(vyrobeno v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu evropského veřejného ochránce práv (1))

Stížnost

Souvislosti

V roce 1998 podali dva zástupci místních zaměstnanců Komise v Rakousku stížnost veřejnému ochránci práv týkající se toho, že Komise neposkytla svým místním zaměstnancům pracujícím na zastoupení ve Vídni doplňkové pojistné krytí (367/98/(VK)/GG). Případ byl uzavřen poté, co Komise přijala návrh doporučení veřejného ochránce práv. Stěžovatel v tomto případě byl jedním ze stěžovatelů v tomto případě.

Dne 10. května 2001 se Komise rozhodla odvolat stěžovatelku na základě závažných obvinění, která proti ní byla vznesena. Komise jí zároveň nabídla možnost být ohledně těchto tvrzení vyslechnuta. Toto slyšení se konalo dne 12. října 2001.

Rozhodnutím ze dne 31. ledna 2002 Komise stěžovatele bez předchozího upozornění propustila. Stěžovatel se proti tomuto rozhodnutí odvolal k rakouskému soudu, kde je případ v současné době projednáván. Vzhledem k tomu, že stěžovatelka tvrdila, že jako zástupkyně zaměstnanců nemůže být Komisí zkráceně odvolána, zaslala jí Komise dne 14. června 2002 dopis za účelem vypovězení smlouvy (v případě, že předchozí propuštění mělo být protiprávní).

Stěžovatel následně požadoval přístup k některým dokumentům, na nichž Komise založila své rozhodnutí. Tato žádost vedla ke stížnosti 242/2003/GG, která byla uzavřena poté, co Komise poskytla stěžovateli přístup k částem příslušných dokumentů. V průběhu tohoto šetření útvary veřejné ochránkyně práv nahlédly do spisu Komise, který se nacházel v Bruselu.

K této výtce

V průběhu šetření veřejné ochránkyně práv týkajícího se stížnosti 242/2003/GG nabídla Komise stěžovatelce možnost nahlédnout do jejího osobního spisu ve Vídni. Stěžovatel této možnosti využil.

Dne 11. března 2004 podala stěžovatelka interní stížnost generálnímu ředitelství Komise pro tisk a komunikaci, v níž tvrdila, že došlo k porušení „článků 26 a 24 služebního řádu úředníků a ostatních zaměstnanců Evropských společenství“.

Článek 24 služebního řádu stanoví, že Společenství jsou nápomocna každému úředníkovi, zejména v řízení proti jakékoli osobě, která se dopouští vyhrožování, urážek nebo pomluv nebo útoků na osobu nebo majetek, jimž je tato osoba nebo její rodinný příslušník vystaven z důvodu svého postavení nebo povinností.

Článek 26 služebního řádu úředníků Evropské unie stanoví:

„Osobní spis úředníka obsahuje:

a) všechny dokumenty týkající se jeho administrativního postavení a všechny zprávy týkající se jeho schopností, výkonnosti a chování;

b) případné připomínky úředníka k těmto dokumentům.

Dokumenty jsou evidovány, číslovány a ukládány v pořadovém pořadí; dokumenty uvedené v písmenu a) nesmějí být orgánem použity nebo citovány vůči úředníkovi, pokud mu nebyly předány před jejich podáním. (…)

Pro každého úředníka existuje pouze jeden osobní spis.

Úředník má právo, a to i po skončení služebního poměru, seznámit se se všemi dokumenty ve svém spise a pořídit si jejich kopie.“

Stěžovatelka ve své stížnosti adresované GŘ pro tisk a komunikaci uvedla, že do jejího osobního spisu bylo bez jejího vědomí přidáno několik dokumentů. Na druhé straně většina jejích připomínek k dokumentům, které byly vloženy do spisu (včetně těch, které označila slovy „kopie do osobního spisu“), podle ní do spisu zahrnuta nebyla. Stěžovatelka uvedla jako příklady dva dokumenty ve svém osobním spisu (označené jako „IV/18“ a „IV/19“). Podle stěžovatelky tak dokumenty v jejím osobním spise poskytly zkreslený pohled na objektivní skutečnosti. Stěžovatel dále uvedl, že v Bruselu existuje „paralelní“ osobní spis, jehož většina není uvedena v osobním spisu ve Vídni. Stěžovatelka konečně poukázala na to, že její osobní spis neobsahoval žádné skutečnosti, které by odůvodňovaly její propuštění, tj. žádné dokumenty po datu v květnu 2001, kdy byla zbavena funkce.

