Страсбург, 12 юли 2004 г.

Уважаеми г-н Z.,

На 5 декември 2003 г. Вашето дружество подаде жалба срещу Европейската комисия от името на Gemeinschaftskernkraftwerk Neckar GmbH. Тази жалба се отнася до услуги, предоставяни на атомната електроцентрала в Запорожие (Украйна) въз основа на договор с Европейската комисия.

На 17 декември 2003 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 29 март 2004 г., а аз ви го препратих на 31 март 2004 г. с покана да представите коментари, ако желаете, до 30 април 2004 г. При липсата на отговор поверените ми служби се свързаха с Вас по телефона на 17 май 2004 г. По Ваше искане поверените ми служби приеха да Ви удължат този срок до 31 май 2004 г. До тази дата обаче не бяха получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Жалбоподателят, германско дружество, е предоставил помощ на място на атомната електроцентрала в Запорожие (Украйна). Тези услуги са обхванати от договор за услуги, сключен между жалбоподателя и Европейската комисия (Договор WW.94.06/02.01/B006) на 20 септември 1995 г. На 19 декември 1996 г. е подписано допълнение към този договор (Договор 95-1347.01). На 17 юли 1997 г. е сключено допълнително допълнение (Договор 95-1347.02).

Жалбата се отнася до две фактури във връзка с този договор (фактура No 1-98 и фактура No 2-98), издадени на 3 август 1998 г. и изпратени на Комисията.

Фактура No 1-98 се отнася до „Такси и преки разходи“ и възлиза на 825 514,21 EUR. Според жалбоподателя сумата от 9 569,82 EUR все още не е платена, което съответства на разходите за пътуване до Москва, предприето от ръководителя на проекта, друг експерт и устен преводач от 12 до 17 май 1997 г.

Фактура No 2-98 се отнася до „Възстановими суми“ и възлиза на 89 253,47 EUR. Според жалбоподателя първоначално е останала неплатена сума в размер на 33 929,47 EUR. Тази сума включва разходи по функции „Пътни разходи на Германия“ (16 091,58 EUR), „Украински експерти от Пер Дием“ (7 104 EUR), „Пътни разходи на Украйна“ (1 338,20 EUR) и „Превод“ (9 395,69 EUR).

Жалбоподателят е на мнение, че всички горепосочени разходи са покрити от договора. Що се отнася до фактура 1/98, жалбоподателят се позовава по-специално на факс, получен от Комисията на 20 ноември 1996 г., и на позиция C.2 от „Разбивката на цените“, приложена към договора. Що се отнася до фактура 2/98, жалбоподателят се позовава на позиции C.6 („Пътни разходи Германия“), C.10 („Per Diem Ukrainian Experts EU“), C.5 („Пътни разходи Украйна“) и C.11 („Превод“) от разбивката на цените.

През ноември 2001 г. Комисията извърши допълнително плащане в размер на 16 499,69 EUR (покриващо разходите, заявени в рамките на „Per Diem Ukrainian Experts“ и „Translation“). Според жалбоподателя все още дължимата сума по фактура No 2-98 възлиза на 17 429,78 EUR.

Според жалбоподателя на Комисията многократно е напомняно за нейния дълг, за последен път с писмо от 17 декември 2001 г. Това писмо обаче остана без отговор.

Жалбоподателят твърди, че проблемите, които е имал с настоящия договор, могат да бъдат повлияни от факта, че е имал разногласия с Комисията относно друг договор и от факта, че е отнесъл този спор до Първоинстанционния съд, където той все още е бил висящ. Според жалбоподателя делото пред Съда не е свързано с настоящата жалба.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят (представляван от белгийско дружество) направи по същество следните твърдения:

(1) Комисията не е изплатила все още дължимите на жалбоподателя суми по фактури No 1-98 и No 2-98.

(2) Комисията често не е отговаряла на писмата, изпратени ѝ от жалбоподателя, и систематично отказва да преговаря с него.

Жалбоподателят заяви, че Комисията следва да плати сумата от 26 999,60 EUR, която според него му се дължи.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията направи следните коментари:

Съответният договор е подписан в рамките на програмата за ядрена безопасност Tacis на 20 септември 1995 г. Последното допълнение към договора е подписано през юли 1997 г. с дата на изтичане 20 март 1998 г. В договора се посочва, че изпълнителят трябва да изпрати декларации за разходи въз основа на фиксиран график, предвиден в член 6 от допълнението. Фактура 1/98 е за такси и преки разходи, а фактура 2/98 — за подлежащи на възстановяване суми. Тези фактури са получени почти пет месеца след датата на изтичане на договора.

