Страсбург, 19 май 2004 г.

Уважаема г-жо Г.,

На 24 юни 2003 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман срещу Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) във връзка с изключването Ви от конкурса COM/C/1/02.

На 28 юли 2003 г. препратих жалбата до директора на EPSO. Тъй като този конкурс беше официално организиран от Комисията, EPSO препрати Вашата жалба на Комисията. На 17 октомври 2003 г. Комисията изпраща становище, в което са включени коментарите на EPSO. Препратих Ви становището с покана за представяне на коментари, която Вие изпратихте на 27 декември 2003 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя съответните факти са следните:

Жалбоподателят кандидатства за конкурс COM/C/1/02, който има за цел съставянето на резервен списък с френскоговорящи машинописци (C4/C5). Молбата ѝ е отхвърлена на 17 октомври 2002 г., тъй като професионалният ѝ опит е недостатъчен.

На 25 октомври 2002 г. тя изпраща искане за разяснения. Тя заявява, че има повече от 11 години професионален опит и обръща внимание на приложение 8 към заявлението си, което представлява удостоверение за професионално обучение (1). Последната страница на този документ описва уменията, които е трябвало да придобие, за да работи за институт, наречен "Institut économique et social des classes moyennes". Тези умения са сходни с описаните в дял II от обявлението за конкурса. На 17 април 1989 г. тя започва работа в "Institut économique et social des classes moyennes" за неопределен период от време. През 1991 г. Институтът е разпуснат и персоналът му е прехвърлен в регион Валония, където жалбоподателят изпълнява същите задължения. Към молбата си тя прилага и настоящия си трудов договор.

На 6 ноември 2002 г. конкурсната комисия потвърждава решението си да я изключи от конкурса, тъй като удостоверението от Министерството на регион Валония (2), с което се удостоверява трудовата заетост на жалбоподателката от 17 април 1989 г. до 30 април 2001 г., не позволява на конкурсната комисия да установи естеството на нейните задължения и не може да вземе предвид документите, предоставени след крайния срок за подаване на кандидатурите.

На 21 ноември 2002 г. тя изпраща второ искане за разяснения, в което обяснява, че естеството на нейните задължения е обяснено в приложение 8 към кандидатурата ѝ. На 28 ноември 2002 г. тя е поканена на изпитите, които се провеждат на следващия ден.

На 7 февруари 2003 г. тя е уведомена, че резултатите ѝ от теста по буква г) са недостатъчни (8,6 от общо 20 точки) и че е изключена от конкурса.

На 13 февруари 2003 г. тя иска коригирана версия на своите тестове.

На 24 февруари 2003 г. тя изпраща ново искане за разяснения до председателя на конкурсната комисия. Според нея фактът, че е била поканена на тестовете, означава, че първоначалното ѝ изключване е било резултат от грешка. Тя пожела да знае каква е тази грешка и колко кандидати са поканени на по-късен етап. Тя също така подчерта липсата на време за обучение за тестовете и стреса, причинен от тази закъсняла покана. Тя счита, че Кодексът за добро поведение на администрацията не е бил спазен.

На същата дата тя подава и жалба по административен ред на основание член 90, параграф 2 от Правилника срещу решението на конкурсната комисия от 7 февруари 2003 г.

На 24 февруари 2003 г. тя получава копие от своя тест, както и коригирана версия на теста.

На 17 март 2003 г. EPSO отговаря от името на конкурсната комисия на новото ѝ искане за разяснения. Тя я информира, че винаги е получавала отговор в сроковете, предвидени в Кодекса за добро поведение на администрацията, че са били предприети всички стъпки, за да не се накърнят интересите ѝ, и че никога преди това не е посочвала закъснението на поканата за участие в конкурса.

На 28 март 2003 г. жалбоподателката изменя и добавя нови искания към жалбата си съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

Жалбоподателят, наред с другото, постави на органа по назначаването следните въпроси:

(1) Формулярът за кандидатстване:

Какви документи следва да бъдат приложени към формуляра за кандидатстване като доказателство за професионалния опит на кандидатите ?

