(Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман (1))

Жалбата

Жалбоподателят, нидерландско дружество, от няколко години разработва софтуер за навигация и извличане на електронни публикации на ЕС, включително електронните версии на Официален вестник на 11 езика. До 1 май 2004 г. нейните софтуерни решения бяха използвани от Службата за официални публикации на Европейските общности („OPOCE“) за ежедневното изготвяне на притурката към Официален вестник както на CD-ROM, така и в интернет (TED-online).

Според жалбоподателя промяната на длъжностните лица в OPOCE, извършена през 2000/2001 г., е довела до това, че след тази промяна изглежда систематично са полагани всички усилия, за да се избегне подборът на неговите продукти за задачите, които са предмет на офертите. В този контекст жалбоподателят се позова на четири случая, които са обобщени по-долу. Според жалбоподателя, въпреки че всеки от тези случаи заслужава особено внимание, именно комбинацията от тези случаи предизвиква безпокойство и заплашва да застраши бъдещето на една от най-чувствителните публикации на ЕС, считано от 1 май 2004 г.

В жалбата си, подадена в средата на април 2004 г., жалбоподателят е поискал от омбудсмана да му обърне най-неотложно внимание. Той посочи, че третият от случаите е бил най-обезпокоителен.

Въз основа на информацията, предоставена от жалбоподателя в неговата жалба, горепосочените четири случая могат да бъдат обобщени, както следва:

(1) Оферта No 2034

През 2001 г. OPOCE публикува покана за участие в търг за производството и дублирането на CD-ROM, съдържащ Официален вестник L, и CD-ROM, съдържащ Официален вестник C, на всички официални езици с помощта на консултации. Поръчката е трябвало да бъде възложена на икономически най-изгодната оферта. Партньорът по проекта на жалбоподателя, Saarbrücker Zeitung Verlag und Druckerei GmbH („SZ“), германско дружество, подаде оферта. Жалбоподателят е трябвало да бъде подизпълнител на SZ.

На 6 ноември 2001 г. поръчката е възложена на друг участник в търга, AIS Berger-Levault („AIS“). Това дружество е подало най-скъпата оферта.

На 20 юни 2003 г. жалбоподателят изпрати писмо до OPOCE, за да поиска разяснения по някои въпроси, свързани с това възлагане. Наред с другото, жалбоподателят твърди, че година и половина след възлагането на поръчката спечелилият оферент все още не е предоставил продукт, който да отговаря на тръжните спецификации. Жалбоподателят е приложил списък с изискванията, които според него не са били изпълнени.

За да се цитират само два примера от този много точен списък, а) за продукта, предлаган от AIS, се твърди, че е изисквал минимум 32 MB RAM на компютър с поне 100 MHz Pentium CPU, докато изискването е било 24 MB RAM, и б) отговорът на обикновено търсене по един критерий е отнел 40 секунди (първо търсене) и седем секунди (допълнително търсене), докато изискването е било две секунди за първо търсене.

В отговора си от 14 август 2003 г. генералният директор на OPOCE потвърждава, че избраната оферта е икономически най-изгодната въз основа на критериите за възлагане, че съответният CD-ROM е на разположение от юли 2002 г. и че закъснението се дължи на OPOCE. Що се отнася до техническите въпроси, генералният директор на OPOCE се позова на факта, че в поканата за представяне на оферти се посочва, че „спецификациите ще могат да се променят по време на срока на валидност на договора в съответствие с пазарните тенденции“.

В писмо от 3 септември 2003 г. жалбоподателят посочи, че отговорът на OPOCE потвърждава и засилва неговите опасения. Жалбоподателят заяви, че когато спецификациите са променени, другите оференти следва да бъдат информирани, за да могат да представят нови оферти. Тя също така подчерта, че точните критерии за подбор не са били обяснени. Поради това жалбоподателят поиска среща с генералния директор на OPOCE.

Срещата се проведе на 23 октомври 2003 г. Според жалбоподателя генералният директор на OPOCE е признал, че са допуснати грешки, но съответните длъжностни лица са действали добросъвестно и са обещали, че такива грешки няма да се повтарят в бъдеще.

В жалбата си до Омбудсмана жалбоподателят е изразил становището, че решението на OPOCE да не възложи поръчката по тръжна процедура No 2034 на него и на неговия партньор SZ не е било в съответствие с приложимите в случая правила.

(2) Оферта No 6019, обособена позиция 1

През 2003 г. OPOCE публикува покана за участие в търг за предоставяне на услуги във връзка със събирането, изготвянето и разпространението на електронни публикации, по-специално притурката към Официален вестник (оферта No 6019). Партида 1 се отнася до създаването на уебсайта TED и CD-ROM за серия S на Официален вестник.

Продуктите, предмет на настоящата оферта, досега са били доставяни от SZ и неговия подизпълнител, жалбоподателя, по договор, който е бил възложен пет години по-рано въз основа на оферта No 1695. Договор No 1695 е трябвало да изтече на 30 април 2004 г.

Жалбоподателят е участвал в оферта, подадена от Grafidata b.v., нидерландско дружество. Консорциумът включва и трети партньор, DOCData France, френска компания. SZ също подава оферта заедно с нов партньор. Според жалбоподателя SZ го е информирало, че смяната на неговия софтуерен партньор се дължи на „промяна в отношението“ на OPOCE към жалбоподателя в резултат на промяна в персонала на OPOCE.

В информационния ден бяха представени 52 дружества. Освен консорциума на жалбоподателя и консорциума на SZ, само едно друго дружество впоследствие е подало оферта. Според жалбоподателя скоро след отварянето на офертите като цяло е било известно, че тази трета оферта не може да се разглежда сериозно, като се има предвид, че оферентът няма предишен опит в тази област. Все пак според жалбоподателя е било общоизвестно също така, че състезанието е било между SZ и неговите партньори, от една страна, и жалбоподателя и неговите партньори, от друга страна. Според жалбоподателя офертата, представена от неговия консорциум, е била не само много солидна от техническа гледна точка, но и много по-евтина (с няколко милиона евро според жалбоподателя) от офертата, представена от SZ и неговия консорциум. Жалбоподателят твърди, че по този начин е имал всички надежди да спечели търга.

С писмо от 24 октомври 2003 г. OPOCE уведомява Grafidata b.v., че съответната покана за представяне на оферти е отменена. В отговор на искане за обяснение, изпратено от Grafidata b.v., в писмо от 22 декември 2003 г. OPOCE се позовава на статия, публикувана във френски вестник на 2 октомври 2003 г. В тази статия управляващият директор на DOCData France посочва, че от 52-те дружества, които първоначално са проявили интерес към поканата за участие в търга, са останали само две: "Deux ont été sélectionnés [двама са избрани], un consortium germano-luxembourgeois et [консорциумът на жалбоподателя]." OPOCE счита, че по този начин поверителната информация е била направена публично достояние.

На 26 февруари 2004 г. адвокатът на жалбоподателя пише на OPOCE, за да оспори това решение. Адвокатът на жалбоподателя заяви, че съответният факт е бил "лесно направен извод" и не би могъл да има никакво въздействие върху процеса на оценка. Той също така счита, че ако е имало изтичане на поверителна информация, е много вероятно това да се е случило в рамките на OPOCE. Адвокатът на жалбоподателя заяви, че OPOCE следва да обезщети жалбоподателя за финансовите вреди, които е претърпял в резултат на отмяната на офертата.

В отговора си от 4 март 2004 г. OPOCE приема, че разкриването на поверителна информация само по себе си представлява проблем, независимо от неговото влияние върху офертите, и че при тези обстоятелства е било длъжно да отмени процедурата. Според OPOCE няма доказателства, които да показват, че информацията е изтекла от него. OPOCE също така отрече, че на жалбоподателя са причинени сериозни финансови щети, като се има предвид, че жалбоподателят не разполага с никаква информация, която да предполага, че поръчката ще бъде възложена на неговия консорциум. Според OPOCE по време на срещата на 23 октомври 2003 г. не са направени никакви други обещания, освен да се разгледат и анализират предстоящите технически оферти, без да се засягат разпоредбите.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят повтори аргументите, изложени по-рано от неговия адвокат. Освен това то твърди, че новите продукти, които въпросната оферта е можела лесно да разработи въз основа на съществуващия си софтуер, и че е представило много по-ниска оферта в сравнение с единствения друг сериозен участник в търга — консорциума на SZ.

(3) Удължаване на срока на договора, възложен в рамките на процедура за възлагане на обществена поръчка No 1695

Според жалбоподателя OPOCE го е информирало на срещата на 23 октомври 2003 г., че анулирането на търг No 6019, обособена позиция 1 би означавало удължаване на съществуващия договор, възложен по търг No 1695. В крайна сметка обаче OPOCE разреши на SZ да използва новия си партньор като подизпълнител на мястото на жалбоподателя.

В писмото си от 26 февруари 2004 г. адвокатът на жалбоподателя изрази становището, че удължаването на посочения договор няма правно основание, като се има предвид, че член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО, Евратом) No 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) No 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (2) ("Регламент 2342/2002") предвижда, че процедура на договаряне може да се използва, когато са налице "причини за изключителна спешност, предизвикани от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възлагащите органи" и че съгласно член 126, параграф 1, буква е) от Регламент 2342/2002 само един и същ продукт или услуга могат да бъдат предложени в случай на удължаване. Освен това той заяви, че удължаването на договора изисква продължаване на участието на жалбоподателя, като се има предвид, че никоя друга страна не би могла да достави същия продукт, т.е. продукт с технология за търсене от жалбоподателя.

В отговора си от 4 март 2004 г. OPOCE приема, че SZ остава единственият изпълнител, що се отнася до договор No 1695. Съгласно член 13, параграф 2 от този договор изпълнителят е трябвало да представи на Службата за публикации предварително писмено искане за съгласие, в случай че желае да използва нов подизпълнител. След като това споразумение е било дадено обаче, всеки по-нататъшен контакт с подизпълнителя е бил въпрос от компетентността на изпълнителя.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят повтори становището си, че удължаването на договора не е било в съответствие с приложимите правила и във всеки случай не е било възможно без неговото участие. Жалбоподателят добави, че продуктът, който трябва да бъде предоставен от SZ, никога не може да бъде „същият“ като този, който е доставил преди това, като е използвал софтуера на жалбоподателя, тъй като неговият софтуер (на жалбоподателя) за извличане, който е бил използван за тази цел, е бил специално разработен и оптимизиран за CD-ROM.

Жалбоподателят отбеляза, че вече е предприел правни действия срещу SZ, но според него това не освобождава OPOCE от собствените ѝ отговорности по въпроса.

(4) Оферта ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3

През 2003 г. Комисията публикува покана за участие в търг за „Инструменти на ИСТО“ („Инструменти за индексиране и търсене“). С писмо от 16 март 2004 г. Комисията уведоми жалбоподателя, че неговите оферти са били отхвърлени. Според Комисията офертите за обособени позиции 1 и 3 не отговарят на критерия за технически капацитет, а офертата за обособена позиция 2 не е преминала успешно техническата оценка. Жалбоподателят счита това за напълно неприемливо с оглед на дългогодишния си опит в тази област.

В обобщение изглежда, че жалбоподателят е направил следните твърдения:

1. Решението на OPOCE да не възложи поръчката по търг No 2034 на жалбоподателя и неговия партньор не е било в съответствие с приложимите в случая правила.
2. Решението на OPOCE да отмени оферта No 6019, обособена позиция 1 не е било в съответствие с правилата, приложими в тази област.
3. Удължаването на договора, възложен в рамките на търг No 1695, не е имало правно основание и е щяло да бъде възможно само ако жалбоподателят е продължил да участва в договора.
4. Комисията неправилно отхвърлила офертите му в рамките на търг ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3.
5. Службата за публикации на Европейския съюз систематично се е опитвала да не допуска продуктите на жалбоподателя да бъдат избирани за задачи, които са предмет на тръжна процедура.

Жалбоподателят заяви, че допуснатите грешки следва да бъдат поправени, че следва да му бъде предоставено обезщетение за загуба на доходи и че длъжностното лице, отговорно за съответните действия, следва да бъде порицано.

В допълнително писмо, изпратено на 17 май 2004 г., жалбоподателят информира омбудсмана, че считано от 1 май 2004 г. ежедневното публикуване на серия S на Официален вестник (CD-ROM и TED-online) вече не се извършва чрез неговия софтуер. Според жалбоподателя резултатите са били тревожни. Жалбоподателят посочи, наред с другото, че услугата е била прекъсвана многократно от 1 май 2004 г. насам. Тя също така отбеляза, че в редица области нейните софтуерни графици все още се използват (без нейното съгласие) и че е предприела правни действия, за да спре това.

Задачата

Подходът на омбудсмана

На 26 април 2004 г. омбудсманът информира генералния директор на OPOCE за жалбата и поиска от него да представи становище относно твърденията с номера 1, 2, 3 и 5, както и относно твърденията на жалбоподателя до 31 юли 2004 г. Вниманието на OPOCE беше привлечено към факта, че жалбоподателят е подчертал, че въпросът е спешен. Омбудсманът информира Службата за публикации, че поради това би бил благодарен, ако може да представи становището си възможно най-скоро.

Що се отнася до четвъртото твърдение, омбудсманът отбеляза, че съгласно член 2, параграф 4 от Устава на Европейския омбудсман той може да разгледа жалба само след като са били предприети подходящите предварителни действия пред администрацията. Подобен предварителен подход изглежда не е бил приложен към Комисията по отношение на въпроса, повдигнат с четвъртото твърдение. Поради това омбудсманът информира жалбоподателя (и Службата за публикации на Европейския съюз), че това твърдение е недопустимо и че няма да бъде обхванато от настоящата проверка.

Становище на OPOCE
Оригиналната версия на становището на OPOCE

OPOCE изпрати становището си на 3 юни 2004 г. След като получи това становище на 10 юни 2004 г. и след като извърши бърз преглед на съдържанието му, омбудсманът заключи, че приложенията, изпратени със становището на Службата за публикации на Европейския съюз, може да съдържат поверителни данни и че Службата за публикации на Европейския съюз може да не е била запозната с факта, че нейното становище и приложенията ще бъдат препратени на жалбоподателя за неговите забележки. Поради това с писмо от 14 юни 2004 г. Омбудсманът прикани OPOCE да провери дали тези приложения съдържат поверителни данни и ако това е така, да предостави неповерителни версии на тези данни. Жалбоподателят беше съответно информиран.

Изменената версия на становището

На 9 юли 2004 г. OPOCE изпраща на омбудсмана нова версия на приложенията към своето становище, от която според OPOCE са премахнати всички поверителни данни. Копие от това становище (получено от омбудсмана на 15 юли 2004 г.) и от становището от 3 юни 2004 г. беше изпратено на жалбоподателя на 16 юли 2004 г. с покана за представяне на забележки. Същия ден омбудсманът връща на OPOCE оригиналите на приложенията, които му е предоставил на 3 юни 2004 г.

Съдържание на становището

В становището си OPOCE направи следните коментари по твърденията на жалбоподателя:

1. Договор No 2034 е бил подписан с AIS след покана за участие в търг, която е била в съответствие с директивите на ЕС относно обществените поръчки. Поканата за представяне на оферти е била представена на Консултативния комитет за обществени поръчки и договори (ККОП), който е дал положително становище на 19 септември 2001 г. относно офертата, направена от консорциума на жалбоподателя.
2. По време на процедурата за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1, OPOCE е установила, че в пресата е публикувана поверителна информация. Поради това беше решено процедурата да бъде отменена и да бъде започната нова.
3. След отмяната на процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1 и за да се осигури непрекъснатост на услугата, договор No 1695 е продължен за срок от 18 месеца.
4. Службата за публикации на Европейския съюз не можа да коментира процедурите на Генерална дирекция „Администрация“ на Европейската комисия.
5. Това е безвъзмездно твърдение, което не е било установено.

Заедно със становището си OPOCE представи копия от следните документи: (1) Доклад от 21 август 2001 г. до ACPC относно договор No 2034; (2) Становище на ACPC относно настоящия договор от 19 септември 2001 г.; (3) Докладна записка от 1 юни 2004 г. относно покана за участие в търг No 6019, обособена позиция 1 и относно удължаването на договор No 1695; (4) Копие от статията, публикувана в "Journal de la Haute Marne" от 2 октомври 2003 г.; (5) Доклад до Комисията за обществени поръчки и договори (CAM) от 30 януари 2004 г.; (6) Становище на CAM от 19 февруари 2004 г.; и (7) Допълнение No 4 от 11 септември 2004 г. към договор No 1695.

Тези документи съдържат (доколкото са от значение за настоящото дело) следната информация:

(1) Доклад от 21 август 2001 г. до ACPC относно договор No 2034

Длъжностните лица, отговарящи за поканата за участие в търга, са г-н Л., ръководител на мултимедийния отдел на OPOCE, и г-н Б., ръководител на отдела за авторски услуги на OPOCE.

Според доклада на комисията за оценка от 3 август 2001 г. (приложен към доклада от 21 август 2001 г.) консорциумът на жалбоподателя е получил общо 35 точки (изчислени като сбор съответно от 11, 10, 13 и 3 точки за четирите разглеждани критерия)(3) от оценителите (от общо 60 точки), докато AIS е постигнала общо 44,5 точки. Що се отнася до критерий В1 (относно качеството на предложените технически решения), комисията за оценка присъди 16 точки (от общо 20 точки) на AIS (в сравнение с 11 точки за SZ) и отбеляза в този контекст, че предложеното от AIS решение „отговаря изцяло на изискванията, определени в техническите спецификации“. Комисията за оценка стигна до заключението, че AIS също има най-доброто съотношение качество/цена (10,11 в сравнение с 9,32 за консорциума на жалбоподателя).

(2) Бележка към досие от 1 юни 2004 г. относно покана за участие в търг No 6019, обособена позиция 1 и относно удължаването на договор No 1695

Бележката към досието е изготвена от служител в отдел "Авторски услуги" на OPOCE. Съдържанието му може да бъде обобщено, както следва:

До определената за тази цел дата (8 август 2003 г.) са получени три оферти. Тези оферти са били представени от консорциума на жалбоподателя, от консорциума на SZ и от трети консорциум. Офертите са отворени на 2 септември 2003 г. На етапа на подбор структурата на третия консорциум беше счетена за недостатъчна, за да се гарантира правилното изпълнение на всички съответни задачи. Следователно само другите две оферти са допуснати до етапа на възлагане. На този етап качеството на офертите беше оценено въз основа на максимум 120 точки. Консорциумът на жалбоподателя е получил 53,7 точки и следователно по-малко от необходимия минимум от 80 точки. Консорциумът, включващ SZ, получи 101,8 точки. На последното си заседание, проведено на 6 октомври 2003 г., комисията за оценка решава да предложи да приеме предложението на консорциума, включващ SZ.

