Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят, частна консултантска фирма, е бил част от консорциум, който е осъществил два проекта по финансирана от ЕС програма, управлявана от Изпълнителната агенция за научни изследвания (REA).^[1]

2. След приключването на проектите Изпълнителната агенция за научни изследвания обяви намерението си да извърши одит и на двата проекта. Одитът беше извършен на 25 ноември 2014 г. в помещенията на жалбоподателя.

3. Жалбоподателят получи проекта на одитния доклад на 3 март 2016 г. В резултат на това някои от разходите, заявени от жалбоподателя, бяха счетени за недопустими. Жалбоподателят представи мнения на 23 март 2016 г.

4. На 21 септември 2016 г. (т.е. шест месеца след като жалбоподателят е представил своите коментари) Изпълнителната агенция за научни изследвания е изпратила на жалбоподателя (първия) окончателен одитен доклад.

5. На 30 септември 2016 г. жалбоподателят оспори констатациите от (първия) окончателен одитен доклад. Тя също така оспори валидността на одита, като изтъкна, наред с другото, че Изпълнителната агенция за научни изследвания е задължена да изпрати окончателния одитен доклад в срок от два месеца след изтичането на срока за представяне на коментари [2] Поради това ^{жалбоподателят} поиска от Изпълнителната агенция за научни изследвания да преразгледа целия одит.

6. На 11 ноември 2016 г. REA потвърди получаването на писмото на жалбоподателя, а на 13 януари 2017 г. уведоми жалбоподателя, че все още очаква обратна информация от одиторите ^[3].

7. В края на 2018 г. одиторите изпратиха на Изпълнителната агенция за научни изследвания преработен окончателен одитен доклад (наричан по-долу „втори окончателен одитен доклад“). На 12 април 2019 г. REA изпраща на жалбоподателя второ „писмо със заключение“ заедно с втория окончателен одитен доклад. Окончателният доклад беше изменен, за да се вземат предвид допълнителната информация и доказателствата, предоставени от жалбоподателя. В резултат на това разходите, счетени за недопустими, са значително намалени. Взети заедно, разходите в размер на 336 527,73 EUR, които преди това са били счетени за недопустими, са били счетени за допустими във втория окончателен одитен доклад. Разходите, които в крайна сметка са счетени за недопустими, възлизат на 45 850,13 EUR.

8. Наред с другото, Изпълнителната агенция за научни изследвания се извини за дългото забавяне на отговора и заяви, че трябва да се консултира с външния одитор, за да получи становището си по въпроса. Изпълнителната агенция за научни изследвания също така призна, че изпращането на първия окончателен одитен доклад е отнело твърде много време. Тя обаче твърди, че това не поставя под въпрос одита и неговите констатации (относно недопустимите разходи).

9. На 16 май 2019 г. REA уведоми жалбоподателя, че възнамерява да възстанови 37 695,92 EUR за недопустими разходи и 1 453,12 EUR като „ликвидирани обезщетения“ в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства ^[4].

10. На 17 май 2019 г. жалбоподателят оспори възстановяването, тъй като одитът не е спазил „сроковете и процедурите“, определени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

11. Жалбоподателят твърди, че сроковете, определени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, не са били спазени и че Изпълнителната агенция за научни изследвания не се е свързала с него по въпроса в продължение на 27 месеца. Жалбоподателят твърди, че процедурата е „нередовна и заключенията ѝ са нищожни“. Поради това тя поиска от Изпълнителната агенция за научни изследвания да отмени одита и да не пристъпи към възстановяване на съответните средства.

12. На 14 юни 2019 г. REA отговори на жалбоподателя, че все още разглежда въпроса.

13. На 27 август 2019 г. REA отговори на писмото на жалбоподателя, като отхвърли искането му за отмяна на одита и свързаното с него възстановяване на средства. Тя повтори аргументите, които е представила през април, и заяви, че макар да е взела предвид обясненията на жалбоподателя, те не поставят под въпрос констатациите от одита.