(2) Късната покана за участие в тестовете:

Представлява ли нелоялно третиране изпращането на покана един ден преди тестовете ?

Жалбоподателят бил ли е единственият кандидат, поканен един ден преди тестовете ?

Какви са новите елементи относно продължителността и естеството на професионалния ѝ опит, включени в писмото ѝ от 25 октомври 2002 г., въз основа на което конкурсната комисия я кани на тестовете ?

Късната покана за тестовете е била причина за стрес за жалбоподателката и е довела до нейния неуспех. Този стрес се увеличава от необходимостта да се намери някой, който да се грижи за децата й по време на тестовете. Според жалбоподателя това може да се счита за дискриминация, основана на пола.

Неоснователни ли са аргументите, изтъкнати от жалбоподателя, за да обясни защо не се е оплакал по-рано от закъснението на поканата ?

3) Съдържание на теста:

Грешна ли е допълнителната корекция, направена от жалбоподателя в текста на тест г) ?

(4) Жалбите:

Защо отговорите на исканията на жалбоподателката за разяснения и нейната жалба по член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица са подписани от същото лице ?

(5) Процедури на конкурсната комисия:

Тя заявява, че процедурите за подбор в европейските институции изглеждат мистериозни и тайни. Какви са критериите за корекция, използвани от конкурсната комисия ?

На 10 юни 2003 г. тя е уведомена, че органът по назначаването е отхвърлил жалбата ѝ.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателката твърди, че органът по назначаването не е отговорил на някои от въпросите, посочени в жалбата ѝ въз основа на член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица. Тя би желала да получи разяснения относно бъдещите си заявления и да обмисли, въз основа на тези разяснения, дали да отнесе въпроса до съда или да подаде нова жалба до омбудсмана.

Задачата

Становището

Омбудсманът препрати жалбата до директора на Европейската служба за подбор на персонал (EPSO). Омбудсманът получи становище от Комисията, което беше представено като съдържащо съвместните становища на EPSO и Комисията. Омбудсманът разбира от друга проверка във връзка със същия конкурс, че EPSO е предала жалбата на Комисията, тъй като последната е организирала въпросния конкурс. Становището може да бъде обобщено, както следва:

Жалбоподателят е кандидатствал за конкурс COM/C/1/02 за френскоговорящи машинописци. На 7 февруари 2003 г. тя е уведомена, че резултатите ѝ от теста по буква г) са недостатъчни и че е изключена от конкурса. Тест г) има за цел да оцени владеенето на френски език от кандидатите. Кандидатите бяха помолени да коригират около 50 реда, съдържащи правописни грешки, граматически и синтактични грешки. Тестът е оценен по скала от 0 до 20 точки, а минималната оценка е 10 точки. Жалбоподателят е получил 8,6 точки.

По нейно искане жалбоподателката е получила копие от своя тест г), както и оригиналния текст с корекциите.

На 24 февруари 2003 г. жалбоподателката подава жалба по административен ред на основание член 90, параграф 2 от Правилника срещу решението на конкурсната комисия от 7 февруари 2003 г., с което я уведомява за изключването ѝ от конкурса.

На 10 юни 2003 г. органът по назначаването решава да отхвърли жалбата ѝ.

Що се отнася до исканията на жалбоподателя, Комисията и EPSO желаят да направят следните коментари:

а) Формулярът за кандидатстване

В точка 4 от клетвената декларация, която се отнася до задължението за прилагане на удостоверителни документи за допустимостта на кандидатурата, се посочва, че кандидатите прилагат следните документи като доказателство за професионалния си опит: "декларации за работа или трудови договори и последния фиш за заплата."(3)

Комисията и EPSO отбелязват, че кандидатът трябва да приложи към своя формуляр за кандидатстване документите, които счита за подходящи в зависимост от личното си положение. Конкурсната комисия проверява дали кандидатът отговаря на специфичните условия на конкурса въз основа на документите, изпратени от кандидата. Следователно е очевидно, че качеството на тези документи е много важно. Изразите „декларации за работа или договори и последен фиш за заплата“ се използват във формуляра за кандидатстване, за да се обясни най-добре на кандидатите какви видове документи трябва да бъдат приложени. Обяснения се дават и в обявлението за конкурса и в ръководството на вниманието на кандидатите.

