Štrasburk 23. března 2005

Vážený pane X.,

Dne 18. ledna 2004 jste podal stížnost evropskému veřejnému ochránci práv týkající se údajného porušení nařízení (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství. Ve své stížnosti jste mě požádal, abych nezveřejňoval vaše osobní údaje. Proto jsem se rozhodl kvalifikovat Vaši stížnost jako důvěrnou.

Dne 18. února 2004 jsem předal stížnost předsedovi Evropské komise. Komise zaslala své stanovisko dne 27. května 2004 a já jsem Vám jej předal s výzvou k vyjádření, pokud si to přejete. Dne 31. července 2004 jste mi zaslal sdělení obsahující několik poznámek. Toto sdělení objasnilo, že tyto poznámky by neměly být brány v úvahu a měly by být považovány za připomínky ke stanovisku Komise.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Omlouvám se za to, jak dlouho trvalo vyřízení Vaší stížnosti.

Stížnost

Dne 10. června 2003 stěžovatel požádal zastoupení Komise v Dánsku o "sdělení" (v dánštině "meddelelse") podle článku 31 dánských právních předpisů o ochraně údajů, kterými se provádí směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (1). Požadovaným "sdělením" byly informace uvedené v čl. 12 písm. a) směrnice 95/46, které subjektům údajů poskytují právo na přístup k informacím o údajích, které jsou o nich uchovávány (2).

Stěžovatel ve své žádosti uvedl, že ho tentýž den telefonicky kontaktoval zaměstnanec zastoupení Komise (3). Stěžovatel se dotyčného zaměstnance dotázal, jak získal své telefonní číslo. Bylo mu sděleno, že telefonní číslo je v "nějaké korespondenci".

Dne 13. června 2003 zaslalo zastoupení stěžovateli odpověď, jejíž příslušná část obsahovala následující prohlášení (překlad útvarů veřejného ochránce práv):

„Dne 10. června 2003 jsem vám telefonoval. Vaše jméno, adresu a telefonní číslo jste uvedli ve své stížnosti evropskému veřejnému ochránci práv (4). Evropská veřejná ochránkyně práv následně zaslala tuto stížnost Komisi, aby se k ní vyjádřila.“

Stěžovatel se domníval, že tato odpověď nesplňuje požadavky týkající se „sdělování údajů“. Dne 14. června 2003 podal stížnost u dánského úřadu pro ochranu údajů.

Dne 1. července 2003 zaslalo zastoupení Komise stěžovateli další dopis. Dopis obsahoval toto prohlášení (překlady útvarů veřejného ochránce práv):

„Dodatek k mému dopisu Vám ze dne 13. června 2003, č.j. 150603, přikládám výtisk z našeho rejstříku příchozích a odchozích zásilek. Jak můžete vidět, byli jste zaregistrováni jako "soukromá osoba z [města] v Dánsku" s adresou "[adresa]". Vaše jméno je registrováno jako '[jméno]'. Poslední aktualizace je dnešní datum (01.07.2003), kdy byl výtisk vyhotoven. Zastoupení Komise v Dánsku dosud nezaregistrovalo jiné osobní údaje pod vaším jménem.“

Dne 21. července 2003 informoval dánský úřad pro ochranu údajů stěžovatele, že se domnívá, že zastoupení jednalo v souladu s dánskými právními předpisy o ochraně údajů. Odkázala na výše citovaný dopis zastoupení ze dne 1. července 2003, jehož kopii přiložila. Přiložila rovněž kopii dopisu, který jí zastoupení zaslalo v reakci na stížnost stěžovatele dánskému úřadu pro ochranu osobních údajů. Tento dopis obsahoval především odkazy na dopis zastoupení stěžovateli ze dne 1. července 2003. Dánský úřad pro ochranu osobních údajů rovněž zaslal stěžovateli kopii dopisu zastoupení.

Dne 4. srpna 2003 stěžovatel požádal Úřad pro ochranu osobních údajů o přezkum svého rozhodnutí. Uvedl, že "sdělení údajů", které obdržel, se podle všeho netýká údajů zapsaných pod jeho jménem ke dni, kdy o sdělení požádal. Uvedl, že svou žádost podal dne 10. června 2003, ale že sdělení zastoupení odkazuje na pozdější datum (tj. aktualizaci dne 1. července 2003). Stěžovatel dále poznamenal, že se nedomnívá, že mu byly poskytnuty všechny informace, které měl obdržet podle článku 31 dánských právních předpisů o ochraně údajů. Tento článek stanoví, že „sdělování údajů“ obsahuje:

1. údaje, které jsou zpracovávány;

2. účely zpracování;

3. kategorie příjemců údajů; a

4. veškeré dostupné informace o zdroji těchto údajů.

Stěžovatel se domníval, že mu nebyly poskytnuty informace ve dnech 2–4.

