(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Klaganden, som är tjänsteman vid Europaparlamentet, lämnade in ansökningar som svar på tre meddelanden om lediga tjänster (nr 10671, 10689 och 10821) som offentliggjorts av parlamentets generalsekretariat.

Den 9 februari 2005 begärde han att få tillgång till förteckningarna över godkända sökande i dessa urvalsförfaranden. Denna begäran gjordes på grundval av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (2) (nedan kallad förordning 1049/2001).

Denna begäran avslogs av parlamentets generalsekreterare den 22 februari 2005 på grundval av artikel 4.1 b i förordning 1049/2001. Generalsekreteraren påpekade emellertid att det fanns åtta ansökningar avseende meddelande om ledig tjänst nr 10671 och tio (varav en senare hade dragits tillbaka) avseende meddelande om ledig tjänst nr 10689. Han tillade att förteckningen över godkända sökande enligt meddelande om ledig tjänst nr 10821 ännu inte hade upprättats.

Den 10 mars 2005 ingav klaganden en bekräftande ansökan som registrerades av parlamentet samma dag.

Den 4 april 2005 informerades klaganden via e-post om att beslutet om hans bekräftande ansökan skulle fattas av parlamentets presidium, men att nästa sammanträde i detta organ skulle äga rum först den 11 april 2005. På grundval av artikel 14.4 i presidiets beslut om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets handlingar av den 28 november 2001 (3) (presidiets beslut) har svarsperioden därför förlängts med 15 arbetsdagar.

Den 21 april 2005 beviljade parlamentet den klagande partiell tillgång till de relevanta förteckningarna. Namnen på alla kandidater utom den klagandes namn hade strukits på de kopior som släpptes.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att det hade förekommit brister i form och förfarande. Han kritiserade det faktum att svaret på hans ursprungliga ansökan endast hade hänvisat till artikel 4.1 b i förordning 1049/2001 utan att ge några ytterligare förklaringar. Klaganden hävdade vidare att svaret på hans bekräftande ansökan hade lämnats efter tidsfristen, eftersom 1) tidsfristen för att lämna svaret inom 15 arbetsdagar hade löpt ut den 1 april 2005 eftersom långfredagen (som inföll den dagen) inte var en allmän helgdag i Belgien och eftersom 2) den relevanta bestämmelsen i presidiets beslut inte medgav en förlängning av tidsfristen på grund av det angivna skälet, dvs. avsaknaden av ett presidiesammanträde före utgången av tidsfristen. I artikel 14.4 i presidiets beslut föreskrivs att en förlängning är möjlig ”i undantagsfall, när en ansökan avser en mycket lång handling eller ett stort antal handlingar”.

I sak hävdade klaganden att en tjänstemans ansökan om en ledig tjänst var offentlig och inte privat. Han ansåg att tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) gav rättigheter som varken institutionen eller tjänstemannen hade tillgång till (jfr artikel 62.2 i tjänsteföreskrifterna när det gäller lön). Klaganden hävdade att tjänstemannen utnyttjade en rättighet enligt tjänsteföreskrifterna genom att ansöka om en sådan tjänst. Enligt klaganden tillhörde dessa rättigheter inte den "privata sfären", eftersom det inte fanns någon allmän rätt att delta anonymt i offentlig verksamhet.

Klaganden tillade att skyddet av en tjänstemans integritet skulle kunna vara i fara om de begärda förteckningarna sannolikt skulle avslöja fakta som skulle kunna minska den respekt han eller hon åtnjöt i det offentliga livet. Han hävdade att motsatsen var fallet, eftersom ansökan om lediga tjänster efter en viss tid var helt i linje med parlamentets uttalade politik när det gäller rörlighet och förbättring av personalens kunnande.

När det gäller argumentet att vissa överordnade inte tyckte om att "deras" personal sökte någon annanstans och att det därför krävdes "sekretess" ansåg klaganden att den missade poängen. Han ansåg att överordnades olagliga beteende måste hanteras genom lämpliga sanktioner och inte på något sätt kunde tjäna som skäl för att begränsa genomförandet av öppenhetsprincipen.

Klaganden hävdade vidare att det fullständiga uteslutandet av sådana förteckningar från tillgång av ovannämnda skäl också stred mot proportionalitetsprincipen, eftersom de berörda tjänstemännen inte hade tillfrågats om de ville ha "konfidentiell behandling". Han antog att väldigt få skulle vara intresserade av denna typ av "påtvingat skydd av deras privatliv". Klaganden tillade att tjänstemän som tar emot sådana förteckningar i sista hand skulle kunna åläggas att inte använda dem för andra ändamål än deras personuppgifter.

Enligt klaganden kunde inte heller gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter motivera avslaget. Klaganden noterade att ombudsmannen upprepade gånger hade kritiserat det faktum att dataskyddsreglerna hade feltolkats. Han tillade att han anser att det i artikel 9.6 f i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (4) (nedan kallad förordning nr 45/2001) anges att när det gäller handlingar i offentliga register är förordningen en "lex specialis" som innebär att endast de undantag från tillgång till handlingar som anges däri kan åberopas.

Frågeställningen

Europaparlamentets yttrande

I sitt yttrande framförde parlamentet följande synpunkter.

När det gäller förfarandeaspekter

Den enskildes integritet och skyddet av personuppgifter var endast aspekter av en och samma rättighet, nämligen rätten till skydd av privatlivet. Parlamentets hänvisning till artikel 4.1 b i förordning 1049/2001, tillsammans med uppgiften att de begärda handlingarna innehöll tjänstemännens namn och därmed personuppgifter, utgjorde således tillräckliga skäl för parlamentet att vägra fullständig tillgång för att skydda de andra kandidaternas privatliv.