На 15 октомври 2003 г. г-н M., управител на жалбоподателя, уведомява OPOCE по телефона, че член на неговия консорциум е дал интервю за френски вестник, като споменава участието на консорциума в настоящата процедура за възлагане на обществена поръчка. Г-н М. се извини за това поведение и увери OPOCE, че неговата компания няма нищо общо с това интервю. По искане на OPOCE г-н М. изпраща копие от съответната статия и писмо с оценката си за инцидента по-късно същия ден.

След като се запозна със съдържанието на този член, генералният директор на OPOCE реши на 15 октомври 2003 г. да отмени офертата на основание, че е била публикувана поверителна информация, която е била известна само на членовете на комисията за оценка. Членовете на комисията за оценка бяха информирани за това решение същия ден.

На 16 октомври 2003 г. OPOCE иска обяснение от DOCData France. Отговорът, изпратен на 17 октомври 2003 г., не беше счетен за задоволителен. На 21 октомври 2003 г. генералният директор на OPOCE дава указания за започване на административно разследване. На 3 декември 2003 г. генералният директор на OPOCE уведомява членовете на съответните комисии, че административното разследване е приключено.

След отмяната на офертата са се представили два варианта, а именно 1) процедура на договаряне с консорциума, който е доказал техническото си качество, или 2) процедура на договаряне с оглед удължаване на договор No 1695.

На 7 ноември 2003 г. г‐н B. иска от г‐н L., що се отнася до евентуалното удължаване на договор No 1695 с осем месеца, техническите спецификации относно адаптациите, които са строго необходими и които произтичат единствено от предстоящото разширяване на ЕС. На 19 ноември 2003 г. г‐н L. уведомява г‐н B., че би било по-реалистично да се предвиди удължаване с дванадесет месеца.

Впоследствие OPOCE уведомява SZ за намерението си да удължи договор No 1695.

На 3 декември 2003 г. SZ уведомява OPOCE, че предлага ново техническо решение (с промяна в използвания софтуер) за продължаване на договора. Според SZ това би позволило да се подобри производителността, необходима за справяне с 20 езика, на цена, която е по-ниска от тази, която би била необходима за актуализиране на съществуващия софтуер.

С писмо, подписано от г‐н L. на 5 декември 2003 г., OPOCE уведомява SZ, че по принцип е съгласна с предложението му.

Предложената промяна на софтуера е обсъдена в рамките на Службата за публикации на Европейския съюз, тъй като отделът на г-н B. има съмнения дали такава промяна е възможна от договорна гледна точка.

След консултация с генералния директор на OPOCE, на 8 декември 2003 г. беше решено да се започне нова процедура на договаряне и да се подпише нов договор със SZ. Този договор трябваше да използва отново клаузите, предвидени в договор No 1695, и да ги допълни с адаптациите, необходими за 20 езика, и функциите, предвидени за 2004 г. Г-н L. изпраща на г-н B. докладна записка в този смисъл. Тази нова процедура получава референтен номер 6029.

На 16 декември 2003 г. OPOCE изпраща на SZ проект на договор с продължителност 24 месеца. Офертата, направена от последния, е получена на 18 декември 2003 г. с допълнение, което пристига на следващия ден.

На 22 и 23 декември 2003 г. г-н L. изготвя две бележки по преписката относно качеството на офертата на SZ и относно техническата обосновка за използването на процедурата на договаряне.

След това отделът на г-н B. изрази становището, че няма правно основание за процедура на договаряне No 6029.

По повод на среща в края на 2003 г. беше решено, че единственият начин за постигане на напредък е да се удължи договор No 1695, а не да се сключва нов договор, като всички технически изменения се ограничат до необходимия минимум.

На 9 януари 2004 г. на SZ е направено предложение в този смисъл. SZ изпраща отговора си на 13 януари 2004 г. Допълнителни обяснения, поискани от OPOCE, бяха получени на 19 януари 2004 г. Като се има предвид, че отговорът все още не беше счетен за задоволителен, SZ беше поканено на среща за обсъждане на въпросите, които все още не са решени. Срещата се проведе на 22 януари 2004 г. Искането на OPOCE за потвърждение, че цените няма да бъдат променяни през целия срок на удължаването, беше получено на 26 януари 2004 г.

Докладът до CAM е изготвен на 30 януари 2004 г. След заседанието си от 11 февруари 2004 г. CAM зададе на OPOCE някои въпроси по въпроса, на които беше даден отговор на 16 февруари 2004 г.

На заседанието си от 19 февруари 2004 г. CAM изрази становището, че е необходимо договорът да бъде подписан с оглед на необходимостта да се осигури представянето на притурката към Официален вестник. CAM обаче отбеляза (1), че договор No 1695 е бил използван за въвеждане на техническото решение, предложено в контекста на покана за представяне на оферти No 6019; 2) че решението за промяна на платформата и за приемане на произтичащите от това разходи е взето без консултация с CAM; и 3) че промяна на техническото решение, която е толкова важна, колкото и настоящото, е довела до промяна в предмета на услугата.

(3) Копие от статията, публикувана в „Journal de la Haute Marne“ от 2 октомври 2003 г.

Статията, публикувана във френския вестник на 2 октомври 2003 г., се основава на интервю с управителя на DOCData France. Според статията 52 дружества или консорциуми са присъствали на информационната среща относно съответната покана за участие в търг. Статията продължава, както следва: „Deux ont été sélectionnés [двама бяха избрани], un consortium germano-luxembourgeois et [консорциумът на жалбоподателя].“

(5) Доклад до Комисията относно обществените поръчки и договорите (CAM) от 30 януари 2004 г.

Докладът е изготвен от г-н L. Той съдържа, наред с другото, следните изявления:

След отмяната на търг No 6019 на 18 ноември 2003 г. в Официален вестник беше публикувано предварително уведомление за нова покана за участие в търг. Въпреки това, като се има предвид времето, което би било необходимо за нова процедура, произтичащата от това нова услуга би могла да започне да функционира едва от октомври 2005 г. Поради това беше необходимо договор No 1695 да бъде удължен с 18 месеца въз основа на член 126, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент.

Поради това в допълнение No 3 към договор No 1695 се предвижда удължаване за максимален срок от 18 месеца „ainsi que le changement et l'ajout de certaines clauses afin de mettre le contrat en conformité avec le nouveau règlement financier“ („както и изменението и добавянето на някои клаузи с оглед гарантиране на съответствието на договора с новия Финансов регламент“).

(6) Становище на CAM от 19 февруари 2004 г.

Съдържанието на становището на CAM е изложено в бележката към досието, обобщена в точка 2 по-горе.

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателят поддържа жалбата си и прави следните допълнителни забележки:

Документите, представени от OPOCE, описват процедурите, но не разкриват подробности за най-важните решения. Предоставяйки голямо количество предимно нерелевантни документи и описвайки подробно процедурните аспекти на своите решения, OPOCE се е опитала да отвлече вниманието на читателя от основните проблеми. След назначаването на г-н L. на настоящата му длъжност през 2001 г. софтуерните решения на жалбоподателя систематично са били изключвани от всички договори, възлагани от OPOCE.

Що се отнася до оферта No 2034, комисията за оценка съзнателно или несъзнателно е допуснала сериозни грешки. Съответният продукт е бил предоставен на потребителите осем месеца по-късно от планираното и е имал по-ниска функционалност и ефективност. Жалбоподателят отново се позова на данните, посочени в списъка, изпратен на Службата за публикации на Европейския съюз на 20 юни 2003 г. Съответните грешки са стрували на жалбоподателя загуба на преки доходи за период от пет години, за който е поискал обезщетение.

Що се отнася до анулирането на оферта No 6019, обособена позиция 1, учудващо е, че комисията за оценка е присъдила на консорциума на жалбоподателя само 53,7 точки и следователно по-малко от необходимия минимум от 80 точки. Следва да се отбележи, че към момента на подаване на офертата неговият софтуер е бил използван в продължение на четири години за съответната публикация, докато софтуерът, който SZ е предлагало да използва, никога не е бил използван или тестван по проект с такава сложност и все още предстои да бъде разработен. Финансовите оферти на участниците в търга не бяха споменати, но неговите със сигурност бяха най-ниските. Омбудсманът имаше възможност да установи съответните суми. Европейският данъкоплатец трябваше да плати огромна допълнителна такса (прекомерна сума) за технически по-ниско решение. Не е имало причина за отмяна на този търг.

Що се отнася до удължаването на договор No 1695, софтуерът, който SZ е предложило на 3 декември 2003 г., по никакъв начин не е бил в състояние да работи с това приложение, дори без да се вземат предвид деветте нови езика, които е трябвало да бъдат добавени. На 21 ноември 2003 г. Euroscript (партньор на SZ) е поискал от жалбоподателя да му съобщи условията си, в случай че OPOCE реши да удължи договор No 1695. В отговора си, изпратен същия ден, жалбоподателят е посочил сума в размер на 75 000 EUR. Със сигурност никоя друга организация не би могла да предложи по-ниска цена. На 3 декември 2003 г. Euroscript се обажда по телефона на жалбоподателя, за да каже, че OPOCE чака отговора си относно разходите за разработване на нови функции в приложението, преди да даде на SZ заповед за удължаване на договора. В отговора си от 4 декември 2003 г. жалбоподателят изрази изненадата си от това искане и се позова на писмото си от 21 ноември 2003 г. Копие от това съобщение е изпратено на OPOCE. На 5 декември 2003 г. Euroscript поиска оценка на разходите за добавяне на 1) деветте нови езика и 2) допълнителни характеристики към заявлението, „както е описано в Покана за участие в търг No 6019“. В отговора си от 8 декември 2003 г. жалбоподателят е посочил, че точка 2 е нова и че до този момент обсъждането е било само за удължаване на договор No 1695. Всяка оферта по отношение на точка 2 би изисквала допълнителна информация от Службата за публикации на Европейския съюз относно това, което е необходимо. В светлината на този обмен OPOCE не би могло да има съмнения, че жалбоподателят е готов да продължи да предоставя услугите, които са били предоставени по договор No 1695, на приемлива цена.

Член 123, параграф 2 от Регламент No 2342/2002 предвижда, че броят на кандидатите в процедурите на договаряне не може да бъде по-малък от трима и във всеки случай трябва да бъде достатъчен, за да се гарантира реална конкуренция.

В член 126 се посочват случаите, в които е възможно да се използва процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка. Нито едно от условията за тези случаи не е изпълнено тук.

Дори и сега (през август 2004 г.) приложенията, предоставени от SZ, са били във всеки аспект по-ниски от публикациите, работещи със софтуера на жалбоподателя. (Жалбоподателят предостави допълнителен график, в който се подчертават предполагаемите недостатъци на заявленията на SZ. Според този списък новата версия например е била между два и десет пъти по-бавна от стария продукт, който е използвал софтуера на жалбоподателя.) Освен това софтуерните модули на жалбоподателя все още са били използвани в много раздели на приложенията на SZ без неговото разрешение. (Жалбоподателят предостави допълнителен списък, в който се посочват областите, в които се използва неговият софтуер.) Въз основа на собствения му софтуер добавянето на деветте нови езика и няколко изменения би било проста операция.

В заключение жалбоподателят заяви, че иска официално разгласяване на фактите, признаване на допуснатите грешки, порицание на съответното длъжностно лице и обезщетение за загуба на доходи.

Допълнителни проучвания

След внимателно разглеждане на становището на Службата за публикации на Европейския съюз и на забележките на жалбоподателя се оказа, че са необходими допълнителни проверки.

По първото искане за допълнителна информация

Поради това на 29 септември 2004 г. омбудсманът изпрати писмо до Службата за публикации на Европейския съюз с искане за информация по следните въпроси:

(1) По отношение на търг No 2034 Омбудсманът поиска от Службата за публикации да коментира подробните и конкретни аргументи на жалбоподателя, за да покаже, че спечелилият търга участник не е предоставил продукт, отговарящ на тръжните спецификации. Омбудсманът също така поиска от Службата за публикации да обясни дали исканията за предоставяне на продукта, които са били направени в тръжните спецификации, действително са били занижени, защо и на какво правно основание това е направено.

(2) Що се отнася до търг No 6019, обособена позиция 1, омбудсманът поиска от OPOCE да коментира аргумента на жалбоподателя, че фактът, че само две оферти са могли сериозно да бъдат разгледани от OPOCE, е бил общоизвестен по това време. Освен това Омбудсманът поиска от Службата за публикации да обясни на какво правно основание е пристъпил към решението си да отмени въпросната оферта.

(3) Що се отнася до удължаването на договор No 1695, омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят е заявил, че разпоредбата, на която се позовава OPOCE (член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002), не е приложима. Съгласно тази разпоредба процедура на договаряне може да се използва без предварително публикуване на обявление за поръчка, когато са налице „изключително неотложни причини, породени от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възлагащите органи“. Омбудсманът поиска от OPOCE да коментира а) аргумента на жалбоподателя, че ако поверителна информация е била изтекла, това трябва да е било направено от комисията за оценка или от самата OPOCE, и б) допълнителните аргументи на жалбоподателя, основани на членове 123 и 126 от Регламент 2342/2002.

(4) Омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят е заявил, че би било относително лесно и евтино да се добавят деветте нови езика и някои допълнителни допълнения към разработения от него софтуер, който е бил използван до 1 май 2004 г. Поради това той иска от OPOCE да обясни защо въпреки това е решило да приеме предложението, което SZ изглежда е направило в писмото си от 3 декември 2003 г., за използване на нов софтуер и по този начин ефективно да използва техническото решение, предложено в контекста на търг No 6019, обособена позиция 1. Омбудсманът също така поиска от OPOCE да коментира подробните и конкретни аргументи на жалбоподателя, според които заявленията, предоставени от SZ и неговия нов партньор, са били във всеки аспект по-ниски от предишните публикации, работещи със софтуера на жалбоподателя, и че софтуерните модули на жалбоподателя все още са били използвани в много раздели на заявленията на SZ без разрешението на жалбоподателя.

(5) Омбудсманът поиска от Службата за публикации да предостави копия от а) писмото на SZ от 3 декември; б) отговора, изпратен от г-н L. на 5 декември 2003 г.; и в) двете бележки на последния към преписката от 22 и 23 декември 2003 г. Той добави, че ако тези документи следва да се позовават на финансови подробности, последните, разбира се, следва да бъдат заличени от копията, които трябва да бъдат предоставени. Омбудсманът също така посочи, че тези копия ще бъдат препратени на жалбоподателя за неговите забележки и че ако Службата за публикации на Европейския съюз счете, че тези документи или някой от тях съдържат поверителни въпроси и поради това не следва да бъдат разкривани на жалбоподателя, вместо това той ще пристъпи към проверка на тези документи.

(6) Омбудсманът отбеляза, че в писмото на OPOCE от 4 март 2004 г. до жалбоподателя той е изразил становището, че SZ остава единственият изпълнител по отношение на договор No 1695 и че съгласно член 13, параграф 2 от този договор изпълнителят трябва да представи на OPOCE предварително писмено искане за съгласие, в случай че желае да използва нов подизпълнител. Той пита OPOCE дали SZ е отправило такова искане в настоящия случай и ако да, как и кога OPOCE е разгледало това искане.

(7) Омбудсманът също така поиска от Службата за публикации да предостави по-конкретна информация относно оценката на двете оферти, които първоначално са били избрани в търг No 6019, обособена позиция 1.

По искането за допълнително становище

В писмото си от 29 септември 2004 г. омбудсманът също така поиска от OPOCE да предостави допълнително становище относно искането на жалбоподателя за порицание на съответното длъжностно лице (г-н L.), като се има предвид, че OPOCE не е разгледала това искане в своето становище.

Оригиналната версия на отговора на OPOCE

OPOCE изпрати отговора си на 15 ноември 2004 г. заедно с шест приложения. В този отговор Службата за публикации на Европейския съюз подчерта, че част от информацията, предоставена в приложенията към нейното писмо, е поверителна и не следва да бъде разкривана на жалбоподателя. Поради това с писмо от 23 ноември 2004 г. омбудсманът прикани OPOCE да предостави неповерителни версии на тези приложения. В писмото си омбудсманът също така прикани Службата за публикации да предостави по-конкретна информация във връзка с редица въпроси, които той описа в настоящото писмо.

Първа изменена версия на репликата

На 17 декември 2004 г. Службата за публикации на Европейския съюз отговори на писмото на омбудсмана от 23 ноември 2004 г. и предостави нови версии на съответните приложения към писмото си от 15 ноември 2004 г. Службата за публикации на Европейския съюз обаче все пак настоя части от тези документи да не бъдат препращани на жалбоподателя. OPOCE също така предостави допълнителна информация по въпросите, които омбудсманът е изложил в писмото си от 23 ноември 2004 г.

Поради това на 7 януари 2005 г. омбудсманът иска от OPOCE да изясни някои въпроси, свързани с поверителния характер на някои от представените от нея документи. Омбудсманът също така върна оригиналите на другите приложения, които Службата за публикации на Европейския съюз е поискала от него да третира като поверителни.

По втората изменена версия на писмената реплика

На 20 януари 2005 г. Службата за публикации на Европейския съюз отговори на писмото на омбудсмана от 7 януари 2005 г. Службата за публикации на Европейския съюз потвърди, че части от приложенията, които досега е считала за поверителни, могат да бъдат разкрити на жалбоподателя.

На 26 януари 2005 г. омбудсманът връща частите от посочените приложения, които OPOCE счита за поверителни.

Отговорите на OPOCE от 15 ноември 2004 г., 17 декември 2004 г. и 20 януари 2005 г. (заедно с приложенията в тяхната окончателна, достъпна версия) бяха препратени на жалбоподателя за становище.

Съдържание на отговора на OPOCE от 15 ноември 2004 г.

В писмото си от 15 ноември 2004 г. OPOCE направи следните коментари:

Що се отнася до търг No 2034, се прави позоваване на бележка към преписката с дата 15 ноември 2004 г., изготвена от началника на отдел „Достъп до право“ на Службата за публикации на Европейския съюз (OPOCE) (както е наричана по това време). Според тази забележка, ако изискванията към продукта, който трябва да бъде предоставен съгласно тръжните спецификации, са били намалени, не е имало правно основание за това.

Съгласно горепосочената бележка към досието първите търговски доставки на CD-ROM по договора са извършени след датата, предвидена в поканата за участие в търг (13 февруари 2002 г.). Тази дата в поканата за участие в търг обаче е била придружена от думите „при условие че бъде получено разрешение от Службата за публикации на Европейския съюз“. Освен това екипът, отговарящ за въпроса в OPOCE, беше нов и поради това някои действия, които трябваше да бъдат предприети от част от OPOCE, бяха забавени.

В бележката към досието се коментира подробният списък на предполагаемите недостатъци на новия продукт, представен от жалбоподателя. Наред с другото, бележката съдържа следните твърдения:

- Спецификациите на стария CD-ROM бяха определени като "най-добра препоръка". Това не означава, че новият продукт не функционира с 24 MB RAM версия. Освен това в поканата за представяне на оферти е посочено, че продуктът трябва да отговаря на минималните изисквания, посочени от жалбоподателя, или да отговаря на „всеки компютър и софтуер, договорен между OPOCE и изпълнителя“ („tout ordinateur et logiciel convenus entre [OPOCE] et le contractant“).