Dánský úřad pro ochranu osobních údajů informoval stěžovatele dne 25. srpna 2003, že požádal zastoupení Komise (1), aby mu poskytlo informace o tom, zda došlo k nějaké revizi osobních údajů zapsaných pod jménem stěžovatele od 10. června 2003 (tj. ode dne, kdy podal žádost o "sdělení údajů"), a (2), aby stěžovateli poskytl informace o kategoriích 2 až 4 článku 31 dánských právních předpisů o ochraně údajů uvedených výše.

Dne 27. srpna 2003 zaslalo zastoupení Komise dopisy dánskému úřadu pro ochranu údajů a stěžovateli. Příslušná část dopisu zaslaného úřadu pro ochranu osobních údajů obsahovala toto prohlášení (překlad útvarů veřejného ochránce práv):

„Dodatek k našemu dopisu Vám ze dne 3. července 2003, č.j. 150683, Vám sděluji, že v našem rejstříku bylo již dříve uvedeno telefonní číslo. Toto telefonní číslo bylo vymazáno poté, co jsem telefonoval [stěžovateli], a bylo jasně informováno, že se mnou nechce mluvit a že si nepřeje být telefonicky kontaktován. Žádné výmazy ani doplnění základních informací v našem rejstříku nebyly následně provedeny.“

V dopise stěžovateli zastoupení uvedlo následující (překlady útvarů veřejného ochránce práv):

„Tímto Vám sdělujeme, že

• v našem interním rejstříku je příchozí a odchozí pošta zaznamenána pod jménem osoby nebo organizace, se kterou jsme v kontaktu, včetně jména, adresy a případně telefonního čísla, faxového čísla a/nebo e-mailové adresy. Tyto informace jsou obsaženy v příloze dopisu ze dne 3. července 2003, který Vám byl zaslán pod číslem jednacím 150681 (5);

• účelem zpracování je zajištění správné správy naší příchozí a odchozí pošty;

• rejstřík je určen pouze pro interní použití Evropskou komisí a údaje nejsou předávány dál;

• údaje v našem registru pocházejí od vás. Abychom vás však mohli kontaktovat, hledali jsme telefonní číslo v internetové službě společnosti TDC [Dánská veřejná telefonní společnost]. Toto číslo, které se ukázalo jako nesprávné, bylo zařazeno do našeho rejstříku, ale následně bylo vymazáno.“

Dne 16. prosince 2003 informoval úřad pro ochranu údajů stěžovatele, že se domnívá, že zastoupení jednalo v souladu s dánskými právními předpisy o ochraně údajů. Odkázala na výše citované dopisy ze dne 27. srpna 2003, jejichž kopie přiložila.

Ve své stížnosti veřejnému ochránci práv stěžovatel tvrdil, že zastoupení porušilo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (6). Měl za to, že zastoupení porušilo čl. 12 odst. 7 nařízení tím, že o něm shromažďovalo informace z jiných zdrojů, než je on sám, a že porušilo čl. 13 odst. 8 tím, že mu neposkytlo snadno srozumitelné informace o tom, jak zastoupení zpracovává jeho osobní údaje. Pokud jde o posledně uvedené, stěžovatel zejména poznamenal, že oba výše citované dopisy ze dne 27. srpna 2003 se v jednom ohledu jeví jako nekonzistentní. Poukázal na to, že dopis zaslaný dánskému úřadu pro ochranu osobních údajů ve skutečnosti odkazoval na dvě telefonní čísla, tj. i) nesprávné číslo, které bylo vymazáno z rejstříku zastoupení, a ii) – alespoň nepřímo – správné číslo jako dopis odkazující na telefonní hovor, který mu zastoupení uskutečnilo. Dopis stěžovateli odkazoval pouze na nesprávné telefonní číslo. Stěžovatel dospěl k závěru, že zastoupení muselo zaevidovat dvě telefonní čísla pod svým jménem, a nikoli pouze jedno, jak je uvedeno v dopise zaslaném jemu samému.

Stěžovatel ve své stížnosti dále uvedl následující tvrzení (překlady provedené útvary veřejného ochránce práv):

„1) že je uznáno, že zastoupení Komise v Kodani zaměstnává osobu, která lže a která je navíc tak hloupá, že si myslí, že mu projde vyprávění různých verzí orgánu dozoru a občanovi.

2) je uznáno, že zastoupení Komise v Kodani protiprávně shromáždilo telefonní čísla týkající se soukromé osoby, která tato čísla sama neposkytla, aniž by o tom tuto osobu informovalo.

3) že evropský veřejný ochránce práv prokáže, že je schopen vyřídit stížnost občana na Komisi, aniž by byl nucen jednoduše zkopírovat stanovisko Komise do svého rozhodnutí, a za každou cenu, aniž by musel zůstat s Komisí dobrými přáteli.“

Z důvodů vysvětlených v části 1 rozhodnutí níže veřejný ochránce práv nepožádal Komisi, aby se těmito tvrzeními zabývala. Žádost veřejného ochránce práv o stanovisko ke stížnosti se týkala pouze tvrzení shrnutých výše.

