Страсбург, 4 май 2005 г.

Уважаеми г-н Z.,

На 16 февруари 2004 г., заедно с допълнителната документация, представена на 12 март 2004 г., сте подали жалба до Европейския омбудсман от името на European Consulting & Technical Assistance (ECTA) относно отхвърлянето от страна на Европейската комисия на офертата на ECTA в тръжна процедура ENV.D.1/ATA/2003/0049 (Заглавие: Life Environment 2004, Договор за техническа оценка).

На 22 март 2004 г. препратих жалбата до председателя на Европейската комисия. Комисията изпрати становището си на 15 юни 2004 г. Препратих Ви го с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 26 юли 2004 г.

На 19 октомври 2004 г. изпратих писмо до Комисията с искане за допълнителна информация, свързана с някои аспекти на Вашата жалба. Получих отговора на Комисията на 7 декември 2004 г. Препратих Ви го с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 25 февруари 2005 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя релевантните факти в обобщение са следните:

European Consulting & Technical Assistance (наричана по-долу „ECTA“) представи оферта в рамките на тръжна процедура ENV.D.1/ATA/2003/0049 (Заглавие: Life Environment 2004, Договор за техническа оценка). С писмо от 1 декември 2003 г. Комисията уведоми ECTA, че нейната оферта е била неуспешна, тъй като „организацията не е представила най-доброто съотношение качество/цена в съответствие с критериите за възлагане“. По-конкретно Комисията посочва, че що се отнася до методологичния подход, офертата не илюстрира конкретните процедури и стъпки, които трябва да се предприемат за извършване на оценката. Комисията също така заяви, че оценителите на групата политики не са били определени и че предложението съдържа дълъг списък с предложени оценители, но че нито един от тях не е поел писмен ангажимент да участва в оценката.

На 2 декември 2003 г. жалбоподателят изпраща на Комисията факс съобщение и електронно писмо, опровергаващи изявленията на Комисията в писмото ѝ от 1 декември 2003 г.

На 23 декември 2003 г. жалбоподателят получи писмо от Комисията от 9 ноември 2003 г. в отговор на неговото факс съобщение и електронно писмо от 2 декември 2003 г. В писмото си Комисията твърди, че офертата на ECTA не е достигнала минималния праг от точки, които трябва да бъдат включени в списъка, както се изисква в техническото приложение. По-конкретно, що се отнася до критериите „Управление на проекти/Гъвкавост“, Комисията счете, че разходите за координиране на групата са прекомерни. Жалбоподателят счита, че тази аргументация е напълно различна от обяснението, предоставено в писмото на Комисията от 1 декември 2003 г. Поради това с писма от 9 и 12 януари 2003 г. той иска преразглеждане на офертата.

След искането за преразглеждане жалбоподателят получи отговор от Комисията от 26 януари 2004 г., в който се потвърждава отхвърлянето и се посочва, че съответните причини за отхвърлянето са посочени в двете предходни писма. Освен това Комисията обяснява, че второто писмо е изпратено на 9 декември 2003 г., но погрешно е било изпратено на 9 ноември 2003 г.

На 13 февруари 2004 г. жалбоподателят отново се обърна към Комисията, като оспори оценката на офертата на ECTA на следните основания:

Първо, жалбоподателят твърди, че Комисията не е спазила публикуваните критерии за възлагане. В критериите за възлагане се посочва, че проектите ще бъдат оценявани на два етапа: Първа фаза, в която се оценява способността за разбиране, методологията и управлението/наличността на проекта, като за всеки критерий трябва да бъдат получени най-малко 6 точки, и втора фаза, „икономически най-изгодната оферта“, в която поръчката ще бъде възложена на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта, при условие че офертата е получила минималните точки през първата фаза. Във второто си писмо обаче Комисията информира жалбоподателя, че офертата на ECTA е била изключена, тъй като дадена позиция в предложения бюджет е била счетена за прекомерна. По-конкретно, оценителите са установили, че „разходите за координиране на групите са прекомерни и че това може да бъде пагубно по отношение на ресурсите, необходими за гъвкаво справяне с изключително голям брой предложения“. Поради това офертата е получила само четири точки за „управление/наличност на проекта“. Поради това на първия етап оценителите са приложили аргумент за икономическа ефективност, който е трябвало да бъде приложен едва на втория етап от процедурата за възлагане.

Второ, жалбоподателят твърди, че оценката на Комисията на офертата на ECTA, и по-специално констатацията ѝ, че „разходите за координиране на групата са прекомерни и че това може да бъде пагубно по отношение на ресурсите, необходими за гъвкаво справяне с изключително голям брой предложения“, е погрешна поради следните причини: i) предложението на ECTA е специално разработено, за да отговори на евентуален по-голям/по-малък брой предложения; ii) предложената оферта от 60 оценители от 17 различни европейски държави, обхващаща 17 езика, и следователно е имала право да се възползва от допълнителни точки, както е посочено в техническите спецификации, приложение 1, точка 1.2.2; и iii) общата оферта е била по-евтина от офертата на спечелилия оферент и следователно, ако един елемент от бюджета е бил прекомерен, други елементи трябва да са били по-конкурентни от тези в офертата на спечелилия оферент.

На 8 март 2004 г. жалбоподателят получи отговор от Комисията, в който се посочва, че на оценителите е било позволено да вземат предвид бюджетните съображения при оценката на критерии като управлението на проекти и че би било нереалистично това да не се прави. Комисията също така заяви, че класирането „стойност за парите“ не е критерий за оценка, а прост аритметичен метод за класиране на подбраните предложения. Жалбоподателят не е удовлетворен от това обяснение.

По същество жалбоподателят твърди, че Комисията:

Изпратени объркващи съобщения до жалбоподателя, съдържащи непоследователни причини за отхвърляне на офертата на ECTA;

ii) не са спазили публикуваните критерии за възлагане; и

iii) е направила неправилна оценка на офертата на ECTA.

Жалбоподателят твърди, че Комисията следва:

i) преоценка на офертата на ECTA; и

Компенсиране на ECTA за неправилно изключване от тръжната процедура.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията прави следните коментари:

През юли 2003 г. Комисията публикува открита покана за участие в търг, чиято цел е да се определи дружество, което да предоставя техническа помощ и съдействие за оценката на предложенията, представени на Комисията за финансова помощ под формата на съфинансиране в областите, обхванати от програмата Life Environment.

Екип от трима служители оцени офертите през октомври 2003 г. Решението за отхвърляне на офертата на ECTA, както и изборът на печелившата оферта, беше взето единодушно от тримата оценители. Резултатът от оценката на офертата на ECTA е следният: За „Разбиране“: 5/10 (необходимо е най-малко: 6/10); за „Методология“: 5/10 (необходимо е най-малко: 6/10); и за „Управление/наличност на проекта“: 4/10 (необходимо е най-малко: 6/10). Общият брой точки, 14/30, е под минималния праг от 20/30. Следователно офертата на ECTA не отговаря на нито един от критериите за възлагане.