Функцията за сърфиране в специфичен за полето списък с честоти на термини (речник) и за копиране на термини от този списък във формуляра за търсене във възходящ цифров ред не се предлага от AIS.

- Скоростта на отговорите винаги зависи от мощността на използвания хардуер и от размера на съответните данни.

- Що се отнася до способността да се отпечатват всички документи, без да се налага да се отварят един по един, бяха предвидени няколко технически решения, но нито едно от тях не беше задоволително. В крайна сметка функцията беше отменена.

- Що се отнася до възможността за едновременно разглеждане на няколко документа, това не беше възможно.

- В заключение, някои изисквания или са срещнали трудности, които са се оказали практически непреодолими, или са се оказали излишни. Поради това тези изисквания отпаднаха. Фактът обаче, че някои изисквания не са били включени в крайния продукт, не означава, че софтуерът не е позволил те да бъдат изпълнени или че изпълнителят не е бил в състояние да ги изпълни.

- Освен това е имало известна свобода на преценка, въпреки че тя е била ограничена.

Що се отнася до анулирането на търг No 6019, обособена позиция 1, OPOCE не е съгласна с мнението на жалбоподателя, че броят на избраните оферти е бил „общоизвестен по това време“. Единствената информация, която е била предоставена на разположение на обществеността (по повод на публичното отваряне на офертите), е броят на подадените оферти.

Решението за отмяна на процедурата за възлагане е взето на основание член 101 от Регламент No 1605/2002. Според тълкуването на подобно правило от Съда на Европейския съюз такова решение не е било ограничено до изключителни случаи.

Що се отнася до удължаването на договор No 1695, „непредвидимото събитие“, посочено в член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002, е публикуването в пресата на статия, разкриваща поверителна информация. Отмяната на процедурата за възлагане е просто последица от непредвидимото събитие. Публикуването на тази статия във вестника при никакви обстоятелства не се дължи на OPOCE. Вътрешното разследване не потвърди твърдението на жалбоподателя, че комисията за оценка е отговорна за изтичането на информация.

Две други условия, които трябваше да бъдат изпълнени, за да се приложи тази разпоредба, а именно, че е вероятно интересите на Общностите да бъдат застрашени и че е невъзможно да се следва обикновената процедура, също бяха изпълнени. OPOCE беше задължена да осигури публикуването на Официален вестник на всички официални езици, което означаваше 20 езика от 1 май 2004 г. нататък. За да се изпълни това важно задължение, беше необходимо да се въведат някои изменения; прогнозното време за изпълнение е било шест месеца. Следователно е било невъзможно да се организира нова покана за представяне на оферти и да се възложи поръчката в горепосочения срок.

Що се отнася до доводите, основани на член 123 от Регламент No 2342/2002, по съображения от обществен интерес и за да се гарантира продължаването на жизненоважна обществена услуга, е било от съществено значение да се преговаря със съществуващия изпълнител, за когото OPOCE е знаело, че е в състояние да изпълни поръчката.

Що се отнася до четвъртия въпрос на омбудсмана, Службата за публикации на Европейския съюз е разполагала само с информация от втора ръка за размера на лицензионните такси, изисквани от жалбоподателя. Не е ясно каква е сумата от 75 000 EUR, посочена от жалбоподателя. Що се отнася до твърдението, че софтуерните модули на жалбоподателя все още се използват в приложенията на SZ без разрешението на жалбоподателя, OPOCE нито е била запозната с този въпрос, нито е била засегната от него.

Що се отнася до петия въпрос на омбудсмана, на омбудсмана бяха представени копия от неповерителни версии на следните съответни документи:

1) Писмо, изпратено от SZ до OPOCE на 3 декември 2003 г.

Това писмо се отнася до намерението на OPOCE да

„- да удължи договор No 1695 (...) за още една година, считано от 1 май 2004 г.,

- подкрепа за допълнителни езици, изисквани от разширяването на ЕС на 1 май 2004 г.,

- да въведе допълнителни функции, обявени публично от Службата за публикации.“

Писмото се позовава на приложено предложение с „допълнителните характеристики, описани в техническите спецификации на търг No 6019-1“. Тези допълнителни характеристики са посочени в точка 4 от предложението. Според писмото SZ предложи да "замени софтуерната архитектура и свързаната с нея софтуерна платформа".

2) Писмо от г-н L. до SZ от 5 декември 2003 г.

В отговора си до SZ г-н L. посочва, че OPOCE изразява принципното си съгласие с техническото предложение от 3 декември 2003 г.

3) Бележка към досието на г-н L. от 22 декември 2003 г.

В настоящата докладна записка се прави оценка на офертата, направена от SZ на 18 и 19 декември 2003 г. Според г-н L. това предложение е напълно приемливо. Г-н L. обаче отбелязва, че става въпрос за увеличение на променливите производствени разходи и за значително увеличение на разходите за разработване и използване на лицензиите. Според г-н L. обясненията, дадени от SZ в това отношение, изглеждат приемливи. Според г-н L. SZ е посочило, че прекомерните разходи („c]oûts exorbitants“), поискани от жалбоподателя (1,5 милиона евро за 8 000 потребители), са го накарали да потърси нови технически решения. Съгласно тази бележка SZ също така е пожелало да замени съществуващата софтуерна архитектура, която е остаряла от технологична гледна точка („devenue dépassée technologiquement“).

4) Бележка на г-н L. към преписката от 23 декември 2003 г.

В тази докладна записка г-н L. обяснява защо според него е наложително да се подпише договорът със SZ. Освен необходимостта от предлагане на съответната услуга на 20 езика, г-н L. заяви, че е необходимо да се вземе предвид необходимостта от развитие на услугата TED, за да бъде адаптирана към предстоящите промени в законодателната рамка за обществените поръчки.

Що се отнася до шестия въпрос на омбудсмана, не е имало конкретно искане за съгласие за използване на нов подизпълнител, отправено от SZ. Новият подизпълнител обаче е споменат в офертата, представена от SZ, в рамките на удължаването на договор No 1695. С приемането на тази оферта и последващото подписване на гореспоменатото удължаване OPOCE имплицитно е дало съгласието си за използването на новия подизпълнител.

Що се отнася до седмия въпрос на омбудсмана, OPOCE първоначално представи копие от протокола от заседанието на комисията за оценка. Въпреки това, като се има предвид, че Службата за публикации на Европейския съюз поиска от Омбудсмана да третира този документ като поверителен, Омбудсманът върна това приложение на Службата за публикации на Европейския съюз.

Що се отнася до искането на жалбоподателя за порицание на съответния член на персонала, няма основание въпросното длъжностно лице да бъде подложено на дисциплинарно производство. Длъжностното лице не е било член на комисиите за оценка в покани за представяне на оферти No 2034 и No 6019, нито е било отговорно за решението за отмяна на процедурата за възлагане. Освен това във всеки случай на жалбоподателя не би била възложена поръчката в рамките на процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1, дори ако последната не е била отменена.

Писмо на омбудсмана от 23 ноември 2004 г.

На 23 ноември 2004 г. омбудсманът изпраща писмо до OPOCE, за да поиска от нея да предостави неповерителни версии на тези приложения към отговора си от 15 ноември 2004 г., които според него съдържат поверителна информация.

Омбудсманът също така посочи, че в първия въпрос, изложен в писмото му от 29 септември 2004 г., той е приканил OPOCE да коментира подробните и конкретни аргументи на жалбоподателя, за да покаже, че спечелилият търг No 2034 не е предоставил продукт, отговарящ на тръжните спецификации. Според Омбудсмана коментарите на OPOCE в писмото ѝ от 15 ноември 2004 г. не разглеждат достатъчно ясно аргументите, представени от жалбоподателя, по-специално някои от тях, които Омбудсманът е изброил в писмото си от 29 септември 2004 г. Поради това той поиска от OPOCE да преразгледа тези коментари с оглед предоставяне на по-точни отговори на въпросите, повдигнати от жалбоподателя.

Омбудсманът също така отбеляза, че в четвъртия си въпрос е поискал от OPOCE да обясни защо е избрало да приеме предложението, което SZ изглежда е направило в писмото си от 3 декември 2003 г., да използва нов софтуер и по този начин да използва ефективно техническото решение, предложено в контекста на търг No 6019, обособена позиция 1. Той добави, че също така е поискал от OPOCE да коментира подробните и конкретни аргументи на жалбоподателя, според които заявленията, предоставени от SZ и неговия нов партньор, са във всеки аспект по-ниски от предишните публикации, работещи със софтуера на жалбоподателя. Омбудсманът посочи, че тези въпроси изглежда не са разгледани в писмото на Службата за публикации на Европейския съюз от 15 ноември 2004 г. Поради това той поиска от OPOCE да му предостави коментарите си по тези въпроси.

Отговор на OPOCE от 17 декември 2004 г.

В отговора си от 17 декември 2004 г. OPOCE направи следните допълнителни коментари:

Що се отнася до оферта No 2034, беше предвидено, че отговорът на обикновено търсене, основано на един-единствен критерий, следва да бъде предоставен в рамките на две секунди и че в случай на по-сложни търсения системата трябва да информира потребителя за текущото търсене. Пряко сравнение въз основа на капацитета на машините, посочен от жалбоподателя, вече не е възможно, като се има предвид, че тези машини вече са остарели. Въпреки това изпитванията, проведени с най-старото налично оборудване (Windows NT 4.0 SP6, CPU 800 MHz, IE 5.5., 128 MB RAM), са дали следните резултати за търсене по един критерий:

- при първото търсене резултатите се показват след 5 до 15 секунди;

- при последващи търсения резултатите се появяват за по-малко от две секунди.

Първото търсене (проведено на машина със значително по-голям капацитет от описания от жалбоподателя) е било по-бавно от горната граница, посочена в техническите спецификации на поканата за представяне на оферти. В ретроспекция е разумно да се приеме, че ограничението от две секунди, определено в техническите спецификации, не е било реалистично.

Службата за публикации на Европейския съюз е поискала от своя вътрешен одитор да разгледа досието във връзка с поканата за участие в търг. В своята докладна записка от 16 декември 2004 г. (копие от която Службата за публикации на Европейския съюз представи на омбудсмана) вътрешният одитор посочи, че протоколите на комисията за оценка разкриват грешка при изчисляването на общите точки за SZ, които е трябвало да бъдат 37 вместо 35. Вътрешният одитор също така отбеляза, че договор No 2034 (който трябваше да приключи през ноември 2006 г.) ще бъде анулиран от ноември 2005 г., тъй като, наред с другото, бюджетният лимит ще бъде достигнат дотогава. През първото тримесечие на 2005 г. ще бъде обявена нова покана за участие в търг.

Що се отнася до анулирането на търг No 6019, обособена позиция 1, OPOCE се позовава на докладна записка по преписката от 17 декември 2004 г. OPOCE добави, че за всички засегнати услуги или са в ход нови процедури за възлагане на обществени поръчки, или скоро ще бъдат стартирани.

В бележката към преписката от 17 декември 2004 г. г-н L. обяснява, че OPOCE е приело инициативата на SZ да промени своя софтуер (1), тъй като предложението е икономически най-изгодното решение, "по-специално поради по-високите разходи за лицензионни възнаграждения, поискани от [жалбоподателя]", и (2) тъй като SZ е било ангажирано с крайния срок за прилагане на всички промени до 1 май 2004 г. с "ангажирани партньори и утвърден стандартен инструмент в индустрията (Oracle, Eversuite)". Г-н L. признава, че през май 2004 г. както TED, така и CD-ROM са имали проблеми с производителността и не са разполагали с някои функции, които са били налични преди това. Според г-н L. обаче тези проблеми постепенно са били решени. Г-н L. посочи, че подобни трудности са били срещнати през пролетта на 2002 г. със софтуера на жалбоподателя, когато са били въведени нови стандартни формуляри.

Според бележката са извършени тестове както на скорошни, така и на остарели персонални компютри. Тези тестове са показали, че обикновеното търсене с помощта на софтуера на жалбоподателя е отнело съответно 1,7 секунди (скорошни персонални компютри) и 11,5 секунди (остарели персонални компютри), докато данните за използвания понастоящем софтуер са били съответно 2,4 и 29,1 секунди. Г-н L. отбеляза, че други тестове са потвърдили, че новият софтуер често е по-бърз за сложни търсения или операции (на последните персонални компютри). Според бележката над 85 % от потребителите на OPOCE са имали скорошни персонални компютри. Следователно твърдението на жалбоподателя, че новите продукти във всяко отношение са по-ниски от старите, използващи собствен софтуер, не е правилно. Г-н L. добавя, че от 1 май 2004 г. не е използван софтуерен компонент, предполагащ плащането на лицензионни възнаграждения на жалбоподателя.

Писмо на омбудсмана от 7 януари 2005 г.

На 7 януари 2005 г. омбудсманът изпрати писмо до Службата за публикации на Европейския съюз, за да поиска от нея да преразгледа твърдението си, че определен документ следва да се счита за поверителен в своята цялост.

Отговор на OPOCE от 20 януари 2005 г.

В отговора си от 20 януари 2005 г. Службата за публикации на Европейския съюз се съгласи части от документа, на който се позовава омбудсманът, да бъдат предоставени на жалбоподателя.

OPOCE направи и следните допълнителни коментари:

Що се отнася до „допълнителните характеристики“, споменати от омбудсмана във връзка с удължаването на договор No 1695, важно е да се отбележи, че както за разпространението в TED, така и за CD-ROM, договор No 1695 предвижда изцяло такива адаптации и въвеждането на допълнителни характеристики. Такива адаптации действително са били въведени по време на срока на действие на договора.

По подобен начин изпълнителят е имал възможността и отговорността да представи предложения за гарантиране на качеството на услугата или за нейното подобряване.

След отмяната на покана за участие в търг No 6019, обособена позиция 1 и последващото решение за удължаване на договор No 1695 SZ подава оферта за:

- промените, които трябва да бъдат въведени, за да започнат да функционират на 1 май 2004 г.,

- промени, които са били предвидими по време на удължения срок с оглед на текущите изменения в директивите за обществените поръчки, и

- допълнителни функции.

OPOCE не е поръчала нито една от тези "допълнителни функции". SZ предложи да се въведат „някои подобрения“. Предложението е прието от OPOCE.

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателят поддържа жалбата си и прави следните допълнителни коментари:

Документите, предоставени от OPOCE, категорично показаха, че са допуснати сериозни грешки. Може дори да се зададе въпросът дали това са обикновени грешки или са били умишлени действия, извършени от длъжностното лице, отговарящо за въпроса. Освен това през въпросния период Службата за публикации на Европейския съюз се е опитала да прикрие случилото се и е информирала погрешно омбудсмана — нещо, което е заслужавало специално внимание от страна на последния.

Що се отнася до търг No 2034, спечелилата оферта не е отговаряла (и частично все още не отговаря) на тръжните спецификации. По този начин OPOCE или е намалило тръжните спецификации (за които според самата OPOCE не съществува правно основание), или е възложило поръчката на дружество, което не отговаря на тръжните спецификации.

Ако при оценката на офертата на SZ беше дадена само още една точка, тази оферта щеше да бъде успешна. На SZ са дадени 11 от 20 точки за критерий В1 („Качество на предложеното техническо решение, особено по отношение на функционалността на предложения софтуер за търсене и навигация“), докато на AIS са дадени 16 точки. В офертата на SZ е предложена пълна подкрепа за всички необходими функционалности, с изключение на една, отнасяща се до „отпечатването на избрани документи, без да се налага да се отварят един по един“, която — съгласно бележката на OPOCE от 15 ноември 2004 г. — AIS е предложила, но не е могла да внедри. Освен това SZ е предложило редица съответни допълнителни функции.

Има три възможни обяснения за резултата от поканата за участие в търг: 1) AIS е предложила повече, отколкото най-накрая е осъзнала. В този случай OPOCE е намалила исканията, без да има правно основание за това; 2) AIS е предложила това, което е било реализирано, което е много по-малко от това, което е било необходимо. В този случай 16 от общо 20 точки, присъдени за функционалност, са били твърде високи; и 3) AIS е предложила повече от това, което е било реализирано, но по-малко от това, което е било необходимо. В този случай исканията са били намалени и присъдените точки са били твърде високи.

Жалбоподателят добави приложения с подробни бележки относно съответните отделни функции.

Що се отнася до отмяната на търг No 6019, обособена позиция 1 е била оповестена публично не само броят на офертите, но и имената на оферентите. От уебсайта на третия участник в търга лесно може да се установи, че работата за OPOCE и ЕС не е била една от основните му дейности. В съчетание със сложността на продуктите и услугите, които трябва да бъдат доставени, и важния елемент на производството на CD-ROM, това е довело до това, че в очите на всички заинтересовани страни това не е сериозен участник в търга.

Член 101 от Регламент No 1605/2002 позволява на възлагащия орган да се откаже от поръчката или да отмени процедурата за възлагане. Тази разпоредба обаче задължава възлагащия орган да обясни на оферентите отмяната на оферта No 6019, обособена позиция 1. Опозицията не е успяла да го направи.

Що се отнася до удължаването на договор No 1695, OPOCE е поръчало допълнителни елементи от SZ в писмото, изпратено от г‐н L. на 5 декември 2003 г. Тези „допълнителни характеристики“ са същите като включените в покана за участие в търг No 6019, обособена позиция 1. С възлагането на поръчка за „допълнителни характеристики“ OPOCE е финансирало тяхното развитие и съзнателно е облагодетелствало един от претендентите за открита тръжна процедура.

Следва да се отбележи, че решението за промяна на платформата и за договаряне на съответните разходи е било взето преди CAM да бъде информирана и да поиска нейното одобрение.

В бележките си от 22 декември 2003 г. и 17 декември 2004 г. г‐н L. прави редица изявления, които са напълно неверни. Жалбоподателят никога не е поискал 1,5 милиона евро. В писмото си до Euroscript от 21 ноември 2003 г. жалбоподателят цитира сума в размер на 75 000 EUR. Единственият начин да се достигне до сума, близка до 1,5 милиона евро, е като се вземе "стандартната ценова листа" на жалбоподателя за втората половина на 2003 г. и като се умножат най-ниските суми, дадени там, спрямо удължения период на удължаване. Това обаче би било фалшификация на реалността. Жалбоподателят никога не е предлагал да използва ценовата си листа по отношение на OPOCE или SZ и никога не е използвал стандартните си цени за проекти от такъв мащаб.

Г-н L. не е имал причина да заключи, че решенията на жалбоподателя са остарели.

OPOCE е поръчало допълнителни елементи от SZ, които в почти идентична форма са били част от изискванията, формулирани в покана за представяне на оферти No 6019, обособена позиция 1, и които не са били строго необходими за удължаването на договора. Следователно твърдението на OPOCE в писмото ѝ до омбудсмана от 20 януари 2005 г., че не са били разпоредени допълнителни елементи, е невярно и подвеждащо.

