Vážený pane I.,

Dne 18. června 2001 jste jménem rakouské vesnice Deutsch Griffen podal stížnost na Evropskou komisi, která vyřizuje žádost o grant na projekt partnerství měst.

Dne 27. června 2001 jsem předal stížnost Komisi k vyjádření.

Komise zaslala své stanovisko k Vaší stížnosti dne 3. října 2001. Stanovisko Komise jsem Vám předal dne 4. října 2001 s výzvou k vyjádření, pokud si to přejete. Dne 7. listopadu 2001 jste mi zaslal své připomínky ke stanovisku Komise.

Nyní vám píši, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Stěžovatel, rakouský poslanec Evropského parlamentu, zasáhl jménem rakouské vesnice Deutsch Griffen. V březnu 2001 požádala uvedená vesnice (pomocí příslušného standardního formuláře) o grant EU na projekt organizovaný v rámci její partnerské dohody s německým městem. Tento projekt se měl uskutečnit ve dnech 15. až 17. června 2001. Polovinu nákladů na akci nesla rakouská vesnice. Standardní formulář obsahuje prohlášení v tomto smyslu (část 6 formuláře) podepsané starostou rakouské obce.

V části 3 formuláře vyplněného žalobkyní byly náklady na akci (kolonka na levé straně) vypočteny jako € 7 206, zatímco ve sloupci "plán financování" (kolonka na pravé straně) rakouská vesnice uvedla pouze částku € 3 603 (tj. 50 %), o kterou žádala jako o dotaci. Rakouská obec postupovala obdobně v části 4 formuláře, kde stanovila náklady na dopravu (5 090 EUR) a výši požadovaného grantu (2 545 EUR, tj. 50 %).

Dne 3. května 2001 se Komise písemně obrátila na rakouskou vesnici, aby jí sdělila, že její žádost byla zamítnuta. Komise přiložila „seznam důvodů zamítnutí“, v němž byl zaškrtnut tento důvod: Rozpočet není vyrovnaný.

Rakouská vesnice se poté obrátila na stěžovatele o pomoc, který zaslal dva e-maily správci případu v Komisi (28. května a 1. června 2001). V první z těchto e-mailových zpráv poukázal na to, že se zdá, že se rakouská vesnice dopustila formální chyby tím, že nezahrnula příspěvek žalobce do části 3 formuláře. Požádal proto Komisi, aby rakouské vesnici umožnila znovu předložit tuto část žádosti. Stěžovatel následně rovněž zaslal fax paní Redingové, člence Komise pověřené touto záležitostí (5. června 2001). Vzhledem k tomu, že stěžovatel na žádný z těchto dopisů neodpověděl, obrátil se o pomoc na veřejného ochránce práv.

Stěžovatel ve své stížnosti uvedl následující tvrzení:

Šetření

Stížnost byla zaslána Komisi k vyjádření stanoviska.

Komise ve svém stanovisku uvedla tyto připomínky:

Komise obdržela přibližně 1 300 žádostí o granty. Při vyřizování všech těchto žádostí musel útvar odpovědný za granty na partnerství měst plně využít všech svých lidských zdrojů a veškerého času, který měl k dispozici. Během tohoto období byla některá zpoždění v léčbě příchozí pošty považována za normální. Pan Van der Pas, generální ředitel generálního ředitelství pro vzdělávání a kulturu, zaslal stěžovateli dne 11. července 2001 podrobnou dvoustránkovou odpověď.

Žádost rakouské vesnice nebyla vybrána, protože nebyla v souladu s pravidly stanovenými v příslušné výzvě k předkládání návrhů (1). Rozpočet uvedený v žádosti nebyl jasně vyvážený a uváděl výdaje a příjmy pro navrhovanou činnost a nebyl „doplněn údaji o výdajích a příjmech s uvedením jednotkových nákladů“, jak požaduje bod 7.1.b) výše uvedeného textu. Bez jasné a podrobné prezentace rozpočtu nebyla výběrová komise schopna posoudit, zda jsou všechny náklady uvedené v žádosti způsobilé pro financování Společenstvím.

Kopie dopisu pana Van der Pasa stěžovateli ze dne 11. července 2001 byla přiložena ke stanovisku.

