Уважаеми г-н W.,
На 14 юни 1999 г. получих жалба, подадена от Вас от името на дружество във Вашия избирателен район, IPRIAS Ltd., срещу Европейската комисия, DG 3. Жалбата, подадена на формуляр от 3 май 1999 г., се отнася до закъсняло плащане на декларации за разходи по проект ESPRIT и се отнася до лошо управление на процеса на плащане.
На 30 юни 1999 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 4 ноември и аз Ви го препратих с покана да направите коментари, ако желаете. Изглежда, че не са получени коментари от Вас.
Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.
Извинявам се за времето, необходимо за приключване на разследването.

Жалбата

Жалбата
е подадена от г-н W., член на Европейския парламент, от името на IPRIAS Ltd.
Жалбата се отнася до програма ESPRIT, наречена „ASSISTEC“ („Подпомагане на малките и средните предприятия във фазата на предварително лицензиране на използването на тяхната интелектуална собственост“), чиято цел е да подпомогне общността на МСП за успешното използване на тяхната интелектуална собственост.
Проектът "ASSISTEC" е създаден като съпътстваща мярка на ESPRIT, която трябва да бъде осъществена от 5 договорни партньори. На IPRIAS Ltd. беше възложена ролята на координатор и отговорен за техническото управление, докато друг договорен партньор, INPG, трябваше да бъде отговорен за финансовото управление на проекта. Като финансов координатор на проекта INPG ще отговаря за представянето на Комисията на валидни декларации за разходи в срока, посочен в договора, заедно със съответните периодични доклади за напредъка, консолидирани от IPRIAS Ltd.
Договорът между IPRIAS Ltd. и Комисията е издаден през ноември 1997 г. и подписан на 23 декември 1997 г. На 11 септември 1998 г. беше извършен преглед на проекта, като някои корекции бяха поискани от Комисията, а скоро след това бяха извършени от IPRIAS Ltd.
В началото на декември 1998 г. IPRIAS Ltd. беше уведомено от Комисията, че ще получи плащане в началото на 1999 г. IPRIAS Ltd. изглежда е очаквало това плащане да бъде извършено в края на ноември 1998 г.
На 11 декември 1998 г. IPRIAS Ltd. изпрати писмо до члена на ЕП W. с искане за предприемане на действия, които да подтикнат Комисията да извърши посоченото по-горе плащане. На 17 март 1999 г. IPRIAS Ltd. уведомява члена на ЕП W., че е получило въпросното плащане. Дружеството заяви, че самото то ще се свърже с Комисията, за да поиска лихви върху това, което счита за просрочено плащане. IPRIAS Ltd. също така призова члена на ЕП да проучи по-общо проблемите със забавените плащания от страна на Комисията.
Членът на ЕП W. препрати на Европейския омбудсман своята кореспонденция с IPRIAS Ltd., в която се съдържат твърденията, че:
а) налице е общо лошо управление в процеса на плащане от страна на Комисията и
б) Комисията е извършила посоченото по-горе конкретно плащане твърде късно.

Задачата

Становище на Комисията В
становището си Комисията първо посочи, че в съответствие с член 4, параграф 3 от договора Комисията е извършила първото плащане на 13 февруари 1998 г., т.е. в рамките на 60 дни от последното подписване на договора на 23 декември 1997 г.
Що се отнася до конкретния проблем на въпросния случай, Комисията заяви, че съгласно член 3.1 от договора първият периодичен доклад за напредъка, заедно със съответните декларации за разходи, трябва да бъде представен на 1 май 1998 г. Комисията получи първия периодичен доклад за напредъка по проекта на 24 юли 1998 г. Към доклада обаче не бяха приложени декларации за разходи.
Декларациите за разходите за първия отчетен период бяха получени едва на 12 август 1998 г. След анализ от страна на службите на Комисията беше установено, че отчетният период, обхванат от тези декларации за разходи (8 месеца от началната дата на проекта), не съответства на разпоредбите на член 3.1 от договора, който се отнася до представянето на периодични доклади за напредъка на всеки 6 месеца от началната дата. Освен това някои от разходите са били представени на база "Пълни разходи" вместо на правилната база "Допълнителни разходи".
Вместо това службите на Комисията информираха ръководителя на проекта за тези грешки по време на първия преглед на проекта, проведен на 11 септември 1998 г. (т.е. в рамките на един месец от получаването на декларациите за разходи, които е трябвало да придружават първия периодичен доклад за напредъка, както е предвидено в договора), и поискаха те да бъдат коригирани. В края на септември 1998 г. Комисията получи преработена версия на декларациите за разходи.
След анализ на коригираните декларации за разходи стана ясно, че отчетният период все още е неточен. Към настоящия момент обаче службите на Комисията не са информирали консорциума в рамките на договорения срок от един месец, че всички грешки не са били коригирани. Признавайки това забавяне и опитвайки се да отстранят проблема, на 24 ноември 1998 г. службите на Комисията се съгласиха да обработят - по изключение - декларациите за разходи въпреки неправилния отчетен период.
Приемането на декларациите за разходи беше потвърдено с писмо от 21 декември 1998 г. Плащането към финансовия координатор на проект "АСИСТЕК" (INPG) е извършено на 11 януари 1999 г. Съгласно договорните споразумения за проекта по-нататъшното прехвърляне на плащането от финансовия координатор към IPRIAS Ltd. е отговорност на финансовия координатор.
Комисията стигна до заключението, че след като е приела да разгледа декларациите за разходи, представени със закъснение от проекта „ASSISTEC“, нейните служби всъщност са реагирали едва след два месеца (с максимум един предвиден в договора) на преразгледаните, но все още неправилни версии на декларациите за разходи, представени в края на септември. Комисията обаче прие декларациите за разходи такива, каквито са на този етап. Съответното плащане е извършено към финансовия координатор в рамките на 60-дневния срок, предвиден в договора.
Комисията добави, че за последващи забавяния в сферата на финансовия координатор Комисията не може да поеме отговорност.
Накрая Комисията заяви, че на 25 януари 1999 г. Комисията е предоставила на проекта „ASSISTEC“ 4,5-месечно удължаване на срока на проекта. След като е получил плащане след втория набор от декларации за разходи на 15 юни 1999 г., проектът понастоящем е в процес на завършване.
Коментари на жалбоподателя
Омбудсманът не получи коментари от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 Предварителни бележки на Европейския омбудсман
1.1 Що се отнася до първото твърдение, че е налице общо лошо управление в процеса на плащане от страна на Комисията, омбудсманът обръща внимание на проверката си по собствена инициатива по въпроса за забавените плащания от страна на Комисията (1). Тази проверка все още е в ход, поради което омбудсманът не разглежда първото твърдение за нарушение по настоящата жалба.
2 Предполагаемото забавяне в конкретния случай
2.1 Второто твърдение беше, че Комисията е извършила посоченото по-горе плащане твърде късно на дружеството IPRIAS Ltd. В становището, представено от Комисията, бяха посочени договорни грешки от страна на дружеството. Комисията е отчела усилията си за коригиране и отстраняване на тези грешки и е обяснила как в крайна сметка е извършено плащането.
3 Заключение Въз
основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо управление от страна на Европейската комисия. Омбудсманът приключва случая.
Председателят на Европейската комисия също ще бъде информиран за това решение.
Искрено Ваш
Якоб Сьодерман

---

(1) http://www.ombudsman.europa.eu/latepay/en/default.htm