Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман ^[1]

Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. На 15 март 2018 г. жалбоподателят поиска от Европейската комисия публичен достъп до „копие от кореспонденцията по входящата и изходящата поща на [X ^[2]] във връзка с член 13 от Директивата за авторското право в цифровия единен пазар“ в съответствие с правилата на ЕС относно публичния достъп до документи ^[3].

2. На 2 май 2018 г. Комисията отказа достъп до исканите електронни писма въз основа на защитата на неприкосновеността на личния живот ^[4].

3. На 3 май 2018 г. жалбоподателят подаде искане за преглед, т.нар. „потвърдително заявление“, с което поиска от Комисията да преразгледа позицията си.

4. На 6 юни 2018 г. Комисията потвърди отказа си да предостави публичен достъп до исканите документи. Комисията обясни, че електронните писма, произхождащи от или изпратени до конкретно идентифицирано лице, представляват „лични данни“ по смисъла на приложимото тогава законодателство на ЕС относно защитата на личните данни.^[5] Следователно, според Комисията, за да се разгледа искането на жалбоподателя, би било необходимо да се извърши действие по обработване на личните данни на длъжностното лице. Тъй като само при изключителни обстоятелства Комисията е имала достъп до електронните писма, съхранявани в служебните електронни съобщения на нейните служители, тя твърди, че не е била в състояние да направи това в настоящия случай. Дори ако електронните писма бъдат извлечени и идентифицирани, Комисията твърди, че няма да може да предаде личните данни, тъй като получателят не е успял да докаже необходимостта от такова предаване ^[6].

5. Недоволен от решението на Комисията, на 7 юни 2018 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана. Омбудсманът проучи отказа на Комисията да предостави достъп до исканите електронни писма. Тя оцени информацията и аргументите, предоставени от жалбоподателя и от Комисията.

Предложение на омбудсмана за решение

Предложение за решение на Омбудсмана

6. Въз основа на своята проверка омбудсманът представи на Комисията предложение за решение на жалбата.

7. Омбудсманът счита, че електронните писма, изпратени или получени от длъжностно лице, които се отнасят до политики, дейности или решения на ЕС и които не са били окончателно заличени от служебния имейл акаунт на длъжностното лице, когато искането за публичен достъп е получено от Комисията, са „документи“, „притежавани от Комисията“. Поради това те са предмет на правилата на ЕС относно публичния достъп до документи. Омбудсманът уточни, че правилата за достъп се прилагат само за електронни писма, свързани с работата, и че поради това електронните писма от лично естество са изключени от обхвата на правилата на ЕС за публичен достъп.

8. Омбудсманът изрази несъгласие с Комисията, че идентифицирането на исканите документи представлява акт на „обработване на лични данни“. Дори да се приеме, че става въпрос за такъв акт, омбудсманът твърди, че е необходимо Комисията да изпълни правните си задължения.

9. Омбудсманът заяви, че е в правомощията на Комисията да извлича свързаните с работата електронни писма от електронната поща на длъжностното лице при пълно зачитане на личните данни и личния живот на лицето. Омбудсманът счита, че Комисията може да поиска или, ако е необходимо, да изиска от длъжностното лице да извлече съответните електронни писма от собствения си електронен профил, тъй като това със сигурност няма да изисква от Комисията да обработва лични данни на длъжностното лице.

10. Освен това, ако поисканите електронни писма вече са били регистрирани в системата за управление на документи на Комисията, те биха могли да бъдат извлечени, без да се търси в електронния профил на длъжностното лице.

11. Въз основа на горепосочените констатации Омбудсманът предложи „Комисията да разпореди на съответното длъжностно лице да идентифицира и извлече всеки съответен документ, който все още се съхранява в електронната поща на служителя. Комисията следва също така да търси в своя регистър на документи съответните документи“. Освен това Омбудсманът предложи, че „след като идентифицира документите, Комисията следва да прецени дали да ги оповести или не в съответствие с разпоредбата, предвидена в правилата на ЕС относно публичния достъп до документи“.

Отговор на Комисията на предложението на омбудсмана

12. Комисията отхвърли предложението на омбудсмана за решение.

13. Комисията се съгласи с Омбудсмана, че може да публикува електронни писма на своите длъжностни лица в контекста на тяхната работа. Такова идентифициране и публикуване обаче не би могло да лиши служителите от правото на защита на личните им данни съгласно правилата на ЕС относно публичния достъп до документи ^[7].

14. Комисията разгледа предложението на Омбудсмана „да разпореди на длъжностното лице да идентифицира и извлече всеки съответен документ [...]“ с цел да попита съответното длъжностно лице дали ще запази електронни писма, свързани с искането. В настоящия случай информацията за наличието на кореспонденция с идентифицирания субект на данни представлява информация за конкретните професионални дейности на този субект на данни. В това отношение Комисията твърди, че понятието „личен живот“ не може да означава, че професионалните или търговските дейности на физически или юридически лица са изключени ^[8].

15. Поради това Комисията счете, че информацията за наличието на кореспонденция представлява лични данни на този субект на данни. Поради специфичния обхват на настоящото заявление за достъп до документи Комисията посочва, че както списъкът, така и съдържанието на електронните писма представляват лични данни. Комисията твърди, че това се отнася както за нерегистрираните електронни писма, така и за електронните писма, регистрирани в нейната система за корпоративно управление. Освен това тя не е счела за възможно изготвянето на анонимизирана версия на списъка.

