Жалбоподателят, белгийска организация с нестопанска цел, е участвал във финансиран от ЕС проект, насочен към решаване на проблемите, пред които са изправени възрастните хора при използването на решения в областта на ИКТ. При финансов одит беше установено, че системата, използвана от жалбоподателя за регистриране на работното време, е ненадеждна. Вследствие на това Комисията се опита да събере повече от 85 000 EUR от жалбоподателя.

Омбудсманът проучи въпроса и установи, че одиторите са признали, че работата, извършена от жалбоподателя по две конкретни „резултати“, е законосъобразна, както и работното време. Поради това тя счита, че Комисията не е имала основание да отхвърли разходите за персонал, свързани с тази работа. За да се справи с това, тя отправи препоръка към Комисията да намали съответно сумата, която се стреми да събере.

Комисията прие изцяло препоръката на Омбудсмана и се съгласи да намали сумата за възстановяване с почти 37 000 EUR. В този контекст омбудсманът приключи случая. Омбудсманът обаче продължава с отделна проверка относно възстановяването на средства във връзка с другите „резултати“.

Делото се отнася до прекратяването на договор за услуги от Европейската комисия. Жалбоподателят твърди, че Комисията не е отговорила на писмата му, че е прекратила договора за услуги без основателна причина и че е забавила плащането на изпратените ѝ фактури. Той също така е поискал обезщетение за забавени плащания и вреди.

Омбудсманът разследва тези твърдения. По отношение на първото тя стигна до заключението, че тъй като Комисията в крайна сметка е отговорила на писмата на жалбоподателя, въпросът е бил решен. Що се отнася до второто твърдение, което се отнася до твърдяното прекратяване на договора без основателна причина, омбудсманът заключава, че не е налице лошо администриране от страна на Комисията, тъй като договорът ѝ дава право да го прекрати по всяко време и че във всеки случай Комисията действително е посочила основателна причина за прекратяването. Що се отнася до третото твърдение, омбудсманът заключи, че е намерено решение на проблема със забавеното плащане на фактури, тъй като Комисията в крайна сметка е изплатила на жалбоподателя дължимите суми за извършената работа и се е съгласила да плати лихва за забава. Накрая, що се отнася до искането за обезщетение, омбудсманът стигна до заключението, че не е необходимо допълнително разследване по въпроса, тъй като Комисията е изплатила на жалбоподателя обезщетение за претърпените вреди и договорът не предвижда никакво обезщетение за други видове вреди.

Случаят се отнася до отхвърлянето от страна на Комисията и предложеното възстановяване на някои разходи, свързани с дейности, възложени на подизпълнители, в контекста на споразумение за отпускане на безвъзмездна финансова помощ по 6РП. Въз основа на проверката на омбудсмана Комисията реши да не пристъпи към възстановяване на разходи на обща стойност почти 87 000 EUR. Комисията обясни, че е решила да промени първоначалното си решение въз основа на това, че жалбоподателят е действал добросъвестно и в съответствие със съветите, които самата Комисия е дала.

Омбудсманът приветства това ново решение; въпреки това тя е установила, че е било жалко, че в продължение на няколко години жалбоподателят е имал перспективата за значително възстановяване на средства, надвиснали над него.

Жалбоподателят, научноизследователски институт със седалище в държавата Z, е участвал във финансиран от ЕС проект по Седмата рамкова програма за научни изследвания и технологично развитие.

При одит бяха установени нередности с проекта, което накара Комисията да поиска възстановяване на над 300 000 евро от жалбоподателя въпреки разясненията за нередностите, които е предоставила. Жалбоподателят не е удовлетворен от резултата и подава жалба до Европейския омбудсман.

Омбудсманът проучи въпроса и установи, че някои от констатациите на одиторите са погрешни. Тъй като най-важният въпрос беше да се определи действителната начална дата на проекта, омбудсманът предложи като решение Комисията да се консултира с експерт, за да провери констатацията на одиторите в това отношение или да разпореди „технически одит“, както е предвидено в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. Комисията прие решението, при условие че разходите за договаряне на експерта ще бъдат поети съвместно от двете страни. Омбудсманът поиска от Комисията и жалбоподателя да се споразумеят помежду си относно избора на експерт, който да бъде назначен, и приключи случая.

