(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Bakgrund

Den 2 oktober 2003 lämnade den klagande, en tysk konsult, in en ansökan till Europeiska kommissionen som svar på kommissionens förslagsinfordran 2003-2004 inom ramen för Leonardo da Vinci-programmet. Enligt bestämmelserna i inbjudan att lämna förslag skulle projekten lämnas in senast den 3 oktober 2003.

De relevanta bestämmelserna återfinns i rådets beslut 1999/382/EG av den 26 april 1999 om att inrätta den andra etappen av gemenskapens åtgärdsprogram för yrkesutbildning "Leonardo da Vinci" (EGT L 146, s. 33). För förslag som lämnas in enligt förfarande C (t.ex. den klagandes) föreskriver de relevanta reglerna ett urvalsförfarande i två steg, nämligen i) urval av preliminära förslag och ii) urval av fullständiga förslag och deltagande av en förvaltningskommitté (nedan kallad Leonardo da Vinci-kommittén).

De relevanta åtgärder som ska vidtas beskrivs på följande sätt i dessa regler:

"i) Enligt de regler som fastställs i inbjudan att lämna förslag ska förslagsställarna lämna in preliminära förslag till kommissionen. (...)

ii) Kommissionen kommer att utvärdera alla preliminära förslag och, efter att ha inhämtat ett yttrande från [Leonardo da Vinci-kommittén], göra ett urval. (...)

iii) Endast initiativtagare till framgångsrika projekt kommer att uppmanas att lämna in ett fullständigt förslag till kommissionen. (...)

iv) Kommissionen kommer med hjälp av oberoende experter att göra en gränsöverskridande bedömning av de inkomna förslagen och upprätta en slutlista över projekt. (...)

v) I enlighet med förfarandet i artikel 7 i beslutet skall kommissionen begära ett yttrande från [Leonardo da Vinci-kommittén] om denna slutlista.

vi) Kommissionen kommer att upprätta den slutliga förteckningen över utvalda förslag och informera [Leonardo da Vinci-kommittén]. (...)

vii) (...)

viii) Urvalet av preliminära förslag måste göras inom tre månader efter utgången av den period för inlämnande av förslag som anges i förslagsinfordran. Processen i steg iii–vi bör inte ta mer än fem månader.”

Den 22 december 2003 underrättade kommissionen klaganden om att hans projekt inte kunde väljas ut eftersom han inte hade iakttagit tidsfristen för inlämnande av förslag.

Klaganden ansåg att han hade iakttagit denna tidsfrist, eftersom han hade skickat sitt förslag med rekommenderat brev den 2 oktober 2003.

Den klagande kontaktade kommissionen per telefon den 29 december 2003. I en skrivelse som skickades samma dag begärde han att kommissionen senast den 5 januari 2004 skulle bekräfta att hans projekt hade lämnats in i tid. I annat fall skulle han vända sig till domstol för att få hjälp. I sin skrivelse till kommissionen ingav klaganden också klagomål ("Dienstaufsichtsbeschwerden") mot den person som ansvarade för hans projekt och mot chefen för den berörda avdelningen vid kommissionen.

Klagomål 33/2004/GG

Klaganden vidarebefordrade samma dag en kopia av sin skrivelse till kommissionen av den 29 december 2003 till ombudsmannen. I sitt följebrev bad han ombudsmannen att undersöka frågan. Denna skrivelse registrerades därför som ett klagomål av ombudsmannen (klagomål 33/2004/GG).

Med tanke på att klagandens skrivelse till kommissionen hade skickats samma dag som skrivelsen till ombudsmannen stod det klart att kommissionen ännu inte hade haft tillräckligt med tid för att behandla ärendet. Klagomålet avslogs därför med stöd av artikel 2.4 i ombudsmannens stadga den 13 januari 2004.

Klagomål 221/2004/GG

Den 15 januari 2004 skrev klaganden för att informera ombudsmannen om att han ville förnya sitt klagomål. Denna skrivelse registrerades därför som ett nytt klagomål (klagomål 221/2004/GG). Klaganden lade inte fram några påståenden utan bad helt enkelt ombudsmannen att undersöka ärendet. Det framgick emellertid att han ansåg att kommissionen inte hade behandlat hans ansökan på ett korrekt sätt.

I sitt yttrande medgav kommissionen att ett misstag hade begåtts. Enligt kommissionen hade en närmare granskning av det kuvert som klaganden skickat visat att det fanns en knappt läsbar poststämpel med datumet den 2 oktober 2003. Kommissionen påpekade att den för att rätta till detta misstag hade valt ut klagandens preliminära projektförslag för framläggande av ett fullständigt förslag. Klaganden hade ursprungligen fått fram till den 1 mars 2004 på sig att lämna in detta fullständiga förslag. Efter det att klaganden hade påpekat att han således skulle förfoga över mindre tid för att lägga fram det fullständiga förslaget än andra projektansökare godtog kommissionen att han skulle få samma antal dagar på sig att utarbeta sitt fullständiga förslag som alla andra sökande.

Tillsammans med sitt yttrande överlämnade kommissionen en kopia av det interna meddelandet av den 28 januari 2004, i vilket kommissionen redogjorde för det tillvägagångssätt som föreslogs i förevarande fall.

I sina synpunkter på detta yttrande betonade klaganden att han inte hade fått samma mängd information som andra sökande, eftersom kommissionen inte hade lämnat någon information om hur kommissionen ansåg att det projekt som angavs i det preliminära förslaget kunde förbättras i det fullständiga förslaget, något som kommissionen hade gjort med avseende på alla andra sökande. Enligt klaganden var detta en allvarlig nackdel som han skulle beakta i sin slutliga bedömning efter det att ansökningsförfarandet hade avslutats och för att avgöra om ytterligare åtgärder var nödvändiga för att försvara hans rättigheter. Klaganden påpekade också att kommissionen inte hade besvarat hans klagomål ("Dienstaufsichtsbeschwerden") mot den person som ansvarade för hans projekt och mot chefen för den berörda avdelningen vid kommissionen.

Ombudsmannen ansåg att kommissionens underlåtenhet att svara på "Dienstaufsichtsbeschwerden" verkade bero på ett missförstånd från kommissionens sida. Med tanke på ombudsmannens konstruktiva och snabba tillvägagångssätt i detta ärende ansåg ombudsmannen att det inte fanns något behov av att gå vidare med denna fråga i den aktuella undersökningen. Klaganden informerades dock om möjligheten att lämna in ett nytt klagomål i denna fråga om kommissionen, i motsats till vad som förväntades, skulle underlåta att behandla denna fråga.

När det gäller ärendet i sak ansåg ombudsmannen att kommissionen hade agerat snabbt och konstruktivt för att rätta till det misstag som hade begåtts. Ombudsmannen noterade att klaganden hade hävdat att han, i motsats till vad kommissionen hade sagt, inte hade fått lika mycket information som andra sökande. Ombudsmannen ansåg att klaganden därför hade lämnat in ett nytt, kompletterande påstående. Ombudsmannen ansåg att det inte var lämpligt att behandla detta nya påstående i sin undersökning av klagomål 221/2004/GG av minst två skäl. För det första föreföll klaganden inte ha tagit upp denna fråga med kommissionen innan den överlämnades till ombudsmannen. Kommissionen hade således ännu inte haft möjlighet att behandla frågan. För det andra stod det klaganden fritt att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen om kommissionens påstådda underlåtenhet att förse honom med information skulle påverka kommissionens beslut om hans fullständiga förslag negativt. Ombudsmannen drog därför slutsatsen (med förbehåll för ovannämnda förbehåll) att det inte längre förelåg några administrativa missförhållanden efter de åtgärder som kommissionen vidtagit. Han avslutade därför ärendet den 5 maj 2004.

Ytterligare utveckling

Den 21 juni 2004 underrättade kommissionen klaganden om att hans förslag inte hade valts ut.