Във всеки случай член 158 от Регламент No 2342/2002 предвижда праг от 162 293 EUR за такива разходи.

Що се отнася до отговорността на г-н L., жалбоподателят представи подробни коментари, за да докаже, че проблемите, с които се е сблъскал, произтичат от факта, че г-н L., френски гражданин, е предпочел търсещия двигател, управляван от Verity (американско дружество), който е бил използван от AIS, френско дружество. Жалбоподателят подчертава, че спечелилият търг No 2034 оферент е предложил и е използвал софтуера Verity. Според жалбоподателя решението на OPOCE е струвало на европейския данъкоплатец стотици хиляди евро ненужни разходи. Жалбоподателят също така критикува факта, че OPOCE е финансирало разработването на допълнителни функции, повечето от които са били извършени от EVER-Team, френско дружество. Според жалбоподателя в резултат на това SZ и неговите партньори вече са били в състояние да представят по-ниски оферти за бъдещи версии на съответните продукти и услуги.

Жалбоподателят добавя клетвена декларация, направена от г-н P., бивш служител на Euroscript. В изявлението си г-н P. посочва, че в началото на 1999 г. г-н L. го е уведомил, че за бъдещи търгове ще се използва само търсачката на Verity. Г-н P. се позова на „търговския натиск“, упражняван от г-н L. върху SZ/Euroscript за смяна на доставчика на търсещи машини.

Второ искане на омбудсмана за допълнителна информация

В светлината на забележките на жалбоподателя се оказа, че е необходима допълнителна информация, за да може омбудсманът да разгледа тази жалба. Поради това на 5 юли 2005 г. омбудсманът поиска от OPOCE (1) да коментира допълнителните коментари и доказателства, предоставени от жалбоподателя в неговите забележки, по-специално по отношение на ролята, която г-н L. е изиграл (според жалбоподателя) по този въпрос; 2) да уточни дали г-н L. е бил или не е бил член на комисията за оценка на оферти No 6019, обособена позиция 1; и 3) да обясни на какво фактическо основание г-н L. е заявил в своята докладна записка по преписката от 22 декември 2003 г., че жалбоподателят е поискал от SZ „прекомерна сума“ (1,5 милиона евро) под формата на лицензионни такси, че това е накарало SZ да потърси нови технически решения и че използваната по това време технология (т.е. тази, основана на софтуера на жалбоподателя) е остаряла.

Отговор на OPOCE

В отговора си, изпратен на 26 юли 2005 г., OPOCE направи следните коментари:

Що се отнася до ролята на г-н L., ролята на OPOCE остана непроменена. OPOCE изрази несъгласие с жалбоподателя и установи, че неговите наблюдения са неправилни. Следва да се подчертае, че софтуерът Verity, за който според жалбоподателя г-н L. е имал предпочитание, не е бил използван нито в рамките на договор No 1695, нито в рамките на договор No 6019-1. Следователно становището на жалбоподателя, че г-н L. е участвал в случая, като е повлиял на решенията на SZ поради предполагаемото му предпочитание към софтуера Verity, е напълно неоснователно.

Г-н L. не е бил нито член на комисията за оценка в процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019-1 (която не е същата процедура като процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1), нито в процедура за възлагане на обществена поръчка No 2034. Той е бил член на комисията за оценка само в търг No 6019, обособена позиция 1, процедурата, която впоследствие е била отменена след решението, взето от разпоредителя с бюджетни кредити, без намесата на комисията за оценка.

Бележката към преписката от 22 декември 2003 г. е написана в контекста на разглеждането на възможността за използване на процедура на договаряне (No 6029) за сключване на договорно споразумение с оглед на отмяната на покана за представяне на оферти No 6019, обособена позиция 1. Процедурата трябваше да включва, наред с другото, модернизирането на използваната технология и въвеждането на някои допълнителни характеристики. Твърдението, че технологията, използвана в рамките на тогавашния текущ договор (т.е. договор No 1695), е остаряла, се отнася само до тази процедура и само изразява съображения, свързани с възможни подобрения на качеството на предлаганите услуги. Впоследствие обаче е било решено да не се използва процедура No 6029 и вместо това да се пристъпи към удължаване на съществуващия договор (No 1695). Допълнителните характеристики, посочени по-горе, не бяха приложени. Те ще бъдат изпълнени само в рамките на договор No 6019-1, подписан на 16 юни 2005 г., заедно с всички други подобрения, описани в тръжните спецификации.

Що се отнася до "прекомерната сума", посочена в бележката към досието от 22 декември 2003 г., тази информация е била предоставена на OPOCE, както е обяснено в писмото на OPOCE до омбудсмана от 15 ноември 2004 г.

OPOCE заключи, като заяви, че забележките на жалбоподателя от 29 март 2005 г. съдържат многобройни случаи на невярна информация, както и фалшиви обвинения.

Забележки на жалбоподателя

В своите коментари жалбоподателят направи следните коментари:

OPOCE отново не е предоставило веществени доказателства, за да опровергае представените от него факти (жалбоподателя).

Що се отнася до съдържанието на отговора на Службата за публикации на Европейския съюз, трябваше да бъдат направени следните коментари:

Като началник на отдел "Мултимедия" на OPOCE г-н L. е пряко отговорен за всеки от трите случая, посочени в жалбата. Що се отнася до степента на участие на г-н L., следва да се посочи информацията, съдържаща се в становището, представено в писмото от 29 март 2005 г. Оферта ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3, която е била посочена в жалбата, но не е била разгледана от омбудсмана, е била от съществено значение за настоящото дело. В рамките на този търг Комисията е търсила инструмент за индексиране и търсене („ISTO“) за всички съответни отдели на ЕС, включително Службата за публикации на Европейския съюз (OPOCE). За всички практически цели дружеството, спечелило търга, би могло да бъде наречено „основен доставчик на софтуер и услуги“ за всички проекти, свързани с пълнотекстово индексиране и извличане в рамките на ЕС в обозримо бъдеще. Оферентът, който е спечелил този договор, е използвал софтуера Verity. Г-н W., лицето, отговарящо за оценката на офлайн обособена позиция (обособена позиция 2) и половината от онлайн и офлайн офертата (обособена позиция 3) и един от двамата членове на комисията за техническа оценка, е докладвал пряко на г-н L. Жалбоподателят е представил копие от обявление за обществена поръчка, публикувано от OPOCE през август 2005 г., в което е предвидено използването на софтуера Verity. Според жалбоподателя това обявление за обществена поръчка е резултат от горепосочената тръжна процедура, организирана от Комисията.

В контекста на удължаването на договор No 1695 OPOCE е поръчала „допълнителна работа“ извън прилагането на деветте нови езика, които са строго необходими за продължаването на услугите. В писмото си до омбудсмана от 20 януари 2005 г. OPOCE заявява, че не е разпоредила нито една от тези „допълнителни характеристики“. Въпреки това в писмото си от 5 декември 2003 г., изразяващо съгласието на OPOCE "по принцип" с предложението на SZ от 3 декември 2003 г., г-н L. ясно е разпоредил тези допълнителни характеристики. Тези допълнителни характеристики, и само те, са причината за прекомерната сума пари, платена от OPOCE като част от удължаването на договор No 1695. В писмото си до омбудсмана от 26 юли 2005 г. OPOCE твърди, че „допълнителните характеристики“ не са били приложени като част от удължаването на договор No 1695. Въпреки това пет от десетте нови разработки, поискани като част от спецификациите по тръжна процедура No 6019, обособена позиция 1, са били изпълнени преди 29 март 2005 г. (датата на забележките на жалбоподателя по писмото на Службата за публикации на Европейския съюз от 20 януари 2005 г.). Това представлява значителна част от новата развойна дейност, която трябва да се извърши в рамките на търг No 6019, обособена позиция 1. Следва да се приеме, че на SZ и на неговия подизпълнител е платено за тези разработки. Това е позволило на SZ и неговия подизпълнител да представят много по-добра оферта за новия търг No 6019-1.

OPOCE посочи, че на 16 юни 2005 г. е подписан нов договор за възлагане на обществена поръчка No 6019, но пропусна да посочи, че този договор отново е подписан със SZ. Обявлението за възложена поръчка във връзка с тази поръчка все още не е публикувано онлайн в TED. Освен това междувременно трета страна (независимо от жалбоподателя) е подала жалба срещу производството, довело до настоящото решение за възлагане.

Що се отнася до "прекомерната сума", OPOCE заяви, че е посочила това само защото е получила такава информация от SZ. В този случай обаче OPOCE е знаела за тази фалшификация много преди това. OPOCE е получила писмо от жалбоподателя по този въпрос на 4 декември 2003 г. На 24 август 2004 г. жалбоподателят е представил копие от писмото, което е изпратил на Euroscript на 21 ноември 2003 г. и в което са посочени разходите, които ще бъдат начислени (75 000 EUR). Копие от това писмо е изпратено на Службата за публикации на Европейския съюз от омбудсмана на 29 септември 2004 г. Като се има предвид, че по този начин OPOCE е било уведомено за тези факти, е трябвало да бъде запитано защо въпреки това е подписало голям нов договор на 16 юни 2005 г. с дружество, което му е предоставило невярна информация.

Жалбоподателят заявява, че иска признаване на допуснатите грешки, порицание на засегнатите длъжностни лица (4) и обезщетение за претърпените от него вреди и за пропуснати ползи. Тя моли Омбудсмана да не отлага допълнително изключително трудното си решение по настоящия случай.

Освен това жалбоподателят подчерта, че се е погрижил да не представя нови материали, които биха изисквали допълнителни проверки от омбудсмана. Тя добави, че ако омбудсманът счете, че тези забележки все пак съдържат нови материали, той следва да го информира незабавно, за да се даде възможност на жалбоподателя да оттегли тези материали.

РЕШЕНИЕТО

1 Уводни бележки

1.1 Настоящата жалба е подадена от нидерландско дружество, което от няколко години разработва софтуер за навигация и извличане на електронни публикации на ЕС, включително електронните версии на Официален вестник. До 1 май 2004 г. нейните софтуерни решения бяха използвани от Службата за официални публикации на Европейските общности („OPOCE“) за ежедневното изготвяне на притурката към Официален вестник както на CD-ROM, така и в интернет (TED-online).

1.2 Според жалбоподателя промяната на длъжностните лица в OPOCE, извършена през 2000/2001 г., е довела до това, че от този момент изглежда, че систематично се полагат всички усилия, за да се предотврати подборът на неговите продукти за задачите, които са предмет на офертите. В този контекст жалбоподателят се позова на четири случая, които са обобщени по-долу. Според жалбоподателя, въпреки че всеки от тези случаи (и по-специално третият) заслужава специално внимание, именно комбинацията от тези случаи предизвиква безпокойство и заплашва да застраши бъдещето на една от най-чувствителните публикации на ЕС, считано от 1 май 2004 г.

1.3 Въз основа на информацията, предоставена от жалбоподателя в неговата жалба, основните факти по горепосочените четири случая могат да бъдат обобщени, както следва:

(1) Оферта No 2034

През 2001 г. OPOCE публикува покана за участие в търг за производството и дублирането на CD-ROM, съдържащ Официален вестник L, и CD-ROM, съдържащ Официален вестник C, на всички официални езици с помощта на консултации. Поръчката е трябвало да бъде възложена на икономически най-изгодната оферта. Жалбоподателят и неговият партньор по проекта Saarbrücker Zeitung Verlag und Druckerei GmbH („SZ“), германско дружество, са подали оферта. На 6 ноември 2001 г. поръчката е възложена на друг участник в търга, AIS Berger-Levault („AIS“). Това дружество е подало най-скъпата оферта.

(2) Оферта No 6019, обособена позиция 1

През 2003 г. OPOCE публикува покана за участие в търг за предоставяне на услуги във връзка със събирането, изготвянето и разпространението на електронни публикации, по-специално притурката към Официален вестник (оферта No 6019). Партида 1 се отнася до създаването на уебсайта TED и CD-ROM за серия S на Официален вестник. Продуктите, предмет на настоящата оферта, досега са били доставяни от SZ и неговия подизпълнител, жалбоподателя, по договор, който е бил възложен пет години по-рано въз основа на оферта No 1695. Договор No 1695 е трябвало да изтече на 30 април 2004 г.

Жалбоподателят е участвал в оферта, подадена от Grafidata b.v., нидерландско дружество. Консорциумът включва и трети партньор, DOCData France, френска компания. SZ също подава оферта заедно с нов партньор. Според жалбоподателя SZ го е информирало, че смяната на неговия софтуерен партньор се дължи на „промяна в отношението“ [ЗАБЕЛЕЖКА: обичайният израз е „промяна на отношението“] към жалбоподателя от страна на OPOCE в резултат на промяна в персонала на OPOCE.

В информационния ден бяха представени 52 дружества. Освен консорциума на жалбоподателя и консорциума на SZ, само едно друго дружество впоследствие е подало оферта. С писмо от 24 октомври 2003 г. OPOCE уведомява Grafidata b.v., че съответната покана за представяне на оферти е отменена. В отговор на искане за обяснение, изпратено от Grafidata b.v., OPOCE се позовава на статия, публикувана във френски вестник на 2 октомври 2003 г. В тази статия управляващият директор на DOCData France посочва, че от 52-те дружества, които първоначално са проявили интерес към поканата за участие в търга, са останали само две: „Deux ont été sélectionnés [са избрани двама], un consortium germano-luxembourgeois et [консорциумът на жалбоподателя]“. OPOCE счита, че по този начин поверителната информация е била оповестена публично.

(3) Удължаване на срока на договора, възложен в рамките на процедура за възлагане на обществена поръчка No 1695

След отмяната на покана за представяне на оферти No 6019, обособена позиция 1, OPOCE решава да удължи договор No 1695 за ограничен период от време, за да може да организира нова покана за представяне на оферти. SZ продължава да бъде основният изпълнител по отношение на удължения договор. OPOCE обаче прие, че SZ използва своя нов подизпълнител вместо жалбоподателя, за да предоставя услугите си.

(4) Оферта ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3

През 2003 г. Комисията публикува покана за участие в търг за „Инструменти на ИСТО“ („Инструменти за индексиране и търсене“). С писмо от 16 март 2004 г. Комисията уведоми жалбоподателя, че неговите оферти са били отхвърлени. Според Комисията офертите за обособени позиции 1 и 3 не отговарят на критерия за технически капацитет, а офертата за обособена позиция 2 не е преминала успешно техническата оценка.

1.4 В жалбата си до Омбудсмана жалбоподателят прави следните твърдения:

(1) Решението на OPOCE да не възложи поръчката по обществена поръчка No 2034 на жалбоподателя и неговия партньор не е било в съответствие с приложимите в случая правила.

(2) Решението на OPOCE да отмени оферта No 6019, обособена позиция 1 не е било в съответствие с приложимите в случая правила.

(3) Удължаването на договора, възложен в рамките на търг No 1695, не е имало правно основание и е щяло да бъде възможно само ако жалбоподателят е продължил да участва в договора.

(4) Комисията неправилно отхвърлила офертите му в рамките на търг ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3.

(5) Службата за публикации на Европейския съюз систематично се е опитвала да не допуска продуктите на жалбоподателя да бъдат избирани за задачи, които са предмет на тръжна процедура.

Жалбоподателят заяви, че допуснатите грешки следва да бъдат поправени, че следва да му бъде предоставено обезщетение за загуба на доходи и че длъжностното лице, отговорно за съответните действия, следва да бъде порицано.

1.5 След като разгледа жалбата, омбудсманът информира Службата за публикации за нея и поиска от нея да представи становище относно твърденията с номера 1, 2, 3 и 5 и относно твърденията на жалбоподателя. Що се отнася до четвъртото твърдение, омбудсманът отбеляза, че съгласно член 2, параграф 4 от Устава на Европейския омбудсман той може да разгледа жалба само след като са били предприети съответните предварителни действия пред администрацията. Подобен предварителен подход изглежда не е бил приложен към Комисията по отношение на въпроса, повдигнат с четвъртото твърдение. Поради това омбудсманът информира жалбоподателя (и Службата за публикации на Европейския съюз), че това твърдение е недопустимо и че няма да бъде обхванато от настоящата проверка.

1.6 След като получи становището на Службата за публикации на Европейския съюз относно жалбата, Омбудсманът отправи две искания за допълнителна информация към Службата за публикации на Европейския съюз. В своето становище (представено на 30 септември 2005 г.) относно отговора на OPOCE на второто от тези искания жалбоподателят заяви, че поканата за участие в търг ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3, организирана от Комисията, е от съществено значение за настоящия случай. Омбудсманът счита, че за да може да вземе предвид в настоящото разследване аргументите, които жалбоподателят е представил в този контекст, на Службата за публикации на Европейския съюз ще трябва да бъде дадена възможност да ги коментира. В същите забележки обаче жалбоподателят подчертава, че се е погрижил да не представя нови материали, които биха изисквали допълнителни проверки от омбудсмана. Жалбоподателят добави, че ако омбудсманът счете, че тези забележки все пак съдържат нови материали, той следва да го информира незабавно, за да му даде възможност да оттегли тези материали. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че е в интерес и на двете страни аргументите, свързани с поканата за представяне на оферти ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3, да не бъдат разглеждани в контекста на настоящото разследване.

1.7 В становището си относно становището на OPOCE жалбоподателят посочва, че що се отнася до анулирането на оферта No 6019, обособена позиция 1, учудващо е, че комисията за оценка е присъдила на своя консорциум (на жалбоподателя) само 53,7 точки и следователно по-малко от необходимия минимум от 80 точки. Жалбоподателят подчерта, че по време на търга неговият софтуер е бил използван в продължение на четири години за съответната публикация, докато софтуерът, който SZ е предлагало, никога не е бил използван или изпитван по проект с такава сложност и все още предстои да бъде разработен. Той също така предположи, че финансовата му оферта със сигурност е била най-ниската. Въпреки това, като се има предвид, че жалбоподателят не е направил никакви конкретни твърдения или твърдения в този контекст, омбудсманът счита, че няма основания за проверка на резултатите от оценката на офертите, представени в отговор на търг No 6019, обособена позиция 1. Омбудсманът счита за целесъобразно да припомни, че тази покана за участие в търг във всички случаи е била отменена от Службата за публикации на Европейския съюз.

1.8 В своите забележки относно отговора на Службата за публикации на Европейския съюз на второто искане на омбудсмана за допълнителна информация жалбоподателят посочва, че новата покана за участие в търг No 6019-1 (заменяща тази, която е била отменена) е довела до възлагането на поръчката на SZ. Жалбоподателят счита, че SZ е предоставило невярна информация на Комисията през декември 2003 г. по отношение на исканите от жалбоподателя такси. Поради това жалбоподателят счита, че е трябвало да бъде запитан защо Комисията е подписала голям нов договор на 16 юни 2005 г. с дружество, което му е предоставило невярна информация. Като се има предвид, че жалбоподателят не е направил никакви конкретни твърдения или твърдения в този контекст и като се има предвид, че изглежда не са били направени предварителни подходи по този въпрос, омбудсманът счита, че не е необходимо той да разглежда дали би било оправдано провеждането на разследване във връзка с възлагането на този нов договор. Омбудсманът отбелязва, че според жалбоподателя междувременно трета страна е подала жалба срещу производството, довело до това решение за възлагане. Може би е уместно да се отбележи, че тази жалба не е била подадена до омбудсмана.