14. Изпълнителната агенция за научни изследвания добави, че е променила заключенията от окончателния одитен доклад, след като е получила допълнителна информация и доказателства от жалбоподателя. Промяната на заключенията „не е стандартна процедура“ и следователно необходимото време не е необосновано. REA също така посочи, че направените промени са в полза на жалбоподателя. Вследствие на това REA потвърди намерението си да издаде две дебитни известия за описаните по-горе суми.

15. Недоволен от решението на Изпълнителната агенция за научни изследвания за възстановяване на средствата, жалбоподателят се обръща към омбудсмана на 9 септември 2019 г.

Проучването

16. Омбудсманът започна проверка на времето, необходимо на Изпълнителната агенция за научни изследвания за издаване на окончателните одитни доклади, и на твърденията на жалбоподателя, че одитната процедура следва да бъде обявена за нищожна поради процедурен недостатък и че жалбоподателят следва да бъде компенсиран за разходите, които е направил поради грешките и закъсненията на Изпълнителната агенция за научни изследвания.

17. В хода на проверката омбудсманът разгледа всички доказателства, предоставени от жалбоподателя, както и отговора на REA на жалбата и коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора на REA.

Аргументи, представени на омбудсмана

18. Жалбоподателят твърди, че Изпълнителната агенция за научни изследвания не само не е спазила двумесечния срок, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, както е обяснено по-горе, но е имало и редица аномалии и грешки ^[5] в одитната процедура.

19. В отговора си до Омбудсмана Изпълнителната агенция за научни изследвания изрази несъгласие с аргумента на жалбоподателя´s, че не е следвала процедурите, определени в споразумението за отпускане на безвъзмездна финансова помощ ^[6]. Изпълнителната агенция за научни изследвания посочи, че на жалбоподателя е била дадена възможност да коментира предварителните констатации и проекта на одитния доклад. Изпълнителната агенция за научни изследвания призна, че е имала почти четиримесечно закъснение при издаването на (първия) окончателен одитен доклад, но заяви, че това се дължи на непълната информация, която е получила от жалбоподателя. Според REA жалбоподателят не го е информирал, че дъщерното му дружество е участвало в проекта. Освен това то е предоставило недостатъчна или противоречива информация за това къде действително са работили служителите на дъщерното му дружество.

20. Изпълнителната агенция за научни изследвания също така заяви, че забавянето при издаването на (първия) окончателен одитен доклад е обосновано от сложността на случая. Изпълнителната агенция за научни изследвания обясни, че преди да изготви доклада, е трябвало да определи кои разходи, посочени в одита, са недопустими. Това изискваше значително вътрешно обсъждане в рамките на Изпълнителната агенция за научни изследвания.

21. Освен това Изпълнителната агенция за научни изследвания заяви, че неспазването на двумесечния срок, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, не води до нищожност на одитната процедура, особено като се има предвид, че това се дължи на оценката на допълнителните доказателства, предоставени след одита ^[7].

22. Освен това Изпълнителната агенция за научни изследвания заяви, че забавянето при изпращането на (първия) окончателен одитен доклад не е засегнало способността на жалбоподателя´s да оспори ефективно констатациите от този доклад. Според Изпълнителната агенция за научни изследвания аргументите и допълнителните доказателства, представени от жалбоподателя след (първия) окончателен одитен доклад, са довели до изменение на заключенията на доклада в полза на жалбоподателя, като размерът на недопустимите разходи е намалял значително ^[8].

23. Що се отнася до 27-месечния период между последното съобщение на REA´ и датата на изпращане на (втория) окончателен одитен доклад, Изпълнителната агенция за научни изследвания обясни, че промяната на заключенията от (първия) окончателен одитен доклад е извънредна процедура, която трябва да бъде правилно подготвена и подкрепена със солидни аргументи и доказателства.

24. Изпълнителната агенция за научни изследвания заяви, че нейните одитори трябва внимателно да анализират всички представени аргументи от материалноправна и процедурна гледна точка, както и информацията и допълнителните подкрепящи документи, които не са били на разположение при изготвянето на (първия) окончателен одитен доклад. REA също така посочи, че трябва да разгледа твърдение на жалбоподателя относно поведението на външните одитори (вж. бележка под линия 5 по-горе). Според REA всичко това е изисквало многобройни контакти между одиторите на REA´s и външното одиторско дружество, както и между членовете на персонала на REA.

