Štrasburk 23. října 2007

Vážený pane M.,

Dne 18. července 2006 jste evropskému veřejnému ochránci práv podal stížnost na Evropskou komisi týkající se opožděné platby již dohodnuté náhrady, která pokryla váš odborný poplatek, cestovní výdaje a výdaje na ubytování v rámci odborného hodnocení výzvy k předkládání návrhů FP6-2004-SME-COLL-fáze 2, které proběhlo v Bruselu ve dnech 5. až 9. prosince 2005.

Dne 19. září 2006 jsem předal stížnost předsedovi Komise. Komise zaslala své stanovisko ve finštině dne 7. února 2007. Předal jsem Vám ji s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 26. února 2007.

Nyní píši, abych vás informoval o výsledcích provedených dotazů.

Stížnost

Podle stěžovatele, finského občana, byly relevantními skutečnostmi v souhrnu následující skutečnosti:

Evropská komise jmenovala stěžovatele jako odborníka pro hodnocení výzvy k předkládání návrhů FP6-2004-SME-COLL-fáze 2, která se uskutečnila v Bruselu ve dnech 5. až 9. prosince 2005.

Dne 9. prosince 2005 stěžovatel požádal Generální ředitelství Komise pro výzkum (dále jen „GŘ pro výzkum“) o pokyny týkající se náhrady jeho cestovních výdajů. Úředník mu dal pokyn, aby cestovní výdaje byly rychle proplaceny, pokud by mohl své cestovní faktury zaslat Komisi co nejdříve. Dne 10. prosince 2005 při svém návratu do Finska zaslal stěžovatel Komisi v jediném dokumentu svou fakturu za cestovní výdaje a výdaje na ubytování.

Dne 22. února 2006, jelikož neobdržel úhradu, která byla dohodnuta, se stěžovatel obrátil na GŘ pro výzkum e-mailem s žádostí, aby Komise „informovala [ho] o tom, zda něco stále chybí“.

Dne 1. března 2006 ho pan H. z GŘ pro výzkum informoval, že „[její] finanční jednotka odstoupila od [jeho] žádosti o náhradu výdajů z důvodu cestovních výdajů, které [žaloval]. Aby bylo možné vyřešit [jeho] úhradu,[on] bude muset [Komisi] předložit fakturu sep[a]rate uvádějící pouze [jeho] cestovní náklady.„GŘ pro výzkum navrhlo, aby stěžovatel poskytl příslušný dokument faxem.

Dne 2. března 2006 zaslal stěžovatel požadovanou fakturu. Stěžovatel rovněž zaslal tytéž informace, které předtím zaslal na jediné faktuře, ale při této příležitosti je zaslal jako dvě samostatné faktury. Vysvětlil také, že jak letenka, tak výdaje na hotel se objevily na stejné faktuře, protože absolvoval zájezd.

Dne 3. března 2006 pan H. z GŘ pro výzkum odpověděl na e-mail stěžovatele a sdělil mu, že „(...) [e]vše se nyní zdá být v pořádku.“

Vzhledem k tomu, že stěžovatel ještě neobdržel žádnou platbu, kontaktoval dne 10. dubna 2006 pana H. znovu e-mailem.

Vzhledem k tomu, že M. H. neodpověděl, zaslal stěžovatel dne 12. dubna 2006 paní R. z GŘ pro výzkum e-mail, v němž uvedl, že „[u]dosud [on] neobdržel žádné peníze. (...)“. Stěžovatel se dotázal, zda Komise něco zaplatí nebo zda by měl zahájit soudní řízení.

Vzhledem k tomu, že stěžovatelka neobdržela žádnou odpověď, znovu se dne 19. dubna 2006 obrátila na paní R. e-mailem, v němž ji požádala, aby mu pomohla vyřešit otázku jeho vrácení. Ve stejném e-mailu rovněž tvrdil, že je „velmi nepříjemné čekat, aniž by od [Komise] obdržela jakoukoli zpětnou vazbu“.

Dne 10. května 2006 pan H. z GŘ pro výzkum odpověděl a omluvil se za prodlení s platbou stěžovatele za služby, které poskytl Komisi. Pan H. stěžovateli rovněž vysvětlil, že: „(...) Hodiny však začínají zaškrtávat až po obdržení všech řádně vyplněných nezbytných dokumentů. Kromě toho naše finanční oddělení čelí obrovskému počtu nevyřízených platebních souborů. Vaše platba se očekává do konce tohoto měsíce. (...)“

Dne 11. května 2006 stěžovatel odpověděl, že „[p]řipoprvé získal určité informace o předpokládané době platby. (...) [On] nikdy [před] čelil tomuto druhu zpoždění. Nicméně, [on byl] nyní čeká do konce tohoto měsíce, což znamená, že asi 6 měsíců [z] celkové zpoždění. (...)„ Stěžovatel trval na tom, že v případě, že by se nic nestalo, kontaktuje útvary Komise znovu v červnu 2006.