1.9 За да се избегнат евентуални съмнения, може също така да е уместно да се припомни, че омбудсманът може да разглежда само жалби срещу институции и органи на Общността. Следователно настоящото разследване се съсредоточава изключително върху възможни случаи на лошо администриране, извършени от OPOCE, а не от други органи или дружества като SZ. Омбудсманът обаче отбелязва, че жалбоподателят изглежда е завел съдебно дело срещу последното дружество.

1.10 В жалбата си и в становището си относно становището на OPOCE жалбоподателят твърди, че неговите софтуерни модули все още се използват без негово разрешение в много раздели на приложенията, предоставени от SZ и неговия нов партньор съгласно удължения договор No 1695. В отговора си на първото искане на омбудсмана за допълнителна информация Службата за публикации на Европейския съюз посочи, че нито е запозната с този аспект на случая, нито е засегната от него. В докладна записка от 17 декември 2004 г., представена от OPOCE заедно с отговора ѝ на първото искане за допълнителна информация, г‐н L. посочва, че от 1 май 2004 г. не е използван софтуерен компонент, който да изисква плащането на лицензионни възнаграждения на жалбоподателя. Омбудсманът счита, че SZ или новият му партньор трябва да отговарят за всяко незаконно използване на софтуера на жалбоподателя. Изглежда, че жалбоподателят вече е предприел правни действия срещу SZ. Следователно настоящото разследване няма да разгледа този аспект на делото.

1.11 Преди да разгледа делото по същество, омбудсманът счита за уместно да подчертае, че в настоящия случай са положени всички усилия за получаване на становището на съответния орган на Общностите по всички твърдения и искове, предявени срещу него. След като жалбата е препратена на OPOCE и след като е получено становището на последната по нея, на OPOCE са изпратени пет писма с допълнителни запитвания. Тези писма (1) се отнасят до въпроси, свързани с поверителността по отношение на документите, представени от Службата за публикации на Европейския съюз; 2) съдържа точни въпроси, с които се иска допълнителна информация; и 3) включва допълнителни материали и кореспонденция, получени от жалбоподателя в хода на разследването, по които Службата за публикации на Европейския съюз беше приканена да представи коментари. С оглед на гореизложеното Омбудсманът счита, че Службата за публикации на Европейския съюз е имала всички възможности да се защити срещу твърденията и претенциите на жалбоподателя.

1.12 Освен това Омбудсманът би искал да подчертае, че Службата за публикации на Европейския съюз е сътрудничила добре в настоящия случай, по-специално като е отговорила бързо на писмата на Омбудсмана и като е предоставила достъп до множество вътрешни документи, които значително са подпомогнали Омбудсмана при разглеждането на жалбата. В становището си относно отговора на Службата за публикации на Европейския съюз на първото искане за допълнителна информация жалбоподателят заяви, че Службата за публикации на Европейския съюз се е опитала да прикрие случилото се и е информирала погрешно омбудсмана. Омбудсманът счита, че макар на няколко пъти да е било необходимо да се поиска допълнителна и по-добра информация от Службата за публикации по време на настоящото разследване, нищо не подсказва, че Службата се е опитала да прикрие случилото се или дори да информира погрешно омбудсмана. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че не са необходими допълнителни проверки по отношение на този аспект на случая.

2 Що се отнася до решението на Службата за публикации на Европейския съюз да не възложи поръчката по тръжна процедура No 2034 на жалбоподателя и на неговия консорциум

2.1 Договорът за обществена поръчка No 2034 е възложен на AIS на 6 ноември 2001 г. На 20 юни 2003 г. жалбоподателят изпрати писмо до OPOCE, за да поиска отговори на някои въпроси, свързани с това възлагане. Наред с другото, жалбоподателят твърди, че година и половина след възлагането на поръчката спечелилият оферент все още не е предоставил продукт, който да отговаря на тръжните спецификации. Жалбоподателят е приложил списък с изискванията, които според него не са били изпълнени. В отговора си от 14 август 2003 г. OPOCE потвърждава, че избраната оферта е била икономически най-изгодната въз основа на критериите за възлагане, че съответният CD-ROM е бил на разположение от юли 2002 г. и че закъснението се дължи на OPOCE. Що се отнася до техническите въпроси, OPOCE се позова на факта, че в поканата за представяне на оферти се посочва, че „спецификациите ще могат да се променят по време на срока на валидност на договора в съответствие с пазарните тенденции“.

2.2 В жалбата си до Омбудсмана жалбоподателят твърди, че решението на Службата за публикации на Европейския съюз да не възложи поръчката по тръжна процедура No 2034 на него и на партньора му не е било в съответствие с правилата, приложими в тази област.

2.3 В становището си OPOCE твърди, че договор No 2034 е подписан с AIS след процедура за възлагане на обществена поръчка, която е била в съответствие с директивите на ЕС в областта на обществените поръчки. Тя посочи, че поканата за представяне на оферти за 2034 г. е била представена на Консултативния комитет за обществени поръчки и договори (ККОП), който е дал положително становище по нея на 19 септември 2001 г.

2.4 В становището си по становището на OPOCE жалбоподателят е на мнение, че комисията за оценка съзнателно или несъзнателно е допуснала сериозни грешки. Според жалбоподателя съответният продукт е бил доставен на потребителите осем месеца по-късно от планираното и е имал по-ниска функционалност и ефективност. Жалбоподателят отново се позова на данните, посочени в списъка, изпратен на Службата за публикации на Европейския съюз на 20 юни 2003 г.

2.5 В първото искане за допълнителна информация, изпратено на 29 септември 2004 г., омбудсманът поиска от Службата за публикации да разгледа някои въпроси, свързани с възлагането на съответната поръчка. Службата за публикации на Европейския съюз отговори на това искане и представи докладна записка на 15 ноември 2004 г. С писмо от 23 ноември 2004 г. омбудсманът поиска от OPOCE да предостави по-конкретна информация във връзка с редица въпроси, които той описа в писмото си. Службата за публикации на Европейския съюз отговори на това искане на 17 декември 2004 г. И двата отговора бяха препратени на жалбоподателя, който представи коментари. Същността на отговорите на Службата за публикации на Европейския съюз и на забележките на жалбоподателя ще бъде разгледана по-късно в контекста на разглеждането на съответните въпроси. На този етап обаче изглежда уместно да се спомене, че в писмото на OPOCE от 17 декември 2004 г. тя е посочила, че е поискала от своя вътрешен одитор да разгледа преписката по съответната покана за участие в търг.

2.6 В самото начало следва да се отбележи, че офертите, подадени в отговор на съответната покана за представяне на оферти, са били разгледани от комисията за оценка, създадена за тази цел от OPOCE. Поради това омбудсманът счита, че той не може и не следва да заменя собствената си оценка с тази на комисията за оценка. Следователно според Омбудсмана неговата проверка трябва да се ограничи до проверка дали решението за възлагане на поръчката е взето в съответствие с правилата. Тъй като това решение се основава на резултатите от оценката на офертите от комисията за оценка, проверката на омбудсмана трябва да се съсредоточи върху тази оценка.

Омбудсманът счита, че от този подход следват още две заключения.

Първо, в жалбата си и в становището си жалбоподателят представя различни становища, за да докаже, че услугите, предоставяни от AIS по силата на съответния договор, са били забавени или не са имали необходимото качество. Ясно е обаче, че комисията за оценка е трябвало да си състави становище въз основа на информацията, предоставена в офертите, представени на OPOCE, и че тя не е била в състояние да вземе предвид бъдещото развитие. Следователно аргументите на жалбоподателя относно закъсненията и възможните дефекти на услугите, предоставяни от AIS, биха били (ако бъдат установени) от значение за настоящите цели само ако доведат до заключението, че комисията за оценка е допуснала грешка при разглеждането на офертата, представена от AIS. С оглед на следните коментари относно резултатите от работата на комисията за оценка, омбудсманът счита, че не е необходимо да се предприема това трудно и до известна степен спекулативно разглеждане в настоящия случай.

На второ място, като се има предвид, че трябва да се приеме, че членовете на комисията за оценка (при липса на доказателства за противното) притежават специални експертни познания по отношение на оценката на съответните оферти, омбудсманът счита, че неговата проверка следва да се ограничи до проверка дали комисията за оценка е допуснала явни или сериозни грешки.

2.7 Омбудсманът счита, че в настоящия случай действително са допуснати такива очевидни и сериозни грешки.

2.8 Заедно със становището си OPOCE представя копие от доклад относно съответната процедура за възлагане на обществена поръчка, изготвен от нейните служби на 21 август 2002 г., за да го представи на ACPC. Този доклад съдържа различни допълнителни документи, включително доклада на комисията за оценка от 3 август 2001 г. Според последния доклад консорциумът на жалбоподателя е получил общо 35 точки (изчислени като сбор от 11, 10, 13 и 3 точки за съответните четири критерия) от оценителите (от общо 60 точки), докато AIS е постигнала 44,5 точки. Точките, присъдени на всеки оферент по критерий, и общият брой точки са посочени в текста и са посочени в таблица. Що се отнася до критерий В1 (относно качеството на предложените технически решения), комисията за оценка присъди 16 (от общо 20 точки) на AIS (в сравнение с 11 точки за SZ) и отбеляза в този контекст, че предложеното от AIS решение „съответства изцяло на изискванията, определени в техническите спецификации“. Комисията за оценка стигна до заключението, че AIS също има най-доброто съотношение качество/цена (10,11 в сравнение с 9,32 за консорциума на жалбоподателя).

2.9 Омбудсманът отбелязва, че е ясно, че точките, присъдени на SZ, са били неправилно обобщени. Сумата от 11, 10, 13 и 3 е 37, а не 35. Първото позоваване на тази грешка в документ, издаден от Службата за публикации на Европейския съюз, изглежда е бележката на нейния вътрешен одитор от 16 декември 2004 г. Като се има предвид, че грешката е очевидна и би могла да бъде открита само чрез кръстосана проверка на цифрите, е трудно да се разбере защо не е била открита по-рано. Това е още по-изненадващо с оглед на факта, че жалбоподателят вече е писал до OPOCE относно решението за възлагане през юни 2003 г. Ако резултатите от оценката са били проверени по това време, съответната грешка би могла да бъде открита още тогава.

2.10 Омбудсманът отбелязва, че горепосочената грешка не засяга незабавно резултата, постигнат от комисията за оценка, като се има предвид, че правилното съотношение качество/цена за SZ възлиза само на 9,85, което все още е по-малко от съотношението 10,11, изчислено за AIS. Следва да се отбележи обаче, че предложението на комисията за оценка се основава на съотношенията качество/цена, получени от различните оференти. Следователно е можело да се очаква, че са били положени специални усилия, за да се гарантира, че изчисляването на тази важна цифра не е изпълнено с грешки. Фактът, че комисията за оценка явно не е положила необходимата грижа по отношение на тази цифра (както беше посочено по-горе), няма непосредствено въздействие върху резултата от оценката. Ако обаче са допуснати грешки по отношение на толкова важна цифра, не може да се изключи, че са допуснати грешки и при определянето на присъдените точки по отношение на отделните критерии. Следва да се отбележи, че SZ щеше да постигне най-доброто съотношение качество/цена, ако му беше дадена още една точка от комисията за оценка. Същият резултат би бил получен, ако AIS беше получила най-малко 1,5 точки по-малко.

2.11 Следователно трябва да се провери дали са допуснати очевидни или сериозни грешки по отношение на точките, присъдени по всеки критерий.

2.12 В своя списък, представен на OPOCE през юни 2003 г., жалбоподателят изложи редица аргументи, за да установи становището си, че офертата на AIS не отговаря на всички спецификации. OPOCE коментира тези аргументи в писмото и бележката си от 15 ноември 2004 г. и в писмото си от 17 декември 2004 г. В становището си от 29 март 2005 г. по тези отговори жалбоподателят направи допълнителни подробни коментари относно този аспект на жалбата. Копие от тези забележки беше изпратено на Службата за публикации на Европейския съюз, когато омбудсманът отправи второ искане за допълнителна информация (по други въпроси). В отговора си на това искане OPOCE обаче не направи допълнителни подробни коментари по въпроса, който трябва да бъде разгледан тук.

2.13 Омбудсманът счита, че не е в състояние да разгледа всички аргументи, представени от жалбоподателя, и контрааргументите, представени от Службата за публикации на Европейския съюз, като се има предвид, че това би изисквало както подробна техническа експертиза, така и задълбочено проучване на съответните оферти.

2.14 Омбудсманът обаче отбелязва следното:

* Жалбоподателят посочи, че в „Спецификациите“ се посочва (в точка 3.2.8), че отговорът на обикновено търсене по един критерий трябва да бъде предоставен в рамките на две секунди. Според жалбоподателя обаче продуктът на AIS е отнел 40 секунди (първо търсене) и седем секунди (допълнителни търсения). В своята докладна записка от 15 ноември 2004 г. (представена заедно с отговора от същата дата) OPOCE приема, че бързината на отговорите винаги зависи от мощността на използвания хардуер и от обема на съответните данни. Според Омбудсмана това твърдение със сигурност е вярно. Тя обаче не може да промени факта, че в „Спецификациите“ са отправени конкретни искания по този въпрос. В писмото си от 17 декември 2004 г. OPOCE заяви, че пряко сравнение въз основа на капацитета на машините, посочен от жалбоподателя, вече не е възможно, като се има предвид, че тези машини вече са остарели. Според OPOCE обаче тестовете, извършени върху най-старото налично оборудване, са показали, че при първото търсене резултатите се показват след 5 до 15 секунди. OPOCE посочи, че е разумно да се приеме, че ограничението от две секунди, определено в техническите спецификации, не е реалистично.

Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят твърди, че неговият собствен продукт е позволил отговорите на прости търсения по един критерий да бъдат дадени в рамките на две секунди, както се изисква в „Спецификациите“. Дори да се предположи обаче, че становището на OPOCE е правилно, това не променя факта, че продуктът на AIS изглежда не отговаря на съответния критерий, посочен в "Спецификациите".

Омбудсманът отбелязва, че Службата за публикации на Европейския съюз първоначално е заявила, че в поканата за представяне на оферти е посочено, че „спецификациите ще могат да се променят по време на срока на валидност на договора в съответствие с пазарните тенденции“. В писмото си от 15 ноември 2004 г. OPOCE обаче приема, че ако исканията за предоставяне на продукта съгласно тръжните спецификации са били занижени, не е имало правно основание за това.

* Жалбоподателят посочи, че в „Спецификациите“ се изисква (точка 3.2.6) продуктът да осигурява функцията за сърфиране в специфичен за полето списък с термини (речник) и за копиране на термини от този списък във формуляра за търсене във възходящ цифров ред. В своята докладна записка от 15 ноември 2004 г. OPOCE признава, че тази функция не се предлага от AIS.

* Жалбоподателят посочи, че „спецификациите“ изискват (точка 3.1 „Généralités“) продуктът да има капацитет да отпечатва всички документи, без да се налага да ги отваря един по един. В своята докладна записка от 15 ноември 2004 г. OPOCE посочи, че в това отношение са били предвидени няколко технически решения, но нито едно от тях не е било задоволително. Според OPOCE функцията в крайна сметка е била отменена.

* Жалбоподателят посочи, че в „Спецификациите“ се изисква (точка 3.3.9) продуктът да има капацитет да визуализира няколко документа едновременно. В своята бележка от 15 ноември 2004 г. OPOCE приема, че това не е възможно с продукта, предлаган от AIS.

2.15 Омбудсманът отбелязва в своята докладна записка от 15 ноември 2004 г., че в заключение OPOCE твърди, че някои изисквания са срещнали трудности, които са се оказали практически непреодолими или са се оказали излишни. Поради това тези изисквания отпаднаха. Според OPOCE обаче фактът, че някои изисквания не са били включени в крайния продукт, не означава, че софтуерът не е позволил те да бъдат изпълнени или че изпълнителят не е бил в състояние да ги изпълни. Освен това OPOCE заяви, че съществува и известна свобода на преценка, въпреки че тя е ограничена. Омбудсманът счита, че тези аргументи не са убедителни. Очевидно е, че изискванията, на които се позовава OPOCE, са отпаднали едва след възлагането на поръчката на AIS. Уместно е да се припомни твърдението на OPOCE в писмото ѝ от 15 ноември 2004 г., че ако исканията за предоставяне на продукта съгласно тръжните спецификации са били занижени, не е имало правно основание за това.

Във всеки случай обаче омбудсманът не е в състояние да види как комисията за оценка би могла, предвид горепосочените обстоятелства, да стигне до заключението, че офертата на AIS „съответства изцяло на изискванията, определени в техническите спецификации“. Омбудсманът отбелязва също така, че жалбоподателят твърди в своите забележки относно отговора на Службата за публикации на Европейския съюз на първото искане за допълнителна информация, че офертата на SZ е предложила пълна подкрепа за всички необходими функции, с изключение на една относно „отпечатването на избрани документи, без да се налага те да бъдат отваряни един по един“, която - според бележката на Службата за публикации на Европейския съюз от 15 ноември 2004 г. - AIS е предложила, но не е била в състояние да приложи. OPOCE получи копие от тези забележки, но се въздържа от оспорване на това твърдение.

2.16 С оглед на гореизложеното Омбудсманът заключава, че комисията за оценка действително е допуснала очевидни и сериозни грешки при оценката на качеството на техническото решение, предложено от AIS в настоящия случай.

2.17 Както беше посочено по-горе (вж. точка 2.6) обаче омбудсманът не може да замени оценката на комисията за оценка със своята собствена оценка. Въпреки това омбудсманът счита, че добрата административна практика изисква решението на комисията за оценка да бъде преразгледано в светлината на горепосочените факти. Омбудсманът обаче очевидно не може да предвиди резултата от такъв преглед, който ще трябва да бъде извършен от самата OPOCE. Не може да се изключи напълно, че контролът, който OPOCE трябва да извърши, би довел до това, че грешките, допуснати в процедурата за възлагане на обществена поръчка, не засягат общия резултат, т.е. че представената от AIS оферта е икономически най-изгодната. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че жалбоподателят все още не е доказал твърдението си, че решението на Службата за публикации на Европейския съюз да не възложи поръчката по тръжна процедура No 2034 на него и на партньора му не е било в съответствие с правилата, приложими в тази област.