De tidsfrister som anges i gemenskapsrättsakter har beräknats i enlighet med bestämmelserna i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 av den 3 juni 1971 om regler för bestämning av perioder, datum och frister (5). Även om förordningen endast uttryckligen var tillämplig på rådet och kommissionen, var dess bestämmelser i tillämpliga delar tillämpliga på parlamentet när det var tvunget att anta rättsakter som berör medborgarna inom en tidsfrist som fastställts i en gemenskapsförordning.

Kommissionen offentliggör regelbundet i Europeiska unionens officiella tidning listor över allmänna helgdagar i varje medlemsstat samt de dagar som betraktas som helgdagar i EU-institutionerna. Det framgick av förteckningarna över allmänna helgdagar för år 2005 (6) att långfredagen verkligen var en allmän helgdag vid EU-institutionerna, men inte i Belgien, där klaganden arbetade.

Om klagandens ståndpunkt, enligt vilken endast förteckningen över allmänna helgdagar i Belgien var relevant, skulle antas, skulle den relevanta tidsfrist som föreskrivs i gemenskapsrätten variera beroende på var rättsakten delgavs och tidsfrister för övervakning skulle bli omöjliga. Tidsfristen bör därför beräknas på grundval av EU-institutionernas lista över allmänna helgdagar. I detta specifika fall var långfredagen inte en arbetsdag inom EU-institutionerna och tidsfristen den 4 april 2005 för svaret var därför motiverad.

När det gäller förlängningen av tidsfristen stod det klart att även om det i artikel 15.1 i presidiets beslut föreskrevs att svaret på bekräftande ansökningar ”ska vara en fråga för Europaparlamentets presidium”, föreskrevs i artikel 15.4 möjligheten att delegera denna uppgift till den vice talman som ansvarar för övervakningen av behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar. I detta specifika fall hade det emellertid inte hållits något presidiesammanträde mellan den dag då klagandens bekräftande ansökan registrerades (den 10 mars 2005) och den dag då tidsfristen för att besvara den löpte ut. Presidiet kunde därför inte delegera beslutet, eftersom en sådan delegering inte var permanent utan gjordes från fall till fall. Eftersom presidiet var medvetet om detta problem, som tidigare inte hade orsakat några svårigheter, övervägdes ett förslag om ändring av presidiets beslut i syfte att automatiskt delegera beslut till vice ordföranden (7).

Ärendet i sak

Hänvisningen till artikel 62.2 i tjänsteföreskrifterna hade inget att göra med skillnaden mellan den offentliga och den privata sfären, utan snarare med erkännandet av att en tjänsteman åtnjöt skydd av personuppgifter. Det som gällde för en tjänstemans lön gällde även för hans ansökan om en tjänst. Dessutom omfattades tjänstemännen också av skyddet för de grundläggande rättigheterna, såvida det inte krävdes en begränsning för att tjänsten skulle fungera väl. Dessa grundläggande rättigheter omfattade rätten till skydd av privatlivet enligt artikel 286 i EG-fördraget.

Enligt förstainstansrättens rättspraxis (8) omfattades en tjänsteman, inom ramen för hans förhållande till den administrativa enhet som han var knuten till, i princip av det uppgiftsskydd som säkerställs genom förordning nr 45/2001. När en tjänsteman lämnade in sin ansökan behövde hans namn inte lämnas ut till övriga sökande i den mening som avses i artikel 5 i förordning (EG) nr 45/2001.

I avsaknad av andra omständigheter, såsom en medsökandes uttryckliga och fria samtycke till att hans namn lämnas ut till den klagande, omfattades tjänstemannen således av dataskydd, vilket förbjuder att hans namn lämnas ut till den klagande.

När det gäller klagandens argument som grundar sig på rörlighetspolitiken offentliggörs endast tjänster som är öppna för rörlighet, inte förteckningen över sökande.

Proportionalitetsprincipen och principen om största möjliga tillgång har iakttagits under förfarandet. Inledningsvis nekades tillgång till de begärda handlingarna. Efter den bekräftande ansökan hade dock partiell tillgång beviljats.

I motsats till vad klaganden hävdade var hänvisningen till uppgiftsskydd inte en förevändning som institutionen använde för att undvika att uppfylla de skyldigheter som följer av öppenheten i dess rättsakter, utan garanterade en grundläggande rättighet för de tjänstemän som hade lämnat in ansökningar om lediga tjänster.

När det gäller klagandens argument att sökandena inte uttryckligen hade tillfrågats om de ville att deras ansökan skulle behandlas konfidentiellt, kunde tjänstemännen med rätta förvänta sig sekretess i sina administrativa kontakter med parlamentet eller gentemot de andra institutionerna och följaktligen i ännu högre grad gentemot sina kolleger. Som svar på klagandens begäran höll parlamentet emellertid på att inom ramen för förordning 45/2001 utarbeta ett förslag om att i all intern och extern korrespondens införa en varning om behandlingen av uppgifter inom institutionen.

Klaganden kunde också ha gått vidare i enlighet med de överklagandeförfaranden som fastställs i tjänsteföreskrifterna i stället för att åberopa förordning 1049/2001. I avsaknad av en hierarki av regler var det inte omöjligt för tjänstemän att lämna in en ansökan om tillgång på grundval av förordning 1049/2001. I det fallet måste dock en tjänsteman vara villig att behandlas som alla andra medborgare och därmed vara skyldig att respektera artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001.