Комисията и EPSO подчертават също, че коментарите на кандидата по този въпрос са ирелевантни, тъй като той е бил допуснат до писмените изпити.

б) Късната покана за писмен изпит и естеството на този изпит

Конкурсната комисия разглежда внимателно всички искания за разяснения/преразглеждане (4). След първото искане от страна на жалбоподателката конкурсната комисия не можа да приеме кандидатурата ѝ с оглед на приложените документи. Във второто си искане от 21 ноември 2002 г. обаче жалбоподателката дава разяснения относно професионалния си опит. Поради това конкурсната комисия решава да я покани на теста. Тъй като конкурсната комисия се е срещнала два дни преди тестовете, поканата е била изпратена на жалбоподателката в деня след срещата и тя е била уведомена по телефона.

Що се отнася до последиците за кандидатите от закъснелите покани, Комисията и EPSO обясняват, че поведението на всеки кандидат в сходни ситуации може да се различава при отделните лица.

Всички покани за писмените изпити бяха изпратени едновременно. Последователността на събитията е следствие от кореспонденцията между кандидата и конкурсната комисия. Твърдението ѝ за дискриминация, основана на пола, е неоснователно.

в) Жалбите

Що се отнася до подписването на писмата, адресирани до жалбоподателя, EPSO отговаря за устните и писмените контакти с кандидатите в даден конкурс и съобщава на кандидатите решенията на конкурсната комисия. Освен това, в съответствие с Решението от 25 юли 2002 г. относно организацията и функционирането на EPSO, ръководителят на Службата упражнява правомощията, предоставени на органа по назначаването съгласно член 90 от Правилника за длъжностните лица, по отношение на всички искания или жалби, свързани със задачите на Службата.

г) Тайната на разискванията на конкурсната комисия

Член 6 от приложение III към Правилника за длъжностните лица гласи, че работата на конкурсната комисия е секретна. Съгласно съдебната практика на европейските съдилища тайната на разискванията на конкурсните комисии има за цел да гарантира независимостта на конкурсните комисии и обективността на тяхната работа, като ги защитава от външна намеса и натиск.

Конкурсът има за цел да сравни способностите на кандидатите. Тайната, присъща на работата на конкурсните комисии, не допуска съобщаването на нагласите на членовете на конкурсните комисии и на всички елементи, които са част от личните или сравнителните оценки на кандидатите.

Съгласно съдебната практика съобщаването на оценките на кандидатите представлява подходящо изложение на мотивите, на които се основават решенията на конкурсната комисия. Жалбоподателката е била информирана за оценките, които е получила, и е получила копие от своя писмен тест, както и копие от оригиналния текст с корекциите.

Що се отнася до критериите за корекция, те са част от сравнителните оценки, направени от конкурсната комисия, и следователно са обхванати от тайната на разискванията на конкурсната комисия. От съображения за прозрачност Комисията и EPSO биха искали да посочат, че е направено разграничение между прости грешки (главно правописни грешки) и сериозни грешки (например граматически грешки). Значението на всяка грешка варира в зависимост от това разграничение. За някои думи са приети различни изписвания и следователно не са наказани. Такъв беше случаят с корекцията, посочена от жалбоподателя.