Kromě toho stěžovatelka tvrdila, že jí Komise měla poskytnout přístup k úplnému obsahu spisu v Bruselu. Uvedla rovněž, že se proti rozhodnutí o propuštění odvolala, přičemž si vyhradila všechna další práva.

Stěžovatelka ve své stížnosti podané veřejnému ochránci práv v červnu 2004 odkázala na svou stížnost Komisi ze dne 11. března 2004, přičemž zdůraznila, že Komise na tuto stížnost neodpověděla. Stěžovatelka tedy v podstatě tvrdila, že Komise nesplnila své povinnosti týkající se jejího osobního spisu.

Šetření

Přístup veřejného ochránce práv

Stížnost byla zaslána Komisi k vyjádření stanoviska. Aby se předešlo nejasnostem, veřejný ochránce práv informoval Komisi a stěžovatele, že jeho šetření se týká pouze otázek týkajících se osobního spisu stěžovatele, a nebude se tedy týkat ostatních bodů uvedených stěžovatelkou v jejím dopise Komisi ze dne 11. března 2004 (jako je otázka přístupu ke spisu v Bruselu a rozhodnutí Komise odvolat stěžovatele).

Stanovisko Komise

Komise ve svém stanovisku odkázala na rozhodnutí ze dne 21. června 2004, kterým odpověděla na dopis stěžovatele ze dne 11. března 2004. Komise vyjádřila politování nad tím, že tato odpověď byla zpožděna.

Dopisem ze dne 21. června 2004 Komise stížnost stěžovatele ze dne 11. března 2004 zamítla. Komise tvrdila, že články 24 a 26 služebního řádu se nevztahují na místní zaměstnance, a že tzv. „osobní spis“ na zastoupení ve Vídni proto není spisem uvedeným v článku 26 služebního řádu.

Komise dodala, že i kdyby tyto články byly v tomto případě použitelné, nebylo by správné porovnávat spis, který byl předložen útvarům veřejného ochránce práv, s „osobním spisem“ týkajícím se úředníka. Spis předložený útvarům veřejného ochránce práv byl pouze pracovním spisem týkajícím se výhradně disciplinárního slyšení, které bylo zahájeno proti stěžovateli. Kromě toho by stěžovatel v tomto řízení měl podle Komise přístup ke všem dokumentům uvedeným v „oznámení o stížnostech“ ze dne 8. května 2001, z nichž Komise vycházela. Komise měla za to, že to je přesně to, co má článek 26 služebního řádu zajistit v případě úředníků (tj. že rozhodnutí nejsou přijímána na základě informací, které jim nejsou známy).

Připomínky stěžovatele

Stěžovatelka ve svém vyjádření trvala na své stížnosti. Dále se vyjádřila k článku 24 služebního řádu. Podle stěžovatelky byla Komisí veřejně odsouzena dlouho před konáním slyšení. Stěžovatelka rovněž uvedla, že jí byly na jednání položeny otázky, které neměly nic společného se stížnostmi, které na ni byly vzneseny.

Další šetření

Po pečlivém zvážení stanoviska Komise a připomínek stěžovatele se ukázalo, že jsou nutná další šetření.

Žádost o další informace

Dne 12. října 2004 proto veřejný ochránce práv požádal Komisi (1), aby vysvětlila svůj názor, že takzvaný "osobní spis" na zastoupení ve Vídni není spisem uvedeným v článku 26 služebního řádu, vzhledem k tomu, že a) ve své odpovědi ze dne 25. září 2003 na žádost veřejného ochránce práv o další informace v rámci šetření veřejného ochránce práv týkajícího se stížnosti 242/2003/GG Komise poukázala na to, že stěžovatelka může využít svého práva nahlížet do svého osobního spisu v sídle zastoupení ve Vídni, a b) že dokumenty Komise předložené stěžovatelem (označené jako "IV/18" a "IV/19") jasně uvádějí, že mají být zahrnuty do "osobního spisu" stěžovatele, (2) aby vysvětlila povahu a účel "osobního spisu" stěžovatele na jeho zastoupení ve Vídni a upřesnila, na jakém právním základě byl tento spis uchováván, (3) vysvětlit, zda se domnívá, že "osobní spis" stěžovatele na jeho zastoupení ve Vídni nemusí obsahovat a) všechny dokumenty týkající se správního postavení stěžovatele a všechny zprávy týkající se jeho způsobilosti, výkonnosti a chování a b) případné připomínky stěžovatele k těmto dokumentům a (4) vysvětlit, proč "osobní spis" stěžovatele na jeho zastoupení ve Vídni neobsahoval připomínky stěžovatele k dokumentům označeným jako "IV/18" a "IV/19" a žádné dokumenty vypracované po datu v květnu 2001, kdy byl stěžovatel pozastaven.