Klaganden invände mot detta beslut i en skrivelse av den 26 juni 2004. I denna skrivelse kritiserade han det faktum att de personer som han hade lämnat in klagomål mot (Dienstaufsichtsbeschwerden) i motsats till hans upprepade begäranden hade varit inblandade i bedömningen av hans förslag. Klaganden hävdade vidare att avslaget på hans förslag hade varit godtyckligt, med tanke på att de personer som hade utvärderat detta förslag inte verkade ha den nödvändiga sakkunskapen. Han begärde också tillgång till kommissionens akt och påpekade att han skulle begära skadestånd på grund av att hans förslag hade avslagits efter att ha fått tillgång till denna akt.

Klaganden hävdade vidare att om hans preliminära förslag hade hanterats korrekt skulle han inte ha behövt lämna in ett fullständigt förslag med höga kostnader. Han betonade vidare att om hans preliminära förslag hade utvärderats positivt skulle han (som alla andra sökande hade gjort) ha fått resultaten av denna första utvärdering som skulle ha gjort det möjligt för honom att ta hänsyn till ytterligare problem i sitt förslag, som nu hade kommit till hans kännedom för första gången. Klaganden noterade att den skada som hade orsakats av denna aspekt av kommissionens handläggning av hans ärende redan kunde uttryckas i exakta ordalag. Han begärde därför 2 275 euro för kostnaderna i samband med hans ansträngningar att få kommissionen att överväga hans preliminära förslag (30 timmars arbetstid med 75 euro per timme plus ett schablonbelopp på 25 euro för kostnaderna för att skicka fax och ringa telefonsamtal) och 8 752,60 euro på grund av (som det visade sig) meningslösa ansträngningar att utarbeta ett förslag (20 arbetsdagar med 409 euro per dag plus ett schablonbelopp på 7 % för kostnaderna). Det totala beloppet uppgick således till 11 027,60 euro.

I sin skrivelse av den 26 juni 2004 påpekade klaganden också att han redan vid flera tillfällen hade begärt tillgång till kommissionens handlingar i ärendet och uppmanade kommissionen att inom tre dagar fastställa ett lämpligt datum för inspektion av dessa handlingar i kommissionens lokaler i Bryssel.

Den 14 juli 2004 skrev klaganden till kommissionen för att påminna den om att hans ansökan om tillgång ännu inte hade behandlats. Klaganden förnyade därför uttryckligen denna begäran. Han informerade också kommissionen om att han ville inge klagomål ("Dienstaufsichtsbeschwerden") mot den person som var ansvarig för hans ansökan om tillgång till handlingar och mot den direktör som var ansvarig för den berörda enheten vid kommissionen.

Den 19 juli 2004 besvarade kommissionen klagandens skrivelse av den 26 juni 2004. I detta svar påpekade kommissionen att klagandens fullständiga förslag hade utvärderats av tre oberoende externa experter. Enligt kommissionen hade förfarandet således varit objektivt och öppet och respekterat principen att alla sökande skulle behandlas lika. Kommissionen hävdade att det problem som hade uppstått när det gäller granskningen av klagandens preliminära förslag inte påverkade denna slutsats. Kommissionen påpekade att den hade omprövat sitt beslut att förklara klagandens ansökan otillåtlig. Kommissionen noterade också att den, för att undvika diskriminering i förhållande till andra sökande, hade uppmanat klaganden att kontakta kommissionens avdelningar för att diskutera ytterligare frågor i samband med hans ansökan. Kommissionen betonade att klaganden inte hade utnyttjat denna möjlighet. Kommissionen noterade också att den hade gett klaganden ytterligare tid att utarbeta sitt förslag. När det gäller tillgång till handlingar tolkade kommissionen begäran som en begäran om tillgång till de bedömningar av klagandens förslag som hade utarbetats av ovannämnda experter. Denna begäran avslogs på grundval av artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001. När det gäller "Dienstaufsichtsbeschwerden" förklarade kommissionen att den inte kände till någon rättslig grund för sådana klagomål i gemenskapsrätten. Kommissionen uppmanade därför klaganden att lämna mer exakta uppgifter om grunden för sådana klagomål.

Den 30 juli 2004 lämnade klaganden in en bekräftande ansökan via fax till kommissionens generalsekreterare om tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

Förevarande anmärkning

Den 30 juli 2004 lämnade klaganden in ytterligare ett klagomål till ombudsmannen som registrerades med referensnummer 2437/2004/GG.

I sitt klagomål framförde klaganden inga exakta påståenden och påståenden. Det framgick emellertid att klaganden ville påstå att han hade diskriminerats i förhållande till andra sökande. Det stod också klart att han ansåg att kommissionen borde betala det skadestånd som han begärde i sin skrivelse av den 26 juni 2004 och att den borde svara på "Dienstaufsichtsbeschwerden".

När det gäller kommissionens argument att den hade uppmanat honom att diskutera alla relevanta frågor innan denne hade lagt fram sitt förslag, men att han inte hade utnyttjat denna möjlighet, hävdade klaganden att han vid den tidpunkten inte hade haft några frågor om innehållet i sin ansökan, eftersom han inte hade fått någon preliminär utvärdering från kommissionen. Klaganden påpekade vidare att det var kommissionens etablerade (och rimliga) praxis att inte inleda sådana ”diskussioner i syfte att optimera ansökningarna” under ett pågående förfarande. Han bad därför ombudsmannen att undersöka om kommissionen verkligen hade inlett sådana diskussioner i det aktuella fallet.

Under dessa omständigheter uppfattade ombudsmannen klaganden som 1) påstådd att han hade diskriminerats jämfört med andra sökande, 2) påstådd att kommissionen borde betala det skadestånd som anges i hans skrivelse av den 26 juni 2004 och 3) påstådd att kommissionen borde svara på "Dienstaufsichtsbeschwerden". Kommissionen ombads därför att yttra sig om detta påstående och dessa påståenden. Klaganden underrättades om detta.

Ombudsmannen informerade både klaganden och kommissionen om att klagomålet inte föreföll omfatta frågan om tillgång till handlingarna i ärendet.

Den klagandes fax av den 31 augusti 2004

I ett fax av den 31 augusti 2004 informerade klaganden ombudsmannen om att han också ville klaga över kommissionens vägran att ge honom tillgång till handlingar. Den 13 september 2004 vidarebefordrade ombudsmannen en kopia av detta fax till kommissionen och bad den senare att yttra sig även om det ytterligare påståendet.

Den klagandes fax av den 12 september 2004

Den 12 september 2004 informerade klaganden ombudsmannen om att han hade mottagit en skrivelse av den 2 september 2004, i vilken kommissionen hade konstaterat att tidsfristen för att besvara klagandens bekräftande ansökan av den 30 juli 2004 (som enligt kommissionen hade registrerats den 12 augusti 2004) måste förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar (till och med den 23 september 2004) på grund av att flera tjänstemän vars sakkunskap behövdes för att behandla ansökan var på semester. Klaganden ansåg att kommissionens beslut inte var korrekt, eftersom kommissionen inte borde tillåtas att förlänga handläggningstiden för ansökningar genom att försena registreringen av ansökningar och eftersom det skäl som kommissionen angav kunde användas för att kringgå en eventuell tidsfrist. Han uttryckte också tvivel om huruvida kommissionens skrivelse (som han påstod sig ha mottagit den 11 september 2004) verkligen hade skickats den 2 september 2004. Den 4 oktober 2004 vidarebefordrade ombudsmannen en kopia av klagandens fax till kommissionen.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande lämnade kommissionen en kronologi över händelserna. Enligt denna beskrivning hade den klagandes förslag förklarats otillåtligt av kommissionens urvalskommitté vid dess möte den 16 oktober 2003, medan skrivelsen till den klagande om detta hade skickats den 22 december 2003. Enligt denna kronologi hade klagandens fax av den 30 juli 2004 mottagits av kommissionen den 6 augusti 2004.

Utöver detta lade kommissionen fram följande kommentarer:

Urvalet av förslag inom Leonardo da Vinci-programmet omfattade två steg. Sökanden lämnade först in ett preliminärt förslag som därefter utvärderades av kommissionen med hjälp av oberoende externa experter. På grundval av resultaten av denna utvärdering uppmanades de sökande med de bästa preliminära förslagen att lämna in ett fullständigt förslag.

