Bäste X,

Ombudsmannen har mottagit ett klagomål mot Europeiska utrikestjänsten.

Klagomålet gäller utrikestjänstens vägran att bevilja (fullständig) offentlig tillgång till två handlingar som rör en revision av den europeiska fredsfaciliteten och metoden för ersättning av utrustning som donerats till Ukraina. Utrikestjänsten hanterade klagandens gemensamma begäranden med referensnummer 2024/071 och 2024/072.

Europeiska utrikestjänsten har identifierat följande två dokument:

1. Konceptuell ram för finansiering av stöd till den ukrainska försvarsmakten (WK 3022/2022 REV 9) (dokument 1).

2. Revisionsrapport om årsredovisningen för den europeiska fredsfaciliteten – stödåtgärder – budgetåret 2022, september 2023 (dokument 2).

I sitt bekräftande beslut vidhöll utrikestjänsten sitt beslut att vägra allmänheten fullständig tillgång till dokument 1. Kommissionen beviljade en mer omfattande partiell tillgång till dokument 2.

Vi har beslutat att inleda en utredning av Europeiska utrikestjänstens beslut enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 ska ansökningar om tillgång till handlingar behandlas skyndsamt. Det är i linje med denna princip att ombudsmannen också strävar efter att behandla fall som detta så snabbt som möjligt.

Som ett första steg anser vi att det är nödvändigt att granska de två omtvistade handlingarna i klagandens begäran. Jag vore tacksam om utrikestjänsten kunde förse ombudsmannens undersökningsgrupp med kopior av de två handlingarna, oredigerade, helst i elektroniskt format via krypterad e-post [1] senast den 10 juli 2024.

Vi skulle vara tacksamma om vi kunde få en märkt kopia av dokument 2, med uppgift om vilka delar som lämnats ut till klaganden och vilka som inte lämnats ut, och motiveringen till redigeringarna.

De handlingar som är föremål för allmänhetens begäran om tillgång kommer att behandlas konfidentiellt, tillsammans med allt annat material som utrikestjänsten väljer att dela med oss och som markeras som konfidentiellt. Handlingar av detta slag kommer att hanteras och lagras i enlighet med denna konfidentiella status och kommer att raderas från ombudsmannens akter kort efter det att undersökningen har avslutats.

Observera att ombudsmannen inte innehar säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter i någon form, vare sig fysiskt eller elektroniskt. Vi vore därför tacksamma om utrikestjänsten kunde kontakta den utredare som ansvarar för detta ärende, Nicholas Hernanz, om de aktuella handlingarna innehåller säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter. I detta fall skulle ombudsmannens personal med säkerhetsgodkännande inspektera handlingarna i utrikestjänstens lokaler.

Utrikestjänstens ståndpunkt har angetts i dess bekräftande svar. Om utrikestjänsten skulle vilja lämna ytterligare synpunkter, som ska beaktas av Europeiska ombudsmannen under denna undersökning, vore vi dock tacksamma om de kunde lämnas till oss inom femton arbetsdagar från mottagandet av denna skrivelse, dvs. den 24 juli 2024.

Med vänliga hälsningar,

Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör

Strasbourg den 3 juli 2024

[1] Krypterade e-postmeddelanden kan skickas till vår dedikerade brevlåda.