Odpověď Komise

Komise ve své odpovědi uvedla následující připomínky:

Článek 26 služebního řádu se vztahoval pouze na úředníky, a nikoli na místní zaměstnance, jako byl stěžovatel. Příslušná pravidla pro místní zaměstnance na toto ustanovení neodkazovala. Článek 11 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropských společenství v novém znění (tedy po změnách, které nabyly účinnosti dne 1. května 2004), který stanovil, že článek 26 služebního řádu se použije obdobně na dočasné zaměstnance, se nyní použije obdobně na smluvní zaměstnance na základě článku 81 pracovního řádu. Nová pravidla však neupravovala situace, k nimž došlo v minulosti.

Osobní spis na zastoupení Komise v Rakousku byl jediným osobním spisem, který Komise otevřela jako zaměstnavatel stěžovatele pro účely personálního řízení. Toto právo Komise bylo v projednávaném případě upraveno rakouským právem. Pravidla pro vedení osobních spisů místních zaměstnanců Komise byla stanovena ve „správní poznámce č. 119“ ze dne 13. února 1985 (2). Zastoupením Komise byl rovněž připomenut požadavek na vedení osobních spisů, například dopisem zaslaným GŘ pro tisk a komunikaci dne 26. října 2000 (3).

Rakouské právo nepožadovalo, aby zaměstnavatelé uchovávali osobní spisy. Komise tedy nebyla ze zákona povinna zahrnout do osobního spisu všechny dokumenty týkající se postavení stěžovatelky a jejích schopností, výkonnosti a chování. Rakouské právní předpisy rovněž nevyžadovaly, aby Komise do osobního spisu zahrnula prohlášení stěžovatele o jednotlivých událostech.

Poznámka předložená stěžovatelem k dokumentu „IV/19“ nemusela být vedena ve spisu stěžovatele. Dokument „IV/19“ byl vložen do spisu z důvodu pokynu stěžovateli, aby o nepřítomnosti informoval ústně den předtím. Dokumenty předložené stěžovatelkou se však týkaly pouze zdravotních důvodů její částečné nepřítomnosti dne 3. října 2000. Tyto dokumenty proto musely být uloženy v lékařském spisu stěžovatelky, a nikoli v jejím osobním spisu.

Komise uznala, že poznámka, na kterou stěžovatelka odkazovala v souvislosti s dokumentem „IV/18“, nebyla spolu s tímto dokumentem uložena do jejího osobního spisu. Vzhledem k tomu, že k tomuto opomenutí došlo před více než čtyřmi lety, nebylo již možné zjistit, jak k němu došlo. Na rozdíl od toho, co stěžovatelka tvrdila ve svém dopise ze dne 11. března 2004, však většina stanovisek a odpovědí stěžovatelky v jejím osobním spisu nechyběla. Když stěžovatelka předložila stanoviska a odpovědi týkající se událostí, které byly zaznamenány v jejím osobním spisu, byly připojeny ke spisu. Stěžovatelka byla schopna podpořit svá tvrzení pouze ve dvou případech, z nichž jeden zde zjevně nebyl relevantní.

Osobní spis stěžovatelky skončil v květnu 2001, protože byla dne 10. května 2001 propuštěna z funkce. Disciplinární řízení bylo vedeno GŘ pro tisk a komunikaci. Vzhledem k tomu, že tato společnost měla sídlo v Bruselu, řádně vedla v Bruselu spis týkající se disciplinárního řízení.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatelka ve svých připomínkách trvala na své stížnosti a uvedla následující další připomínky:

Podle interního sdělení týkajícího se návštěvy finančního kontrolora na zastoupení ze dne 2. července 1999, které vypracoval pan P., bylo vedení požádáno, aby dodržovalo určité pokyny, pokud jde o vedení osobních spisů, například zásadu, že každý dokument, který má být zahrnut do osobního spisu, musí být spolupodepsán dotyčným místním zástupcem.

Z dokumentů ze dne 13. listopadu 1985 a 26. října 2000, na které Komise odkázala, jasně vyplývá, že osobní spisy místních zaměstnanců musí být zpracovány obdobně jako spisy úředníků. Ze sdělení ze dne 26. října 2000 vyplynulo, že osobní spis má být uchováván výhradně v zastoupení.