25. Изпълнителната агенция за научни изследвания заяви, че жалбоподателят не е представил никакви доказателства за разходите, които твърди, че е направил поради закъсненията и грешките, и за които е поискал компенсация.

26. В отговор жалбоподателят оспори твърдението на Изпълнителната агенция за научни изследвания, че жалбоподателят е отговорен за забавянето. То твърди, че изрично е информирало одиторите за положението, свързано с неговото дъщерно дружество. Жалбоподателят също така заяви, че винаги е полагал максимални усилия да предостави на разположение всички поискани документи и всички подкрепящи доказателства.

27. На последно място, жалбоподателят счита, че е бил санкциониран от продължителността на процедурата, и твърди, че искането на REA за плащане на „процедурни разходи“(условното обезщетение) в размер на 1 453,12 EUR е необосновано.

Оценка на омбудсмана

28. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства ^[9] ясно се посочва, че окончателният одитен доклад трябва да бъде изпратен на одитираното дружество в срок от два месеца от крайния срок, в който изпълнителят е трябвало да представи своите забележки по предварителния доклад.

29. В този случай Изпълнителната агенция за научни изследвания не е спазила този срок, като е изпратила (първия) окончателен одитен доклад почти четири месеца по-късно. Въпреки че Изпълнителната агенция за научни изследвания е изложила подробно причините, поради които не е спазила крайния срок, това не променя факта, че тя е нарушила тази разпоредба на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. Това е жалко.

30. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства не се посочва какви са последиците от такова забавяне. В съответствие със съдебната практика на Общия съд ^[10] при обстоятелства като тези по настоящото дело неспазването от страна на REA на двумесечния срок не води до нищожност на одитната процедура. По подобен начин това не е засегнало способността на жалбоподателя´s да оспори констатациите от одитните доклади.^[11] Изпълнителната агенция за научни изследвания и нейните одитори анализираха аргументите и допълнителната информация, представени от жалбоподателя. Освен това те участваха във „втори кръг на преразглеждане на окончателния одитен доклад“ — извънредна процедура, която имаше за цел да установи разходите, които биха могли да се считат за допустими и които несъмнено бяха в полза на жалбоподателя. Това е довело до значително намаляване (около 85 %) на сумите, подлежащи на възстановяване.

31. Омбудсманът отбелязва, че Изпълнителната агенция за научни изследвания е признала, че не е спазила двумесечния срок, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, и се е извинила за забавянето на отговора на жалбоподателя. Тя вярва, че Изпълнителната агенция за научни изследвания ще направи всичко възможно, за да избегне подобни забавяния в бъдеще. Омбудсманът отбелязва също така, че Изпълнителната агенция за научни изследвания е напомнила на одиторското дружество да спазва определените срокове в бъдеще и да „оптимизира планирането на своите одити и да се придържа към одитните процедури“.

32. Накрая Омбудсманът отбелязва, че освен издаването на дебитно известие за възстановяване на недопустими разходи (37 695,92 EUR), REA е издала дебитно известие за „ликвидирани щети“ (1 453,12 EUR). Жалбоподателят е на мнение, че това е необосновано и твърди, че е бил санкциониран от продължителността на процедурата.

33. Що се отнася до разходите, които жалбоподателят твърди, че е направил поради забавянето и грешките, той не е обяснил на какво се равняват тези разходи, нито е предоставил доказателства в подкрепа на това.