Klagandens preliminära förslag hade ursprungligen avvisats på grund av att det föreföll ha lämnats in efter den relevanta tidsfristen. Detta beslut hade upphävts efter det att klaganden hade invänt mot det i sin skrivelse av den 29 december 2003. Eftersom detta överklagande hade mottagits efter det att utvärderingen redan hade slutförts hade klagandens preliminära förslag, i motsats till andra preliminära förslag, inte utvärderats av externa experter. För att undvika att den klagande skulle missgynnas på grund av kommissionens ursprungliga beslut uppmanades han ändå att lägga fram ett fullständigt förslag och att kontakta kommissionens avdelningar i alla frågor som han kunde ha om sitt förslag. För att undvika diskriminering i förhållande till andra sökande hade klaganden dessutom fått mer tid på sig att lämna in sitt fullständiga förslag.

Det medgavs att en viss tid hade förflutit mellan urvalskommitténs yttrande och kommissionens skrivelse i vilken klaganden underrättades om att hans ansökan inte kunde tas upp till prövning. Denna försening berodde på att kommissionens beslut om preliminära förslag, inom ramen för förfarande C, antogs efter yttrande från Leonardo da Vinci-kommittén och efter utgången av den period som fastställts för utövandet av Europaparlamentets kontrollrätt.

Detta var anledningen till att kommissionen hade infört ett undantagsförfarande i syfte att göra det möjligt för klaganden att lämna in ett fullständigt förslag. Kommissionen godtog att den hade vilseletts av de oläsliga poststämplarna (på klagandens ansökan) vid prövningen av om ansökan kunde tas upp till prövning, och den hade bett klaganden om ursäkt för detta. Kommissionen hade emellertid sett till att detta fel hade rättats till genom att undantagsvis godta att klaganden kunde lämna in ett fullständigt förslag, genom att uppmana honom att kontakta kommissionens avdelningar i alla frågor som rörde det preliminära förslaget och genom att bevilja honom en särskild tidsfrist för att lämna in det fullständiga förslaget.

Klaganden hade inte lidit någon skada på grund av att hans ansökan ursprungligen hade förklarats otillåtlig. Det bör noteras att mellan inlämnandet av det preliminära förslaget och inlämnandet av det fullständiga förslaget hade flera meddelanden utväxlats mellan kommissionens avdelningar och klaganden. Det framgick dock att klaganden inte hade begärt några kommentarer från de externa experterna om hans preliminära förslag eller om möjligheterna att förbättra hans förslag under denna period.

Det fanns inte heller någon direkt koppling mellan eventuella rekommendationer från externa experter för att förbättra de preliminära förslagen och urvalet av förslag, med tanke på att framgångsgraden mellan fasen med preliminära förslag och fasen med förslag uppgick till cirka 50 %.

Det bör också noteras att det inte fanns någon "rätt" till bidrag i gemenskapslagstiftningen. Kommissionen kompenserade därför inte de personer som hade ansökt om bidrag för den tid de hade ägnat åt att utarbeta sina förslag.

Kommissionen delade därför inte klagandens uppfattning att han hade rätt till ersättning.

Efter att ha mottagit klagandens skrivelse av den 29 december 2003 hade kommissionen gjort en ny utvärdering av ärendet. Kommissionen hade reviderat sin ståndpunkt på lämpligt sätt och dragit slutsatsen att den ansvariga tjänstemannen eller urvalskommittén inte kunde klandras för att ha begått ett fel i god tro. Kommissionen hade redogjort för sin ståndpunkt i sin skrivelse av den 19 juli 2004, där den förklarade att den inte kände till någon rättslig grund för "Dienstaufsichtsbeschwerden" i gemenskapsrätten och uppmanade klaganden att lämna mer exakta uppgifter om grunden för sådana klagomål. Den klagande hade inte svarat på denna uppmaning.

När det gäller frågan om tillgång till handlingarna i ärendet registrerades den bekräftande ansökan av den 30 juli 2004 den 12 augusti 2004. Svarsfristen på 15 arbetsdagar löpte således ut den 2 september 2004. Samma dag hade kommissionen skrivit till klaganden för att informera honom om att den relevanta perioden hade förlängts. Det skäl som kommissionen hade åberopat var helt legitimt. Efter en omprövning av begäran hade kommissionen beslutat att lämna ut de externa experternas utvärderingsformulär till klaganden, dock utan att avslöja dessa experters identitet. Det slutliga svaret hade skickats till klaganden den 24 september 2004.

Klagandenas synpunkter

I sina synpunkter framförde klaganden följande synpunkter:

Kommissionen medgav att det helt och hållet var kommissionens ansvar att behandla hans ansökan från oktober 2003 på ett felaktigt sätt. Kommissionen hade emellertid inte styrkt sitt påstående att detta berodde på oläsliga poststämplar på det kuvert som innehöll ansökan, till exempel genom att inge en kopia av den berörda handlingen. Någon tillgång till handlingen hade ännu inte beviljats. På grundval av den tillgängliga bevisningen hade det således inte visats att den av kommissionen påstådda omständigheten hade lett till en felaktig handläggning av ansökan.

Redan innan det preliminära förslaget hade lämnats in hade han uppmärksammat kommissionen på att fastställandet av tidsfristen till den 3 oktober 2003 skulle leda till att tyska sökande behandlades på ett annat sätt, eftersom de tyska postkontoren inte öppnades den dagen, som var en nationell helgdag. Kommissionen hade emellertid vägrat att godta hans begäran om ändring av tidsfristen.

Yrkandet om tillgång till hela akten bibehölls därför.

Om kommissionen verkligen skulle ha hyst tvivel om huruvida hans ansökan hade skickats i tid, skulle den ha varit skyldig att uppmana honom att inom 48 timmar inkomma med bevis för att skrivelsen hade skickats i tid. Kommissionen hade emellertid underlåtit att göra detta.

Om en utvärdering av externa experter inte skulle ha varit möjlig när det framkommit att det preliminära förslaget var tillåtligt, skulle kommissionen ha varit skyldig att på eget initiativ och utan att det var nödvändigt med en begäran om detta informera honom om sin utvärdering av det preliminära förslaget och om sina förslag till hur det skulle kunna förbättras.

I avsaknad av ett sådant meddelande från kommissionen hade han utgått från att kommissionen inte hade några grundläggande invändningar i fråga om innehåll eller form och att kommissionen inte ansåg att det preliminära förslaget behövde optimeras på ett grundläggande sätt. Det var på grundval av denna förväntan som han hade utarbetat det fullständiga förslaget.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Ombudsmannens begäran om ytterligare information

Den 17 januari 2005 uppmanade ombudsmannen därför kommissionen att 1) kommentera klagandens argument att kommissionen hade underlåtit att behandla hela omfattningen av hans begäran om tillgång till kommissionens handlingar i ärendet, 2) tillhandahålla en kopia av det kuvert med klagandens preliminära förslag som skickades till kommissionen i oktober 2003 och 3) lämna mer specifik information a) om de rättsliga bestämmelser som förpliktade kommissionen att samråda med Leonardo da Vinci-kommittén och eventuellt Europaparlamentet även när det gäller ansökningar som ansågs vara otillåtliga på grund av att de hade lämnats in för sent och b) om när Leonardo da Vinci-kommittén hade avgett sitt yttrande och om utgången av den tidsfrist som fastställts för Europaparlamentets kontrollrätt.

Kommissionens svar

I sitt svar av den 14 mars 2005 framförde kommissionen följande synpunkter:

I sin skrivelse av den 26 juni 2004 begärde klaganden tillgång till kommissionens handlingar i ärendet i den mån han ifrågasatte objektiviteten i utvärderingen av hans förslag genom att ifrågasätta kvaliteten på eller förekomsten av utvärderingar av externa experter. Kommissionen hade behandlat denna begäran genom en skrivelse av den 24 september 2004. Tillsammans med denna skrivelse hade kommissionen översänt de externa experternas anonymiserade utvärderingsblad om hans förslag till klaganden. Klaganden nämnde inte någon särskild handling som kommissionen skulle översända till honom. Kommissionens avdelningar kunde därför inte se vad klaganden menade när han uppgav att kommissionen hade underlåtit att ge honom fullständig tillgång till handlingarna i ärendet.