16. В този контекст и тъй като жалбоподателят не успя да докаже необходимостта от предаване на данните ^[9], Комисията заяви, че не е в състояние да предаде чрез публично оповестяване списъка на входящата и изходящата кореспонденция. По същите причини, тъй като заявлението за достъп до документи е формулирано в смисъл, че се отнася до посочен субект на данни, Комисията констатира, че конкретна и индивидуална проверка на всеки поискан документ може да доведе само до отказ въз основа на законодателството на Съюза относно защитата на личните данни.

Оценка на омбудсмана след предложението за решение

17. Омбудсманът изразява разочарование, че Комисията не е приела нейното предложение за решение.

18. Ясно е, че ако дадена институция получи достъп до електронната пощенска кутия на служител с цел идентифициране и извличане на електронни писма, този достъп, идентифициране и извличане би представлявал обработване на лични данни от институцията. Институцията ще трябва да спазва изискванията на Регламента за защита на данните, когато извършва такова обработване на лични данни.

19. Ако обаче институция поиска от служител да идентифицира и извлече свързани с работата електронни писма, намиращи се в собствената му пощенска кутия, действията, необходими за идентифициране и извличане на тези електронни писма от субекта на данните, не могат да се считат за действия по „обработване на лични данни“ по смисъла на Регламента за защита на данните. Казано по-просто, дадено лице не може да нарушава собствените си права за защита на данните, като обработва собствените си лични данни.

20. В такъв случай дали така извлечените електронни писма могат да бъдат оповестени публично, ще зависи от анализа на съдържанието на разглежданите електронни писма. Ако имейлите съдържаха лични данни, като например имената на физически лица, те можеха да бъдат редактирани преди предоставянето на достъп, ако това съдържание беше единствената пречка за разкриване.

21. Омбудсманът не може да спекулира дали съответните електронни писма са съществували във входящата пощенска кутия на съответното длъжностно лице. Омбудсманът също така не може да спекулира дали такива електронни писма биха могли да бъдат публикувани, като се има предвид конкретното им съдържание. Тази невъзможност произтича от факта, че Комисията не е поискала от длъжностното лице да провери входящата му поща, въпреки че такова искане не може да представлява действие по обработване на лични данни от Комисията.

22. С оглед на гореизложеното Омбудсманът счита, че отказът на Комисията да поиска от длъжностното лице да идентифицира и извлече съответните електронни писма, свързани с работата, от неговата пощенска кутия, за да може Комисията да оцени потенциалното им оповестяване, представлява лошо администриране.

23. Омбудсманът счита подхода на Комисията в този случай за създаване на опасен прецедент за бъдещи искания за достъп до документи. Ако този подход бъде следван в други случаи, всички електронни писма, изпратени или получени от длъжностни лица във връзка с политики, дейности или решения на ЕС, освен ако не бъдат прехвърлени в постоянни нелични бази данни на Комисията, ще бъдат освободени от искания за достъп до документи въз основа на фалшив аргумент, че идентифицирането и извличането на тези документи би представлявало нарушение на правилата за защита на данните.

24. Като се има предвид, че искането за достъп датира от март 2018 г., понастоящем е много вероятно всички нерегистрирани електронни писма във входящата поща на съответното длъжностно лице да са били изтрити ^[10]. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че по-нататъшните проверки по жалбата не биха били от полза и приключва случая със следното заключение.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва този случай със следното заключение:

Неспособността на Комисията да поиска от длъжностно лице да идентифицира и извлече електронни писма в електронната пощенска кутия на длъжностното лице, за да може Комисията да прецени дали електронните писма могат да бъдат оповестени в отговор на искане за публичен достъп до документи, представлява лошо администриране.

Жалбоподателят и Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 29.4.2020 г.

[1] Решение на Европейския парламент от 9 март 1994 г. относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (94/262/ЕОВС, ЕО, Евратом): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:31994D0262.

[2] Посочено длъжностно лице на Комисията, което не заема висша ръководна длъжност.

[3] Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията, достъпен на адрес: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[4] (на английски) В съответствие с член 4, параграф 1, буква б) от Регламент 1049/2001 „[...] Институциите отказват достъп до документ, когато оповестяването му би засегнало защитата на:[...] личния живот и личната неприкосновеност, по-специално в съответствие със законодателството на Общността относно защитата на личните данни“.

[5] Регламент 45/2001 относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни, достъпен на адрес: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32001R0045.

[6] В съответствие с член 8, буква б) от Регламент 45/2001 „[...] лични данни се предават на получатели [...] само ако получателят установи необходимостта от предаване на данните и ако няма причина да се предполага, че законните интереси на субекта на данните могат да бъдат накърнени“.

[7] Забележки: Регламент 1049/2001.

[8] Външни препратки Решение на Съда от 14 февруари 2008 г., Varec/Комисия, C-450/06, точка 48.

[9] Съгласно изискванията на Регламент 45/2001.

[10] В съответствие с докладната записка на генералния секретар на Комисията относно правилата за управление на документи и достъп до документи от 16 януари 2015 г. нерегистрираните електронни писма се заличават автоматично от имейл акаунтите на служителите след шест месеца.