Klagandens synpunkter

Europaparlamentets yttrande översändes till klaganden tillsammans med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 september 2005. Inga synpunkter inkom från klaganden vid detta datum.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av parlamentets yttrande visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Ombudsmannens begäran om ytterligare information

Den 3 november 2005 begärde ombudsmannen därför att parlamentet skulle besvara följande frågor:

1. I sitt bakgrundsdokument nr 1 från juli 2005 om allmänhetens tillgång till handlingar och skydd av personuppgifter konstaterar Europeiska datatillsynsmannen att de sökandes privatliv kan involveras när information om deras deltagande i rekryteringsförfaranden lämnas ut, eftersom vissa anställda kan missgynnas av sina nuvarande arbetsgivare till följd av detta (se sidan 43 i rapporten när det gäller sökande som har klarat ett uttagningsprov). De listor som är i fråga i förevarande mål förefaller emellertid endast ha innehållit namn på sökande som redan har arbetat för parlamentet eller för andra gemenskapsinstitutioner eller gemenskapsorgan. Kan parlamentet förklara varför det ändå anser att ett fullständigt offentliggörande av dessa förteckningar skulle kunna "undergräva" de berörda tjänstemännens "integritet"?
2. I sitt yttrande betonade parlamentet att "i avsaknad av andra omständigheter, till exempel en medsökandes uttryckliga och fria samtycke till att hans eller hennes namn lämnas ut till den klagande", förhindrade de behov som följde av uppgiftsskyddet att de relevanta namnen lämnades ut. Parlamentet tog dock inte upp klagandens argument att parlamentet hade underlåtit att samråda med dessa tjänstemän innan det fattade beslut om hans ansökan om tillgång. Kan parlamentet förklara varför något sådant samråd inte genomfördes i detta fall?
3. I sitt svar av den 22 februari 2005 på klagandens begäran om tillgång till handlingar lämnade parlamentet sifferuppgifter om antalet ansökningar som mottagits i två av urvalsförfarandena. Kan parlamentet lämna aggregerade uppgifter för vart och ett av de tre berörda urvalsförfarandena om hur många godtagbara ansökningar det mottagit?

Ombudsmannen påpekade att han, med tanke på arten av den huvudfråga som tas upp i detta klagomål, ansåg det lämpligt att informera Europeiska datatillsynsmannen (nedan kallad datatillsynsmannen) om detta ärende och om denna begäran om ytterligare information. Klaganden, som rådfrågades av ombudsmannens avdelningar, påpekade att han inte hade några invändningar mot att ombudsmannen informerade Europeiska datatillsynsmannen om ärendet.

Parlamentets svar

I sitt svar av den 1 december 2005 framförde parlamentet följande synpunkter:

Det var inte riktigt att alla ansökningar till de tre berörda tjänsterna hade lämnats in från parlamentet. Ansökningar hade också mottagits från personer som arbetade vid andra institutioner. Oavsett ursprunget till sådana ansökningar fanns det ett anställningsförhållande mellan tjänstemannen och institutionen, generaldirektoratet eller den tjänst som anställde honom eller henne. Parlamentet ansåg att, liksom i den privata sektorn, ansökningar från tjänstemän till tjänster vid andra institutioner eller generaldirektorat bör förbli konfidentiella, eftersom inlämnandet av en ansökan kan leda till karriärproblem för den tjänsteman som lämnar in ansökan, om han eller hon inte utnämns till den berörda tjänsten, särskilt när det gäller hans eller hennes framtida befordringar.

I sitt yttrande över ett annat klagomål hänvisade parlamentet till den rättsosäkerhet som följer av avsaknaden av regler för förhållandet mellan å ena sidan förordning 1049/2001 och tjänsteföreskrifterna och å andra sidan förordning 45/2001 och tjänsteföreskrifterna.

Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 var administrationen skyldig att svara senast ett visst datum. Med tanke på den aktuella tidsfristen och parlamentets arbetsmetoder hade det varit omöjligt att be varje sökande om tillstånd att lämna ut sitt namn till sina medsökande. Utöver detta ansåg parlamentet emellertid i princip att det inte var rätt att lämna ut namnen på alla andra sökande till en sökande enbart på grund av att han eller hon begärde dessa namn. I annat fall skulle namnen på samtliga sökande, i syfte att säkerställa likabehandling för alla, behöva offentliggöras vid den institution eller de institutioner från vilka vissa ansökningar härrör, vilket skulle kunna leda till karriärproblem för de berörda tjänstemännen.

När det gäller meddelande nr 10671 om ledig tjänst hade samtliga 13 ansökningar kunnat tas upp till prövning, däribland åtta ansökningar om förflyttning inom institutionen och fem ansökningar om förflyttning från en annan institution.

När det gäller meddelande nr 10689 om ledig tjänst hade 16 ansökningar inkommit, varav nio avsåg en överföring inom institutionen, fem en överföring från en annan institution och två ansökningar som inte kunde tas upp till prövning.

När det gäller meddelande nr 10821 om ledig tjänst hade åtta ansökningar tagits upp till prövning, varav fyra avsåg överföring inom institutionen och fyra avsåg överföring från en annan institution.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter framförde klaganden följande synpunkter.

Parlamentets iakttagelser var helt enkelt häpnadsväckande. Europaparlamentet medgav underförstått att det vid dess generalsekretariat hände att tjänstemän som lämnade in ansökningar om andra tjänster "straffades", särskilt när det gäller framtida befordringar, om deras överordnade fick kännedom om dessa ansökningar. Parlamentet tycktes således medge att kolleger som var berättigade till befordran ibland inte bedömdes av sina överordnade på grundval av deras komparativa meriter utan på grundval av deras "lydnad" och "trohet mot sin herre". Parlamentet tycktes vidare underförstått medge att det inte var i stånd att bekämpa och upphöra med sådana metoder med de medel som stod till dess förfogande. Parlamentets yttrande tycktes också tyda på att "bestraffning för otrohet" av överordnade inte bara var ett fenomen i parlamentet utan en allmän praxis inom gemenskapens institutioner. Det var minst sagt häpnadsväckande.

Den lösning som parlamentet hade antagit som en väg ut ur denna katastrof, det vill säga ett "påtvingat integritetsskydd" med avseende på fakta som inte var "privata", var cynisk.

Man måste komma ihåg att "rörlighet" var en uttalad politik från parlamentets sida och en skyldighet för alla dess tjänstemän.