Фактура 1/98

Тази фактура е представена на Комисията на 3 август 1998 г. През март 1999 г. Комисията информира жалбоподателя, че фактурата е обработена, но че платената сума (815 944,39 EUR) ще бъде различна от фактурираната. Сумата от 9 569,82 EUR, поискана за хонорари и дневни във връзка с пътуване до Москва, е отхвърлена, тъй като въпросното пътуване не е било разрешено от ръководителя на задачите на Комисията.

Искането на предварително разрешение за командировки, които не са изрично посочени в договора, е в съответствие с „Насоките за административно докладване по проекти, финансирани от програмата на Европейския съюз за техническа помощ за новата независима държава TACIS“. Тя също така е съгласна с член 28, параграф 1 от Общите условия за договори за услуги, финансирани от фондовете ФАР/ТАЦИС (наричани по-нататък „Общите условия“).

Във факса от 20 ноември 1996 г., на който се позовава жалбоподателят, не се посочва, че е необходима мисия в Русия, а само се предлага да се осъществи контакт с друго дружество. Този факс не може да се счита за разрешение за фактурираното пътуване.

Освен това във факс от 11 декември 1998 г. ръководителят на задачите на Комисията ясно посочва, че не е поискано разрешение и че не е възможно одобрение със задна дата и съответните изменения, необходими за разбивката на разходите, с оглед на факта, че договорът вече е изтекъл. Промените по време на изпълнението са били възможни, но не е било възможно да се променят елементи от договора, като например разбивката на разходите, след като договорът е бил прекратен.

Противно на твърденията на жалбоподателя, приложение Б („Организация и методи“) към договора, на което се позовава жалбоподателят, предвижда само увеличаване на броя на възможните полети до Москва. Фактът, че има бюджет, предназначен за полети до Москва, не означава автоматично, че тези полети са разрешени като такива. Член 28.1 от Общите условия гласи: „Изпълнителят има право на плащане на сумата, посочена в договора, както и когато услугите се предоставят и приемат.“ Услугите, на които се позовава жалбоподателят, не са били нито разрешени, нито приети. Следователно изпълнителят не е имал право на плащане за тези услуги.

Това е обяснявано на изпълнителя неколкократно (писма от 11 декември 1998 г., 4 август 1999 г. и 30 октомври 2001 г.).

Фактура 2/98

Тази фактура е представена на 3 август 1998 г. Комисията е поискала от жалбоподателя да представи отново фактурата правилно. Това е направено на 15 юни 1999 г. На 30 юни 1999 г. Комисията информира жалбоподателя, че фактурата е била обработена, но че платената сума ще бъде различна от тази, която е била фактурирана. Първоначално беше отхвърлена сума в размер на 35 409,76 EUR. Впоследствие Комисията е изплатила сума в размер на 16 499,69 EUR (дневни разходи на украински експерти и превод), която не е била платена поради надзор от страна на Комисията.

Окончателно отхвърлените елементи са пътни разходи за пътуване, което не е предвидено в договора (1 471,79 EUR, прието от жалбоподателя), ДДС, който не подлежи на възстановяване (5,20 EUR, прието от жалбоподателя), и пътни разходи в Германия и Украйна.

Разходите, направени в Германия и Украйна, заявени от изпълнителя като пътни разходи, не могат да бъдат възстановени по бюджетния ред „пътни разходи в Германия“ и „пътни разходи в Украйна“, както е поискано. Тези бюджетни редове бяха свързани само с разходите за билети за влак и самолет и те бяха възстановени. Неприетите разходи се отнасят до разходи за позиции като хотели, таксита и храна за експерти и насрещни експерти. Що се отнася до експертите, тези разходи следва да бъдат покрити от специалния бюджетен ред, отнасящ се до дневните надбавки. Този бюджетен ред обаче (в категорията „Преки разходи“) е бил изчерпан, така че жалбоподателят е поискал да превиши този бюджетен ред. Същите разходи за насрещните експерти е трябвало да бъдат заделени в рамките на бюджета на изпълнителя, както е посочено в точка 9 от техническото задание, приложено към договора. Не е имало обаче бюджетен ред за покриване на тези разходи за насрещните експерти или други бенефициенти. Тези разходи са били счетени за неразделна част от търга.