Odůvodnění Komise týkající se dokumentu „IV/19“ bylo nesrozumitelné. V příslušném dokumentu byla (stěžovatelka) obviněna z nepřítomnosti v práci bez povolení. Ve své odpovědi se proti tomuto obvinění bránila. Tato odpověď se tedy netýkala pouze zdravotních důvodů její nepřítomnosti, ale představovala její reakci na zcela neopodstatněné obvinění. Tento incident byl velmi dobrým příkladem toho, jak se vedení zastoupení v té době tím, že do spisu zahrnulo pouze vybrané dokumenty, snažilo vytvořit dojem, že nesplnilo své povinnosti nebo se dopustilo protiprávního jednání.

Jak zdůraznila ve svém dopise ze dne 11. března 2004, odkazy na dokumenty „IV/18“ a „IV/19“ představují pouze ilustrativní příklady.

Stěžovatelka zahrnula podrobný seznam dokumentů, které byly zahrnuty do osobního spisu bez jejího vědomí, a připomínek, které nebyly zahrnuty, ačkoli je označila pro zařazení do svého osobního spisu. Podle stěžovatelky nebylo zahrnuto nejméně 12 jejích poznámek, které označila pro zařazení do svého osobního spisu, zatímco bez jejího vědomí bylo zahrnuto téměř 30 dopisů administrativy. Stěžovatelka rovněž předložila kopii e-mailu ze dne 29. září 2000, v němž informovala vedení zastoupení, že má ráno dne 3. října 2000 navštívit lékaře.

ROZHODNUTÍ

1 Úvodní poznámky

1.1 Původní stížnost podaná v červnu 2004 se týkala toho, jak Komise nakládala s osobním spisem stěžovatele, ale zmínila i některé další otázky. Ve svých dopisech o zahájení šetření a s cílem zabránit nejasnostem informoval veřejný ochránce práv Komisi a stěžovatele, že se jeho šetření týká pouze otázek týkajících se osobního spisu stěžovatele, a nebude se tedy týkat ostatních bodů, které stěžovatelka zmínila ve svém dopise Komisi ze dne 11. března 2004 (jako je otázka přístupu ke spisu v Bruselu a rozhodnutí Komise odvolat stěžovatele).

1.2 Stěžovatelka se ve svém vyjádření ke stanovisku Komise dále vyjádřila k článku 24 služebního řádu, na který se již odvolávala ve své stížnosti. Podle stěžovatelky byla Komisí veřejně odsouzena dlouho před konáním slyšení. Stěžovatelka rovněž uvedla, že jí byly na jednání položeny otázky, které neměly nic společného se stížnostmi, které na ni byly vzneseny. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že by nebylo vhodné rozšířit toto šetření tak, aby se vztahovalo i na tyto další otázky. Tím by se nevyhnutelně zpozdilo šetření veřejného ochránce práv týkající se původního tvrzení stěžovatele. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že by to nebylo v zájmu stěžovatele. Stěžovatel však může v souvislosti s těmito otázkami podat novou stížnost.

2 Údajné nesplnění povinností Komise týkajících se osobního spisu stěžovatele

2.1 Stěžovatel pracoval jako místní zástupce zastoupení Komise ve Vídni. Dne 10. května 2001 se Komise rozhodla odvolat stěžovatelku na základě závažných obvinění, která proti ní byla vznesena. Rozhodnutím ze dne 31. ledna 2002 Komise stěžovatele bez předchozího upozornění propustila. Stěžovatel se proti tomuto rozhodnutí odvolal k rakouskému soudu, kde je případ v současné době projednáván. Stěžovatel následně požadoval přístup k některým dokumentům, na nichž Komise založila své rozhodnutí. Tato žádost vedla ke stížnosti 242/2003/GG, která byla uzavřena poté, co Komise poskytla stěžovateli přístup k částem příslušných dokumentů. V průběhu tohoto šetření útvary veřejné ochránkyně práv nahlédly do spisu Komise, který se nacházel v Bruselu.