Klaganden avslutade med att konstatera att han också (utan framgång) hade försökt erhålla relevant information genom att använda interna förfaranden.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Klaganden, som är tjänsteman vid Europaparlamentet, lämnade in ansökningar som svar på tre meddelanden om lediga tjänster (nr 10671, 10689 och 10821) som offentliggjorts av parlamentets generalsekretariat. Den 9 februari 2005 begärde han att få tillgång till förteckningarna över godkända sökande i dessa urvalsförfaranden. Denna begäran gjordes på grundval av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (9) (nedan kallad förordning 1049/2001). Denna begäran avslogs av parlamentets generalsekreterare den 22 februari 2005. Som svar på klagandens bekräftande ansökan beviljade parlamentet den 21 april 2005 delvis tillgång till de relevanta förteckningarna. Namnen på alla kandidater utom den klagande hade dock strukits på de kopior som släpptes.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att det hade förekommit brister i form och förfarande i samband med parlamentets behandling av hans ansökan.

1.2 Innan man behandlar de påståenden som klaganden framfört i detta sammanhang förefaller det lämpligt att klargöra omfattningen av denna undersökning.

1.3 I sitt beslut av den 22 februari 2005 om avslag på klagandens ursprungliga ansökan om tillträde påpekade parlamentets generalsekreterare att det hade inkommit åtta ansökningar avseende meddelande om ledig tjänst nr 10671 och tio (varav en senare hade dragits tillbaka) med stöd av meddelande om ledig tjänst nr 10689. Generalsekreteraren hade tillagt att förteckningen över godkända sökande enligt meddelande om ledig tjänst nr 10821 ännu inte hade upprättats.

I sitt svar på en begäran om ytterligare information från ombudsmannen förklarade parlamentet att det hade inkommit 13 tillåtliga ansökningar om meddelande om ledig tjänst nr 10671 (däribland åtta ansökningar om överföring inom institutionen) och 14 tillåtliga ansökningar om meddelande om ledig tjänst nr 10689 (däribland nio ansökningar om överföring inom institutionen).

Ombudsmannen konstaterar att de siffror som parlamentets generalsekreterare lämnade i sin skrivelse av den 22 februari 2005 och de siffror som parlamentet lämnade i sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information inte stämmer överens. Det framgår att parlamentets generalsekreterare i sin skrivelse av den 22 februari 2005 endast hänvisade till de godtagbara ansökningar som hade mottagits från kandidater inom institutionen, medan klaganden hade begärt förteckningar över (alla) godtagbara ansökningar. Med tanke på att klaganden inte kommenterade denna aspekt av ärendet i sina synpunkter på parlamentets svar på begäran om ytterligare information anser ombudsmannen dock att det inte finns något behov av ytterligare undersökningar när det gäller denna aspekt av ärendet.

1.4 I sina synpunkter på parlamentets svar på begäran om ytterligare information påpekade klaganden att han också (utan framgång) hade försökt få fram relevant information genom att använda interna förfaranden. Det bör dock noteras att det klagomål som lämnades in till ombudsmannen endast gällde parlamentets hantering av begäran om tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Det framgår vidare att den information som klaganden lämnade i sina synpunkter endast var avsedd att illustrera det faktum att han hade undersökt andra möjligheter för att få den information han sökte. Inga påståenden eller anspråk framfördes av klaganden när det gäller nämnda interna förfaranden. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att hans undersökning bör begränsas till en bedömning av parlamentets hantering av klagandens begäran enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

1.5 Med tanke på att alla handlingar som lämnas ut enligt förordning (EG) nr 1049/2001 också är tillgängliga för alla andra sökande, är klagandens argument att tjänstemän som tar emot sådana förteckningar i sista hand skulle kunna åläggas att inte använda dem för andra ändamål än deras personuppgifter inte relevant i detta sammanhang.

1.6 I sitt klagomål hävdade klaganden att artikel 9.6 f i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (10) ("förordning 45/2001") var en "lex specialis" när det gäller handlingar i offentliga register, vilket innebar att endast de undantag från tillgång till handlingar som föreskrivs där kunde åberopas. Ombudsmannen anser att det är svårt att se vilken relevans denna bestämmelse skulle kunna ha i detta sammanhang, eftersom den endast är tillämplig 1) vid överföring av personuppgifter till mottagare som inte omfattas av nationell lagstiftning som antagits i enlighet med direktiv 95/46/EG (11) och 2) vid överföring från ett register som är avsett att ge information till allmänheten. Inget av dessa två villkor förefaller vara uppfyllt i förevarande fall. Klaganden återkom inte till detta argument i sina synpunkter på parlamentets svar på ombudsmannens svar för ytterligare information. I avsaknad av ytterligare förklaringar anser ombudsmannen därför att det inte finns något behov av att ytterligare undersöka den eventuella relevansen av nämnda bestämmelse i förordning 45/2001 i detta fall.

2 Påstådda brister i parlamentets handläggning av begäran om tillgång

2.1 Den 9 februari 2005 begärde klaganden att parlamentet skulle få tillgång till förteckningarna över godkända sökande i tre urvalsförfaranden (meddelanden om lediga tjänster nr 10671, 10689 och 10821) i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001. Denna begäran avslogs av parlamentets generalsekreterare den 22 februari 2005. Den 10 mars 2005 ingav klaganden en bekräftande ansökan som registrerades av parlamentet samma dag. Den 4 april 2005 informerades klaganden via e-post om att beslutet om hans bekräftande ansökan skulle fattas av parlamentets presidium, men att nästa sammanträde i detta organ skulle äga rum först den 11 april 2005. På grundval av artikel 14.4 i presidiets beslut om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets handlingar av den 28 november 2001 (presidiets beslut) har svarsperioden därför förlängts med 15 arbetsdagar. Den 21 april 2005 beviljade parlamentet delvis tillgång till de relevanta förteckningarna. Namnen på alla kandidater utom den klagande hade strukits på de kopior som släpptes. Parlamentets beslut grundades på artikel 4.1 b i förordning 1049/2001.