Pan Van der Pas ve svém dopise zdůraznil, že při nástupu na své pracovní místo počátkem roku 2000 zjistil, že mezi žadateli panuje značná nespokojenost, pokud jde o vyřizování jejich přihlášek. Došlo k nepřijatelným zpožděním, pokud jde o oznámení o přijetí nebo zamítnutí žádostí a také pokud jde o vyplácení grantů. Interní audit ukázal, že je třeba zásadně přepracovat stávající systém a zavést postup, který bude účinný a zároveň v souladu s pravidly Komise pro poskytování finančních prostředků. Po důkladné konzultaci s celostátními a regionálními organizacemi partnerství měst byl tedy v listopadu 2000 zaveden nový systém a výzva k předkládání návrhů byla zveřejněna v Úředním věstníku. V tomto dokumentu a na internetových stránkách, které zřídilo jeho generální ředitelství, bylo přesně vysvětleno, jaký formulář musí být použit, jak musí být vyplněn a jaké další dokumenty musí být přiloženy. Byly tedy poskytnuty dostatečné informace.

Pan Van der Pas dodal, že by rád problémy, jako jsou problémy, s nimiž se potýká rakouská vesnice, vyřešil větší flexibilitou, například poskytnutím dodatečného času na předložení chybějících informací. To by však bohužel a nevyhnutelně způsobilo problémy většině žadatelů nebo systému finanční kontroly Komise. Vzhledem k tomu, že všechny žádosti musely být posuzovány společně, aby bylo zajištěno rovné zacházení, museli by žadatelé, kteří řádně vyplnili své formuláře, čekat na rozhodnutí o své žádosti a o grantu déle. Krátká doba mezi datem pro podání žádostí a zahájením projektů jednoduše neumožňovala zpoždění při vyřizování žádostí. Pokud by byla přijata zpoždění, aby se projevila větší flexibilita, nevyhnutelně by to vedlo k retroaktivním platbám, které by nebyly v souladu s pravidly pro poskytování finančních prostředků. Komise se tak ocitla v dilematu. Buď prokázala flexibilitu, a zklamala tak většinu žadatelů opětovným zpožděním (tj. propadem do starého systému), nebo se držela jasných pravidel, a tím se vystavila kritice jednotlivých žadatelů, jejichž žádosti byly zamítnuty.

Pan Van der Pas požádal stěžovatele, aby pochopil, že za těchto okolností Komise rozhodla ve prospěch většiny žadatelů. Dodal však, že si je vědom skutečnosti, že nový systém je stále třeba zlepšit a že tato otázka bude projednána společně s partnerskými organizacemi a Evropským parlamentem v září.

Stěžovatel ve svém vyjádření uvedl následující:

Argumenty Komise neodůvodňovaly nespravedlivý a nespravedlivý způsob, jakým postupovala. Z žádosti jasně vyplývalo, že rakouská vesnice poskytla na akci nezbytné vlastní zdroje. Formální chyba, ke které došlo, tedy neměla vést k zamítnutí žádosti.

Z četných diskusí s dotčenými osobami vyplynulo, že žadatelé měli problémy s vyplňováním formulářů. Formuláře nebylo možné sestavit tak, aby byly zcela vyloučeny otázky nebo dotazy osob, které je vyplňovaly. Komise sama věděla, že je téměř nemožné vypracovat dokonalé formy.

Žádosti, z nichž jasně vyplynuly úmysly žadatele, musely být posuzovány kladně. Bylo velmi nespravedlivé nedat žadatelům možnost opravit chybu. Cíl sledovaný Komisí byl zřejmý: Používala tvary, které byly po částech komplikované a které by vedly k chybám. Žádosti byly poté zamítnuty na základě drobných formálních chyb, ačkoli úmysly žalobkyně z nich mohly být jasně vyvozeny.

Veřejný ochránce práv by proto měl zajistit, aby rakouská vesnice získala svůj grant co nejdříve.

ROZHODNUTÍ

1.1 Stěžovatel, rakouský poslanec Evropského parlamentu, zasáhl jménem rakouské vesnice, která v březnu 2001 požádala o grant EU na projekt organizovaný v rámci dohody o partnerství mezi touto vesnicí a německým městem. Dne 3. května 2001 Komise žalobkyni informovala, že její žádost byla zamítnuta. Stěžovatel poté zaslal dva e-maily správci případu v Komisi (28. května a 1. června 2001) a fax členovi Komise pověřenému touto záležitostí (5. června 2001). Ve své stížnosti podané v červnu 2001 tvrdil, že neobdržel odpověď na žádný ze svých dopisů.

