Изготвено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман ^[1]

Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. На 15 март 2018 г. жалбоподателят поиска от Европейската комисия публичен достъп до „копие от входящата и изходящата кореспонденция на [X ^[2]] във връзка с член 13 от Директивата за авторското право в цифровия единен пазар“ в съответствие с правилата на ЕС относно публичния достъп до документи ^[3].

2. На 2 май 2018 г. Комисията отказа достъп до поисканите електронни писма въз основа на защитата на неприкосновеността на личния живот ^[4].

3. На 3 май 2018 г. жалбоподателят подаде искане за преразглеждане, т.нар. „потвърдително заявление“, с което поиска от Комисията да преразгледа позицията си.

4. На 6 юни 2018 г. Комисията потвърди отказа си да предостави публичен достъп до исканите документи. Комисията обясни, че електронните съобщения, произхождащи от или изпратени до конкретно идентифицирано лице, представляват „лични данни“ по смисъла на приложимото тогава законодателство на ЕС относно защитата на личните данни ^[5]. Следователно според Комисията би било необходимо, за да се обработи искането на жалбоподателя, да се извърши акт на обработване на личните данни на длъжностното лице. Тъй като само при изключителни обстоятелства Комисията може да получи достъп до електронните писма, съдържащи се в служебните електронни писма на нейните служители, тя твърди, че не е в състояние да направи това в този случай. Дори ако електронните писма бъдат извлечени и идентифицирани, Комисията твърди, че няма да може да предаде личните данни, тъй като получателят не е доказал необходимостта от такова предаване ^[6].

5. Недоволен от решението на Комисията, жалбоподателят се обръща към омбудсмана на 7 юни 2018 г. Омбудсманът отправи запитване относно отказа на Комисията да предостави достъп до поисканите електронни писма. Тя направи оценка на информацията и аргументите, предоставени от жалбоподателя и от Комисията.

Предложението на омбудсмана за решение

Предложението на Омбудсмана за решение

6. Въз основа на своята проверка омбудсманът представи на Комисията предложение за решение на жалбата.

7. Омбудсманът счита, че електронните писма, изпратени или получени от длъжностно лице, които се отнасят до политики, дейности или решения на ЕС и които не са били окончателно заличени от служебния електронен адрес на длъжностното лице, когато искането за публичен достъп е получено от Комисията, са „документи“, „притежавани от Комисията“. Поради това за тях се прилагат правилата на ЕС относно публичния достъп до документи. Омбудсманът уточни, че правилата за достъп се прилагат само за имейли, свързани с работата, и че поради това имейлите от личен характер са изключени от обхвата на правилата на ЕС за публичен достъп.

8. Омбудсманът изрази несъгласие с Комисията, че идентифицирането на исканите документи представлява акт на „обработване на лични данни“. Дори да се приеме, че става въпрос за такъв акт, омбудсманът твърди, че е необходимо Комисията да изпълни правните си задължения.

9. Омбудсманът заяви, че е в правомощията на Комисията да извлича свързаните с работата електронни писма от електронната поща на длъжностното лице при пълно зачитане на личните данни и личния живот на лицето. Омбудсманът счита, че Комисията може да поиска или, ако е необходимо, да изиска от длъжностното лице да извлече съответните електронни писма от собствения си имейл акаунт, тъй като това със сигурност няма да изисква от Комисията да обработва личните данни на длъжностното лице.

10. Освен това, ако поисканите електронни писма вече са били регистрирани в системата за управление на документи на Комисията, те биха могли да бъдат извлечени, без да се търси електронната поща на длъжностното лице.

11. Въз основа на горепосочените констатации Омбудсманът предложи „Комисията да разпореди на съответното длъжностно лице да идентифицира и извлече всички съответни документи, които все още се съхраняват в електронната поща на служителя. Комисията следва също така да потърси съответните документи в своя регистър на документи“. Освен това Омбудсманът предложи „след като установи документите, Комисията следва да прецени дали да ги оповести или не в съответствие с разпоредбата, предвидена в правилата на ЕС относно публичния достъп до документи“.

Отговор на Комисията на предложението на омбудсмана

12. Комисията отхвърли предложението на омбудсмана за решение.

13. Комисията се съгласи с Омбудсмана, че може да публикува електронни писма на своите длъжностни лица в контекста на тяхната работа. Това идентифициране и публикуване обаче не може да лиши членовете на персонала от правото на защита на личните им данни съгласно правилата на ЕС относно публичния достъп до документи ^[7].

14. Комисията разгледа предложението на Омбудсмана „да се разпореди на длъжностното лице да идентифицира и извлече всички съответни документи [...]“ с цел да се запита съответното длъжностно лице дали ще запази електронните писма, свързани с искането. В настоящия случай информацията за наличието на кореспонденция с идентифицирания субект на данни представлява информация за конкретните професионални дейности на този субект на данни. В това отношение Комисията твърди, че понятието „личен живот“ не може да се разбира като изключващо професионалните или търговските дейности както на физическите, така и на юридическите лица ^[8].

15. Поради това Комисията счита, че информацията за наличието на кореспонденция представлява лични данни на този субект на данни. Поради специфичния обхват на настоящото заявление за достъп до документи Комисията заяви, че както списъкът, така и съдържанието на електронните писма представляват лични данни. Комисията твърди, че това се отнася както за нерегистрираните електронни писма, така и за електронните писма, регистрирани в нейната система за корпоративно управление. Освен това тя не счете за възможно да изготви анонимизирана версия на списъка.

