Уважаеми г-н П.,
На 4 юли 1997 г. Вие подадохте жалба до омбудсмана, съдържаща две твърдения за лошо управление от страна на Европейската комисия.
Първото твърдение беше, че правилата на Комисията относно публичния достъп до документи се прилагат и за документи на определени комитети, които участват в прилагането на законодателството на Съвета от страна на Комисията — т.нар. комитети по комитология — и че поради това Комисията не следва автоматично да отказва достъп до такива документи.
Второто твърдение се отнася до липсата на регистър на документите на Комисията. Вие твърдите, че несъздаването на такъв регистър представлява лошо администриране, тъй като силно ограничава възможността на гражданите да използват правилата за достъп до документи, установени в Решение 94/40 на Комисията, съгласно които обществеността има възможно най-широк достъп до документите на Комисията.

РЕШЕНИЕТО И ПРОЕКТЪТ НА ПРЕПОРЪКА ОТ 29 ЯНУАРИ 1999 Г.

С решение от 29 януари 1999 г. Омбудсманът заключи, че не са оправдани по-нататъшни проверки на първото искане, тъй като въпросът за достъпа до документи по процедурата по комитология е бил отнесен до Първоинстанционния съд по висящо дело T-188/97 Rothmans International срещу Комисията.
При вземането на това решение омбудсманът взе предвид, че въпреки че жалбоподателят не е страна по делото Rothmans, неговата жалба не се отнася до конкретни документи по процедурата по комитология, а по-скоро до общия въпрос дали правилата на Комисията относно публичния достъп се прилагат за такива документи. Изглежда, че този въпрос ще трябва да бъде решен от Първоинстанционния съд при разглеждането на делото Rothmans.
Що се отнася до второто искане, омбудсманът отправи до Комисията следния проект на препоръка в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на омбудсмана (1).

Комисията следва да поддържа публичен регистър на документите, с които разполага.

Пълни подробности за разследването и обосновката на проектопрепоръката са предоставени в решението от 29 януари 1999 г., копие от което е изпратено на жалбоподателя.

ПОДРОБНО СТАНОВИЩЕ НА КОМИСИЯТА ОТНОСНО ПРОЕКТА НА ПРЕПОРЪКА

Омбудсманът информира Комисията, че съгласно член 3, параграф 6 от Устава той следва да изпрати подробно становище преди 30 април 1999 г. и че подробното становище може да се състои в приемане на проектопрепоръката на омбудсмана и описание на начина, по който тя е била изпълнена.
На 30 април 1999 г. Комисията изпраща на омбудсмана следното подробно становище:

Комисията споделя мнението както на г-н P., така и на омбудсмана, че създаването на регистър на документите би дало на обществеността информация за съществуващите документи, до които тя може да поиска достъп. Това също така би улеснило търсенето на документи и би увеличило общественото въздействие на политиката върху достъпа до документи.

Комисията също така счита, че регистрите са важен начин за информиране на обществеността за дейностите и текущата работа на институциите. Друг полезен инструмент в това отношение е създаването на сървъра EUROPA в интернет. Има възможност за по-нататъшно развитие на тази система.

Важно е обаче да се подчертае, че системите, използвани понастоящем от Комисията за регистриране на документи, са предназначени за администриране на входящата и изходящата поща и не са организирани с оглед на външното разпространение. Освен това понастоящем не съществува единна система за регистриране и архивиране на документи на Комисията. Регистрацията на документи е напълно децентрализирана и е отговорност на всяка генерална дирекция и служба.

Като част от прилагането на член 255 от Договора за ЕО, който се отнася до достъпа до документи, Комисията проучва възможността за създаване на публичен регистър, в който на първо място да се изброяват документите в най-често изискваните категории според нашите статистически данни. Очевидно достъпът не би бил ограничен само до документите, включени в регистъра, тъй като това би било твърде ограничително.

Въпросът за създаването на регистър и обхвата на неговия обхват ще трябва да бъде поставен пред Комисията във връзка с прилагането на член 255. В този контекст Комисията може също така да обмисли преразглеждане на своята система за регистрация.