V průběhu šetření veřejné ochránkyně práv týkajícího se stížnosti 242/2003/GG nabídla Komise stěžovatelce možnost nahlédnout do jejího osobního spisu ve Vídni. Stěžovatel této možnosti využil. Poté si stěžovala generálnímu ředitelství Komise (GŘ) pro tisk a komunikaci a tvrdila, že do jejího osobního spisu bylo přidáno několik dokumentů bez jejího vědomí a že většina jejích připomínek k dokumentům, které byly do spisu vloženy (včetně těch, které označila slovy „kopie do osobního spisu“), nebyla do spisu vložena. Stěžovatelka uvedla jako příklady dva dokumenty ve svém osobním spisu (označené jako „IV/18“ a „IV/19“). Podle stěžovatelky tak dokumenty v jejím osobním spise poskytly zkreslený pohled na objektivní skutečnosti. Stěžovatel dále uvedl, že v Bruselu existuje „paralelní“ osobní spis, jehož většina není uvedena v osobním spisu ve Vídni. Stěžovatelka konečně poukázala na to, že její osobní spis neobsahoval žádné skutečnosti, které by odůvodňovaly její propuštění, tj. žádné dokumenty po datu v květnu 2001, kdy byla zbavena funkce.

Stěžovatelka ve své stížnosti podané veřejnému ochránci práv v červnu 2004 odkázala na svou stížnost Komisi ze dne 11. března 2004, přičemž zdůraznila, že Komise na tuto stížnost neodpověděla. Stěžovatelka tedy v podstatě tvrdila, že Komise nesplnila své povinnosti týkající se jejího osobního spisu.

Stěžovatelka ve své stížnosti odkázala na článek 26 služebního řádu úředníků Evropské unie, který stanoví:

„Osobní spis úředníka obsahuje:

a) všechny dokumenty týkající se jeho administrativního postavení a všechny zprávy týkající se jeho schopností, výkonnosti a chování;

b) případné připomínky úředníka k těmto dokumentům.

Dokumenty jsou evidovány, číslovány a ukládány v pořadovém pořadí; dokumenty uvedené v písmenu a) nesmějí být orgánem použity nebo citovány vůči úředníkovi, pokud mu nebyly předány před jejich podáním. (…)

Pro každého úředníka existuje pouze jeden osobní spis.

Úředník má právo, a to i po skončení služebního poměru, seznámit se se všemi dokumenty ve svém spise a pořídit si jejich kopie.“

2.2 Komise ve svém stanovisku tvrdila, že článek 26 služebního řádu se nevztahuje na místní zaměstnance, a že tak zvaný "osobní spis" na zastoupení ve Vídni tedy není spisem uvedeným v článku 26 služebního řádu. Komise dále uvedla, že během disciplinárního řízení zahájeného proti stěžovatelce měla stěžovatelka přístup ke všem dokumentům, z nichž vůči ní vycházela. Podle Komise to bylo přesně to, co měl článek 26 služebního řádu zajistit v případě úředníků (tj. aby rozhodnutí nebyla přijímána na základě informací, které jim nebyly známy).

Ve své odpovědi na žádost veřejného ochránce práv o další informace Komise uvedla, že osobní spis vedený na jejím zastoupení ve Vídni byl jediným osobním spisem, který otevřela jako zaměstnavatel stěžovatele pro účely personálního řízení. Komise měla za to, že její právo tak učinit je v projednávaném případě upraveno rakouským právem. Pravidla pro vedení osobních spisů místních zaměstnanců Komise byla stanovena v „správní poznámce č. 119“ ze dne 13. února 1985. Zastoupením Komise byl rovněž připomenut požadavek na vedení osobních spisů, například dopisem zaslaným GŘ pro tisk a komunikaci dne 26. října 2000. Komise uvedla, že rakouské právní předpisy neukládají zaměstnavatelům povinnost vést osobní spisy, a že tedy není ze zákona povinna zahrnout do osobního spisu všechny dokumenty týkající se postavení stěžovatelky a jejích schopností, výkonnosti a chování. Dále tvrdila, že rakouské právní předpisy nevyžadují, aby Komise do osobního spisu zahrnula rovněž prohlášení stěžovatele o jednotlivých událostech.

Podle Komise nemuselo být sdělení stěžovatelky týkající se dokumentu „IV/19“ uloženo v jejím osobním spisu, ale v jejím lékařském spisu. Komise uznala, že poznámka, na kterou stěžovatelka odkazovala v souvislosti s dokumentem „IV/18“, nebyla spolu s tímto dokumentem uložena do jejího osobního spisu. Podle Komise však většina stanovisek a odpovědí stěžovatelky v jejím osobním spisu nechyběla. Komise tvrdila, že stěžovatelka byla schopna podpořit svá tvrzení pouze ve dvou případech, z nichž jeden zde zjevně nebyl relevantní.

Komise dále uvedla, že osobní spis stěžovatelky skončil v květnu 2001, protože byla dne 10. května 2001 propuštěna z funkce. Disciplinární řízení bylo vedeno GŘ pro tisk a komunikaci. Vzhledem k tomu, že Komise měla sídlo v Bruselu, tvrdila, že řádně vedla v Bruselu spis týkající se disciplinárního řízení.

