Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. През май 2022 г. Центърът за преводи за органите на Европейския съюз („Центърът за преводи“) организира процедура за възлагане на обществена поръчка за множество рамкови договори за предоставяне на услуги за писмен превод и последващо редактиране на текстове във финансовата и банковата област от английски на 23 официални езика на ЕС.[1] Поканата за представяне на оферти беше разделена на 23 обособени позиции, по една за всеки език.

2. В „тръжните спецификации“ се посочва, наред с други критерии за подбор, че оферентите следва да разполагат с необходимия професионален капацитет за изпълнение на поръчката. По-специално от всеки преводач/постредактор, участващ в проекта, се очакваше да отговаря на следното минимално ниво на квалификация: или профил 1 (университетска степен или равностойна квалификация в една от следните области: финансова, счетоводна, банкова, одитна, икономическа и финансова статистика) или профил 2 (университетска степен или еквивалентна квалификация по писмен превод или езици).[2]

3. Центърът за преводи е оценил качеството на офертите въз основа на следните критерии за възлагане: езикови и терминологични ресурси („критерий за възлагане C1“), опит и специализация на оферента за предоставяне на исканите услуги („критерий за възлагане C2“) и квалификация на езиковия екип за предоставяне на исканите услуги („критерий за възлагане C3“). Съгласно критерий за възлагане В2 в тръжните спецификации се определят четири аспекта, които ще се считат за „активи“, включително „нивото на качество“ на специализирания опит на оферента в областта на писмените преводи. Съгласно критерий за възлагане В3 в тръжните спецификации се определят три аспекта, които ще се считат за „активи“, включително присъствието в предложените екипи от преводачи/пост-редактори, специализирани във финансовата и банковата област [3].

4. Жалбоподателят, преводаческо дружество, е подал оферта за предоставяне на преводачески услуги от английски на гръцки език. На 8 декември 2022 г. Центърът за преводи отхвърли офертата на жалбоподателя за това, че не е достигнал минималните точки [4].

5. На 12 декември 2022 г. жалбоподателят изпраща електронно писмо до Центъра за преводи с искане за допълнителна информация относно процедурата за оценка и причините, поради които неговата оферта е получила ниски оценки по критериите за възлагане C2 и C3.

6. На 20 февруари 2023 г. Центърът за преводи уведоми жалбоподателя, че неговата оферта не съдържа информация, отнасяща се до два от четирите аспекта, които се считат за активи съгласно критерий за възлагане C2, и два от трите аспекта съгласно критерий за възлагане C3. Това е оказало отрицателно въздействие върху общия брой точки, присъдени на офертата на жалбоподателя. Освен това Центърът за преводи обясни, че двама от седемте членове на езиковия екип, предложени в офертата на жалбоподателя, не отговарят на минималното ниво на квалификация, изисквано в поканата, което също е оказало отрицателно въздействие върху броя на точките, присъдени на офертата по критерий за възлагане C3.

7. Недоволен от отговора на Центъра за преводи, на 3 март 2023 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана.  

Проучването

8. Омбудсманът започна проверка на:

а) Как Центърът за преводи е оценил „препоръките“, представени от жалбоподателя в подкрепа на неговата оферта.

б) Брой точки, присъдени от Центъра за преводи на офертата на жалбоподателя по критерий за възлагане C3 за един от аспектите, считани за актив.

9. В хода на проверката Омбудсманът получи отговора на Центъра за преводи на жалбата, както и отговора си на искане за допълнителни разяснения.

Препоръчани писма

Аргументи, представени на омбудсмана

10. Жалбоподателят твърди, че препоръчителните писма, включени в неговата оферта, представляват достатъчно доказателство за „нивото на качество“ на специализирания му преводачески опит и че Центърът за преводи очевидно не ги е взел предвид.

11. Центърът за преводи отбеляза, че всички препоръчителни писма, включени в офертата на жалбоподателя, са били надлежно взети предвид. Центърът за преводи обаче обясни, че като се има предвид, че в нито едно от препоръчителните писма не е посочено с ясни количествено измерими термини „нивото на качество“ на предоставените преводачески услуги, той не е присъдил точки за този аспект на критерия. Това е в съответствие с предварително установените насоки за оценка на офертите. Обичайно институциите на ЕС издават препоръчителни писма, които включват количествено измерими показатели за качество.

Оценка на омбудсмана

12. Въз основа на доказателствата, предоставени в хода на проверката, омбудсманът констатира, че Центърът за преводи е оценил препоръчителните писма на жалбоподателя в съответствие с правилата и принципите, определени в насоките, установени предварително за оценка на офертите. Омбудсманът счита, че доказателствата, предоставени в контекста на проверката, не показват явна грешка в начина, по който Центърът за преводи е приложил тези правила и принципи, за да оцени „нивото на качество“ на специализирания превод на жалбоподателя.  

13. Въпреки това е важно оферентите да са запознати със специфичните изисквания, които се прилагат към аспектите на техните оферти, например когато препоръчителните писма следва да имат конкретен формат или „количествено измерим показател“ за качеството на оферента или услугите. Дори ако органите на ЕС са запознати с тези изисквания и могат да структурират своите препоръчителни писма по съответния начин, оферентите и другите органи, за които са предоставили услуги, може да не са запознати с това. За тази цел в бъдещите покани за участие в търгове Центърът за преводи следва ясно да посочи в тръжните си спецификации какво очаква да бъде показано в препоръчителните писма по отношение на „количествено измеримите показатели за качество“.  Омбудсманът прави предложение в този смисъл по-долу.

Точки, присъдени по критерий за възлагане В3

Аргументи, представени на омбудсмана

14. Жалбоподателят твърди, че като се има предвид, че петима от седемте членове на езиковия екип, предложени в неговата оферта, отговарят на изискваното минимално ниво на квалификация, Центърът за преводи е трябвало да му присъди най-малко 20 точки.

15. Центърът за преводи обясни, че в случай като този ще бъдат присъдени 20 точки, когато всички преводачи, включени в офертата, имат университетска диплома или равностойна квалификация по писмен превод или езици. За оферти, при които не всички преводачи отговарят на такова изискване за минимална квалификация, нейната методика е била да присъжда точки, пропорционални на броя на преводачите, които отговарят на изискването.

Оценка на омбудсмана

16. Центърът за преводи изглежда е приложил правилно горепосочената си методология и е възложил пет седми от 20-те точки (14.28) на офертата на жалбоподателя. Поради това омбудсманът не намира данни за грешка в начина, по който Центърът за преводи е присъдил точки относно броя на преводачите, специализирани в областта на финансите и банковото дело, включени в офертата на жалбоподателя.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Не е имало лошо управление.

Предложение за подобрение

В бъдещите покани за представяне на оферти Центърът за преводи за органите на Европейския съюз следва ясно да посочи какво очаква да бъде включено в препоръчителните писма от оферентите по отношение на „количествено измеримите показатели за качество“.

Жалбоподателят и Центърът за преводи ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 29.11.2023 г.

[1] Покана за участие в търг FL/FIN22: https://www.cdt.europa.eu/en/flfin22-call-tenders-translation-and-post-editing-services-regarding-texts-financial-and-banking  

[2] Страница 20 от тръжните спецификации: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-document.html?docId=119477

[3] Страница 23 от тръжните спецификации.

[4] Съгласно точка 3.4 от тръжните спецификации офертите с по-малко от 60 точки от общо 100 точки ще се считат за оферти с неприемливо ниско качество и няма да бъдат оценявани по-нататък.