2.2 Klaganden hävdade att det hade förekommit brister i form och förfarande när det gäller parlamentets hantering av hans begäran om tillgång till handlingar i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001.

Han kritiserade det faktum att svaret på hans ursprungliga ansökan endast hade hänvisat till artikel 4.1 b i förordning 1049/2001 utan att ge några ytterligare förklaringar. Klaganden hävdade vidare att svaret på hans bekräftande ansökan hade lämnats efter tidsfristen, eftersom 1) tidsfristen för att lämna svar inom 15 arbetsdagar hade löpt ut den 1 april 2005 eftersom långfredagen inte var en allmän helgdag i Belgien och eftersom 2) den relevanta bestämmelsen i presidiets beslut inte medgav en förlängning av tidsfristen på grund av det angivna skälet, dvs. avsaknaden av ett presidiesammanträde före utgången av tidsfristen. I artikel 14.4 i presidiets beslut föreskrivs att en förlängning är möjlig ”i undantagsfall, när en ansökan avser en mycket lång handling eller ett stort antal handlingar”.

I sak hävdade klaganden att en tjänstemans ansökan om en ledig tjänst var offentlig och inte privat. Den klagande hävdade att tjänstemannen utnyttjade en rättighet som beviljats genom tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) genom att ansöka om en sådan tjänst. Enligt klaganden tillhörde dessa rättigheter inte den "privata sfären", eftersom det inte fanns någon allmän rätt att delta anonymt i offentlig verksamhet.

Klaganden tillade att skyddet av en tjänstemans integritet skulle kunna vara i fara om de begärda förteckningarna kunde avslöja omständigheter som skulle kunna minska den respekt han eller hon åtnjöt i det offentliga livet. Han hävdade att motsatsen var fallet, eftersom ansökan om lediga tjänster efter en viss tid var helt i linje med parlamentets uttalade politik när det gäller rörlighet och förbättring av personalens kunnande.

När det gäller argumentet att vissa överordnade inte tyckte om att "deras" personal sökte någon annanstans och att det därför krävdes "sekretess" ansåg klaganden att den missade poängen. Han ansåg att överordnades olagliga beteende måste hanteras genom lämpliga sanktioner och inte på något sätt kunde tjäna som skäl för att begränsa genomförandet av öppenhetsprincipen.

Klaganden hävdade vidare att det fullständiga uteslutandet av sådana förteckningar från tillgång av ovannämnda skäl också stred mot proportionalitetsprincipen, eftersom de berörda tjänstemännen inte hade tillfrågats om de ville ha "konfidentiell behandling".

Enligt klaganden kunde inte heller gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter motivera avslaget.

2.3 I sitt yttrande hävdade parlamentet att den enskildes integritet och skyddet av personuppgifter endast är aspekter av en och samma rättighet, nämligen rätten till skydd av privatlivet. Parlamentets hänvisning till artikel 4.1 b i förordning 1049/2001, tillsammans med uppgiften att de begärda handlingarna innehöll tjänstemännens namn och därmed personuppgifter, utgjorde således tillräckliga skäl för parlamentet att vägra fullständig tillgång för att skydda de andra kandidaternas privatliv.

Parlamentet hävdade vidare att de tidsfrister som anges i gemenskapsrättsakter har beräknats i enlighet med bestämmelserna i rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 av den 3 juni 1971 om regler för bestämning av perioder, datum och frister (12). Även om förordningen endast uttryckligen var tillämplig på rådet och kommissionen, var dess bestämmelser i tillämpliga delar tillämpliga på parlamentet när det var tvunget att anta rättsakter som berör medborgarna inom en tidsfrist som fastställts i en gemenskapsförordning. Kommissionen offentliggör regelbundet i Europeiska unionens officiella tidning listor över allmänna helgdagar i varje medlemsstat samt de dagar som betraktas som allmänna helgdagar i EU-institutionerna. Det framgick av förteckningarna för 2005 (13) att långfredagen verkligen var en helgdag vid EU-institutionerna, men inte i Belgien, där klaganden arbetade. Om klagandens ståndpunkt, enligt vilken endast förteckningen över allmänna helgdagar i Belgien var relevant, skulle antas, skulle den relevanta tidsfrist som föreskrivs i gemenskapsrätten variera beroende på var rättsakten delgavs och tidsfrister för övervakning skulle bli omöjliga. Tidsfristen bör därför beräknas på grundval av EU-institutionernas lista över allmänna helgdagar. I detta specifika fall var långfredagen inte en arbetsdag och tidsfristen den 4 april 2005 för svaret var därför motiverad.

När det gäller förlängningen av tidsfristen erkände parlamentet att det hade uppstått ett problem och att ett förslag om ändring av presidiets beslut i syfte att automatiskt delegera beslut till vice talmannen var under behandling (14).

När det gäller målet i sak har parlamentet hänvisat till förstainstansrättens rättspraxis(15) enligt vilken en tjänsteman i princip åtnjöt det uppgiftsskydd som säkerställs genom förordning nr 45/2001 inom ramen för sitt förhållande till den administrativa enhet som han handlägger. Parlamentet ansåg att när en tjänsteman lämnade in sin ansökan om en tjänst behövde hans namn inte lämnas ut till övriga sökande i den mening som avses i artikel 5 i förordning nr 45/2001. Den tillade att i avsaknad av andra omständigheter, såsom en medsökandes uttryckliga och fria samtycke till att hans namn lämnas ut till klaganden, omfattades han således av dataskydd, vilket förbjuder att hans namn lämnas ut till klaganden.

När det gäller klagandens argument som grundar sig på rörlighetspolitiken hävdade parlamentet att endast tjänster som är öppna för rörlighet offentliggjordes, inte förteckningen över sökande.