Поради тези две причини не е било възможно да се плати заявената сума в рамките на съществуващия бюджет. За тази цел би било необходимо изменение на договора. Това беше невъзможно, тъй като договорът вече беше приключил няколко месеца по-рано.

Липса на отговор на писмото, изпратено от жалбоподателя, и отказ за водене на преговори

В края на 2001 г. (на 17, 19 и 20 декември) жалбоподателят е изпратил до Комисията набор от три писма във връзка с искането за плащане. Първото писмо от 17 декември 2001 г. не съдържа никакви нови елементи в сравнение с предходните писма.

Писмата от 19 и 20 декември 2001 г. са изпратени на отговорния финансов служител. Комисията отговори на тези писма на 14 януари 2002 г.

На писмото от 17 декември 2001 г. не е отговорено отделно. Комисията е на мнение, че в писмото си от 30 октомври 2001 г. ясно е посочено, че въпросът се счита за напълно разрешен, че договорът е приключен и че няма да бъдат взети предвид други искове. Това е повторено и в писмото от 14 януари 2002 г.

Като се има предвид, че в писмото си от 17 декември 2001 г. жалбоподателят отново е представил същото твърдение, без да представи нови аргументи, това писмо беше счетено за повтарящо се. Поради това бе счетено, че не е необходим отговор в съответствие с член 14, параграф 3 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията.

Що се отнася до отказа за водене на преговори, Комисията не вижда по какъв начин е налице отказ от нейна страна за водене на преговори.

Забележки на жалбоподателя

Не бяха получени коментари от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 Неплащане на суми, за които се твърди, че са дължими

1.1 Жалбоподателят, германско дружество, предоставя помощ на място на атомната електроцентрала в Запорожие (Украйна). Тези услуги са обхванати от договор за услуги, сключен между жалбоподателя и Европейската комисия. Жалбата се отнася до две фактури, свързани с този договор (фактура No 1-98 и фактура No 2-98), издадени на 3 август 1998 г. и изпратени на Комисията. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че Комисията не е платила сумите, които твърди, че ѝ се дължат по тези две фактури. Жалбоподателят заяви, че Комисията следва да плати сумата от 26 999,60 EUR, която според него му се дължи.

1.2 Фактура No 1-98 се отнася до „Такси и преки разходи“. Според жалбоподателя сумата от 9 569,82 EUR все още не е платена, което съответства на разходите за пътуване до Москва, предприето от ръководителя на проекта, друг експерт и устен преводач. Фактура No 2-98 се отнася до „Възстановими суми“. Според жалбоподателя сумата от 17 429,78 EUR все още е била неизплатена по функциите „Пътни разходи на Германия“ (16 091,58 EUR) и „Пътни разходи на Украйна“ (1 338,20 EUR).

1.3 В становището си Комисията е на мнение, че сумата, поискана по фактура 1/98, не се дължи на жалбоподателя, като се има предвид, че съответното пътуване не е било разрешено от Комисията. Освен това Комисията заяви, че разходите, които все още са заявени във фактура 2/98, не могат да бъдат възстановени, тъй като не попадат в посочения от жалбоподателя бюджетен ред. Тя също така обясни, че правилният бюджетен ред вече е изчерпан и че за някои позиции никога не е имало бюджетен ред, по който съответните разходи да могат да бъдат начислени.

1.4 Настоящото твърдение и иск се отнасят до задълженията, произтичащи от договор, сключен между Комисията и жалбоподателя.

1.5 Съгласно член 195 от Договора за ЕО Европейският омбудсман е оправомощен да получава жалби "относно случаи на лошо администриране в дейността на институциите или органите на Общността". Омбудсманът счита, че лошо администриране е налице, когато публичен орган не действа в съответствие с правило или принцип, които са задължителни за него (1). Следователно лошо управление може да се установи и когато става въпрос за изпълнението на задължения, произтичащи от договори, сключени от институциите или органите на Общностите.

1.6 Омбудсманът обаче счита, че обхватът на проверката, която може да извърши в такива случаи, по необходимост е ограничен. По-специално омбудсманът е на мнение, че той не следва да се стреми да определи дали е налице нарушение на договора от някоя от страните, ако въпросът е спорен. Този въпрос може да бъде разгледан ефективно само от компетентен съд, който ще има възможност да изслуша доводите на страните относно съответното национално право и да прецени противоречиви доказателства по всички спорни фактически въпроси.