Производствата на конкурсните комисии не са пълни с „тайни и тайни“, както твърди жалбоподателят, а подлежат на съдебен контрол от съдилищата на Общността. Тайната на работата на конкурсната комисия дава възможност на конкурсната комисия да работи спокойно. Освен това през последните години бяха предприети следните мерки за повишаване на прозрачността:

- на кандидатите се разрешава например да запазят въпросите с избор между няколко отговора от тестовете за предварителен подбор и изпитните въпроси за писмените тестове, когато напуснат залата за конкурси;

- те могат да поискат копие от своите тестове, както и копие от правилните отговори на въпросите с избор между няколко отговора и копие от формуляра за оценка на писмените тестове за всички конкурси, публикувани след 1 юли 2000 г.;

имената на членовете на конкурсната комисия, както и имената на издържалите конкурса кандидати се публикуват от 1999 г. насам;

- примери за тестове от предишни конкурси са достъпни на уебсайта на EPSO. Това дава възможност на кандидатите да узнаят вида и естеството на тестовете и им помага да се подготвят за конкурса.

Тези различни елементи показват подобрена откритост и прозрачност в процедурите за подбор. Комисията и EPSO подчертават, че това не може да противоречи на нормативните правила или на независимостта на конкурсните комисии.

Забележки на жалбоподателя

В становището си жалбоподателката поддържа жалбата си и накратко посочва следното:

Първо, жалбоподателят отбелязва, че становището не е подписано и желае да знае коя институция е авторът.

Жалбоподателката твърди, че молбата ѝ е трябвало да бъде приета или след подаването на молбата ѝ, или след искането ѝ за преразглеждане от 25 октомври 2002 г., тъй като в писмото, което е изпратила на 21 ноември 2002 г., не е имало нов елемент. Тя счита, че е била третирана несправедливо в сравнение с други кандидати.

Жалбоподателят не е бил информиран за последиците от решението от 25 юли 2002 г. за създаване на EPSO за текущите конкурси.

Тя желае да бъде информирана за броя на жалбите, подадени до Първоинстанционния съд (5) във връзка с този конкурс и предишни конкурси, подобни на настоящия, както и за броя на жалбите от лица, които не работят за институциите на Европейския съюз. Ако този брой е малък, това би могло да обясни начина, по който е обработена кандидатурата й.

Що се отнася до естеството и съдържанието на писмения тест г), жалбоподателят счита, че би било по-полезно за кандидатите да получат оригиналните тестове с всички възможни корекции, а не само с една възможност. Според нея е неправилно да не се санкционират кандидатите, които не са направили допълнителната корекция, която тя е направила.

Що се отнася до критериите за корекция, жалбоподателката се позовава на дело T-72/01 на Първоинстанционния съд Pyres срещу Комисията, споменато в решението на омбудсмана по жалба 2059/2002/IP, и иска да ѝ бъдат дадени критериите за корекция за проверка г).

В заключение жалбоподателят иска следното:

- по отношение на неравенството в третирането:

• ако при разглеждането на молбата ѝ е допусната грешка, Комисията следва да преразгледа искането ѝ от 24 февруари 2003 г. и да даде положителен отговор;

• ако инструкциите, дадени на кандидатите, са неясни и са накарали други кандидати да бъдат поканени в деня преди теста, тя желае да бъде информирана за успеваемостта на тези кандидати в сравнение с останалите. Ако този процент е по-нисък, тя отправя искане към омбудсмана да заеме позиция относно валидността на конкурса и на решенията на конкурсната комисия;

• ако въпреки неясните указания тя е била единственият кандидат, поканен в деня преди изпита, Комисията следва да преразгледа искането на жалбоподателя от 24 февруари 2003 г. и да даде положителен отговор. Тя също така отправя искане към омбудсмана да провери дали други кандидати, чиято кандидатура е била отхвърлена поради липса на декларация за заетост или трудов договор, са имали възможност да поискат преразглеждане на тяхната кандидатура. Ако те не са били информирани за тази възможност, тя моли омбудсмана да ги информира и да заеме позиция относно валидността на конкурса и на решенията на конкурсната комисия.