Šetření

Stanovisko Komise

Stížnost byla postoupena Komisi, která vznesla tyto připomínky:

1. Komise bere na vědomí připomínky stěžovatele týkající se údajně neuspokojivého přístupu k jeho osobním údajům zaevidovaným zastoupením Evropské komise v Dánsku a oznámení těchto údajů.

2. Stěžovatel tvrdí, že způsob, jakým zastoupení řešilo jeho případ, představuje porušení článku 12 (týkajícího se shromažďování osobních údajů z jiných zdrojů než od subjektu údajů) a článku 13 (týkajícího se srozumitelného oznámení) nařízení (ES) č. 45/2001.

3. Tento případ souvisí s předchozí stížností stěžovatele k evropskému veřejnému ochránci práv (5/2003/PB). Zastoupení, které se snažilo stěžovateli co nejlépe doručit jeho následnou žádost o přístup k dokumentům týkajícím se této stížnosti, se ho pokusilo kontaktovat osobně telefonicky.

4. Jako podkladové informace je navíc třeba poznamenat, že tato stížnost stěžovatele již byla dánskému úřadu pro dohled nad údaji předložena s tvrzením, že zastoupení nevydalo příslušné oznámení podle § 31 dánského zákona o osobních údajích. Ačkoli dánský úřad pro dohled nad údaji v zásadě nemusel řešit tuto stížnost týkající se zpracování údajů v rámci orgánu Evropské unie (na rozdíl od vnitrostátního orgánu), ve skutečnosti případ přezkoumal a po důkladném přezkoumání dánských právních předpisů (ve kterých je znění týkající se oznámení téměř totožné se zněním nařízení (ES) č. 45/2001) dne 21. července 2003 rozhodl, že v této věci nepřijme další opatření.

5. Pokud jde o tuto stížnost adresovanou evropskému veřejnému ochránci práv, Komise by ráda evropského veřejného ochránce práv informovala o následujících událostech:

Dne 10. června 2003 zatelefonovalo zastoupení Evropské komise v Kodani stěžovateli dvakrát, aby objasnilo, na které dokumenty se odkazuje v jeho dopise ze dne 29. května 2003 adresovaném zastoupení, v němž žádá o přístup k dokumentům týkajícím se jeho stížnosti 5/2003/PB adresované evropskému veřejnému ochránci práv.

- První telefonní číslo použité ve snaze kontaktovat stěžovatele získalo zastoupení z vyhledávání na internetových stránkách TDC (dánské národní telefonní společnosti) na základě jména a adresy, které stěžovatel sám sdělil zastoupení v e-mailu ze dne 4. listopadu 2002. Zastoupení zapsalo toto číslo TDC do rejstříku příchozí a odchozí pošty zastoupení (tj. Adonis). Nebyl to však stěžovatel, kdo odpověděl, a zastoupení bylo sděleno, že jej nelze na daném telefonním čísle nalézt. Zastoupení proto dospělo k závěru, že toto číslo je nesprávné.

- Ve snaze zjistit, ke kterým spisům nebo dokumentům stěžovatel požaduje přístup, si zastoupení následně uvědomilo, že k dopisu generálního ředitelství pro tisk a komunikaci ze dne 11. února 2003 adresovanému tehdejšímu vedoucímu zastoupení panu J. byl přiložen dokument, a sice stížnost 5/2003/PB evropskému veřejnému ochránci práv, v níž stěžovatel sám uvedl své soukromé telefonní číslo. Zastoupení poté na toto číslo telefonicky zavolalo a stěžovatel odpověděl. Stěžovatel však na telefonát reagoval velmi rozzlobeně a uvedl, že již nechce být telefonicky kontaktován. Takže ve skutečnosti toto číslo bylo správné telefonní číslo, ale nikdy nebylo registrováno. Dále zastoupení v souladu s jasnými pokyny stěžovatele vymazalo výše uvedené číslo TDC z rejstříku Adonis. Ze stejného důvodu zastoupení místo toho napsalo stěžovateli dopis ze dne 11. června 2003, v němž uvedlo možné relevantní dokumenty ke stížnosti 5/2003/PB.

- V důsledku výše uvedených telefonních hovorů zaslal stěžovatel téhož dne zastoupení dopis, v němž požádal o přístup ke korespondenci, která zastoupení umožnila získat jeho telefonní číslo, a požádal o příslušné oznámení všech osobních údajů, které se ho týkají, podle § 31 dánského zákona o osobních údajích.

- Dne 13. června 2003 zastoupení odpovědělo, že jméno, adresa a telefonní číslo stěžovatele pocházejí ze stížnosti 5/2003/PB, která byla předána zastoupení k vyjádření. Zastoupení se výslovně nevyjádřilo k tomu, které osobní údaje zaregistrovalo.