На 1 декември 2003 г. Комисията уведомява оферентите по факс и електронна поща за решението за възлагане. Информацията се състоеше от стандартно писмо, включващо позоваване на съответната оценка от оценителите на въпросната оферта. Оферентите бяха информирани, че Комисията няма да подпише договор с спечелилия оферент до две седмици по-късно, като по този начин ще даде възможност на неуспелите оференти да получат допълнителна информация относно отхвърлянето на техните оферти. Комисията насърчи използването на факс и електронна поща, за да се избегнат закъснения при предаването. През двете седмици преди подписването на договора неуспелите оференти са могли да предоставят на Комисията само разяснения. Не бяха представени нови елементи.

На 2 декември 2003 г. ECTA изпраща на Комисията факс съобщение, с което оспорва оценката на своята оферта, иска преразглеждане и представя допълнителна информация в допълнение към първоначалната оферта. На 9 декември 2003 г. Комисията отговори с писмо и факс, като обясни процедурата за подбор и предостави допълнителна информация относно причините за отхвърляне на офертата на ECTA. Както вече беше обяснено на ECTA в последващата кореспонденция, това писмо е погрешно от 9 ноември 2003 г. ECTA отговори само с писмо от 9 януари 2004 г., доста след официалния краен срок, като обясни, че не е получила факс съобщението на Комисията от 9 декември 2003 г. Въпреки че това е жалко, то няма отношение към решението за отхвърляне на офертата на ECTA. В писмото си от 9 януари 2004 г. ECTA настоява да получи повторна оценка на офертата си. ECTA също така твърди, че Комисията не е отговорила на конкретните аргументи на ECTA, изложени в по-ранна кореспонденция, като е оспорила оценката на неговата оферта.

За да се подготви отговор на ECTA, беше проведена среща с оценителите, изготвили доклада за оценка. По време на срещата беше установено следното. Комисията е следвала процедурите, предвидени във Финансовия регламент и Съобщението на Комисията относно процедурата за информиране на кандидатите и оферентите. След задълбочено разглеждане на аргументите, представени от ECTA, участниците в срещата единодушно се съгласиха, че аргументите на ECTA не предоставят никаква причина за извършване на повторна оценка на офертата. ECTA твърди, че Комисията е посочила в техническите спецификации на поканата за представяне на оферти, че не се интересува от информация относно договорните споразумения между изпълнителя, координаторите и експертите. В техническите спецификации обаче се посочва, че „изпълнителят /.../ ще сключи необходимите договорни споразумения с експертите и координаторите, които не са част от неговия персонал“ (точка 3.2 от техническите спецификации, публикувани с поканата). Поради това е било оправдано да се даде ниска оценка на ECTA, тъй като в неговата оферта не е посочено как трябва да бъдат организирани договореностите между изпълнителя и координаторите и експертите. ECTA също така се оплаква, че в писмото си от 9 декември 2003 г. Комисията е посочила нови основания за отхвърлянето. Въпреки това, както е посочено по-горе, Комисията може да предостави допълнителна информация относно причините, поради които дадена оферта е била отхвърлена, когато е била поискана писмено от оферента. Информацията в писмото от 9 декември 2003 г. представлява допълнително позоваване на доклада за оценка. С оглед на гореизложеното на 26 януари 2004 г. Комисията потвърди пред ECTA, че процедурата, довела до отхвърлянето на неговата оферта, е проведена в съответствие с правилата, че съответните причини за отхвърляне на офертата са посочени в двете предходни писма и че коментарите на ECTA не предоставят никаква причина за преразглеждане на процедурата за подбор и оценка.

ECTA отговаря на 13 февруари 2004 г., като иска за трети път преразглеждане на офертата си. В това писмо ECTA отново оспори оценката на разходите за координация на групата, предложена в нейната оферта. По време на оценката оценителите изчислиха, че за тази глава са отпуснати изключително големи бюджетни средства, което би могло да застраши необходимата гъвкавост на бюджета, предназначен за финансиране на отделните оценки. Това беше отбелязано в коментарите в доклада за оценка в раздел „Управление/наличност на проекта“. Оценителите считат, че това е основен недостатък в офертата, което ги е накарало да не я включат в списъка с подбрани кандидати. ECTA беше информирана за тези причини в първите две писма на Комисията. В писмото си от 13 февруари 2004 г. обаче ECTA се върна към този въпрос, като оспори оценката и заяви на формални основания, че този критерий е бил неправилно оценен като част от критерий за възлагане 3 „Управление/наличност на проекта“, тъй като според ECTA този критерий следва да бъде оценен като част от критерия „икономически най-изгодна оферта“.

В отговор на ECTA Комисията обясни, че на оценителите е било позволено да вземат предвид бюджетните съображения, когато оценяват различните критерии, и по-специално ресурсите, предназначени за управление и координация на проекти, както и капацитета на оферента да се адаптира към променливо работно натоварване. Комисията даде ясно да се разбере пред ECTA, че би било нереалистично да се измерва балансът между натовареността, свързана с координацията и оценката, без да се анализира бюджетът, предназначен за всяка от тях. Комисията също така поясни, че противно на предложението на ECTA, анализът на съотношението качество/цена, изготвен в края на процеса на оценка на офертите, които са били включени в предварителния списък, не е критерий за възлагане на оценката сам по себе си, а просто аритметично изчисление (общият бюджет, разделен на общата оценка).

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателят прави следните забележки:

Що се отнася до откъса от оценката на офертата на ECTA, който беше приложен към становището на Комисията, жалбоподателят прави следните коментари:

Що се отнася до понятията „разбиране“ и „методология“, Комисията посочва, че „оферентът предлага да изпълнява определени административни задачи. Офертата се доближава до оценката като административен процес“, както и че „методологичният подход е твърде теоретичен“. Жалбоподателят твърди, че съдържанието на офертата отговаря на тези твърдения само по себе си. Заглавията не се отнасят нито до „теоретичен подход“, нито до администриране. Комисията трябва да е объркала обяснението за компетентността на ECTA, което е било включено в първата част на офертата ѝ, с обяснената методология. Тъй като максималният брой страници за офертата беше 20, нямаше много място за теоретични и административни задачи.

По отношение на „Методологията“ Комисията също така заявява, че „офертата не илюстрира конкретните процедури или стъпки, които трябва да бъдат предприети за извършване на оценката“. Жалбоподателят твърди, че Комисията трябва да е пропуснала страниците в офертата, свързани с идентифицирането на потенциални оценители и създаването на проекти на експертни списъци; създаване на финализирани списъци с експерти и списъци с резервни експерти; обучение на експертните групи; броя на предложенията за всяка група оценители; намиране на съответствия между експерти и предложения; свеждане до минимум на рисковете; и оценката на предложенията.

