Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е бивш служител на ЕС. През декември 2017 г. тя подава жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД) относно обработването на личните ѝ данни от Европейската служба за външна дейност (ЕСВД). Тя е поискала достъп и коригиране на няколко документа, за които твърди, че съдържат личните ѝ данни, включително документи, свързани с административно разследване.

2. През април и юни 2018 г. ЕСВД поддържаше връзка с жалбоподателя по въпроса и предостави известен достъп до някои лични данни. Той обаче не е предоставил достъп до останалата част от личните данни, докато административното разследване е било в ход. През юни и октомври 2018 г. жалбоподателката е информирала ЕНОЗД, че не е удовлетворена от начина, по който ЕСВД се справя с въпроса.

3. През декември 2018 г. ЕНОЗД се свърза с ЕСВД за разяснения и коментари по твърденията на жалбоподателя.

4. През април 2019 г. ЕНОЗД преустанови [1] разглеждането на жалбата, тъй като жалбоподателят е започнал съдебно производство по въпроса. Това е в съответствие с правилата, уреждащи работата на ЕНОЗД [2].

5. Междувременно ЕСВД информира ЕНОЗД, че е предоставила на жалбоподателката достъп до всички документи, които тя има право да получи във връзка с административното разследване.

6. През март 2020 г., след приключването на някои съдебни производства, жалбоподателката информира ЕНОЗД, че не е удовлетворена от документите и личните данни, които е получила. Тя е поискала достъп до други документи, за които твърди, че съдържат личните ѝ данни.

7. През юни 2020 г. ЕНОЗД отново се свърза с ЕСВД и поиска от нея да изясни дали документите, посочени от жалбоподателката, съдържат нейните лични данни. ЕСВД отговори, че искането на жалбоподателя за достъп до лични данни не е достатъчно ясно. ЕСВД също така заяви, че някои от документите или не съществуват, или не съдържат личните данни на жалбоподателя. ЕНОЗД препрати отговора на ЕСВД на жалбоподателя. Тя повтори твърдението си пред ЕНОЗД, че следва да ѝ бъде предоставен достъп до повече документи, съдържащи личните ѝ данни.

8. През декември 2020 г. ЕНОЗД отново преустанови разглеждането на жалбата, тъй като жалбоподателят е обжалвал някои от съдебните решения.[3] ЕНОЗД възобнови делото през март 2022 г.

9. През юли 2022 г. ЕНОЗД информира жалбоподателя, че няма да бъде в състояние да вземе решение по жалбата му преди ноември 2022 г.[4] поради причини, свързани с човешките ресурси.

10. През юни 2023 г., след намесата на омбудсмана [5], ЕНОЗД се свърза с жалбоподателя, за да изясни някои въпроси. 

11. Недоволен от начина, по който ЕНОЗД е разгледал въпроса, през септември 2023 г. жалбоподателят отново се обърна към омбудсмана.

Проучването

12. Омбудсманът започна проверка на времето, необходимо на ЕНОЗД за вземане на решение по жалбата.

13. В хода на проверката Омбудсманът получи отговора на ЕНОЗД, в който се очертават стъпките на проверката за периода от юни 2023 г. [6] Екипът за проверка на Омбудсмана се срещна и със съответните представители на ЕНОЗД, за да получи допълнителна информация по случая. Жалбоподателят представи коментари по доклада от заседанието.

Представени аргументи

14. Жалбоподателката твърди, че на ЕНОЗД му е отнело прекалено много време да разгледа жалбата ѝ. Тя заяви, че сложността и обстоятелствата по случая не могат да оправдаят забавянето с повече от шест години на вземането на решение.

15. ЕНОЗД призна, че шест години са много време за разглеждане на жалба. Тя обаче твърди, че конкретните обстоятелства по случая оправдават забавянето. По-специално ЕНОЗД се позова на необходимостта да преустанови разглеждането на случая по различни поводи, докато са висящи различни съдебни производства в съответствие с приложимите правила, уреждащи неговата работа. ЕНОЗД също така се позова на факта, че е бил активен по случая извън периода, през който съдебното производство е било в ход, и спомена различните контакти с жалбоподателя и ЕСВД, посочени по-горе. По време на срещата ЕНОЗД също така поясни, че едно дело все още е висящо пред Общия съд.[7] ЕНОЗД обаче също така призна, че вътрешната реорганизация и липсата на човешки ресурси може да са допринесли за забавянето при разглеждането на жалбата.

16. По време на разследването през май 2024 г. ЕНОЗД взе решение за частично приключване на случая [8]. 

Оценка на омбудсмана

17. Принципите на добра администрация изискват от органите на ЕС да вземат решения в разумен срок. Това е особено важно, когато процедурата е свързана с ефективното упражняване на основното право на защита на личните данни.

18. Какво е „разумен срок“ зависи от обстоятелствата във всеки отделен случай. Факторите, които трябва да бъдат взети предвид, включват сложността на делото, поведението на страните, различните процедурни стъпки, следвани от администрацията, и контекста на делото.^[9] Всяка процедурна стъпка следва да бъде предприета в разумен срок след предходната стъпка.^[10] Освен това, ако продължителността надвишава разумния срок, администрацията трябва да докаже наличието на специални обстоятелства, които оправдават забавянето ^[11], и проактивно да информира жалбоподателя за хода на делото.

19.  Омбудсманът е съгласен, че ЕНОЗД е действал в съответствие с правилата, уреждащи неговата работа [12], и е имал основание да преустанови разглеждането на случая, докато са били в ход различни съдебни производства. Това обаче се отнася за период от малко повече от две от шестте години за вземане на решение.