По-голямата част от бюджета на ЕС всяка година се разпределя за фондове и програми, управлявани от Европейската комисия на споделена основа с държавите членки. През юни 2015 г. Омбудсманът започна проверка по собствена инициатива относно навременността на плащанията от страна на Комисията, с акцент върху плащанията към частни изпълнители и бенефициери, които е вероятно да пострадат най-много в резултат на забавени плащания. Това разследване последва четири по-ранни разследвания по същия въпрос.

Омбудсманът поиска информация относно броя и процента на случаите, в които са настъпили забавяния на плащанията, степента на възникналите забавяния, съответните суми и случаите, в които е била платена лихва за забава на плащане. Омбудсманът също така извърши проверка на място, за да разбере по-добре как функционира процесът на плащане на практика.

Омбудсманът отбелязва, че общият дял на забавените плащания се е увеличил от 2013 г. насам поради два основни фактора. Първо, настоящият Финансов регламент, който влезе в сила на 1 януари 2013 г., наложи по-кратки срокове за плащане. Второ, бюджетният орган на ЕС (т.е. Парламентът и Съветът) е ограничил размера на „бюджетните кредити за плащания“ през 2014 г., т.е. средствата, отпуснати на институциите за плащане на сметки през годината.

Омбудсманът приветства постигнатия от Комисията напредък в намаляването на броя и стойността на забавените плащания през 2015 г., след като те достигнаха най-високата си стойност през 2014 г. Тя признава, че недостигът на бюджетни кредити за плащания е изключителен фактор извън контрола на Комисията. Освен това Омбудсманът отбелязва, че увеличените средни стойности на забавените плащания от 2013 г. нататък не означават, че резултатите на Комисията са се влошили в абсолютно изражение. Същевременно Омбудсманът подчертава, че Комисията трябва да положи значителни усилия, за да спази по-кратките законови срокове, въведени съгласно настоящия Финансов регламент.

Проверката на Омбудсмана показа, че Комисията следи отблизо нейните резултати в тази област и е разработила много добри практики. Омбудсманът обаче изразява загриженост, че някои от неотдавнашните мерки, обявени от Комисията, бяха повдигнати още през 2010 г. след консултация, започната от омбудсмана в контекста на предишна проверка.

През юли 2014 г. Комисията отхвърли заявлението на жалбоподателката за работа като експерт по проект в Индонезия, тъй като тя вече се е ангажирала да работи по финансиран от ЕС проект в Либерия, който се осъществява по същото време. Жалбоподателката е кандидатствала отново, когато проектът в Либерия е бил забавен поради кризата с ебола, като е посочила, че всъщност е била на разположение да работи по проекта в Индонезия.

Омбудсманът установи, че Комисията има право да поиска експерти да бъдат на разположение за работа изключително по проекти за определени периоди. Тя отбеляза, че жалбоподателката е декларирала, че ще бъде на разположение да работи на изключителна основа по два припокриващи се проекта. Жалбоподателката не е обяснила това противоречие, когато е подала първоначалното си заявление. Въз основа на предоставената информация омбудсманът счита, че Комисията правилно е отхвърлила първото заявление на жалбоподателя. По отношение на второто заявление жалбоподателката всъщност заяви, че продължаващата криза с ебола в Либерия означава, че тя всъщност е свободна да работи по проекта в Индонезия. След това Комисията преразгледа положението ѝ. Омбудсманът счита, че е направил справедлива и разумна преценка, когато е стигнал до заключението, че жалбоподателката не е била в състояние да гарантира, че е на разположение. Така Омбудсманът заключава, че Комисията също не е допуснала грешка, като е отхвърлила второто ѝ заявление за работа по индонезийския проект. Това обаче оставя въпроси относно начина, по който Комисията се справя с правата на експертите, засегнати от кризи като избухването на епидемията от ебола.

Омбудсманът приключи проверката с констатация, че няма лошо управление. Тя предложи на Комисията, когато даден проект трябва да бъде спрян, тя да бъде готова да освободи всеки засегнат експерт от ангажимент за изключителни права.

Делото се отнася до уволнението на ръководител на екип по финансиран от ЕС проект в Централна Америка.

