvích. Jakýkoli dojem, že jejich státní zaměstnanci sledují soukromé zájmy, které jsou v rozporu s jejich povinnostmi, může podkopat důvěru veřejnosti v jejich práci. Evropská veřejná ochránkyně práv soustavně zdůrazňovala rizika fenoménu „otáčivých dveří“, kdy zaměstnanci přecházejí do vnějších funkcí, zejména v soukromém sektoru. Dokonce i malý počet významných případů může vyvolat veřejné znepokojení a poškození pověsti, jak se odráží v nedávných šetřeních.

Správa EU musí zároveň přilákat kvalifikované odborníky, aby řešili priority, jako je udržitelnost, digitalizace a bezpečnost. Opatření, jako jsou čekací lhůty a omezení pracovních míst, mohou ovlivnit flexibilitu kariéry, zejména v oblastech, jako je právo, finance nebo technologie.

V této souvislosti se toto šetření ze systémového hlediska zabývalo tím, jak agentury EU řeší případy otáčivých dveří. Cílem bylo určit osvědčené postupy a možné nedostatky v zavedených politikách a postupech. Za tímto účelem veřejná ochránkyně práv provedla podrobný přezkum politik zavedených 15 agenturami EU a zkontrolovala 54 spisů týkajících se jednotlivých případů, jimiž se zabývalo devět agentur EU. Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se setkal se zástupci pěti agentur EU, aby objasnil nevyřešené záležitosti.

Téměř všechny agentury EU, které veřejné ochránkyni práv předložily dokumentaci, uvedly, že přijaly přístup Evropské komise k provádění právních povinností zaměstnanců, kteří přecházejí do funkcí v soukromém sektoru, ať už při odjezdu, nebo během neplaceného volna. Veřejná ochránkyně práv však zjistila, že některé agentury EU mají podrobnější a komplexnější pokyny k plnění těchto právních povinností než jiné. Rozdíly, které veřejná ochránkyně práv zjistila, se týkají toho, jak agentury zacházejí s pozdními nebo neúplnými oznámeními o činnostech po ukončení služby, jak agentury tato oznámení posuzují, povahy uložených zmírňujících opatření, transparentnosti rozhodnutí o oznámených činnostech po ukončení služby a toho, jak jsou monitorovány veškeré povinnosti, které z nich vyplývají, jakož i toho, jak agentury školí zaměstnance o jejich etických povinnostech.

Veřejná ochránkyně práv dále zjistila, že pravidla a politiky, jimiž se po skončení funkčního období řídí činnosti osob, které nejsou zaměstnanci, tj. členů správních rad agentur nebo rad orgánů dohledu, se výrazně liší. Většina členů rady agentur je jmenována vnitrostátními orgány a zastupuje své příslušné členské státy, což znamená, že se na ně nadále vztahují vnitrostátní etická pravidla, která se v jednotlivých členských státech liší. V zájmu řešení potenciálních střetů zájmů a poškození dobré pověsti v důsledku přesunů „otáčivých dveří“ přijalo politiky upravující činnosti (bývalých) členů správní rady po skončení funkčního období pouze několik řídících orgánů agentur EU, které byly předmětem tohoto šetření.

S cílem pomoci agenturám EU při dalším zpřísňování jejich pravidel pro pohyb otáčivých dveří stanovila veřejná ochránkyně práv řadu pokynů týkajících se osvědčených postupů:

• Silný rámec integrity začíná prevencí: je nezbytné vybavit zaměstnance a členy správní rady jasnými pokyny, pravidelnou odbornou přípravou a průběžnými osvětovými iniciativami s cílem zajistit plné pochopení etických povinností.
• To je posíleno spolehlivými standardními operačními postupy pro řešení situací otáčivých dveří, které poskytují jasný, krok za krokem přístup k oznámením, posouzením a dodržování předpisů.
• Transparentní kritéria pro omezení post-servisních nebo post-mandátových rolí musí být stanovena předem, aby si jednotlivci byli plně vědomi omezení před nástupem.
• Je-li oznámen přechod do soukromého sektoru, měly by agentury jednat rychle – provést důkladné posouzení rizik, identifikovat potenciální střety zájmů a přijmout okamžitá preventivní opatření, jako je zrušení přístupových práv nebo v případě potřeby přerozdělení odpovědnosti.
• Rozhodování by mělo být spravedlivé, transparentní a dobře zdokumentované, mělo by jednotlivcům umožňovat vyjádřit se k navrhovaným omezením a zároveň zajistit, aby rizika byla účinně řízena prostřednictvím přiměřených opatření, jako jsou čekací lhůty, zákazy lobbingu nebo v případě potřeby přímé zákazy.
• Včasná a odůvodněná rozhodnutí musí jasně nastínit právo na odvolání.
• Kromě důkladného rozhodování závisí odpovědnost na důsledném prosazování. To zahrnuje zveřejňování shrnutí povolených činností, aktivní sledování dodržování stanovených podmínek a dodržování povinností mlčenlivosti.
• Jsou-li podezření na porušení, musí agentury neprodleně reagovat - zjistit skutečnosti a v závažných případech zahájit disciplinární řízení - s cílem zachovat důvěru a chránit institucionální integritu.

Veřejná ochránkyně práv dospěla k závěru, že agentury EU se mohou z postupů druhé strany mnohému naučit. Veřejná ochránkyně práv má v úmyslu použít tyto pokyny pro osvědčené postupy na případy, na něž může být v budoucnu upozorněna.