1.2 Komise poukázala na to, že bylo obdrženo 1 300 žádostí a že pověřený útvar musí plně využít všech svých lidských zdrojů a veškerého času, který je k dispozici pro vyřízení těchto žádostí. Podle Komise byla proto některá zpoždění v zacházení s příchozí poštou během tohoto období považována za běžná. Pan Van der Pas, generální ředitel generálního ředitelství pro vzdělávání a kulturu, zaslal stěžovateli dne 11. července 2001 podrobnou dvoustránkovou odpověď.

1.3 Je řádnou správní praxí, aby administrativa odpověděla na dopisy veřejnosti v přiměřené lhůtě (2). Sama Komise ve svém vlastním Kodexu řádné správní praxe zaměstnanců Evropské komise ve vztazích s veřejností uznala, že dopisy (a e-mailové zprávy, které jsou svou povahou ekvivalentem dopisu) by měly být zodpovězeny do 15 pracovních dnů (3). Podle téhož kodexu by měla být zaslána odkladná odpověď, pokud odpověď nemůže být zaslána v této lhůtě. Veřejný ochránce práv se domnívá, že potvrzení o přijetí by mělo být v každém případě zasláno do dvou týdnů, pokud není v této lhůtě zaslána věcná odpověď (4). Za těchto okolností nemůže veřejný ochránce práv přijmout tvrzení Komise, že vzhledem k pracovní zátěži příslušných útvarů je třeba zpoždění při odpovídání na dopisy považovat za „normální“. V takových případech by mělo být v každém případě možné zaslat potvrzení o přijetí nebo písemné potvrzení o převzetí.

1.4 Veřejný ochránce práv však poznamenává, že dne 11. července 2001 byla stěžovateli zaslána podrobná odpověď, tedy o něco více než měsíc poté, co stěžovatel poprvé kontaktoval Komisi. Za těchto okolností se veřejný ochránce práv domnívá, že není nutné, aby pokračoval v šetření tohoto aspektu stížnosti.

2.1 Stěžovatel tvrdí, že Komise jednala nespravedlivě, když zamítla žádost z čistě formálních důvodů.

2.2 Komise poukazuje na to, že žádost nebyla v souladu s formálními požadavky stanovenými v příslušné výzvě k předkládání návrhů (5). Podle Komise nebyl rozpočet uvedený v žádosti jasně vyvážený a uváděl výdaje a příjmy pro navrhovanou činnost a nebyl „doprovoden údaji o výdajích a příjmech s uvedením jednotkových nákladů“, jak požaduje bod 7.1.b) výše uvedeného textu. V dopise zaslaném stěžovateli generálním ředitelem generálního ředitelství panem Van der Pasem, pověřeným touto záležitostí, jehož kopii předložila Komise, jsou uvedena obecnější vysvětlení. Pan Van der Pas vysvětlil, že v roce 2000 byl zaveden nový systém grantů na akce partnerství měst s cílem odstranit nedostatky předchozího systému. Poukázal na to, že ve výzvě k předkládání návrhů, která byla následně zveřejněna na internetových stránkách zřízených jeho generálním ředitelstvím, bylo přesně vysvětleno, jaký formulář má být použit, jak má být vyplněn a jaké další dokumenty mají být zahrnuty. Pan Van der Pas dodal, že by rád vyřešil problémy, jako jsou problémy, s nimiž se potýká rakouská vesnice, větší flexibilitou, například poskytnutím dodatečného času na předložení chybějících informací. Podle pana Van der Pase by to však znamenalo, že většina žadatelů, kteří řádně vyplnili své formuláře, by musela čekat déle a že by se vynořil rozpor s pravidly týkajícími se grantů (které zakazovaly zpětné financování). Pan Van der Pas požádal stěžovatele, aby pochopil, že za těchto okolností Komise rozhodla ve prospěch většiny žadatelů. Dodal však, že si je vědom skutečnosti, že nový systém je třeba ještě zlepšit a že tato otázka bude brzy zvážena.