2.3 Než se vypořádáme s tvrzením stěžovatele, jeví se jako užitečné přezkoumat předběžnou otázku. Komise ve svém stanovisku tvrdila, že její právo vést osobní spisy svých zaměstnanců na zastoupení ve Vídni se řídí rakouským právem a že toto právo nevyžaduje, aby zaměstnavatelé tyto spisy vedli. Veřejná ochránkyně práv však konstatuje, že Komise netvrdila, že by jí rakouské právní předpisy bránily v uchovávání takových osobních spisů. Kromě toho z důkazů, které má veřejný ochránce práv k dispozici, jasně vyplývá, že se Komise rozhodla vést osobní spisy svých místních zaměstnanců a že ve svém „správním sdělení č. 119“ ze dne 13. února 1985 vydala interní pokyny, jak toho dosáhnout. Za těchto okolností nic veřejnému ochránci práv nebrání v tom, aby přezkoumal způsob, jakým Komise nakládala s osobním spisem týkajícím se stěžovatele.

2.4 Je řádnou správní praxí zajistit, aby osobní spis zaměstnance orgánu nebo instituce Společenství obsahoval 1) všechny dokumenty týkající se jeho administrativního postavení a všechny zprávy týkající se jeho schopností, výkonnosti a chování, jakož i 2) veškeré připomínky úředníka k těmto dokumentům. Tato povinnost je pro úředníky stanovena v článku 26 služebního řádu. Podmínky zaměstnávání místních zaměstnanců sice před přijetím změn, které nabyly účinnosti dne 1. května 2004, výslovně nestanovily, že by se článek 26 služebního řádu úředníků Evropských společenství měl vztahovat i na místní zaměstnance. Je však třeba poznamenat, že „správní oznámení č. 119“ ze dne 13. února 1985 výslovně stanoví, že „obdobně jako služební posudky úředníků“ by osobní spisy místních zaměstnanců měly obsahovat pouze dokumenty uvedené v seznamu připojeném k těmto pokynům. GŘ pro tisk a informace ve svém sdělení ze dne 26. října 2000 připomínajícím osobám odpovědným za pravidla upravující osobní spisy místních zaměstnanců zopakovalo stejný vzorec („[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires“). Dále je třeba poznamenat, že seznam připojený k pokynům vydaným v roce 1985 výslovně odkazuje (v bodě G) na potřebu doplnit do osobního spisu případné připomínky zmocněnce týkající se zpráv o jeho schopnostech, výkonu a chování („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet“). Komise nakonec sama uznala, že připomínky stěžovatelky k dokumentu „IV/18“ měly být v tomto případě zahrnuty do jejího osobního spisu. Vzhledem k těmto okolnostem se veřejný ochránce práv domnívá, že článek 26 služebního řádu je kodifikací povinností vyplývajících ze zásady řádné správy, a že tyto povinnosti tedy příslušely Komisi, pokud jde o místní zaměstnance, ještě před tím, než vstoupilo v platnost pravidlo, které výslovně stanoví, že se článek 26 služebního řádu použije obdobně na místní zaměstnance.

2.5 Veřejný ochránce práv sám neviděl osobní spis stěžovatele, který je uchováván ve Vídni. Z informací poskytnutých jak stěžovatelkou, tak Komisí však vyplývá, že tento spis neobsahuje žádné dokumenty týkající se disciplinárního řízení vedeného proti stěžovatelce po datu, kdy byla v květnu 2001 zbavena funkce. Ve své odpovědi na žádost veřejné ochránkyně práv o další informace Komise tvrdila, že dokumenty týkající se disciplinárního řízení byly uloženy ve spisu v Bruselu vzhledem k tomu, že toto řízení provedlo GŘ pro tisk a komunikaci se sídlem v Bruselu. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že toto vysvětlení není přijatelné. Seznam připojený k interním pokynům Komise ze dne 13. února 1985 o vedení osobních spisů místních zaměstnanců obsahuje oddíl H nazvaný „Disciplinární záležitosti“ („Otázky disciplinárních orgánů“). Je tedy zřejmé, že dokumenty týkající se disciplinárního řízení musí být zahrnuty do osobního spisu místního zástupce. Dále je třeba uvést, že článek 26 služebního řádu (povinnosti, které z něj vyplývají, jak bylo uvedeno výše, pro místní zaměstnance) stanoví, že pro každého zaměstnance je veden pouze jeden osobní spis. Stejná zásada se zdá být připomenuta v bodě 3 sdělení Komise ze dne 26. října 2000, podle něhož je osobní spis uchováván „výlučně“ na zastoupení. Veřejný ochránce práv uznává, že za podmínek popsaných Komisí může mít smysl uchovávat pracovní kopii dokumentů týkajících se disciplinárního řízení v rámci útvaru, který se tímto řízením zabývá (4). To však nemá vliv na nutnost doplnit dokumenty samotné do osobního spisu stěžovatele, který je uchováván ve Vídni. Pokud tak Komise v projednávané věci neučiní, jedná se tedy o nesprávný úřední postup.