Друго изявление на Комисията по отношение на „Методологията“ е, че „оценителите от Групата за политиката не са идентифицирани. Предлага се дълъг списък с оценители, но те не поемат писмен ангажимент да участват в оценката“. Жалбоподателят твърди, че поканата за участие в търг не е изисквала от оферента да представи писмени ангажименти от оценителите. Напротив, в поканата се посочва, че „изпълнителят носи цялата отговорност за изпълнението на договора, за персонала и оценителите, които изпълняват задачите“. Твърдението в техническите спецификации, че „изпълнителят ще бъде изключителното звено за контакт за експертите и ще установи необходимите договорни споразумения с тези експерти и координатори, които не са част от неговия персонал“, би могло евентуално да се тълкува по начина, по който твърди Комисията, ако думата „ще“ бъде заменена с „ще“. Преди да подаде своята оферта, ECTA се свърза с Комисията, за да попита дали автобиографиите на експертите трябва да бъдат приложени. В отговор Комисията обясни, че случаят е такъв. Жалбоподателят твърди, че ако освен това писмените ангажименти на експертите трябваше да бъдат приложени към офертата, Комисията щеше да посочи това в отговора си. Жалбоподателят посочва, че в офертата на ECTA се обяснява, че „[и]ндивидуалните експерти, които са се съгласили да си сътрудничат с нас, обикновено са /.../“ и че „[з]а тези 17 лица (в допълнение към вече идентифицираните 42) J.B. ще се погрижи да имаме писмени споразумения и пълни автобиографии преди 15 декември 2003 г. (в съответствие с член 3, параграф 1 от техническите спецификации)“. Ако Комисията се съмняваше в ангажимента на предложените оценители на ECTA, тя можеше да поиска допълнителна информация, както е предвидено на стр. 4, параграф 5 от поканата за участие в търг. Към писмото на ECTA до Комисията от 2 декември 2003 г. е приложена извадка от писмени ангажименти на оценителите. Освен това в предложението бяха посочени имената на оценителите на политическите групи.

Що се отнася до „Управление/наличност на проектите“, Комисията заявява, че „разходите за координиране на групата изглеждат твърде високи (51 862 EUR) в ущърб на бюджета, отпуснат за оценка на предложенията“. Жалбоподателят твърди, че тези разходи не са били твърде високи и че със сигурност не са „изглеждали“ твърде високи. Комисията е можела да се свърже с ECTA за допълнителни обяснения, преди да санкционира офертата, без да разбере напълно въпросните разходи. Разходите, посочени от Комисията (51 862 EUR), са позицията „разходи за персонал“ в раздел „Координация на групите“, която от своя страна е подпозиция в раздел „Оценка на предложенията“. Следователно сумата от 51 862 EUR, състояща се от разходи за персонал, представлява част от бюджета, предназначен за оценка на предложенията, и следователно не може да бъде в ущърб на същата тази бюджетна позиция.

Освен това във връзка с „Управление/наличност на проекта“ Комисията заявява, че „в случай на непредвидени обстоятелства не са посочени механизми за управление. Няма и механизми за гъвкавост“. В отговор жалбоподателят посочва, че две глави от офертата са били посветени на „Информация — как да се спазват сроковете на Комисията“ и „Информация — гъвкавост“. Освен това едно от заглавията в офертата обхващаше точката „Ами ако имаме нужда от повече експерти?“, а в офертата бяха предложени три пъти повече оценители и три пъти повече координатори на групи. Предложеният екип от оценители ще може да работи по проекти на 17 от езиците на ЕС, а организационната схема показва правилата за управление в случай на непредвидени обстоятелства.

Освен това жалбоподателят е имал индикации, че Комисията е приела една оферта от Испания, която е пристигнала след крайната дата, и че една от приетите оферти е била представена в оригинал, без копия. Жалбоподателят също така поставя под въпрос защо писмото, изпратено на 9 декември 2003 г., е получено от ECTA едва на 23 декември 2003 г., защо ECTA никога не е получило писмото по факс и защо служител на Комисията се позовава на въпросното писмо като писмо от 12 декември 2003 г.

Допълнителни проучвания

След внимателно разглеждане на становището на Комисията и забележките на жалбоподателя се оказа, че са необходими допълнителни проучвания. Поради това Омбудсманът изпрати писмо до Комисията с искане тя да отговори на следния въпрос:

Как Комисията оправдава санкционирането на офертата на ECTA за това, че не е включила писмени ангажименти от оценителите и за това, че не е определила оценителите на групата политики, когато i) поканата за участие в търг не е изисквала от оферентите да представят писмени ангажименти от оценителите; ii) в офертата на ECTA се обяснява, че писмени споразумения с все още неидентифицирани отделни експерти ще бъдат сключени преди 15 декември 2003 г. в съответствие с техническите спецификации; и iii) имената на оценителите на политическите групи са посочени в офертата?

Омбудсманът също така поиска от Комисията да коментира следните аргументи, изтъкнати от жалбоподателя в неговите забележки:

1. Комисията е приела една оферта от Испания, която е пристигнала след крайния срок;

2. Една от приетите оферти е подадена само в оригинал, без копия;

3. Защо ECTA получава писмото, изпратено на 9 декември 2003 г., едва на 23 декември 2003 г., защо ECTA никога не получава това писмо по факс и защо служител на Комисията го нарича писмо от 12 декември 2003 г.

Отговор на Комисията

Що се отнася до санкцията, свързана с оценителите и оценителите на политическите групи, Комисията посочва, че оценителите не привилегироват или санкционират предложенията, както предлага жалбоподателят, а ги оценяват въз основа на публикуваните критерии за възлагане и информацията, предоставена от оферента. Действително, когато става въпрос за оценка на наличието на експерти и координатори на групи (което е критерий за възлагане и един от най-важните елементи, които трябва да бъдат оценени, като се има предвид естеството на исканите услуги, т.е. оценка на огромна маса от предложения), оценителите от Комисията могат да преценят офертата само въз основа на информацията, предоставена в офертата. ECTA е предоставила автобиографии на редица експерти и координатори на групи, но нито един от тези експерти или координатори не е бил част от персонала на ECTA и офертата не е предоставила никакви доказателства за ангажимент от страна на някое от тези лица да участва в оценката. Поради това оценителите не можаха да оценят степента на действителна наличност на предложените отделни експерти и координатори на групи. Писменият ангажимент е единственият начин да се оцени степента на наличност на експерти, които не принадлежат към организацията оферент и следователно не са правно задължени да поддържат своите кандидатури. Комисията припомня, че в поканата за участие в търг „Наличност“ е ясно посочено като един от критериите за възлагане. С оглед на това и като се има предвид значителното работно натоварване и необходимата наличност на персонал, оценителите от Комисията счетоха за недостатъчни гаранциите за наличност за оценителите в офертата на ECTA. Това е счетено за риск и е допринесло за изключването на офертата на ECTA от списъка с подбрани кандидати. Следва да се отбележи обаче, че това не е единствената причина, поради която офертата на ECTA не е достигнала до списъка с подбрани кандидати, тъй като офертата не е получила достатъчно точки и по трите критерия за възлагане.

Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че една оферта е била приета, въпреки че е пристигнала след крайния срок, Комисията потвърждава, че всички приети оферти са били изпратени преди крайния срок 3 октомври 2003 г., в съответствие с член 143 от правилата за прилагане на Финансовия регламент.

Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че една от приетите оферти е била представена само в оригинал, без копия, Комисията потвърждава, че всички проверки за допустимост са били стриктно приложени по отношение на всички получени оферти. В съответствие с вътрешните си правила, т.е. точка 10.5 от Наръчника за процедурите за възлагане на обществени поръчки, Комисията не счита за недопустима оферта, която не е представена в три екземпляра.

Що се отнася до писмото от 9 декември 2003 г., Комисията потвърждава, че то е изпратено на същия ден. Въпреки това, тя няма контрол върху възможните забавяния на доставката на поща. Комисията не е длъжна да изпраща писма по факс, но обикновено го прави. В настоящия случай обаче Комисията не разполага с данни за изпращане на факс. Освен това Комисията потвърждава, че въпросното писмо погрешно е посочено от длъжностно лице като „нашия отговор от 12.12.2003 г.“. Комисията обаче твърди, че тази грешка е трябвало да бъде очевидна за жалбоподателя.

Забележки на жалбоподателя

В обобщение жалбоподателят направи следните коментари по отговора на Комисията:

Нито един от аргументите на Комисията не доказва, че тя не е санкционирала офертата на ECTA.

Комисията се опитва да твърди, че огромната маса от предложения, които ще трябва да бъдат оценени, оправдава необходимостта от много налични експерти. В тръжната документация Комисията изисква три автобиографии за всяка от петте групи за оценка плюс две резервни автобиографии, т.е. общо 17 автобиографии. ECTA обаче предостави общо около 60 експерти и предложи между осем и девет експерти за всяка група за оценка, плюс резервен списък от двама до трима експерти за всяка група. ECTA също така предложи списък от трима координатори на групи за всяка група за оценка. Според жалбоподателя това следва да бъде достатъчно, за да се управлява оценката на огромен брой предложения и да се адаптира към всяко нарастващо работно натоварване.

В тръжната документация се посочва, че изпълнителят е трябвало да представи на Комисията три автобиографии за всяка група за оценка плюс две резервни автобиографии преди 15 декември 2003 г., т.е. повече от два месеца след крайния срок за подаване на офертата. За да получи пояснение по въпроса, ECTA изпрати на Комисията електронно писмо, в отговор на което Комисията обясни, че офертата следва да включва автобиографиите. Комисията се опитва да твърди, че ECTA не е получила достатъчно точки поради липсата на доказателства за ангажимента на експертите. Жалбоподателят обаче би искал да посочи, че в тръжната документация дори не е поискано автобиографиите на експертите да бъдат представени до крайния срок за подаване на офертата.

Жалбоподателят посочва, че в поканата за участие в търг е посочено, че „/.../ Вашата оферта трябва да отговаря на следните изисквания, за да се счита за валидна: а) един подписан оригинал и две копия на Вашата оферта трябва да бъдат поставени в два запечатани плика. /.../" Това обаче не е в съответствие с Наръчника за процедурите за възлагане на обществени поръчки, който не счита за недопустима оферта, която не се състои от три екземпляра. Жалбоподателят твърди, че само публично достъпна информация, като тръжната документация, следва да определя правилата, които освен това следва да бъдат еднакви за всички оференти. Жалбоподателят задава допълнителни въпроси защо от оферентите се изисква да представят копия, ако това не е необходимо.

Жалбоподателят твърди, че всички грешки в тръжната документация са позволили само на „вътрешни лица“ да представят оферта по подходящ начин.

РЕШЕНИЕТО

1 Твърдяните объркващи и непоследователни послания

1.1 Жалбата, подадена от името на European Consulting & Technical Assistance (ECTA), се отнася до отхвърлянето от страна на Европейската комисия на офертата на ECTA в тръжна процедура ENV.D.1/ATA/2003/0049 (Заглавие: Life Environment 2004, Договор за техническа оценка). Според жалбоподателя ECTA е била информирана с писмо от 1 декември 2003 г., че офертата ѝ е била отхвърлена, тъй като „организацията не е представила най-доброто съотношение между качество и цена в съответствие с критериите за възлагане“. Комисията посочва, че що се отнася до методологичния подход, офертата не илюстрира конкретните процедури и стъпки, които трябва да бъдат предприети за извършване на оценката. Комисията също така заяви, че оценителите на групата политики не са били определени и че предложението съдържа дълъг списък с предложени оценители, но че нито един от тях не е поел писмен ангажимент да участва в оценката. На 2 декември 2003 г. жалбоподателят изпрати на Комисията опровержение на тези твърдения. На 23 декември 2003 г. жалбоподателят получи писмо от Комисията от 9 ноември 2003 г. В това писмо Комисията твърди, че офертата на ECTA е била отхвърлена, тъй като не е достигнала минималния праг от точки, които трябва да бъдат включени в списъка. По-конкретно, що се отнася до критериите „Управление на проекти/Гъвкавост“, Комисията счете, че разходите за координиране на групата са прекомерни. Жалбоподателят счита, че тази аргументация е напълно различна от обяснението за отхвърлянето, предоставено в писмото на Комисията от 1 декември 2003 г. Жалбоподателят твърди, че Комисията е изпратила объркващи съобщения до ECTA, съдържащи непоследователни причини за отхвърляне на неговата оферта.

В своето становище относно становището на Комисията жалбоподателят също така поставя под въпрос защо писмото, изпратено на 9 декември 2003 г., е получено от ECTA едва на 23 декември 2003 г., защо ECTA никога не е получило писмото по факс и защо служител на Комисията се позовава на въпросното писмо като писмо от 12 декември 2003 г.