Kommissionen måste samråda med Leonardo da Vinci-kommittén om utkastet till förteckning över utvalda preliminära förslag. Kommittén avgav ett positivt yttrande den 17 november 2003. Utkastet till beslut lades fram för parlamentet den 17 november 2003 och perioden för utövandet av parlamentets kontrollrättigheter löpte ut den 16 december 2003.

En kopia av det kuvert med klagandens preliminära förslag som skickades till kommissionen i oktober 2003 lämnades in av kommissionen tillsammans med dess skrivelse av den 14 mars 2005.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade följande ytterligare kommentarer:

Eftersom han hade begärt att få tillgång till kommissionens samtliga handlingar i ärendet, hade han inte behövt ange några särskilda handlingar.

Ett av poststämplarna på kuvertet med hans preliminära förslag var daterat den 2 oktober 2003 och var läsligt. Det var således obegripligt varför kommissionen hade avvisat talan. Med tanke på att ansökningarna måste inges per rekommenderat brev skulle det ha varit möjligt att fastställa rätt datum. Med tillämpning av kommissionens egna förfaranderegler borde kommissionen ha uppmanat honom att inom 48 timmar efter det att han fått kännedom om de relevanta omständigheterna bevisa att skrivelsen hade skickats i rätt tid.

Kommissionen gav felaktigt intryck av att den inte skulle ha kunnat informera honom om att hans ansökan hade avvisats på grund av kommissionens skyldighet att samråda med utskottet och Europaparlamentet.

Beslutet

1 Relevanta omständigheter

1.1 Den 2 oktober 2003 lämnade den klagande, en tysk konsult, in en ansökan till Europeiska kommissionen som svar på kommissionens förslagsinfordran 2003-2004 inom ramen för Leonardo da Vinci-programmet.

De relevanta bestämmelserna återfinns i rådets beslut 1999/382/EG av den 26 april 1999 om att inrätta den andra etappen av gemenskapens åtgärdsprogram för yrkesutbildning "Leonardo da Vinci" (EGT L 146, s. 33). För förslag som lämnas in enligt förfarande C (t.ex. den klagandes) föreskriver de relevanta reglerna ett urvalsförfarande i två steg, nämligen i) urval av preliminära förslag och ii) urval av fullständiga förslag och deltagande av en förvaltningskommitté (Leonardo da Vinci-kommittén). Kommissionen utvärderar först alla preliminära förslag och gör ett urval efter att ha inhämtat yttrande från Leonardo da Vinci-kommittén. Det verkar som om kommissionen använder sig av externa experter redan i samband med urvalet av preliminära förslag och att eventuella rekommendationer för att förbättra förslagen från dessa experter vidarebefordras till de sökande.

Endast sökande vars preliminära förslag har valts ut uppmanas att lämna in förslag. Kommissionen gör sedan, återigen med hjälp av externa experter, en bedömning av de inkomna förslagen och upprättar en slutlista över projekt. Efter att ha inhämtat ett yttrande från Leonardo da Vinci-kommittén upprättar kommissionen en förteckning över de framgångsrika projekt som valts ut.

Europaparlamentet utövar kontroll över detta förfarande.

Det verkar som om urvalet av preliminära förslag måste göras inom tre månader efter utgången av den period för inlämning av preliminära förslag som anges i inbjudan att lämna förslag, medan resten av processen inte bör ta mer än fem månader.

1.2 Enligt bestämmelserna i inbjudan att lämna förslag i detta ärende skulle preliminära förslag lämnas in senast den 3 oktober 2003. Vid sitt möte den 16 oktober 2003 förklarade kommissionens urvalskommitté klagandens preliminära förslag otillåtligt på grund av att det hade lämnats in för sent. Klaganden underrättades om detta genom en skrivelse av den 22 december 2003, efter det att kommissionen hade gjort urvalet av preliminära förslag, efter det att Leonardo da Vinci-kommittén hade hörts om detta urval och efter det att den period under vilken Europaparlamentet kunde ingripa hade löpt ut.

1.3 Eftersom klaganden ansåg att han hade respekterat denna tidsfrist, eftersom han hade skickat sitt förslag med rekommenderat brev den 2 oktober 2003, vände han sig till både kommissionen och ombudsmannen den 29 december 2003. Eftersom kommissionen ännu inte hade haft tillräckligt med tid för att behandla ärendet avvisades detta första klagomål (klagomål 33/2004/GG) av ombudsmannen den 13 januari 2004.

1.4 Den 15 januari 2004 lämnade klaganden in ett nytt klagomål till ombudsmannen (klagomål 221/2004/GG), och ombudsmannen inledde en undersökning. I sitt yttrande medgav kommissionen att ett misstag hade begåtts och att klagandens preliminära förslag faktiskt hade lämnats in i tid. Kommissionen noterade att den för att rätta till detta misstag hade valt ut klagandens preliminära projektförslag för framläggande av ett fullständigt förslag. Klaganden hade ursprungligen fått fram till den 1 mars 2004 på sig att lämna in detta fullständiga förslag. Efter det att den klagande hade påpekat att han därför skulle ha mindre tid på sig för att lägga fram det fullständiga förslaget än andra sökande, godtog kommissionen att han skulle få samma antal dagar på sig att utarbeta detta fullständiga förslag som alla andra sökande.

I sina synpunkter på detta yttrande betonade klaganden att han inte hade fått samma mängd information som andra sökande, eftersom kommissionen inte hade lämnat någon information om hur kommissionen ansåg att det projekt som angavs i det preliminära förslaget kunde förbättras i det fullständiga förslaget, något som kommissionen hade gjort med avseende på alla andra sökande. Enligt klaganden var detta en allvarlig nackdel som han skulle beakta i sin slutliga bedömning efter det att ansökningsförfarandet hade avslutats och för att avgöra om ytterligare åtgärder var nödvändiga för att försvara hans rättigheter. Klaganden påpekade också att kommissionen inte hade besvarat hans klagomål ("Dienstaufsichtsbeschwerden") mot den person som ansvarade för hans projekt och mot chefen för den berörda avdelningen vid kommissionen.

Ombudsmannen ansåg att kommissionens underlåtenhet att svara på "Dienstaufsichtsbeschwerden" verkade bero på ett missförstånd från kommissionens sida. Med tanke på ombudsmannens konstruktiva och snabba tillvägagångssätt i detta ärende ansåg ombudsmannen att det inte fanns något behov av att gå vidare med denna fråga i den aktuella undersökningen. Klaganden informerades dock om möjligheten att lämna in ett nytt klagomål i denna fråga om kommissionen, i motsats till vad som förväntades, skulle underlåta att behandla denna fråga.

När det gäller ärendet i sak ansåg ombudsmannen att kommissionen hade agerat snabbt och konstruktivt för att rätta till det misstag som hade begåtts. Ombudsmannen noterade att klaganden hade hävdat att han, i motsats till vad kommissionen hade sagt, inte hade fått lika mycket information som andra sökande. Ombudsmannen ansåg att klaganden därför hade lämnat in ett nytt, kompletterande påstående. Ombudsmannen ansåg att det inte var lämpligt att behandla detta nya påstående i sin undersökning av klagomål 221/2004/GG av minst två skäl. För det första föreföll klaganden inte ha tagit upp denna fråga med kommissionen innan den överlämnades till ombudsmannen. Kommissionen hade således ännu inte haft möjlighet att behandla frågan. För det andra stod det klaganden fritt att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen om kommissionens påstådda underlåtenhet att förse honom med information skulle påverka kommissionens beslut om hans fullständiga förslag negativt. Ombudsmannen drog därför slutsatsen (med förbehåll för ovannämnda förbehåll) att det inte längre förelåg några administrativa missförhållanden efter de åtgärder som kommissionen vidtagit. Han avslutade därför ärendet den 5 maj 2004.

