Betänkande om Europeiska ombudsmannens inspektion av handlingar i den strategiska undersökningen OI/6/2016/AB om kommissionens regler och praxis för att förebygga intressekonflikter bland särskilda rådgivare

Berörd institution eller berört organ: Europeiska kommissionen

Datum och klockslag: 7 juli 2016 kl. 14.00–17.00

8 juli 2016 kl. 10.00–12.00

Plats: MO34, 34 Rue Montoyer, 1040 Bryssel

Ombudsmannens tjänster

företrädd av: Rosita Hickey, chef för enheten för strategiska undersökningar

Alice Bossière, enheten för strategiska undersökningar

Jan Stadler, enheten för samordning av utredningar

1. Inledning, förfarandemässiga aspekter och mål

Ombudsmannens företrädare presenterade sig, tackade kommissionens avdelningar för deras samarbete och angav syftet med inspektionen inom ramen för ombudsmannens undersökning av kommissionens regler och praxis för att förebygga intressekonflikter hos särskilda rådgivare.

Ombudsmannens företrädare redogjorde för den rättsliga ram som gäller när de utför inspektioner. De förklarade vidare att en rapport om inspektionen skulle utarbetas, skickas till kommissionen och offentliggöras på ombudsmannens webbplats.

Syftet med inspektionen var att granska kommissionens handlingar om de särskilda rådgivare som utsågs 2015 och 2016. Ombudsmannens företrädare noterade att undersökningen inte gällde någon specifik person, utan i stället inriktades på systemfrågor.

2. Inspektion av akten

Kommissionens företrädare gav ombudsmannens företrädare fullständig tillgång till de begärda handlingarna. De lämnade allmän information om förfarandet för utnämning av särskilda rådgivare, särskilt om kommissionens bedömning av intressekonflikter. De förklarade också filernas struktur och karaktär.

Ombudsmannens företrädare gjorde sedan en grundlig granskning av handlingarna och tog kopior enligt följande:

1- Allmänt

i) Särskilda rådgivare, förteckning över handlingar (konfidentiellt)

ii) Särskilda rådgivare, förfarande 2015–2016 (konfidentiellt)

iii) Förteckning över särskilda rådgivare till Europeiska kommissionens ordförande och ledamöter – avtal från den 5 mars 2015 till den 31 mars 2016

iv) Översikt över kommentarer från GD HR om de planerade utnämningarna av potentiella särskilda rådgivare och ”fiches de suivi”- 2015 (konfidentiellt)

v) * Not de la DG RH à la DG BUDG - Information préalable de l’autorité budgétaire sur les intentions de désignation des Conseillers Spéciaux de la Commission européenne - 20 Juillet 2015 (konfidentiellt)

vi) * Not de la DG RH à la DG BUDG et au Service Juridique - Samråd rörande nomineringen des Conseillers Spéciaux de la Commission - deuxième tranche 2015 - 20 Juillet 2015 (konfidentiellt)

vii) ) Lettre de transmission de la liste des Conseillers Spéciaux à l’autorité budgétaire - 2 ^ème vague 2015 - 27 Juillet 2015 (konfidentiellt)

viii) Översikt över kommentarer från GD Personal och säkerhet om de planerade utnämningarna av potentiella särskilda rådgivare och ”fiches de suivi”– 2016 (konfidentiellt)

ix) Kommissionens beslut av den 31 mars 2016 om utnämning av särskilda rådgivare (konfidentiellt)

x) E-postkorrespondens mellan GD HR och kommissionsledamöternas kanslier (konfidentiellt)

xi) E-postkorrespondens inom GD Personal och säkerhet (konfidentiellt)

xii) E-postkorrespondens mellan en sökande och Europeiska kommissionen om en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar (konfidentiellt)

2- Enskilda ärenden

i) Formulär för utseende (konfidentiellt)

ii) Försäkran på heder och samvete (konfidentiellt)

iii) Verksamhetsförklaringar (konfidentiella)

iv) Meritförteckning (konfidentiellt)

v) Revisionsförklaringar (konfidentiella)

vi) Anställningsavtal (sekretessbelagda)

vii) Ändringar av anställningsavtal (sekretessbelagda)

viii) E-postkorrespondens mellan GD HR och kommissionsledamöternas kanslier (konfidentiellt)

ix) E-postkorrespondens inom GD Personal och säkerhet (konfidentiellt)

Kommissionens företrädare identifierade vissa av de granskade handlingarna som ”konfidentiella”. Enligt de tillämpliga bestämmelserna får ombudsmannen inte bevilja tillgång till dessa handlingar [1]. Kopiorna av de relevanta handlingarna var märkta ”konfidentiellt” och undertecknade av en företrädare för kommissionen och en företrädare för ombudsmannen.

Ombudsmannens avdelningar uttryckte sin tacksamhet för det goda samarbetet mellan kommissionens berörda och närvarande företrädare.

Därefter avslutades mötet.

Bryssel den 30 augusti 2016

Alice Bossière Jan Stadler

Förfrågningar på eget initiativ Handläggare Jurist Handläggare Ärendehandläggare

[1] Artikel 14.2 i Europeiska ombudsmannens tillämpningsföreskrifter.