- по отношение на липсата на прозрачност:

Жалбоподателката заявява, че не знае защо кандидатурата ѝ е била отхвърлена за първи път, дали тя е била единственият кандидат, поканен със закъснение, и кои подробности са довели до допускането ѝ до тестове г) и д). Тя не знае кои документи следва да бъдат приложени към бъдещите ѝ заявления за участие в конкурси.

Тя моли омбудсмана да поиска от Комисията отговор на нейните въпроси.

РЕШЕНИЕТО

1 Предварителни бележки относно забележките на жалбоподателя

1.1 В становището си относно становището, изпратено от Комисията по нейната жалба, жалбоподателката посочва, че становището не е подписано и желае да знае коя институция е авторът. Омбудсманът припомня, че жалбата е подадена срещу EPSO и че поради това той я е препратил на директора на EPSO с искане за становище. Омбудсманът получи становище от Комисията, което беше представено като съдържащо съвместните становища на EPSO и Комисията. Омбудсманът разбира от друга проверка във връзка със същия конкурс, че EPSO е предала жалбата на Комисията, тъй като последната е организирала въпросния конкурс. Що се отнася до въпроса за подписването, омбудсманът информира жалбоподателя, че становищата на Комисията по жалбите се изпращат на омбудсмана, придружени от официално писмо за предаване, подписано от генералния секретар на Комисията.

1.2 В първоначалната си жалба до омбудсмана жалбоподателката твърди, че органът по назначаването не е отговорил на някои от въпросите, посочени в жалбата ѝ въз основа на член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица. В становището си жалбоподателката отправя ново твърдение и нови искания. Тя твърди, че е била третирана несправедливо, тъй като не е била поканена да участва в тестовете за конкурса до деня преди провеждането им. В този контекст тя иска също така да знае колко жалби във връзка с този конкурс или подобни жалби са подадени пред Първоинстанционния съд и какъв е процентът на успешно издържалите този конкурс кандидати, които са били поканени със закъснение в сравнение с други кандидати. Тя моли омбудсмана да поиска от Комисията отговор на нейните въпроси.

1.3 Що се отнася до новото твърдение и новите искания на жалбоподателя, омбудсманът първо посочва, че счита, че вече разполага с цялата информация, необходима за разглеждане на първоначалната жалба. Омбудсманът също така посочва, че жалбоподателят изглежда не е предприел никакви административни действия спрямо Комисията или EPSO във връзка с новите искания. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че не би било целесъобразно да се разширява обхватът на настоящата проверка, за да се включат тези въпроси. Жалбоподателката, разбира се, е свободна да подаде нова жалба до омбудсмана, ако желае това, след като първо е предприела подходящи административни действия във връзка с новите си искания.

1.4 Накрая омбудсманът отбелязва, че в своите забележки жалбоподателката се позовава на решението на омбудсмана по жалба 2059/2002/IP. Омбудсманът обаче счита, че решението по жалба 2059/2002/IP не подпомага жалбоподателя в настоящия случай (6).

2 Твърдение за липса на адекватен отговор от органа по назначаването

2.1 Жалбоподателят кандидатства за конкурс COM/C/1/02, който има за цел съставянето на резервен списък с френскоговорящи машинописци (C4/C5). Тя не е получила достатъчно резултати на теста по буква г) и е била изключена от конкурса. Поради това на 24 февруари 2003 г. тя подава жалба по административен ред на основание член 90, параграф 2 от Правилника. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателката твърди, че органът по назначаването не е отговорил на някои от въпросите, посочени в жалбата ѝ въз основа на член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

2.2 Комисията изпрати становище по жалбата, което омбудсманът разбира, че представлява съвместните становища на EPSO и Комисията. Според становището Комисията и EPSO са отговорили на исканията на жалбоподателя за разяснения/преразглеждане съответно от 25 октомври 2002 г., 21 ноември 2002 г. и 24 февруари 2003 г. съответно на 6 ноември 2002 г., 28 ноември 2002 г. и 17 март 2003 г. На 10 юни 2003 г. жалбоподателката получава и отговор на жалбата си съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

2.3 Омбудсманът разгледа внимателно наличните в досието документни доказателства. Омбудсманът отбелязва, че отговорът на жалбата на жалбоподателя съгласно член 90, параграф 2 е много подробен. Омбудсманът отбелязва също така, че в рамките на собственото си разследване Комисията и EPSO са предоставили допълнителни обяснения на жалбоподателя относно документите, които трябва да бъдат приложени към формуляра за кандидатстване, закъснялата покана за явяване на тестовете, съдържанието на теста, жалбите и работата на конкурсната комисия.