1.5 Den 21 juni 2004 informerade kommissionen klaganden om att hans förslag inte hade valts ut.

1.6 I en skrivelse av den 26 juni 2004 invände klaganden mot detta beslut och begärde även tillgång till kommissionens handlingar i ärendet. Klaganden uppgav vidare att han ansåg att kommissionen borde betala honom ersättning på 11 027,60 euro.

I sitt svar av den 19 juli 2004 ansåg kommissionen att den hade agerat korrekt i förevarande fall. När det gäller tillgång till handlingar tolkade kommissionen klagandens begäran som en begäran om tillgång till de bedömningar av klagandens förslag som hade utarbetats av experter. Denna begäran avslogs på grundval av artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001.

Den 30 juli 2004 lämnade klaganden in en bekräftande ansökan om tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

1.7 Den 30 juli 2004 lämnade klaganden in ytterligare ett klagomål till ombudsmannen som registrerades med referensnummer 2437/2004/GG. Den 31 augusti och den 12 september 2004 lämnade klaganden ytterligare upplysningar och utvidgade omfattningen av detta klagomål. På grundval av dessa skrivelser identifierade ombudsmannen följande påståenden och påståenden: den klagande 1) hävdade att han hade diskriminerats i förhållande till andra sökande, 2) hävdade att kommissionen hade underlåtit att ge honom tillgång till handlingarna i ärendet i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001, 3) hävdade att kommissionen borde betala det skadestånd som han begärde i sin skrivelse av den 26 juni 2004 och 4) hävdade att kommissionen borde svara på "Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 Förevarande utrednings omfattning

2.1 I sin skrivelse till kommissionen av den 26 juni 2004, som ligger till grund för detta klagomål, förklarade klaganden att det belopp på 11 027,60 euro som han påstod sig ha rätt till härrörde från vad han ansåg vara kommissionens felaktiga hantering av hans preliminära förslag. Klaganden noterade att han förbehöll sig rätten att kräva skadestånd för det sätt på vilket hans förslag hade utvärderats.

2.2 Eftersom klaganden inte har lämnat några ytterligare uppgifter eller exakta siffror i detta avseende anser ombudsmannen att klagandens eventuella skadeståndsanspråk till följd av kommissionens utvärdering av hans fullständiga förslag inte omfattas av hans klagomål. Denna undersökning kommer därför endast att behandla klagandens skadeståndsanspråk till följd av kommissionens hantering av hans preliminära förslag, inbegripet uppmaningen att lämna in ett fullständigt förslag.

2.3 I sin skrivelse av den 26 juni 2004 hävdade klaganden också att de personer som han hade lämnat in klagomål mot ("Dienstaufsichtsbeschwerden") i motsats till hans upprepade begäran hade deltagit i bedömningen av hans förslag.

2.4 Ombudsmannen ansåg att detta påstående inte ingick i det klagomål som klaganden lämnade in till honom i detta ärende. Han bad därför inte kommissionen att yttra sig i denna fråga. Klaganden, som informerades om de påståenden och påståenden om vilka ombudsmannen hade bett kommissionen att avge ett yttrande, invände inte mot detta tillvägagångssätt. Under dessa omständigheter kommer den aktuella utredningen inte att behandla denna fråga.

2.5 I sitt klagomål föreslog klaganden att ombudsmannen skulle undersöka om kommissionen hade inlett diskussioner med andra sökande under förfarandets gång i syfte att göra det möjligt för dessa sökande att optimera sina sökande. Det förefaller som om klagandens anmärkning avser det skede som följer på inlämnandet av de fullständiga förslagen. Mot bakgrund av sina slutsatser om klagandens huvudsakliga påståenden och påståenden (se nedan) anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att behandla denna fråga i denna undersökning.

2.6 I sina synpunkter på kommissionens yttrande i detta ärende påpekade klaganden att han hade uppmärksammat kommissionen på att fastställandet av tidsfristen till den 3 oktober 2003 skulle leda till att tyska sökande behandlades på ett annat sätt, eftersom de tyska postkontoren inte var öppna den dagen, vilket var en nationell helgdag i Tyskland. Klaganden påpekade att kommissionen emellertid hade vägrat att godta hans begäran om ändring av tidsfristen.

2.7 Ombudsmannen anser att klagandens ovannämnda anmärkning verkar ha varit avsedd för hans information och att den inte utgör ett ytterligare påstående. Denna aspekt av ärendet kommer därför inte att omfattas av denna utredning. Ombudsmannen anser att det är lämpligt att tillägga att enbart det faktum att utgången av en ansökningsperiod infaller på en allmän helgdag i en av medlemsstaterna inte förefaller vara ett tecken på administrativa missförhållanden, förutsatt att sökande från alla medlemsstater har tillräckligt med tid för att förbereda och lämna in sina ansökningar.

3 Påstådd diskriminering

3.1 Klaganden hävdade att han hade diskriminerats jämfört med andra sökande. Detta påstående grundades på det faktum att kommissionen inte hade granskat hans preliminära förslag innan han hade uppmanats att lämna in ett fullständigt förslag. Klaganden hävdade att om hans preliminära förslag hade hanterats korrekt skulle han inte ha behövt lämna in ett fullständigt förslag med höga kostnader. Han betonade vidare att om hans preliminära förslag hade utvärderats positivt skulle han (som alla andra sökande hade gjort) ha fått resultaten av denna första utvärdering som skulle ha gjort det möjligt för honom att ta hänsyn till ytterligare aspekter i sitt förslag, som nu hade kommit till hans kännedom för första gången.

3.2 I sitt yttrande påpekade kommissionen att klagandens preliminära förslag ursprungligen hade avslagits på grund av att det föreföll ha lämnats in efter den relevanta tidsfristen. Detta beslut hade upphävts efter det att klaganden hade invänt mot det i sin skrivelse av den 29 december 2003. Eftersom detta överklagande hade mottagits efter det att utvärderingen redan hade slutförts hade klagandens preliminära förslag, i motsats till andra preliminära förslag, inte utvärderats av externa experter. För att undvika att den klagande skulle missgynnas på grund av kommissionens ursprungliga beslut hade han ändå uppmanats att lägga fram ett fullständigt förslag och att kontakta kommissionens avdelningar i alla frågor som han kunde ha om sitt förslag. För att undvika diskriminering i förhållande till andra sökande hade klaganden dessutom fått mer tid på sig att lämna in sitt fullständiga förslag.

Kommissionen hävdade att klaganden inte hade begärt några kommentarer från de externa experterna om hans preliminära förslag eller om möjligheterna att förbättra hans förslag under denna period. Enligt kommissionen fanns det inte heller någon direkt koppling mellan eventuella rekommendationer från externa experter för att förbättra förslagen och urvalet av förslag, med tanke på att framgångsgraden mellan fasen med preliminära förslag och fasen med förslag uppgick till cirka 50 %.

3.3 I sitt yttrande hävdade klaganden att om en utvärdering av externa experter inte skulle ha varit möjlig när det hade framkommit att det preliminära förslaget var tillåtligt, skulle kommissionen ha varit skyldig att på eget initiativ och utan någon begäran om detta informera honom om sin utvärdering av det preliminära förslaget och om sina förslag till hur det skulle kunna förbättras.

3.4 Ombudsmannen noterar att kommissionen godtog att den gjorde ett misstag när den ansåg att klagandens preliminära förslag hade lämnats in för sent och att den bad om ursäkt för detta misstag. Han noterar vidare att kommissionen agerade snabbt och konstruktivt när den fick kännedom om misstaget. För att korrigera de negativa effekterna av detta misstag erbjöd kommissionen klaganden möjligheten att lämna in ett fullständigt förslag som skulle lämnas in senast den 1 mars 2004, det datum som fastställts för inlämnande av fullständiga förslag från de sökande vars preliminära förslag hade valts ut. Ombudsmannen noterar vidare att när klaganden påpekade att detta skulle ge honom mindre tid att lämna in ett fullständigt förslag än de andra initiativtagarna godtog kommissionen att han skulle få samma tid och att hans fullständiga förslag skulle lämnas in senast den 19 mars 2004.