Dne 14. června 2003 podal stěžovatel stížnost u dánského úřadu pro ochranu údajů.

Dne 1. července 2003 zaslalo zastoupení stěžovateli dodatečnou kopii obrazovky z rejstříku příchozí a odchozí pošty zastoupení (tj. Adonis), která v té době obsahovala pouze jméno a adresu stěžovatele a žádná telefonní čísla.

Dne 4. srpna 2003 si stěžovatel znovu stěžoval u dánského úřadu pro dohled nad údaji a tvrdil, že neobdržel řádné oznámení podle § 31 dánských právních předpisů o ochraně údajů o přesném datu své původní žádosti, tj. 10. června 2003, týkající se telefonních čísel, která zastoupení použilo k jeho kontaktování.

Dne 27. srpna 2003 zaslalo zastoupení na žádost dánského úřadu pro dohled nad údaji stěžovateli další oznámení, v němž jasně vysvětlilo zpracování jeho osobních údajů v poštovním rejstříku a skutečnost, že telefonní číslo, které hledalo zastoupení v internetové službě TDC, bylo na krátkou dobu zaregistrováno v poštovním rejstříku. Téhož dne se zastoupení rovněž písemně obrátilo na dánský dozorový úřad s vysvětlením, jak zpracovává údaje stěžovatele, a s jasným odkazem na skutečnost, že telefonní číslo získané od internetové služby TDC bylo již dříve zaregistrováno. Stěžovatel poté tvrdil, že obsah těchto dvou dopisů je nekonzistentní, a podal tuto stížnost evropskému veřejnému ochránci práv.

6. Po přezkoumání dopisů ze dne 11. června 2003 a 13. června 2003, 1. července 2003 a 27. srpna 2003 zaslaných zastoupením stěžovateli v této věci se Komise domnívá, že tento případ byl vyřízen správným způsobem a v souladu s články 12 a 13 nařízení Rady 45/2001. Zejména je třeba poznamenat, že článek 13 stanoví lhůtu tří měsíců ode dne obdržení žádosti o sdělení podrobností o zaregistrovaných osobních údajích, kterou zastoupení skutečně dodrželo. Pokud jde o přání stěžovatele mít kopii svých osobních údajů v poštovním rejstříku v den podání žádosti, tj. dne 10. června 2003, není bohužel technicky možné zálohovat poštovní rejstřík Adonis. Zastoupení se proto místo toho pokusilo stěžovateli písemně vysvětlit, že telefonní číslo společnosti TDC bylo již dříve zaregistrováno. Kromě toho je třeba poznamenat, že se zastoupení pokusilo poskytnout stěžovateli dobré služby, a to jak tím, že mu vždy poskytlo to, o co požádal, tak tím, že vymazalo údaje, o nichž uvedl, že je nechce zapsat, a řídilo se tak vlastními pokyny stěžovatele.

7. Vzhledem k tomu, že stížnost stěžovatele se týká zpracování jeho osobních údajů v rámci orgánu EU, je Komise toho názoru, že tento případ by měl být postoupen evropskému inspektorovi ochrany údajů (EIOÚ).

Připomínky stěžovatele

Stanovisko Komise bylo předáno stěžovateli k vyjádření. Dne 31. července 2004 zaslal veřejnému ochránci práv sdělení obsahující několik poznámek. Toto sdělení objasnilo, že tyto poznámky by neměly být brány v úvahu a měly by být považovány za připomínky ke stanovisku Komise. Bylo však zřejmé, že stěžovatel na své stížnosti trvá.

ROZHODNUTÍ

1 Úvodní poznámky

1.1 Tato výtka se týká odpovědi Zastoupení Komise v Kodani na žádost stěžovatele o informace týkající se zpracování údajů, které se ho týkají, Zastoupením. Vzhledem k tomu, že stěžovatel nebyl s odpovědí zastoupení spokojen, podal nejprve stížnosti u dánského úřadu pro ochranu osobních údajů. Úřad obdržel odpovědi od zastoupení a konstatoval, že nedošlo k porušení příslušných právních předpisů. Přezkum dánského úřadu pro ochranu údajů byl proveden na základě dánských právních předpisů o ochraně údajů, kterými se provádí směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (9). Stěžovatel ve své stížnosti veřejnému ochránci práv odkázal na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (10).