34. Съгласно условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства ^[12] Изпълнителната агенция за научни изследвания може да се откаже от иск за обезщетение за вреди в „изключителни случаи“. Тъй като одитната процедура е продължила повече от четири години, Изпълнителната агенция за научни изследвания би могла да счете, че това представлява „извънреден случай“. Омбудсманът приканва Изпълнителната агенция за научни изследвания, ако счете за целесъобразно, да разгледа надлежно въпроса дали следва да възстанови на жалбоподателя сумата на тези обезщетения за загуби и пропуснати ползи, като се имат предвид обстоятелствата по настоящия случай.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Неспазването от страна на Изпълнителната агенция за научни изследвания на крайния срок, определен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства за изготвяне на окончателния одитен доклад, буди съжаление. Въпреки това, като се има предвид второто ѝ извънредно преразглеждане на одитния доклад, фактът, че тя се извини за забавянето и че предприе стъпки за избягване на подобни проблеми в бъдеще, не са оправдани по-нататъшни разследвания на жалбата.

Жалбоподателят и Изпълнителната агенция за научни изследвания ще бъдат уведомени за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман, 

Страсбург, 20.4.2020 г.

[1] Първият проект имаше за цел да предостави на заинтересованите страни в областта на европейската сигурност набор от инструменти въз основа на софтуерна рамка с отворен код и набор от усъвършенствани инструменти за обработка на информация. Целта на втория проект беше да се подобри качеството на анализа на интелигентността чрез намаляване на отрицателното въздействие на когнитивните предубеждения върху анализа на интелигентността.

[2] Член II.22.5 от общите условия на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства (приложение II към споразумението за отпускане на безвъзмездни средства по 7РП) гласи:

„Въз основа на констатациите, направени по време на финансовия одит, се изготвя предварителен доклад. Той се изпраща от Комисията или от неин упълномощен представител на съответния бенефициер, който може да направи коментари по него в срок от един месец от получаването му. Комисията може да реши да не взема предвид представените забележки или документи, изпратени след този краен срок. Окончателният доклад се изпраща на съответния бенефициер в срок от два месеца след изтичането на горепосочения срок“(подчертаването е добавено).

[3] На 27 септември 2018 г. REA получи от одиторите преработен одитен доклад, който впоследствие поиска от тях да изменят.

[4] Член II.24.1 от общите условия на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства гласи, че „бенефициер, за който се установи, че е надценил определена сума и който поради това е получил необосновано финансово участие от Съюза, [...] е длъжен да заплати обезщетение за вреди, наричано по-долу „ликвидирани вреди“. [...] В изключителни случаи Комисията може да се въздържи от предявяване на иск за обезщетение за загуби и пропуснати ползи“.

[5] Жалбоподателят твърди, наред с другото, че одиторите са му предоставили по-кратък срок за представяне на коментарите му по предварителния одитен доклад от срока, предвиден в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства; че одиторите са поискали от жалбоподателя да сканира копия от подкрепящите документи и че не са проверили никакви оригинални документи.

[6] По-специално член II.22 от общите условия на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

[7] Вж. решение на Общия съд от 8 март 2018 г., Rose Vision/Комисия, по съединени дела T-45/13 REN и T-587/15 (http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=200061&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=1125177) ,, точка 103.

[8] Размерът на недопустимите разходи по първия проект е намален от 258 631,11 EUR в първия окончателен одитен доклад на 45 850,13 EUR във втория окончателен одитен доклад, а недопустимите разходи в първия окончателен одитен доклад за втория проект (123 746,75 EUR) са счетени за допустими във втория окончателен одитен доклад.

[9] Вж. бележка под линия 2 по-горе.

[10] Вж., наред с другото, решение на Общия съд от 11 юли 2019 г., Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk (IPPT PAN)/Комисия и Изпълнителна агенция за научни изследвания (REA), T-805/16: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-805/16.

[11] В решението си от 11 юли 2019 г., Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk (IPPT PAN)/Комисия и Изпълнителна агенция за научни изследвания (REA), T-805/16, точки 124—128: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-805/16, Общият съд констатира, че закъснение от повече от две години между издаването на проекта на окончателния доклад и окончателния вариант на одитния доклад е необосновано. Общият съд обаче стига до извода, че това необосновано забавяне не засяга възможността на жалбоподателя да оспори констатациите в този доклад. Поради това Общият съд отхвърля твърдението на жалбоподателя, че Комисията не е изпълнила добросъвестно договорните си задължения.

[12] Член II.24.1 от общите условия на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.