Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatelem je italská společnost s ručením omezeným, která poskytuje technické služby pro odvětví výzkumu. Řídila dva projekty, IST-2000-26038 PISA a IST-2001-37244 MOSES (dále jen smlouvy nebo projekty PISA a MOSES) v rámci pátého rámcového programu Evropské unie. Evropská komise uzavřela se stěžovatelem grantovou dohodu za účelem spolufinancování těchto dvou projektů, které stěžovatel realizoval v rámci konsorcia.

2. V lednu 2007 zahájila Komise postup auditu a požádala soukromou auditorskou společnost, aby provedla audit obou výše uvedených projektů a připravila závěrečnou zprávu o auditu. Zpráva dospěla k závěru, že žadatel nadhodnotil náklady na svou účast v projektu PISA, zatímco mohl požadovat vyšší náklady na svou účast v projektu MOSES.

3. Dne 7. září 2007 se stěžovatel obrátil na Komisi a požádal ji o platbu v její prospěch v rámci projektu MOSES. Stěžovatel založil svou žádost na závěrech zprávy o auditu.

4. Dopisem ze dne 8. ledna 2008 Komise informovala stěžovatele, že v případě jakýchkoli nedostatečně uhrazených částek bude muset žadatel předložit revidované výkazy nákladů do 60 dnů od obdržení uvedeného dopisu. Dále odkázala na maximální finanční strop stanovený v příslušné smlouvě, jakož i na dostupnost finančních prostředků.

5. Dne 5. března 2008 žadatel Komisi informoval, že výkazy nákladů předloží odpovídajícím způsobem.

6. V dopise stěžovateli ze dne 15. srpna 2008 Komise odkázala na smlouvu PISA a informovala stěžovatele o svém záměru získat zpět částku ve výši 7 571,90 EUR s odůvodněním, že „Komise vypočítala dopad závěrů auditu na celkové způsobilé náklady“. Na základě tohoto posouzení dospěla Komise k závěru, že celkové náklady vykázané žadatelem a jím dříve schválené byly nadhodnoceny. Kromě toho požádala stěžovatele, aby do jednoho měsíce od obdržení dopisu předložil připomínky.

7. Stěžovatel odpověděl Komisi dne 12. září 2008. Stěžovatel souhlasil s částkou splatnou podle smlouvy PISA. S ohledem na skutečnost, že smlouva MOSES byla předmětem stejného auditu, však stěžovatel navrhl, aby výše uvedená částka byla odečtena od částky, která mu náleží na základě smlouvy MOSES. Stěžovatel proto požádal Komisi o platbu ve výši 40 829 EUR v jeho prospěch.

8. Ve svém dopise stěžovateli ze dne 29. září 2008 odkázala Komise na svůj dopis stěžovateli ze dne 8. ledna 2008 a na zprávu o auditu a uvedla: „všechny doplňkové platby jsou omezeny maximálním finančním stropem stanoveným ve smlouvě a dostupností finančních prostředků“. Připomněla stěžovateli, že započtení může být možné pouze tehdy, pokud mu Komise dluží platbu, a že za tímto účelem je nezbytné, aby stěžovatel předložil Komisi revidované výkazy nákladů na projekt MOSES.

9. Stěžovatel obdržel od Komise výzvu k úhradě ze dne 31. října 2008 ve výši 7 571,90 EUR na projekt PISA.

10. Stěžovatel se dne 1. prosince 2008 znovu obrátil na Komisi a vznesl otázku týkající se výše uvedeného oznámení o dluhu a možnosti započtení částek, jak již dříve naznačil ve svém dopise ze dne 12. září 2008.

11. Dne 14. ledna 2009 Komise stěžovateli odpověděla. Komise uvedla, že „aby došlo k vyrovnání, musí být doplňková platba řádně stanovena“, a odkázala na příslušné lhůty pro platby a finanční stropy stanovené ve smlouvě MOSES.