3.5 Ombudsmannen anser dock att det är uppenbart att detta tillvägagångssätt inte säkerställde att den klagande behandlades som alla andra projektansvariga vars preliminära förslag hade valts ut. Under denna undersökning bekräftade kommissionen att den hade granskat de preliminära förslagen med hjälp av externa experter. Det framgår vidare att synpunkter från dessa experter, inklusive förslag på hur de preliminära förslagen skulle kunna förbättras, vidarebefordrades till sökandena av kommissionen (2). Dessa sökande hade således möjlighet att dra nytta av expertråd när de beslutade om och hur de skulle lämna in ett fullständigt förslag till kommissionen. Det är ostridigt att klaganden inte fick något sådant råd. Under dessa omständigheter underlät kommissionen att behandla klaganden på samma sätt som de andra sökande vars preliminära förslag hade valts ut.

3.6 Ombudsmannen anser dock att hänsyn måste tas till omständigheterna i det aktuella fallet för att avgöra om denna skillnad i behandling kan motiveras. Det verkar som om de relevanta reglerna föreskriver att preliminära förslag måste bedömas inom en viss tidsperiod. Denna tidsperiod hade löpt ut när kommissionen fick kännedom om det misstag som hade begåtts, och kommissionen förklarade att det var av denna anledning som klagandens preliminära förslag inte bedömdes av externa experter. Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen tillsammans med sitt yttrande över klagomål 221/2004/GG överlämnade en kopia av det interna meddelandet av den 28 januari 2004, i vilket kommissionen förklarade det tillvägagångssätt som föreslogs i detta ärende. Enligt detta meddelande var det i detta skede ”väsentligt omöjligt” att göra en utvärdering av klagandens preliminära förslag med tanke på den tid som behövdes för att anlita externa experter och det faktum att det fullständiga förslaget skulle nå kommissionen före slutet av den ”fullständiga utvärdering av förslaget” som enligt meddelandet fortfarande skulle äga rum mellan den 1 och den 26 mars 2004. Enligt denna not hade det därför beslutats att förklara det preliminära förslaget som utvalt för framläggande av ett fullständigt förslag och att vidta lämpliga åtgärder gentemot [klaganden] för att bevilja likabehandling.

3.7 Ombudsmannen anser att det inte råder något tvivel om huruvida det verkligen var omöjligt att låta den klagandes preliminära förslag utvärderas av externa experter i det aktuella fallet. Det bör noteras att de relevanta reglerna inte verkar fastställa bindande tidsfrister för bedömningen av det andra steget i processen, dvs. bedömningen av de fullständiga förslagen. I avsaknad av ytterligare information om dessa frågor och med tanke på ombudsmannens senare slutsatser anser han dock att det är bäst att utgå från antagandet att det faktiskt var "väsentligt omöjligt" för kommissionen att anlita externa experter för att bedöma klagandens preliminära förslag.

3.8 På grundval av detta anser ombudsmannen att den lösning som beskrivs i kommissionens meddelande av den 28 januari 2004 verkligen var rimlig med hänsyn till omständigheterna, förutsatt att kommissionen vidtog "lämpliga åtgärder (...) för att bevilja likabehandling". Ombudsmannen anser dock att kommissionen inte gjorde allt som var nödvändigt och lämpligt med hänsyn till omständigheterna för att säkerställa att klaganden behandlades på samma sätt som de andra sökandena. Detta är förvisso sant när det gäller den tid som beviljats sökande. Det bör noteras att klaganden ursprungligen fick fram till den 1 mars 2004 på sig att lämna in sitt fullständiga förslag. Det var först efter det att klaganden hade invänt mot detta som han fick samma antal dagar som de andra sökandena. Även om denna brist således snabbt avhjälptes av kommissionen och således saknar relevans för förevarande mål, ger kommissionens tillvägagångssätt upphov till tvivel om huruvida den var fullt medveten om vad som var nödvändigt för att säkerställa likabehandling av alla sökande. Ännu viktigare är att kommissionen, med tanke på den betydelse som utvärderingen av det preliminära förslaget hade för inlämnandet av det fullständiga förslaget, borde ha varit medveten om att klaganden missgynnades jämfört med de andra sökande vars preliminära förslag hade utvärderats och valts ut. Under dessa omständigheter skulle det ha varit god administrativ praxis för kommissionen att försöka se till att denna nackdel minimerades så långt som möjligt. Som klaganden gjorde gällande kunde kommissionen särskilt ha informerat honom om sin utvärdering av det preliminära förslaget och om sina förslag till hur det senare skulle kunna förbättras. Mot bakgrund av omständigheterna i förevarande fall anser ombudsmannen att ett sådant tillvägagångssätt faktiskt kan förväntas av en administration som önskar undanröja konsekvenserna av ett misstag som den begått. Inga sådana åtgärder tycks dock ha vidtagits. Det är riktigt att kommissionen i sin skrivelse av den 2 februari 2004 där den informerade klaganden om sitt beslut konstaterade att han kunde kontakta kommissionens generaldirektorat "för ytterligare information". Ombudsmannen ansåg dock att detta ganska allmänna erbjudande inte var tillräckligt för att garantera att klaganden behandlades på i stort sett samma sätt som de sökande vars preliminära förslag hade utvärderats och valts ut.

3.9 För att undvika tvivel bör det noteras att ombudsmannen är medveten om att klaganden lämnade in ett fullständigt förslag utan att ha insisterat på eller fått en utvärdering av sitt preliminära förslag. Ombudsmannen anser dock att denna omständighet (även om den är relevant för frågan om klaganden har rätt till skadestånd) inte påverkar hans slutsats att kommissionen inte säkerställde att klaganden behandlades på samma sätt som andra sökande vars preliminära förslag hade valts ut och som hade uppmanats att lämna in ett fullständigt förslag. Kommissionens underlåtenhet att säkerställa en sådan likabehandling utgör således ett administrativt missförhållande.

4 Påstådd underlåtenhet att ge tillgång till kommissionens handlingar
i ärendet

4.1 Klaganden hävdade att kommissionen inte hade gett honom ordentlig tillgång till handlingarna i ärendet. I en ytterligare skrivelse till ombudsmannen av den 12 september 2004 (som vidarebefordrades till kommissionen av ombudsmannen) informerade klaganden ombudsmannen om att han hade mottagit en skrivelse av den 2 september 2004, i vilken kommissionen hade noterat att tidsfristen för att besvara klagandens bekräftande ansökan av den 30 juli 2004 (som enligt kommissionen hade registrerats den 12 augusti 2004) måste förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar (till och med den 23 september 2004) på grund av att flera tjänstemän vars sakkunskap behövdes för att behandla ansökan var på semester. Klaganden ansåg att kommissionens beslut inte var korrekt, eftersom kommissionen inte borde tillåtas att förlänga handläggningstiden för ansökningar genom att försena registreringen av ansökningar och eftersom det skäl som kommissionen angav kunde användas för att kringgå en eventuell tidsfrist.

4.2 I sitt yttrande påpekade kommissionen att den bekräftande ansökan av den 30 juli 2004 hade registrerats den 12 augusti 2004. Svarsfristen på 15 arbetsdagar löpte således ut den 2 september 2004. Samma dag hade kommissionen skrivit till klaganden för att informera honom om att den relevanta perioden hade förlängts. Enligt kommissionen var det skäl som den hade åberopat helt legitimt. Efter en omprövning av begäran hade kommissionen beslutat att lämna ut de externa experternas utvärderingsformulär till klaganden, dock utan att avslöja dessa experters identitet. Det slutliga svaret hade skickats till klaganden den 24 september 2004.