Омбудсманът проучи въпроса и установи, че Комисията е действала разумно, като е позволила на бенефициера на проекта да освободи ръководителя на екипа след подписването на договора. Поради това омбудсманът приключи случая.

Жалбоподателят е имал договор за отпускане на безвъзмездни средства с Европейската комисия за финансиране на проект в Египет. Съгласно този договор жалбоподателят е трябвало да предостави финансова гаранция от банка или финансова институция, установена в ЕС, за да осигури предварителното финансиране на проекта от Комисията. След влизането в сила на договора се оказа, че жалбоподателят не е бил в състояние да предостави необходимата финансова гаранция. Поради тази причина Комисията прекратява договора.

Омбудсманът установи, че Комисията е изпълнила своето договорно задължение да се консултира с жалбоподателя, преди да пристъпи към прекратяване на договора. С оглед на информацията, която жалбоподателят е предоставил на Комисията относно финансовите си възможности, омбудсманът също така установи, че Комисията може разумно да разбере, че жалбоподателят не би бил в състояние да изпълни проекта без предварително финансиране и че следователно не са необходими допълнителни консултации.

Омбудсманът заключи, че Комисията е действала законосъобразно и разумно при прекратяването на договора с жалбоподателя. Омбудсманът обаче предложи в бъдещите договори Комисията да обмисли включването в стандартните договорни условия на разпоредба, даваща право на бенефициера на безвъзмездни средства да се откаже от предварителното финансиране на Комисията. Това би премахнало задължението за предоставяне на финансова гаранция, ако бенефициерът е в състояние да докаже, че разполага с финансовите средства, необходими за изпълнението на проекта. Омбудсманът също така поиска от Комисията винаги да посочва в писмо за прекратяване точното правно основание за това решение, както и възможностите за обжалване на решението.

Случаят се отнася до решението на Комисията да не приема определени разходи, декларирани от партньор по проект, финансиран от ЕС. Решението на Комисията означава, че окончателното плащане към консорциума е намалено със сумата, която този партньор е получил като предварително финансиране. Координаторът заяви, че задължение на Комисията е да възстанови неправилно изплатените на въпросния партньор средства.

Омбудсманът установи, че Комисията е разгледала въпроса правилно, тъй като е можела да започне събиране само ако е имало дълг към Съюза. Разпределението на финансирането между партньорите по проекта е въпрос от различно естество, при който Комисията няма задължение да се намесва. Поради това омбудсманът не установи лошо администриране от страна на Комисията.

Случаят се отнася до решението на Комисията да обяви за недопустими някои разходи, декларирани от партньор по проект, финансиран от ЕС. Омбудсманът проучи въпроса и установи, че основанията на Комисията да не приеме въпросните разходи са основателни. Поради това омбудсманът приключи случая с констатация, че не е налице лошо управление.

Жалбоподателят е МСП, което е участвало като бенефициер в проект на Комисията. Тя възнаграждава служителите си отчасти чрез изплащане на дивиденти. Когато през 2014 г. Комисията отхвърли част от разходите за персонал на жалбоподателя като недопустими, жалбоподателят заяви, че преди това Комисията е одобрила неговия модел на възнаграждение и че следователно има оправдани правни очаквания, че разходите му за персонал ще бъдат съответно възстановени. Жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

След проверка на досието на Комисията омбудсманът установи, че Комисията не е одобрила изрично модела на възнаграждение на жалбоподателя и че условията за оправдани правни очаквания не са изпълнени. Освен това омбудсманът установи, че позицията на Комисията е правилна от правна гледна точка и в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. Омбудсманът обаче установи също така, че Комисията е можела да бъде по-внимателна и при присъединяването си към проекта е предупредила жалбоподателя, че нейният модел на възнаграждение не би бил приемлив. В допълнително писмо до жалбоподателя Комисията изрази съжалението си към жалбоподателя за развитието на събитията, но също така изрази надежда, че жалбоподателят ще продължи участието си в проекта. Омбудсманът установи, че не е налице лошо администриране от страна на Комисията при разглеждането на този случай, въпреки че е жалко, че жалбоподателят е разбрал, че неговият модел на възнаграждение ще бъде приет от Комисията.