2.6 Pokud jde o dokument "IV/19", veřejný ochránce práv konstatuje, že se jedná o e-mail, který pan K., nadřízený stěžovatele, zaslal stěžovateli dne 3. října 2000 a který byl v kopii zaslán řadě dalších osob, včetně vedoucího zastoupení. V tomto e-mailu pan K. uvedl, že stěžovatelka uvedla, že bude nepřítomna do 9:30, ale že ve skutečnosti dorazila do práce až ten den kolem poledne, aniž by předem informovala svého nadřízeného, recepci nebo správu. Podle pana K. také nevěděl o žádném následném vysvětlení. Pan K. dospěl k závěru, že stěžovatel tak byl bez povolení nepřítomen v práci. Ve své odpovědi z téhož dne stěžovatelka poukázala na to, že informovala pana K. e-mailem ze dne 29. září 2000, že bude muset navštívit lékaře v nemocnici v "úterý ráno" (tj. ráno dne 3. října 2000) a že nebyla schopna přesně uvést, jak dlouho to bude trvat. Stěžovatelka dále vysvětlila, že správnímu orgánu předložila potvrzení. Podle tohoto dokumentu byl stěžovatel v nemocnici do 11 hodin toho dne. Veřejný ochránce práv se domnívá, že jiný dokument předložený stěžovatelkou (osvědčení lékaře ze dne 27. září 2000) skutečně nemusel být uchováván v osobním spisu stěžovatelky, ale v jejím lékařském spisu. Veřejný ochránce práv se však domnívá, že je třeba dospět k jinému závěru, pokud jde o e-mail stěžovatelky adresovaný panu K. ze dne 3. října 2000 a potvrzení o době, kterou strávila v nemocnici. Stěžovatelka ve svém e-mailu odpověděla na obvinění pana K., že byla bez povolení nepřítomna v práci. Veřejný ochránce práv se domnívá, že s ohledem na skutečnost, že e-mail pana K. ze dne 3. října 2000 byl zahrnut do osobního spisu stěžovatele, je třeba rovněž zahrnout alespoň odpověď stěžovatele ze stejného dne. V důsledku toho, že tak Komise neučinila, se osobní spis stěžovatele skutečně jeví jako zkreslený, pokud jde o objektivní skutečnosti (5). Veřejný ochránce práv se proto domnívá, že skutečnost, že Komise nezahrnula (alespoň) e-mail stěžovatelky ze dne 3. října 2000 do jejího osobního spisu, rovněž představuje nesprávný úřední postup.

2.7 Z výše uvedeného vyplývá, že Komise do svého osobního spisu nezahrnula připomínky stěžovatelky k dokumentům "IV/18" a "IV/19". Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že stěžovatelka zmínila tyto dokumenty jako ilustrativní příklady dokumentů, které měly být zahrnuty do jejího osobního spisu. Ve svých připomínkách k odpovědi Komise na žádost o další informace stěžovatelka předložila podrobný seznam dokumentů, které byly zahrnuty do osobního spisu bez jejího vědomí, a připomínek, které nebyly zahrnuty, ačkoli je označila jako dokumenty, které mají být zahrnuty do jejího osobního spisu. Na rozdíl od toho, co předpokládá Komise, tedy nic nenasvědčuje tomu, že by stěžovatelka byla schopna podpořit svá tvrzení pouze ve dvou případech. I kdyby se však při bližším zkoumání prokázalo, že žádná z dodatečných připomínek, na které stěžovatelka odkazuje, nemusela být zahrnuta do jejího osobního spisu, neovlivnilo by to závěr, že její připomínky k dokumentům „IV/18“ a „IV/19“ musely být zahrnuty do jejího osobního spisu. V této souvislosti veřejná ochránkyně práv konstatuje, že Komise uznala, že připomínky k dokumentu „IV/18“ měly být zahrnuty, aniž by však uvedla, zda k tomu mezitím došlo.

