Контекстът

1. Жалбата се отнася до начина, по който Европейската комисия е разгледала заявлението на жалбоподателя да стане командирован национален експерт (КНЕ) в своята Генерална дирекция „Търговия“ (ГД „Търговия“).

2. Жалбоподателят е кандидатствал за длъжността КНЕ в отдел H2 на ГД „Търговия“ и е бил интервюиран по телефона на 11 юни 2010 г. и лично на 22 юли 2010 г.

3. През ноември 2010 г. ГД „Търговия“ обяви повторно длъжността КНЕ за отдел H2 и обяви нова длъжност КНЕ в отдел H1. Жалбоподателят е кандидатствал и за двете длъжности. На 15 февруари 2011 г. жалбоподателят е интервюиран и на 9 март 2011 г. Комисията го информира, че той не е избран за нито една от длъжностите.

4. На 12 април 2011 г. жалбоподателят представи на вниманието на Комисията редица оплаквания във връзка с посочените по-горе процедури за подбор.

5. В отговора си от 5 май 2011 г. Комисията увери жалбоподателя, че процедурата за подбор за тези две длъжности е проведена правилно и в съответствие с обичайните професионални стандарти на Комисията. След като разгледа оплакванията на жалбоподателя, той стигна до заключението, че няма основания за преразглеждане и последващо възобновяване на процедурата за подбор.

6. На 6 юни 2011 г. жалбоподателят подаде тази жалба до Европейския омбудсман.

Проучването

7. Омбудсманът започна проверка по жалбата и установи следните твърдения и твърдения:

Твърдение:

Комисията не е спазила правилата и принципите на добра администрация при разглеждането на заявлението на жалбоподателя за командироване на национален експерт.

Претенции:

(1) Комисията следва да отмени решението, с което се отхвърля кандидатурата му за длъжността КНЕ в отдел H2 на ГД „Търговия“.

(2) Комисията следва да разгледа кандидатурата му за длъжността КНЕ в отдел H1 на ГД „Търговия“.

(3) Комисията следва да поднесе писмено извинение на жалбоподателя.

8. В хода на проверката омбудсманът получи становището на Комисията по жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на становището на Комисията. Нейните служби също така извършиха проверка на преписката на Комисията по този случай.

Твърдение, че Комисията не е спазила правилата и принципите на добра администрация при разглеждането на заявлението на жалбоподателя за командироване на национален експерт

Предложение на омбудсмана за приятелско решение

9. На 24 март 2014 г. омбудсманът направи предложение за приятелско решение. При предлагането на приятелското решение омбудсманът взе предвид аргументите и становищата, представени от страните, и доклада относно проверката на документи [1].

10. В своя анализ относно твърдението на Комисията, че не е пояснила, че интервюто от 15 февруари 2011 г. се отнася и до длъжността КНЕ в отдел H1, омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят не е бил надлежно информиран за длъжността(ите), за която(ито) е предназначено интервюто.  

11. Освен това омбудсманът установи, че проверката на досието на Комисията е показала, че съответните процедури за набиране на персонал не са били правилно записани и документирани.

12. При разглеждането на начина, по който тези случаи на лошо администриране могат да бъдат премахнати, омбудсманът отбеляза, че член 3, параграф 1 от Решението на Комисията относно КНЕ изрично се позовава на решение за изпълнение относно практическите подробности за подбора на командировани национални експерти. Това решение за изпълнение обаче изглежда не е прието. Поради това омбудсманът счита, че Комисията би могла да обмисли приемането на такива правила относно практическите подробности за подбора на КНЕ, което очевидно би било полезно и би повишило откритостта и прозрачността на процедурите за подбор. Омбудсманът поясни, че макар решението относно съдържанието на тези правила да се взема преди всичко от Комисията, очевидно би било желателно те да съдържат разпоредби относно състава и начина на действие на комисиите за подбор, включително задължението за надлежно документиране на извършената от тях оценка. Освен това Омбудсманът посочи, че правилата относно практическите подробности за подбора на КНЕ биха могли също така да дадат полезен отговор на въпроса за възстановяването на разходите, направени от кандидатите при явяването им на събеседване.

13. Предложението на омбудсмана за приятелско решение беше формулирано, както следва:

„Като взема предвид констатациите си, Омбудсманът приканва Комисията:

а) Да приеме без по-нататъшно ненужно забавяне правилата относно практическите подробности за подбора на командировани национални експерти, предвидени в член 3, параграф 1 от Решението на Комисията относно КНЕ. Тези практически подробности биха могли да съдържат разпоредби относно състава и методите на работа на комисиите за подбор, включително задължението за надлежно документиране на извършената от тях оценка, както и разяснения относно възстановяването на разходите, направени от кандидатите при явяването им на събеседване.