20. Омбудсманът отбелязва също така, че ЕНОЗД е поискал разяснения от жалбоподателя на различни етапи и че жалбоподателят също така редовно е изпращал допълнителни материали или изявления. Това може да е допринесло за забавянето.

21. Въпреки че ЕНОЗД със сигурност не е бил неактивен през целия период от четири години (когато разглеждането на случая не е било спряно поради съдебно производство), проверката на Омбудсмана показа, че въпреки това е имало периоди, през които не се е извършвала дейност. Например изглежда, че не са предприети действия за период от повече от една година между април 2022 г. и юни 2023 г. в момент, когато ЕНОЗД е трябвало да бъде особено бдителен, тъй като случаят е бил в ход от декември 2017 г.  

22. ЕНОЗД обясни, че това отчасти се дължи на намаления административен капацитет. Органите на ЕС обаче са задължени да организират услугите си по начин, който може да им позволи да изпълняват задълженията си. Недостигът на човешки ресурси сам по себе си не може да оправдае такова дълго забавяне. Като се има предвид колко дълго е бил отворен случаят, ЕНОЗД е трябвало да гарантира, че наличните му човешки ресурси са били посветени на това да се гарантира, че той може да бъде приоритизиран и приключен.

23. Ясно е, че делото е сложно и се изостря от различни, понякога припокриващи се, административни и съдебни производства. В решението си от май 2024 г. обаче ЕНОЗД по същество приема, че жалбоподателката не може да се позовава на „правото на коригиране“, за да постигне желания от нея резултат в този конкретен случай — по същество промяна на съдържанието на някои от съответните документи — тъй като правото на коригиране се отнася само до „обективни лични данни“. Позицията на ЕНОЗД по този въпрос изглежда добре установена и поради това е трудно да се разбере как е отнело толкова време да се направи такова заключение в този случай [13].

24.  И накрая, ЕНОЗД е трябвало проактивно да информира жалбоподателя за напредъка по случая. Вместо това ЕНОЗД реагира по-скоро и ще отговори на жалбоподателя само след намесата на омбудсмана [14]. ЕНОЗД следва да обмисли възможността да се извини на жалбоподателя за възникналото забавяне и за това, че не го е информирал за напредъка по случая.  

25. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че неуспехът на ЕНОЗД да завърши оценката си на жалбата на жалбоподателя от декември 2017 г. в разумен срок представлява лошо администриране.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Неизпълнението от страна на Европейския надзорен орган по защита на данните на неговата оценка на жалбата в разумен срок представлява лошо администриране.

Жалбоподателят и ЕНОЗД ще бъдат информирани за това решение.

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 7.11.2024 г.

[1] Спирането обхваща периода от април 2019 г. до март 2020 г. (11 месеца). 

[2] ЕНОЗД се позова на член 57, параграф 1, буква д) от Регламент 2018/1725 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и на член 16, параграф 6 от Процедурния правилник на ЕНОЗД, достъпни съответно на адрес: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj и https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en. 

[3] Спирането обхваща периода от декември 2020 г. до март 2022 г. (16 месеца).

[4] ЕНОЗД направи това, след като омбудсманът започна проверка вследствие на жалба от жалбоподателя (дело 33/2023/FA).

[5] Дело 768/2023/TM относно непредоставянето от страна на ЕНОЗД на актуална информация на жалбоподателката относно напредъка по нейната жалба от декември 2017 г.

[6] След приключването на разглеждането на жалба 768/2023/TM.

[7] Дело T-371/21. Общият съд постанови решението си на 24 януари 2024 г. — деня, в който се проведе срещата с представителите на ЕНОЗД. Впоследствие жалбоподателят обжалва решението на Общия съд (дело C-243/24 P). 

[8] Жалбоподателката повдигна два въпроса, свързани, от една страна, с правото на достъп и от друга страна, с правото на коригиране на личните ѝ данни. В решението си ЕНОЗД изрази позиция по твърдението на жалбоподателя само по отношение на правото на коригиране. ЕНОЗД преустанови разглеждането на въпроса за правото на достъп, тъй като по това време дело C-243/24 P все още не беше приключило.

[9] Вж. например решение на Съда от 17 декември 1998 г., Baustahlgewebe срещу

Комисия, дело C-185/95 P, точка 29, на разположение на адрес:

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&doci

d=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 и

Решение на омбудсмана по случай 484/2015/DR, точка 28, достъпно на адрес:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[10] Вж. например решение на Съда от 2 юни 1994 г., De Compte/Парламент, дело C-

326/91 P, точка 21, на разположение на адрес:

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4442402.

[11] Вж. например решение на Съда от 5 май 1983 г., Ditterich/Комисия, дело 207/81,

параграф 26, достъпен на адрес:

http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&

occ=first&part=1&cid=4443230.

[12] Вж. бележка под линия 2 по-горе.

[13] ЕНОЗД се позова на своите Насоки от 2011 г. относно обработването на лични данни в областта на оценката на персонала и на своите Насоки от 2016 г. относно обработването на лична информация при административни разследвания и дисциплинарни производства, точка 50. Вж. например https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/16-11-18_guidelines_administrative_inquiries_en.pdf.

Вж. също Насоките от 2014 г. относно правата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни:  https://www.edps.europa.eu/sites/default/files/publication/14-02-25_gl_ds_rights_en.pdf#page=18 

[14] Дела 176/2019/JAP, 1658/2020/LM и 33/2023/FA.