1.2 Комисията твърди, че с писма, изпратени на 1 декември 2003 г., всички оференти са били уведомени за решението за възлагане. Изпратените писма са стандартни писма, включително цитиране на съответната оценка от оценителите на конкретната оферта. В отговор на факс съобщението на жалбоподателя от 2 декември 2003 г. Комисията разясни процедурата за подбор и предостави допълнителна информация относно причините за отхвърляне на офертата на ECTA. Както вече беше обяснено на ECTA, това писмо беше изпратено на 9 декември 2003 г., но с погрешна дата 9 ноември 2003 г. На 9 януари 2004 г. ECTA отговори, като се оплака, че писмото на Комисията от 9 ноември 2003 г. е съдържало нови основания за отхвърляне на офертата и че не е отговорило на конкретните аргументи на ECTA, оспорващи оценката на офертата. Комисията обаче твърди, че има право да предостави допълнителна информация относно причините, поради които дадена оферта е била отхвърлена, когато е била поискана писмено от оферента. Информацията в писмото от 9 декември 2003 г. (от 9 ноември 2003 г.) е допълнителен критерий в доклада за оценка.

Комисията потвърждава, че писмото от 9 декември 2003 г. е изпратено на този ден, но няма контрол върху евентуалните закъснения при доставката на пощата. Комисията не е длъжна да изпраща писма по факс, но обикновено го прави. В настоящия случай обаче Комисията не разполага с данни за изпращане на факс. Освен това Комисията потвърждава, че въпросното писмо погрешно е било посочено от длъжностно лице като „нашия отговор от 12.12.2003 г.“, като твърди, че тази грешка е трябвало да бъде очевидна за жалбоподателя.

1.3 Омбудсманът посочва, че Европейският кодекс за добро поведение на администрацията изисква, когато отговарят на кореспонденция, институциите да се стремят да бъдат възможно най-полезни и да отговарят възможно най-пълно и точно на въпросите, които се задават (1). Като има предвид специалните правила, уреждащи контактите между органа, който започва тръжна процедура, и оферентите, омбудсманът отбелязва, че самата Комисия е обяснила, че има право да предостави допълнителна информация относно причините, поради които дадена оферта е била отхвърлена, когато е била поискана писмено от оферента. Поради това омбудсманът не намира причина, поради която Комисията да не може да предостави пълен и точен отговор на въпросите на оферента относно причините за отхвърляне на неговата оферта.

1.4 Омбудсманът отбелязва, че на 2 декември 2003 г. жалбоподателят е изпратил писмо до Комисията, в което се е опитал да опровергае мотивите на Комисията за отхвърляне на офертата на ECTA, както е посочено в писмото на Комисията от 1 декември 2003 г. Омбудсманът отбелязва също така, че в отговор Комисията е предоставила допълнителни причини за отхвърляне на офертата на ECTA, без да обясни, че тези причини са допълнителни към посочените в първото ѝ писмо. Освен това в отговора си Комисията изглежда не признава, нито отговаря на опита на жалбоподателя да опровергае първите причини, които Комисията е посочила за отхвърлянето на офертата. Според омбудсмана, като не е признала или отговорила на аргументите на жалбоподателя, а само е посочила допълнителни причини за отхвърляне на офертата на ECTA, Комисията не е отговорила възможно най-пълно и точно на писмото на жалбоподателя от 2 декември 2003 г., както се изисква от Кодекса за добро административно поведение. Това представлява случай на лошо администриране и омбудсманът ще направи критична забележка в това отношение.

1.5 Що се отнася до факта, че писмото на Комисията, изпратено на 9 декември 2003 г., е с дата 9 ноември 2003 г., омбудсманът отбелязва, че с писмо от 26 януари 2004 г. Комисията е обяснила въпроса на жалбоподателя и се е извинила за грешката. С оглед на това омбудсманът счита, че Комисията вече е предприела подходящи корективни действия по отношение на този аспект на жалбата.

1.6 Що се отнася до забавянето на писмото да достигне до жалбоподателя, омбудсманът не откри доказателства, които да показват, че забавянето е причинено от Комисията. Омбудсманът също така отбелязва обяснението на Комисията, че длъжностно лице по погрешка се е позовало на въпросното писмо като писмо от 12 декември 2003 г. Омбудсманът отбелязва, че това изглежда е направено в електронно писмо, към което е приложено копие от въпросното писмо. Поради това, въпреки грешката, жалбоподателят е бил в състояние да определи на кое писмо се позовава длъжностното лице. С оглед на гореизложеното омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на Комисията по отношение на съответните въпроси.

1.7 Що се отнася до въпроса защо жалбоподателят никога не е получил писмото на Комисията, изпратено на 9 декември 2003 г. по факс, омбудсманът отбелязва, че Комисията изглежда признава, че въпросното писмо не е изпратено по факс на жалбоподателя. Омбудсманът не е запознат с нито едно правило или принцип, изискващи от Комисията да изпраща писма както по пощата, така и по факс, въпреки че използването на съобщения по факс представлява допълнителна услуга. Поради това омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на Комисията по този въпрос.

1.8 Омбудсманът обаче отбелязва изявлението на Комисията, че макар да не е задължена да направи това, тя обикновено изпраща писма относно оценката на офертите по факс. За да се гарантира равно третиране на оферентите, Омбудсманът предлага Комисията да обмисли формализирането и изясняването на своите процедури в това отношение, като му съобщи своите заключения. Омбудсманът ще направи допълнителна забележка в този смисъл по-долу.

2 По твърдяното неспазване на публикуваните критерии за възлагане

2.1 Според жалбоподателя в критериите за възлагане е посочено, че проектите ще бъдат оценявани на два етапа: Първият етап е оценка на способността за разбиране, методологията и управлението/наличността на проекта, а вторият етап — оценка на икономическата ефективност, при който договорът ще бъде възложен на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта, при условие че офертата е получила минималните точки през първия етап. Във второто си писмо обаче Комисията информира жалбоподателя, че офертата на ECTA е била изключена, тъй като дадена позиция в предложения бюджет е била счетена за прекомерна. По-конкретно, оценителите са установили, че „разходите за координиране на групите са прекомерни и че това може да бъде пагубно по отношение на ресурсите, необходими за гъвкаво справяне с изключително голям брой предложения“. Поради това офертата е получила само 4 точки за „управление/наличност на проекта“. По този начин оценителите са приложили през първата фаза аргумент за икономическа ефективност, който е трябвало да бъде приложен едва през втората фаза на процедурата за възлагане. Жалбоподателят твърди, че Комисията не е спазила публикуваните критерии за възлагане.

2.2 Комисията твърди, че на оценителите е било позволено да вземат предвид бюджетните съображения, когато оценяват различните критерии, и по-специално ресурсите, предназначени за управление и координация на проекти, както и способността на оферента да се адаптира към променливо работно натоварване. Би било нереалистично да се измерва балансът между натовареността, свързана с координацията и оценката, без да се анализира бюджетът, предназначен за всяка от тях. Анализът на съотношението качество/цена, изготвен в края на процеса на оценяване на офертите, които са били включени в предварителния списък, сам по себе си не е критерий за възлагане на оценката, а просто аритметично изчисление (общият бюджет, разделен на общата оценка).