Vzhledem k tomu, že stěžovatel neobdržel do konce června 2006 žádnou platbu, zaslal Komisi dne 12. července 2006 znovu dopis, v němž ji požádal, aby „zkontrolovala ještě jednou, zda jsou [jeho] doklady o úhradě řádně vyplněny a zda se nacházejí ve [její] finanční jednotce, která ještě čeká na vyplacení. [Byl] opravdu strach o této situaci. (...)“.

Vzhledem k tomu, že od Komise neobdržel žádnou náhradu, stěžovatel si stěžoval veřejnému ochránci práv.

Tvrdil, že se Komise v souvislosti s prací provedenou ve dnech 5. až 9. prosince 2005 v rámci odborného hodnocení výzvy k předkládání návrhů FP6-2004-SME-COLL-fáze 2 zdržela v dohodnuté platbě, včetně odborného poplatku stěžovatele, cestovních výdajů a výdajů na ubytování.

Tvrdil rovněž, že se Komise zdržela s tím, že mu sdělila, že musí předložit samostatnou cestovní fakturu za úhradu.

Žadatel tvrdil, že Komise by měla dohodnutou platbu provést co nejdříve.

POTVRZENÍ

Stanovisko Komise

Stanovisko Komise ke stížnosti bylo v souhrnu následující:

Ve dnech 5. až 9. prosince 2005 se stěžovatel jako odborník zúčastnil hodnotících zasedání konaných v Bruselu pro návrhy obdržené v reakci na výzvu k předkládání návrhů FP6-2004-SME-COLL-fáze 2. Tato výzva byla uspořádána v rámci šestého rámcového programu Evropského společenství pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace přispívající k vytvoření Evropského výzkumného prostoru a k inovacím.

Dne 15. prosince 2005 obdržela Komise formulář žádosti stěžovatele o náhradu jeho cestovních výdajů. Vzhledem k tomu, že spis stěžovatele byl neúplný, Komise se na něj obrátila s žádostí, aby objasnil své cestovní náklady (cestovní fakturu).

Dne 7. března 2006 obdržela Komise od stěžovatele požadovanou cestovní fakturu.

Dne 11. srpna 2006 uhradila Komise stěžovateli celou částku. Dne 17. srpna 2006 stěžovatel potvrdil, že platbu obdržel.

Pokud jde o tvrzení stěžovatele, Komise učinila následující poznámky:

Komise si byla velmi dobře vědoma své povinnosti neprodleně provést platby. Zdůraznila, že v převážné většině případů jsou platby prováděny ve stanovené lhůtě. Ve výjimečných případech však může dojít ke zpoždění plateb.

Podle Komise byla přijata následná opatření za účelem sledování zpoždění plateb. Patří mezi ně srovnávací přehledy, pokročilé zadávání údajů o totožnosti a bankovních údajů, jakož i odborná příprava zaměstnanců. Kromě toho byl v souvislosti se správními a finančními postupy proveden interní audit „doby splatnosti“, který se zaměřil také na platby odborníků prostřednictvím jmenovacích listin.

Komise tvrdila, že v zájmu zajištění řádného finančního řízení jsou odborníci informováni o tom, že vyřízení žádosti o úhradu vyžaduje, aby spis obsahoval všechny požadované podklady. Podle Komise je jmenovací listina velmi jasná, pokud jde o dokumenty (1), které musí odborníci předložit Komisi, aby získali platbu. Kromě toho jsou všichni odborníci informováni o postupu úhrady během brífinku v první den hodnocení.

Komise vysvětlila, že organizace hodnocení nevyhnutelně vede k žádostem o úhradu, jejichž vyřizování vytváří pro Komisi značnou administrativní zátěž. Komise dospěla k závěru, že se jí nicméně každý rok daří organizovat tyto činnosti ke spokojenosti většiny zúčastněných žalobců.

Pokud jde o případ stěžovatele, Komise tvrdila, že od samého počátku neposkytl všechny potřebné dokumenty.

Komise uznala, že zpracování žádosti o úhradu trvalo déle než 45 dnů stanovených v článku 106 prováděcích pravidel k finančnímu nařízení (počínaje datem předložení úplné dokumentace). Komise vyjádřila politování nad tímto zpožděním.