2.8 Pokud jde o tvrzení stěžovatelky, že dokumenty byly zahrnuty, aniž by ji o tom informovala, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že Komise zřejmě tvrdí, že se v žádném případě nemohla o žádný z dokumentů opřít, aniž by stěžovatelce poskytla možnost se k nim vyjádřit. Veřejný ochránce práv konstatuje, že článek 26 služebního řádu stanoví, že „dokumenty uvedené v písmenu a) mohou být orgánem použity nebo citovány vůči úředníkovi pouze tehdy, pokud mu byly sděleny před jejich podáním.“ Toto ustanovení tak chrání úředníky (nebo v případě, že se povinnosti z něj vyplývající vztahují na místní zaměstnance, zaměstnance) před použitím dokumentů, které byly vloženy do osobního spisu, aniž by o tom byl úředník (nebo zaměstnanec) informován. Veřejná ochránkyně práv se však domnívá, že správná správní praxe vyžaduje, aby tato negativní ochrana byla doplněna pozitivní povinností poskytnout dotčené osobě možnost vyjádřit se k dokumentu před jeho zařazením do osobního spisu (6). Je zřejmé, že úředník nebo zaměstnanec se nemůže k dokumentům, na které nebyl upozorněn, vyjadřovat (a požadovat, aby byly tyto připomínky zahrnuty do jeho osobního spisu). Veřejná ochránkyně práv však konstatuje, že stěžovatelka mezitím nahlédla do svého osobního spisu, a zjistila tak všechny dokumenty, které tam byly zahrnuty. Dále konstatuje, že stěžovatelka ve své stížnosti, ve svých připomínkách ke stanovisku Komise, a zejména ve svých připomínkách k odpovědi Komise na žádost o další informace, podrobně uvedla dokumenty a připomínky, které by měly být stále zahrnuty do jejího osobního spisu. Vzhledem k tomu, že veřejná ochránkyně práv předkládá návrh doporučení, v němž vyzývá Komisi, aby tyto dokumenty a připomínky znovu zvážila s cílem zahrnout je do osobního spisu stěžovatele (viz níže), nezdá se být nutné provádět další šetření, pokud jde o skutečnost, že Komise nekonzultovala se stěžovatelem dokumenty, které zahrnula do svého osobního spisu.

2.9 Za těchto okolností se veřejný ochránce práv domnívá, že Komise nesplnila své povinnosti týkající se osobního spisu stěžovatele tím, že do něj nezahrnula všechny příslušné dokumenty.

3 Závěr

S ohledem na výše uvedené předkládá veřejný ochránce práv Komisi v souladu s čl. 3 odst. 6 statutu veřejného ochránce práv tento návrh doporučení:

Návrh doporučení

Komise by měla přezkoumat dokumenty, na které stěžovatel odkazuje, s cílem zahrnout je do svého osobního spisu a umožnit jí přístup k řádně rekonstruovanému spisu.

Komise a stěžovatel budou o tomto návrhu doporučení informováni. V souladu s čl. 3 odst. 6 statutu veřejného ochránce práv zašle Komise do 31. května 2005 podrobné stanovisko. Podrobné stanovisko by mohlo sestávat z přijetí rozhodnutí veřejného ochránce práv a popisu opatření přijatých k provedení návrhu doporučení.

Štrasburk 28. února 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Rozhodnutí Evropského parlamentu 94/262 ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv, Úř. věst. 1994, L 113, s. 15.

(2) Kopii tohoto sdělení předložila Komise.

(3) Kopii tohoto dokumentu poskytla rovněž Komise.

(4) Bod 3 sdělení Komise ze dne 26. října 2000 stanoví, že kopie dokumentů obsažených v osobním spisu mohou být na požádání zaslány do Bruselu.

(5) Je třeba poznamenat, že osvědčení předložené stěžovatelem podle všeho prokazuje, že stěžovatel opustil nemocnici až v 11 hodin dne 3. října 2000. Veřejný ochránce práv dále konstatuje, že spolu se svými připomínkami k odpovědi Komise na žádost o další informace předložila stěžovatelka kopii svého e-mailu ze dne 29. září 2000, v němž informovala pana K. o své nadcházející nepřítomnosti dne 3. října 2000.

(6) Pokud sdělení pana P., na které stěžovatelka odkázala ve svém vyjádření k odpovědi Komise na žádost o další informace, skutečně obsahuje obsah, o němž stěžovatel tvrdí, že jej má, zdá se, že Komise sama tento názor sdílí.