1.2 S ohledem na skutečnost, že cílem příslušných ustanovení o ochraně údajů v dánských právních předpisech (provádějících směrnici 95/46) a nařízení 45/2001 je poskytnout stejný druh ochrany subjektům údajů, veřejný ochránce práv pečlivě zkoumal, zda by bylo vhodné zahájit šetření bez ohledu na šetření provedená dánským úřadem pro ochranu údajů. Veřejný ochránce práv dospěl k závěru, že šetření by bylo relevantní, protože 1) rozdíly ve znění dopisů zastoupení ze dne 27. srpna 2003 adresovaných stěžovateli na jedné straně a dánskému úřadu pro ochranu údajů na straně druhé vedly k tomu, že stěžovatel mohl důvodně pochybovat o tom, zda mu byly poskytnuty snadno srozumitelné informace, a 2) protože se zdálo, že dánský úřad pro ochranu údajů se nezabýval otázkou, zda zastoupení nezákonně shromáždilo a zaevidovalo údaje o stěžovateli.

1.3 Pokud jde o prohlášení Komise, že tento případ by měl být postoupen evropskému inspektorovi ochrany údajů, veřejná ochránkyně práv se domnívá, že pro účely výměny informací a konzistentnosti výkladu je jistě užitečné informovat evropského inspektora ochrany údajů (EIOÚ) o rozhodnutích týkajících se ochrany údajů. V tomto případě bude proto evropský inspektor ochrany údajů informován o rozhodnutí veřejného ochránce práv (11). Ve vhodných případech, například v případech složitých otázek právního výkladu, může veřejný ochránce práv dále považovat za užitečné konzultovat přímo evropského inspektora ochrany údajů. Okolnosti projednávané věci však podle všeho nevyžadují takovou konzultaci.

1.4 Pokud jde o tři tvrzení stěžovatele (uvedená výše na konci shrnutí stížnosti), veřejný ochránce práv se domníval, že na obavy obsažené v prvním a druhém tvrzení lze odpovídajícím způsobem reagovat při přezkumu tvrzení shrnutých výše v části "Stížnost". Komise proto nebyla požádána, aby se těmito tvrzeními zabývala přímo ve svém stanovisku. Pokud jde o třetí tvrzení, odráží obavy týkající se nezávislosti veřejného ochránce práv, které již stěžovatel vznesl v souvislosti se svou stížností 5/2003/(PB)BB. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že tyto obavy byly v rámci tohoto šetření odpovídajícím způsobem vyřešeny. V tomto šetření dopis informující stěžovatele o zahájení šetření zopakoval, že evropský veřejný ochránce práv jedná zcela nezávisle.

2 Údajné porušení nařízení 45/2001

2.1 Stěžovatel tvrdil, že zastoupení porušilo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (12). Měl za to, že zastoupení porušilo článek 12 nařízení tím, že o něm shromažďovalo informace z jiných zdrojů, než je on sám, a že porušilo článek 13 tím, že mu neposkytlo srozumitelné informace o tom, jak zastoupení zpracovává jeho osobní údaje.

2.2 Komise ve svém stanovisku tvrzení stěžovatele zamítla.

2.3 Pokud jde o názor stěžovatele, že zastoupení Komise porušilo článek 12 nařízení 45/2001 tím, že o něm shromáždilo informace z jiných zdrojů, než je on sám ,, veřejný ochránce práv konstatuje, že článek stanoví následující:

1. Pokud údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne správce v okamžiku provedení záznamu osobních údajů, nebo pokud se předpokládá jejich zpřístupnění třetí straně, nejpozději v okamžiku prvního sdělení údajů subjektu údajů alespoň tyto informace, s výjimkou případů, kdy je již má k dispozici:

a) totožnost správce;
b) účely zpracování;
c) kategorie dotčených údajů;
d) příjemci nebo kategorie příjemců;
e) existence práva na přístup k údajům, které se ho týkají, a práva na jejich opravu;
f) jakékoli další informace, jako jsou:
i) právní základ operace zpracování, pro kterou jsou údaje určeny,
ii) lhůty pro uchovávání údajů,
iii) právo kdykoli se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů,
iv) původ údajů, s výjimkou případů, kdy správce nemůže tyto informace sdělit z důvodu služebního tajemství,
pokud jsou tyto další informace nezbytné s ohledem na konkrétní okolnosti, za nichž jsou údaje zpracovávány, aby bylo zaručeno spravedlivé zpracování ve vztahu k subjektu údajů.

2. Odstavec 1 se nepoužije, pokud se zejména pro účely zpracování pro statistické účely nebo pro účely historického či vědeckého výzkumu ukáže, že poskytnutí těchto informací není možné nebo by vyžadovalo nepřiměřené úsilí, nebo pokud je zaznamenání nebo zveřejnění výslovně stanoveno právem Společenství. V těchto případech stanoví orgán nebo subjekt Společenství po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů vhodné záruky.