КОНСТАТАЦИИ И ОЦЕНКИ НА ЖАЛБОПЛАВАТЕЛЯ

Подробното становище беше изпратено на жалбоподателя, който отговори, че не го счита за задоволително, тъй като не предоставя недвусмислен ангажимент за съставяне и поддържане на регистър. Той също така спомена, че на конференция през април 1999 г. длъжностно лице на Комисията е отказало перспективата Комисията да създаде регистър. Накрая той счита, че предложението на Комисията да се започне с регистър на документите, които често се изискват, пренебрегва възможността обществеността да поиска много други важни документи, само ако те бъдат доведени до нейното внимание.

РЕШЕНИЕТО

1 Документи по комитология
1.1 Жалбоподателят заяви, че Решение 94/90 на Комисията (2) относно публичния достъп до документи се прилага и за документи на определени комитети, които участват в прилагането на законодателството на Съвета от страна на Комисията - т.нар. комитети по комитология - и че поради това Комисията не следва автоматично да отказва достъп до такива документи.
1.2 С решение от 29 януари 1999 г. Омбудсманът заключи, че не са оправдани по-нататъшни проверки на това твърдение, тъй като въпросът за достъпа до документи по процедурата по комитология е бил отнесен до Първоинстанционния съд по висящо дело T-188/97 Rothmans International срещу Комисията. При вземането на това решение омбудсманът взе предвид, че въпреки че жалбоподателят не е страна по делото Rothmans, неговата жалба не се отнася до конкретни документи по процедурата по комитология, а по-скоро до общия въпрос дали правилата на Комисията относно публичния достъп се прилагат за такива документи. Изглежда, че този въпрос ще трябва да бъде решен от Първоинстанционния съд при разглеждането на делото Rothmans.
1.3 На 19 юли 1999 г. Първоинстанционният съд постанови решение по делото Rothmans (3). Той приема, че за целите на общностните правила за достъп до документи комитетите по комитология са подчинени на самата Комисия. Следователно Комисията е компетентна да се произнася по заявленията за достъп до документи на тези комитети съгласно Решение 94/90.
1.4 Следователно изглежда, че Първоинстанционният съд е разгледал принципния въпрос по начин, който подкрепя твърдението на жалбоподателя.
2 Регистър на документите на Комисията
2.1 На 29 януари 1999 г. омбудсманът отправи следната проектопрепоръка към Комисията:

Комисията следва да поддържа публичен регистър на документите, с които разполага.

2.2 На 30 април 1999 г. Комисията отговаря с подробно становище, в което приема принципа на регистър на документите, предоставящ на обществеността информация за съществуващите документи, до които тя може да поиска достъп. В подробното становище се посочват и практически въпроси, които трябва да бъдат разгледани, преди да може да бъде създаден регистър.
2.3 Въпреки че жалбоподателят не счита отговора на Комисията за задоволителен, Омбудсманът приема, че Комисията се нуждае от достатъчно време, за да се справи с практическите въпроси, свързани със създаването на регистър на всички съществуващи документи, до които обществеността може да поиска достъп. Омбудсманът също така отбелязва в този контекст, че решението на Първоинстанционния съд по делото Rothmans International срещу Комисията (4) потвърждава, че съгласно Решение 94/90 Комисията трябва да разглежда и искания за публичен достъп до документи по процедурата по комитология. Поради това Комисията следва също така да включи тези документи в своя регистър.
2.4 Омбудсманът отбелязва със съжаление, че изготвянето на регламента, предвиден в член 255 от Договора за ЕО, който установява в Договора право на гражданите на достъп до документи на Европейския парламент, Съвета и Комисията, е забавено поради оставката на Комисията. С оглед на точка 2.3 по-горе обаче омбудсманът счита, че е разумно Комисията да предложи прилагането на принципа на регистър на документите като част от прилагането на член 255 ЕО.
2.5 Поради това Омбудсманът счита, че Комисията е отговорила задоволително на проектопрепоръката и приключва случая.
Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.
Искрено Ваш
Якоб Сьодерман

---

(1) Решение 94/262 на Европейския парламент от 9 март 1994 г. относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (ОВ L 113, 1994 г., стр. 15).

(2) Решение на Комисията от 8 февруари 1994 година относно публичния достъп до документи на Комисията (ОВ L 46, 1994 г., стр. 58).

(3) Дело T-188/97 Rothmans International срещу Комисията, решение от 19 юли 1999 г.

(4) Вж. бележката по-горе.