Parlamentet ansåg att proportionalitetsprincipen och principen om största möjliga tillgång hade respekterats under förfarandet. När det gäller klagandens argument att sökandena inte uttryckligen hade tillfrågats om de ville att deras ansökan skulle behandlas konfidentiellt, gjorde parlamentet gällande att tjänstemännen hade rätt att förvänta sig sekretess i sina administrativa kontakter med parlamentet eller gentemot de andra institutionerna och följaktligen i ännu högre grad gentemot sina kolleger. Som svar på klagandens begäran höll parlamentet emellertid på att inom ramen för förordning 45/2001 utarbeta ett förslag om att i all intern och extern korrespondens införa en varning om behandlingen av uppgifter inom institutionen.

2.4 Klaganden inkom inte med några synpunkter på detta yttrande.

2.5 Den 3 november 2005 riktade ombudsmannen en begäran om ytterligare information till parlamentet och frågade särskilt 1) hur ett fullständigt utlämnande av dessa förteckningar skulle kunna "undergräva" de berörda tjänstemännens "integritet" och 2) varför parlamentet inte hade samrått med de berörda tjänstemännen för att fastställa om de motsatte sig ett utlämnande av deras namn.

2.6 I sitt svar påpekade parlamentet att ansökningarna till de tre berörda tjänsterna hade mottagits både från parlamentet och från personer som arbetade vid andra institutioner. Parlamentet ansåg att, liksom i den privata sektorn, ansökningar från tjänstemän till tjänster vid andra institutioner eller generaldirektorat bör förbli konfidentiella, eftersom inlämnandet av en ansökan kan leda till karriärproblem för den tjänsteman som lämnar in ansökan, om han eller hon inte utnämns till den berörda tjänsten, särskilt när det gäller hans eller hennes framtida befordringar. Den hänvisade vidare till det faktum att administrationen enligt förordning 1049/2001 var skyldig att svara inom ett visst datum och att det, med tanke på den aktuella tidsfristen och parlamentets arbetsmetoder, hade varit omöjligt att be varje sökande om tillstånd att lämna ut sitt namn till sin medsökande. Utöver detta ansåg parlamentet emellertid i princip att det inte var rätt att lämna ut namnen på alla andra sökande till en sökande enbart på grund av att han eller hon begärde dessa namn. I annat fall skulle namnen på samtliga sökande, i syfte att säkerställa likabehandling för alla, behöva offentliggöras vid den institution eller de institutioner från vilka vissa ansökningar härrör, vilket skulle kunna leda till karriärproblem för de berörda tjänstemännen.

2.7 I sina synpunkter på detta svar påpekade klaganden att han ansåg att parlamentets synpunkter helt enkelt var häpnadsväckande. Enligt honom hade parlamentet underförstått medgett att det vid generalsekretariatet hände att tjänstemän som lämnade in ansökningar om andra tjänster "straffades", särskilt när det gällde framtida befordringar, om dessa ansökningar kom till deras överordnades kännedom. Parlamentet tycktes således medge att kolleger som var berättigade till befordran ibland inte bedömdes av sina överordnade på grundval av deras komparativa meriter utan på grundval av deras "lydnad" och "trohet mot sin herre". Parlamentet tycktes vidare underförstått medge att det inte var i stånd att bekämpa och upphöra med sådana metoder med de medel som stod till dess förfogande. Klaganden tillade att man måste komma ihåg att "rörlighet" var en uttalad politik från parlamentets sida och en skyldighet för alla dess tjänstemän.

2.8 Ombudsmannen anser att det är lämpligt att skilja mellan förfarandemässiga aspekter av parlamentets hantering av begäran om tillgång och innehållet i dess beslut.

2.9 När det gäller förfarandemässiga aspekter noterar ombudsmannen att klaganden tar upp tre frågor, nämligen 1) den påstådda bristen på förklaringar i svaret på hans ursprungliga ansökan, 2) Det faktum att svaret av den 4 april 2005 på hans bekräftande ansökan påstods ha lämnats efter tidsfristen, eftersom tidsfristen för att lämna svaret inom 15 arbetsdagar hade löpt ut den 1 april 2005, eftersom långfredagen inte var en allmän helgdag i Belgien. och 3) den omständigheten att beslutet av den 21 april 2005 om den bekräftande ansökan under alla omständigheter överskred tidsfristen, eftersom den relevanta bestämmelsen i presidiets beslut inte möjliggjorde en förlängning av tidsfristen på grund av det angivna skälet, det vill säga avsaknaden av ett presidiesammanträde före utgången av tidsfristen.

2.10 När det gäller den första av dessa tre frågor bör det noteras att det förfarande som föreskrivs i förordning (EG) nr 1049/2001 för ansökningar om tillgång till handlingar består av två steg, nämligen en ursprunglig ansökan och en bekräftande ansökan. Detta förfarande gör det möjligt för institutionen att ompröva sin ståndpunkt mot bakgrund av sökandens eventuella synpunkter på beslutet om den ursprungliga ansökan. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att underlåtenhet att motivera ett beslut om en begäran om tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 normalt sett endast skulle kunna utgöra ett administrativt missförhållande om det inträffade i svaret på den bekräftande ansökan om tillgång. Klaganden verkar dock inte hävda att beslutet av den 21 april 2005 inte innehöll de nödvändiga förklaringarna.

2.11 När det gäller den andra frågan konstaterar ombudsmannen att både klaganden och parlamentet är överens om att den sista dagen i perioden på 15 arbetsdagar för att besvara den bekräftande ansökan var eller skulle ha varit den 1 april 2005, dvs. långfredagen. Även om varken förordning (EG) nr 1049/2001 eller presidiets beslut innehåller någon definition av vad uttrycket ”arbetsdagar” innebär, anser ombudsmannen att det är uppenbart att syftet med förordning (EG) nr 1049/2001 var att ge administrationen ett visst antal dagar för att behandla den bekräftande ansökan. För att kunna uppfylla detta syfte måste begreppet "arbetsdagar" enligt ombudsmannen förstås som att det avser dagar då administrationen arbetade. Eftersom det inte har bestritts att långfredagen 2005 var en allmän helgdag i Europaparlamentet, bör denna dag inte räknas som en arbetsdag vid tillämpningen av förordning (EG) nr 1049/2001. Ett svar på den bekräftande ansökan som skickades nästa arbetsdag (den 4 april 2005) skulle således inte ha kommit efter tidsfristen.