б) да се поднесе на жалбоподателя извинение за това, че не е пояснил предварително, че на 15 февруари 2011 г. жалбоподателят е бил интервюиран както за длъжностите Н1, така и за длъжностите Н2 за КНЕ.“

14. В отговора си на първото от горепосочените предложения Комисията обясни, че е напълно съгласна с „конструктивното предложение“на омбудсмана и посочи, че към момента на отговора тя изготвя насоки за процеса на подбор на КНЕ. Комисията информира омбудсмана, че наред с другото ще изясни въпроса за възстановяването на разходите, направени от кандидатите при явяването им на събеседване. Тя добави, че след като изготвянето на насоките приключи, ще предостави копие на омбудсмана.

15. Що се отнася до второто предложение на омбудсмана, Комисията се позова на отговора, който вече е изпратила на жалбоподателя на 5 май 2011 г. Комисията счита този отговор за достатъчен.

16. В своите забележки по отговора на Комисията по буква а) жалбоподателят приветства изявлението на Комисията, което той тълкува като непряко признание, че без подходяща правна рамка съществува системен риск за случаи на лошо администриране, както е видно в неговия случай. Въпреки това, с оглед на липсата на обяснение за забавянето при приемането на посочените насоки, жалбоподателят изрази загриженост относно ангажимента на Комисията в това отношение.  Освен това жалбоподателят посочи, че Комисията не е обяснила защо в неговия случай, при липсата на насоки, ГД „Търговия“ не е: i) взема официално решение по отношение на назначаването на комитета по подбора и неговия състав; ii) води регистър на това решение и го съобщава на кандидатите; iii) води протоколи от всеки етап от процедурата за подбор; iv) изготвя формуляри за оценка за интервюираните кандидати; и v) водят документация за отговорите, дадени от кандидатите, като всички те произтичат от общите принципи на добра администрация. Жалбоподателят добави, че за да бъдат гражданите на ЕС убедени в искреността на ангажимента на Комисията за високи стандарти на административно поведение и прозрачност, тя трябва да изпълни изцяло предложението на омбудсмана без по-нататъшно забавяне.

17. По отношение на буква б) жалбоподателят заяви, че отговорът на Комисията може да се възприеме само като ирония. Според жалбоподателя е ясно, че Комисията не желае да приеме предложението на омбудсмана, приканвайки го да му се извини. Жалбоподателят отбеляза, че омбудсманът е изразил становището, че „извинението е много мощен инструмент, с който да се възстанови доверието в отговорната администрация и да се удовлетвори един нещастен гражданин“. Въз основа на това жалбоподателят призова Комисията да приеме предложението на омбудсмана и да му предложи извинение.

Оценка на омбудсмана след предложението за приятелско решение

18. По отношение на буква а) омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е приветствал положителния отговор на Комисията. Той обаче оспори ангажимента на Комисията за бързо изготвяне на тези насоки и постави под въпрос дали Комисията ще включи в насоките всички елементи, установени в проверката на омбудсмана.

19. Омбудсманът приветства ангажимента на Комисията да изготви правилата, които я е приканила да изготви. Въпреки че е ясно, че тези насоки все още не са били приети към момента, в който Комисията е отговорила на предложението, омбудсманът няма причина да се съмнява, че Комисията ще финализира тези правила възможно най-бързо. Тя вярва, че Комисията ще приключи изготвянето на насоките без ненужно забавяне и при всички случаи до 31 декември 2014 г. Въз основа на това омбудсманът счита, че няма основания да продължи разследването си по този въпрос на този етап. Омбудсманът отбелязва, че Комисията е обещала да ѝ предостави копие от насоките веднага след приемането им.

20. По отношение на буква б) омбудсманът отбелязва, че Комисията не е разгледала сериозно нейното предложение, като я е приканила да предложи на жалбоподателя извинение за грешката, която е допуснал. Това е много жалко.

21. Омбудсманът взема предвид, че жалбоподателят отдава голямо значение на получаването на извинение за начина, по който е обработена молбата му да стане командирован национален експерт. Омбудсманът счита, че това би представлявало справедлив изход от разглеждания случай. По принцип омбудсманът може да продължи своята проверка и да издаде проектопрепоръка, с която настоятелно призовава Комисията да се извини. Същевременно омбудсманът е на мнение, че за да бъде едно извинение смислено, то следва да бъде искрено [2], което означава, че то е резултат от реално признаване на грешка, която е била допусната. В този случай, с оглед на неконструктивната реакция на Комисията на нейното предложение, омбудсманът счита, че не би било полезно да се търси извинение чрез проектопрепоръка. Вместо това е уместно тя да направи критична забележка по-долу.

Заключения

Въз основа на проверката по тази жалба омбудсманът я приключва със следната критична забележка и заключение:

Критична забележка:

Добра административна практика е кандидатите да бъдат предварително информирани за длъжностите, за които се провеждат събеседвания. В този случай Комисията не е изяснила предварително, че жалбоподателят е бил интервюиран за две длъжности едновременно, и не е предложила на жалбоподателя извинение за този пропуск. Това представлява случай на лошо управление.

Заключение:

Няма основания за допълнителни проверки по останалата част от жалбата.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Съставено в Страсбург на 4 септември 2014 година.