12. Dne 27. května 2009 zaslal stěžovatel Komisi dopis, v němž uvedl, že jí požadované informace již byly zaslány.

13. Dne 4. srpna 2009 Komise zopakovala, že potřebuje revidované výkazy nákladů pro projekt MOSES, které jsou předpokladem pro stanovení případné dodatečné platby stěžovateli.

14. Dne 18. září 2009 zaslal stěžovatel Komisi dopis, v němž uvedl, že „nyní Vám zasíláme upsané náklady ve znění revidovaném v rámci finančního auditu“.

15. Ve své odpovědi ze dne 14. prosince 2009 Komise žadateli zopakovala, že potřebuje obdržet řádně vyplněné výkazy nákladů. Komise rovněž zopakovala svůj názor, že zpráva o auditu jako taková nepředstavuje nové a revidované výkazy nákladů od stěžovatele a že zprávu nelze považovat za žádost o platbu.

16. Dne 9. února 2010 zaslal stěžovatel Komisi další dopis, v němž ji znovu požádal, aby přistoupila k požadované platbě. Stěžovatel rovněž vyjádřil svůj záměr podniknout právní kroky, pokud mu nebude vyplacena žádná platba.

17. Dne 20. června 2011 se stěžovatel touto stížností obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Předmět šetření

18. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření následujícího tvrzení a tvrzení.

Tvrzení

Komise nezaplatila stěžovateli 40 829 EUR za technické služby, které poskytl.

Nárok

Komise by měla stěžovateli zaplatit 40 829 EUR za technické zkušebny, které poskytl.

Šetření

19. Dne 30. srpna 2011 požádala veřejná ochránkyně práv Komisi o stanovisko k tvrzení a tvrzení stěžovatele. Veřejný ochránce práv rovněž požádal Komisi, aby mu poskytla kopie obou smluv a veškeré další dokumenty týkající se této stížnosti. Komise zaslala své stanovisko dne 16. prosince 2011 spolu s další dokumentací požadovanou veřejným ochráncem práv, včetně kopií obou smluv. Komise odkázala na rozsáhlou výměnu korespondence se stěžovatelem. Stanovisko bylo poté předáno stěžovateli s výzvou k vyjádření. Stěžovatel předložil své připomínky ke stanovisku dne 27. února 2012.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

Úvodní poznámka

20. Vzhledem k tomu, že tvrzení a tvrzení stěžovatele spolu úzce souvisejí, jeví se jako rozumné, aby je veřejný ochránce práv řešil společně.

A. Údajné nezaplacení stěžovateli 40 829 EUR za technické služby, které poskytl, a související pohledávka

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

21. Stěžovatel ve své stížnosti v souhrnu tvrdil, že podle údajů obsažených ve zprávě o auditu mu Komise dluží 40 829 eur (tj. 50 % částky vyplývající z kreditní platby ve výši 96 801 eur na projekt MOSES po odečtení debetní platby ve výši 15 144 eur na projekt PISA).

22. Stěžovatel uvedl, že ohledně svého tvrzení zaslal Komisi různé dopisy a e-maily. Podle stěžovatele Komise na tuto otázku nikdy neodpověděla. Údajně zaslala pouze několik dopisů žádajících stěžovatele o zaplacení dluhů týkajících se projektu PISA.

23. Komise ve svém stanovisku uvedla následující. Poukázala na to, že podle smlouvy MOSES mají mít žádosti o platbu podobu předložení zvláštních formulářů výkazů nákladů. Formuláře jsou součástí smlouvy a jejich použití je povinné podle čl. 4 odst. 2 přílohy II smlouvy MOSES.

24. Komise dodala, že během období, na které se smlouva vztahuje, stěžovatel tyto formuláře řádně použil k předložení pěti pravidelných výkazů nákladů stanovených ve smlouvě, které vedly k platbám. Konstatovala, že po stanovení konečného finančního příspěvku EU na projekt byla stěžovateli provedena poslední platba dne 6. prosince 2005. Komise uvedla, že splnila všechny své smluvní povinnosti.