1.7 Поради това Омбудсманът счита, че в случаите, свързани с договорни спорове, е оправдано неговото разследване да се ограничи до проверка дали институцията или органът на Общността са му предоставили последователно и разумно изложение на правното основание за своите действия и защо счита, че становището му относно договорната позиция е обосновано. Ако случаят е такъв, омбудсманът ще заключи, че неговата проверка не е разкрила случай на лошо администриране. Това заключение няма да засегне правото на страните договорният им спор да бъде разгледан и официално разрешен от компетентен съд.

1.8 В настоящия случай омбудсманът счита, че Комисията е представила последователно и разумно изложение на причините, поради които счита, че претендираните от жалбоподателя суми не са дължими.

1.9 При тези обстоятелства не изглежда да е налице лошо администриране от страна на Комисията, що се отнася до първото твърдение и искането за плащане на жалбоподателя.

2 Липса на отговор на писмата

2.1 Жалбоподателят твърди, че Комисията често не е отговаряла на писма и систематично е отказвала да преговаря с него.

2.2 Комисията се позова на три писма, адресирани до жалбоподателя във връзка с неговите твърдения (писма от 11 декември 1998 г., 4 август 1999 г. и 30 октомври 2001 г.). Тя добавя, че в края на 2001 г. жалбоподателят е изпратил на Комисията три писма във връзка с исканията си за плащане на 17, 19 и 20 декември, на последните две от които е отговорено на 14 януари 2002 г. Според Комисията на писмото от 17 декември 2001 г. не е бил отговорено отделно, тъй като Комисията е била на мнение, че в писмото си от 30 октомври 2001 г. е било изяснено, че въпросът се счита за напълно разрешен, че договорът е приключен и че няма да бъдат взети предвид други искания. Освен това Комисията твърди, че писмото от 17 декември 2001 г. не е съдържало нови елементи и е било счетено за повтарящо се по смисъла на член 14, параграф 3 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията.

2.3 Въз основа на доказателствата, представени на омбудсмана, изглежда, че Комисията е отговорила на всички писма, адресирани до нея от жалбоподателя, с изключение на изпратеното на 17 декември 2001 г. Омбудсманът счита, че би било любезно да отговори и на настоящото писмо. Вярно е, че член 14, параграф 3 от Европейския кодекс за добра административна практика (2) предвижда, че не е необходимо да се изпраща отговор в случай на повтарящ се характер на писмо, и омбудсманът отбелязва със задоволство, че Комисията се позовава на този кодекс, който е изготвен от омбудсмана и одобрен от Европейския парламент. Омбудсманът не е в състояние да установи дали случаят е такъв, тъй като нито жалбоподателят, нито Комисията са представили копие от писмото на жалбоподателя от 9 август 2001 г., на което Комисията е отговорила на 30 октомври 2001 г. Омбудсманът обаче отбелязва, че в писмото си от 30 октомври 2001 г. Комисията ясно е обяснила, че позицията, която е приела в това писмо, е окончателна. Освен това той отбелязва, че писмото от 14 януари 2002 г. (което отговаря на писмата на жалбоподателя от 19 и 20 декември 2001 г.) потвърждава тази позиция.(3) При тези обстоятелства жалбоподателят не може да е имал основателни съмнения относно позицията на Комисията. Поради това омбудсманът не счита, че са оправдани допълнителни проверки на този аспект от второто твърдение на жалбоподателя.

2.4 Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, че Комисията систематично е отказвала да преговаря с жалбоподателя, омбудсманът счита, че жалбоподателят не е представил достатъчно доказателства, за да докаже своя случай.

2.5 При тези обстоятелства не изглежда да е налице лошо администриране от страна на Комисията, що се отнася до второто твърдение.

3 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Европейската комисия. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) Вж. Годишен доклад за 1997 г., стр. 22.

(2) Кодексът е достъпен на уебсайта на омбудсмана (http://www.ombudsman.europa.eu/).

(3) Вж. последното изречение от настоящото писмо: „Моля, имайте предвид, че както е обяснено в нашето писмо от 30.10.2000 г., договорът вече е приключен и няма да бъдат разглеждани други искове.“