2.4 Ze skutkových okolností věci vyplývá, že zastoupení Komise provedlo vyhledávání v on-line databázi s cílem kontaktovat stěžovatele telefonicky za účelem objasnění žádosti o přístup k dokumentům, kterou podal dne 29. května 2003. Telefonní číslo, které zjistila, bylo zapsáno do rejstříku zastoupení pod jménem stěžovatele. Ukázalo se však, že telefonní číslo je nesprávné. Zastoupení poté zjistilo správné číslo stížnosti stěžovatele, kterou evropská veřejná ochránkyně práv postoupila Evropské komisi. Po zjištění správného čísla zatelefonovalo zastoupení stěžovateli dne 10. června 2003. Po rozhovoru se stěžovatelem, který zřejmě vyjádřil přání nebýt kontaktován telefonicky, zastoupení vymazalo nesprávné telefonní číslo ze svého rejstříku. Pokud jde o správné telefonní číslo, se kterým se zastoupení obrátilo na stěžovatele dne 10. června 2003, zdá se, že toto číslo nebylo nikdy zapsáno do rejstříku zastoupení. Tato část projednávané věci se tedy týká pouze toho, jak zastoupení zachází s nesprávným telefonním číslem.

2.5 Je zřejmé, že ve smyslu nařízení 45/2001 získalo zastoupení údaje (nesprávné telefonní číslo) z jiného zdroje než od stěžovatele (internetová databáze) a tyto údaje zpracovalo (jejich registrací). Skutečnost, že se později ukázalo, že telefonní číslo je nesprávné, podle všeho neodstraňuje jeho status údajů týkajících se stěžovatele, neboť bylo nalezeno a zaregistrováno pod jeho jménem. Formálně se tedy zdá být neslučitelné s nařízením 45/2001 neinformovat stěžovatele v souladu s článkem 12 tohoto nařízení. Ze stanoviska Komise však jasně vyplývá, že její zastoupení zavolalo stěžovateli ve vlastním zájmu, aby mu objasnilo žádost o dokumenty, kterou podal krátce předtím. Když stěžovatel informoval zastoupení, že si nepřeje být kontaktován telefonicky, zastoupení řádně odstranilo nesprávné telefonní číslo ze svého rejstříku. Zdá se tedy, že zastoupení podniklo přiměřené kroky k ochraně zájmů stěžovatele. Za těchto okolností se veřejný ochránce práv domnívá, že není nutné se tímto aspektem stížnosti dále zabývat. Stěžovatel má však i nadále možnost obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů, pokud si přeje získat jeho posouzení (13).

2.6 Pokud jde o názor stěžovatele, že zastoupení Komise porušilo článek 13 nařízení 45/2001, veřejný ochránce práv konstatuje, že článek stanoví následující:

„Právo na přístup Subjekt
údajů má právo kdykoli do tří měsíců od obdržení žádosti a bezplatně od správce získat:
a) potvrzení, zda údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány;
b) informace alespoň o účelech zpracování, kategoriích dotčených údajů a příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým jsou údaje sdělovány;
c) srozumitelnou formou sdělovat zpracovávané údaje a veškeré dostupné informace o jejich zdroji;
d) znalost logiky každého automatizovaného rozhodovacího procesu, který se jí týká.“

2.7 Podle stěžovatele mu zastoupení neposkytlo snadno srozumitelné informace, čímž porušilo článek 13 nařízení 45/2001. Toto ustanovení stanoví kategorie informací, které musí být dotčenému subjektu údajů poskytnuty, jako jsou údaje, které jsou zpracovávány, jejich zdroj a případní příjemci. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že je řádnou správní praxí zajistit, aby takto poskytnuté informace byly správné a snadno srozumitelné.

2.8 Za účelem přezkoumání tvrzení stěžovatele se veřejný ochránce práv domnívá, že je vhodné přezkoumat úplnou korespondenci mezi stěžovatelem a zastoupením.

- Dne 10. června 2003 zatelefonovalo zastoupení stěžovateli ohledně žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům. Téhož dne stěžovatel požádal zastoupení, aby mu sdělilo, jakým způsobem získalo jeho telefonní číslo. Zastoupení ho dne 13. června 2003 informovalo, že jeho telefonní číslo bylo „uvedeno vámi ve vaší stížnosti evropskému veřejnému ochránci práv“.

- Dne 14. června 2003 požádal stěžovatel zastoupení o úplné informace o zpracování svých osobních údajů. Jeho žádost byla podána podle dánských právních předpisů o ochraně údajů, kterými se provádí směrnice 95/46/ES a které obsahují v podstatě stejné požadavky, jako jsou požadavky stanovené v článku 13 výše citovaného nařízení 45/2001. Dne 1. července 2003 informovalo zastoupení stěžovatele takto: „Dodatek k mému dopisu Vám ze dne 13. června 2003, č.j. 150603, přikládám výtisk z našeho rejstříku příchozích a odchozích zásilek. Jak můžete vidět, byli jste zaregistrováni jako "soukromá osoba z [města] v Dánsku" s adresou "[adresa]". Vaše jméno je registrováno jako "[jméno]". Poslední aktualizace je dnešní datum (01.07.2003), kdy byl výtisk vyhotoven. Zastoupení Komise v Dánsku dosud nezaregistrovalo jiné osobní údaje pod vaším jménem." (Zdůraznění doplněno.)