16. В този контекст и тъй като жалбоподателят не успя да докаже необходимостта от предаване на данните ^[9], Комисията заяви, че не е в състояние да предаде чрез публично оповестяване списъка на входящата и изходящата кореспонденция. По същите причини, тъй като искането за достъп до документи е изразено с термини, отнасящи се до конкретно посочен субект на данни, Комисията установи, че конкретното и индивидуално разглеждане на всеки поискан документ може да доведе само до отказ въз основа на законодателството на ЕС относно защитата на личните данни.

Оценка на омбудсмана след предложението за решение

17. Омбудсманът изразява разочарование, че Комисията не е приела нейното предложение за решение.

18. Ясно е, че ако дадена институция има достъп до входящата пощенска кутия на служител за целите на идентифицирането и извличането на електронни писма, този достъп, идентифициране и извличане биха представлявали обработване на лични данни от институцията. Институцията ще трябва да спазва изискванията на Регламента за защита на данните, когато извършва такова обработване на лични данни.

19. Ако обаче институция поиска от служител да идентифицира и извлече свързани с работата електронни писма, намиращи се в собствената му пощенска кутия за електронна поща, действията, необходими за идентифициране и извличане на тези електронни писма от субекта на данните, не могат да се считат за действия по „обработване на лични данни“ по смисъла на Регламента за защита на данните. Казано по-просто, дадено лице не може да нарушава собствените си права за защита на данните, като обработва собствените си лични данни.

20. Въпросът дали така извлечените електронни писма могат да бъдат направени обществено достояние зависи от анализа на съдържанието на разглежданите електронни писма. Ако имейлите съдържаха лични данни, като например имената на физически лица, те можеха да бъдат редактирани, преди да бъде предоставен достъп, ако това съдържание беше единствената пречка за разкриването.

21. Омбудсманът не може да спекулира дали съответните електронни писма са съществували във входящата пощенска кутия на съответното длъжностно лице. Омбудсманът също така не може да спекулира дали такива електронни писма биха могли да бъдат публикувани, като се има предвид конкретното им съдържание. Тази невъзможност произтича от факта, че Комисията не е поискала от длъжностното лице да провери входящата си поща, въпреки че такова искане не може да представлява акт на обработване на лични данни от Комисията.

22. С оглед на гореизложеното Омбудсманът счита, че отказът на Комисията да поиска от длъжностното лице да идентифицира и извлече съответните електронни писма, свързани с работата, от неговата входяща пощенска кутия, така че да даде възможност на Комисията да оцени потенциалното им разкриване, представлява лошо администриране.

23. Омбудсманът счита, че подходът на Комисията в този случай създава опасен прецедент за бъдещи искания за достъп до документи. Ако този подход бъде следван в други случаи, всички електронни писма, изпратени или получени от длъжностни лица във връзка с политики, дейности или решения на ЕС, ще бъдат освободени от искания за достъп до документи, освен ако не бъдат прехвърлени в постоянни нелични бази данни на Комисията, въз основа на фалшив аргумент, че идентифицирането и извличането на тези документи би представлявало нарушение на правилата за защита на данните.

24. Като се има предвид, че искането за достъп е от март 2018 г., сега е много вероятно всички нерегистрирани електронни писма във входящата пощенска кутия на съответното длъжностно лице да бъдат заличени ^[10]. При тези обстоятелства омбудсманът счита, че по-нататъшните проверки по жалбата не биха били от полза, и приключва случая със следното заключение.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Липсата на искане от страна на Комисията до длъжностно лице за идентифициране и извличане на електронни писма в електронната пощенска кутия на длъжностното лице, за да може Комисията да прецени дали електронните писма могат да бъдат оповестени в отговор на искане за публичен достъп до документ, представлява лошо администриране.

Жалбоподателят и Европейската комисия ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 29.4.2020 г.

[1] Решение на Европейския парламент от 9 март 1994 г. относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана (94/262/ЕОВС, ЕО, Евратом): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:31994D0262.

[2] Длъжностно лице на Комисията, което не заема висша ръководна длъжност.

[3] Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията, достъпен на адрес: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[4] В съответствие с член 4, параграф 1, буква б) от Регламент 1049/2001 „[...] Институциите отказват достъп до документ в случаите, когато оповестяването му би засегнало защитата на:[...] личния живот и личната неприкосновеност, по-специално в съответствие със законодателството на Общността относно защитата на личните данни“.

[5] Регламент 45/2001 относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни, достъпен на адрес: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32001R0045.

[6] В съответствие с член 8, буква б) от Регламент 45/2001 „[...] лични данни се предават на получатели [...] само ако получателят установи необходимостта от предаване на данните и ако няма причина да се предполага, че законните интереси на субекта на данните могат да бъдат накърнени“.

[7] Регламент 1049/2001.

[8] Решение на Съда от 14 февруари 2008 г., Varec/Комисия, C-450/06, точка 48.

[9] Съгласно изискванията на Регламент 45/2001.

[10] В съответствие с докладната записка на генералния секретар на Комисията от 16 януари 2015 г. относно правилата, уреждащи управлението на документи и достъпа до документи, нерегистрираните електронни писма се изтриват автоматично от електронната поща на служителя след шест месеца.