2.18 Следва обаче да се отбележи, че единствената причина за тази констатация е, че до този момент OPOCE не е упражнило надлежен контрол по отношение на решението си да възложи съответната поръчка. Омбудсманът отбелязва, че Службата за публикации на Европейския съюз е предоставила отговори на някои въпроси във връзка с тази награда. Въпреки това, както правилно отбелязва жалбоподателят, OPOCE досега се е въздържала от разглеждане на делото по същество като такова. Омбудсманът отбелязва, че Службата за публикации на Европейския съюз го е информирала, че е поискала от своя вътрешен одитор да разгледа досието по поканата за участие в търг. Изготвената от това длъжностно лице на 16 декември 2004 г. докладна записка обаче показва, че тази проверка не обхваща самата оценка (с горепосоченото изключение на констатацията, че е имало грешка при изчисляването на общите точки за SZ, които е трябвало да бъдат 37 вместо 35).

2.19 При тези обстоятелства омбудсманът счита, че е уместно и справедливо да се установи лошо администриране не по отношение на твърдението на жалбоподателя, а по отношение на неспособността на Службата за публикации на Европейския съюз да извърши подходящ преглед на въпроса. Поради това по-долу ще бъде представен проект на препоръка за извършване на такъв преглед.

2.20 В своята докладна записка от 16 декември 2004 г. вътрешният одитор на OPOCE посочва, че договор No 2034 (който е трябвало да приключи през ноември 2006 г.) ще бъде анулиран от ноември 2005 г., тъй като, наред с другото, бюджетният лимит ще бъде достигнат дотогава. При тези обстоятелства прегледът, който ще бъде предприет от OPOCE, до голяма степен ще съвпадне с проверката дали на жалбоподателя следва да се изплати обезщетение за вреди поради възлагането на обществена поръчка No 2034 (вж. по-долу точка 6.21 и сл.).

3 Относно отмяната на покана за представяне на оферти No 6019, обособена позиция 1

3.1 Жалбоподателят твърди, че решението на OPOCE да отмени покана за участие в търг No 6019, обособена позиция 1 не е било в съответствие с правилата, приложими в последната. То твърди, че в допълнение към собствената му оферта и тази, представена от консорциума на SZ, е била представена само още една оферта и че като цяло скоро след отварянето на офертите е било известно, че тази трета оферта не може да се разглежда сериозно, като се има предвид, че оферентът няма предишен опит в тази област. Освен това жалбоподателят заяви, че публикуването на статията във вестника не би могло да има никакво въздействие върху процеса на оценка и че ако е имало изтичане на поверителна информация, е много вероятно тя да е дошла от самата OPOCE.

3.2 В становището си OPOCE посочва, че на 15 октомври 2003 г. г-н М., управител на жалбоподателя, е уведомил OPOCE по телефона, че член на консорциума на жалбоподателя е дал интервю за френски вестник, в което е споменал участието си в настоящата процедура за възлагане на обществена поръчка. Според OPOCE г-н М. се е извинил за това поведение и е уверил OPOCE, че неговата компания няма нищо общо с това интервю.

В съответната статия управляващият директор на DOCData France (член на консорциума на жалбоподателя) посочва, че от 52-те дружества, които първоначално са проявили интерес към поканата за участие в търг, са останали само две: „Deux ont été sélectionnés [са избрани двама], un consortium germano-luxembourgeois et [консорциумът на жалбоподателя].“

След като се запозна със съдържанието на тази статия, генералният директор на OPOCE реши в същия ден да отмени офертата на основание, че е била публикувана поверителна информация, която е била известна само на членовете на комисията за оценка. OPOCE добавя, че на 16 октомври 2003 г. е поискало обяснение от DOCData France. Според OPOCE отговорът, изпратен на 17 октомври 2003 г., не е счетен за задоволителен. На 21 октомври 2003 г. генералният директор на OPOCE дава указания за започване на административно разследване. На 3 декември 2003 г. генералният директор уведомява членовете на съответните комисии, че административното разследване е приключено. OPOCE твърди, че решението му да отмени съответната покана за представяне на оферти е било правилно.

3.3 В коментарите си по това становище жалбоподателят изразява становището, че не е имало причини за отмяна на офертата.

3.4 В отговора си от 15 ноември 2004 г. на искането на омбудсмана за допълнителна информация OPOCE заяви, че не е съгласна с мнението на жалбоподателя, че броят на избраните оферти е бил "общоизвестен по това време". Според OPOCE единствената информация, която е била предоставена на разположение на обществеността (по повод на публичното отваряне на офертите), е броят на подадените оферти. OPOCE добавя, че решението за отмяна на процедурата за възлагане е взето на основание член 101 от Регламент No 1605/2002. Според тълкуването на подобно правило от Съда на Европейския съюз такова решение не е било ограничено до изключителни случаи.

3.5 В становището си по този отговор жалбоподателят подчертава, че не само броят на офертите, но и имената на оферентите са били оповестени публично. Според жалбоподателя от уебсайта на третия участник в търга лесно може да се установи, че работата за OPOCE и ЕС не е била една от основните му дейности. Жалбоподателят добави, че това, съчетано със сложността на продуктите и услугите, които трябва да бъдат доставени, и важният елемент на производството на CD-ROM, е довело до това, че в очите на всички засегнати страни това не е сериозен участник в търга. Член 101 от Регламент No 1605/2002 позволява на възлагащия орган да се откаже от поръчката или да отмени процедурата за възлагане. Тази разпоредба обаче задължава възлагащия орган да обоснове това решение пред оферентите. Според жалбоподателя OPOCE не е успяла да направи това.

3.6 Омбудсманът отбелязва, че е безспорно, че е било известно на обществеността, че е имало само трима оференти. Като се има предвид, че офертите са били отворени публично, омбудсманът предполага, че самоличността на тези оференти също не е тайна. Освен това от представените от OPOCE документи е видно, че на етапа на подбор структурата на третия консорциум е била счетена за недостатъчна, за да се гарантира правилното изпълнение на всички съответни задачи, и че следователно само другите две оферти са били допуснати до етапа на възлагане. С оглед на това решение и на аргументите, представени от жалбоподателя, омбудсманът счита, че не е изключено един добре информиран експерт да стигне до заключението, че само консорциумът на SZ и консорциумът на жалбоподателя са сериозни претенденти за възлагането на поръчката.

3.7 Следва обаче да се отбележи, че публикуваното в съответната статия изявление не се ограничава до оценка на възможните перспективи на оферентите, а отбелязва, че две оферти са били "избрани". Омбудсманът счита, че генералният директор на OPOCE правилно е предположил, че това е поверителна информация, която е била известна само на членовете на комисията за оценка. Регламент (ЕО, Евратом) No 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (5) ("Регламент 1605/2002") изрично предвижда възможността за отмяна на процедура за възлагане, при условие че решението е обосновано и е доведено до знанието на оферентите. Омбудсманът счита, че решението на генералния директор на OPOCE да отмени офертата на основание, че е била публикувана поверителна информация, която е била известна само на членовете на комисията за оценка, отговаря на първото от тези условия. Възможността поверителната информация да е била изтекла от член на комисията за оценка не изглежда релевантна при настоящите обстоятелства. Омбудсманът счита, че публикуването на поверителна информация относно дадена оферта само по себе си е сериозен въпрос, който дава право на съответната институция да отмени тръжната процедура. Що се отнася до второто условие, жалбоподателят изглежда не твърди, че решението не е било доведено до знанието му. Следва да се отбележи, че според изложението на събитията, предоставено от OPOCE, което не е оспорено от жалбоподателя, самият жалбоподател е насочил вниманието на OPOCE към статията, публикувана във френския вестник.

3.8 При тези обстоятелства омбудсманът счита, че решението за отмяна на тръжната процедура изглежда законосъобразно. Следователно не може да се установи лошо администриране по отношение на второто твърдение.

4 Относно продължаването на договор No 1695

4.1 Жалбоподателят твърди, че удължаването на договора, възложен по тръжна процедура No 1695, не е имало правно основание и е щяло да бъде възможно само ако той (жалбоподателят) е продължил да участва в договора. В писмо, адресирано до OPOCE на 26 февруари 2004 г., адвокатът на жалбоподателя е изразил становището, че удължаването на посочения договор няма правно основание, като се има предвид, че член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО, Евратом) No 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) No 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (6) ("Регламент 2342/2002") предвижда, че процедура на договаряне може да се използва, когато са налице "причини за изключителна спешност, предизвикани от непредвидими събития, които не се дължат на възлагащите органи" и че съгласно член 126, параграф 1, буква е) от Регламент 2342/2002 в случай на удължаване може да се предложи само един и същ продукт или услуга. Адвокатът е заявил, че удължаването на договора би изисквало продължаване на участието на жалбоподателя, като се има предвид, че никоя друга страна няма да може да достави същия продукт, т.е. продукт с технологията за търсене, предоставена от жалбоподателя.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят повтори становището си, че удължаването на договора не е било в съответствие с приложимите правила и във всеки случай не е било възможно без неговото участие. Жалбоподателят добави, че продуктът, който трябва да бъде предоставен от SZ, никога не може да бъде "същият" като този, който е доставял преди това, като е използвал софтуера на жалбоподателя, тъй като софтуерът за извличане на жалбоподателя, който е бил използван за тази цел, е бил специално разработен и оптимизиран за CD-ROM.

4.2 В становището си OPOCE посочва, че след отмяната на процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1 и за да се осигури непрекъснатост на услугата, договор No 1695 е бил удължен за срок от 18 месеца.

OPOCE не отговори пряко на аргументите на жалбоподателя. Тя обаче представи докладна записка по досието (от 1 юни 2004 г.) с описание на събитията, които са се случили.

Тази бележка съдържа следната информация:

След отмяната на офертата пред OPOCE са се представили два варианта, а именно 1) процедура на договаряне с консорциума, който е доказал техническото си качество, или 2) процедура на договаряне с оглед удължаване на договор No 1695.

На 7 ноември 2003 г. г-н B., началник на отдел „Авторски услуги“ на OPOCE, е поискал от г-н L., началник на отдел „Мултимедия“ на OPOCE, във връзка с евентуалното удължаване на договор No 1695 с осем месеца, техническите спецификации относно адаптациите, които са строго необходими и които произтичат изключително от предстоящото разширяване на ЕС. На 19 ноември 2003 г. г‐н L. уведомява г‐н B., че би било по-реалистично да се предвиди удължаване с дванадесет месеца.

Впоследствие OPOCE уведомява SZ за намерението си да удължи договор No 1695.

На 3 декември 2003 г. SZ уведомява OPOCE, че предлага ново техническо решение (с промяна в използвания софтуер) за продължаване на договора. Според SZ това би позволило да се подобри производителността, необходима за справяне с 20 езика, и то на цена, която е по-ниска от тази, която би била необходима за актуализиране на съществуващия софтуер.

На 4 декември 2003 г. OPOCE получи копие от писмо, адресирано от жалбоподателя до Euroscript (партньор на SZ), относно текущите преговори между тези две дружества.

С писмо, подписано от г‐н L. на 5 декември 2003 г., OPOCE уведомява SZ, че по принцип е съгласна с предложението му.

Предложената промяна на софтуера е била обсъдена в рамките на Службата за публикации на Европейския съюз, тъй като отделът на г-н B. е имал съмнения дали такава промяна е възможна от договорна гледна точка.

След консултация с генералния директор на OPOCE, на 8 декември 2003 г. е взето решение за започване на нова процедура на договаряне и за подписване на нов договор със SZ. Този договор трябваше да използва отново клаузите, предвидени в договор No 1695, и да ги допълни с адаптациите, необходими за 20 езика, и функциите, предвидени за 2004 г. Г‐н L. изпраща на г‐н B. докладна записка в този смисъл. Тази нова процедура получава референтен номер 6029.

На 16 декември 2003 г. OPOCE изпраща проект на договор, с който на SZ се предоставя срок от 24 месеца. Офертата, направена от последния, е получена на 18 декември 2003 г. с допълнение, което е пристигнало на следващия ден.

На 22 и 23 декември 2003 г. г-н L. изготвя две бележки по преписката относно качеството на офертата на SZ и относно техническата обосновка на използването на процедурата на договаряне.

Впоследствие отделът на г-н B. изрази становището, че няма правно основание за процедура на договаряне No 6029.

По повод на среща в края на 2003 г. беше решено, че единственият начин за постигане на напредък е да се удължи договор No 1695, а не да се сключи нов договор, като всички технически изменения се ограничат до необходимия минимум.

На 9 януари 2004 г. на SZ е направено предложение в този смисъл. SZ изпраща отговора си на 13 януари 2004 г. Допълнителни обяснения, поискани от OPOCE, бяха получени на 19 януари 2004 г. Като се има предвид, че отговорът все още не беше счетен за задоволителен, SZ беше поканено на среща за обсъждане на въпросите, които все още не са решени. Тази среща се проведе на 22 януари 2004 г. Потвърждение, че цените няма да бъдат променяни през целия срок на удължаването, поискано от OPOCE, беше получено на 26 януари 2004 г.

Докладът до Комисията относно обществените поръчки и договорите („CAM“) беше изготвен на 30 януари 2004 г. Съгласно този доклад на 18 ноември 2003 г. в Официален вестник е публикувано предварително уведомление за нова покана за участие в търг. Въпреки това, като се има предвид времето, което би било необходимо за нова процедура, произтичащата от това нова услуга би могла да започне да функционира едва от октомври 2005 г. Поради това беше необходимо договор No 1695 да бъде удължен с 18 месеца въз основа на член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002. След заседанието си от 11 февруари 2004 г. CAM поставя на OPOCE някои въпроси, свързани с този въпрос, на които е даден отговор на 16 февруари 2004 г.

На заседанието си от 19 февруари 2004 г. CAM изрази становището, че е необходимо договорът да бъде подписан с оглед на необходимостта да се осигури изготвянето на притурката към Официален вестник. CAM обаче е отбелязала (1), че договор No 1695 е бил използван за въвеждане на техническото решение, предложено в контекста на покана за участие в търг No 6019; 2) че решението за промяна на платформата и за приемане на произтичащите от това разходи е взето без консултация с CAM; и 3) че промяна на техническото решение, която е толкова важна, колкото и настоящото, е довела до промяна в предмета на услугата.

4.3 В становището си жалбоподателят подчертава, че на 21 ноември 2003 г. Euroscript е поискал от него да му съобщи условията си, в случай че Службата за публикации на Европейския съюз реши да удължи договор No 1695. В отговора на жалбоподателя, изпратен същия ден, той е посочил сума в размер на 75 000 EUR. Според жалбоподателя Euroscript се е обадило по телефона на 3 декември 2003 г., за да каже, че OPOCE е чакало отговора на жалбоподателя относно разходите за разработване на нови функции в заявлението, преди да даде на SZ заповедта за удължаване на договора. В отговора си от 4 декември 2003 г. жалбоподателят изрази изненадата си от това искане и се позова на писмото си от 21 ноември 2003 г. Копие от това съобщение е изпратено на OPOCE. На 5 декември 2003 г. Euroscript поиска оценка на разходите за добавяне на 1) деветте нови езика и 2) допълнителни характеристики към заявлението, „както е описано в Покана за участие в търг No 6019“. В отговора на жалбоподателя от 8 декември 2003 г. той е посочил, че точка 2 е нова и че досега обсъждането е било само за удължаване на договор No 1695. Всяка оферта по отношение на точка 2 би изисквала допълнителна информация от Службата за публикации на Европейския съюз относно това, което е необходимо. Жалбоподателят заяви, че с оглед на този обмен OPOCE не би могло да има съмнения, че жалбоподателят е готов да продължи да предоставя услугите, които са били предоставени по договор No 1695, на приемлива цена.

Жалбоподателят също така подчерта, че член 123, параграф 2 от Регламент (ЕО) No 2342/2002 предвижда, че броят на кандидатите в процедурите на договаряне не може да бъде по-малък от трима и във всеки случай трябва да бъде достатъчен, за да се гарантира реална конкуренция. Тя също така твърди, че член 126 определя случаите, в които е възможно да се използва процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка. Според жалбоподателя тук не е изпълнено нито едно от условията по тези случаи. Освен това жалбоподателят твърди, че приложенията, предоставени от SZ и неговия нов партньор, са по-ниски от тези, които преди това са били предоставени с помощта на софтуера на жалбоподателя.

4.4 На 29 септември 2004 г. омбудсманът поиска от Службата за публикации допълнителна информация във връзка със съответните въпроси. Омбудсманът поиска по-специално от Службата за публикации да разгледа аргументите на жалбоподателя въз основа на членове 123 и 126 от Регламент (ЕО) No 2342/2002. Омбудсманът също така отбеляза, че жалбоподателят е заявил, че би било относително лесно и евтино да се добавят деветте нови езика и някои допълнителни допълнения към софтуера, който е разработил и който е бил използван до 1 май 2004 г. Поради това той иска от OPOCE да обясни защо въпреки това е решило да приеме предложението, което SZ изглежда е направило в писмото си от 3 декември 2003 г., за използване на нов софтуер и по този начин на практика на техническото решение, което е било предложено в контекста на търг No 6019, обособена позиция 1.

4.5 В отговора си от 15 ноември 2004 г. OPOCE подчерта, че "непредвидимото събитие", посочено в член 126, параграф 1, буква в) от Регламент 2342/2002, е било публикуването в пресата на статия, разкриваща поверителна информация. Отмяната на процедурата за възлагане е просто последица от непредвидимото събитие. Според OPOCE публикуването на тази статия във вестника при никакви обстоятелства не се дължи на нея. Освен това OPOCE заяви, че са изпълнени и две други условия, които трябва да бъдат изпълнени, за да се приложи тази разпоредба, а именно, че е вероятно интересите на Общностите да бъдат застрашени и че е невъзможно да се следва обикновената процедура. OPOCE подчерта, че е задължена да осигури публикуването на Официален вестник на всички официални езици, което от 1 май 2004 г. означава 20 езика. За да се изпълни това важно задължение, беше необходимо да се въведат някои изменения; прогнозното време за изпълнение е било шест месеца. OPOCE подчерта, че по този начин е било невъзможно да се организира нова покана за представяне на оферти и да се възложи поръчката в горепосочения срок.

Що се отнася до аргументите, основани на член 123 от Регламент No 2342/2002, OPOCE заяви, че по причини от обществен интерес и за да се гарантира продължаването на жизненоважна обществена услуга, е било от съществено значение да се преговаря със съществуващия изпълнител, за когото OPOCE е знаело, че е в състояние да изпълни поръчката. OPOCE добавя, че е знаела само от втора ръка за размера на лицензионните такси, изисквани от жалбоподателя. Според OPOCE не е ясно каква е сумата от 75 000 EUR, посочена от жалбоподателя.