Poté, co stěžovatel podal stížnost u dánského úřadu pro ochranu osobních údajů, informovalo zastoupení stěžovatele dopisem ze dne 27. srpna 2003, že „údaje v našem rejstříku pocházejí od vás. Abychom vás však mohli kontaktovat, hledali jsme telefonní číslo v internetové službě společnosti TDC. Toto číslo, které se ukázalo jako nesprávné, bylo zařazeno do našeho registru, ale následně bylo vymazáno." (Zdůraznění přidáno.)

2.9 Z výše uvedeného vyplývá, že Zastoupení Komise ve svém dopise ze dne 13. června 2003 neinformovalo stěžovatele o tom, zda telefonní číslo, na které ho kontaktovalo dne 10. června 2003, bylo skutečně zaregistrováno, či nikoli. Teprve ve svém stanovisku předloženém v průběhu tohoto šetření Komise objasnila, že k žádné registraci tohoto telefonního čísla nedošlo. Dále se ukazuje, že když zastoupení dne 27. srpna 2003 informovalo stěžovatele o nesprávném telefonním čísle, které bylo zaregistrováno pod jeho jménem a které bylo následně vymazáno, neposkytlo žádné informace o tom, kdy bylo toto číslo zaregistrováno nebo kdy bylo vymazáno. Kromě toho z dopisu zastoupení ze dne 27. srpna 2003 vyplývá, že jeho dopis ze dne 1. července 2003, v němž uvedlo, že „zastoupení Komise v Dánsku dosud nezaregistrovalo jiné osobní údaje pod vaším jménem“, byl nesprávný, neboť v tomto dopise nebylo uvedeno nesprávné telefonní číslo, které bylo zaregistrováno. Na základě těchto zjištění se veřejný ochránce práv domnívá, že zastoupení neposkytlo správné a snadno srozumitelné informace v souladu s článkem 13 nařízení 45/2001. Jedná se o nesprávný úřední postup a veřejný ochránce práv uvádí níže uvedenou kritickou poznámku.

2.10 Pokud jde o připomínky stěžovatele týkající se možného nesouladu mezi dopisy, které zastoupení zaslalo jemu a dánskému úřadu pro ochranu údajů dne 27. srpna 2003, veřejný ochránce práv se domnívá, že další šetření v této věci nejsou s ohledem na výše uvedená zjištění nutná.

3 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit tuto kritickou poznámku:

Článek 13 nařízení 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství stanoví kategorie informací, které musí být poskytnuty dotčenému subjektu údajů, jako jsou údaje, které jsou zpracovávány, jejich zdroj a případní příjemci. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že je řádnou správní praxí zajistit, aby takto poskytnuté informace byly správné a snadno srozumitelné.

V projednávaném případě zastoupení Komise ve svém dopise ze dne 13. června 2003 neinformovalo stěžovatele o tom, zda telefonní číslo, na které jej kontaktovalo dne 10. června 2003, bylo skutečně zaregistrováno, či nikoli. Teprve ve svém stanovisku předloženém v průběhu tohoto šetření Komise objasnila, že k žádné registraci tohoto telefonního čísla nedošlo. Dále se ukazuje, že když zastoupení dne 27. srpna 2003 informovalo stěžovatele o nesprávném telefonním čísle, které bylo zaregistrováno pod jeho jménem a které bylo následně vymazáno, neposkytlo žádné informace o tom, kdy bylo toto číslo zaregistrováno nebo kdy bylo vymazáno. Kromě toho z dopisu zastoupení ze dne 27. srpna 2003 vyplývá, že jeho dopis ze dne 1. července 2003, v němž uvedlo, že „zastoupení Komise v Dánsku dosud nezaregistrovalo jiné osobní údaje pod vaším jménem“, byl nesprávný, neboť v tomto dopise nebylo uvedeno nesprávné telefonní číslo, které bylo zaregistrováno. Na základě těchto zjištění se veřejný ochránce práv domnívá, že zastoupení neposkytlo správné a snadno srozumitelné informace v souladu s článkem 13 nařízení 45/2001. Jedná se o případ nesprávného úředního postupu.

Pokud jde o možnost navrhnout smírné řešení (14), veřejný ochránce práv se domnívá, že ačkoli Komise neposkytla správné a snadno srozumitelné informace, jak stanoví článek 13 nařízení 45/2001, když stěžovatel o tyto informace požádal v roce 2003, zdá se, že Komise tyto informace předložila ve svém stanovisku k této stížnosti. Dále poznamenává, že Komise vysvětlila, že z technických důvodů není možné poskytnout stěžovateli kopii údajů, které byly původně zaregistrovány a následně vymazány. Za těchto okolností se veřejný ochránce práv domnívá, že není vhodné usilovat o smírné urovnání této záležitosti.