Komise tvrdila, že úhrada byla mezitím vyplacena a že stěžovatel potvrdil její přijetí. Komise se proto domnívala, že v tomto konkrétním případě nejsou zapotřebí žádná další opatření.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svých připomínkách ocenil, že veřejný ochránce práv vyřídil jeho stížnost, a poděkoval mu.

Stěžovatel v souhrnu uvedl následující poznámky:

Stěžovatel uznal, že Komise platbu skutečně provedla dne 11. srpna 2006 a že potvrdil, že ji obdržel dne 17. srpna 2006. Stěžovatel rovněž informoval Komisi, že pokud jde o něj, záležitost byla vyřešena.

Ve svých připomínkách stěžovatel požádal, aby veřejný ochránce práv ve svém rozhodnutí zohlednil tyto připomínky:

Stěžovatel tvrdil, že úředník GŘ pro výzkum, který se zabýval jeho spisem, jej informoval, že postačuje předložit důkaz o cestovních výdajích a výdajích na ubytování a že je povinen předložit Komisi svou letenku až po návratu do Finska.

Po upomínce mu Komise sdělila, že je povinen znovu předložit tytéž informace, které jí již předložil, avšak ve dvou samostatných fakturách. Komise tyto dokumenty obdržela dne 7. března 2006. Stěžovatel vypočítal, že Komisi trvalo 157 dní, počínaje obdržením dokumentu, než platbu provedla.

Stěžovatel uvítal prohlášení Komise, že přijala různá opatření, aby zabránila zpoždění budoucích plateb. Stěžovatel tvrdil, že Komise by měla za opožděné platby platit úroky.

Stěžovatel rovněž poznamenal, že ačkoli by žádosti o úhradu měly být součástí běžné rutiny Komise, jeho stanovisko vyvolalo dojem, že vyřizování těchto žádostí o úhradu vyžaduje další práci, na kterou buď i) nemá dostatek zaměstnanců, nebo ii) nemá dostatečné odborné znalosti.

ROZHODNUTÍ

1 Údajné zpoždění, kterému se lze vyhnout, a související nárok

1.1 Stěžovatel požádal o úhradu cestovních výdajů souvisejících s jeho prací odborníka pro Evropskou komisi. Na základě pokynů Komise co nejpřesněji zaslal Komisi svou cestovní fakturu (jednotný doklad) ihned po návratu do Finska. Následně ho Komise požádala o zaslání samostatných faktur za jeho cestovní výdaje a výdaje na ubytování. Navzdory zaslání upomínek mu Komise nezaplatila a stěžovatel se obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Tvrdil, že se vyhnul prodlení při platbě a při informování o tom, že musí předložit samostatnou fakturu.

Navrhl, aby mu Komise splatnou platbu vrátila.

1.2 Komise uznala zpoždění úhrady stěžovateli a vyjádřila za to politování.

Ve svém stanovisku ke stížnosti vysvětlila zpoždění tím, že poukázala na to, že i) stěžovatel od počátku nepředložil všechny požadované dokumenty, i když odborníci byli s dostatečným předstihem informováni o dokumentech, které museli předložit na podporu svých žádostí o platbu, a navzdory e-mailům, které si v této věci vyměnili s Komisí, a ii) útvary Komise zaznamenaly nahromadění nevyřízených platebních spisů.

Komise popsala opatření, která přijala za účelem zlepšení výše uvedených nahromaděných nevyřízených případů.

Komise uvedla, že dne 11. srpna 2006 zaplatila stěžovateli.

1.3 Pokud jde o tvrzení stěžovatele, veřejný ochránce práv konstatuje, že Komise stěžovateli zaplatila a že stěžovatel ve svých připomínkách uvedl, že záležitost považuje za vyřešenou.

Pokud jde o tvrzení stěžovatele, veřejný ochránce práv se domnívá, že vzhledem k tomu, že příslušné tvrzení bylo vyřízeno, nejsou v rámci tohoto šetření odůvodněna žádná další šetření.

Veřejný ochránce práv však poukazuje na to, že aktivně zvažuje zahájení šetření z vlastního podnětu týkajícího se opožděných plateb a že v této souvislosti budou zohledněny body, které stěžovatel uvedl ve svých připomínkách k platbě úroků.

2 Závěr

Ze stanoviska Komise a z připomínek stěžovatele vyplývá, že Komise podnikla kroky k vyřízení žádosti, a uspokojila tak stěžovatele.

Z tohoto důvodu se veřejný ochránce práv domnívá, že žádná další šetření nejsou odůvodněná, pokud jde o tvrzení a následné připomínky stěžovatele v jeho připomínkách.

Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

Vaše upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) V tomto ohledu Komise odkázala na žádost o úhradu, prohlášení o střetu zájmů, podklady, formulář pro finanční identifikaci a formulář pro právní subjekty.