Администрацията на ЕС набира стотици служители всяка година чрез различни видове процедури за набиране на персонал. В тези процедури трябва да се спазват определени правила и принципите на добро управление.

В процедурите за набиране на служители обикновено участва комисия за подбор, която отговаря за оценяването на кандидатите и за изготвянето на окончателния списък на одобрените кандидати, които са подходящи за наемане на работа. В работата си комисиите за подбор се ръководят от критерии за подбор и разполагат с широка свобода на преценката при оценяването на квалификациите и професионалния опит на кандидатите спрямо тези критерии. Правилата, уреждащи тези процедури, обикновено се съдържат в обявата за свободна длъжност или обявата за откриване на процедурата.

Ролята на Омбудсмана при жалби по случаи във връзка с набиране на служители е главно да проверява дали е налице явна грешка в преценката от страна на комисията за подбор или някакви процедурни недостатъци. Това означава, че Омбудсманът не прави повторна оценка на документите за кандидатстване или представянето на кандидата на тест или събеседване. Омбудсманът обаче може да получи пояснения относно начина, по който конкурсната комисия е оценила дадена кандидатура или представянето на даден кандидат, за да се увери, че процедурата е проведена правилно.

Преди да се обърне към Омбудсмана, кандидатът трябва първо да използва средствата за правна защита, които следва да са посочени в обявата, и да предостави на администрацията достатъчно време за отговор.