2.12 Det bör dock noteras att skrivelsen av den 4 april 2005 var en följebrev, i vilken klaganden endast informerades om att tidsfristen för att besvara den bekräftande ansökan hade förlängts med motiveringen att nästa sammanträde i parlamentets presidium, som skulle fatta beslut om ansökan, skulle äga rum först den 11 april 2005.

I artikel 4 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (16) föreskrivs att tjänstemännen "ska handla i enlighet med lag och tillämpa de regler och förfaranden som fastställs i gemenskapslagstiftningen". Enligt artikel 23 i kodexen ska ansökningar om tillgång till handlingar som görs enligt förordning (EG) nr 1049/2001 behandlas ”i enlighet med de allmänna principer och gränser” som fastställs i den förordningen.

I artikel 14.4 i presidiets beslut föreskrivs att en förlängning är möjlig ”i undantagsfall, när en ansökan avser en mycket lång handling eller ett stort antal handlingar”. Ombudsmannen anser att det är uppenbart att det skäl som parlamentet har angett för förlängningen av tidsfristen inte omfattas av denna bestämmelse. Det bör också noteras att parlamentet inte tycks bestrida detta. Under dessa omständigheter saknade parlamentets beslut att förlänga tidsfristen för att besvara den bekräftande ansökan rättslig grund och utgjorde därför ett administrativt missförhållande.

2.13 När det gäller sakfrågan i ärendet bör det noteras att det i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att tillgång till en handling ska vägras om ett utlämnande "skulle undergräva skyddet för den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter". Ombudsmannen instämmer i parlamentets åsikt att denna bestämmelse även kan tillämpas på tjänstemän i Europeiska gemenskaperna.

2.14 Det bör dock noteras att enligt gemenskapsdomstolarnas fasta rättspraxis måste undantag från allmänhetens allmänna rätt till tillgång till handlingar tolkas restriktivt (17). Som Europeiska datatillsynsmannen har påpekat i sitt bakgrundsdokument nr 1 från juli 2005 om allmänhetens tillgång till handlingar och uppgiftsskydd (18) innebär "enbart det faktum att en handling innehåller personuppgifter inte att en persons privatliv berörs"(19). Särskilt med tanke på att bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001 också måste respekteras är det därför nödvändigt med en "konkret och individuell prövning" (20) för att fastställa i vilken utsträckning det relevanta undantaget är tillämpligt. Ombudsmannen anser att det är lämpligt att påpeka att parlamentet uppmärksammades på detta bakgrundsdokument i sin begäran om ytterligare information.

2.15 Ombudsmannen anser att enbart det faktum att en handling lämnas ut, av vilken det framgår att en person har ansökt om en tjänst vid en gemenskapsinstitution, inte hotar att "undergräva" den personens privatliv. Det är emellertid riktigt att detta skulle kunna vara annorlunda för vissa sökande. Som Europeiska datatillsynsmannen har noterat skulle "vissa anställda kunna missgynnas av sina nuvarande arbetsgivare, om det skulle vara känt att de har lyckats i en tävling. En registrerads privatliv kan således vara inblandat, eftersom begreppet privatliv omfattar arbetsplatsen. Den registrerade kan påverkas väsentligt, till exempel om han eller hon har svårt att få ytterligare befordringar. Ombudsmannen anser att dessa överväganden även kan tillämpas på den nuvarande situationen, som inte rör ett uttagningsprov utan där de sökande har ansökt om en tjänst. Ombudsmannen anser därför att en vägran att lämna ut namnen på de sökande som kan tas upp till prövning kan vara motiverad när det gäller sökande från länder utanför gemenskapens institutioner och organ.

2.16 Man bör dock ta hänsyn till att de personer vars namn finns upptagna i de förteckningar som den klagande önskar få tillgång till redan arbetar för gemenskapens institutioner och organ. Ombudsmannen har svårt att föreställa sig hur ett utlämnande av det faktum att en viss gemenskapstjänsteman har ansökt om en annan tjänst vid gemenskapstjänsten skulle kunna undergräva denna tjänstemans privatliv. Ombudsmannen anser att en tjänsteman som redan arbetar för gemenskaperna i detta sammanhang befinner sig i en situation som väsentligt skiljer sig från en sökandes situation utanför gemenskapens institutioner och organ. Vidare framgår det av tjänsteföreskrifterna att varje tjänstemans "förmåga, prestationsförmåga och uppförande i tjänsten" bedöms i periodiska rapporter (artikel 43) och att befordran uteslutande ska grundas på de berörda tjänstemännens "jämförande meriter" (artikel 43). Det bör också noteras att det i tjänsteföreskrifterna uttryckligen anges att en överföring inom institutionen eller från andra institutioner är en av möjligheterna att tillsätta en ledig tjänst (artikel 29). Ombudsmannen anser därför att en överordnad skulle agera rättsstridigt om han missgynnade en tjänsteman på grund av att denne hade ansökt om en annan tjänst. Det kan visserligen inte uteslutas att ett sådant beteende kan förekomma inom gemenskapens offentliga förvaltning. Såsom klaganden med rätta har påpekat skulle det emellertid ankomma på den berörda gemenskapsinstitutionen eller det berörda gemenskapsorganet att vidta sanktionsåtgärder mot detta olagliga beteende.

2.17 Ovanstående överväganden gäller i ännu högre grad för kandidater från parlamentets administration. Om det verkligen skulle finnas överordnade som missgynnar tjänstemän som söker en annan tjänst, skulle parlamentet ha alla nödvändiga medel för att se till att tjänsteföreskrifterna tillämpas korrekt. Dessutom, och som klaganden med rätta har påpekat, har parlamentet en välkänd politik för att främja rörlighet. Det skulle därför verkligen vara förvånande om en tjänsteman kunde missgynnas på grund av sin beredvillighet att flytta till en annan tjänst eller om parlamentet hade svårt att vidta nödvändiga åtgärder för att se till att rörligheten inte avskräcks.