2.3 Омбудсманът счита, че лошо администриране е налице, когато публичен орган не действа в съответствие с принципно правило, което е задължително за него (2). Следователно лошо администриране може да бъде установено и в оценката на Комисията на офертите, подадени в отговор на покани за представяне на оферти. Следва да се отбележи обаче, че Комисията, а не омбудсманът, е тази, която трябва да извърши действителната оценка на офертите. Следователно проверката на омбудсмана разследва дали при упражняване на правомощието си за оценка Комисията е действала извън обхвата на своите правни правомощия. За целите на настоящата проверка съответните въпроси за омбудсмана са дали Комисията е спазила публикуваните критерии за възлагане и дали е действала разумно.

2.4 Омбудсманът отбелязва обяснението на Комисията, че при оценката на офертите въз основа на предложеното от тях управление и координация на проекти, както и при оценката на способността на оферента да се адаптира към променливо работно натоварване, е необходимо да се анализират бюджетните ресурси, предназначени за всяка от тези области. Омбудсманът счита, че това обяснение, предоставено от Комисията, е разумно и не намира никакви доказателства, които да показват, че като е използвала този метод при оценката на офертите, Комисията не е спазила публикуваните критерии за възлагане. Поради това омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на Комисията по отношение на този аспект на жалбата.

3 По твърдението за неправилна оценка на офертата на ECTA

3.1 Жалбоподателят е недоволен от оценката на Комисията на офертата на ECTA въз основа на критериите за възлагане. Що се отнася до „Разбиране“ и „Методология“, жалбоподателят твърди, че противно на твърдението на Комисията, съдържанието на офертата показва, че тя не е нито твърде теоретична, нито се доближава до оценката като административен процес. Комисията трябва да е объркала обяснението за компетентността на ECTA, което е било включено в първата част на офертата ѝ, с обяснената методология.

Жалбоподателят представя също така аргументите, обобщени в следните параграфи от настоящата точка:

Офертата всъщност илюстрира конкретните процедури или стъпки, които трябва да бъдат предприети за извършване на оценката. Като твърди друго, Комисията трябва да е пропуснала страниците в офертата, свързани с идентифицирането на потенциални оценители и създаването на проекти на списъци на експерти; създаване на финализирани списъци с експерти и списъци с резервни експерти; обучение на експертните групи; броя на предложенията за всяка група оценители; намиране на съответствия между експерти и предложения; свеждане до минимум на рисковете; и оценката на предложенията.

Що се отнася до предполагаемата липса на определени оценители на политическите групи и писмени ангажименти от страна на предложените оценители, поканата за участие в търг не е изисквала от оферента да представи писмени ангажименти от оценителите. Напротив, в поканата се посочва, че „изпълнителят носи цялата отговорност за изпълнението на договора, за персонала и оценителите, които изпълняват задачите“. Твърдението в техническите спецификации, че „изпълнителят ще бъде изключителното звено за контакт за експертите и ще установи необходимите договорни споразумения с тези експерти и координатори, които не са част от неговия персонал“, би могло евентуално да се тълкува по начина, по който твърди Комисията, ако думата „ще“ бъде заменена с „ще“. В офертата на ECTA се обяснява, че „[и]ндивидуалните експерти, които са се съгласили да си сътрудничат с нас, обикновено са /.../“ и че „[п]ред тези 17 лица (в допълнение към вече идентифицираните 42) J.B. ще се погрижи да имаме писмени споразумения и пълни автобиографии преди 15 декември 2003 г. (в съответствие с член 3, параграф 1 от техническите спецификации)“. Ако Комисията се съмняваше в ангажимента на предложените оценители на ECTA, тя можеше да поиска допълнителна информация, както е предвидено на стр. 4, параграф 5 от поканата за участие в търг. Към писмото на ECTA от 2 декември 2003 г. е приложена извадка от писмени ангажименти на оценителите, а имената на оценителите на политическите групи са посочени в предложението.

В тръжната документация се посочва, че изпълнителят е трябвало да представи автобиографиите преди 15 декември 2003 г., т.е. повече от два месеца след крайния срок за подаване на офертата. За да получи пояснение по въпроса, ECTA изпрати на Комисията електронно писмо, в отговор на което Комисията обясни, че офертата следва да включва автобиографиите. Комисията се опитва да твърди, че ECTA не е получила достатъчно точки поради липсата на доказателства за ангажимента на експертите. Жалбоподателят обаче би искал да посочи, че в тръжната документация дори не е поискано автобиографиите на експертите да бъдат представени до крайния срок за подаване на офертата.

Освен това Комисията се опитва да твърди, че огромната маса от предложения, които ще трябва да бъдат оценени, оправдава необходимостта от много налични експерти. В тръжната документация Комисията изисква общо 17 автобиографии. ECTA обаче предостави общо около 60 експерти и предложи между осем и девет експерти за всяка група за оценка, както и резервен списък от двама до трима експерти за всяка група. ECTA също така предложи списък с трима координатори на групи за всяка група за оценка. Според жалбоподателя това следва да бъде достатъчно, за да се управлява оценката на огромен брой предложения и да се адаптира към всяко нарастващо работно натоварване.

Разходите за координиране на групите не са твърде високи в ущърб на бюджета, отпуснат за оценка на предложенията, както твърди Комисията. Комисията, която заяви, че разходите „изглеждат“ твърде високи, можеше да се свърже с ECTA за допълнителни обяснения, преди да санкционира офертата, без да разбере напълно съответните разходи. Съответните разходи са позиция „Разходи за персонал“ в раздел „Координация на групите“, който от своя страна е подпозиция към „Оценка на предложенията“. Следователно сумата, състояща се от разходи за персонал, представлява част от бюджета, отпуснат за оценка на предложенията, и следователно не може да бъде в ущърб на същата тази бюджетна позиция. Освен това въпросните разходи трябва да се разглеждат в светлината на факта, че офертата на ECTA е специално разработена, за да отговори на евентуален по-голям/по-малък брой предложения, че тя е предложила 60 оценители от 17 различни европейски държави и че като цяло е била по-евтина от офертата на спечелилия оферент. Следователно, ако една позиция от бюджета е била прекомерна, другите позиции трябва да са били по-конкурентни от тези в спечелилата оферта.

