Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Европейската служба за подбор на персонал (EPSO) администрира инструмента за подбор на договорно наети служители (CAST). Кандидатите, които издържат тестовете за подбор CAST, се включват в база данни, от която институциите, органите, службите и агенциите на ЕС могат да наемат договорно наети служители.

2. През 2007 г. жалбоподателят е преминал успешно процедура за подбор CAST и е бил добавен към списък [1] в базата данни CAST. Валидността на списъка на жалбоподателя изтича в края на 2022 г.[2]

3. От юли 2014 г. до февруари 2015 г. жалбоподателят е работил като договорно нает служител в представителство на Европейската комисия.

4. През 2016 г. на жалбоподателката е предложена длъжност като договорно нает служител в делегация на ЕС, считано от 1 юни 2016 г., което тя първоначално приема. През април 2016 г. обаче жалбоподателката информира Комисията, че поради семейни причини не може да заеме длъжността.

5. През септември 2020 г. жалбоподателката се е свързала с EPSO, за да провери два пъти валидността на статута си в базата данни CAST. EPSO уведомява жалбоподателката, че е отбелязана като „наета“. По искане на жалбоподателката EPSO променя статута ѝ на „на разположение“. EPSO отбелязва също, че институцията на Съюза, която наема кандидати от базата данни, в нейния случай Комисията, е длъжна да възстанови статута на кандидатите в списъка, след като те вече не са наети на работа в тази институция. Той посъветва жалбоподателя да се свърже директно с Комисията за допълнителна информация.

6. През октомври 2020 г. жалбоподателят се свърза с Комисията, за да поиска допълнителна информация. През ноември 2020 г. Комисията отговори, че след разследване, проведено от нейния отдел „Човешки ресурси“ и EPSO, единственото възможно обяснение на проблема е ИТ проблем по време на миграцията на базата данни CAST към нов портал за набиране на персонал, създаден от EPSO.

7. Комисията добави, че тъй като порталът се управлява от EPSO, Комисията не може да бъде държана отговорна за този въпрос.

8. През ноември 2021 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

Проучването

9. Омбудсманът започна проверка по жалбата. Екипът за проверка на омбудсмана поиска от EPSO да потвърди дали проблемът се дължи на ИТ проблем по време на миграцията на базата данни CAST.

10. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на EPSO. Тя също така направи предложение за решение до EPSO и получи коментарите на жалбоподателя в отговор на отговорите на EPSO.

Аргументи, представени на омбудсмана

11. Жалбоподателката счита, че поради грешка със статута си в базата данни CAST е загубила възможности да бъде назначена от институциите на ЕС като договорно нает служител.

12. EPSO заяви, че промяната в статута на жалбоподателя не се е случила по време на миграцията на базата данни CAST през септември 2015 г. В него са предоставени екранни снимки на статута на жалбоподателката, за да се докаже, че тя е била на разположение в базата данни както преди, така и след миграцията. Статутът на жалбоподателя е променен на „нает“ на 28 юли 2016 г. по искане на Комисията от 7 юли 2016 г. във връзка с позицията, предложена на жалбоподателя в делегация на ЕС.

13. EPSO признава, че е жалко, че статутът на жалбоподателката не е бил променен на „на разположение“, след като тя е решила да не заема тази длъжност. Тя обаче заяви, че би било трудно да се определи до каква степен шансовете на жалбоподателката за наемане на работа са били засегнати от нейния статут в базата данни. Тя отбеляза, че към онзи момент в списъка е имало 885 кандидати, от които до момента само 53 са били назначени от институциите на ЕС. 359 все още са на разположение за набиране на персонал, докато 473 вече не са на разположение. 

Предложението на омбудсмана за решение

14. През юни 2022 г. омбудсманът представи на EPSO предложение за решение. Тя призна, че EPSO е действала по искане на Комисията, когато е променила статута на жалбоподателя на назначен. Въпреки това, тъй като EPSO отговаря за управлението на базата данни CAST, омбудсманът реши да отправи предложението за решение до EPSO.

15. Омбудсманът отбеляза, че жалбоподателят е бил погрешно отбелязан като нает в базата данни CAST в продължение на 4 години, 1 месец и 14 дни (от 28 юли 2016 г. до 11 септември 2020 г.). През този период тя може да е пропуснала възможността да бъде наета от институциите на ЕС, които са използвали базата данни CAST, за да търсят кандидати с нейния профил. С оглед на това омбудсманът направи следното предложение за решение:

EPSO следва да предприеме действия, за да гарантира, че жалбоподателката остава на разположение за назначаване в базата данни CAST след изтичането на срока на нейния списък с резерви поне за същия период, през който нейният профил е бил погрешно маркиран като нает (4 години, 1 месец и 14 дни).

16.  Омбудсманът отбеляза, че разширяването на наличността на жалбоподателя в базата данни няма да отстрани пряко пропуснатите възможности за наемане на работа, но счита, че това е най-подходящото действие, което трябва да се предприеме на този етап.

17. През октомври 2022 г. EPSO прие предложението на омбудсмана за решение. Тя информира омбудсмана, че ще създаде допълнение към съответния списък CAST, за да държи жалбоподателя на разположение за наемане на работа за посочения по-горе период от време.

18. Жалбоподателят прие решението, без да представи допълнителни коментари.

Оценка на омбудсмана след предложението за решение

19. Омбудсманът приветства решението на EPSO да приеме нейното предложение в този случай. Тя счита, че въпросът е решен.

20. Жалко е обаче, че жалбоподателката не е била информирана, когато статутът ѝ е бил променен на назначен през юли 2016 г. Ако случаят беше такъв, тя би могла незабавно да сигнализира на EPSO за грешката и проблемът би могъл да бъде решен бързо. Омбудсманът ще направи предложение за подобряване на EPSO, за да се предотвратят подобни проблеми в бъдеще.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Европейската служба за подбор на персонал е разрешила въпроса.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

Предложения за подобрение

EPSO следва да предприеме действия, за да гарантира, че при всяка промяна на статута на даден кандидат в базата данни CAST той получава автоматично електронно писмо, с което се уведомява за промяната.

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 25.11.2022 г.

[1] EPSO/CAST/27/4/07.

[2] https://epso.europa.eu/en/successful-candidates/contract-agents-selections-lists.