2.18 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att parlamentets kategoriska vägran att lämna ut de relevanta förteckningarna inte är motiverad.

2.19 Det bör dock beaktas att ett utlämnande av dessa förteckningar skulle leda till att personuppgifter (det vill säga att en identifierad eller identifierbar tjänsteman har ansökt om en viss tjänst) skulle lämnas ut genom överföring och därmed till en "behandling" av uppgifter i den mening som avses i artikel 2 b i förordning 45/2001. För att skydda den registrerade (i detta fall de berörda tjänstemännen) ger artikel 18 a i förordning (EG) nr 45/2001 denne rätt ”att när som helst, av tvingande berättigade skäl som rör hans eller hennes särskilda situation, invända mot behandling av uppgifter som rör honom eller henne, utom i de fall som omfattas av artikel 5 b”(22). Om det var sannolikt att utlämnandet av de relevanta handlingarna skulle undergräva de berörda tjänstemännens "integritet" (vilket parlamentet hävdar) skulle det lämpligaste tillvägagångssättet ha varit att be dessa tjänstemän om deras synpunkter innan de fattade beslut om begäran om tillgång (23). Ombudsmannen anser att även om parlamentet ansåg att utlämnande av de relevanta förteckningarna borde vägras av dataskyddsskäl, borde det inte ha fattat detta beslut utan att samråda med de berörda registrerade, det vill säga de tjänstemän vars namn fanns med på dessa förteckningar.

2.20 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information hävdade parlamentet att det skulle ha varit omöjligt att be varje sökande om tillstånd att lämna ut sitt namn till sin medsökande, med tanke på de tidsfrister som föreskrivs i förordning 1049/2001 och parlamentets arbetsmetoder. Ombudsmannen är inte övertygad av dessa argument. Med tanke på att artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 uttryckligen hänvisar till gemenskapslagstiftningen om uppgiftsskydd har lagstiftaren tydligt förutsett att den nödvändiga avvägningen mellan olika intressen bör och skulle kunna göras inom de korta tidsperioder som föreskrivs i förordning (EG) nr 1049/2001. Parlamentet har inte specificerat sin hänvisning till sina egna "arbetsmetoder". Om dessa arbetsmetoder skulle göra det omöjligt för parlamentet att fullgöra sina skyldigheter enligt förordning (EG) nr 1049/2001 anser ombudsmannen att parlamentet bör undersöka hur de skulle kunna förbättras för att lösa detta problem. På en rent faktisk nivå noterar ombudsmannen att de relevanta förteckningarna sammantaget bestod av 35 namn (inklusive klagandens namn), varav 21 var tjänstemän vid Europaparlamentet. Med tanke på att det kan antas att alla dessa sökande kunde nås via e-post kan ombudsmannen inte se varför det var omöjligt att ha samrått med dessa tjänstemän inom den tidsfrist som föreskrivs i förordning 1049/2001.

2.21 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att parlamentet inte har behandlat klagandens begäran om tillgång till handlingar på ett korrekt sätt.

3 Slutsats

Mot bakgrund av ovanstående lägger ombudsmannen fram följande förslag till rekommendation till Europaparlamentet i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Europaparlamentet bör ompröva klagandens begäran om tillgång till förteckningarna över godkända sökande i samband med meddelandena om lediga tjänster nr 10671, 10689 och 10821.

Europaparlamentet och klaganden kommer att informeras om detta förslag till rekommendation. En kopia av detta förslag till rekommendation kommer också att skickas till Europeiska datatillsynsmannen för kännedom. I enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga skall parlamentet avge ett detaljerat yttrande senast den 31 mars 2006. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslaget till rekommendation.

Strasbourg den 2 februari 2006

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) EGT L 145, 2001, s. 43.

(3) EGT C 374, 2001, s. 1.

(4) EGT L 8, 2001, s. 1.

(5) EGT L 124, 1971, s. 1.

(6) EUT C 1, 2005, s. 7 (allmänna helgdagar vid kommissionen) och C 65, 2005, s. 3 (allmänna helgdagar i medlemsstaterna).

(7) Parlamentet lämnade in en kopia av det relevanta förslaget.

(8) Mål T-78/02, Voigt mot Europeiska centralbanken, REGP 2003, s. I-A-165; II-839.

(9) EGT L 145, 2001, s. 43.

(10) EGT L 8, 2001, s. 1.

(11) Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (EGT L 281, s. 31).

(12) EGT L 124, 1971, s. 1.

(13) EUT C 1, 2005, s. 7 (allmänna helgdagar vid kommissionen) och C 65, 2005, s. 3 (allmänna helgdagar i medlemsstaterna).

(14) Parlamentet har överlämnat en kopia av det aktuella förslaget.

(15) Mål T-78/02, Voigt mot Europeiska centralbanken, REGP 2003, s. I-A-165. II-839.

(16) Finns på ombudsmannens webbplats, http://www.ombudsman.europa.eu.

(17) Se t.ex. mål T-211/00, Kuijper mot rådet, REG 2002, s. II-485, punkt 55.

(18) Finns på Europeiska datatillsynsmannens webbplats, http://www.edps.europa.eu.

(19) Se ovan, s. 35–36: Se även s. 12 i dokumentet.

(20) Se ovan, s. 33.

(21) Se ovan, s. 43.

(22) Artikel 5 b avser fall av behandling som är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Av de skäl som anges i Europeiska datatillsynsmannens bakgrundsdokument nr 1 (a.a., s. 28) bör denna bestämmelse inte tillämpas vid en ansökan om tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

(23) Se Europeiska datatillsynsmannens bakgrundsdokument nr 1 (se ovan, s. 28-29).