4.3 I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt påstående.

4.4 I en begäran om ytterligare information som skickades den 17 januari 2005 bad ombudsmannen kommissionen att kommentera den klagandes åsikt att den inte hade behandlat hela omfattningen av hans begäran om tillgång till kommissionens handlingar i ärendet.

4.5 I sitt svar hävdade kommissionen att klaganden hade begärt tillgång till kommissionens handlingar i ärendet i den mån han ifrågasatte objektiviteten i utvärderingen av hans förslag genom att ifrågasätta kvaliteten på eller förekomsten av utvärderingar av externa experter. Kommissionen hade behandlat denna begäran genom en skrivelse av den 24 september 2004, genom vilken den hade översänt de externa experternas anonymiserade utvärderingsformulär avseende hans förslag till klaganden. Kommissionen påpekade att klaganden inte hade nämnt något särskilt dokument som kommissionen skulle översända till honom. Kommissionens avdelningar kunde därför inte se vad klaganden menade när han uppgav att kommissionen hade underlåtit att ge honom fullständig tillgång till handlingarna i ärendet.

4.6 I sitt yttrande hävdade klaganden att han inte hade behövt ange särskilda handlingar, eftersom han hade begärt tillgång till kommissionens samtliga handlingar i ärendet.

4.7 Ombudsmannen anser att det är lämpligt att skilja mellan de förfarandemässiga aspekterna av detta påstående och de sakfrågor som det rör sig om.

4.8 När det gäller förfarandemässiga aspekter noterar ombudsmannen att klaganden i sin skrivelse till kommissionen av den 26 juni 2004, i vilken han begärde tillgång till handlingar, också påpekade att han redan vid flera tillfällen hade begärt tillgång till kommissionens akt. Inga ytterligare uppgifter lämnades om dessa tidigare försök att få tillgång till kommissionens handlingar i ärendet. Ombudsmannen noterar dock att de argument som klaganden framfört till honom rör behandlingen av hans ansökan av den 26 juni 2004. Det är därför denna ansökan om tillgång (och den efterföljande bekräftande ansökan) som kommer att behandlas här.

I avsaknad av svar på sin begäran om tillgång till handlingar ingav klaganden en bekräftande ansökan till kommissionen som skickades per fax den 30 juli 2004. Enligt de uppgifter som kommissionen lämnade i sitt yttrande mottogs denna bekräftande ansökan den 6 augusti 2004, dvs. en vecka senare, och registrerades den 12 augusti 2004. Ombudsmannen noterar att kommissionen inte har lämnat några förklaringar till dessa förseningar.

Genom en skrivelse av den 2 september 2004 underrättade kommissionen klaganden om att tidsfristen på 15 arbetsdagar för att besvara den bekräftande ansökan (som löpte ut den dagen) måste förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar (till och med den 23 september 2004) på grund av att flera tjänstemän vars sakkunskap behövdes för att behandla ansökan var på semester. I artikel 8.2 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (3) föreskrivs att tidsfristen för att besvara bekräftande ansökningar kan förlängas med 15 arbetsdagar "i undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket lång handling eller ett mycket stort antal handlingar". Ombudsmannen anser att frånvaron av personal på semester inte kan anses utgöra ett ”undantagsfall” i den mening som avses i denna bestämmelse som skulle motivera en förlängning av tiden.

I alla händelser påpekade kommissionen i sin skrivelse av den 2 september 2004 att den förlängda tidsfristen var den 23 september 2004. Kommissionens svar på den bekräftande ansökan skickades dock först den 24 september 2004.

Under dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen inte har behandlat klagandens begäran om tillgång på ett korrekt sätt när det gäller förfarandemässiga aspekter.

4.9 När det gäller innehållet i detta påstående bör det noteras att klaganden i sin skrivelse av den 26 juni 2004 hade begärt tillgång till handlingarna i ärendet ("Akteneinsicht"). I sin bekräftande ansökan av den 30 juli 2004 uppgav klaganden otvetydigt att hans begäran inte avsåg "enda handlingar, utan hela akten". I förevarande fall står det klart att kommissionen hittills endast har beviljat tillgång till de externa experternas (anonymiserade) utvärderingsformulär avseende hans förslag. Trots att kommissionen uttryckligen har uppmanats att lämna synpunkter i denna fråga har den fortfarande inte behandlat klagandens begäran om tillgång i den mån den rör de övriga handlingarna i ärendet. Kommissionen hävdade att klaganden inte hade specificerat vilka handlingar han önskade få tillgång till. Ombudsmannen anser inte att detta argument är övertygande. Den klagande har begärt tillgång till alla kommissionens handlingar i ärendet. Ombudsmannen ansåg därför att klagandens begäran var tillräckligt exakt för att kommissionen skulle kunna förstå omfattningen av den tillgång som klaganden önskade få.

Ombudsmannen anser därför att kommissionen fortfarande inte har behandlat klagandens begäran om tillgång fullt ut.

4.10 Under dessa omständigheter är ombudsmannens slutsats att kommissionen inte har behandlat den klagandes begäran om tillgång på ett korrekt sätt, både när det gäller förfarandemässiga aspekter och när det gäller sakfrågan. Ombudsmannen lägger därför fram ett förslag till rekommendation nedan.

5 Skadeståndsanspråk

5.1 Klaganden yrkade att kommissionen skulle betala det skadestånd som angavs i hans skrivelse av den 26 juni 2004.

5.2 I sitt yttrande medgav kommissionen att en viss tid hade förflutit mellan urvalskommitténs yttrande och kommissionens skrivelse där klaganden informerades om att hans ansökan inte kunde tas upp till prövning. Enligt kommissionen berodde denna försening på att kommissionens beslut om preliminära förslag hade antagits inom ramen för förfarande C, efter att ha inhämtat yttrande från det berörda utskottet och efter utgången av den period som fastställts för Europaparlamentets kontrollrätt.

Kommissionen hävdade vidare att klaganden inte hade lidit någon skada på grund av att hans ansökan ursprungligen hade förklarats otillåtlig (se de argument som redan angetts i punkt 2.2 ovan). Den betonade också att det inte finns någon "rätt" till bidrag i gemenskapslagstiftningen. Kommissionen kompenserade därför inte de personer som hade ansökt om bidrag för den tid de hade ägnat åt att utarbeta sina förslag.

5.3 I sina synpunkter vidhöll klaganden sin ståndpunkt.

5.4 Med tanke på att kommissionens ursprungliga beslut att förklara det preliminära förslaget otillåtligt utgör bakgrunden (och ursprunget) till detta klagomål anser ombudsmannen att det är nödvändigt att inleda sin granskning av detta påstående genom att undersöka denna fråga närmare. Efter en begäran från ombudsmannen lade kommissionen fram en fotokopia av det kuvert med klagandens preliminära förslag som skickades till kommissionen i oktober 2003. Att döma av denna fotokopia var det verkligen svårt att fastställa om klagandens preliminära förslag hade lämnats in i tid. Ombudsmannen har dock svårt att förstå varför klaganden inte kontaktades och uppmanades att lägga fram bevis för att fastställa det datum då han hade skickat sitt preliminära förslag till kommissionen. Med tanke på att sökandena hade varit tvungna att använda rekommenderade försändelser kunde frågan ha klargjorts på ett enkelt sätt. Ombudsmannen finner det ännu svårare att förstå varför skrivelsen med information till klaganden om (den förmodade) otillåtligheten skickades först den 22 december 2003, mer än två månader efter det att kommissionens urvalskommitté hade beslutat i frågan den 16 oktober 2003. I sitt yttrande verkade kommissionen hävda att den först måste samråda med Leonardo da Vinci-kommittén och vänta tills den tid under vilken Europaparlamentet kan utöva sina kontrollrättigheter hade löpt ut innan den kunde skriva till klaganden. Ombudsmannen bad därefter kommissionen att lämna mer specifik information om de rättsliga bestämmelser som låg till grund för denna uppfattning. Ombudsmannen anser att kommissionens svar inte ger övertygande information som visar att den inte skulle ha kunnat informera klaganden i god tid om sitt beslut av den 16 oktober 2003. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen måste hållas ansvarig för den försening som inträffade mellan dess beslut av den 16 oktober 2003 och den dag då klaganden fick kännedom om detta beslut.