В офертата са посочени механизми за гъвкавост и управление в случай на непредвидени обстоятелства, противно на твърдението на Комисията. Две глави от кандидатурата бяха посветени на "Информацията - как да спазваме сроковете на Комисията" и "Информацията - да бъдем гъвкави". Освен това едно от заглавията в офертата обхващаше точката „Ами ако имаме нужда от повече експерти?“, а в офертата бяха предложени три пъти повече оценители и три пъти повече координатори на групи. Предложеният екип от оценители ще може да работи по проекти на 17 от езиците на ЕС, а организационната схема показва правилата за управление в случай на непредвидени обстоятелства.

В обобщение жалбоподателят твърди, че Комисията е направила неправилна оценка на офертата на ECTA.

3.2 Комисията твърди, че след оспорването от страна на жалбоподателя на оценката на офертата на ECTA е била проведена среща с оценителите на офертата, които са стигнали до заключението, че отхвърлянето на офертата е извършено в съответствие с приложимите правила и че аргументите на ECTA не предоставят никаква причина за извършване на повторна оценка на офертата.

Освен това Комисията отбелязва аргумента на ECTA, че техническите спецификации на поканата показват, че Комисията не се интересува от информация относно договорните споразумения между изпълнителя и неговите координатори и експерти. В техническите спецификации обаче се посочва, че „изпълнителят /.../ ще сключи необходимите договорни споразумения с експертите и координаторите, които не са част от неговия персонал“ (точка 3.2 от техническите спецификации, публикувани с поканата). Когато става въпрос за оценка на наличието на експерти и координатори на групи (което е критерий за възлагане и един от най-важните елементи, които трябва да бъдат оценени, като се има предвид естеството на исканите услуги, т.е. оценка на огромна маса от предложения), оценителите от Комисията могат да преценят офертата само въз основа на информацията, предоставена в офертата. ECTA е предоставила автобиографии на редица експерти и координатори на групи, но нито един от тези експерти или координатори не е бил част от персонала на ECTA и офертата не е предоставила никакви доказателства за ангажимент за участие в оценката от страна на някое от тези лица. Поради това оценителите не можаха да оценят степента на действителната им наличност. Писменият ангажимент е единственият начин да се оцени степента на наличност на експерти, които не принадлежат към организацията оферент и следователно не са правно задължени да поддържат своите кандидатури. Като се има предвид значителното работно натоварване и необходимата наличност на персонал, оценителите от Комисията счетоха за недостатъчни гаранциите за наличност за оценителите в офертата на ECTA. Това е счетено за риск и е допринесло за изключването на офертата на ECTA от списъка с подбрани кандидати.

Що се отнася до разходите за координиране на групите, оценителите изчислиха, че за тази глава са отпуснати изключително големи бюджетни средства, което би могло да застраши необходимата гъвкавост на бюджета, предназначен за финансиране на отделните оценки. Оценителите считат, че това е основен недостатък в офертата.

3.3 Омбудсманът припомня, че както е обяснено в точка 2.3 по-горе, неговото разследване на настоящия случай разследва дали Комисията, упражнявайки правомощието си за оценка, е спазила публикуваните критерии за възлагане и дали е действала разумно.

3.4 По отношение на критериите за възлагане "Разбиране" и "Методология" и аргумента на жалбоподателя, че офертата не е била нито твърде теоретична, нито се доближава до оценката като административен процес, омбудсманът счита, че като се е позовал само на съдържанието, жалбоподателят не е предоставил достатъчно доказателства, за да покаже, че оценката на Комисията в това отношение е била неразумна или че не е спазила публикуваните критерии за възлагане при извършването на своята оценка. Омбудсманът прави същата констатация по отношение на аргумента на жалбоподателя, че офертата илюстрира конкретни процедури за извършване на оценката. В това отношение жалбоподателят само посочва, че офертата съдържа информация за: определянето на потенциални оценители и изготвянето на проекти на списъци на експерти; създаването на финализирани списъци с експерти и списъци с резервни експерти; обучението на експертните групи; броя на предложенията за всяка група оценители; намиране на съответствия между експерти и предложения; свеждане до минимум на рисковете; и оценката на предложенията. Омбудсманът отбелязва, че ако се съди по формулировката, само последната област на информация, „оценката на предложенията“, изглежда обхваща действителното изпълнение.

3.5 Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че поканата за участие в търг не е изисквала от оферента да представи писмени ангажименти от оценителите, омбудсманът е съгласен, че изглежда няма изрично изискване в това отношение. Омбудсманът обаче счита за разумно обяснението на Комисията, че „наличността“ е един от най-важните критерии за възлагане, спрямо който да се оценява офертата, и че писменият ангажимент е единственият начин да се оцени степента на наличност на експерти, които не принадлежат към организацията оферент. Тази констатация не се опровергава от факта, че в тръжната документация се посочва, че автобиографиите на оценителите е трябвало да бъдат представени едва след крайния срок за подаване на офертата. Във връзка с този въпрос Комисията изглежда е предоставила на жалбоподателя информация, която би могла да се тълкува в смисъл, че автобиографиите на експертите е трябвало да бъдат представени заедно със самата оферта, а не само до 15 декември 2003 г. Омбудсманът отбелязва обаче, че това не е въпрос, който изглежда е повлиял на действителната оценка на офертата на ECTA. Поради това омбудсманът не намира основание за по-нататъшно разглеждане на този въпрос.

3.6 Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че Комисията е сгрешила в констатацията си, че разходите за „координация на групи“ са твърде високи, омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят правилно посочва, че разходите за „координация на групи“ са подраздел на „Оценка на предложенията“. Омбудсманът обаче отбелязва също, че друг подраздел на „Оценка на предложенията“ са разходите за „Оценка“. Следователно бюджетът, разпределен за отделните оценки, изглежда е отделно разпределен по пера. С оглед на това Омбудсманът не намира доказателства, че Комисията е действала необосновано или че не е спазила публикуваните критерии за отпускане на средства, като е счела, че отпускането на големи бюджетни средства за „координация на групите“ би могло да застраши гъвкавостта на бюджета, предназначен за финансиране на отделните оценки. Фактът, че офертата на ECTA може да съдържа други по-конкурентни елементи, не изглежда да засяга тази констатация.

3.7 Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че Комисията е сгрешила в констатацията си, че в офертата липсват механизми за гъвкавост и управление в случай на непредвидени обстоятелства, омбудсманът отбелязва обяснението на жалбоподателя, че офертата е съдържала глави, заглавия и други части, показващи необходимите механизми. Омбудсманът обаче не счита, че това кратко обяснение, което само по себе си предоставя достатъчно доказателства за оценката на Комисията в това отношение, е необосновано.

3.8 С оглед на гореизложеното омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на Комисията по отношение на този аспект на жалбата.

4 Допълнителни доводи на жалбоподателя

4.1 В хода на разследването жалбоподателят изтъкна аргументите, че Комисията е приела една оферта, получена след крайния срок, и че една от приетите оферти е била представена само в оригинал, без копия.