4.6 В по-нататъшния си отговор от 17 декември 2004 г. OPOCE се позова на факта, че в своята докладна записка по досието от 17 декември 2004 г. г-н L. е обяснил, че OPOCE е приело инициативата на SZ да промени софтуера си (1), тъй като предложението е икономически най-изгодното решение, "по-специално поради по-високите разходи за лицензионни възнаграждения, поискани от [жалбоподателя]" и (2) тъй като SZ е било ангажирано с крайния срок за изпълнение на всички промени до 1 май 2004 г. с "ангажирани партньори и утвърден стандартен инструмент в индустрията (Oracle, Eversuite)". В своята докладна записка г-н L. признава, че през май 2004 г. както TED, така и CD-ROM са имали проблеми с производителността и не са разполагали с някои функции, които са били налични преди това. Според г-н L. обаче тези проблеми постепенно са били решени. Г-н L. посочи, че подобни трудности са били срещнати през пролетта на 2002 г. със софтуера на жалбоподателя, когато са били въведени нови стандартни формуляри.

4.7 В допълнителното си писмо от 20 януари 2005 г. Службата за публикации на Европейския съюз подчерта, че по отношение на "допълнителните характеристики", споменати от омбудсмана във връзка с удължаването на договор No 1695, е важно да се отбележи, че договор No 1695 изцяло предвижда такива адаптации и прилагането на допълнителни характеристики. Такива адаптации действително са били въведени по време на срока на действие на договора. Освен това OPOCE заяви, че изпълнителят е имал възможността и отговорността да представи предложения за гарантиране на качеството на услугата или за нейното подобряване. След отмяната на процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1 и последващото решение за удължаване на договор No 1695 SZ е представило — според OPOCE — оферта за 1) промените, които трябва да бъдат въведени, за да започнат да функционират на 1 май 2004 г., 2) промените, които са били предвидими по време на удължаването с оглед на промените, които са в ход в директивите за обществените поръчки, и 3) допълнителни характеристики. OPOCE подчерта, че не е поръчала нито една от тези "допълнителни функции". Тя отбеляза обаче, че SZ е предложило да се приложат „някои подобрения“ и че това предложение е било прието от Службата за публикации на Европейския съюз.

4.8 В становището си жалбоподателят подчертава, че на 5 декември 2003 г. OPOCE е поръчала допълнителни функции от SZ, които са същите като тези, включени в процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1. С възлагането на поръчка за "допълнителни характеристики" OPOCE е финансирало тяхното развитие и съзнателно е облагодетелствало един от участниците в открита процедура за възлагане на обществена поръчка. Жалбоподателят заяви, че следва да се отбележи, че решението за промяна на платформата и за договаряне на съответните разходи е било взето преди CAM да бъде информирана и да поиска нейното одобрение. Според жалбоподателя в бележките си от 17 и 22 декември 2003 г. г-н L. е изфабрикувал редица твърдения, които са напълно неверни. Жалбоподателят подчерта, че никога не е искал 1,5 милиона евро. В писмото си до Euroscript от 21 ноември 2003 г. жалбоподателят цитира сума в размер на 75 000 EUR. Жалбоподателят заяви, че единственият начин да се достигне до сума, близка до посочените 1,5 милиона евро, е като се вземе „стандартната ценова листа“ на жалбоподателя за втората половина на 2003 г. и като се умножат най-ниските суми, дадени там, спрямо удължен период на удължаване. Жалбоподателят обаче подчерта, че никога не е предлагал да използва ценовата си листа по отношение на OPOCE или SZ и никога не е използвал стандартните си цени за проекти от такъв мащаб. Освен това жалбоподателят твърди, че г-н L. не е имал причина да заключи, че решенията на жалбоподателя са остарели. Във всеки случай член 158 от Регламент No 2342/2002 предвиждал праг от 162 293 EUR за такива разходи.

4.9 На 5 юли 2005 г. омбудсманът поиска от OPOCE да обясни на какво фактическо основание г-н L. е заявил в своята докладна записка за досието от 22 декември 2003 г., че жалбоподателят е поискал от SZ "прекомерна сума" (1,5 милиона евро) под формата на лицензионни такси, че това е накарало SZ да потърси нови технически решения и че използваната по това време технология (т.е. тази, основана на софтуера на жалбоподателя) е остаряла.

4.10 В отговора си от 26 юли 2005 г. OPOCE обяснява, че бележката към преписката от 22 декември 2003 г. е била написана в контекста на разглеждането на възможността за използване на процедура на договаряне (No 6029) за сключване на договорно споразумение с оглед на отмяната на покана за представяне на оферти No 6019, обособена позиция 1. Процедурата трябваше да включва, наред с другото, модернизирането на използваната технология и въвеждането на някои допълнителни характеристики. OPOCE твърди, че твърдението, че технологията, използвана в рамките на тогавашния текущ договор (т.е. договор No 1695), е остаряла, се отнася само до тази процедура и само изразява съображения, свързани с възможни подобрения на качеството на предлаганите услуги. Впоследствие обаче е било решено да не се използва тази процедура (No 6029) и вместо това да се пристъпи към удължаване на съществуващия договор (No 1695). OPOCE подчерта, че „допълнителните характеристики“ не са били приложени. Според OPOCE те ще бъдат изпълнени само в рамките на договор No 6019-1, подписан на 16 юни 2005 г., заедно с всички други подобрения, описани в тръжните спецификации. Що се отнася до "прекомерната сума", посочена в бележката към досието от 22 декември 2003 г., OPOCE заяви, че тази информация е била предоставена на OPOCE, както е обяснено в писмото на OPOCE до омбудсмана от 15 ноември 2004 г.

4.11 В своите забележки по този отговор жалбоподателят подчертава, че съответните допълнителни характеристики и само те са били причината за прекомерната сума пари, платена от OPOCE като част от удължаването на договор No 1695. В писмото си до омбудсмана от 26 юли 2005 г. OPOCE твърди, че „допълнителните характеристики“ не са били приложени като част от удължаването на договор No 1695. Според жалбоподателя обаче пет от десетте нови разработки, които са били поискани като част от спецификациите по тръжна процедура No 6019, обособена позиция 1, са били изпълнени преди 29 март 2005 г. (датата на забележките на жалбоподателя по писмото на Службата за публикации на Европейския съюз от 20 януари 2005 г.). Жалбоподателят подчерта, че трябва да се приеме, че на SZ и на неговия подизпълнител е било платено за тези разработки. Според жалбоподателя това е позволило на SZ и неговия подизпълнител да представят много по-добра оферта за новата тръжна процедура No 6019.

4.12 Омбудсманът съзнава факта, че отмяната на търг No 6019, обособена позиция 1 през октомври 2003 г. е поставила OPOCE в затруднено положение, като се има предвид, от една страна, че производството на съответните продукти на езиците на новите държави-членки също е трябвало да бъде осигурено, считано от 1 май 2004 г., и от друга страна, че не е имало достатъчно време да се организира нова оферта и да се възложи произтичащият от нея договор преди тази дата. На теория, както е посочено във вътрешната докладна записка на OPOCE от 1 юни 2004 г., OPOCE е разполагало с два варианта, а именно 1) процедура на договаряне със SZ и неговия нов подизпълнител и 2) процедура на договаряне с оглед удължаване на съществуващия договор No 1695.

4.13 Службата за публикации на Европейския съюз последователно обяснява, че нейният подход се основава на член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002. Омбудсманът счита, че само тази разпоредба трябва да бъде разгледана тук. Следователно не е необходимо да се разглеждат аргументите, които жалбоподателят е изложил, за да докаже, че OPOCE не би могло да се позове на никоя друга от разпоредбите, посочени в член 126, параграф 1 от Регламент (ЕО) No 2342/2002.

4.14 Член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002 предвижда, че процедурата на договаряне може да се използва без предварително публикуване на обявление за поръчка:

„доколкото е строго необходимо, когато поради изключителна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не се дължат на възлагащите органи и могат да застрашат интересите на Общностите, е невъзможно да се спазят сроковете, предвидени за другите процедури и предвидени в членове 140, 141 и 142“.

4.15 Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят изглежда не оспорва становището на Службата за публикации на Европейския съюз, че в настоящия случай са изпълнени две от условията, които трябва да бъдат изпълнени, за да се приложи тази разпоредба, а именно, че е вероятно интересите на Общностите да бъдат застрашени и че е невъзможно да се следва обикновената процедура. Жалбоподателят обаче твърди, че съответният проблем не е бил причинен от „непредвидими събития ..., които не могат да бъдат приписани“ на OPOCE, тъй като информацията, чието разкриване (в гореспоменатата статия във френски вестник) трябва да е била предоставена от членове на комисията за оценка. Омбудсманът обаче отбелязва, че не са му представени доказателства, че това действително е така. Освен това следва да се отбележи, че ако се следваше логиката на жалбоподателя, член 126, параграф 1, буква в) от Регламент 2342/2002 изобщо не би могъл да бъде използван от OPOCE в настоящия случай. Тогава би било трудно да се види на какво основание OPOCE е можело да удължи договор No 1695 със SZ и неговия стар подизпълнител (жалбоподателя), както твърди жалбоподателят, че е трябвало да направи. Същото се отнася и за довода на жалбоподателя, че член 123, параграф 2 от Регламент (ЕО) No 2342/2002 предвижда, че броят на кандидатите в процедурите на договаряне не може да бъде по-малък от трима и във всеки случай трябва да бъде достатъчен, за да се гарантира реална конкуренция. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че становището на Службата за публикации на Европейския съюз, че оповестяването на съответната информация в статия от вестник е непредвидимо събитие, което не може да бъде приписано на нея, и че следователно може да се използва член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002, е разумно.

4.16 Следва да се отбележи обаче, че член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002 ограничава възможността за използване на процедурата на договаряне при обстоятелствата, посочени в тази разпоредба, до степен, която е "строго необходима". Поради това омбудсманът счита, че тази разпоредба може да се използва само за постигане на необходимия минимум, за да се гарантира, че съответните услуги ще продължат да се предоставят и след 30 април 2004 г., както и че ще бъдат предоставяни и на езиците на новите държави-членки. Целесъобразно е да се припомни, че тези услуги се отнасяха до създаването на уебсайта TED и CD-ROM за серия S на Официален вестник. Следва да се отбележи, че отделът за авторски услуги на OPOCE изглежда е на същото мнение, като се има предвид, че г-н B. (началникът на този отдел) поиска от г-н L. на 7 ноември 2003 г., що се отнася до евентуалното удължаване на договор No 1695 с осем месеца, техническите спецификации относно адаптациите, които бяха строго необходими и които следваха едва от предстоящото разширяване на ЕС. Според Омбудсмана следователно е ясно, че член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002 не би предоставил правно основание за сключването на договор, предвиждащ добавянето не само на деветте нови езика, но и на допълнителните характеристики към приложението, предвидено в тръжна процедура No 6019, обособена позиция 1 („допълнителните характеристики“), като се има предвид, че Службата за публикации на Европейския съюз не е доказала, че тези допълнителни характеристики или някой от тях са били строго необходими за предоставянето на съответните услуги. Поради това омбудсманът счита, че решението, прието от Службата за публикации на Европейския съюз към края на декември 2003 г. по препоръка на нейния отдел за авторски услуги, че единственият начин за постигане на напредък е да се удължи договор No 1695, а не да се сключи нов договор, като се ограничат всички технически изменения до необходимия минимум, е правилно.

4.17 Омбудсманът отбелязва обаче, че последващото удължаване на договор No 1695 е довело до важни промени, надхвърлящи простото добавяне на новите езици. На първо място, докато главният изпълнител (SZ) е останал непроменен, подизпълнителят, предоставящ необходимия софтуер, се е променил. OPOCE правилно посочва, че клаузите на договора му позволяват на SZ да смени своя подизпълнител, при условие че е направено и одобрено предварително писмено искане в този смисъл от OPOCE. Омбудсманът обаче счита, че с оглед на съответните услуги смяната на доставчика на софтуера, използван за предоставянето на тези услуги, представлява основна промяна по отношение на същността на договора. Становището, изразено от CAM, че промяна на техническото решение, която е толкова важна, колкото настоящото, е довела до промяна в предмета на предоставяната услуга, потвърждава това становище. Омбудсманът счита, че по този начин Службата за публикации на Европейския съюз не би могла да се ограничи до становището, че смяната на подизпълнител е въпрос, който засяга само изпълнителя и неговия подизпълнител. Във всеки случай въпросът, на който трябва да се отговори, не е дали договор No 1695 е дал възможност на SZ да смени своя подизпълнител, а дали разрешаването на SZ да направи това в настоящия случай е било „строго необходимо“, за да се защитят интересите, защитени от член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002.

4.18 Омбудсманът отбелязва, че Службата за публикации на Европейския съюз не твърди, че жалбоподателят не би могъл или не би желал да продължи да сътрудничи на SZ във връзка с удължаването на договор No 1695. Като се има предвид цялата информация, предоставена на омбудсмана от OPOCE, изглежда, че единствените причини, поради които OPOCE счита, че предложената от SZ промяна на подизпълнителите е приемлива, са изложените в бележката на г-н L. към преписката от 22 декември 2003 г. Съгласно тази бележка SZ (1) е посочило, че прекомерните разходи („c]oûts exorbitants“), поискани от жалбоподателя (1,5 милиона евро за 8 000 потребители), са го накарали да потърси нови технически решения и (2) също така е пожелало да замени съществуващата софтуерна архитектура, която е остаряла от технологична гледна точка („devenue dépassée technologiquement“). Вярно е, че в своята докладна записка по досието от 17 декември 2004 г. г-н L. обясни, че OPOCE е приела инициативата на SZ да промени софтуера си и поради това, че SZ е поело ангажимент да спази крайния срок за въвеждане на всички промени до 1 май 2004 г. с „ангажирани партньори и утвърдени стандартни инструменти в индустрията (Oracle, Eversuite)“. Този последен аспект обаче изглежда не е изрично посочен нито в докладната записка на г-н L. към преписката от 22 декември 2003 г., нито в доклада му до CAM от 30 януари 2004 г. Поради това омбудсманът счита, че тук трябва да бъдат разгледани само двете причини, изрично посочени в докладната записка от 22 декември 2003 г.

4.19 Що се отнася до твърдението, че софтуерът на жалбоподателя е остарял, омбудсманът отбелязва, че в отговора си от 26 юли 2005 г. на второто искане за допълнителна информация OPOCE обясни, че бележката към досието от 22 декември 2003 г. е била написана в контекста на разглеждането на възможността за използване на процедура на договаряне (No 6029) за създаване на договорно споразумение, което да включва, наред с другото, модернизирането на използваната технология и прилагането на някои допълнителни функции. Освен това OPOCE поясни, че твърдението, че технологията, използвана по тогавашния текущ договор (т.е. договор No 1695), е остаряла, се отнася само до тази процедура и само е изразило съображения, свързани с възможни подобрения на качеството на предлаганите услуги. Тя обаче добави, че впоследствие е било решено да не се използва тази процедура (No 6029), а вместо това да се пристъпи към удължаване на съществуващия договор (No 1695). С оглед на тези обяснения омбудсманът счита, че OPOCE вече не твърди, че решението ѝ да удължи договор No 1695, като същевременно позволи на SZ да използва нов подизпълнител, би могло да бъде обосновано от твърдения остарял характер на софтуера на жалбоподателя. Омбудсманът счита, че във всеки случай няма доказателства, които да подкрепят становището, че софтуерът на жалбоподателя е остарял. Следва да се отбележи, че Euroscript е поискало от жалбоподателя да посочи цена за участието си в удължения договор. Това едва ли би имало смисъл, ако Euroscript и SZ бяха счели, че софтуерът на жалбоподателя вече не е подходящ.

4.20 Що се отнася до финансовите аспекти, Омбудсманът счита, че решението на OPOCE да разреши на SZ да смени подизпълнителите със сигурност би било разумно, ако жалбоподателят действително беше поискал прекомерна сума като насрещна престация за продължаващото си участие в договора. Жалбоподателят изглежда не оспорва, че сума в размер на 1,5 милиона евро поради лицензионни възнаграждения може да се счита за прекомерна при тези обстоятелства. Омбудсманът обаче отбелязва, че няма никакви доказателства, които да доказват, че жалбоподателят е направил такова искане в преговорите си със SZ/Euroscript. Напротив, единствената сума, която изглежда е била посочена, е сумата от 75 000 EUR, която жалбоподателят цитира в писмото си до Euroscript от 21 ноември 2003 г.

4.21 Омбудсманът отбелязва, че Службата за публикации на Европейския съюз подчертава, че информацията, която е получила относно цената, посочена от жалбоподателя, е била втора употреба. В своята докладна записка от 22 декември 2003 г. г‐н L. се позовава на релевантната информация, предоставена от SZ в писмото му от 3 декември 2003 г. В това писмо (копие от което Службата за публикации на Европейския съюз е препратила на омбудсмана по искане на последния) SZ сравнява цената на услугите, които е предложило да предложи с помощта на новия си подизпълнител, с цената, която би се получила, ако услугите на жалбоподателя бяха запазени. Съответните разходни позиции са посочени в каре, което се въвежда като представяне на „сравнение между предложения от нас подход и симулация, основана на решението и предложенията на настоящия ни доставчик [жалбоподателя]“. В окончателно представеното копие Службата за публикации на Европейския съюз (по предложение на омбудсмана) заличи данните, които счита за поверителни, включително съответните разходни позиции. С оглед на ясните указания, дадени в бележката на г-н L. от 22 декември 2003 г., Омбудсманът предполага обаче, че сумата от 1,5 милиона евро е посочена в тази клетка на писмото на SZ (очевидно в третия ред под заглавието „CD + роялти“).

4.22 Следва да се отбележи, че едва на 24 август 2004 г. жалбоподателят представя на омбудсмана копие от писмото си до Euroscript от 21 ноември 2003 г. След това омбудсманът изпрати копие от това писмо на Службата за публикации на Европейския съюз. Следователно при липсата на други доказателства нищо не доказва, че OPOCE е знаело, че предоставената в писмото на SZ от 3 декември 2003 г. информация е била неточна при получаването ѝ.

Следва обаче да се има предвид фактът, че писмото на SZ от 3 декември 2003 г. съдържа предложение за удължаване на договор No 1695 (1), който „ще поддържа допълнителни езици, необходими за разширяването на ЕС на 1 май 2004 г.“ и (2) който „ще въведе допълнителни функции, както е публично обявено от Службата за публикации“. От следващия текст става ясно, че тези „допълнителни характеристики“ са „описаните в техническите спецификации на търг No 6019-1“ (т.е. търг No 6019, обособена позиция 1, отменен през октомври 2003 г.). Като се има предвид, че цената, посочена от SZ за собствените му услуги, по този начин покрива тези „допълнителни характеристики“, изглежда ясно, че цената, която SZ е предоставило за сравнение (ако се приеме, че софтуерът на жалбоподателя е трябвало да бъде използван), също е трябвало да покрива тези допълнителни характеристики. На 4 декември 2003 г. обаче OPOCE получава копие от писмото, което жалбоподателят е изпратил на Euroscript същия ден. От това писмо става ясно, че жалбоподателят досега е предоставил само оценка на разходите, що се отнася до добавянето на девет нови езика, и че все още не е представена оферта „относно разходите за разработване на нови функции“. Жалбоподателят също така посочи в това писмо, че е готов да сътрудничи изцяло в процеса на удължаване на договор No 1695.