Pokud jde o šetření veřejného ochránce práv týkající se tvrzení stěžovatele, že došlo k porušení článku 12 nařízení č. 45/2001, veřejný ochránce práv se domnívá, že další šetření nejsou nutná.

Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Evropské komise a evropský inspektor ochrany údajů.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Úřední věstník 1995, L 281, s. 31.

(2) Článek 12 písm. a) stanoví:
Právo na přístup
Členské státy zaručí každému subjektu údajů právo získat od správce:
a) bez omezení v přiměřených intervalech a bez nadměrných průtahů nebo nákladů:
- potvrzení, zda údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a informace alespoň o účelech zpracování, kategoriích dotčených údajů a příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým jsou údaje sdělovány,
- sdělení srozumitelnou formou zpracovávaných údajů a veškerých dostupných informacích o jejich zdroji,
- znalost postupu automatického zpracování údajů, které se ho týkají, alespoň v případě automatizovaných rozhodnutí uvedených v čl. 15 odst. 1.

(3) Ze stanoviska Komise (shrnutého níže) vyplývá, že stěžovatel byl kontaktován za účelem objasnění žádosti o přístup k dokumentům, kterou Komisi předložil krátce předtím.

(4) Stěžovatel byl již dříve v kontaktu se zastoupením Komise ohledně možnosti získat poradenství ohledně práva Společenství. Na základě tohoto kontaktu byla evropskému veřejnému ochránci práv podána stížnost 5/2003/(PB)BB.

(5) Z referenčního čísla vyplývá, že zde uvedený dopis je dopisem zaslaným stěžovateli dne 1. července 2003 (viz výše).

(6) Úřední věstník 2001, L 8, s. 1.

(7) Článek 12
Informace, které mají být poskytnuty, pokud údaje nebyly získány od subjektu údajů
1. Pokud údaje nebyly získány od subjektu údajů, poskytne správce v okamžiku provedení záznamu osobních údajů, nebo pokud se předpokládá jejich zpřístupnění třetí straně, nejpozději v okamžiku prvního sdělení údajů subjektu údajů alespoň tyto informace, s výjimkou případů, kdy je již má k dispozici:
a) totožnost správce;
b) účely zpracování;
c) kategorie dotčených údajů;
d) příjemci nebo kategorie příjemců;
e) existence práva na přístup k údajům, které se ho týkají, a práva na jejich opravu;
f) jakékoli další informace, jako jsou:
i) právní základ operace zpracování, pro kterou jsou údaje určeny,
ii) lhůty pro uchovávání údajů,
iii) právo kdykoli se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů,
iv) původ údajů, s výjimkou případů, kdy správce nemůže tyto informace sdělit z důvodu služebního tajemství,
pokud jsou tyto další informace nezbytné s ohledem na konkrétní okolnosti, za nichž jsou údaje zpracovávány, aby bylo zaručeno spravedlivé zpracování ve vztahu k subjektu údajů.
2. Odstavec 1 se nepoužije, pokud se zejména pro účely zpracování pro statistické účely nebo pro účely historického či vědeckého výzkumu ukáže, že poskytnutí těchto informací není možné nebo by vyžadovalo nepřiměřené úsilí, nebo pokud je zaznamenání nebo zveřejnění výslovně stanoveno právem Společenství. V těchto případech stanoví orgán nebo subjekt Společenství po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů vhodné záruky.

(8) Článek 13
Právo na přístup Subjekt
údajů má právo získat od správce kdykoli do tří měsíců od obdržení žádosti bezplatně:
a) potvrzení, zda údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány;
b) informace alespoň o účelech zpracování, kategoriích dotčených údajů a příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým jsou údaje sdělovány;
c) srozumitelnou formou sdělovat zpracovávané údaje a veškeré dostupné informace o jejich zdroji;
d) znalost logiky každého automatizovaného rozhodovacího procesu, který se jí týká.

(9) Úřední věstník 1995, L 281, s. 31.

(10) Úřední věstník 2001 L 8, s. 1.

(11) Vzhledem k tomu, že stížnost je důvěrná, obdrží evropský inspektor ochrany údajů anonymizovanou verzi rozhodnutí veřejného ochránce práv. Tato verze bude rovněž zveřejněna na domovské stránce veřejného ochránce práv.

(12) Úřední věstník 2001, L 8, s. 1.

(13) Evropský inspektor ochrany údajů, rue Wiertz 60, B-1047 Brusel, edps@edps.eu.int.

V čl. 3 odst. 5 statutu veřejného ochránce práv se stanoví, že "veřejný ochránce práv pokud možno hledá s dotyčným orgánem nebo institucí řešení, aby odstranil nesprávný úřední postup a vyhověl stížnosti."