Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje důvod zpracování, způsob, jakým evropský veřejný ochránce práv shromažďuje veškeré poskytnuté osobní údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu, jak jsou tyto informace používány a jaká práva mohou subjekty údajů ve vztahu ke svým údajům uplatňovat.

Správcem údajů je evropský veřejný ochránce práv. Společným správcem je Evropská komise (pro systém ABAC je finanční a účetní aplikace, kterou Komise zřídila za účelem sledování plnění svého rozpočtu a přípravy účetní závěrky).

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Osobní údaje uchazečů, dodavatelů a zájemců, jejich zaměstnanců nebo subdodavatelů, které mohou zahrnovat:

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, číslo cestovního pasu nebo číslo průkazu totožnosti;
• funkce;
• kontaktní údaje (e-mailová adresa, služební telefonní číslo, číslo mobilního telefonu, faxové číslo, poštovní adresa, společnost a oddělení, země bydliště, adresa internetových stránek);
• potvrzení o zaplacených příspěvcích na sociální zabezpečení a daních, výpis ze soudních záznamů;
• Finanční údaje: číslo bankovního účtu (kódy IBAN a BIC), DIČ;
• Čestné prohlášení, že se uchazeči nenacházejí v žádné ze situací zakládajících vyloučení uvedených v článcích 136 a 141 finančního nařízení
• Formulář týkající se neexistence střetu zájmů pro zaměstnance orgánů nebo institucí EU, jakož i odborníky zapojené do výběrového řízení.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Osobní údaje shromažďuje a dále zpracovává evropský veřejný ochránce práv za účelem řízení a správy zadávacích řízení.

3. Jaké jsou právní základy a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Právním základem pro zpracování osobních údajů je nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie[1], zejména články 160–179.

Zpracování je nezbytné na základě čl. 5 odst. 1 písm. a), b) a c) nařízení (EU) č. 1725/2018.

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Za zpracování údajů odpovídá evropský veřejný ochránce práv. Údaje konkrétněji zpracovává oddělení pro personál, správu a rozpočet (PAB).

5. Kdo budou příjemci údajů?

Evropský veřejný ochránce práv, generální tajemník, členové hodnotícího výboru (v příslušných případech); zaměstnanci odpovědní za správu smluv v rámci příslušného oddělení; zaměstnanci oddělení PAB odpovědní za řízení nabídkových řízení a smluv. Předávání osobních údajů je možné do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Soubory týkající se nabídkových řízení, včetně osobních údajů, jsou uchovávány v útvaru odpovědném za řízení až do jeho dokončení a v oddělení PAB po dobu sedmi let od podpisu smlouvy. Výpisy ze soudních záznamů se uchovávají po dobu dvou let od ukončení příslušného řízení. Nabídky neúspěšných uchazečů jsou však uchovávány po dobu pěti let od podpisu smlouvy.

7. Jak chráníme údaje subjektu údajů?

Papírové soubory jsou uloženy v uzamčené skříni odpovědnými jednotkami. Elektronické soubory jsou uloženy na serverech s přístupovými právy omezenými na příslušné zaměstnance oddělení zapojených do řízení (konkrétně oddělení PAB a oddělení, které bude smlouvu skutečně využívat).

Členové hodnotícího výboru mají přístup ke spisům pro účely hodnocení a jsou informováni o tom, že by si po dokončení procesu hodnocení neměli uchovávat kopie.

Smluvní doložky zajišťují, že dodavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců výkonného ředitele pouze podle pokynů veřejného ochránce práv (doložky o ochraně údajů doplněné do smlouvy o službách/nábytku a do obecných podmínek kontaktu).

V případě předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím obsahuje smlouva podepsaná mezi veřejným ochráncem práv a úspěšným uchazečem standardní smluvní doložky, které zajišťují, že osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s pravidly závaznými pro orgány EU.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Máte právo požádat o přístup ke svým osobním údajům. Máte také právo požadovat opravu neúplných nebo nepřesných údajů, které se vás týkají, a to bez zbytečného odkladu. Právo na opravu údajů se může vztahovat pouze na věcné údaje zpracovávané v rámci příslušného zadávacího řízení. Toto právo lze uplatnit pouze do konce lhůty pro podání nabídek. Nepřesné identifikační údaje však mohou být kdykoli během zadávacího řízení a po jeho skončení opraveny zasláním e-mailu na adresu eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Evropský veřejný ochránce práv odpoví na vaše žádosti co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti se zadávacím řízením můžete evropskému veřejnému ochránci práv kdykoli zaslat na tuto adresu: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Evropský veřejný ochránce práv
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Pověřence pro ochranu osobních údajů evropského veřejného ochránce práv můžete rovněž kontaktovat na této adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Úř. věst. L 193, 30.7.2018, s. 1.