4.23 Омбудсманът счита, че най-късно след като е получила копие от това писмо на 4 декември 2003 г., OPOCE трябва да е била наясно с факта, че информацията относно жалбоподателя, предоставена от SZ в писмото му от 3 декември 2003 г., е била неточна или ненадеждна и следователно е трябвало да бъде проверена. OPOCE обаче не се позовава на никакви усилия за установяване на съответните факти, които би могла да предприеме. Напротив, още на 5 декември 2003 г. то уведомява SZ, че принципно е съгласно с предложението му. Омбудсманът счита, че този начин на действие е необясним и не съответства на правилата за добро административно поведение.

4.24 Следва да се отбележи, че офертата на SZ от 3 декември 2003 г. обхваща допълнителните характеристики, които са били част от впоследствие отменената тръжна процедура No 6019, обособена позиция 1. Когато Службата за публикации на Европейския съюз реши, следвайки съветите, дадени от нейния отдел за авторски услуги, да отмени плановете си за процедура на договаряне, включваща тези допълнителни характеристики (посочени в тръжна процедура No 6029), и вместо това да удължи съществуващия договор No 1695, възникна друга възможност да се изясни дали и при какви условия жалбоподателят е готов да продължи да сътрудничи. Както е посочено по-горе, жалбоподателят е направил оферта на Euroscript относно удължаването на договор No 1695 и OPOCE е било уведомено за този факт (макар и не за цената като такава) чрез писмото, което му е било изпратено с копие на 4 декември 2003 г. Изглежда обаче, че Службата за публикации на Европейския съюз не е положила усилия за изясняване на въпросите, например като се е свързала директно с жалбоподателя. С оглед на несъответствието, произтичащо от разликите между писмото на SZ от 3 декември 2003 г. и писмото на жалбоподателя от 4 декември 2003 г., такъв пряк контакт би изглеждал както полезен, така и подходящ.

4.25 С оглед на гореизложеното омбудсманът стига до заключението, че Службата за публикации на Европейския съюз не е успяла да гарантира, че решението, което в крайна сметка е въвела, съответства на това, което е било "строго необходимо" съгласно член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002.

4.26 Освен че критикува факта, че OPOCE е удължило договора със SZ, като същевременно му е позволило да използва нов подизпълнител, жалбоподателят твърди също така, че техническото решение, което е било реализирано, обхваща поне някои от "допълнителните характеристики", посочени в (абортираната) оферта No 6019, обособена позиция 1. Независимо от факта, че жалбоподателят е направил подробни коментари в това отношение, омбудсманът счита, че неговият анализ на този аспект на случая може да бъде кратък. Всъщност OPOCE не оспорва факта, че някои от тези „допълнителни характеристики“ са били въведени от SZ и неговия нов подизпълнител, въпреки че в това отношение то използва термина „подобрения“. Дори ако OPOCE не е трябвало изрично да поръча тези допълнителни характеристики при договарянето със SZ относно удължаването на договора, това не променя факта, че OPOCE е приело, че те са включени в услугите, които трябва да бъдат предоставени. Както жалбоподателят правилно отбелязва, трудно е да си представим, че тези допълнителни характеристики е трябвало да бъдат предоставени без никакво разглеждане, дори ако последните са били включени само имплицитно в общата цена. Във всеки случай следва да се отбележи, че в становището си от 19 февруари 2004 г. CAM стига до извода, че договор No 1695 е бил използван за въвеждане на техническото решение, предложено в рамките на процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019. OPOCE не оспорва изрично тази констатация. Поради това омбудсманът счита, че Службата за публикации на Европейския съюз не е доказала, че включването на съответните допълнителни елементи, които в крайна сметка са били приложени, е било „строго необходимо“ по смисъла на член 126, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕО) No 2342/2002.

4.27 С оглед на гореизложеното Омбудсманът стига до заключението, че действията на Службата за публикации на Европейския съюз по отношение на удължаването на договор No 1695 не са били в съответствие с приложимите правила. Това представлява случай на лошо управление. Заключенията, които трябва да се направят от тази констатация, са изложени по-долу (вж. точка 6.24).

5 По отношение на предполагаемите усилия за предотвратяване на подбора на продуктите на жалбоподателя

5.1 В жалбата си жалбоподателят твърди, че OPOCE систематично се е опитвало да попречи на своите продукти да бъдат избрани за задачи, които са били предмет на тръжна процедура.

5.2 В становището си OPOCE приема, че това е неоснователно твърдение, което не е доказано.

5.3 Омбудсманът би искал да посочи, че неговата проверка е разкрила сериозен случай на лошо управление. Той обаче счита, че доказателствата, представени му по време на това разследване, не му позволяват да направи заключението, че OPOCE систематично се е опитвало да попречи на продуктите на жалбоподателя да бъдат избрани за задачи, които са били предмет на тръжна процедура. Полезно е да се отбележи, че обработката на оферта ADMIN/D17/PO/2003/086-ISTO, обособени позиции 1, 2 и 3 от Европейската комисия, на която се основават някои от аргументите на жалбоподателя в този контекст, не е обхваната от настоящото разследване (вж. точки 1.5 и 1.6 по-горе).

5.4 При тези обстоятелства омбудсманът счита, че жалбоподателят не е доказал твърдението си.

6 По отношение на твърденията на жалбоподателя

6.1 В жалбата си жалбоподателят твърди (1), че допуснатите грешки следва да бъдат поправени, (2), че следва да му бъде предоставено обезщетение за загуба на доходи и (3), че длъжностното лице, отговорно за съответните действия, следва да бъде порицано.

6.2 Според него OPOCE имплицитно изглежда е на мнение, че тези твърдения не са основателни.

6.3 В становището си жалбоподателят твърди, че по отношение на оферта No 2034 комисията за оценка съзнателно или несъзнателно е допуснала сериозни грешки. Според жалбоподателя съответните грешки са му стрували загуба на преки доходи за период от пет години, за който е поискал обезщетение. В заключение жалбоподателят заяви, че иска официално разгласяване на фактите, признаване на допуснатите грешки, порицание на съответното длъжностно лице и обезщетение за загуба на доходи.

6.4 В отговора си на искането на омбудсмана за допълнителна информация и за допълнително становище Службата за публикации на Европейския съюз счита, че няма основание съответното длъжностно лице да бъде подложено на дисциплинарно производство. Според OPOCE г-н L. не е бил член на комисиите за оценка в процедури за възлагане на обществени поръчки No 2034 и No 6019, нито е бил отговорен за решението за отмяна на процедурата за възлагане. OPOCE добавя, че във всеки случай на жалбоподателя не би била възложена поръчката в рамките на процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, дори ако последната не е била отменена.

6.5 В становището си по този отговор жалбоподателят представи подробни коментари, за да докаже, че проблемите, с които се е сблъскал, произтичат от факта, че г-н L., френски гражданин, е предпочел търсещия двигател, управляван от Verity (американско дружество), който е бил използван от AIS, френско дружество. Жалбоподателят подчертава, че спечелилият търг No 2034 оферент е предложил и е използвал софтуера Verity. Според жалбоподателя решението на OPOCE е струвало на европейския данъкоплатец стотици хиляди евро ненужни разходи. Жалбоподателят добавя клетвена декларация, направена от г-н P., бивш служител на Euroscript, в която той посочва, че г-н L. го е информирал в началото на 1999 г., че за бъдещи търгове ще се използва само търсачката на Verity. Г-н P. се позова на „търговския натиск“, упражняван от г-н L. върху SZ/Euroscript за смяна на доставчика на търсещи машини.

6.6 На 5 юли 2005 г. омбудсманът отправи второ искане за допълнителна информация до Службата за публикации на Европейския съюз (OPOCE), в което помоли последната (1) да коментира допълнителните коментари и доказателства, предоставени от жалбоподателя в неговите забележки, по-специално по отношение на ролята, която г-н L. е изиграл (според жалбоподателя) по този въпрос; 2) да уточни дали г-н L. е бил или не е бил член на комисията за оценка на оферти No 6019, обособена позиция 1; и 3) да обясни на какво фактическо основание г-н L. е заявил в своята докладна записка по преписката от 22 декември 2003 г., че жалбоподателят е поискал от SZ „прекомерна сума“ (1,5 милиона евро) под формата на лицензионни такси, че това е накарало SZ да потърси нови технически решения и че използваната по това време технология (т.е. тази, основана на софтуера на жалбоподателя) е остаряла.

6.7 В отговора си от 26 юли 2005 г. OPOCE посочва, че що се отнася до ролята на г‐н L., неговата позиция остава непроменена. OPOCE подчертава, че софтуерът Verity, за който според жалбоподателя г-н L. е имал предпочитание, не е бил използван нито в контекста на договор No 1695, нито в договор No 6019, обособена позиция 1. Становището на жалбоподателя, че г-н L. е участвал в случая, като е повлиял на решенията на SZ поради предполагаемото му предпочитание към софтуера Verity, следователно е напълно неоснователно според OPOCE. OPOCE добавя, че г-н L. не е бил нито член на комисията за оценка в процедура за възлагане на обществена поръчка No 6019, обособена позиция 1 (която не е същата процедура като процедура No 6019-1), нито в процедура за възлагане на обществена поръчка No 2034. Той е бил член на комисията за оценка само в търг No 6019, обособена позиция 1, процедурата, която впоследствие е била отменена вследствие на решението, взето от разпоредителя с бюджетни кредити без намесата на комисията за оценка.

6.8 В становището си по този отговор жалбоподателят твърди, че като началник на мултимедийното звено на OPOCE г-н L. е бил пряко отговорен за всеки от трите случая, посочени в жалбата. Жалбоподателят заявява, че иска признаване на допуснатите грешки, порицание на съответните длъжностни лица и обезщетение за настъпилите вреди и за загубата на доходи.

6.9 Като се има предвид, че жалбоподателят повдига три различни твърдения, омбудсманът счита, че е целесъобразно те да бъдат разгледани едно по едно.

6.10 Що се отнася до грешките, за които се твърди, че са допуснати от Службата за публикации на Европейския съюз, омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е заявил в жалбата си, че те следва да бъдат поправени, докато впоследствие е поискал те да бъдат допуснати. При липсата на допълнителни обяснения омбудсманът счита, че това, което жалбоподателят иска да постигне с това твърдение, е случаите на лошо администриране да бъдат коригирани или допуснати от Службата за публикации на Европейския съюз. Освен това той счита, че същото се отнася и за искането на жалбоподателя за „официално разгласяване на факти“, което е изложено в забележките на жалбоподателя относно становището на Службата за публикации на Европейския съюз. Омбудсманът счита, че изложеният по-долу проект на препоръка съответства на целта, преследвана от жалбоподателя с това твърдение.

6.11 Що се отнася до искането на жалбоподателя за обезщетение за вреди, омбудсманът счита, че е необходимо да се направи разграничение между два аспекта на случая, а именно 1) възлагането на договор No 2034 и 2) удължаването на договор No 1695.

6.12 Що се отнася до възлагането на обществена поръчка No 2034, Омбудсманът стигна до заключението, че Службата за публикации на Европейския съюз следва да извърши надлежна проверка по този въпрос. Всеки иск за обезщетение от страна на жалбоподателя предполага, че това разследване води до заключението, че решението за възлагане е неправилно и че вместо това договорът е трябвало да бъде възложен на SZ и неговия подизпълнител (жалбоподателя). Дали това наистина е така, очевидно зависи от резултатите от разследването, което трябва да се извърши.

Поради това следните съображения се основават на (понастоящем хипотетичното) предположение, че това разследване действително ще доведе до заключението, че решението за възлагане е неправилно и че вместо това поръчката е трябвало да бъде възложена на SZ и неговия подизпълнител (жалбоподателя).

6.13 Омбудсманът счита, че в този случай не може да бъде изключен иск за обезщетение от страна на жалбоподателя. Разбира се, трябва надлежно да се вземе предвид фактът, че поръчката е трябвало да бъде възложена на SZ, че жалбоподателят е бил само подизпълнител на SZ и че самото SZ изглежда не е оспорило решението за възлагане. Въпреки че тези факти не изглеждат непременно достатъчни, за да освободят Службата за публикации на Европейския съюз от задължението да разгледа възможността за изплащане на обезщетение на жалбоподателя, те очевидно биха засегнали размера на всяко такова обезщетение. Омбудсманът счита, че трябва да се отчете и фактът, че жалбоподателят изглежда е започнал да поставя под въпрос резултата от търга едва през юни 2003 г., докато съответният договор вече е бил възложен през ноември 2001 г. Фактът, че договор No 2034, който е трябвало да приключи през ноември 2006 г., изглежда е бил предсрочно прекратен от OPOCE, също трябва да бъде взет предвид.

6.14 Що се отнася до удължаването на договор No 1695, според омбудсмана ситуацията е по-ясна. Както е отбелязано по-горе (вж. точка 4), омбудсманът счита, че е налице лошо администриране по отношение на разглеждането на този въпрос от страна на Службата за публикации на Европейския съюз. Като се има предвид, че цялата налична информация показва, че OPOCE е можело да удължи договор No 1695 със SZ като негов изпълнител и с жалбоподателя като негов подизпълнител на разумна цена, решението на OPOCE да разреши на SZ да използва друг подизпълнител е довело до загуба на приходи за жалбоподателя, които иначе би получил. С оглед на факта, че решението на Службата за публикации на Европейския съюз не изглежда обосновано от съответните правила, омбудсманът счита, че жалбоподателят има prima facie иск за обезщетение срещу Службата за публикации на Европейския съюз във връзка с посоченото поведение. Омбудсманът очевидно не е в състояние да определи размера на тези щети, които ще трябва да бъдат установени от Службата за публикации на Европейския съюз. Поради това ще бъде изготвен проект на препоръка OPOCE да направи това.

6.15 Що се отнася до искането за порицание, омбудсманът отбелязва, че жалбата се отнася до „длъжностно лице“, докато в забележките на жалбоподателя относно отговора на Службата за публикации на Европейския съюз на второто искане за допълнителна информация се използва формулярът за множествено число („длъжностни лица“). Въпреки това, като се има предвид, че почти всички коментари, направени от жалбоподателя, се отнасят до г-н L., омбудсманът счита, че това твърдение трябва да се разбира като насочено само към положението на това длъжностно лице.

6.16 Член 86 от Правилника за длъжностните лица на Европейските общности гласи: "Всяко неизпълнение от страна на длъжностно лице или бивше длъжностно лице на задълженията му по настоящия правилник, било то умишлено или поради небрежност от негова страна, го подвежда под дисциплинарна отговорност" . В член 9, параграф 1 от приложение IX („Дисциплинарни производства“) към Правилника за длъжностните лица са изброени санкциите, които могат да бъдат наложени, включително „повторно задържане“ (член 9, параграф 1, буква б) от приложение IX).

6.17 Законодателят на Общността не е разгледал въпроса как мандатът и правомощията за разследване на омбудсмана са свързани с разпоредбите на Правилника за длъжностните лица, отнасящи се до дисциплинарните производства. Следва обаче да се отбележи, че последните разпоредби съдържат ясни правила относно начина на провеждане на дисциплинарното производство и че тези правила поставят особен акцент върху правото на съответното длъжностно лице да бъде изслушано по отношение на твърденията срещу него. Като се има предвид, че дисциплинарни санкции във всеки случай могат да бъдат налагани само след провеждането на дисциплинарното производство, предвидено в Правилника за длъжностните лица, омбудсманът не е в състояние да се произнесе по искане за налагане на такива санкции в даден случай. Омбудсманът би могъл единствено да прецени дали е уместно съответната институция да разгледа възможността за образуване на дисциплинарно производство срещу длъжностно лице. Ако обаче в рамките на своето разследване на подадена до него жалба омбудсманът трябваше да разследва дали следва да бъде образувано дисциплинарно производство по дадено дело, той на практика щеше да проведе това, което би могло да се нарече преддисциплинарно производство. Заключенията, до които омбудсманът ще стигне в това отношение, вероятно ще предопределят или ще се разглеждат като предопределящи резултата от всяко последващо дисциплинарно производство. Ако омбудсманът процедира по този начин, действията му неизбежно биха повдигнали сериозни въпроси, не на последно място защото статутът на омбудсмана не предвижда възможността за изслушване на съответното длъжностно лице преди приключването на разследването. Вместо това в член 4, параграф 2 от Устава на омбудсмана се предвижда, че омбудсманът има възможност да „информира“ съответната институция или орган на Общността за фактите, които поставят под въпрос поведението на член на техния персонал от дисциплинарна гледна точка.

6.18 Като се имат предвид тези обстоятелства, омбудсманът счита, че правилният начин да се процедира в случай като настоящия е да не се разглежда твърдението на жалбоподателя, че следва да се издаде порицание по отношение на съответното длъжностно лице. Вместо това и в съответствие с член 4, параграф 2 от Устава на омбудсмана, омбудсманът ще информира съответната институция или орган за всички факти, които поставят под въпрос поведението на член на неговия персонал от дисциплинарна гледна точка, в отделно писмо. Освен това омбудсманът счита, че за да се защити почтеността на дисциплинарното производство, както е предвидено в Правилника за длъжностните лица, той следва да предостави тази информация на съответната институция или орган поверително.

6.19 Очевидно Службата за публикации на Европейския съюз, като вземе предвид цялата информация, с която разполага, включително информацията, предоставена от омбудсмана съгласно член 4, параграф 2 от Статута на омбудсмана, трябва да реши дали в настоящия случай трябва да бъде образувано дисциплинарно производство.

6.20 Омбудсманът счита за полезно да посочи, че поради това настоящият проект на препоръка се отнася изключително до твърденията и претенциите, които жалбоподателят е повдигнал срещу самата OPOCE.

Заключение

С оглед на гореизложеното омбудсманът отправя следния проект на препоръка към Службата за публикации на Европейския съюз в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман.

Проектопрепоръката

Службата за публикации на Европейския съюз следва 1) да извърши подходящ и задълбочен преглед на решението си за възлагане на обществена поръчка No 2034, за да установи дали това решение е обосновано, и 2) да обмисли изплащането на обезщетение на жалбоподателя поради начина, по който е разгледал удължаването на договор No 1695, и евентуално (в зависимост от резултата от прегледа, посочен в точка 1) и поради решението си за възлагане на обществена поръчка No 2034.

Службата за публикации на Европейския съюз и жалбоподателят ще бъдат информирани за този проект на препоръка. В съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман Службата за публикации на Европейския съюз изпраща подробно становище до 30 юни 2006 г. Подробното становище може да се състои от приемане на решението на омбудсмана и описание на мерките, предприети за изпълнение на проектопрепоръката.

Страсбург, 31 март 2006 г.

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 година относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).

(2) ОВ L 357, 2002 г., стр. 1.

(3) Вж. точка 2.8 от проектопрепоръката по-долу.

(4) Вж. точка 6.15 от проекта на препоръка по-долу.

(5) ОВ L 357, 2002 г., стр. 1.

(6) ОВ L 248, 2002 г., стр. 1.