5.5 Som nämnts ovan (punkt 3.4) godtar kommissionen att dess ursprungliga beslut (av den 16 oktober 2003) att avvisa klagandens preliminära förslag berodde på ett misstag. Ombudsmannen har vidare konstaterat att kommissionen kan hållas ansvarig för den försening som uppstod mellan dess beslut av den 16 oktober 2003 och den dag då klaganden fick kännedom om detta beslut (se punkt 5.4). Slutligen drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen därefter inte hade säkerställt likabehandling mellan klaganden och de andra projektansvariga vars preliminära förslag hade valts ut och som hade uppmanats att lämna in ett fullständigt förslag (punkt 3.11). Mot bakgrund av dessa omständigheter anser ombudsmannen att ett skadeståndsanspråk i princip är välgrundat.

5.6 När det gäller skadeståndets storlek har den klagande lämnat in en beräkning där han begärde 2 275 euro för kostnaderna i samband med hans ansträngningar att få kommissionen att överväga hans preliminära förslag (30 timmars arbetstid med 75 euro per timme plus ett schablonbelopp på 25 euro för kostnaderna för att skicka fax och ringa telefonsamtal) och 8 752,60 euro på grund av (som det visade sig) meningslösa ansträngningar att utarbeta ett förslag (20 arbetsdagar med 409 euro per dag plus ett schablonbelopp på 7 % för kostnaderna).

5.7 När det gäller den första av dessa punkter anser ombudsmannen att det inte kan uteslutas att en medborgare kan begära att administrationen ska ersätta honom för specifika kostnader som han har ådragit sig för att utöva sina rättigheter. Det är dock svårt att förstå varför den klagande skulle ha behövt ägna 30 arbetstimmar åt frågan. Den klagandes skrivelse till kommissionen av den 29 december 2003 omfattar mindre än två sidor och det kan inte ha krävts oproportionerligt mycket tid och arbete för att utarbeta den. Detsamma gäller de två klagomål som klaganden lämnade in till ombudsmannen (klagomål 33/2004/GG och klagomål 221/2004/GG). Ombudsmannen anser att klaganden inte har lagt fram tillräcklig bevisning för att visa att de ansträngningar han var tvungen att göra för att få kommissionen att godta att hans preliminära förslag hade lämnats in i tid gick utöver vad som rimligen kan förväntas av en medborgare som vänder sig till en EU-institution i syfte att erhålla ett bidrag.

5.8 Ombudsmannen anser att olika överväganden bör göras när det gäller kostnaderna för att utarbeta det fullständiga förslaget. Som klaganden med rätta hävdar är det möjligt att han hade kunnat utarbeta ett bättre förslag, eller beslutat att avstå från att lägga fram ett förslag alls, om han hade fått en utvärdering av sitt preliminära förslag.

Ombudsmannen anser dock att även följande aspekter bör beaktas:

- Även om kommissionen hade lämnat de råd som den klagande hävdar att han borde ha fått, finns det inget som bevisar att den klagande skulle ha avstått från att lämna in ett fullständigt förslag. Att lämna in ett fullständigt förslag garanterade dock inte framgång, med tanke på att endast 50 % av de projektansvariga som uppmanades att lämna in ett förslag verkar ha valts ut i slutändan.

- I sina synpunkter på kommissionens yttrande hävdade klaganden att han hade antagit att kommissionen inte hade några grundläggande invändningar i fråga om innehåll eller form och att kommissionen inte ansåg att det preliminära förslaget behövde optimeras på ett grundläggande sätt. Det var på grundval av denna förväntan som han hade utarbetat det fullständiga förslaget. Det bör dock noteras att det i kommissionens skrivelse av den 2 februari 2004, i vilken klaganden uppmanades att inkomma med ett fullständigt förslag, otvetydigt angavs att det inte fanns någon garanti för att en subvention skulle betalas ut.

- Som kommissionen har gjort gällande finns det ingen "rätt" till bidrag i gemenskapsrätten. Personer som ansöker om bidrag kan bara hoppas på att få det sökta beloppet utan att ha någon garanti för framgång. Sökande löper således risken att den tid de ägnade åt att utarbeta sina förslag spenderades förgäves.

- I det aktuella fallet gick klaganden med på att lämna in ett fullständigt förslag trots att det inte gjorts någon utvärdering av hans preliminära förslag. Klaganden måste således presumeras ha accepterat en del av risken för att hans förslag skulle misslyckas under omständigheterna.

5.9 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det skulle vara god förvaltningssed för kommissionen att erbjuda klaganden skälig ersättning för de negativa konsekvenserna för honom av det administrativa missförhållande som uppstått. Ombudsmannen lägger därför fram ett förslag till rekommendation nedan. Ombudsmannen anser dock att det belopp som kan anses vara skäligt under omständigheterna i det aktuella fallet säkerligen är mycket lägre än det belopp som klaganden begär.

6 Begäran om svar på "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Klaganden begärde att kommissionen skulle besvara hans "Dienstaufsichtsbeschwerden" (klagomål mot enskilda kommissionsanställda).

6.2 I sitt yttrande hävdade kommissionen att den efter att ha mottagit klagandens skrivelse av den 29 december 2003 hade gjort en ny utvärdering av ärendet. Enligt kommissionen hade denna undersökning lett till slutsatsen att den ansvarige tjänstemannen eller urvalskommittén, som hade begått ett fel i "god tro", inte kunde klandras. Kommissionen noterade att den hade redogjort för sin ståndpunkt i sin skrivelse av den 19 juli 2004, där den förklarade att den inte kände till någon rättslig grund för "Dienstaufsichtsbeschwerden" i gemenskapsrätten och uppmanade klaganden att lämna mer exakta uppgifter om grunden för sådana klagomål. Enligt kommissionen hade klaganden inte svarat på denna uppmaning.

6.3 Ombudsmannen anser att klaganden genom att lämna in sin "Dienstaufsichtbeschwerden" ville klaga på de enskilda berörda tjänstemännens beteende och inte på institutionens beteende som sådant. Ombudsmannen anser dock att det inte finns något som tyder på att dessa tjänstemän inte hade handlat i "god tro". Ombudsmannen anser därför att kommissionens ståndpunkt förefaller rimlig.

6.4 Inga administrativa missförhållanden kan således konstateras när det gäller denna aspekt av ärendet.

7 Slutsats

Enligt artikel 3.5 i ombudsmannens stadga ska ombudsmannen i möjligaste mån försöka nå en vänskaplig förlikning för att tillfredsställa den klagande. I sitt yttrande ansåg kommissionen att klaganden inte hade rätt till skadestånd. Klaganden vidhåller dock att han borde ha fått skadestånd på mer än 10 000 euro. Med tanke på att klagandens och kommissionens respektive ståndpunkter ligger långt ifrån varandra anser ombudsmannen att det är osannolikt att ett förslag till vänskaplig förlikning skulle bli framgångsrikt i detta fall.

Mot bakgrund av ovanstående lämnar ombudsmannen därför följande förslag till rekommendationer till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Förslagen till rekommendationer

(1) Kommissionen bör behandla hela omfattningen av den klagandes begäran om tillgång till handlingar.

(2) Kommissionen bör ge den klagande skälig ersättning för de negativa följderna för honom av att kommissionen inte har behandlat honom på samma sätt som andra sökande vars preliminära förslag hade valts ut och som hade uppmanats att lämna in ett fullständigt förslag.

Kommissionen och klaganden kommer att informeras om dessa förslag till rekommendationer. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall kommissionen sända ett detaljerat yttrande senast den 31 december 2005. Det detaljerade yttrandet skulle kunna bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslagen till rekommendationer.

Strasbourg den 27 september 2005

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) Ombudsmannen antar att denna typ av information endast gavs till de projektansvariga vars preliminära förslag hade valts ut och först efter det att beslutet om detta urval hade antagits.

(3) EGT L 145, 2001, s. 43.