2.4 Що се отнася до факта, че първоначалното заявление на жалбоподателката и първото искане за разяснения са били отхвърлени, докато второто ѝ искане е било прието, омбудсманът посочва, че обяснението, дадено на жалбоподателката от Комисията и EPSO(7) в тяхното становище по жалбата, изглежда се различава от обяснението, дадено от органа по назначаването в отговора му на жалбата по член 90, параграф 2 от Правилника(8). По-специално омбудсманът счита, че от обяснението, дадено от Комисията и EPSO в тяхното становище, може да се заключи, че конкурсната комисия в крайна сметка е позволила на жалбоподателката да участва в писмените изпити въз основа на писмените доказателства, приложени към първоначалната ѝ кандидатура за конкурса.

2.5 Омбудсманът припомня, че жалбоподателката е пожелала да получи разяснения и е посочила, че въз основа на тези разяснения тя ще обмисли дали да отнесе въпроса до съда или да подаде нова жалба до омбудсмана. С оглед на точки 2.3 и 2.4 по-горе омбудсманът счита, че въпросите, повдигнати от жалбоподателката в първоначалната ѝ жалба, са достатъчно изяснени и че следователно не са необходими допълнителни проверки.

3 Заключение

Поради горепосочените причини Омбудсманът заключава, че не са необходими допълнителни проверки по настоящата жалба. Омбудсманът приключва случая.

Директорът на EPSO също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) на френски език: „contrat de formation professionnelle“.

(2) на френски език: „attestation du Ministère de la Région wallone“.

(3) на френски език: „l'les atestation(s) de travail ou bien le(s) contrat(s) de travail et la (les) dernière(s) fiche(s) de paie“.

(4) на френски език: „demandes de réexamen/de précisions“.

(5) Жалбоподателят е писал до Първоинстанционния съд в Страсбург. Вероятно е имала предвид Люксембург.

(6) В жалба 2059/2002/IP, вследствие на проектопрепоръката на омбудсмана, Съветът информира омбудсмана, че копие от документа за разглеждане на жалбоподателя и от обявлението за конкурса ще бъде изпратено на жалбоподателя същия ден. Освен това Съветът обяснява, че тъй като критериите за оценка, следвани от конкурсната комисия, са посочени в точка VI.A.d) от обявлението за конкурса, конкурсната комисия не е изготвила формуляр за оценка. Омбудсманът заключи, че Съветът е приел проекта за препоръка на омбудсмана и че мерките, предприети от Съвета за изпълнението му, са задоволителни.

Пълният текст на решението е достъпен онлайн на следния адрес:
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/022059.htm

(7) В становището Комисията и EPSO посочват, че жалбоподателката е дала разяснения относно професионалния си опит във второто си искане за разяснения.

(8) На 11 юни 2003 г. в отговора си на жалбата по член 90, параграф 2 от Правилника органът по назначаването посочва следното: „(...) les indications que la réclamante avait fournies dans son acte de candidature n'avaient pas permis au jury d'identifier initialement la nature des fonctions exercées puisque le certificat du Ministère de la région wallonne ne les spécifiait pas. Dès lors, le jury était fondé à refuser la candidature de la réclamante (Дез льор, жури, фондация „Отказ от “) „Le fait que le jury ait quand même décidé d'admettre la réclamante aux épreuves écrites suite à ses deux courriers a donc été une mesure prise dans un souci de favoriser l'intéressée malgré le fait que son dossier n'était pas complet“.