Dotčený orgán nebo instituce: EPSO

Datum a čas: října 2016, 12:10–13:00

Umístění: Avenue de Cortenbergh 25, 1049 Brusel, C-25 07/044

Útvary veřejného ochránce práv

zastoupený: pan Fergal Ó Regan, vedoucí koordinace šetření ve veřejném zájmu – oddělení 2

paní Nastasja Fuxa, oddělení pro stížnosti a šetření 4

Tuomas Lihr, oddělení pro strategická šetření

EPSO zastoupený: paní Renata Krizsai, EPSO.05.001

paní Sarah Rooney, EPSO

1. Úvod a procesní aspekty

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv se představil a vysvětlil, že účelem šetření z vlastního podnětu je pomoci úřadu EPSO určit a umožnit systémová zlepšení v řízení o žádosti o přezkum a v jeho uplatňování [1].

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv vysvětlil, že účelem schůzky bylo poskytnout příležitost i) objasnit zbývající otázky spadající do rozsahu šetření, aby veřejná ochránkyně práv mohla dokončit svou analýzu, a ii) nahlédnout do vzorového souboru žádostí o přezkum spisů týkajících se jiných otázek, než jsou známky získané uchazeči ve výběrovém řízení.

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv nastínil právní rámec, který se vztahuje na setkání a kontrolu, zejména to, že veřejný ochránce práv nezveřejní žádné informace nebo dokumenty, které úřad EPSO označil za důvěrné, bez předchozího souhlasu orgánu.[2] Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv rovněž informoval úřad EPSO, že veřejná ochránkyně práv zveřejní tuto zprávu na svých internetových stránkách, aby si ji mohl přečíst každý, kdo má zájem.

2. výměna názorů a vysvětlení ze strany úřadu EPSO

Při přípravě schůze zaslal vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv úřadu EPSO otázky, jejichž cílem bylo zjistit, i) zda úřad EPSO uplatňuje „minimální prahovou hodnotu“ odůvodnění, pod níž není korespondence uchazeče považována za žádost o přezkum [3], a ii) jak jsou při vyřizování žádostí o přezkum v praxi plněny jednotlivé úkoly výběrové komise a úřadu EPSO.

V reakci na to zástupci úřadu EPSO na schůzi vysvětlili, že:

Úřad EPSO nepovažuje korespondenci, v níž uchazeč zpochybňuje své známky získané ve výběrovém řízení bez podpůrných argumentů, za žádost o přezkum. Taková korespondence, která může být zpracována rychleji, protože není předložena k posouzení výběrové komisi, je v praxi poměrně vzácná.

Žádosti o přezkum hodnotového úsudku výběrové komise o výsledcích uchazeče ve výběrovém řízení se předkládají výběrové komisi k rozhodnutí. Vzhledem k ustálené judikatuře unijních soudů týkající se posuzovací pravomoci výběrové komise při srovnávacím posouzení zásluh však může úřad EPSO zpracovat tento druh žádosti o přezkum poměrně rychle na základě standardních dopisů.

Zástupci úřadu EPSO uvedli, že ve fázích výběrových řízení týkajících se přijímacího řízení a hodnocení talentů vzniká nejvíce žádostí o přezkum, což rovněž vyžaduje podrobnější posouzení. Úřad EPSO neposkytuje výběrové komisi předběžné posouzení opodstatněnosti žádosti o přezkum před tím, než výběrová komise tyto druhy žádostí vyřídí. Výběrová komise nepotvrdí ani odůvodněnou odpověď na žádost o přezkum vypracovanou úřadem EPSO před jejím zasláním uchazeči. Důvodem je skutečnost, že úřad EPSO se nemůže odchýlit od rozhodnutí výběrové komise. Úřad EPSO však konzultuje výběrovou komisi, pokud odůvodnění zaznamenané výběrovou komisí není dostatečně jasné, aby úřad EPSO mohl odpověď v konkrétním případě doložit.

Podrobnější dokumentace výběrové komise týkající se jejího odůvodnění by úřadu EPSO obecně pomohla urychlit vypracování odpovědí na žádosti o přezkum v souladu s rozhodnutím výběrové komise. Míra podrobností odůvodnění, které výběrové komise v současné době poskytují na podporu svých rozhodnutí, se v jednotlivých výběrových komisích značně liší. Úřad EPSO zvážil poskytnutí další odborné přípravy a pokynů výběrovým komisím s cílem zajistit, aby výběrové komise pomohly zlepšit zpracování žádostí o přezkum. Stálí členové výběrové komise úřadu EPSO [4] by případně mohli hrát významnější úlohu při koordinaci zaznamenávání rozhodnutí nebo při vypracovávání odůvodněných odpovědí uchazečům.

Na začátku roku 2016 úřad EPSO zavedl nové standardní návrhy dopisů, z nichž vycházejí jeho odpovědi na žádosti o přezkum. S cílem zjednodušit vyřizování žádostí o přezkum byly standardní návrhy dopisů zjednodušeny tak, aby obsahovaly méně podrobností a zahrnovaly širší kategorie okolností. Úřad EPSO poskytl veřejnému ochránci práv elektronické kopie standardních návrhů dopisů (viz „3. Nahlížení do spisu“ níže).

Úřad EPSO se rovněž pokusil snížit počet nezpůsobilých přihlášek tím, že na svých internetových stránkách poskytl více informací o výběrových řízeních v nové sekci „Často kladené otázky“.

Zástupci úřadu EPSO uvedli, že již nedochází k nahromadění nevyřízených žádostí o přezkum.

3. Nahlížení do spisu

Vyšetřovací tým veřejného ochránce práv provedl kontrolu a pořídil kopie vzorového souboru žádostí o přezkum spisů týkajících se jiných otázek, než jsou známky získané uchazeči ve výběrovém řízení (důvěrné).

Kromě toho úřad EPSO poskytl [5] elektronické kopie svých standardních dopisů, na nichž jsou založeny jeho odpovědi na žádosti o přezkum.

Důvěrnost kontrolovaných dokumentů

Jak je uvedeno výše, zástupci úřadu EPSO označili vzorek žádostí o přezkum za „důvěrný“ v souladu s čl. 4 odst. 8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv. Kopie příslušných dokumentů byly označeny jako „důvěrné“ a podepsány zástupcem úřadu EPSO a zástupcem veřejného ochránce práv. Veřejný ochránce práv nezpřístupní tyto důvěrné dokumenty veřejnosti bez předchozího souhlasu úřadu EPSO.

V Bruselu dne 6. prosince 2016

pan Fergal Ó Regan paní Nastasja Fuxa

vedoucí oddělení pro koordinaci šetření ve veřejném zájmu – oddělení 2 Právní úředník (osoba vyřizující případ)

[1] Dopis o zahájení šetření je k dispozici zde: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark.

[2] Čl. 4 odst. 8 prováděcích ustanovení evropského veřejného ochránce práv.

[3] Obecná pravidla pro otevřená výběrová řízení vyžadují, aby uchazeči „uvedli důvody, na nichž je žádost založena“. Pravidla rovněž stanoví, že uchazeči „nesmí zpochybňovat platnost hodnocení výběrové komise týkajícího se kvality [jejich] výsledků v testu“. Úř. věst. 2014, C 60 A, s. 1.

[4] Každá výběrová komise se skládá z úředníků orgánů EU a skládá se ze stálých členů (jmenovaných obvykle na 2 až 4 roky, aby byla zajištěna konzistentnost výběrových řízení) a nestálých členů (jmenovaných pro konkrétní výběrové řízení za účelem získání technických odborných znalostí).

[5] E-maily ze dne 7. a 17. listopadu 2016.