4.2 В отговор на тези аргументи Комисията обясни, че член 143 от правилата за прилагане на Финансовия регламент изисква офертите да бъдат изпращани, а не получавани преди крайния срок. Комисията потвърди, че всички приети оферти са изпратени преди крайния срок. Що се отнася до броя на копията, които трябва да бъдат представени, Комисията обясни, че в съответствие с вътрешните си правила, т.е. точка 10.5 от Наръчника за процедурите за възлагане на обществени поръчки, Комисията не счита за недопустима оферта, която не е представена в три екземпляра.

4.3 В отговор на обясненията на Комисията жалбоподателят посочи, че Наръчникът на Комисията относно процедурите за възлагане на обществени поръчки не е в съответствие с поканата за участие в търг, в която се посочва, че „/.../ Вашата оферта трябва да отговаря на следните изисквания, за да се счита за валидна: а) един подписан оригинал и две копия на Вашата оферта трябва да бъдат поставени в два запечатани плика. /.../". Жалбоподателят твърди, че само публично достъпна информация, като например тръжните документи, следва да определя правилата, които освен това следва да бъдат еднакви за всички оференти. Жалбоподателят задава допълнителни въпроси защо от оферентите се изисква да представят копия, ако това не е необходимо.

4.4 Въз основа на информацията, предоставена от страните, омбудсманът не намира доказателства, които да сочат, че правилата, уреждащи крайния срок за подаване на оферти, не са били спазени по отношение на съответната покана за представяне на оферти.

4.5 Що се отнася до броя на копията, които трябва да бъдат представени от дадена оферта, омбудсманът отбелязва, че в точка 10.5 от Наръчника относно процедурите за възлагане на обществени поръчки се посочва, че „отхвърлянето на оферта като нередовна има важни последици, следва да се има предвид, че следните (неизключителни) случаи не могат да се считат за нередовни: /.../ - оферта, изпратена само в един екземпляр, вместо изискваните три (или повече)“. Омбудсманът не намира доказателства, които да сочат, че едни и същи правила, т.е. точка 10.5 от Наръчника, не са били прилагани еднакво за всички оферти.

4.6 С оглед на гореизложеното омбудсманът не констатира лошо администриране от страна на Комисията във връзка с допълнителните аргументи на жалбоподателя.

4.7 Омбудсманът обаче отбелязва, че въпреки факта, че точка 10.5 от Наръчника за процедурите за възлагане на обществени поръчки изглежда се прилага еднакво за всички оференти, тя изглежда не съответства на формулировката на въпросната покана за представяне на оферти (ENV.D.1/ATA/2003/0049), която предполага, че офертите, които не са подадени в един подписан оригинал и две копия, няма да се считат за валидни. Омбудсманът счита, че пренебрегването на неспазването на разпоредба от поканата за участие в търг може да изглежда несправедливо спрямо оферентите, които спазват въпросната разпоредба. За да се избегне евентуалната поява на несправедливост в бъдеще, омбудсманът счита, че би било полезно Комисията да преразгледа връзката между Наръчника и поканите за представяне на оферти по отношение на броя на копията на офертите, които трябва да бъдат представени, и да му съобщи своите констатации. Омбудсманът ще направи допълнителна забележка в този смисъл по-долу.

5 Твърдения на жалбоподателя

5.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията следва: i) преоценка на офертата на ECTA; и ii) да компенсира ECTA за това, че е била неправилно изключена от тръжната процедура.

5.2 С оглед на констатацията, че няма лошо администриране по отношение на прилагането на критериите за възлагане и оценката на офертата на ECTA (части 2 и 3 по-горе), омбудсманът не намира основания за разглеждане на двете твърдения на жалбоподателя.

6 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба е необходимо да се направи следната критична забележка по отношение на твърдението на жалбоподателя за объркващи и непоследователни послания:

На 2 декември 2003 г. жалбоподателят изпрати писмо до Комисията, като се опита да опровергае мотивите на Комисията за отхвърляне на офертата на ECTA, както е посочено в писмото на Комисията от 1 декември 2003 г. Омбудсманът отбелязва също така, че в отговор Комисията е предоставила допълнителни причини за отхвърляне на офертата на ECTA, без да обясни, че тези причини са допълнителни към посочените в първото ѝ писмо. Освен това в отговора си Комисията изглежда не признава, нито отговаря на опита на жалбоподателя да опровергае първите причини, които Комисията е посочила за отхвърлянето на офертата. Според омбудсмана, като не е признала или отговорила на аргументите на жалбоподателя, а просто е посочила допълнителни причини за отхвърляне на офертата на ECTA, Комисията не е отговорила възможно най-пълно и точно на писмото на жалбоподателя от 2 декември 2003 г., както се изисква от Кодекса за добро административно поведение. Това представлява случай на лошо управление.

Като се има предвид, че този аспект на делото се отнася до процедури, свързани с конкретни събития в миналото, не е целесъобразно да се търси приятелско уреждане на въпроса.

Що се отнася до твърденията и аргументите на жалбоподателя относно критериите за възлагане, оценката на офертата на ECTA, крайния срок за подаване на оферти и броя на копията, които трябва да бъдат представени, проверките на омбудсмана не разкриха лошо администриране от страна на Комисията.

Въз основа на гореизложеното омбудсманът прекратява преписката.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ СМЕТКИ

1. Омбудсманът отбелязва изявлението на Комисията, че макар да не е задължена да направи това, тя обикновено изпраща писма относно оценката на офертите по факс. За да се гарантира равно третиране на оферентите, Омбудсманът предлага Комисията да обмисли формализирането и изясняването на своите процедури в това отношение, като му съобщи своите заключения.

2. Омбудсманът отбелязва също така, че въпреки факта, че точка 10.5 от Наръчника относно процедурите за възлагане на обществени поръчки изглежда се прилага еднакво за всички оференти, тя изглежда не съответства на формулировката на въпросната покана за представяне на оферти (ENV.D.1/ATA/2003/0049), която предполага, че офертите, които не са подадени в един подписан оригинал и две копия, няма да се считат за валидни. Омбудсманът счита, че пренебрегването на неспазването на разпоредба от поканата за участие в търг може да изглежда несправедливо спрямо оферентите, които спазват въпросната разпоредба. За да се избегне евентуалната поява на несправедливост в бъдеще, омбудсманът счита, че би било полезно Комисията да преразгледа връзката между Наръчника и поканите за представяне на оферти по отношение на броя на копията на офертите, които трябва да бъдат представени, и да му съобщи своите констатации.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Член 12 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията, достъпен на уебсайта на омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Вж. годишния доклад на Европейския омбудсман за 1997 г., стр. 22, достъпен на уебсайта на омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu/report97/pdf/en/rap97_en.pdf