2.3 Veřejný ochránce práv se domnívá, že jeho zkušenosti s předchozími stížnostmi týkajícími se žádostí Komise o granty na projekty partnerství měst (6) zřejmě potvrzují závěr Komise, že reforma jejích postupů byla nezbytná. Podle názoru veřejného ochránce práv a z důvodů uvedených v dopise pana Van der Pasa stěžovateli se rozhodnutí Komise zvolit striktní výklad nových pravidel tak, aby žádosti byly vyřizovány co nejrychleji, nejeví jako nepřiměřené. Pokud by bylo žadatelům, kteří nepředložili úplné žádosti, poskytnuto více času na odstranění těchto vad, pravděpodobně by došlo ke zpožděním v práci v neprospěch žadatelů, kteří splnili všechny příslušné požadavky.

2.4 Veřejný ochránce práv se však domnívá, že takovýto přísný přístup je vhodný pouze tehdy, pokud jsou žadatelům poskytnuty dostatečné informace a pokud chyby, které jsou nicméně způsobeny nedostatečným vypracováním příslušných formulářů, nevedou automaticky k zamítnutí žádosti.

2.5 V tomto případě stěžovatel připouští, že zatímco v části 3 formuláře byly celkové náklady na akci uvedeny pod "způsobilými náklady", pouze 50 % těchto nákladů, o jejichž poskytnutí žalobkyně požádala Komisi jako o dotaci, bylo uvedeno pod "plánem financování". Veřejná ochránkyně práv se však domnívá, že nebylo dostatečně objasněno, že je nezbytné zmínit zde zbývajících 50 %. Jak uvádí stěžovatel, standardní formulář obsahoval prohlášení (část 6 formuláře) podepsané starostou rakouské vesnice, podle něhož měla 50 % nákladů na akci nést rakouská vesnice. Při neexistenci přesných pokynů v opačném smyslu by tedy žalobkyně mohla být vedena k domněnce, že není nutné uvádět 50 % nákladů, které musí nést sama, rovněž v části 3 formuláře (7).

2.6 Veřejná ochránkyně práv však konstatuje, že Komise dále tvrdí, že žádost nebyla "doprovodena údaji o výdajích a příjmech s uvedením jednotkových nákladů", jak požaduje bod 7.1.b) výzvy k předkládání návrhů. Formulář žádosti předložený veřejnému ochránci práv takový průvodní dokument skutečně neobsahuje. Stěžovatel v tomto ohledu nevznesl žádné připomínky. Veřejný ochránce práv dále konstatuje, že formulář žádosti, který mu byl předložen, obsahuje za částí 3 tučným písmem poznámku, podle níž musely být do formuláře žádosti doplněny údaje o výdajích a příjmech s uvedením jednotkových nákladů. S ohledem na tyto okolnosti se názor Komise, že žádost musela být zamítnuta, protože nebyla v souladu s platnými pravidly, jeví jako přiměřený.

2.7 Za těchto okolností se zdá, že ze strany Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu, pokud jde o druhé tvrzení stěžovatele.

Na základě šetření evropské veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti se zdá, že ze strany Komise nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Evropské komise.

Upřímně,

Jacob SÖDERMAN

(1) Úř. věst. 2000, C 320, s. 9.

(2) Viz článek 17 kodexu řádné správní praxe vypracovaného evropským veřejným ochráncem práv, který byl schválen Evropským parlamentem dne 6. září 2001. Kodex je k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) V bodě 4 „Pokynů pro řádné správní chování“, které jsou v nich stanoveny. Kodex Komise je připojen k jednacímu řádu Komise (Úř. věst. 2000, L 308, s. 26).

(4) Srov. čl. 14 odst. 1 kodexu řádné správní praxe veřejného ochránce práv.

(5) Úř. věst. 2000, C 320, s. 9.

(6) Viz například rozhodnutí veřejného ochránce práv ze dne 12. října 2000 o stížnosti 516/2000/GG (k dispozici v angličtině na internetových stránkách veřejného ochránce práv).

(7) V bodě 7.1 písm. b) výzvy Komise k předkládání návrhů jsou žadatelé pouze vyzváni, aby předložili „odhad vyrovnaného rozpočtu v eurech, z něhož budou vyplývat výdaje a příjmy na navrhovanou činnost“. Německé znění tohoto ustanovení je ještě méně jasné, neboť výraz „ausgewogen“, který je v něm použit, je nejednoznačný.