25. Vzhledem k tomu, že článek 26 přílohy II smlouvy MOSES se týká finančních auditů a použije se i po datu dokončení smlouvy, Komise uvedla, že zahájila řízení o zpětném získání dlužných částek, a vyzvala stěžovatele, aby předložil připomínky. Dále uvedla, že cílem auditů není určit dodatečné způsobilé náklady, které by dodavatel mohl požadovat, zejména pokud se jedná o uzavřené smlouvy. V zájmu transparentnosti a spravedlnosti však auditoři podávají zprávy nejen o úpravách ve prospěch Komise, ale také o případných úpravách ve prospěch dodavatele.

26. Zpráva o auditu dospěla k následujícím závěrům ohledně úprav nákladů schválených Komisí ve prospěch stěžovatele pro projekt MOSES.

27. Ze zprávy o auditu vyplynulo, že po dobu, na kterou se smlouva vztahuje, by dodatečná částka ve výši 89 121,98 EUR na náklady na výzkum splňovala kritéria způsobilosti stanovená ve smlouvě. Zpráva o auditu identifikující odpovídající možné úpravy ve prospěch stěžovatele však nepředstavovala žádost o platbu předloženou dodavatelem. Komise zdůraznila, že pouze výkazy nákladů předložené dodavatelem a přijaté Komisí mohou vést k platbě v souladu s čl. 3 odst. 1 přílohy II smlouvy.

28. Z tohoto důvodu Komise pětkrát vyzvala stěžovatele, aby předložil revidované výkazy nákladů, které by zahrnovaly způsobilé náklady, jež byly uvedeny ve zprávě o auditu, ale nebyly vykázány v pravidelných výkazech nákladů předkládaných během období, na něž se smlouva vztahuje. Komise dále uvedla, že přípustnost takové žádosti nikdy nezpochybnila. Žádosti stěžovatele však nemohlo být vyhověno, jelikož nebyly předloženy revidované výkazy nákladů.

29. V neposlední řadě Komise ve svém stanovisku odkázala na rozsáhlou výměnu korespondence se stěžovatelem a rovněž poskytla další dokumentaci požadovanou veřejným ochráncem práv, včetně kopií obou smluv.

30. Stěžovatel ve svém vyjádření v podstatě trval na svém stanovisku a argumentech, které uvedl ve své stížnosti, a tvrdil, že Komise by mu měla zaplatit 40 829 eur za technické služby, které poskytl.

31. Souhlasila s Komisí, že cílem auditu nebylo určit dodatečné přípustné náklady, které by mohl žadatel vykázat. Stěžovatel zdůraznil, že ačkoli zpráva zjistila, že nadhodnotila náklady na projekt PISA o 15 144,29 EUR, zpráva rovněž konstatovala, že vzniklé náklady v hodnotě 96 801,80 EUR jsou přípustné a mohly být požadovány pro projekt MOSES.

32. Stěžovatel dále poukázal na to, že Komise jej, jak uvedla, ve svém dopise ze dne 8. ledna 2008 řádně neinformovala o postupu, který je třeba dodržet při provádění výsledků auditu.

33. Žadatel rovněž uvedl, že oba dotčené projekty byly první, které realizoval s finanční podporou Unie, a že pokud jde o projekt MOSES, až do zveřejnění zprávy o auditu a prohlášení Komise v tomto ohledu si nebyl vědom toho, že by mohl požadovat zpět část nákladů.

34. Poté tvrdila, že poté, co zúčastněné strany přijaly úpravy nákladů obsažené ve zprávě o auditu, již nemohou být zpochybněny. Na podporu tohoto tvrzení odkázala na článek 26 přílohy II smlouvy MOSES.

35. V neposlední řadě žadatel zopakoval, že auditorské společnosti, která vypracovala zprávu o auditu, poskytl veškerá prohlášení o nákladech a podpůrné dokumenty a že s Komisí spolupracoval v dobré víře.

Posouzení veřejného ochránce práv

36. Veřejná ochránkyně práv připomíná, že zpráva o auditu dospěla k závěru, že ačkoli některé náklady na projekt PISA byly nadhodnoceny, stěžovatel mohl vykázat vyšší náklady na projekt MOSES. Žádný z účastníků tohoto žalobního důvodu to nezpochybnil.

37. Kromě toho poznamenává, že Komise v zásadě nevyloučila započtení, ale spíše uvedla, že nemůže přistoupit k započtení, aniž by nejprve obdržela od stěžovatele žádost o platbu ve formě příslušných výkazů nákladů.

38. Z toho vyplývá, že veřejná ochránkyně práv musí posoudit, zda je postoj Komise, tj. že po zprávě o auditu stěžovatel nepředložil požadovaná prohlášení o nákladech týkající se dodatečných nákladů na projekt MOSES, přiměřený. Vzhledem k tomu, že se spor týká doby po auditu, není argument stěžovatele, že si nebyl vědom toho, že by mohl požadovat část nákladů zpět před zveřejněním zprávy o auditu, relevantní.

39. Veřejný ochránce práv poukazuje na to, že čl. 4 odst. 1 smlouvy MOSES obsahuje podrobná pravidla týkající se vykazování nákladů vzniklých stěžovateli. Stanoví tedy, že koordinátor předloží mimo jiné kopie výkazů nákladů požadovaných podle smlouvy v souladu s článkem 4 přílohy II uvedené smlouvy. Podle čl. 4 odst. 2 písm. b) přílohy II předkládají dodavatelé Komisi výkazy nákladů ve zvláštním formuláři uvedeném v části E-1 uvedené přílohy. Je tedy zřejmé, že zjištění zprávy o auditu jako taková nenahrazují výkazy nákladů, které je dodavatel povinen předložit Komisi. Veřejný ochránce práv konstatuje, že stěžovatel ve svých připomínkách odkázal na článek 26 přílohy II smlouvy MOSES. Tento článek, který Komisi přiznává pravomoc přijmout veškerá vhodná opatření, která považuje za nezbytná, nezbavuje stěžovatele povinnosti dodržovat článek 4 smlouvy MOSES, a tudíž povinnosti předkládat výkazy nákladů. Veřejný ochránce práv je proto toho názoru, že postoj Komise je přiměřený.

40. Veřejná ochránkyně práv se dále domnívá, že Komise stěžovatele poprvé dopisem ze dne 8. ledna 2008 řádně informovala o tom, že k tomu, aby mohl stěžovatel požadovat jakékoli nedostatečně uhrazené částky, bude muset předložit revidované výkazy nákladů. Ve své následné korespondenci se stěžovatelem Komise stěžovateli opakovaně připomněla, že připomínky uvedené ve zprávě o auditu týkající se možných úprav ve prospěch stěžovatele nepředstavují žádost o platbu předloženou dodavatelem. Místo toho může být platba provedena pouze na základě výkazů nákladů předložených dodavatelem a schválených Komisí.

41. Pokud jde o tvrzení stěžovatele, že auditorské společnosti poskytl všechna prohlášení o nákladech, veřejný ochránce práv konstatuje, že prohlášení o nákladech, na něž stěžovatel odkazuje, jsou pouze ta, která dosud předložil Komisi. Pokud si však stěžovatel přeje, aby mu byly proplaceny vzniklé dodatečné náklady, které předtím nevykázal, musí Komisi předložit příslušné nové, revidované výkazy nákladů.

42. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že v činnostech Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

B. Závěr

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejný ochránce práv uzavírá následujícím závěrem:

V činnostech Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

P. Nikiforos Diamandouros

Ve Štrasburku dne 8. května 2013.